導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理細(xì)則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、電子檔案管理原則

（一）完整性原則

電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個(gè)人也可以獨(dú)立形成電子文件，這就導(dǎo)致電子文件處于分散式的分布狀態(tài)。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實(shí)體化的特征，這就導(dǎo)致其無法像紙質(zhì)文件那樣直觀的體現(xiàn)出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)采取相應(yīng)的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時(shí)需要確保信息、程序、軟件及紙質(zhì)文件的完整性。

（二）可讀性原則

電子文件生成過程中由于其所使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，硬件和軟件不斷的更新?lián)Q代，在這種情況下，一些新的設(shè)備和舊設(shè)備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統(tǒng)后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進(jìn)行檔案收集時(shí)，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析，確保日后能夠更好的進(jìn)行利用，使其具有長期的可讀性。

（三）可靠性原則

電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進(jìn)行修改，無論是文件的簽署和對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行控制都需要具有專門的技術(shù)，這樣就導(dǎo)致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實(shí)可行的技術(shù)措施、制定科學(xué)合理的制度規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)對電子文件可靠性的保障。同時(shí)在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關(guān)，確保進(jìn)館的檔案具有真實(shí)可靠性，同時(shí)還要對各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實(shí)性和可靠性。

二、電子檔案管理中應(yīng)該注意的問題

（一）集中統(tǒng)一管理

近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）技術(shù)的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的機(jī)關(guān)越來越多，大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，實(shí)行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對于電子檔案管理進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)?？梢灶A(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實(shí)行并軌。

（三）實(shí)行文件、檔案一體化管理

目前計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進(jìn)程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項(xiàng)管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導(dǎo)下重構(gòu)整個(gè)管理流程。

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關(guān)鍵詞：電子文件；管理；辦公自動化

對于目前電子文件的管理，國家也采取了積極的措施，及時(shí)頒布了《電子文件歸案與電子檔案管理辦法》，但是也只能算是宏觀上的法規(guī)，而沒有微觀的操作可行的細(xì)則。加強(qiáng)對電子文件的管理，除了要有宏觀的管理制度，本人認(rèn)為還應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，宣傳學(xué)習(xí)到位。各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子文件管理，只有領(lǐng)悟了它的重要意義，才能充分認(rèn)識到電子文件管理的時(shí)代性、緊迫性和重要性，廣泛發(fā)動學(xué)習(xí)電子文件的管理知識，深刻認(rèn)識其重要性，增強(qiáng)全員的電子檔案意識，營造人人關(guān)心、齊抓共管的濃厚氛圍。

二是建立健全規(guī)章制度，隨時(shí)完善。由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會更周全，更易于操作。電子文件歸檔與管理必須依照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，納入科學(xué)化、法制化的軌道，才有利于做好現(xiàn)時(shí)代的電子文檔管理，才能發(fā)揮出電子文檔的重大歷史借鑒用途。檔案部門要積極參與和指導(dǎo)電子公文的收集和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，要按照國家、省、市檔案局有關(guān)精神和要求，制訂可行的電子公文歸檔管理辦法、實(shí)施細(xì)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

三是電子與紙質(zhì)同時(shí)保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，對于重要的電子文件有必要制成紙質(zhì)加以保存歸檔，同時(shí)硬盤拷貝存檔，以確保電子文件的真實(shí)性、安全性。電子與紙質(zhì)文件歸檔后，“兩套制”檔案檢索目錄或備注中應(yīng)當(dāng)相互注明，以便查詢時(shí)參照互補(bǔ)。

四是做好電子文件安全保密工作。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，以及OA辦公系統(tǒng)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)上傳閱、批示、輸送歸檔的電子文件利用率非常高，現(xiàn)在各類電腦病毒的沖擊以及“黑客”的猖獗，使電子文件的機(jī)密性受到嚴(yán)重威脅。要做好電子文件的安全工作，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

1、電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)肅歸檔程序，必須由創(chuàng)件人親自整理拷貝至檔案室，同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)文件，以確保電子文檔的原始真實(shí)性。

2、使用“只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間、印章法等來確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：設(shè)置分級查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更是要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進(jìn)行相關(guān)的查詢修改記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力以及自動備份功能，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

4、多重備份，以備應(yīng)急之需。對于歸檔保存的電子文件至少要備份一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。目前，對于長久保存的電子文件，則需要定期進(jìn)行檢查復(fù)制，以防止信息丟失。

五是加強(qiáng)收集管理，及時(shí)保存。由于電子文件對技術(shù)環(huán)境的限制、存在存貯介質(zhì)的質(zhì)量和使用壽命等問題，歸檔時(shí)間一般以不超過2個(gè)月為宜。這就要求檔案管理人員加強(qiáng)督促收集管理工作。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理考核工作，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

六是要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到電子文件管理中。電子文件隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生，而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件管理工作將會不斷出現(xiàn)新問題，必須認(rèn)真研究新情況，積極主動學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)成果，解決電子文件保真、保密和保存等問題，使電子文件一樣得到科學(xué)的保管和有效的利用。

七是加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)。紙質(zhì)文件管理經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)。開展電子文件管理也要以人為本，形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，有必要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

1、廣泛吸納高素質(zhì)的復(fù)合型人才。從檔案管理人員選拔上，就要高瞻遠(yuǎn)矚地看到當(dāng)前電子文檔對管理者的要求，公開選拔或者聘請那些既懂的檔案管理，又精通計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用者到檔案管理部門，真正發(fā)揮其專業(yè)所長應(yīng)用到檔案管理中來。

2、必須堅(jiān)持對檔案管理者進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)，而且培訓(xùn)還要常規(guī)化。網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的電子文件管理。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。比如：無紙化辦公軟件的培訓(xùn)、電子文檔的流程培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)等等。

3、建立健全檔案競爭考核機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新精神和自主學(xué)習(xí)的能力。要加強(qiáng)電子文件的管理，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也要鼓勵競爭，力求高效多能，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須具備自主學(xué)習(xí)的能力，加強(qiáng)自身知識的更新，引進(jìn)、消化信息技術(shù)成果，使自身擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

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關(guān)鍵字：辦公自動化；電子文檔；管理；措施

1 前言

隨著信息時(shí)代的到來，人們在接收和處理信息的過程中，更多地應(yīng)用了電子文檔的方式。在辦公領(lǐng)域中，辦公自動化系統(tǒng)投入使用之后，一方面能夠大大提高辦公的效率和準(zhǔn)確程度，另一方面也給電子文檔的管理提出了新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，我國在電子文檔管理方面還有不少弊端，需要進(jìn)一步優(yōu)化。

2 辦公自動化下的電子文檔管理分析

2.1 辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔在一定意義上可以理解為辦公自動化的附屬產(chǎn)物，是指在辦公自動化和信息化中產(chǎn)生的各種具有特定意義的電子文件。它們主要是作為檔案進(jìn)行管理的?？v觀其發(fā)展趨勢，辦公自動化主要包含以下兩種系統(tǒng)：計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化產(chǎn)生了根本性的轉(zhuǎn)變。原有的紙質(zhì)文檔越來越多地被電子文檔所代替，文件的形態(tài)和存儲方式也發(fā)生較大改變。由此看來，在辦公自動化的大背景下，如何有效地提升電子文檔的管理水平，是當(dāng)前研究的重要課題。

2.2 辦公自動化下的電子文檔管理存在的問題

（1）電子文檔管理人員專業(yè)水平不高

從事電子文檔建設(shè)和管理的工作人員不僅具備較高檔案管理技能，同時(shí)需要具備一定的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)實(shí)中，從事電子文檔管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是多數(shù)人對計(jì)算機(jī)技術(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)電子文檔管理系統(tǒng)的過程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入，造成電子文檔管理信息化水平不高。

（2）電子文檔建設(shè)制度不夠完善

電子文檔管理屬于檔案管理的一部分。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》早已頒布并實(shí)施。但是，落實(shí)不足，也沒有相應(yīng)的電子文檔管理細(xì)則以供參考。因此，多數(shù)單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的制度體系。在沒有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，電子文檔建設(shè)長期停步不前。多數(shù)電子文檔信息化建設(shè)僅停留在計(jì)劃設(shè)想中，并沒有落實(shí)在具體的實(shí)踐中。

（3）電子文檔管理的安全患

電子文檔的產(chǎn)生和使用過程離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的協(xié)助，所以電子文檔的管理對于辦公自動化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備的依賴程度較高。這就給電子文檔的管理環(huán)境提出了新的要求，要求辦公自動化系統(tǒng)具有較高的網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和硬件設(shè)備穩(wěn)定性。分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國辦公自動化條件下的電子文檔管理安全性存在較大的漏洞，主要包括以下幾個(gè)方面：黑客攻擊、病毒入侵、人為錯(cuò)誤操作等，稍不留意就可能造成電子文檔被篡改或者刪除。由此可見，如何在網(wǎng)絡(luò)化辦公的環(huán)境下保證電子文檔的安全性是電子文檔管理的又一大難題。

3 提升辦公自動化下的電子文檔管理水平

3.1 制定電子文檔管理的制度

現(xiàn)階段，辦公自動化條件下的電子文檔管理是企事業(yè)單位文件管理的主要內(nèi)容。隨著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子文檔的數(shù)目越來越多。原始的人工管理和紙質(zhì)文件已經(jīng)不能滿足海量數(shù)據(jù)的管理要求。各單位迫切需要對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。電子文檔的管理制度應(yīng)該貫穿電子文檔整個(gè)“生命周期”，從產(chǎn)生到使用，直至最后被銷毀的全過程。在管理制度中，應(yīng)注明電子文檔整理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、文件類型和歸檔的范圍等，同時(shí)對于使用權(quán)限和安全防護(hù)措施制定詳細(xì)的操作守則，盡可能保證電子文檔的真實(shí)性和有效性。

一般來說，制定電子文檔管理的規(guī)章，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理配備專用的軟硬件設(shè)施；其次，檔案管理部門應(yīng)逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理的制度。在日常電子文檔管理時(shí)，做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門，培養(yǎng)一批具備過硬專業(yè)素質(zhì)的管理專業(yè)人員，對于電子文檔進(jìn)行專門的監(jiān)督和管理。

3.2 加強(qiáng)電子文檔的安全防護(hù)

電子文檔的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制電子文檔信息的訪問權(quán)限；其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計(jì)算機(jī)鏈接；再次，安裝必要的殺毒軟件并進(jìn)行定期升級；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體實(shí)施上，就是制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰措施，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。

3.3 建設(shè)實(shí)用的辦公自動化系統(tǒng)

在信息化時(shí)代，辦公自動化管理軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)。市場銷售的辦公自動化控制軟件品類繁多，質(zhì)量參差不齊。在選用時(shí)，一定要結(jié)合本部門行業(yè)特點(diǎn)和本單位的電子文檔的特點(diǎn)，選擇一款適合的軟件。由于辦公自動化條件下的電子文檔管理具有數(shù)字化、信息化、一體化等特點(diǎn)，需要在電子信息部門、檔案管理部門和電子文檔使用部門的協(xié)商下，共同完成系統(tǒng)的安裝與調(diào)試。尤為重要的是針對可能出現(xiàn)的安全問題，未雨綢繆，及早制定安全管理預(yù)案，將電子文檔從生成、使用直至銷毀的全過程納入到安全管理之中。

4 結(jié)語

對文檔的高效管理是現(xiàn)代社會中辦公管理追求的目標(biāo)。如何在辦公自動化的條件下，完成對電子文檔的快捷高效管理是亟待解決的問題之一。本文的研究對于該問題的解決具有一定的積極意義。

參考文獻(xiàn)

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隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計(jì)算機(jī)上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

1.1 沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時(shí)間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時(shí)，由于目前各公司和單位所使用的計(jì)算機(jī)型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個(gè)軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個(gè)檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個(gè)統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計(jì)算機(jī)的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

2.3 加強(qiáng)對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個(gè)來源，一是擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計(jì)算機(jī)知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因?yàn)樗坏軌蛱岣吖ぷ餍剩瑴p少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時(shí)間的浪費(fèi)，提高檔案信息的時(shí)效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

篇5

檔案的業(yè)務(wù)管理工作包括檢修、科技以及技改項(xiàng)目，尤其科技檔案是對國家機(jī)構(gòu)及事業(yè)單位或個(gè)人組織中有價(jià)值的文件資料的保存，不僅關(guān)乎國家的發(fā)展更是關(guān)乎民生的重要事情，因此，建立健全檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度是確保檔案創(chuàng)新工作實(shí)施的基礎(chǔ)，將所有館藏資料都予以準(zhǔn)確、完善的保存才能夠在需要是時(shí)候發(fā)揮其應(yīng)用的價(jià)值。主要的創(chuàng)新方法是要對檔案中各縣業(yè)務(wù)的細(xì)則進(jìn)行歸納整理，尤其是數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)與分析，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)做好變更記錄，確保管理工作中檔案具備連續(xù)性、有效性和完整性[1]。另一方面，就是實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化管理，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，推行電子檔案在各個(gè)館藏中的應(yīng)用，西方發(fā)達(dá)國家已經(jīng)擁有完善的數(shù)字化信息資源檔案庫，并取得了良好的應(yīng)用價(jià)值，我國也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，創(chuàng)新業(yè)務(wù)管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作應(yīng)有的社會價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值[2]。

2創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新離不開數(shù)字檔案館的信息資源共享，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步對檔案工作提出了新的要求，新時(shí)代下，檔案工作原則要本著統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理和信息共享，只有實(shí)行一體化的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想才能夠真正適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，提升我國檔案管理工作的綜合競爭實(shí)力。實(shí)際上，一體化平臺能夠充分的整合信息資源，幫助檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果，例如，我國的太鋼集團(tuán)就積極響應(yīng)國家信息化的建設(shè)要求，將檔案管理工作放到信息化的集成平臺當(dāng)中，同時(shí)引入能源數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及企業(yè)資源規(guī)劃等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了一種統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換方式，不僅能夠規(guī)范檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，還可以為檔案管理軟件的研發(fā)與應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，建立健全電子文件的整理標(biāo)準(zhǔn)也是檔案管理工作的新思路，電子文件可以為檔案的搜索與查閱提供更加方便、快捷的服務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照我國規(guī)定的《電子文件歸檔及管理規(guī)范》中的要求進(jìn)行操作，對于電子文化的組織結(jié)構(gòu)、鑒定流程以及存儲格式都要嚴(yán)格管理，確保檔案的安全、真實(shí)、有效。最后要強(qiáng)調(diào)的就是檔案管理工作的優(yōu)化問題，硬件設(shè)備與軟件設(shè)備都要符合創(chuàng)新形式的需求，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的加工，建立檔案公文網(wǎng)站，為信息的存貯與查詢提供更便捷的途徑。

3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)功能

篇6

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；信息化技術(shù)；電子檔案

學(xué)校代表了知識，是人才的培養(yǎng)基地，一直走在科技的前沿。而學(xué)校檔案則是組成國家信息資源的一個(gè)重要部分，因此具有非常重要的地位。檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行收集、管理以及利用等。對于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項(xiàng)較為龐大的工程。我國檔案信息化管理技術(shù)的起步較晚，由于經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方面有很多不足之處，因此在檔案信息化建設(shè)過程中會遇到很多困難，這都是擺在我們面前亟待解決的問題。

一、中學(xué)學(xué)校檔案信息化中存在的問題

1、信息管理不規(guī)范。檔案管理信息化的首要條件就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。中學(xué)檔案數(shù)字化的資料非常少，而經(jīng)常被查閱和使用的資料還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲和管理，這樣一來就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來看，中學(xué)學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的水平普遍較低，尤其對于檔案細(xì)則的著錄細(xì)則來說，相容性尤為差。這樣一來，系統(tǒng)軟件的相容性也就會隨之變低，工作人員無法對檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一。進(jìn)而限制了檔案信息電子化發(fā)展和建設(shè)。

2、信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)較低。從我校檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，非常不適于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展。文檔的存儲形式大多是光盤、磁盤，這與檔案信息技術(shù)建設(shè)中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，教學(xué)部門也沒有對檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾?，檔案只重在收藏，卻輕視了對它的使用。很大一部分管理人員對檔案的利用和管理意識相當(dāng)?shù)牡?，缺少認(rèn)真的態(tài)度。

3、檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，有很大的安全隱患。這是因?yàn)?，信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的資源，深入到各個(gè)領(lǐng)域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

（1）技術(shù)問題?，F(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

（2）人為因素。一些檔案管理人員的安全意識不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒有對的信息作認(rèn)真的審查；其次是缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時(shí)的對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回；另外，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

二、解決的辦法

1、完善設(shè)備設(shè)施。首先要加大資金的投入，對于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全；其次，要使用適合中學(xué)學(xué)校檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進(jìn)行資料的錄入時(shí)，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以直接實(shí)現(xiàn)資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費(fèi)。

2、提高系統(tǒng)的技術(shù)水平，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。想要發(fā)揮電子信息化檔案的優(yōu)勢，就必須要將目光放長遠(yuǎn)，實(shí)行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統(tǒng)；此外，還要制定出一套嚴(yán)格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審查。

3、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度。每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識和技術(shù)，如果條件允許，可以對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。與此同時(shí)還要多多引進(jìn)一些高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，對他們進(jìn)行再教育，這樣可以縮短培訓(xùn)教育的時(shí)間。

4、決策的科學(xué)性和民主性。目前，我國各中學(xué)學(xué)校的檔案信息電子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個(gè)新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。在這種情況下，合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學(xué)性，主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個(gè)好的決策；與此同時(shí)還要加強(qiáng)對檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)方面都能齊頭并進(jìn)，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)制定出一個(gè)科學(xué)的指導(dǎo)方針；此外，對系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個(gè)階段性目標(biāo)都要進(jìn)行審定，對技術(shù)路線以及項(xiàng)目的執(zhí)行工作要進(jìn)行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進(jìn)行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結(jié)

信息社會給學(xué)校檔案的管理工作推向了電子化，而面對著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實(shí)現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設(shè)，中學(xué)學(xué)校的資源也就實(shí)現(xiàn)了共享，這必將會為中學(xué)學(xué)校的教育提供一個(gè)更加豐富的資源以及更方便快捷的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭金月.關(guān)于檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的反思[J].中國檔案，2006(05).

篇7

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案；數(shù)字化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）02-0174-01

1 高職院校實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1 高職院校的檔案管理部門缺乏共享與合作意識

目前，很多高職院校的檔案管理部門對于檔案管理的認(rèn)知停留在完成本部門的檔案管理任務(wù)上，缺乏與兄弟院校檔案部門展開深入?yún)f(xié)同與共享合作的意識，影響高職院校之間的信息互交。同時(shí)，由于檔案管理部門長期在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生較強(qiáng)的依賴性，由此導(dǎo)致其對檔案管理模式的變革產(chǎn)生抵觸情緒。

1.2 高職院校檔案數(shù)字化工作中制度建設(shè)方面不夠完善

目前，很多高職院校的檔案數(shù)字化管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各個(gè)部門之間缺乏溝通，高職院校針對具體的檔案管理事務(wù)都需要獨(dú)立制定檔案管理辦法和整理細(xì)則，造成高職院校檔案的同類管理辦法的重復(fù)制定。

1.3 系統(tǒng)不兼容

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，辦公室與檔案室在管理軟件的銜接不到位，對電子文件的歸檔工作造成很大困擾。

1.4 Office軟件升級

Office軟件升級后，由于高職院校科室電腦里安裝的Office版本不統(tǒng)一會出現(xiàn)歸檔時(shí)由于版本不兼容造成電子文件打不開的問題。

1.5 大多數(shù)高職院校還處于電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)保存的狀態(tài)

這是指同時(shí)保存具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件，同時(shí)將文件在各個(gè)部門的辦公化自動化網(wǎng)絡(luò)中傳遞，這種過程提高了工作效率，但是紙質(zhì)文檔保存的過程需要在文件辦理完成以后進(jìn)行，造成不必要的浪費(fèi)，更主要的問題是，電子文件的應(yīng)用受到影響，信息的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程得不到很好的發(fā)展。

1.6 電子文件的不安全因素，影響了保存期限

電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等特點(diǎn)的同時(shí)會帶來一些不安全因素，如不能直接讀取、信息與載體相分離，數(shù)據(jù)丟失、感染病毒、對軟硬件設(shè)備條件依賴等。這些都給電子文件的安全存儲和長期保存帶來威脅。

2 高職院校實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的方法策略

2.1 高職院校檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是要做好歸檔收集工作

電子文件的歸檔意識不強(qiáng)和電子文件收集歸檔制度尚不完善造成了在高職院校檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些收集不到或丟失文件的現(xiàn)象。在完成收集工作時(shí)必須將以下問題解決：第一，要建立相應(yīng)的電子文件的收集制度；第二，對于電子文件內(nèi)容、原始性、保存、識讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定工作應(yīng)當(dāng)充分重視，為了協(xié)調(diào)好利用與建庫成本的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)將不應(yīng)歸檔的電子文件剔除在外，將重要文件打上歸檔標(biāo)記；第三，對于歸檔前與歸檔后的著錄工作也應(yīng)當(dāng)重視起來。最后，注意加密工作，特別是要防止泄露、篡改和破壞。

2.2 選擇符合高職院校特點(diǎn)的檔案管理軟件是數(shù)字化管理的關(guān)鍵

電子文件，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募４罅康碾娮游募a(chǎn)生以后，首先需要解決的問題是軟件平臺。目前，檔案管理比較混亂，很多軟件的功能單一，跟不上高職院校的發(fā)展需要。針對檔案管理軟件種類繁雜的實(shí)際，檔案工作上水平，高職院校應(yīng)選擇以檔案原文掃描為基礎(chǔ)的媒體管理軟件。

2.3 建立高水平高素質(zhì)的專職檔案隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

人在檔案信息數(shù)字化的過程中是重要的，要做好檔案數(shù)字化建設(shè)就必須要提高檔案工作人員素質(zhì)以及培養(yǎng)電子環(huán)境下工作意識。要充分了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練掌握檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法和技術(shù)，只有這樣才能在技術(shù)上對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供足夠的支撐。檔案工作人員要具有高度的責(zé)任感和保密意識，具備較強(qiáng)的政治覺悟和良好的職業(yè)道德。高職院校檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對在職人員的培訓(xùn)的工作，及時(shí)引進(jìn)雙重知識結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才。第一，進(jìn)行檔案數(shù)字化培訓(xùn)和專業(yè)的定期考核。應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同崗位有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)以適應(yīng)工作需求，在進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)字化管理培訓(xùn)的過程中更新管理人員的技術(shù)知識和提高整體專業(yè)素質(zhì)。第二，使人員配置機(jī)制更加靈活。采用競爭上崗的方式，對外引進(jìn)優(yōu)良人才，使管理人員實(shí)現(xiàn)良好的流動。第三，建設(shè)專職數(shù)字化管理隊(duì)伍。作為現(xiàn)代化辦公之上的一種知識密集型工作，檔案管理工作既要高職院校檔案管理人員具有很強(qiáng)的分析能力和相應(yīng)專業(yè)知識，還要管理人員具有較高的素質(zhì)和技能來保證使用者能夠提供大量數(shù)據(jù)檔案信息，在這個(gè)過程中將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)字化管理，在IT行業(yè)和信息時(shí)代迅速發(fā)展的過程中。高職院校檔案的數(shù)字化管理將成為檔案管理的重中之重；同時(shí)，要注重加強(qiáng)高職院校的檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3 結(jié) 語

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是高職院校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。但高職院校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)需要循序漸進(jìn)，只有清楚的認(rèn)識了每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能對高職院校檔案信息數(shù)字化進(jìn)行有效地規(guī)劃和建設(shè)，為今后更高的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

篇8

如今，風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)是信息安全保障工作的一個(gè)主流范式。信息安全防范工作越來越基于風(fēng)險(xiǎn)管理。把風(fēng)險(xiǎn)管理與電子文件聯(lián)系起來是每一個(gè)與電子文件打交道的人，特別是文件、檔案管理者無法回避的視角和觀念。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。電子檔案的特點(diǎn)：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。電子文件主要包括文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的技術(shù)方法不同，檔案管理員必須對此有深刻認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。同時(shí)，電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環(huán)境的不穩(wěn)定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災(zāi)難性后果。而且人們對計(jì)算機(jī)的依賴性越強(qiáng)，其帶來的社會危害就越大。加強(qiáng)電子文件管理，應(yīng)當(dāng)成為信息化安全，乃至社會安全的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因

當(dāng)前電子文件安全管理存在明顯的薄弱環(huán)節(jié)。首先，安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂，絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門計(jì)劃來制定的，而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來制訂的。其次，缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié)。沒有風(fēng)險(xiǎn)評估，電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木，缺乏決策行動的依據(jù)與方向，大部分管理部門的各種措施只是進(jìn)行簡單的跟風(fēng)或?qū)Π踩a(chǎn)品與技術(shù)進(jìn)行簡單地堆疊，對其用途更是“知其然，不知其所以然”，最終在風(fēng)險(xiǎn)來臨之時(shí)，不能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。最后，電子文件是動態(tài)存在的，其安全現(xiàn)狀也是隨時(shí)在變化的。在采取安全措施后，還必須強(qiáng)化電子文件全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，實(shí)時(shí)監(jiān)視殘余風(fēng)險(xiǎn)、識別新風(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，以及評估這些工作的有效性。然而現(xiàn)有的電子文件安全監(jiān)控力度十分有限，絕大部分是局限于電子文件載體的溫濕度控制，而不是對整個(gè)生命周期的殘余風(fēng)險(xiǎn)、新風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控。

傳統(tǒng)的電子文件安全管理，雖然在理論上我們強(qiáng)調(diào)要收集全電子文件相關(guān)的背景、結(jié)構(gòu)信息，但具體實(shí)踐中由于沒有科學(xué)界定電子文件安全管理范圍，其背景、結(jié)構(gòu)信息也就難以收集齊全，自然安全管理工作就不系統(tǒng)。另一方面，電子文件的安全管理不僅要對電子文件自身所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，更重要的是對其依賴的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合管理。而傳統(tǒng)的安全管理大都是從電子文件本身風(fēng)險(xiǎn)因素出發(fā)而制定安全措施的，這很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。此外，傳統(tǒng)的電子文件安全管理大多是靜態(tài)地管理，更多的是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與應(yīng)用，一般將文件按其形成過程分成若干階段，分析各階段潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，從而制定相應(yīng)的對策。這種方法很難應(yīng)對日益復(fù)雜、嚴(yán)峻的電子文件安全問題。

信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理宗旨之一，就是在綜合成本和效率的前提下，通過安全措施來控制風(fēng)險(xiǎn)，使殘余風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受的范圍。實(shí)際上，絕對安全是沒有的，電子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部門不同種類的電子文件，對于安全的需求是不同的；同一份電子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但沒有必要，而且還會造成資金上的浪費(fèi)。然而，當(dāng)前，很多文件、檔案管理部門在沒有對本部門安全現(xiàn)狀和安全需求進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，為了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全產(chǎn)品與技術(shù)，結(jié)果采用了一大批新安全產(chǎn)品與技術(shù)，卻收效甚微，造成資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。

篇9

本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會、科研、教學(xué)、管理等活動中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對落后，社會現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對單位文件材料收集工作沒有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進(jìn)行管理，對復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；高效；科學(xué)；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號

檔案是人們進(jìn)行各種活動的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個(gè)人的成長和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財(cái)富和第一手信息來源。所以，加強(qiáng)檔案的管理是各個(gè)單位應(yīng)該重視的問題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過對檔案的科學(xué)化管理來助推單位的高效化運(yùn)行。

一、科學(xué)化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業(yè)單位的一個(gè)重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動的個(gè)人手里或個(gè)別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)流失等嚴(yán)重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個(gè)重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠(yuǎn)的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個(gè)最好的反映載體，它能全面真實(shí)的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點(diǎn)等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時(shí)，沒有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對人事或組織及財(cái)務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個(gè)單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無從談起加強(qiáng)管理加強(qiáng)服務(wù)。

（三）科學(xué)化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動化進(jìn)程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要創(chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點(diǎn)的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。

三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立科學(xué)化管理制度體系

一項(xiàng)工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂出相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時(shí)代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時(shí)，要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)對檔案管理的重視

作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開展，并擇機(jī)召開檔案管理形勢分析會，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問題隱患，以不斷的改進(jìn)工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發(fā)展

（三）加強(qiáng)科學(xué)化管理建設(shè)

單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強(qiáng)檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財(cái)力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗(yàn)。對于電子檔案的存儲、復(fù)制要嚴(yán)格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會相關(guān)的管理知識，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。還可采取“請進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

結(jié) 語

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。

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