導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：電子檔案；元數(shù)據(jù)；管理；方案

DOI：10.16065/ki.issn1002-1620.2016.02.016

1四種電子檔案元數(shù)據(jù)的管理方法及其分析

1.1內(nèi)封裝

內(nèi)封裝指的是將電子檔案的內(nèi)容信息和其元數(shù)據(jù)“綁定”成一個(gè)完整對(duì)象。從國(guó)際范圍看，出現(xiàn)了多種數(shù)據(jù)封裝方法，如VEO、Mets、FoxML、MPEG-21和Bueketsl等。VEO和Mets在國(guó)際文件和檔案管理領(lǐng)域較具代表性。VEO封裝方法對(duì)我國(guó)檔案界的影響相對(duì)較大，國(guó)家檔案局的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DAT/48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范》就是基于VEO封裝方法對(duì)文本類和圖像類（僅靜態(tài)圖像）電子檔案的封裝規(guī)范進(jìn)行了約定。內(nèi)封裝存在兩種方法：一是將電子檔案的內(nèi)容信息（指存儲(chǔ)電子檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)文件，下同）轉(zhuǎn)換為Base64編碼，與元數(shù)據(jù)一并封裝到XML結(jié)構(gòu)中；二是將電子檔案的元數(shù)據(jù)直接封裝到內(nèi)容信息，內(nèi)容信息不做編碼處理，將元數(shù)據(jù)直接寫到數(shù)據(jù)文件中的特定位置。1.1.1XML內(nèi)封裝采取VEO封裝方法，將電子檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行Base64編碼，并將內(nèi)容信息編碼與元數(shù)據(jù)一并封裝到XML結(jié)構(gòu)中。Base64是將二進(jìn)制數(shù)據(jù)編碼為64個(gè)可打印字符形式的表達(dá)方法，它用64個(gè)可打印字符能夠表示二進(jìn)制所有的數(shù)據(jù)。由于嚴(yán)格來說計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的所有數(shù)據(jù)文件均以二進(jìn)制儲(chǔ)存，所以理論上文本、圖形、圖像、影像和聲音類的電子檔案內(nèi)容信息均可以做Base64編碼并封裝在XML結(jié)構(gòu)中。此方案在具體實(shí)現(xiàn)時(shí)并不存在障礙，但筆者對(duì)其執(zhí)行效率產(chǎn)生了疑問。對(duì)電子檔案內(nèi)容信息進(jìn)行Base64編碼后進(jìn)行XML結(jié)構(gòu)封裝/解封裝需要一定的系統(tǒng)開銷和耗時(shí)，對(duì)于文本類的小文件可能不存在問題，但對(duì)于數(shù)碼照相、錄像、錄音技術(shù)發(fā)展使得分辨率、采樣頻率等日漸提升導(dǎo)致的數(shù)據(jù)文件容量日益龐大的圖像類、影像類和聲音類電子檔案是否可以接受呢？筆者通過三個(gè)數(shù)量級(jí)對(duì)該問題進(jìn)行了測(cè)試，由于主要是測(cè)試大容量數(shù)據(jù)在進(jìn)行XML結(jié)構(gòu)封裝/解封裝時(shí)的效率問題，測(cè)試過程中直接使用原始的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行封裝，結(jié)果如表1。根據(jù)測(cè)試結(jié)果，大數(shù)據(jù)容量文件的封裝/解封裝性能存在明顯問題，考慮如今常見的B/S架構(gòu)系統(tǒng)執(zhí)行效率，諸如圖像、影像和聲音等大數(shù)據(jù)容量文件的封裝和解封裝不僅會(huì)制約系統(tǒng)性能，亦可能出現(xiàn)運(yùn)行超時(shí)問題。1.1.2內(nèi)容信息內(nèi)封裝內(nèi)容信息內(nèi)封裝方案指的是不改變電子檔案內(nèi)容信息的長(zhǎng)期保存格式，將元數(shù)據(jù)通過技術(shù)手段直接嵌入到存儲(chǔ)電子檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)文件中的特定位置。如圖2所示。在設(shè)計(jì)該方案的過程中，筆者首先重點(diǎn)考慮了其是否可實(shí)現(xiàn)的問題，選擇了包括PDF、JPEG、GIF、TIFF、RAW、MP3、WAVE、MPEG4、AVI等常見數(shù)據(jù)格式進(jìn)行了分析和測(cè)試。由于對(duì)電子檔案真實(shí)性和憑證性鑒定的重要手段為HASH值校驗(yàn)，即將特殊安全保管的電子檔案內(nèi)容信息（不含元數(shù)據(jù)）原始HASH值與文件系統(tǒng)中長(zhǎng)期保存的電子檔案內(nèi)容信息進(jìn)行比對(duì)，得出是否被篡改或破壞的結(jié)論。如果采取內(nèi)容信息內(nèi)封裝方案，在進(jìn)行電子檔案真實(shí)性和憑證性鑒定時(shí)，勢(shì)必需要將內(nèi)封裝的元數(shù)據(jù)抽取出來之后僅對(duì)比原始內(nèi)容信息的HASH值。因此，筆者在分析和測(cè)試過程中，重點(diǎn)測(cè)試和分析了兩點(diǎn)問題：①各常見數(shù)據(jù)格式是否有技術(shù)可實(shí)現(xiàn)內(nèi)封裝；②將內(nèi)封裝的元數(shù)據(jù)抽取出來后，不含元數(shù)據(jù)的內(nèi)容信息是否可通過HASH值校驗(yàn)。結(jié)果如表2。根據(jù)測(cè)試結(jié)果，RAW、WAVE、MPEG4、AVI等4種數(shù)據(jù)格式未找到能夠在其中嵌入數(shù)據(jù)的開發(fā)工具和技術(shù)；TIFF、MP3等兩種數(shù)據(jù)格式將元數(shù)據(jù)抽出后，數(shù)據(jù)格式的字符流發(fā)生變化，與封裝元數(shù)據(jù)之前的內(nèi)容信息HASH值比對(duì)不符合；僅有PDF、JPEG和GIF等3種數(shù)據(jù)格式全部通過了兩方面的測(cè)試。基于此，在現(xiàn)有信息技術(shù)條件下，由于多數(shù)常見數(shù)據(jù)格式無法實(shí)現(xiàn)，該方案并不可用。

1.2半封裝

半封裝主要指的是電子檔案元數(shù)據(jù)單獨(dú)做XML結(jié)構(gòu)封裝，在元數(shù)據(jù)封裝包中僅寫入電子檔案內(nèi)容信息的存儲(chǔ)位置，內(nèi)容信息不做編碼處理并獨(dú)立存儲(chǔ)，并在元數(shù)據(jù)的XML封裝包中添加電子檔案內(nèi)容信息的相對(duì)路徑，實(shí)現(xiàn)電子檔案的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)。如圖3所示。由于半封裝的方案僅在電子檔案元數(shù)據(jù)XML結(jié)構(gòu)封裝包中寫入了內(nèi)容信息的相對(duì)路徑，并沒有將內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)聯(lián)系為一個(gè)數(shù)據(jù)文件整體。筆者認(rèn)為該方案與不封裝的方案實(shí)際并沒有差別，由于其實(shí)現(xiàn)的僅僅為元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息的邏輯關(guān)聯(lián)，而邏輯關(guān)聯(lián)顯然有更簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)方法，因此本方案并沒有操作價(jià)值。

1.3不封裝

不封裝主要指電子檔案的元數(shù)據(jù)和內(nèi)容信息不進(jìn)行封裝處理，元數(shù)據(jù)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)進(jìn)行管理，內(nèi)容信息不做編碼處理，在文件服務(wù)器中以非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)獨(dú)立存儲(chǔ)、長(zhǎng)期保存格式進(jìn)行管理，兩者間進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)。如圖4所示。不封裝方案顯然是以上幾種方案中最容易實(shí)現(xiàn)，且在信息技術(shù)環(huán)境下最易于管理的。但是，該方案的問題在于電子檔案元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息的真實(shí)性和憑證性并沒能緊密捆綁，邏輯關(guān)聯(lián)的方法是否能夠滿足電子檔案內(nèi)容信息的長(zhǎng)期保存需要還有待時(shí)間的驗(yàn)證。

1.4特定封裝

特定封裝指的是將電子檔案元數(shù)據(jù)與保障電子檔案憑證價(jià)值的電子檔案身份證[1]進(jìn)行封裝，封裝包進(jìn)行加密處理后存儲(chǔ)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)進(jìn)行管理，電子檔案的內(nèi)容信息不做編碼處理并以非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)獨(dú)立存儲(chǔ)，電子檔案身份證和元數(shù)據(jù)的封裝字符串與電子檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)。如圖5所示。該方案除電子檔案內(nèi)容信息以外，電子檔案身份證和元數(shù)據(jù)都采取結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)存儲(chǔ)，在信息技術(shù)環(huán)境下易于實(shí)現(xiàn)和管理。同時(shí)，由于電子檔案身份證作為保障電子檔案真實(shí)性和憑證性的數(shù)字證書，將元數(shù)據(jù)與身份證捆綁實(shí)際上是實(shí)現(xiàn)了將元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息直接封裝的效果。

2電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案對(duì)比

根據(jù)上述4種主要的電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案，筆者在功能性和安全性等方面進(jìn)行了對(duì)比。由于內(nèi)封裝方案的第二種方法“內(nèi)容信息內(nèi)封裝”在多數(shù)常見數(shù)據(jù)格式中無法實(shí)現(xiàn)，因此認(rèn)為其不適宜運(yùn)用于電子檔案元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域，未進(jìn)行對(duì)比。本文主要對(duì)比了XML內(nèi)封裝、不封裝、半封裝和特定封裝等4種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案，對(duì)比結(jié)果如表3。根據(jù)對(duì)比結(jié)果，采取特定封裝的方案更符合當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下電子檔案元數(shù)據(jù)的管理需求。XML內(nèi)封裝方案難以解決圖像、影像和聲音等類型大數(shù)據(jù)容量文件的處理問題，可行性不高；不封裝方案在真實(shí)性和憑證性校驗(yàn)方面欠缺帶有有效數(shù)字簽名的元數(shù)據(jù)支持，且元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息聯(lián)系不夠緊密；半封裝方案則綜合了XML內(nèi)封裝方案和不封裝方案的大部分缺點(diǎn)，不能滿足電子檔案元數(shù)據(jù)的管理需求。但是，特定封裝方案依舊存在元數(shù)據(jù)變動(dòng)導(dǎo)致電子檔案身份證加密字符串不斷重復(fù)制作的過程，這同樣會(huì)對(duì)確保電子檔案真實(shí)性和憑證性較為核心的電子檔案身份證帶來一定的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。

3建議采用的電子檔案元數(shù)據(jù)管理策略

筆者認(rèn)為，結(jié)合電子檔案元數(shù)據(jù)分開管理方法[2]、綜合特定封裝和不封裝兩套方案可較好地解決問題。即只將電子文件形成過程中的、直接關(guān)系電子檔案真實(shí)性和憑證性的對(duì)象元數(shù)據(jù)與電子檔案身份證進(jìn)行封裝，由于該部分元數(shù)據(jù)形成后不會(huì)再有變動(dòng)，可有效避免電子檔案身份證加密字符串的重復(fù)制作。同時(shí)，將對(duì)象元數(shù)據(jù)、事件元數(shù)據(jù)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)存儲(chǔ)，即可實(shí)現(xiàn)電子檔案身份證中的對(duì)象元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的對(duì)象元數(shù)據(jù)比對(duì)，也可提升事件元數(shù)據(jù)變更時(shí)的管理效率、提高元數(shù)據(jù)的使用效率、降低對(duì)電子檔案的內(nèi)容信息和身份證的數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)。此外，該方案與存儲(chǔ)電子檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)文件格式無直接關(guān)系，不同的數(shù)據(jù)格式差異不會(huì)對(duì)元數(shù)據(jù)的管理造成技術(shù)架構(gòu)變化的風(fēng)險(xiǎn)，且任意數(shù)據(jù)格式均可使用同樣的一套技術(shù)體系實(shí)現(xiàn)對(duì)其元數(shù)據(jù)的安全有效管理，故該方案的可擴(kuò)展能力較強(qiáng)，在信息系統(tǒng)開發(fā)過程中技術(shù)的復(fù)用性亦較強(qiáng)。本文系北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）建設(shè)項(xiàng)目系列研究之一。

參考文獻(xiàn)

［1］陶水龍，薛四新，田雷，張桂剛，李超.異構(gòu)系統(tǒng)中電子檔案憑證性保障的整體構(gòu)思［J］.檔案學(xué)研究，2012(5).

篇2

關(guān)鍵詞:電子檔案；信息；安全保障

隨著社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，如今檔案管理也進(jìn)入了信息化的時(shí)代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)檔案已經(jīng)落后，新型的數(shù)字媒體類信息存檔已經(jīng)廣泛存在于社會(huì)當(dāng)中。信息數(shù)字媒體一體化，并且儲(chǔ)存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進(jìn)行數(shù)字化媒體轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)，并且電子檔案，易于傳送與收納儲(chǔ)存。不過由此也產(chǎn)生一些隱患。數(shù)據(jù)容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔(dān)的后果。電子檔案使用是未來社會(huì)，檔案儲(chǔ)存的必經(jīng)之路。因此在電子檔案發(fā)展的初期，就應(yīng)當(dāng)建立合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環(huán)境對(duì)于載體的影響;一類為載體自身的隨時(shí)間的老化。一般來說自然環(huán)境對(duì)于載體的傷害是不可修復(fù)的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲(chǔ)存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術(shù)因素

在電子檔案信息安全管理當(dāng)中。技術(shù)因素是至關(guān)重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時(shí)，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內(nèi)容未被更改。其次，隨著時(shí)代的變遷信息技術(shù)的發(fā)展會(huì)，與時(shí)俱進(jìn)，新舊版本的數(shù)字媒體的不兼容會(huì)導(dǎo)致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現(xiàn)象。

1．3管理因素

有了技術(shù)支持對(duì)于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲(chǔ)當(dāng)中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當(dāng)中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲(chǔ)存的基石工作，對(duì)于技術(shù)的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學(xué)的進(jìn)行電子檔案制度的規(guī)范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術(shù)因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機(jī)，均由人為操作。因此在電子檔案存儲(chǔ)安全因素當(dāng)中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對(duì)于檔案的重視程度以及技術(shù)設(shè)備的安全等級(jí)的了解程度都會(huì)產(chǎn)生影響。如果一個(gè)了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當(dāng)中，人為因素是最為脆弱的一環(huán)。對(duì)于管理人員挑選應(yīng)當(dāng)再三斟酌。不過，研究人員對(duì)于電子檔案信息技術(shù)的提升與了解創(chuàng)新對(duì)于信息安全也會(huì)產(chǎn)生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進(jìn)創(chuàng)新對(duì)策

2．1制定電子檔案管理規(guī)范

對(duì)于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都存在，這使信息遺失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。為將此類風(fēng)險(xiǎn)降至最低，應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的法律法規(guī)來完善相應(yīng)的電子檔案存儲(chǔ)制度，并且對(duì)于管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，規(guī)范和測(cè)評(píng)。還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統(tǒng)一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲(chǔ)管理模式定性要求。制定出相應(yīng)的各個(gè)模版。再將模版推廣于應(yīng)用市場(chǎng)。定期開展對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)的培訓(xùn)工作。聘請(qǐng)相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行講解指導(dǎo)，讓整個(gè)部門和公司的檔案全部統(tǒng)一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時(shí)刻保護(hù)。電子文件的儲(chǔ)存介質(zhì)，容易受到環(huán)境的影響，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的防磁，防潮，防機(jī)械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對(duì)于它的“靈魂”———文件信息。應(yīng)當(dāng)注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業(yè)的安全防護(hù)技術(shù)性較高的檔案機(jī)房與設(shè)備。還需要注意對(duì)于文件信息的及時(shí)備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強(qiáng)電子檔案的安全

(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。在電子檔案存儲(chǔ)中備份技術(shù)是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對(duì)電子病毒風(fēng)暴時(shí)，可有效地安全儲(chǔ)存。以面對(duì)不同的隱藏風(fēng)險(xiǎn)。(2)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。加強(qiáng)對(duì)于檔案庫的入口保密工作，多重驗(yàn)證方式及防火墻等，均可實(shí)現(xiàn)保護(hù)作用，以此確保檔案庫的監(jiān)督秩序。(3)對(duì)重要文件采用“雙重“歸檔法。對(duì)于一些重要文件采取雙存法:紙質(zhì)，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實(shí)有效性。部分紙質(zhì)文件(例如:發(fā)票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案管理的電子數(shù)字媒體化，是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展前進(jìn)的一次。不過，需要面對(duì)的問題也是相當(dāng)之多。因此對(duì)于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應(yīng)當(dāng)熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內(nèi)容信息。運(yùn)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免權(quán)力過大導(dǎo)致檔案出錯(cuò)。單位在引進(jìn)管理人員是應(yīng)當(dāng)同時(shí)注意他們應(yīng)當(dāng)是計(jì)算機(jī)使用技術(shù)與管理檔案技術(shù)的兼?zhèn)洹？v觀全局，檔案管理的工作者應(yīng)該與時(shí)具進(jìn)，隨時(shí)學(xué)習(xí)，吸納新型的檔案存儲(chǔ)技術(shù)，確保檔案存儲(chǔ)與時(shí)代的腳步一同前進(jìn)。并且應(yīng)當(dāng)不斷地開發(fā)針對(duì)性的方案去處理不同的檔案存儲(chǔ)，來面對(duì)日新月異的發(fā)展社會(huì)。檔案存儲(chǔ)是一項(xiàng)重要的工作，可以說之便是“史書”因此應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

參考文獻(xiàn):

［1］李衛(wèi)育．推進(jìn)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)打造城市建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫［J］．城建檔案，2013(03)．

篇3

目前階段的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計(jì)算機(jī)的應(yīng)用層面越來越廣泛，這一點(diǎn)為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長(zhǎng)。就目前的信息化時(shí)代而言，最為先進(jìn)的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲(chǔ)的過程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

深入并且細(xì)致的對(duì)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險(xiǎn)的最為有效的措施方案，而提前性的對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個(gè)級(jí)別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時(shí)，還需要進(jìn)行逐級(jí)別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對(duì)信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對(duì)使用的規(guī)范，對(duì)使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過程當(dāng)中，也需要對(duì)其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯(cuò)誤的操作、避免外界的干擾對(duì)操作造成不利的影響。對(duì)于整個(gè)檔案信息的使用過程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。

2. 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)避免，需要從以下幾個(gè)方面做起：

（1）加強(qiáng)最新技術(shù)的獲取，同時(shí)全面的保證安全的可靠性。在計(jì)算機(jī)時(shí)代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最為有效的方式，就是針對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對(duì)加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級(jí)別、分層次的對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)保證密碼不會(huì)在一定的時(shí)間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，還需要對(duì)適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級(jí)別以及訪問的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識(shí)。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識(shí)，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實(shí)踐的工作當(dāng)中加強(qiáng)工作人員的安全管理意識(shí)以及檔案管理的能力，這一點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風(fēng)險(xiǎn)的防范必須要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對(duì)于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題，也需要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理，針對(duì)在計(jì)算機(jī)維修時(shí)期之內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)的企業(yè)還需要重點(diǎn)的注重對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動(dòng)的措施方案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。尤其是對(duì)于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時(shí)代而言，還需要采取必要的、有針對(duì)性的并且切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理。

3. 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)階段檔案信息管理過程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險(xiǎn)的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來，將針對(duì)分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

將檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實(shí)質(zhì)，是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對(duì)配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購買相關(guān)的保險(xiǎn)、外包至其他的機(jī)構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對(duì)于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險(xiǎn)變得更加簡(jiǎn)單化，對(duì)于原來的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是非常有效的降低風(fēng)險(xiǎn)的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且如何將風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的損失降至最低，同時(shí)找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項(xiàng)重點(diǎn)性的工作。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險(xiǎn)的控制計(jì)劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實(shí)施的基礎(chǔ)之上，全面的針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來的影響進(jìn)行分析和研究，并且對(duì)其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來的成本的損失進(jìn)行探析，同時(shí)對(duì)檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)的，所以，這樣的觀點(diǎn)就為風(fēng)險(xiǎn)管理工作帶來巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時(shí)刻的提醒自己，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防范，并且采取切實(shí)可行的措施手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作過程當(dāng)中，還需要對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之時(shí)，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時(shí)，對(duì)于分散風(fēng)險(xiǎn)的方式、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王平.淺議電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學(xué)資訊，2010.10：233-238

[2]劉昌化.試論現(xiàn)代化的電子信息檔案管理工作的加強(qiáng)以及風(fēng)險(xiǎn)的防治【J】.黑龍江科學(xué)信息，2009.7：45-47

篇4

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29

篇5

【關(guān)鍵詞】同步歸檔；產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管；建立綜合性檔案庫房；檔案精簡(jiǎn)與銷毀

1 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國(guó)內(nèi)、國(guó)際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢(shì)下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國(guó)際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質(zhì)檢各崗位按工序運(yùn)作，每天完成的電子檔案數(shù)據(jù)必須當(dāng)天上傳中心數(shù)據(jù)庫。定期到辦文點(diǎn)收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調(diào)檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。

上傳數(shù)據(jù)后，各辦文點(diǎn)終端便能查到電子文檔。

2 產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管依據(jù)

1、紙質(zhì)檔案在傳統(tǒng)管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達(dá)上千年，而電子檔案在上傳過程中有數(shù)據(jù)掉失和數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)象，辦文網(wǎng)絡(luò)在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個(gè)時(shí)期的調(diào)控政策，各階段房地產(chǎn)辦文方法的改變，準(zhǔn)成本、全成本、商品房等不同性質(zhì)內(nèi)容呈檔案復(fù)雜性。3、程序升級(jí)、模塊合并、倒入數(shù)據(jù)時(shí)字段沖突。4、數(shù)字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識(shí)。5、產(chǎn)權(quán)證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標(biāo)定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質(zhì)的多樣性、大宗土地連續(xù)分宗不斷補(bǔ)交地價(jià)的過程必須借助檔案理清脈絡(luò)。7各級(jí)行政簽署是文件生效的標(biāo)志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。地震、電力破壞等自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案有不可替代的作用。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相互監(jiān)督、相互補(bǔ)充保證其真實(shí)性、完整性；產(chǎn)權(quán)檔案存放的專業(yè)性，規(guī)律性、連續(xù)性在撇開電腦管理下具獨(dú)立索引。

3 建立綜合性檔案庫房

建立綜合庫房的必要性：房產(chǎn)已經(jīng)不只是局限于居住，升值空間是投資熱點(diǎn)風(fēng)向標(biāo)。隨著城市配套和文化積累營(yíng)造吸納優(yōu)勢(shì)推進(jìn)城市化進(jìn)程等因素，一段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案仍然呈較快的上升趨勢(shì)。一套房產(chǎn)有高達(dá)10次更替業(yè)主，轉(zhuǎn)讓五、六次為數(shù)不菲。不斷的流通套現(xiàn)檔案增量難于預(yù)計(jì)。各房產(chǎn)繕證辦公點(diǎn)的專業(yè)庫房存在局限性，形勢(shì)發(fā)展變化所需庫容遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)留空間，租用非專業(yè)性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時(shí)有被動(dòng)續(xù)約牽制。同區(qū)的檔案分送異地多個(gè)保管點(diǎn)易出差錯(cuò)。持可持續(xù)觀點(diǎn)在各繕證點(diǎn)車程約60分鐘左右位置建設(shè)綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內(nèi)網(wǎng)均可查閱檔案影像內(nèi)容，3~5%原始檔案調(diào)查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區(qū)域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規(guī)模，超前設(shè)計(jì)幾十年空間承受能力打下強(qiáng)力后衛(wèi)基礎(chǔ)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，結(jié)束多點(diǎn)各自形成的習(xí)慣做法；掃描場(chǎng)所得到寬暢、統(tǒng)一環(huán)境，有利人員靈活調(diào)用；建立綜合查詢窗口，倍數(shù)提高接待能力和提升服務(wù)形象；假如擴(kuò)市試想我們是否從權(quán)周全檔案庫房?jī)?chǔ)備用地。

4 產(chǎn)權(quán)檔案精簡(jiǎn)與銷毀制度

制定房產(chǎn)檔案保管期限制度是商品房誕生前的規(guī)定，房產(chǎn)從建國(guó)之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發(fā)展起來，漸漸成為資本市場(chǎng)載體。國(guó)情的發(fā)展變化就產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)的情況進(jìn)行討論，探討制定適用制度與細(xì)化規(guī)定對(duì)傳統(tǒng)檔案管理作一些補(bǔ)充使之完善，用發(fā)展的態(tài)度為今后實(shí)際操作延伸理論依據(jù)：

1、二級(jí)轉(zhuǎn)移與三級(jí)轉(zhuǎn)移檔案。三級(jí)權(quán)利人法律權(quán)屬已確立，辦文終端可調(diào)閱二級(jí)已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統(tǒng)中打印出二級(jí)權(quán)利人相關(guān)信息，保留身份證復(fù)印件，附在三級(jí)轉(zhuǎn)移上面體現(xiàn)連續(xù)關(guān)系。無須保管二次轉(zhuǎn)移有厚度的紙質(zhì)檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當(dāng)前此檔案占據(jù)著大量?jī)?chǔ)存空間。

2、權(quán)利人已去逝房產(chǎn)被繼承。八十年代初發(fā)房產(chǎn)證至現(xiàn)在快近四十年了，繼承房產(chǎn)周期逐步顯現(xiàn)出來。日常管理應(yīng)作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細(xì)情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產(chǎn)的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。

3、舊城改造，賠償完成。整個(gè)地上附著物發(fā)生根本變化，賠償所得的房產(chǎn)與原房產(chǎn)座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發(fā)生變化，電子數(shù)據(jù)改造前后相互獨(dú)立無鏈接關(guān)系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標(biāo)簽明確改造前后關(guān)系，歸舊改類以座落、年限封存。

4、已轉(zhuǎn)讓多次的房產(chǎn)。轉(zhuǎn)讓次數(shù)達(dá)五、六次的檔案為數(shù)不少，依類推進(jìn)行整理。程序上增加打印產(chǎn)權(quán)多次轉(zhuǎn)讓的功能。檔案精簡(jiǎn)出后歸轉(zhuǎn)讓類集合，按宗地號(hào)、宗地支號(hào)封存。

5、抵押檔案。抵押期滿，按揭債務(wù)人償還清楚或提前還款，銀行注銷抵押登記已完成。

篇6

關(guān)鍵詞：電子文檔控制方案管理

引言

    隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為企事業(yè)單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業(yè)秘密，更有甚者還包括國(guó)家秘密在網(wǎng)絡(luò)上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時(shí)也增加了重要信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的形勢(shì)下，電子文檔安全工作應(yīng)當(dāng)引起越來越多的重視。

   1.電子文檔存在的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)

     電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強(qiáng)制實(shí)施，輔以人工監(jiān)管手段來達(dá)到防護(hù)電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風(fēng)險(xiǎn)。它的易傳播、易擴(kuò)散性也成為了企業(yè)管理的安全隱患。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

   （1）共享在局域網(wǎng)上的文件夾及文件沒有加密措施；

   （2）分散的輸出方式不利于安全管理；

   （3）復(fù)印、打印設(shè)備使用權(quán)限難以控制；

   （4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理嚴(yán)重依賴于人工；

   （7）終端用戶的日常操作和網(wǎng)絡(luò)行為沒有監(jiān)控和審計(jì)管理，難以形成全面、細(xì)致的日志審計(jì)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出。

   （8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)輕易進(jìn)入系統(tǒng)，導(dǎo)致文檔數(shù)據(jù)丟失。

     1.1此外，還有內(nèi)部人員有意或無意地泄密。

    隨著全球信息化時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)泄密行為呈上升趨勢(shì)。一個(gè)惡意的泄密事件往往會(huì)給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進(jìn)行補(bǔ)救，重則將會(huì)使一個(gè)企業(yè)置之死地。權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的中國(guó)企業(yè)對(duì)電子文檔都沒有任何防護(hù)措施，企業(yè)對(duì)于信息有保護(hù)措施的不到3%。一些機(jī)密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動(dòng)硬盤泄密到網(wǎng)絡(luò)外部。全球最具權(quán)威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調(diào)查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內(nèi)部，而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財(cái)富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。

   2.電子文檔安全有效控制方案

     為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。

   2.1以授權(quán)管理作控制

   通過技術(shù)手段對(duì)文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權(quán)限進(jìn)行控制，嚴(yán)防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設(shè)備輸出管理為集中而有序的監(jiān)控管理。設(shè)備使用、用戶權(quán)限可控，避免非授權(quán)使用設(shè)備，用戶權(quán)限可管理。對(duì)使用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，來控制其是否有復(fù)印、打印、彩色輸出等權(quán)限，并且還可通過設(shè)定配額以控制輸出；使用者可通過身份認(rèn)證進(jìn)行文件輸出；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸出設(shè)備平時(shí)處于鎖定狀態(tài)，非授權(quán)人員無法使用復(fù)印及打印功能。

   2.2以數(shù)據(jù)文檔安全為核心

   對(duì)指定進(jìn)程和特定文檔其創(chuàng)建，編輯，保存自動(dòng)加密，非授權(quán)用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環(huán)管理，文件需要先進(jìn)行審批，審批通過后，通過身份認(rèn)證，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，通過條碼進(jìn)行自動(dòng)化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經(jīng)過審批的，且打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，避免誤操作，減少浪費(fèi)，自動(dòng)負(fù)載均衡，減少排隊(duì)。

   2.3以監(jiān)控審計(jì)作追查

   特定管理人員可查看打印復(fù)印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時(shí)間段內(nèi),輸出設(shè)備的使用負(fù)荷、部門輸出、個(gè)人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質(zhì)人工登記為自動(dòng)電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計(jì)和追溯。

   3.電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述

   電子文檔安全管理系統(tǒng)是根據(jù)電子文檔安全有效控制方案詳細(xì)設(shè)計(jì)出的一套管理系統(tǒng)，主要應(yīng)包括以下功能：

   3.1安全認(rèn)證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺(tái)對(duì)登錄系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行身份認(rèn)證控制，不同的身份在服務(wù)器上有不同的存儲(chǔ)區(qū)。通過此管理方式，可滿足一人一臺(tái)、一人多臺(tái)及多人一臺(tái)使用電腦的實(shí)際情況。

   3.2文檔管理：采用文檔標(biāo)密和定密的方式，對(duì)文檔起草、批準(zhǔn)、審批和審核全生命周期進(jìn)行控制。對(duì)不同性質(zhì)的部門、用戶和用戶組制定不同的權(quán)限策略，文檔創(chuàng)建時(shí)按策略標(biāo)記文檔權(quán)限屬性，屬性包括創(chuàng)建者、可使用的部門和用戶列表。

   3.3安全存儲(chǔ)：提供網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，對(duì)加密的電子文檔上傳服務(wù)器進(jìn)行集中存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)本地涉密電子文檔的備份。只有數(shù)據(jù)擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數(shù)據(jù)。

   3.4人員管理：對(duì)系統(tǒng)中所有用戶按照人員崗位職責(zé)及涉密范圍進(jìn)行統(tǒng)一的密級(jí)管理。采用人員定密的方式對(duì)用戶的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、非密四種。針對(duì)不同密級(jí)用戶，可配置強(qiáng)制加密策略，在文件交換時(shí)，文件不能由高密級(jí)用戶傳到低密級(jí)用戶。

   3.5文檔流轉(zhuǎn)：根據(jù)人員密級(jí)和文檔的密級(jí)，嚴(yán)格控制文檔流轉(zhuǎn)過程，防止合法用戶對(duì)文檔進(jìn)行非法操作。文件對(duì)內(nèi)部或外部協(xié)同流轉(zhuǎn)時(shí)，需提交文檔審核申請(qǐng)修改文件權(quán)限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內(nèi)部文檔安全順暢流轉(zhuǎn)；外部發(fā)送文檔的安全協(xié)同。

   3.6文檔輸出打?。弘娮游臋n打印輸出需要通過部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核通過后，才能將電子文檔進(jìn)行刻錄或U盤導(dǎo)出，導(dǎo)出形式可以根據(jù)保密需要進(jìn)行加密處理。對(duì)電子文件打印輸出執(zhí)行嚴(yán)格的打印申請(qǐng)、審批流轉(zhuǎn)，對(duì)涉密文件輸出紙張采用數(shù)字水印技術(shù)，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理規(guī)章制度對(duì)于打印管理的要求。

3.7安全管理與審計(jì)：根據(jù)安全保密管理規(guī)章制度設(shè)置系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理員、安全保密管理元和安全審計(jì)員三員，不同管理員的權(quán)限設(shè)置應(yīng)相互獨(dú)立、相互制約，確保系統(tǒng)滿足“三權(quán)分立”原則，各行其職，各盡其責(zé)。系統(tǒng)管理員單獨(dú)查看某 個(gè)文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個(gè)文件夾的操作歷史，安全審計(jì)員查看整個(gè)系統(tǒng)所有用戶的操作歷史。

    3.8病毒掃描防護(hù)：實(shí)現(xiàn)病毒掃描引擎，上傳文件，均會(huì)進(jìn)行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會(huì)通知管理員進(jìn)行處理。

    總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內(nèi)部重要電子文檔被泄密，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文檔全生命周期的安全管理。

結(jié)束語：

 

篇7

目前，國(guó)家對(duì)電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基層檔案工作人員來說確實(shí)能解決不少問題，有了一個(gè)基本的操作依據(jù)，但是針對(duì)基層工作來說，文件的具體內(nèi)容還不夠詳細(xì)，在實(shí)際過程中，電子檔案的移交接收依然沒有形成體系，沒有相對(duì)行之有效的操作規(guī)范，同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，新建成的OA系統(tǒng)及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)檔案移交接口，大多只能導(dǎo)出數(shù)據(jù)重新進(jìn)行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識(shí)不夠、知識(shí)積累薄弱的問題。這包含有兩個(gè)方面：一是檔案工作管理人員意識(shí)不夠、技術(shù)儲(chǔ)備不足的問題。電子檔案階段要求檔案人員對(duì)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)要有一個(gè)比較清醒的認(rèn)識(shí)，同時(shí)由于電子檔案的載體規(guī)格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術(shù)，積累電子文件與電子檔案方面的知識(shí)，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個(gè)是電子文件撰寫者檔案意識(shí)不夠問題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強(qiáng)他們的電子檔案意識(shí)。

基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現(xiàn)狀、電子檔案接收所面臨的問題、電子檔案的接收范圍、種類和數(shù)據(jù)格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問題進(jìn)行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。

廣東金融學(xué)院從全方位對(duì)電子檔案管理進(jìn)行分析并做好技術(shù)研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設(shè)計(jì)一個(gè)操作性較強(qiáng)的電子檔案收集與移交規(guī)范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當(dāng)中，并在研究過程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術(shù)問題，把提高檔案工作人員的知識(shí)積累放在了重要位置，以圖做到科學(xué)收集、管理、利用、檢測(cè)和保護(hù)檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監(jiān)控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術(shù)儲(chǔ)備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學(xué)院在充分分析電子檔案產(chǎn)生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項(xiàng)或幾項(xiàng)規(guī)范而需要一個(gè)科學(xué)、完備的規(guī)范體系，而規(guī)范體系也不是單個(gè)規(guī)范的簡(jiǎn)單相加。這就從客觀上要求制定規(guī)范既不能“想當(dāng)然”，也不能僅滿足于對(duì)當(dāng)前實(shí)踐需要的“應(yīng)付”。簡(jiǎn)單地按照“需要一個(gè)，制定一個(gè)”的思路往往會(huì)導(dǎo)致規(guī)范制定的滯后、規(guī)范作用削弱、規(guī)范之間協(xié)調(diào)、配套性差等諸多問題。

二、建立了部門采集檔案的功能模塊

廣東金融學(xué)院檔案館在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學(xué)院各部門需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館移交檔案，圖1為系統(tǒng)采集截圖：

這里采集的是各部門以其他形式產(chǎn)生的電子檔案，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案直接由系統(tǒng)抓取，圖2是系統(tǒng)向OA抓取電子文件：

三、建立功能強(qiáng)大的采集審核模塊

對(duì)于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個(gè)中心首先要確認(rèn)所有需要移交的電子文件和對(duì)應(yīng)的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對(duì)照同時(shí)移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。然后對(duì)這些電子文件材料進(jìn)行病毒或其他問題的檢查，這是一項(xiàng)非常艱巨的工作，它需要借助一套專業(yè)設(shè)備來完成，這套設(shè)備完全處于獨(dú)立狀態(tài)，即不與任何其他檔案信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)結(jié)，這種獨(dú)立運(yùn)行的環(huán)境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問題被檢查并解決時(shí)，不會(huì)影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時(shí)轉(zhuǎn)換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態(tài)，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規(guī)范化格式版”，即經(jīng)過規(guī)范化處理后被檔案館（室）長(zhǎng)期保存的新的數(shù)據(jù)格式。目前以美國(guó)信息交換標(biāo)準(zhǔn)碼（ASC11碼）作為文本文件的標(biāo)準(zhǔn)代碼，用這種代碼存儲(chǔ)的文件成為“純文本文件”。這類標(biāo)準(zhǔn)形式可以被不同系統(tǒng)所識(shí)別，不管什么電子文件用什么軟件產(chǎn)生的都可以識(shí)別。

五、強(qiáng)化檔案信息管理員的整體素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的人員，檔案管理部門必須通過各種途徑積極地學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好電子檔案的管理工作。

篇8

一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

一是傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二是由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。三是由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

篇9

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用來保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時(shí)通過設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險(xiǎn)，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

篇10

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和會(huì)議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實(shí)狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對(duì)檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等,就是實(shí)行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí),操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進(jìn)程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對(duì)檔案管理電子化的發(fā)展趨勢(shì)沒有迫切的認(rèn)識(shí)。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長(zhǎng)期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲(chǔ)存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國(guó)家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵(lì)企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。檔案實(shí)行電子化后,簡(jiǎn)單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部?jī)?nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長(zhǎng)久存檔。

2.有利于企業(yè)對(duì)檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,對(duì)需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級(jí)授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識(shí)化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識(shí)、數(shù)碼知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識(shí)化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進(jìn)檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。