導(dǎo)語：如何才能寫好一篇高效檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；意義；問題；對策

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進行重點指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機關(guān)單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學(xué)化。

(二)機關(guān)單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應(yīng)認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理的高效化。

參考文獻：

[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺世界,2007(6):24.

[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報,2007(4):35-37.

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關(guān)鍵詞：高校；電子檔案；管理；問題；舉措

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

隨著高等學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來越不適應(yīng)時展要求，也在一定程度上影響了高校各項工作的開展。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會大大促進高校檔案管理工作的發(fā)展，同時也會給高校其他管理工作帶來極大的便利。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是指高校在開展教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各類工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價值和再利用價值的電子文件及相關(guān)的電子軟件，如電子公文、電子報刊、電子音像等等。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具備以下幾個特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內(nèi)容不變的情況下被復(fù)制、修改或刪除。二是對設(shè)備的高度依從性，電子檔案依附于計算機等設(shè)備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場、濕度、溫度等物理條件影響。

二、高校電子檔案管理的意義

電子檔案是順應(yīng)時展而產(chǎn)生的新型檔案種類，高等學(xué)校啟動并逐步推行電子檔案管理工作，勢在必行。

1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校各級各類檔案數(shù)量逐步增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作耗費越來越多的勞動量，檔案的歸檔和查詢利用等各環(huán)節(jié)都不能適應(yīng)時代的發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學(xué)校發(fā)展保駕護航。

2.有利于實現(xiàn)檔案快捷利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依附于紙質(zhì)載體，存儲需要實地空間，對其分類歸檔不能達到理想化狀態(tài)，查詢利用也過多依靠人工。電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)了對檔案更加精密化的分類，查詢利用環(huán)節(jié)也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。

3.有利于提高檔案管理的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計算機的硬盤、u盤、內(nèi)存卡等設(shè)備儲存和傳遞信息，外界對其干擾性較小，使得電子檔案存儲的穩(wěn)定性大為增強。

三、高校電子檔案管理存在的問題

1.缺乏管理意識

高校電子檔案作為新生事物，對管理模式、管理伍及技術(shù)條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區(qū)的高校在短時間內(nèi)還不能接受，對其重要性的認識還欠缺，重視程度遠遠不夠。

2.服務(wù)對象受限

很多高校雖開始推行電子檔案管理工作，但多局限于個別部門，如黨委辦公室、校長辦公室等核心行政部門，而對業(yè)務(wù)量大的師生業(yè)務(wù)口卻難以啟動。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內(nèi)難以上線，二是對師生的宣傳力度也不夠，沒有形成迫切需求。

3.技術(shù)水平落后

由于高校對電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對電子檔案管理缺乏清晰的認識，也沒有接受過系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)。而有的高校還未引進設(shè)備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進的設(shè)備不夠先進，不能滿足實際需求。

4.歸檔工作不科學(xué)

大部分高校雖已開始著手進行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學(xué)性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲到既有設(shè)備中，期間不進行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒有價值的檔案予以歸檔，造成資源浪費，也會給查詢利用帶來諸多不便。

5.安全性有待提高

由于載體的特殊性，電子檔案存在被復(fù)制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會更高?？梢?，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要措施予以防范。

四、加強高校電子檔案管理的舉措

1.提高管理意識

工作推行，意識先行。高校的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門應(yīng)大加強對電子檔案管理的重視程度，出臺電子檔案管理相關(guān)制度及配套實施辦法，實現(xiàn)對電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時要配齊電子檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備，成立專門的管理隊伍進行運作，從人力、物力、財力諸方面有力保障電子檔案管理。

2.提高服務(wù)效能

服務(wù)效能是檢驗服務(wù)工作的重要標尺。提高電子檔案管理服務(wù)效能，一是從服務(wù)主體入手，檔案管理人員應(yīng)主動創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)意識，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務(wù)內(nèi)容著手，管理人員要對服務(wù)對象的需求進行全面的調(diào)查了解，并不斷創(chuàng)新服務(wù)類型，通過多樣化的服務(wù)滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務(wù)的實效性。

3.提高隊伍專業(yè)素質(zhì)

加強管理隊伍建設(shè)是加強電子檔案管理的關(guān)鍵。管理人員不僅要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，同時還要具備良好的業(yè)務(wù)能力，包括計算機知識、檔案業(yè)務(wù)知識及創(chuàng)新能力。一是管理人員要主動學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識和技能，不斷拓展知識領(lǐng)域，提高綜合素質(zhì)。二是高校也應(yīng)對管理人員進行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或提供進修機會。

4.提高歸檔科學(xué)性

歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關(guān)口，把好這一關(guān)，可以大大提高電子檔案管理的科學(xué)性和實用性。在歸檔過程中，應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”，要對檔案內(nèi)容進行有效鑒定和甄別，真正提取有價值的檔案，再對備選文檔根據(jù)其使用價值進行分類，以利于更好地查詢利用。

5.提高管理安全性

安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務(wù)就是保證存儲設(shè)備的安全，為此，一是存檔計算機要做到專機專用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統(tǒng)，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對檔案進行備份，以備丟失后替代。三是要對網(wǎng)絡(luò)進行高級加密，防止檔案在傳輸過程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對電子檔案的管理系統(tǒng)進行安全防護。

電子檔案的出現(xiàn)是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。電子檔案管理，是一項系統(tǒng)工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開展。

參考文獻：

[1]丁海斌.電子文件與電子檔案管理[M].遼寧大學(xué)出版社，2000.

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【關(guān)鍵詞】信息時代；高校人事檔案；檔案管理

一、信息時代的特征

信息化的不斷發(fā)展，得益于科學(xué)技術(shù)的不斷進步，以及世界上各個國家之間的聯(lián)系的不斷密切。信息化進程的加深與時代的發(fā)展是一個相互促進的關(guān)系，雙方是彼此前進的有力支持。各個地區(qū)之間的聯(lián)系在不斷地加強。信息的傳遞速度也隨之在不斷地提高，在無形中提升了信息的價值。信息化正以其獨特的優(yōu)勢得到越來越多的人的歡迎，信息化工程的建設(shè)正在如火如荼地進行著。信息化正在被醫(yī)院、學(xué)校等各個領(lǐng)域應(yīng)用到自身的建設(shè)中。信息化程度的不斷加深，促進了信息在不同地域之間的傳遞，方便了人們對信息的了解。在速度競爭不斷激烈的時代中，信息化的發(fā)展在無形中提高了信息本身的價值。各個企業(yè)之間隨著信息化程度的不斷加深，交流與合作也變得更加的順暢和高效。

二、目前高校在人事檔案管理方面的工作現(xiàn)狀

在現(xiàn)階段我國的高校在建設(shè)的過程中，較為重視對教學(xué)、環(huán)境等方面的工作，但是人事檔案這個較小的部分，往往不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)者的重視。對于高校的人事檔案管理工作來說就缺乏了有效系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

（一）缺乏管理意識，管理方式單一

在很多高校中，沒有對人事檔案管理的工作有一個正確的認識，還停留在較為落后的階段，沒有注意到這項工作的重要性。在很多學(xué)校，因為受到工作人數(shù)等條件的限制，缺少專業(yè)的管理人員對人事檔案進行管理，往往只是由相關(guān)人員進行兼職管理。很多管理者認為人事檔案只要在需要的時候能夠查找得到就是完成了這份工作。就是這種較為落后的管理意識，導(dǎo)致目前我國有些高校的人事檔案管理工作沒有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和運用。在現(xiàn)在很多的高校對人事檔案的管理一般還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)實物形式，并沒有采用擁有跟多先進優(yōu)勢的大數(shù)據(jù)方式。這樣的管理方式在信息化不斷發(fā)展的時代顯得較難適應(yīng)時展的要求，有的時候會給一些需要進行檔案查閱的工作帶來一些不必要的麻煩。

（二）缺少專業(yè)人才，管理系統(tǒng)不完善

專業(yè)化的技術(shù)型人才對于不斷發(fā)展的信息化高校人事檔案管理顯得尤為重要，但是目前我國在這方面的專業(yè)人才比較緊缺，這可能與檔案管理工作的枯燥性有一定的關(guān)系。此外，對檔案管理工作的重視程度較低，導(dǎo)致目前我國具有較高能力的專業(yè)人才較少，目前只能尋找一些有一定工作能力的人員來進行相關(guān)的管理。另一方面。由于資金、地域等的限制，我國高校目前的人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)有很大的不足，存在著系統(tǒng)建設(shè)不完善、管理不到位、技術(shù)應(yīng)用不過關(guān)等一些問題。只有不斷的建設(shè)和完善我國的高校人事檔案管理系統(tǒng)，才能促進我國高校人事檔案管理逐漸地走向正規(guī)化和合理化。

三、針對目前我國高校人事檔案管理中存在問題的解決辦法探究

信息化已經(jīng)成為這個時代的重要標志，各個領(lǐng)域都要在不斷地將信息化應(yīng)用到實際的工作中，這樣才能跟緊時代前進的步伐，不斷地前進。雖然目前在我國高校人事檔案管理工作中仍存在著一些問題，但是我們要結(jié)合時展特色，來進行有效的解決。

（一）重視檔案信息管理，提高檔案管理意識

在現(xiàn)階段我國的檔案管理工作還沒有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，我們要通過有效的宣傳手段，進行關(guān)于高校人事檔案管理工作重要性的宣傳，提高人們對檔案管理工作的認識。加強檔案管理工作的意識。基于信息化的不斷發(fā)展，在進行人事檔案管理的過程中，要不斷地更新工作方式，適應(yīng)時展的要求。

（二）注重管理人才培養(yǎng)，完善檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)如今人才競爭如此激烈的環(huán)境中，人才成為了一種重要的資源。在進行高校人事檔案信息化建設(shè)的過程中，也需要很多的專業(yè)人才的支持。為了能夠更好地培養(yǎng)人才和留住人才，高校要制定相關(guān)的制度，促進內(nèi)部人才的培養(yǎng)。在管理的過程中要強調(diào)科學(xué)的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的資源不斷地加強和完善人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，這樣可以方便檔案信息的管理和運用。

四、結(jié)語

在歷史的長河中，人們通過每個時代特有的方式記錄下來重要的事件的發(fā)生。在先進科學(xué)技術(shù)的作用下，在新時代人們有了新的記錄信息的方式。我們要將這種先進的方式應(yīng)用到實際的工作中，在進行高校人事檔案管理工作中，就可以應(yīng)用新的大數(shù)據(jù)的思想，建立起能夠更好地保護信息、促進交流的信息管理系統(tǒng)。讓先進的科學(xué)技術(shù)真正的為人民服務(wù)。

參考文獻：

[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技,2013(28).

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關(guān)鍵詞:高校人事檔案管理 檔案管理意識 規(guī)范性管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

加強高校人事檔案管理的必要性

高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內(nèi)容,是干部、教師隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)，也是衡量一所高校工作質(zhì)量的標志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發(fā)展、穩(wěn)定提供服務(wù)，是落實干部政策、選拔干部、調(diào)整工資、解決待遇、通過國家教學(xué)水平評估等工作的重要依據(jù)，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關(guān)系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關(guān)系到高校人才隊伍建設(shè), 是高?！爸?、用人”的重要依據(jù)。

高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案管理人員人事檔案意識薄弱 ，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。 長期以來，相當(dāng)一部分人員對高校人事檔案管理認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、目前高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后,檔案室面積狹小、設(shè)備簡陋、管理人員數(shù)量不夠,許多高校達不到國家規(guī)定的編制。許多檔案管理人員專業(yè)化不夠、培訓(xùn)不足,影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務(wù)繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務(wù)、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業(yè)人員不愿到檔案室工作。同時,由于高校教師等專業(yè)人員的流動非常頻繁,高校對檔案的利用,以至于依賴程度在增強。高校幾乎所有與教職工相關(guān)的工作都需要人事檔案提供相關(guān)信息。

3、檔案管理人員存在年齡較高,學(xué)歷層次較低，專業(yè)化知識不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業(yè)畢業(yè),其它專業(yè)畢業(yè)的管理人員其學(xué)歷也大多是中專畢業(yè)。年齡較高,學(xué)歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點。非檔案專業(yè)的畢業(yè)生缺乏專業(yè)知識與技能。檔案員所學(xué)專業(yè)不對口,有的只取得檔案管理專業(yè)方面的單科合格證。實踐也充分證明,這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對新的管理方法與模式無所適從,其在檔案管理中很難勝任此項工作。

4、高校人事檔案材料準確性、規(guī)范性、及時性有待加強。教職員工人事檔案材料的真實性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內(nèi)容是經(jīng)過干部本人或者是相關(guān)管理人員人工填寫上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實際工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多人事檔案的部分內(nèi)容出現(xiàn)前后不一致的情況，并且存在較多錯誤。例如：一個人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現(xiàn)了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經(jīng)歷、干部任職時間、工資調(diào)整與數(shù)額等方面也經(jīng)常出現(xiàn)誤差。我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現(xiàn)實的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國家規(guī)定的檔案材料，尤其是院校新調(diào)進來的教職員工，人事檔案材料內(nèi)容可謂是五花八門。例如有些履歷表并沒有填表年月日期以及本人簽字，也沒有上層組織審查意見與公章，部分考核表也存在著諸多類似的問題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫的，有藍色水筆寫的，甚至有鉛筆寫的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。

加強高校人事檔案管理的對策

1、提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，重視發(fā)展，加大投資。高校應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，提高黨委對人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認識到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學(xué)校的長遠發(fā)展規(guī)劃、教師職工隊伍建設(shè)、干部隊伍建設(shè)、退休人員管理、年度計劃及相關(guān)部門的職責(zé)考評相結(jié)合， 同步發(fā)展，定期召開專題會議，學(xué)習(xí)有關(guān)文件精神，總結(jié)檔案工作中遇到的問題， 不斷探討和研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題并提出可行性方案并付之實施。 同時，還需加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發(fā)展建設(shè)中的重要地位并充分發(fā)揮其作用，切實提高教職工的思想認識，認真對待檔案材料，將自己的實際情況收錄于檔案之中，自覺禁止弄虛作假。 加大投入，加強和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善基本條件，建立人事檔案專用庫房，實行檔案室、閱檔室、辦公室的分開，同時建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行考核管理，建立“ 定性、定量、定質(zhì)” 的標準化管理，配合人事管理制度改革的進度，為促進高校人才合理流動做出貢獻。

2、實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化。人事檔案工作的標準化就是要對人事檔案實行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術(shù)語、代碼、分類、計量、統(tǒng)計等基礎(chǔ)標準,也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標準。高校人事檔案管理的標準化,就是按照國際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準。標準化也意味著規(guī)范、科學(xué)、人性化,是檔案建設(shè)和管理的時代要求。

3、實現(xiàn)高校人事檔案管理的規(guī)范化。高校人事檔案的規(guī)范化,就是根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度和要求建設(shè)和管理檔案,嚴格按照制度和國際通行的做法進行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)移、查閱和保護。由于檔案的類型、功能、時效性等存在 差異,因此,應(yīng)該制定不同的規(guī)范和制度,促進檔案與檔案管理工作不斷走向科學(xué)化、現(xiàn)代化?！陡刹繖n案工作條例實施細則》對工作體制、人員配備和職責(zé),內(nèi)容及分類,管理范圍,材料收集、鑒別和歸檔,檔案的整理、保管與保護,提供、利用和遞轉(zhuǎn)等,都有嚴格的要求和規(guī)定。這些規(guī)定是人事檔案管理走向規(guī)范化的重要保證。高校人事檔案應(yīng)該嚴格按照這些規(guī)范進行管理。

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（一）缺少完善的管理體系

如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡(luò)信息化時代的腳步，還未創(chuàng)建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F(xiàn)在逐步建立了檔案管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。

（二）?w檔存有分散性

高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學(xué)校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設(shè)備不齊全導(dǎo)致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。

（三）電子文檔丟失現(xiàn)象

信息化時代，也很容易出現(xiàn)電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個部門匯總而成的。但是，恰恰因為各個部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復(fù)存儲，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強了辦公軟件在教學(xué)和工作中的應(yīng)用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備不健全，所以導(dǎo)致了很多文檔的丟失，以及不能及時歸檔。

二、加強高校檔案中電子檔案的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)

隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）強化規(guī)范操作流程，完善管理機構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險。運用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應(yīng)嚴格按照制度規(guī)定進行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能

檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)，堅持檔案管理便捷、快速、個性化，真正實現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實現(xiàn)計算機技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅持“以人為本”的服務(wù)準則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。

（四）為電子檔案創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴格控制網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。高校應(yīng)該安排專業(yè)人員進行管理，定期對硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進行升級，保證信息安全。相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網(wǎng)絡(luò)安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防和數(shù)字簽名等，對查詢和復(fù)制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴格防止有人惡意拷貝文件。

（五）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度

隨著電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展趨勢，在信息技術(shù)時代，加大科技經(jīng)費投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進行。如何通過資金投入促進電子檔案管理的發(fā)展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學(xué)，我們必須加大對現(xiàn)代設(shè)備的投資。例如，使用計算機檢索更方便，檔案數(shù)據(jù)可以通過縮微膠片、掃描技術(shù)等有效地加以保護。只有運用現(xiàn)代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用效率，從而有效地克服過去檔案工作的落后。因此，增加現(xiàn)代化設(shè)備是十分必要的，同時也能使整個高校檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。

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關(guān)鍵詞：電子檔案 優(yōu)缺點 具體應(yīng)用

一、電子檔案的主要特點

第一，電子檔案是數(shù)字化形式，信息與載體可以分離。電子文件信息以數(shù)字信號方式存在，而非之前的固定實體狀態(tài)，可以在不同載體之間存在與轉(zhuǎn)換。第二，電子檔案對計算機有依賴性。電子文件運用數(shù)字代碼，需要通過計算機機讀與識別，并依靠計算機保證電子文件的可讀性與保管性。第三，電子檔案信息存儲具有快捷、高密度與共享性。電子檔案可以利用計算機實現(xiàn)快速、有效、多方位的組合，通過壓縮技術(shù)增大信息存儲容量，并可以根據(jù)不同需求進行分類。并且，一份電子檔案可以同時被不同地方的不同人使用，增加了其使用價值。第四，電子檔案保管條件要求相對較低。電子檔案信息的內(nèi)容與形式相對獨立，方便數(shù)據(jù)更新與修改，可操作性強，對環(huán)境的溫度與濕度等要求比較低，但紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子檔案時容易失真。

二、高校電子檔案管理的優(yōu)缺點分析

1.電子檔案在高校檔案管理中的優(yōu)勢

（1）電子檔案利用計算機高效的處理能力，可以提高工作效率。通過采用計算機技術(shù)對資料進行收集、存儲、分類、統(tǒng)計與查閱等處理，相較于傳統(tǒng)的人工檔案管理工作，不僅可以節(jié)約大量的人力物力，而且可以減少疏漏錯誤，提高信息的準確性與可靠性。

（2）電子檔案可以通過電子文檔方式存儲，實現(xiàn)信息的交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔麻煩、繁瑣，文件查找困難，信息的共享、調(diào)度與更新效率很低。通過電子檔案管理，不僅可以利用辦公自動化軟件實現(xiàn)高效的體系管理、索引靈活方便、查找快速簡便，而且可以根據(jù)不同的需求進行分類、排序與查找等，從而使文檔管理與調(diào)度更加簡便。

（3）電子檔案文件的傳輸速度與安全性高。電子檔案讀寫速度很快，遠遠超越傳統(tǒng)書寫方法，且存儲信息的空間大。電子檔案可以實現(xiàn)信息資源共享與傳遞，可以提高文件的安全性與時效性。而且，電子檔案保存形式較之紙質(zhì)文檔要求低，具有很強的穩(wěn)定性。

2.電子檔案在高校檔案管理中存在的問題

（1）電子檔案存儲的安全性存有隱患。由于電子檔案存儲量大，且讀寫速度快，如果丟失或者被盜，受損失程度遠超過傳統(tǒng)的方式。如果一些學(xué)校對電子檔案管理不善，存有刪改的風(fēng)險，也可能因為計算機的問題導(dǎo)致電子信息丟失、被修改或被盜等。鑒于高校保管的檔案大多是教職工與學(xué)生的重要信息，安全問題必須重視。而且，電子文檔采用統(tǒng)一字體與標識，不利于分辨真假。

（2）管理方式相對落后，管理機構(gòu)不夠健全?，F(xiàn)階段我國高校電子檔案管理沒有實現(xiàn)真正的電子信息化，仍然存在采用手工操作的部分，管理方式落后，難以滿足社會需求，影響工作效率，不利于教育事業(yè)的長期發(fā)展。且不少高校管理機構(gòu)不夠完善，缺乏必要的電子檔案管理機構(gòu)，導(dǎo)致電子歸檔與保管不能符合檔案管理的要求，欠缺規(guī)范化，容易影響檔案管理的質(zhì)量。

（3）管理人員素質(zhì)亟待提高。目前不少高校對檔案管理工作人員重視程度不夠，不注重對其進行培訓(xùn)，存在電子檔案管理人員素質(zhì)不夠高、專業(yè)知識欠缺現(xiàn)象。且存在不少高齡檔案管理人員，對電腦知識不熟悉，只起到保管作用，不利于電子檔案價值的實現(xiàn)。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.加強電子檔案存儲及計算機的安全

首先應(yīng)加強電子檔案存儲設(shè)備的安全，采用有密級要求的歸檔電子文件，注重對軟件、硬件進行升級更新與維護，檢查其存在狀態(tài)是否良好，并注意對電子檔案進行備份。平時工作過程注意防磁、防劃傷等，保證電子信息的完整與安全。其次是加大電子檔案防火墻的保護，利用身份驗證、數(shù)字簽名、病毒防護等保證電子檔案的完整與安全，注重改進現(xiàn)代化存儲手段，加強電子文檔在存儲、傳輸與保管等方面的保密與安全，努力提高安全水平。

2.強化規(guī)范操作流程，完善管理機構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險。運用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應(yīng)嚴格按照制度規(guī)定進行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

3.加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平，使其掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念。重視檔案管理作用，努力提高管理人員的文化水平，規(guī)范工作標準，實行集中管理，提高管理人員的隊伍素質(zhì)，以利于實現(xiàn)電子檔案管理的作用。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：高校檔案管理 檔案管理科學(xué)化

高校檔案管理師對高校日常工作中產(chǎn)生的各種文件資料的整理、保存和應(yīng)用工作，檔案管理是高校管理層進行決策以及高校師生開展日常教學(xué)工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作的發(fā)展影響著高校其他工作的效率，值得我們進行深入的思考和探索。

一、高校檔案管理概述

（一）檔案管理工作的基本情況

當(dāng)下我國高校檔案管理從傳統(tǒng)管理進入到了信息化管理模式下，立足于網(wǎng)絡(luò)的信息化管理模式能夠有效提高管理效能，但是傳統(tǒng)檔案管理的工作結(jié)構(gòu)仍然影響著該項工作的整體發(fā)展，各高校檔案管理部門都在尋求更科學(xué)的管理模式。

（二）檔案管理工作科學(xué)化的必要性

檔案管理工作科學(xué)化即以符合高校實際情況、符合國家檔案管理相關(guān)法律以及檔案管理工作發(fā)展需求為目標，進行管理工作改進。檔案管理科學(xué)化的目的是為了提高高校檔案的使用效能，進而助力高校發(fā)展，這既是檔案管理工作信息化的結(jié)果，又是檔案管理工作發(fā)展的必然。

二、科學(xué)化檔案管理的思路

（一）以職業(yè)能力提升作為科學(xué)化管理的基礎(chǔ)

檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)是參與該項工作的管理者，從事管理工作的職員怎樣理解檔案管理工作、怎樣尋求工作的改進，怎樣進行工作中的創(chuàng)新，是檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展的前提。因此，進行科學(xué)化檔案管理，首先要提高管理者的職業(yè)能力，只有檔案管理工作者的職業(yè)能力提高了，信息化管理以及檔案服務(wù)等科學(xué)化管理事務(wù)才有可能順利進行。從高校檔案管理發(fā)展來看，管理者所需要提升的職業(yè)能力包括基本的檔案管理能力、信息化操作能力，還包括對待檔案工作的創(chuàng)造能力、與檔案應(yīng)用相關(guān)的研究能力以及進行檔案服務(wù)工作的態(tài)度和決心等。

（二）以管理制度的改進作為科學(xué)化管理的保障

高校檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展，即意味著檔案管理工作的精細化和制度化，管理制度改進是科學(xué)化管理的保障。管理制度的改進包括對原有的檔案管理制度的評價，以及對制度能夠反映的檔案管理工作問題的研究。發(fā)現(xiàn)其中不科學(xué)的部分并加以改革，以高校自身的特征以及檔案管理工作在不同的校務(wù)工作中的輔助作用發(fā)揮為重點，編制新的檔案管理規(guī)范等。

（三）以信息化管理的推進作為科學(xué)化管理的實踐途徑

高校檔案管理工作已經(jīng)進入信息化時代，但是，科學(xué)化管理的實現(xiàn)，仍舊應(yīng)該以信息化管理的推進為主線。信息化管理不僅僅是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案收集或者應(yīng)用，也不僅僅是改紙質(zhì)檔案為電子檔案，用電腦進行檔案存儲等。信息化管理與其說是管理方法，不如說是一種管理思路，將檔案管理工作放置于高校校務(wù)工作的大環(huán)境中，以網(wǎng)絡(luò)化的思維去思考檔案管理工作的改進方向和改進方法。將已經(jīng)開展的信息化管理工作進一步深化，不斷推行更高效的管理策略，都是信息化管理推進的表現(xiàn)，也是踐行科學(xué)化管理的方法。

三、實現(xiàn)高校檔案科學(xué)化管理的建議

（一）重視檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員要從自身工作能力方面入手，通過自主學(xué)習(xí)或者是單位組織繼續(xù)教育等方式豐富管理人員的計算機理論知識，同時強化工作人員的計算機操作能力，能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿嬗嬎銠C操作，減輕自身工作壓力的同時提高檔案管理工作效率。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還要培養(yǎng)自身的個人素養(yǎng)，要愛崗敬業(yè)，重視檔案管理質(zhì)量，能夠?qū)崿F(xiàn)工作崗位的自我約束，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻一份力量。

（二）進行檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)標準化

檔案管理工作制度的改進以業(yè)務(wù)基礎(chǔ)標準化建立為前提，只有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)標準化實現(xiàn)了，才能夠進行精細化的崗位說明，才能夠進行管理制度調(diào)整。要實現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化，關(guān)鍵在于按技術(shù)標準要求進行檔案資料整理和計算機系統(tǒng)的標準化工作；要按標準化要求對檔案資料進行技術(shù)處理，使得檔案資料始終處于科學(xué)化管理狀態(tài)之下；嚴格按照高校檔案實體分類辦法和規(guī)范要求進行操作，才有可能為實現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化奠定良好基礎(chǔ)。

（三）加強檔案管理信息化的資金技術(shù)投入

高校檔案管理信息化的進一步建設(shè)既包括了檔案管理的硬件建設(shè)，也包括了軟件建設(shè)。在硬件建設(shè)方面，檔案管理的場地以及信息化需要的電腦、網(wǎng)絡(luò)接入和特殊治療的存儲空間等都有待提升；在軟件建設(shè)方面，檔案資料數(shù)據(jù)庫以及檔案資料服務(wù)相關(guān)的應(yīng)用程序等還有待升級。我國高校檔案管理工作的歷史和現(xiàn)狀，決定了為實現(xiàn)科學(xué)化管理就必須投入相當(dāng)數(shù)額的資金。這種情況，還必然會持續(xù)很長一段時間。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)在制訂預(yù)算時，應(yīng)當(dāng)為學(xué)校檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入留有一席之地。同時，還應(yīng)當(dāng)保障對檔案管理的資金投入真正做到專款專用。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理的科學(xué)化是該項工作發(fā)展的必然結(jié)果，進行科學(xué)化管理，應(yīng)該思路清晰、邏輯簡明，從檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)入手，理清檔案管理工作中的主次輕重，以科學(xué)的思維方式開展管理工作，只有這樣，高校檔案管理才能夠進一步完善和加強。

參考文獻：

[1]張文艷.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析[J].才智，2016，（05）.

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然而，在高校圖書館檔案管理發(fā)展過程中，還存在著諸多問題亟待解決，有些來自外部環(huán)境或自身管理等因素而引發(fā)的各種問題，常使其成為危機萌生地，如何加強高校圖書館的危機管理，減少危機事件的發(fā)生及利益相關(guān)者的損失，提高高校的聲譽口碑，成為了高校圖書館發(fā)展所面臨的重要問題。

一、高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

（一）忽視檔案管理的重要性

圖書館的檔案是圖書館發(fā)展歷程的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考價值。但在高校中，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，某些圖書館甚至認為檔案對評估沒有多少存在價值，因此在檔案的管理上七零八落，沒有專人管理，也沒有相應(yīng)的管理制度做約束，對檔案缺乏保護措施，檔案管理無法做到集中統(tǒng)一，從而造成檔案的嚴重缺失。

（二）缺乏系統(tǒng)的管理模式

目前很多高校的圖書館都沒有建立一套適合自己發(fā)展的管理制度，缺乏統(tǒng)一的標準與管理模式，由于管理上的混亂以及許多工作人員的疏忽，導(dǎo)致圖書館檔案無法完整的保存，更沒有正規(guī)的對檔案卷宗進行及時的分類編目，標注及登記造冊等，使缺失的檔案無法保持其完整性，特別是某些檔案在提交裝訂過程中，采用不用規(guī)格不同材質(zhì)的紙張，有些檔案文件則采用不同的墨水進行手寫，不僅裝訂起來不夠美觀，同時不利于保存，從而給查找利用帶來不必要的困難。

（三）危機意識淡薄

高校圖書館的危機通?？煞譃闈撛谛晕C與突發(fā)性危機，若按環(huán)境因素來劃分則分為外部危機與內(nèi)部危機，外部危機通常為：臺風(fēng)、地震、火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害引起的造成圖書館斷電、倒塌、水管破裂、文獻受損等情況；內(nèi)部危機通常產(chǎn)生于管理體質(zhì)不完善，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，服務(wù)質(zhì)量地下所導(dǎo)致的圖書館聲譽受損等情況，目前許多高校圖書館都把沒有把危機管理放到重要位置上來，缺乏危機處理能力，無法及時發(fā)現(xiàn)危機隱患，將危機消滅在萌芽中。

（四）人力資源管理水平落后

人才作為圖書館文獻資源之外的另一寶貴資源，已不再是傳統(tǒng)意義上的毫無價值的圖書管理員，而是真正能夠負擔(dān)起信息專家，信息導(dǎo)向與信息管理等方面技能的專業(yè)人才。但目前許多高校都沒有把圖書館員真正作為一種資源，傳統(tǒng)的人事管理無法滿足現(xiàn)代人才發(fā)展的需求，人力資源管理水平的落后，加之許多管理制度的不健全，不能起到正面的約束作用，致使圖書館員無法擺正自身位置，工作積極性不高，人浮于事，服務(wù)意識淡薄。

二、高校圖書館檔案管理中存在的問題

（一）檔案藏量無法滿足查閱者需求

由于高校的重視力度不夠，加之資金投入不足，人力、物力、財力在供給上的缺失，導(dǎo)致圖書館檔案藏量嚴重不足；在圖書館檔案管理過程中，由于管理模式存在方方面面的問題，導(dǎo)致部分檔案利用率不高，檔案資料形同虛設(shè)，且有些工作人員缺乏檔案保管意識，致使部分檔案在經(jīng)年累月中存在缺失現(xiàn)象，無法從根本上滿足查閱者對文獻資料的需求，從而導(dǎo)致查閱者對圖書館抱持懷疑及不信任的態(tài)度，不能做出正面評價，圖書館領(lǐng)導(dǎo)有時也疏于過問檔案的管理情況，這也是成為制約圖書館檔案管理發(fā)展的重要因素之一。

（二）人員配置不適應(yīng)現(xiàn)有發(fā)展

目前許多高校圖書館都沒有配備專門的檔案管理人員，大多數(shù)還屬于兼職工作， 只負責(zé)登記、收藏、保管等一般性工作，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，也沒有進行必要的思想教育，所以在工作中不能產(chǎn)生正確的認識，認為這是一個無足輕重的工作。

另一方面，由于檔案管理人員對于檔案管理工作投入的精力不夠，加之經(jīng)費不足及領(lǐng)導(dǎo)對此項工作缺乏正確的認識和重視，導(dǎo)致檔案管理人員不斷的更換，使得許多檔案不是缺失就是斷檔，甚至許多資料該登記的沒有登記，該存檔的沒有存檔，導(dǎo)致檔案工作在管理過程中出現(xiàn)嚴重的紕漏，甚至危及圖書館學(xué)高校聲譽。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及工作態(tài)度已無法滿足現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展需求，因此，提高圖書館檔案管理人員綜合素質(zhì)及檔案管理能力，成為了當(dāng)前圖書館良性發(fā)展的主要任務(wù)。

（三）檔案數(shù)字化進程緩慢

在信息化網(wǎng)絡(luò)時代，許多高校圖書館的檔案管理還處于手工存取階段，從檔案載體來看，紙質(zhì)檔案比重較大，電子檔案、影像資料文獻檔案的種類和數(shù)量相對較小，檔案管理還是沿襲傳統(tǒng)的管理模式，沒有與圖書文獻信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進程緩慢。在文獻信息交流自動化的網(wǎng)絡(luò)時代，這種館藏檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資料的需求，特別是在已實現(xiàn)館藏文獻資源服務(wù)自動化的圖書館，其自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書文獻信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步。

（四）危機處理能力薄弱

高校圖書館作為一個開放的有機體，諸多內(nèi)外因素都可能對其發(fā)展和生存構(gòu)成威脅，形成危機。然而，目前許多高校圖書館對危機管理的重視程度與危機處理能力還很薄弱，人員配備不夠，資源匱乏，服務(wù)措施不利，這些都是當(dāng)前普遍存在的問題。

目前我國學(xué)術(shù)界對圖書館的危機管理主要還是以學(xué)術(shù)研究為主，能立足于高校圖書館面臨的具體危機做調(diào)查研究的尚屬少數(shù)，缺乏強有力的數(shù)據(jù)和案例支持，因而其針對性和可操作性不強。從現(xiàn)存的圖書館危機的文章中來看，對于高校圖書館危機問題的研究也多是流于形式的那些困難，對于某些存在危機的問題還沒有形成足夠的危機意識，如對外國留學(xué)生的信息服務(wù)和對殘疾人的信息服務(wù)等，探討的很少。即便有，也沒有深入的探討危機產(chǎn)生的原因，提出的解決策略也多為空泛之談。

（五）無有效的評估制度做指導(dǎo)

目前很多高校圖書館都施行了績效評估制度，但大部分都做的不夠深入，不是使評估制度流于形式就是違背了績效評估的初衷，評估效果之所以難以達到預(yù)期，歸納起來有如下原因：

首先，考核目的不夠明確?？冃Э己说氖滓康氖菍芾磉^程的一種控制，通過評估發(fā)現(xiàn)員工工作的不足，明確改進方向，提高員工績效，從而更好的實現(xiàn)組織目標。但在實施過程中，被考核者往往錯以為考核只是走走形式，沒有對考核進行正確的認識，可以說完全背離了考評的初衷。

其次，評價指標定位不明。目前許多圖書館在實施績效考核中都出現(xiàn)考核標準的界定過于籠統(tǒng)、寬泛，指標設(shè)計缺乏可量化行的問題，讓被考核者對指標的理解存在歧義，使考核失去公平公正的原則。

再次，缺乏反饋機制。在考核工作中，有效的溝通是整個績效管理系統(tǒng)不可缺少的一環(huán)，也是實現(xiàn)考核效果的重要保證。然而，目前許多圖書館在反饋問題上都是類似于年終小結(jié)的形式，無法做到雙向的反饋溝通，這種為考核而考核，不重視考核結(jié)果的做法直接影響到館員對考核結(jié)果的正確認識，從而影響到館內(nèi)團結(jié)，導(dǎo)致館員工作質(zhì)量下降，使考核失去了原本的目的。

最后，是缺乏獎懲機制。目前許多高校圖書館在考評過程中，往往只重視考評過程，輕視獎懲環(huán)節(jié)，不能從根本上實現(xiàn)考評與獎懲相掛鉤，考評結(jié)果的好壞對館員無實質(zhì)性的影響，這種沒有獎懲機制的做法，使考評流于了形式。

三、改善建議及具體措施

（一）實現(xiàn)資源共享，滿足查閱者日益增長的需求

在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，由于科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進步，圖書文獻資料的價格不斷增長，居高不下，沒有一個圖書館能在有限的館舍條件、經(jīng)費和人力的情況下，把所有的文獻資料搜集齊全，加工整理，有效傳遞。而要想解決這個問題的根本途徑，就是要做到資源共享。 圖書館的資源包括各類館藏、目錄及人員設(shè)備等，若有兩個以上的圖書館共同使用這些資源時，就做到了資源共享。 現(xiàn)在許多高校的圖書館都已經(jīng)采取了各種措施，在采購、編目、存儲、館際之間互相借閱等領(lǐng)域開展多種形式的館際工作，使資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享。這不僅節(jié)約了人力成本和經(jīng)費，而且還為開拓新領(lǐng)域，擴大服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量等方面，帶來了新的資訊與發(fā)展契機。資源共享作為高校圖書館的一個發(fā)展目標，終究會得以實現(xiàn)。

（二）提高員工素質(zhì)，健全管理制度

檔案管理是高校圖書館管理工作的首要任務(wù)，因此，提高員工素質(zhì)，完善各項管理制度，建立標準化的管理體系就顯得十分必要。在用人方面，可選用責(zé)任心強、并具有較高學(xué)歷及文化素養(yǎng)的人才，主要承擔(dān)圖書館檔案管理的全部職責(zé)， 檔案人員一經(jīng)落實，需保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動。另外還需從實際出發(fā)，開展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多讓他們參加專業(yè)培訓(xùn)班和實際操作學(xué)習(xí)， 逐漸積累檔案管理的專業(yè)知識和經(jīng)驗。同時檔案管理人員還需更新觀念，掌握先進的計算機和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，打造一支具有廣博的知識、敏銳的信息意識和較高的信息處理能力的復(fù)合型專家隊伍，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢。

要搞好圖書館檔案工作，必須建立一系列科學(xué)、系統(tǒng)、并且適合本館發(fā)展的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書館工作的特點和具體情況，以制度的形式確定內(nèi)部管理溝通的執(zhí)行方式、途徑渠道，以及評估方法，使內(nèi)部管理溝通有依據(jù)可循，不以某個領(lǐng)導(dǎo)意志的改變而改變，這是圖書館內(nèi)部管理溝通能夠長期存在并付諸實踐的必然條件。

檔案管理服務(wù)于管理又作用于管理，圖書館完善的管理制度和規(guī)范化的管理工作程序，能有力促進圖書館檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進程。

（三）加快圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

加快圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，隨著時代的發(fā)展， 人們對檔案信息的需求及檔案開發(fā)的要求越來越高，讀者通?？梢酝ㄟ^計算機技術(shù)進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查詢到計算機中所需的數(shù)字化的文件內(nèi)容，極大地方便了用戶，這不僅最大限度地延長了檔案的壽命， 更快捷地為讀者提供了檔案信息。

國內(nèi)某高校甚至研發(fā)了一個文件檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息可包含文本、圖像、視頻、音頻及其他類型的信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可實現(xiàn)文件審核、高級檢索等功能，使檔案管理可實現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理并存。

這種檔案管理模式，逐步實現(xiàn)了圖書館檔案的數(shù)字化，為檔案管理開辟了廣闊前景，同時也給檔案工作帶來變革。因此，檔案工作必須采用計算機為主的數(shù)字化發(fā)展技術(shù)，結(jié)合高校圖書館的特點，最大限度地開發(fā)高校圖書館檔案信息資源，為圖書館管理工作提供積極有效的服務(wù)。

（四）建立有效的危機管理體系

高校圖書館在管理過程中可能會遇到各種類型的危機，如果對危機管理過于忽視或是危機意識不足，極有可能給圖書館造成無可挽回的重大損失，因此當(dāng)務(wù)之急，就是要建立有效的危機管理體系，將危機消滅在萌芽。

首先要建立危機管理機構(gòu)，并成立危機管理小組，加強與外部危機處理機構(gòu)的合作，建立危機預(yù)警機制，制定危機應(yīng)急方案以及應(yīng)對措施。其次，需加強圖書館網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，加大監(jiān)控力度，建立高效的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期檢測硬件的安全性，做好維護工作。再次，完善評估制度，將危機管理工作的指標納入考核指標體系，同時還要培養(yǎng)員工的危機意識，進行必要的教育培訓(xùn)，提升員工危機處理的知識和經(jīng)驗。

最后要在館內(nèi)建立和諧的文化氛圍，培養(yǎng)員工的愛館意識，增強員工的歸屬感，認同感，提升館內(nèi)凝聚力及向心力。只有這樣，才能激發(fā)員工的工作熱情，降低摩擦，減少不必要的損失，使圖書館具備較強的危機處理能力，從而達到預(yù)防、弱化和消除危機的目的，保證圖書館健康和諧的發(fā)展。

（五）管理模式向企業(yè)化發(fā)展轉(zhuǎn)變

圖書館向企業(yè)化發(fā)展是指圖書館參考企業(yè)的管理模式與方法，以讀者為導(dǎo)向提供服務(wù)，運用現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)的管理方法改革圖書館管理模式，提高圖書館的經(jīng)濟和社會效益。由此可見，圖書館實行企業(yè)化管理并不是要把圖書館當(dāng)作企業(yè)來經(jīng)營，而是要把企業(yè)先進的管理方法運用到圖書館的管理中。

首先，需建立符合本館發(fā)展的管理體制和制度，明確職位發(fā)展定位，制定具有積極性的激勵機制與約束機制，培養(yǎng)圖書館自主經(jīng)營意識，精簡機構(gòu)，提高效率，使組織趨于扁平化結(jié)構(gòu)管理。

其次，是實行崗位責(zé)任制，引進現(xiàn)進的人事管理體制，改變過去權(quán)責(zé)不清，分工不明，效率不高的工作狀態(tài)，注重激發(fā)圖書館工作人員內(nèi)在潛能，提高工作積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率，實現(xiàn)個人價值。

篇9

【關(guān)鍵詞】檔案管理人員；職業(yè)素養(yǎng)；培養(yǎng)方式

一、新時期高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)容

（一）道德素養(yǎng)。檔案管理人員要嚴格遵循檔案管理工作的規(guī)章制度，在檔案管理過程中，要遵守檔案道德規(guī)范準則。始終保持積極的工作態(tài)度，做到愛崗敬業(yè)，要有較高的責(zé)任心和敬業(yè)精神，積極主動、一絲不茍地做好檔案管理工作，嚴格遵照檔案法的相關(guān)規(guī)定辦事，不能遺漏和錯錄檔案，要確保檔案信息的真實和全面。（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，需要檔案管理工作人員熟練地掌握有關(guān)檔案方面的政策法規(guī)和專業(yè)知識，并結(jié)合信息技術(shù)建立電子檔案，實現(xiàn)檔案建設(shè)信息化。因此，作為一名檔案管理工作人員，需要密切關(guān)注國家政策的動態(tài)與方向，不斷創(chuàng)新自身的思維，從宏觀和微觀角度不斷地滿足檔案管理工作的需求。將政策法規(guī)與檔案方面的工作要求結(jié)合起來，全面掌握檔案工作的規(guī)律，選取具有針對性的檔案政策，促進自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。（三）能力素養(yǎng)。就能力素養(yǎng)而言，主要是組織協(xié)調(diào)和檔案收集以及決策制定等方面的能力，最終促進檔案管理管理工作高效實施的同時，為各項決策的制定提供意見建議。（四）文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)在于注重自身文化素質(zhì)水平的提升，在檔案管理中做到以人為本，注重自身在檔案管理中的作用發(fā)揮，提升自身對檔案文化的認識，促進檔案文化的傳播，加強檔案文化的學(xué)習(xí)，提高文化素養(yǎng)的同時，促進自身專業(yè)素養(yǎng)的提升。所以文化素養(yǎng)也是高校檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)之一。

二、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)方式

（一）加大重視，落實職責(zé)。在高校檔案管理工作中，為促進檔案管理水平的提升，我們必須要確保檔案管理工作責(zé)任的落實。因此，作為高校檔案管理人員，應(yīng)切實意識到強化檔案管理工作的重要性，并及時地掌握有關(guān)政策法規(guī)，不斷提高自身的檔案意識，盡可能地為檔案管理工作的開展致力于良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)。所以必須在檔案管理之前，就需要對檔案管理職責(zé)進行明確，確保檔案管理規(guī)范并不斷完善，切實注重檔案管理的投入，加強對檔案管理的監(jiān)督，不斷強化其責(zé)任意識，切實注重檔案鑒定與審核工作的開展，為檔案管理工作的開展提供強大的支持。（二）完善制度，規(guī)范科學(xué)。在檔案管理中，需要對各項管理制度不斷完善，致力于思想觀念轉(zhuǎn)變，確保各項檔案管理工作得到高效的開展。在制度完善過程中，需要科學(xué)規(guī)劃檔案管理的流程。嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)和高校檔案管理的實際，及時地制定有關(guān)檔案管理細節(jié)，對各項管理職能進行科學(xué)的劃分，并結(jié)合自身的實際，對工作目標進行制定，并對檔案的查詢和保存以及歸檔等制度進行明確，確保整個檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。（三）強化信息化建設(shè)力度。在做好上述工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)力度，切實借助計算機網(wǎng)絡(luò)科技信息技術(shù)，盡可能地提高檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化水平。既要注重自身在檔案管理中作用的發(fā)揮，還要加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高檔案的信息化建設(shè)進程，加強財務(wù)管理軟硬件的建設(shè)，將財務(wù)管理工作與自身的各項業(yè)務(wù)活動進行有機的結(jié)合，確保檔案歸檔的及時性和有效性。此外，還應(yīng)切實注重財務(wù)信息的采集與整理，及時做好數(shù)據(jù)的升級和完善，才能更好地便于檔案的利用，更好地促進檔案管理作用的發(fā)揮。這就需要對檔案管理系統(tǒng)功能進行完善，加強對有關(guān)檔案人員的教育和培訓(xùn)，及時提高其專業(yè)知識水平，才能更好地加強對其的應(yīng)用，將檔案的價值發(fā)揮出來，提高信息化的建設(shè)成效。（四）開展高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育。職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，在做好上述工作的同時，還要在日常工作中加強對其的職業(yè)素養(yǎng)教育，引導(dǎo)其意識到自身在檔案管理中的作用，堅持職業(yè)道德，強化職業(yè)道德素養(yǎng)教育與培訓(xùn)，不斷強化其自身的責(zé)任意識和管理意識，主動積極地參與到高校檔案管理工作之中，并加強對其的改進和優(yōu)化，通過強化對其的職業(yè)素養(yǎng)教育，進一步促進其職業(yè)素養(yǎng)的培育。此外，還要加大對其的培訓(xùn)力度，切實提升其專業(yè)技術(shù)水平，才能適應(yīng)未來發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

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關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

現(xiàn)階段，全世界的高等教育早已經(jīng)進入了一個信息化的時代，高新信息技術(shù)在高等教育管理中扮演著重要的角色。在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術(shù)的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，進一步也使得高校的管理工作邁進了一個嶄新的階段。

高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.相關(guān)人員思想觀念滯后

在高校的各項管理工作中，檔案管理一直是重要的組成部分；而在信息時代，高校檔案工作更是作為校園信息資源實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。高校檔案管理工作伴隨著技術(shù)的發(fā)展，其工作形式與內(nèi)容也在不斷變化。面對不斷發(fā)展的檔案工作，相關(guān)管理人員對其的重視程度不高，沒有充分認識到工作的必要性及其對整個學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質(zhì)的工作，認為此類工作對學(xué)校的管理工作無關(guān)緊要。因此，在實際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實際行動上對檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無實質(zhì)性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，以至于無法勝任檔案管理的現(xiàn)象，管理人員缺乏培訓(xùn)。

2.檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無法得到可靠保障，嚴重耗費人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因為相關(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計算機，但實際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計算機軟件在編制過程中，計算機編程人員對檔案管理工作缺乏認識，導(dǎo)致開放出的管理軟件實用性不強，無法勝任高校檔案管理工作。

3.資源共享存在弊端，高校合并帶來新問題

目前高校的檔案管理分工較細，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對信息收集與統(tǒng)計過程中存在信息重復(fù)收集，資源無法實現(xiàn)共享，浪費人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。

提高高校檔案管理水平的若干措施

1.優(yōu)化高校檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是高校檔案管理主要的兩種模式。納入模式指的是高校本校檔案館管理高校各個部門所用的檔案，實行檔案業(yè)務(wù)管理；非納入管理模式是相對于納入管理模式而言的，其表現(xiàn)形式多變，不同部門的檔案管理模式不一致。舉個例子，一些高校中人事部門專門管理人事檔案，而學(xué)生檔案則由學(xué)校教務(wù)處等部門進行綜合管理，更細化的分，非納入模式也可以分為按歸口部門分散管理模式即相對集中的管理模式。針對納入與非納入兩種管理模式，非納入管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)施功能，實現(xiàn)檔案信息資源的可靠共享，需要投入的人力也較少；而納入管理模式更利于對資料收集過程中存在的問題，通過大類檔案查找的方式加以補充，較為方便。

2.高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理信息化的實現(xiàn)，依賴信息的數(shù)字化。針對高校檔案的具體特點，管理人員要通過轉(zhuǎn)變思路，運用先進的科學(xué)技術(shù)，推動檔案信息數(shù)字化的實現(xiàn)，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)需要大量人力、物力及財力的支持，需要多方的高效合作，在具體的數(shù)字化建設(shè)過程中考慮到學(xué)校檔案資料量的巨大，也沒有必要對所用的檔案進行數(shù)字化處理，只需要針對其中價值較高的檔案進行處理，此類檔案資料能夠在社會生產(chǎn)中產(chǎn)生較大的經(jīng)濟效益及社會效益；而其他類別的檔案資料則暫時不考慮實施數(shù)字化處理，使得檔案信息資源的數(shù)字化效率大為提升。在整個檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的過程中，要做好檔案資料的調(diào)研工作，依據(jù)前期的調(diào)研結(jié)果制定高效的數(shù)字化方案，嚴格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，嚴格控制處理的成本，提高資源的利用率，減少浪費，降低后續(xù)的檔案管理成本?？偠灾?，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，要重視成本控制，講究效益。

3.依照標準規(guī)范進行高校檔案信息化管理建設(shè)

在高校檔案信息化建設(shè)過程中，要按照相關(guān)規(guī)范標準進行電子資源歸檔、標識、描述、查詢及傳輸管理等。檔案信息化建設(shè)中的標準規(guī)范好比公路的交通規(guī)則，各種信息資源的管理要嚴格遵守規(guī)則，以保障檔案管理信息內(nèi)容及運行的暢通無阻。檔案管理中統(tǒng)一輸入格式、代碼符號及轉(zhuǎn)換規(guī)則的制定，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，各類標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息的標準化管理主要包括三個方面的內(nèi)容：（1）管理性標準規(guī)范；（2）業(yè)務(wù)性管理規(guī)范；（3）技術(shù)性標準規(guī)范。檔案管理計算機使用的相關(guān)規(guī)定標準、信息資源合法性判斷規(guī)則是管理性標準規(guī)范的主要構(gòu)成部分；業(yè)務(wù)性標準規(guī)范包括了檔案處理規(guī)范、檔案術(shù)語標準、信息資源標識標準及數(shù)據(jù)格式標準等；而數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范及水印技術(shù)規(guī)范等則組成了技術(shù)性標準規(guī)范。

4.提升檔案管理隊伍素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)歸根結(jié)底還得依靠人來完成，提高高校檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)有利于實現(xiàn)檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化管理要求管理人員具備較強的檔案專業(yè)素質(zhì)，要具備一定的信息技術(shù)知識。具體而言，高效檔案管理隊伍應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質(zhì)；（2）信息化的管理理念，團隊合作的精神；（3）掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質(zhì)是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽感，在工作中實現(xiàn)自我價值；信息化管理理念及團隊合作的精神是實現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，通過樹立信息服務(wù)理念，加強管理隊伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運用先進的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

21世紀是一個信息化的時代，高校檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變是必然的趨勢。通過合理運用網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)信息資源的共享，有助于高校提升管理水平，為社會提供高質(zhì)量的服務(wù)。檔案作為一個極為重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴隨著檔案管理信息化水平的逐步提升，其管理將邁上一個嶄新的臺階。高效的檔案管理系統(tǒng)就為社會生活提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也在為高校檔案社會化的實現(xiàn)奠定了扎實的基礎(chǔ)，使得高校檔案管理更加適應(yīng)于社會發(fā)展的需要。

參考文獻

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