導(dǎo)語：如何才能寫好一篇畢業(yè)生檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理重要性；內(nèi)容；建議

一、高校學(xué)生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經(jīng)過長(zhǎng)達(dá)幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），由教育部部長(zhǎng)周濟(jì)和國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)聯(lián)合，從2008年9月1日起實(shí)行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國(guó)檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報(bào)名表、體檢表、政審表、高考成績(jī)、中學(xué)學(xué)籍、獎(jiǎng)懲材料等）。

（2）入學(xué)通知書及準(zhǔn)考證。

（3）入學(xué)登記表。

（4）軍訓(xùn)鑒定表。

（5）在校期間受院級(jí)（包括院級(jí)）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)登記表及各種紀(jì)律處分決定。

（6）學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料（入團(tuán)志愿書、入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、預(yù)備黨員考察材料等）。

（7）學(xué)年鑒定表。

（8）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績(jī)表、就業(yè)報(bào)到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間。以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

（1）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒有建立完善的考核機(jī)制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

（2）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門（學(xué)生處）進(jìn)行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門（學(xué)生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、材料缺失等等。

（3）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門相互推諉，有時(shí)學(xué)生查一個(gè)檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。

（4）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國(guó)家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場(chǎng)、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來了不良影響。

四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

（1）首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理。將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

（2）加強(qiáng)對(duì)高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識(shí)，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗(yàn)得到不斷的充實(shí)。

（3）加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，做好平時(shí)收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理模式

高職院校作為我國(guó)高等教育的重要組成部分,肩負(fù)著為國(guó)家培養(yǎng)、生產(chǎn)、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發(fā)展，為社會(huì)、區(qū)域輸送的是應(yīng)用型人才，高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從高中（中專）階段及大學(xué)期間個(gè)人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷和重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實(shí)、可靠的第一手資料。高職院校的學(xué)生檔案管理也有其自身的特點(diǎn)，重視和加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理和利用，是新形勢(shì)下高職院校檔案建設(shè)工作的重要內(nèi)容之一。

一高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與不足

1.檔案管理意識(shí)淡薄

現(xiàn)在畢業(yè)生到社會(huì)上工作，只有公務(wù)員、事業(yè)性單位、國(guó)企等少數(shù)單位是需要調(diào)檔案、辦戶口的，很多公司、企業(yè)都不需要辦理戶口，需求調(diào)整檔案，導(dǎo)致許多畢業(yè)生認(rèn)為只要有施展才華的舞臺(tái)和高收入就可以，人事檔案已經(jīng)成為無關(guān)緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認(rèn)為職稱已不是證明人才能力的惟一標(biāo)準(zhǔn)，如果不參加職稱評(píng)定，就不需要使用檔案。我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理制度在很長(zhǎng)一段時(shí)間還不會(huì)取消，隨著人事制度改革的深入推進(jìn)，人事管理將逐步進(jìn)入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)以后，要面臨落戶、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)等問題，這些都需要查閱檔案；畢業(yè)生繼續(xù)升學(xué)、報(bào)考公務(wù)員也需要使用檔案。因此，檔案意識(shí)淡漠最終將使個(gè)人的權(quán)益受到嚴(yán)重的損害。

2.學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠全面，形式比較單一

現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案一般包括學(xué)生中高考檔案、學(xué)生在校期間填寫的登記表、黨(團(tuán))籍材料、獎(jiǎng)(懲)材料、高職院校畢業(yè)生登記表、成績(jī)檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學(xué)生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對(duì)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)記錄少，如學(xué)生參加集體活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)或輕微違紀(jì)情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案整理和在校期間學(xué)籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經(jīng)使用單純流水號(hào)的方法，已經(jīng)不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續(xù)不完備，如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、沒有學(xué)校公章；學(xué)生成績(jī)單沒有教務(wù)部門的公章或用復(fù)印件替代。二是書寫用筆不標(biāo)準(zhǔn)，填寫檔案材料時(shí)存在采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)材料頁面設(shè)置不標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)格不一的紙張開本和頁邊距設(shè)置在學(xué)生檔案里隨處可見，增大了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的難度[1]。

4.入學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞途徑不規(guī)范，新生檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重

實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。檔案都由考生自行帶入學(xué)校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發(fā)生。高職院校中，中職升高職學(xué)生的檔案還經(jīng)常分地點(diǎn)存放。因中職生畢業(yè)后可直接就業(yè)，故部分中職院校將學(xué)生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學(xué)生帶入學(xué)校，造成檔案內(nèi)容不完整。

隨著高職院校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國(guó)家不再對(duì)高職院校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分。應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案通常經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，從學(xué)生本人轉(zhuǎn)到學(xué)校立卷各院系，再到就業(yè)指導(dǎo)辦、地市級(jí)教育局（人事局），最終到就業(yè)單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對(duì)高職院校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多、人員雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案錯(cuò)投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規(guī)

高職院校學(xué)生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規(guī)，過于強(qiáng)調(diào)其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發(fā)利用、為社會(huì)提供服務(wù)的宗旨，嚴(yán)重制約了高職院校學(xué)生檔案的提供利用，高職院校學(xué)生檔案平時(shí)只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢(shì)下高職院校學(xué)生檔案的創(chuàng)新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會(huì)檔案意識(shí)

提高全社會(huì)的檔案意識(shí)并不單純是學(xué)生或?qū)W校的事情。想要提高全社會(huì)的檔案意識(shí)必須由社會(huì)、用人單位、高職院校和學(xué)生共同做出努力。第一，各級(jí)人事檔案管理部門應(yīng)通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實(shí)例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識(shí)到人事檔案的背后是人事管理關(guān)系，涉及每個(gè)人的合法權(quán)益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔(dān)保單位、職稱評(píng)定的申報(bào)單位、社會(huì)管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現(xiàn)在全國(guó)大部分地區(qū)都實(shí)行高中畢業(yè)生自帶高中學(xué)籍檔案到錄取院校報(bào)到的做法，各院?？衫眯律雽W(xué)繳交檔案之機(jī)讓學(xué)生了解這一做法的作用和意義，讓學(xué)生樹立初步的檔案意識(shí)。通過加強(qiáng)宣傳教育，讓學(xué)生知曉在校期間哪些材料將進(jìn)入畢業(yè)生檔案；在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校則應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托校園網(wǎng)、就業(yè)網(wǎng)、校報(bào)、就業(yè)宣傳欄等平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識(shí)[2]。

2.豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級(jí)證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入檔案。這樣一方面能真實(shí)、全面、動(dòng)態(tài)地反映學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷，同時(shí)也可對(duì)學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。學(xué)生參加社會(huì)有益組織的活動(dòng)情況，如青年志愿者等，以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過自學(xué)同時(shí)獲得本科學(xué)歷的證書等等，都?xì)w入學(xué)生檔案，從而豐富了學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3.建立真實(shí)性和完整性相統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡(jiǎn)單的趨勢(shì)，這與網(wǎng)上招生方式有著密切的聯(lián)系。但是，這種簡(jiǎn)單化的方式絕不能理解為在檔案內(nèi)容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進(jìn)檔案填寫內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統(tǒng)一，填寫內(nèi)容要真實(shí)、完整，相關(guān)指標(biāo)項(xiàng)目的含義要清晰、準(zhǔn)確、有效。第二，考生紙質(zhì)檔案歸案項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范。

學(xué)生檔案信息的開發(fā)利用是提高學(xué)生檔案管理整體水平的重要任務(wù)。學(xué)生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點(diǎn)，轉(zhuǎn)變“無所作為”的思想認(rèn)識(shí)，把學(xué)生檔案信息開發(fā)利用作為學(xué)生檔案管理工作的重要內(nèi)容之一來看待。如：可充分利用學(xué)生檔案管理軟件，編制學(xué)生信息庫(kù)，通過跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行分析，為學(xué)校進(jìn)一步改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，加快課程改革，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)畢業(yè)生充分就業(yè)提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)和高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，認(rèn)為高職院校學(xué)生檔案管理必須實(shí)行“雙套制”管理方式，即實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔保存并進(jìn)行管理和利用的方式，實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理與紙質(zhì)檔案互補(bǔ)、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學(xué)生檔案與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,就可以顯示學(xué)生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；便于查閱；可同時(shí)滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學(xué)生檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循

以《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的《學(xué)生檔案管理制度》及《畢業(yè)生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統(tǒng)一的入學(xué)登記表格和《檔案材料標(biāo)準(zhǔn)填寫方法》，確保歸檔內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和一致性。在嚴(yán)格遵守《畢業(yè)生檔案管理制度》的同時(shí)，建立全面的檔案郵寄登記及回執(zhí)手續(xù)，保證畢業(yè)生檔案不錯(cuò)發(fā)、不漏遞。根據(jù)高職院校某些專業(yè)需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格辦理登記手續(xù)后，方能將檔案密封借出[3]，確實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確、有效，保證檔案材料按時(shí)、完整的歸還。建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序，在保證檔案管理高質(zhì)量、高效率的同時(shí)，提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。

綜上所述，做好高職院校學(xué)生檔案管理工作，是學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)危機(jī)的情況下，不僅有利于畢業(yè)生就業(yè)，還有利于促進(jìn)高職院校自身建設(shè)，提高社會(huì)信譽(yù)，檔案工作者在實(shí)際工作中仍需加強(qiáng)研究，不斷提高學(xué)生檔案管理工作水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，為畢業(yè)生將來的道路鋪設(shè)檔案的良好道路，進(jìn)而提高高職院校的整體管理水平，為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)：

陳凱俠：高職院校學(xué)生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

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關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡(jiǎn)稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國(guó)家教委第6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡(jiǎn)稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的，共七章四十三條，2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》，從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述，對(duì)高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)國(guó)家對(duì)高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化

1.擴(kuò)大適用范圍，把成人高校納入辦法適用對(duì)象

21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，除普通高校外，成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展，而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分，很顯然原《管理辦法》中只針對(duì)普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍，涵蓋了各級(jí)各類的高等學(xué)校，有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)?！保貏e把成人高等學(xué)校列出，這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向，有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》，成人高校可以重新修訂本學(xué)校的檔案工作管理辦法，這為提升學(xué)校的管理能級(jí)、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，規(guī)定“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”，“國(guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”，確定了政府教育行政部門對(duì)高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé)，明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確，操作性強(qiáng)，有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長(zhǎng)是高校檔案工作的第一責(zé)任人，強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任，《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解本校檔案工作的現(xiàn)狀，統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。

3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)

新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍，這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展，使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)?！皯?yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度”，以評(píng)促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”，規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé)，保證學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容

高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生，原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué)，而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本，學(xué)生以學(xué)習(xí)為本，新《管理辦法》對(duì)此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容，具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案，畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束，檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個(gè)過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中，把學(xué)生、學(xué)校和對(duì)社會(huì)有價(jià)值的檔案并列起來，充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性，體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)學(xué)生的人性化管理。

5.從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢(shì)在必行，新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。

新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限，突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位，這符合時(shí)展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南，檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對(duì)檔案工作者的人文關(guān)懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇?！边@個(gè)規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面，為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。

對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員，“保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”，這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對(duì)因?yàn)殚L(zhǎng)期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí)，體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對(duì)高校檔案工作者的人文關(guān)懷。

二、新《管理辦法》對(duì)成人高校檔案管理的影響

目前，成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距，特別是隨著成人高校工作能級(jí)的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比，成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對(duì)新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求，加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。

1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下，成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面，使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢(shì)的需要，檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)、更新檔案專業(yè)知識(shí)，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高，在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能夠積極開展檔案利用工作，為成人高校的發(fā)展和評(píng)估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。

3.大力加強(qiáng)電子檔案管理，不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑

隨著人類進(jìn)入信息時(shí)代，檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展，成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn)，這對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求，必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)成人高校檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的普遍使用，成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務(wù)管理軟件，從錄取新生開始，將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索，將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績(jī)檔案等信息化管理。同時(shí)，成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份，減少紙質(zhì)檔案的使用，努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。

總之，成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此，作為成人教育檔案工作者，要按照法制化的要求不斷走上正規(guī)，不斷加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，充分發(fā)揮成人教育檔案功能，為推動(dòng)成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作做好服務(wù)和保障工作。

參考文獻(xiàn)

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，(12):136-137.

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 關(guān)鍵詞  高校  學(xué)生檔案  精細(xì)化  管理 

         在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。

         一、學(xué)生檔案的內(nèi)容

         一般來講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料,其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。

         學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對(duì)學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對(duì)這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。

         二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程

         學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來著手：

         （一）收

         要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊(cè)登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。

         （二）清

         它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級(jí)院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級(jí)為單位進(jìn)行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級(jí)的學(xué)生名單并標(biāo)注出無檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級(jí)院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。

         （三）存

         1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類。

         2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。

一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級(jí)中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級(jí)中抽取出來，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識(shí)、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類做好準(zhǔn)備。

         3.托管檔案的存放。2002 年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會(huì)隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來進(jìn)行存放。

         4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學(xué)校無人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

        （四）填

         一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時(shí)，要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級(jí)的簡(jiǎn)稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等?？傊褪且ＷC學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。

         （五）裝

         一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級(jí)院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠(chéng)信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)去二級(jí)院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以便隨時(shí)更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。

 在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對(duì)畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號(hào)、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對(duì)應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。

         （六）寄

         在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。

 （七）查

 有條件的高?？梢栽O(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺(tái)，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>

         （八）退

         在這方面主要是針對(duì)中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。

          “一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切。”要真正做到這一點(diǎn)，說難也難，說不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺(tái)也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會(huì)。

 

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成教生檔案歸檔材料從產(chǎn)生到整套檔案流轉(zhuǎn)，整個(gè)過程涉及學(xué)生本人、各班班主任、各專業(yè)成教工作負(fù)責(zé)人、學(xué)生檔案管理人員等。建立材料完整、內(nèi)容準(zhǔn)確的學(xué)生檔案，需要各層面人員充分認(rèn)識(shí)到成教生檔案的重要性，進(jìn)而認(rèn)真對(duì)待每份材料的產(chǎn)生、歸檔。學(xué)?？梢愿鶕?jù)成教生的學(xué)習(xí)方式，在新生開學(xué)初布置學(xué)生填寫學(xué)籍卡相關(guān)內(nèi)容時(shí)給他們組織一次學(xué)生檔案知識(shí)講座或者發(fā)一封信，告知學(xué)生檔案的性質(zhì)、價(jià)值等相關(guān)知識(shí)；在學(xué)生畢業(yè)填寫畢業(yè)生登記表時(shí)再次灌輸相關(guān)內(nèi)容，以提高成教生對(duì)自身檔案材料的重視程度，嚴(yán)肅對(duì)待自身檔案材料，保證自身所填寫材料信息的準(zhǔn)確性。對(duì)于各班班主任、成教工作負(fù)責(zé)人、學(xué)生檔案管理人等學(xué)校相關(guān)人員，可以請(qǐng)檔案部門專業(yè)人員開展有關(guān)檔案工作性質(zhì)、地位和作用等知識(shí)的講座，從思想認(rèn)識(shí)層面提高其檔案意識(shí)；將涉及學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容納入個(gè)人工作崗位職責(zé)，將學(xué)生檔案工作情況納入年終考核內(nèi)容，以制度約束來增強(qiáng)其檔案意識(shí)；在布置相關(guān)工作的同時(shí)布置檔案材料的歸檔工作，在日常工作中增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.修訂業(yè)務(wù)規(guī)范，梳理工作流程

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）首次將學(xué)生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學(xué)生檔案管理有了規(guī)章依據(jù)，但對(duì)具體如何操作并沒有明確規(guī)定。所以，有必要修訂業(yè)務(wù)規(guī)范，以使學(xué)生檔案的日常管理規(guī)范有序。成教生檔案最終將充實(shí)到個(gè)體人事檔案中，作為用人單位對(duì)畢業(yè)生學(xué)歷進(jìn)行認(rèn)定的依據(jù)材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)文印發(fā)，以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）中的相關(guān)規(guī)定可以作為修訂成教生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的主要依據(jù)。根據(jù)此《規(guī)定》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時(shí)間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報(bào)考登記表或網(wǎng)絡(luò)報(bào)名信息卡、入學(xué)考試各科成績(jī)表、學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料、畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護(hù)歸檔材料的嚴(yán)肅性以及利于整理和長(zhǎng)期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產(chǎn)生之日起一個(gè)月內(nèi)歸檔；②歸檔材料填寫規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復(fù)印件，必須注明復(fù)制時(shí)間，并加蓋檔案材料復(fù)制單位公章；④材料載體使用16K型或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉(zhuǎn)遞兩個(gè)方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個(gè)成教生建立完整的個(gè)人檔案。具體包括以下環(huán)節(jié)：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關(guān)人員催收產(chǎn)生的材料；審核即檔案管理人員對(duì)收集到的材料進(jìn)行內(nèi)容、形式等方面的核對(duì)，這一環(huán)節(jié)要求檔案管理者將存有錯(cuò)誤的材料及時(shí)退回材料產(chǎn)生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應(yīng)的個(gè)人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數(shù)等相關(guān)信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學(xué)習(xí)階段會(huì)產(chǎn)生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個(gè)過程會(huì)重復(fù)多次。轉(zhuǎn)遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學(xué)生檔案移交給畢業(yè)生人事檔案保管單位，或直接交給學(xué)生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉(zhuǎn)遞前，必須將檔案袋封口，即對(duì)材料袋進(jìn)行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對(duì)檔案袋進(jìn)行封口前，要再一次核對(duì)所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉(zhuǎn)遞工作需要注意轉(zhuǎn)遞手續(xù)的完備性，填寫學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并及時(shí)查收回執(zhí)，以方便今后可能出現(xiàn)的檔案去向信息查詢。由學(xué)生自行攜帶檔案時(shí)，學(xué)校還需向?qū)W生強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：①為維護(hù)材料的嚴(yán)肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實(shí)個(gè)人人事檔案，為用人單位開展學(xué)歷認(rèn)證等工作提供依據(jù)材料。

3.明確管理主體，抓好隊(duì)伍建設(shè)

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要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類專業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

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關(guān)鍵詞 高職院校 二級(jí)學(xué)院 檔案管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級(jí)學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動(dòng)的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過程中會(huì)形成豐富的檔案資料。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄和反映了二級(jí)學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺(tái)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國(guó)家教委以第6號(hào)令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①

1 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的范圍

高職院校二級(jí)學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級(jí)學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作活動(dòng)情況。

1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔

包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會(huì)工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級(jí)學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。

1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會(huì)議紀(jì)要;各類教學(xué)檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)資料等。

1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔

包括二級(jí)學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔

包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評(píng)優(yōu)申報(bào)等。

1.5 學(xué)生管理資料的歸檔

包括各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動(dòng)（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)等）情況原始資料、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級(jí)各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級(jí)學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)開展的過程和結(jié)果，是二級(jí)學(xué)院歷史的記錄和成長(zhǎng)的見證，也是學(xué)校總檔案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問題

（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)過于淡薄，沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作也沒有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識(shí)淡薄。二級(jí)學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對(duì)檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，檔案管理工作中過于依賴學(xué)校的職能部門檔案室;對(duì)日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識(shí)欠缺。

（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動(dòng)頻繁，沒有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒有統(tǒng)一的存放地。二級(jí)學(xué)院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級(jí)學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的建議

（1）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二級(jí)學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級(jí)學(xué)院在成長(zhǎng)和發(fā)展過程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對(duì)檔案的重視。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。

（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院沒有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對(duì)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級(jí)學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級(jí)學(xué)院的檔案資料，集中對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級(jí)學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專門的資料柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。

（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員開展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí);對(duì)從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，到同類院校檔案室學(xué)習(xí)等活動(dòng)。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫(kù)，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作會(huì)提出更高的期望和要求。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

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關(guān)鍵詞：普通高校成教學(xué)生 學(xué)籍檔案 重要性

中圖分類號(hào):G473.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了成教學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)。成人高等教育是我國(guó)高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學(xué)籍檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理過程和學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、能諸方面的原始真實(shí)記錄，這項(xiàng)工作非常重要，不容忽視。成人高校學(xué)籍檔案以它的數(shù)量多、專業(yè)領(lǐng)域廣、學(xué)習(xí)形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會(huì)上的廣泛重視。因此做好學(xué)籍檔案管理工作對(duì)進(jìn)一步完善學(xué)校的教學(xué)管理工作，對(duì)國(guó)家和社會(huì)考查和選用人才，對(duì)學(xué)生學(xué)歷的證明都具有非常重要意義。

一、普通高校成人學(xué)籍檔案管理存在問題

1.對(duì)成人高考報(bào)名審查工作把關(guān)不嚴(yán)。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，山西省成人招生工作也從2009年開始進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名，從而使山西省已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從報(bào)名到錄取的網(wǎng)絡(luò)化管理，考生報(bào)名和學(xué)校招生錄取工作都是在網(wǎng)上進(jìn)行，大大提高了工作效率，同時(shí)也基本上保證了學(xué)校的生源質(zhì)量。但是學(xué)校在每年錄取工作結(jié)束后并審查學(xué)籍檔案時(shí)，還是發(fā)現(xiàn)以下問題需要引起重視：

（1）存在考生信息檔案與現(xiàn)實(shí)不符問題。凡是參加全國(guó)成人高考的考生，在學(xué)校錄取后應(yīng)有一張帶有學(xué)生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學(xué)生畢業(yè)時(shí)的入檔材料之一。近幾年來，我們發(fā)現(xiàn)有許多學(xué)?；蚨嗷蛏俣即嬖谥鴮W(xué)生的“考生信息表”與現(xiàn)實(shí)不相符現(xiàn)象，如姓名有一個(gè)字錯(cuò)誤或身份證號(hào)錯(cuò)誤等現(xiàn)象。這就說明當(dāng)時(shí)考生參加成人高考報(bào)名時(shí)，自己沒有認(rèn)真核對(duì)自己的相關(guān)信息，而相應(yīng)的工作人員也沒有把好這一關(guān)口。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會(huì)給日后學(xué)校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊(cè)工作都帶來了很大的困難。

（2）存在專升本學(xué)生無?？飘厴I(yè)證的問題。按照教育部規(guī)定，?？破瘘c(diǎn)升本科的考生在報(bào)名時(shí)，必須要攜帶具有經(jīng)過教育部批準(zhǔn)的國(guó)民教育等系列高等院校頒發(fā)的大學(xué)?？飘厴I(yè)證書方可報(bào)考。但是學(xué)校在錄取新生后進(jìn)行再次核查學(xué)生的?？谱C件時(shí)，還是會(huì)發(fā)現(xiàn)無?？圃甲C件的學(xué)生為數(shù)不少，這又說明當(dāng)時(shí)考生報(bào)名時(shí)各地市招辦的工作人員沒有把好專科畢業(yè)證書“認(rèn)證”這一關(guān)，這種“偽證”現(xiàn)象的出現(xiàn)又給日后學(xué)校和省教育廳的“驗(yàn)印”工作帶來了諸多不便。

2．對(duì)日常學(xué)籍管理工作制度不嚴(yán)謹(jǐn)。普通高校成人學(xué)籍管理是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而認(rèn)真的工作，其工作性質(zhì)是環(huán)環(huán)相扣，如果在日常工作中出現(xiàn)不銜接的情況，則會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校其它教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行。學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績(jī)管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)籍注冊(cè)管理、畢業(yè)注冊(cè)管理、學(xué)士學(xué)位管理工作等，因此所產(chǎn)生的學(xué)籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W(xué)校的教學(xué)質(zhì)量高低、學(xué)籍檔案質(zhì)量高低與這所學(xué)校所制定的學(xué)籍管理制度是否完善有著很大的關(guān)系。有些高校還是存在問題，諸如：

（1）學(xué)校的學(xué)籍管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。目前有些普通高校的成人學(xué)籍管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)成人高等教育工作不太重視。如日常教學(xué)工作沒有程序、管理不夠規(guī)范、學(xué)籍檔案質(zhì)量不高等。學(xué)校只求省事、省力和省時(shí)，不求原則、規(guī)范和質(zhì)量，沒有及時(shí)督促、檢查、收集相關(guān)學(xué)籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學(xué)籍檔案管理的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價(jià)值和利用價(jià)值。學(xué)校這種辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會(huì)上的辦學(xué)聲譽(yù)。

（2）對(duì)學(xué)籍管理沒有實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)制度。目前大部分普通高校的成人教學(xué)管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時(shí)俱進(jìn)和開拓創(chuàng)新。有些高校雖然對(duì)于成人學(xué)籍管理利用了計(jì)算機(jī)管理，這樣在注冊(cè)等方面大大提高了工作效率，但還沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)共享，有的學(xué)校函授站較多，對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網(wǎng)絡(luò)共享勢(shì)必影響了成人高校學(xué)籍管理工作效率。

3．對(duì)成人學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的要求不夠。普通高校的成人學(xué)生大部分是來自不同專業(yè)崗位的在職工作人員，他們來學(xué)校上學(xué)的目的不僅是要獲得學(xué)歷，還是想再次給自己“充電”，將所學(xué)到的專業(yè)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中去。所以說，高等教育對(duì)他們來說是至關(guān)重要的學(xué)習(xí)階段，是吸收專業(yè)知識(shí)最富有實(shí)際意義的時(shí)期。尤其是最后的畢業(yè)設(shè)計(jì)或者是畢業(yè)論文是檢查學(xué)生在校期間綜合培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)該嚴(yán)格把好畢業(yè)設(shè)計(jì)這一關(guān)。然而，有些高校還存在著以下不足現(xiàn)象，諸如：

（1）沒有畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的講座或教學(xué)環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計(jì)是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)行全面檢驗(yàn)的一個(gè)重要的教學(xué)環(huán)節(jié)，是檢測(cè)畢業(yè)生綜合分析能力的最好辦法。畢業(yè)設(shè)計(jì)的具體實(shí)踐過程將使學(xué)生進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)的需要。但是有些學(xué)校沒有畢業(yè)設(shè)計(jì)的具體教學(xué)和實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)，對(duì)畢業(yè)生的考核制度不夠完善。教師對(duì)學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)無章可循，不負(fù)責(zé)任，不注重考察和培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)識(shí)水平和解決問題的實(shí)際能力。

（2）畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的資料收集和保存不完整。不管學(xué)生學(xué)的是什么專業(yè)，最終都要經(jīng)歷最后一個(gè)學(xué)期的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的調(diào)研準(zhǔn)備工作。它包括畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的選題、教師指導(dǎo)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的實(shí)施過程、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）答辯、成績(jī)?cè)u(píng)定等，學(xué)校應(yīng)該將那些公認(rèn)的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）收集整理存檔，作為今后的教學(xué)研究和教學(xué)評(píng)估所參考，對(duì)于每次指導(dǎo)教師對(duì)學(xué)生的指導(dǎo)評(píng)語等資料都應(yīng)留存保管，但是有些學(xué)校將畢業(yè)指導(dǎo)和答辯后的所有資料當(dāng)作廢紙?zhí)幚淼?，使畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料的保存不完整。

（3）忽視畢業(yè)生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業(yè)生的檔案材料不一定要求統(tǒng)一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業(yè)生登記表（其中包括學(xué)生簡(jiǎn)歷、自我總結(jié)、學(xué)生成績(jī)、學(xué)校評(píng)語和簽字）。但是我們發(fā)現(xiàn)有些學(xué)校發(fā)給畢業(yè)生的檔案材料中只有一份“畢業(yè)生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學(xué)生帶走，沒有絲毫檔案保密意識(shí)。致使有不少學(xué)生所在單位打電話向?qū)W校詢問有關(guān)學(xué)生檔案的真?zhèn)问乱?，在很大程度上反映了學(xué)校辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、工作態(tài)度不夠認(rèn)真的問題

二、對(duì)普通高校成人學(xué)籍檔案管理的建議與具體措施

1.對(duì)成人高考報(bào)名審查要嚴(yán)格把關(guān)。

（1）把好考生報(bào)名審查關(guān)口。面對(duì)上述種種現(xiàn)象，首先我們建議各城區(qū)招辦、各地市招辦應(yīng)預(yù)先對(duì)本單位接待報(bào)名的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，應(yīng)委任那些業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的同志來擔(dān)任此項(xiàng)工作。從2009年開始，山西省實(shí)行了成人高考網(wǎng)上報(bào)名制度，有些人在網(wǎng)上報(bào)名時(shí)，將自己的姓名或身份證號(hào)填寫錯(cuò)誤。在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)時(shí)，不僅讓考生按照要求認(rèn)真核對(duì)相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還必須要當(dāng)場(chǎng)給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號(hào)錯(cuò)誤者，工作人員不能給該考生進(jìn)行確認(rèn)，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現(xiàn)，即把好考生“入口”關(guān)。

（2）把好對(duì)?？茖W(xué)歷“認(rèn)證”關(guān)口。成人高考網(wǎng)上報(bào)名結(jié)束進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)時(shí)，各地市招辦在對(duì)專升本考生?？飘厴I(yè)證書進(jìn)行“認(rèn)證”時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，以防“偽證”現(xiàn)象出現(xiàn)。對(duì)于無?？飘厴I(yè)證書原件的考生一律不予確認(rèn)，要堅(jiān)持“公開、公正、公平”的原則。學(xué)校錄取工作結(jié)束后，若發(fā)現(xiàn)專升本學(xué)生的專科證書有疑問，可通過登錄網(wǎng)站省略,（中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)）再次進(jìn)行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學(xué)校必須立即對(duì)這些學(xué)生進(jìn)行“退學(xué)”處理。要認(rèn)真做好學(xué)校學(xué)籍檔案文件管理的完整性。用實(shí)際行動(dòng)打擊社會(huì)上的“偽證”現(xiàn)象，確保學(xué)校的生源質(zhì)量和教學(xué)質(zhì)量，真正做到維護(hù)普通高校成人高等教育學(xué)歷文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

2．對(duì)日常學(xué)籍管理工作要嚴(yán)格把關(guān)。

（1）學(xué)校要制定嚴(yán)格的學(xué)籍管理制度。學(xué)籍檔案是反映一所學(xué)校學(xué)籍管理過程中的真實(shí)記錄，是反映成人高等教育發(fā)展的見證。作為一所成人高等院校，應(yīng)把學(xué)籍管理工作列入到學(xué)校的重要議事日程，因?yàn)閷W(xué)校是以學(xué)生為本，學(xué)生則以學(xué)籍為主。若不注重“學(xué)籍”管理，學(xué)校的其它工作則無從談起。所以學(xué)校應(yīng)結(jié)合成人教育特點(diǎn)和規(guī)律，制定出具有本校自身特點(diǎn)又要切合實(shí)際的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則。只有這樣，學(xué)籍的各項(xiàng)工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學(xué)籍檔案管理的嚴(yán)肅性。完善學(xué)籍管理制度，對(duì)提高工作效率，對(duì)提高管理者水平，對(duì)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化具有十分重要意義。

（2）及早實(shí)現(xiàn)成人學(xué)籍計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。高校的一切教學(xué)動(dòng)態(tài)和學(xué)籍信息對(duì)學(xué)生來說是一種很重要的信息資源，特別是學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)和考試成績(jī)等情況應(yīng)該隨時(shí)公布。所以學(xué)校應(yīng)該考慮通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理共享，使學(xué)生和家長(zhǎng)能夠在任何地點(diǎn)以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關(guān)心的學(xué)籍和其它方面信息，從而大大提高了教學(xué)管理工作效率和學(xué)籍檔案利用率，拓展了學(xué)籍檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，也是高校學(xué)籍檔案管理對(duì)社會(huì)的一種創(chuàng)新服務(wù)。

3．對(duì)成人學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）要嚴(yán)格把關(guān)。

（1）注重畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的教學(xué)環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）是學(xué)生在校學(xué)習(xí)時(shí)期的最后一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)。這個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)為四個(gè)部分：講座；選題與調(diào)研；編制設(shè)計(jì)或撰寫論文；審閱與答辯。學(xué)校應(yīng)根據(jù)不同專業(yè)學(xué)科的現(xiàn)狀和特點(diǎn)制定出一系列具體科學(xué)的管理辦法和考核制度。例如：實(shí)驗(yàn)的基本操作、資料的查閱和整理、實(shí)驗(yàn)工作記錄，論文撰寫注意事項(xiàng)等都應(yīng)該有明確的要求。應(yīng)該總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，應(yīng)將每屆的規(guī)章制度、經(jīng)驗(yàn)和成果以及相關(guān)文獻(xiàn)資料立卷存檔，對(duì)日后教學(xué)研究和學(xué)校評(píng)估均具有很大的參考價(jià)值。

（2）注重畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料的收集和保存。畢業(yè)設(shè)計(jì)的教學(xué)時(shí)數(shù)在各門課程中是最多的一項(xiàng)教學(xué)內(nèi)容，是對(duì)學(xué)生在校期間所學(xué)知識(shí)的一次檢驗(yàn)，也是對(duì)學(xué)生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴(yán)格的綜合訓(xùn)練。所以學(xué)校應(yīng)當(dāng)將學(xué)生開始做畢業(yè)設(shè)計(jì)時(shí)指導(dǎo)教師對(duì)于學(xué)生各個(gè)階段的評(píng)語等留存，對(duì)于學(xué)生的優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)和優(yōu)秀論文也應(yīng)歸檔，因?yàn)檫@些資料也是知識(shí)財(cái)富，對(duì)于今后學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)等具有一定的參考和利用價(jià)值。

（3）注重畢業(yè)生檔案的保密管理。普通高校成人學(xué)籍檔案工作是反映一個(gè)學(xué)生在校期間的從入學(xué)到畢業(yè)的全部求學(xué)經(jīng)歷，是學(xué)校對(duì)學(xué)生教育做了一個(gè)全面的客觀的真實(shí)記錄，學(xué)籍檔案材料對(duì)學(xué)校、對(duì)學(xué)生本人、對(duì)社會(huì)都具有重要依據(jù)和利用價(jià)值，學(xué)校要認(rèn)真對(duì)待畢業(yè)生檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)本著對(duì)學(xué)生、對(duì)學(xué)校、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)態(tài)度去做好畢業(yè)生檔案整理和保密工作；一定要將畢業(yè)生在校期間的全部檔案清點(diǎn)密封后加蓋啟封章，確保學(xué)生檔案的保密工作，保證學(xué)生檔案材料的完整和安全性。

綜上所述，普通高校的成人學(xué)籍檔案管理工作不僅只局限于學(xué)校，而且也是整個(gè)社會(huì)檔案體系的重要組成部分之一，在社會(huì)發(fā)展中，學(xué)籍檔案扮演著十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理過程中，首先要嚴(yán)格把好成人高考報(bào)名審查“入口”這一關(guān)；其次是對(duì)平時(shí)的學(xué)籍管理工作嚴(yán)格把關(guān)；第三要把好學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）最后一關(guān)。只有這樣，才能確保普通高校成人學(xué)生的教學(xué)質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案質(zhì)量，即確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性，可靠性、完整性和嚴(yán)肅性，才能使普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作為學(xué)校、為社會(huì)、為學(xué)生真正實(shí)現(xiàn)它的自身價(jià)值。

篇9

關(guān)鍵詞：自考生；考籍檔案管理；問題；意見

1 引言

自學(xué)考試是我國(guó)為了提高廣大國(guó)民素質(zhì)開設(shè)的一項(xiàng)考試，于1981年開始試點(diǎn)，1983年進(jìn)行全面推廣，三十四年以來，僅湖北省統(tǒng)計(jì)就累計(jì)有4800萬人參考，全國(guó)累計(jì)約9億人次參考，為我國(guó)的人才培養(yǎng)做出了巨大貢獻(xiàn)。但是由于自學(xué)考試的考生人數(shù)的龐大性、生源組成的復(fù)雜性以及考試科目的多樣性使得自考生的檔案管理一直以來是一項(xiàng)自學(xué)考試管理中的難題?？技畽n案是自考生學(xué)業(yè)水平以及之后畢業(yè)資格審核的依據(jù)，同樣也是相關(guān)政府單位對(duì)該地區(qū)自學(xué)考試所取得成果的研究的基礎(chǔ)，考籍檔案管理的不合格不僅影響著學(xué)生的發(fā)展也制約著自學(xué)考試發(fā)展。

2 自考生考籍檔案管理存在問題分析研究

（一）考籍檔案管理人員的素質(zhì)問題

現(xiàn)今我國(guó)自考生考籍檔案管理所采用的辦法是以省為單位，實(shí)行省、市、縣區(qū)或者招生辦三級(jí)自考考生考籍檔案管理體制。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多考籍檔案管理的工作人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在兩方面，一是文化素質(zhì)不高，許多自考生考籍檔案管理人員是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的家屬，或者是隨便找一個(gè)其他部門的工作人員兼職管理，尤其是縣區(qū)或者招生辦對(duì)自考生考籍檔案管理較隨意。二是自考生考籍檔案管理意識(shí)較弱，許多工作人員認(rèn)為自考生能力差，對(duì)檔案的管理沒有太大必要，在管理過程中馬虎，導(dǎo)致檔案信息的失真甚至是檔案丟失。

（二）自考考生考籍檔案管理的方法問題

省、市和縣級(jí)考試機(jī)構(gòu)對(duì)自考考生的檔案管理有著明確的分工，所以對(duì)考生考籍檔案管理的方法也就不盡相同?，F(xiàn)今我國(guó)許多地區(qū)考生考籍檔案的管理方法存在嚴(yán)重問題，有的考試機(jī)構(gòu)將自考生的人事檔案和考籍檔案混在一起，沒有分開。有的仍然采用的是紙質(zhì)檔案管理并沒有對(duì)自考生建立電子考籍檔案?？技畽n案管理方法的錯(cuò)誤以及方法的落后，不僅給學(xué)生在檔案調(diào)動(dòng)時(shí)造成困擾，也增加了相關(guān)單位的工作量。

（三）相關(guān)單位考籍檔案管理的制度問題

自考考生考籍檔案管理制度問題目前在我國(guó)各個(gè)地區(qū)都很嚴(yán)重。由于制度的不完善，許多地方的考試機(jī)構(gòu)為了獲得利益，私自將考生的考籍檔案泄露給別人，或者對(duì)考生的考籍檔案進(jìn)行造價(jià)。例如，2013年陜西省的某縣自考考生考籍檔案信息泄漏事件，不僅給學(xué)生造成嚴(yán)重困擾，也影響了該地區(qū)自考考試的正常進(jìn)行。另外制度的不完善，也影響著工作人員的積極性和對(duì)檔案管理的重視性。

3 自考生考籍檔案管理意見探討

（一）提升考籍檔案管理人員的素質(zhì)

要加強(qiáng)自考考生考籍檔案管理水平必須提高相關(guān)工作人員素質(zhì)，尤其是縣級(jí)教育機(jī)構(gòu)或者招生辦在選擇自考生考籍檔案管理人員時(shí)，要選擇有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)并且經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后的人才，堅(jiān)決杜絕走后門的現(xiàn)象，對(duì)于省市級(jí)的檔案管理人員則應(yīng)該從中國(guó)較好的高校畢業(yè)生中招聘。其次，是相關(guān)機(jī)構(gòu)要定期舉行有關(guān)自考生考籍檔案管理的培訓(xùn)與考核，一方面提高工作人員素質(zhì)，另外一方面可以增強(qiáng)自考生考籍檔案管理意識(shí)。，對(duì)于考核不合格的要及時(shí)進(jìn)行處理。

（二）完善自考生考籍檔案規(guī)章制度和管理體制

我國(guó)有關(guān)自考生考籍檔案管理制度還存在許多不足之處，必須完善。省級(jí)教育機(jī)構(gòu)在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)候要全面考慮該省各個(gè)地區(qū)的情況，其次是市級(jí)縣級(jí)以及招生辦要根據(jù)自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理體系和規(guī)章制度，要明確自考生考籍檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制、以及人員招聘原則、檔案管理辦法、考籍檔案信息保密制度以及相關(guān)的檔案管理細(xì)節(jié)都要一一的編寫在規(guī)章制度里面。在管理體制方面，要加強(qiáng)對(duì)自考生考籍檔案管理的監(jiān)督力度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)要成立專門的監(jiān)督小組定期的對(duì)下屬單位自考生考籍檔案工作進(jìn)行檢查，同樣，各級(jí)教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部也要成立監(jiān)督小組，只有完善了考籍檔案規(guī)章制度和管理體制，自考生考籍檔案管理才能有參考依據(jù)，才能約束好工作人員，保障自考生考籍檔案工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)考籍檔案管理信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)出臺(tái)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的政策之后，檔案信息化建設(shè)工作越來越重要。自考生考籍檔案信息化建設(shè)有利于檔案的及時(shí)更新、檔案的分類管理以及各相關(guān)部門對(duì)自考生考籍檔案的調(diào)動(dòng)。各級(jí)考試機(jī)構(gòu)都應(yīng)加強(qiáng)自考生考籍檔案的信息化建設(shè)，首先應(yīng)大力投資以便于購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備，其次招聘有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)的檔案信息化建設(shè)的工作人員，并將之前紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子版，做到一檔兩份，最后要制定相應(yīng)的管理辦法，例如定期的對(duì)自考生考籍檔案進(jìn)行更新并派領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行復(fù)查審核等。

4 結(jié)語

我國(guó)經(jīng)濟(jì)正在不斷地發(fā)展，對(duì)人才的需求也越來越大，從而自考生在我國(guó)教育事業(yè)中所起的作用也越來越明顯，做好自考生考籍檔案管理工作不僅對(duì)我國(guó)教育事業(yè)有著重要作用，同時(shí)也為我國(guó)社會(huì)的發(fā)展的穩(wěn)定奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)作出一定的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

篇10

關(guān)鍵詞：高等院校 學(xué)生檔案 管理研究 信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，而檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)，特別是在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和高校教育體制改革的沖擊下，高校學(xué)生檔案的相關(guān)問題得到越來越多檔案學(xué)者的重視。

統(tǒng)計(jì)，我國(guó)學(xué)生檔案信息化的相關(guān)研究從1998年開始，通過對(duì)相關(guān)研究成果進(jìn)行歸納和分析，發(fā)現(xiàn)理論研究為主要方向，比重超過70%，主要是對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)、現(xiàn)狀、存在問題和對(duì)策進(jìn)行了闡述。實(shí)踐類文章的相關(guān)研究不足30%，主要是介紹高校學(xué)生檔案數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計(jì)、平臺(tái)建設(shè)、應(yīng)用現(xiàn)狀等問題。另外，有少數(shù)文章雖然主題涉及了高校學(xué)生檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容，但是其中很多內(nèi)容卻是闡述其他領(lǐng)域的檔案數(shù)字化工作。學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和研究是很多學(xué)者共同研究的重點(diǎn)，幾乎80%的文章都有提及，一些學(xué)者的研究成果中提到了學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和辦公智能化，并指出高校學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)及利用是學(xué)生檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。

目前，國(guó)內(nèi)各高校由于人員、資金的限制，檔案的信息化進(jìn)程有所差別，除了少數(shù)有條件、實(shí)力雄厚的高校外，大部分高校的檔案信息化建設(shè)剛剛起步，而作為高校檔案的重點(diǎn)之一的學(xué)生檔案工作，應(yīng)該緊跟社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，在管理方式上更加注重信息化，在檔案處理過程中追求數(shù)字化，力求突破紙質(zhì)檔案的瓶頸，為高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)提供有力保障。

一、創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理方式，強(qiáng)化服務(wù)理念

學(xué)生檔案管理工作是高校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。雖然《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出高校檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，把檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展確定為校長(zhǎng)的主要職責(zé)，[1]但是大多數(shù)高校依然對(duì)學(xué)生檔案管理不夠重視，學(xué)生檔案數(shù)字化與高校辦公自動(dòng)化無法有機(jī)結(jié)合，不能同步發(fā)展。要改變這一情況，應(yīng)該從以下兩方面入手：

（一）做好宣傳工作，深化檔案意識(shí)

從思想根源入手，轉(zhuǎn)變對(duì)待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)[2]，學(xué)生檔案與學(xué)生的學(xué)業(yè)、就業(yè)和前途密切相連，可以通過新生入學(xué)教育、課堂實(shí)踐、就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)生教育等環(huán)節(jié)向?qū)W生宣傳，讓學(xué)生了解檔案的構(gòu)成內(nèi)容、相關(guān)作用及政策法規(guī)，加深學(xué)生對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)，了解對(duì)自己的檔案負(fù)責(zé)也就是對(duì)自己的人生負(fù)責(zé)，使學(xué)生認(rèn)真對(duì)待自己的檔案。在學(xué)校各相關(guān)部門加強(qiáng)宣傳，深化學(xué)生檔案工作有利于推動(dòng)學(xué)生工作的開展、教育質(zhì)量的提高及人才全面發(fā)展。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化管理，鼓勵(lì)學(xué)生參與

數(shù)字化時(shí)代要想做好學(xué)生檔案管理工作，就必須樹立新的檔案管理觀念，高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足，學(xué)校應(yīng)劃撥專項(xiàng)資金用于購(gòu)買計(jì)算機(jī)、建立一套學(xué)生檔案管理的信息系統(tǒng)，也可以按照學(xué)校具體需求開發(fā)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，探索學(xué)校辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、教學(xué)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的融合互通。[3]

鼓勵(lì)學(xué)生參與檔案收集，主動(dòng)向輔導(dǎo)員提供個(gè)人相關(guān)的檔案資料，再由各院系階段歸檔，定期向檔案室提供，不斷充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容，形成以新生檔案收集為前提、以在校期間階段補(bǔ)充為基礎(chǔ)、以畢業(yè)前夕復(fù)查為保證的管理模式，真實(shí)完整地反映學(xué)生情況，為學(xué)生將來的就業(yè)、求學(xué)、晉升和未來發(fā)展提供第一手資料。

二、合理利用數(shù)字化技術(shù)，探索檔案管理信息化模式

學(xué)生檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立為檔案的查找利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案的安全保管、異地備份提供平臺(tái)。高校學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大和流動(dòng)性增強(qiáng)，學(xué)校的搬遷和合并等，需要對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行快捷的更新和管理，高校學(xué)生數(shù)字化管理恰恰彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理上的不足。

不少高校的招生、人事、學(xué)籍、就業(yè)等部門都已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這為學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)校可以整合各部門的信息資源，在建立學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上籌劃建設(shè)學(xué)生檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，最大范圍地利用以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段，有計(jì)劃、有步驟地將學(xué)生檔案分類歸檔，再逐步將已歸檔的學(xué)生電子檔案與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案共享，將學(xué)校檔案室的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與各歸檔單位通過校園網(wǎng)連接起來，最后通過因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資源共享，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，通過設(shè)置使用人權(quán)限、條件和密碼等驗(yàn)證信息，為學(xué)生及就業(yè)單位提供便捷的檢索、準(zhǔn)確的查詢、安全的認(rèn)證、檔案的轉(zhuǎn)遞等一系列服務(wù)，讓學(xué)生檔案積極發(fā)揮其功效，提升學(xué)生檔案管理工作在高校數(shù)字化校園建設(shè)中的功能和水平。

三、改革檔案管理制度，提升檔案管理水平

針對(duì)學(xué)生檔案管理體制雜亂、管理制度不健全的情況，需要對(duì)學(xué)生檔案管理體制進(jìn)行改革，制度建設(shè)以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需要為導(dǎo)向，從收集歸檔、查詢借閱、轉(zhuǎn)遞等幾個(gè)方面進(jìn)行研究，協(xié)調(diào)處理好檔案與學(xué)生檔案形成的相關(guān)部門，如教務(wù)處、學(xué)工處以及學(xué)院檔案室之間的合作關(guān)系，出臺(tái)學(xué)生檔案數(shù)字化管理制度，提升高校學(xué)生檔案信息化的重視和認(rèn)知度。 信息化管理制度的建立可從以下幾個(gè)方面具體開展：

（一）建立信息資料收集歸檔制度

在內(nèi)容收集上，按照學(xué)校人才培養(yǎng)方案，合理擴(kuò)充學(xué)生檔案歸檔范圍，將個(gè)人發(fā)展材料、誠(chéng)信檔案、心理檔案等納入學(xué)生檔案收集范圍。建立各部門歸檔時(shí)間表，明確各部門學(xué)生檔案材料的具體歸檔內(nèi)容和歸檔時(shí)間，做到隨檔案形成及時(shí)歸檔，確保檔案材料的連貫和齊備，避免在畢業(yè)生離校前突擊整理。

要本著對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，明確學(xué)生檔案的主管部門，制定具體可操作的制度，劃分參與學(xué)生檔案管理工作各階段、各環(huán)節(jié)工作人員的工作職責(zé)，做到分工明確、各盡其責(zé)，避免工作中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。

（二）建立學(xué)生檔案交接制度

檔案交接看似平常，但是在實(shí)際工作中很容易出錯(cuò)，漏交、e交現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。因此，需要建立檔案材料轉(zhuǎn)交制度，明確移交規(guī)范，讓檔案交接工作變得有章可循，不會(huì)隨著各部門的檔案管理人員的變動(dòng)出現(xiàn)交接問題。

（三）制定學(xué)生檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)

在建立學(xué)生檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)之后，對(duì)學(xué)生檔案信息的錄入提出新的要求，需要建立規(guī)范的學(xué)生檔案信息錄入制度，對(duì)相關(guān)部門的檔案管理員進(jìn)行要求。比如：學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)等基本資料，考試成績(jī)、課程設(shè)計(jì)、實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)等，這些涉及到學(xué)生的切身利益的信息需要及時(shí)錄入，相關(guān)部門必須予以重視，對(duì)未能按時(shí)錄入學(xué)生資料信息、錯(cuò)錄學(xué)生信息的相關(guān)人員要追究責(zé)任。

（四）健全學(xué)生檔案借閱、查閱制度

改變目前高校的學(xué)生檔案成“閑置物”的現(xiàn)象，鼓勵(lì)輔導(dǎo)員、學(xué)生和有關(guān)單位查閱學(xué)生檔案，同時(shí)健全學(xué)生檔案查閱、借閱制度，保密制度，在維護(hù)學(xué)生的隱私權(quán)、遵守相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，盡可能減少審批步驟，提高服務(wù)效率。但在具體操作上必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，借閱人員手續(xù)必須齊全，杜絕隨意掃描、復(fù)印、拍攝、改動(dòng)、損壞檔案材料等不良現(xiàn)象。

（五）建立完善的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

檔案轉(zhuǎn)遞制度盡量做到準(zhǔn)確、精細(xì)、可操作性強(qiáng)。學(xué)生畢業(yè)期間的檔案整理時(shí)間緊、數(shù)量多、任務(wù)重，往往需要多部門多人員的合作，因此在檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)、轉(zhuǎn)遞方式和交接手續(xù)上，需要有嚴(yán)格規(guī)范的轉(zhuǎn)遞制度作為保障，從而消除安全隱患，保證學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過程中滴水不漏。

高校學(xué)生檔案的信息化管理是當(dāng)代高校檔案工作的主題。學(xué)生檔案管理方式的創(chuàng)新，有利于轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案工作參與者的思想，讓各部門之間的工作銜接更加順暢；合理利用數(shù)字化技術(shù)，采用先進(jìn)的管理模式，讓學(xué)生檔案管理更規(guī)范和科學(xué)；建立信息化管理制度，順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求，有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的學(xué)生檔案管理體制，為學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)和利用鋪平道路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 頊迎芳.《高等學(xué)校檔案管理辦法》所規(guī)定校長(zhǎng)職責(zé)的履行[J].長(zhǎng)治學(xué)院學(xué)報(bào)， 2011（4）：121- 122.