導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理學(xué)基礎(chǔ)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng);高校

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)07-0254-02

高校學(xué)籍檔案管理是學(xué)校學(xué)生管理的重要組成部分,學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)繁雜而又事務(wù)性很強(qiáng)的工作。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的逐年增加,部分院校的校外教學(xué)點(diǎn)或分校區(qū)的增加,原來(lái)基于小型數(shù)據(jù)庫(kù)的、半手工操作的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。因此,運(yùn)用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案,以便快捷地錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生的各類信息,及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況,使不同部門、系部的分級(jí)管理達(dá)到資源共享,協(xié)同管理,實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。因此,我們根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢(shì)和高校學(xué)籍檔案管理的需要,對(duì)網(wǎng)絡(luò)版的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了初步探討。

一、高校學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的動(dòng)因

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入管理系統(tǒng)查閱自己需要的信息。網(wǎng)上利用的開展,將會(huì)使學(xué)籍管理工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往學(xué)籍管理人員的手工工作可以減少,甚至平時(shí)查閱工作可取消,工作人員有更多的時(shí)間用于電子數(shù)據(jù)整理工作。

其次,使高校學(xué)籍檔案管理工作變得方便、快捷、高效。網(wǎng)絡(luò)化信息使各職能部門能及時(shí)獲取學(xué)生各種異動(dòng)信息,盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上各相關(guān)職能部門將學(xué)生學(xué)籍處理、繳費(fèi)情況都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上查閱自己相關(guān)的信息,并標(biāo)注處理意見,把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)焦芾硐到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可,從而協(xié)調(diào)各部門工作,大大提高了各部門的工作效率。而通過(guò)網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化學(xué)籍管理能隨時(shí)準(zhǔn)確反映學(xué)生當(dāng)前的情況,為領(lǐng)導(dǎo)提供有力數(shù)據(jù)支撐。

二、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想

根據(jù)當(dāng)前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì),以及我院學(xué)籍管理的實(shí)際情況,我們提出了建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績(jī)信息管理、教研室成績(jī)報(bào)送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間學(xué)籍管理到畢業(yè)發(fā)證等全過(guò)程實(shí)現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。

1.學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)成。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù),而且可以從招生庫(kù)等其他數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料,按不同系所、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號(hào),建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢愿鶕?jù)不同條件快捷地查詢各年級(jí)、各專業(yè)的學(xué)生情況,并進(jìn)行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)管理。學(xué)生基本信息庫(kù)里的資料可以和國(guó)家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。

利用現(xiàn)代管理手段,將高校各管理部門的數(shù)據(jù)信息圍繞相關(guān)業(yè)務(wù)建立應(yīng)用性的網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián),做到銜接緊密,共享資源。這樣有利于高校節(jié)省管理費(fèi)用,有利于各種信息的查詢。

(1)入學(xué)編號(hào)統(tǒng)一。不少高校學(xué)生基本信息在學(xué)生處電子檔案有一套編號(hào)(即學(xué)號(hào)),而教務(wù)處根據(jù)學(xué)生的入學(xué)情況和班級(jí)情況也有一套編號(hào)(即考號(hào))。學(xué)生在填制各種表格及證件時(shí)有時(shí)要用學(xué)號(hào),有時(shí)要用考號(hào)。學(xué)生弄不清什么時(shí)候該用考號(hào),什么時(shí)候該用學(xué)號(hào)。在新生入學(xué)編班后,學(xué)生處根據(jù)學(xué)生的年級(jí)、系別、專業(yè)和班級(jí)統(tǒng)一編制一年學(xué)號(hào),轉(zhuǎn)入教務(wù)成績(jī)管理學(xué)生基本信息庫(kù)中。此庫(kù)通過(guò)與學(xué)生處的電子檔案庫(kù)建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,使學(xué)生處的電子檔案庫(kù)與教務(wù)處的共享,這樣即使學(xué)生發(fā)生了學(xué)籍異動(dòng),也可查出其異動(dòng)的源目的的班級(jí)。這個(gè)學(xué)號(hào)還可與財(cái)務(wù)處、后勤管理等部門建立關(guān)聯(lián),實(shí)行學(xué)生在校各編號(hào)的統(tǒng)一。

(2)收費(fèi)庫(kù)資源共享。有些高校學(xué)生重修(補(bǔ)考)交費(fèi)要到教務(wù)處查詢后,填制重修清單上財(cái)務(wù)處交費(fèi)。學(xué)生輸入各種手續(xù)要跑遍各相關(guān)管理部門,既浪費(fèi)了學(xué)生的時(shí)間又給管理部門工作人員增加了工作難度。對(duì)于上述煩瑣的事務(wù),利用網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)可以簡(jiǎn)潔、方便地解決。學(xué)生處的學(xué)生基本信息庫(kù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與教務(wù)處、財(cái)務(wù)處建立關(guān)聯(lián),實(shí)行資源共享。學(xué)生參加了重修成績(jī)合格后,重修數(shù)據(jù)庫(kù)里就會(huì)自動(dòng)刪除信息。同樣,學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)等從信息庫(kù)中直接更改,與教務(wù)處信息庫(kù)、財(cái)務(wù)處收費(fèi)庫(kù)建立網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)。學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢自己的欠費(fèi)額,使學(xué)生辦理各種手續(xù)更加簡(jiǎn)潔,也提高了各部門之間的工作效率。

2.成績(jī)管理模塊的構(gòu)成。成績(jī)管理模塊把過(guò)去單機(jī)版的成績(jī)庫(kù)、補(bǔ)考成績(jī)庫(kù)、重修成績(jī)庫(kù)等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績(jī)庫(kù),庫(kù)里有學(xué)號(hào)、姓名、系所、培養(yǎng)層次、班級(jí)、專業(yè)等字段,可供查詢學(xué)業(yè)成績(jī)用。在滿足不同的條件下,可以統(tǒng)計(jì)不同年級(jí)、不同專業(yè)的學(xué)業(yè)成績(jī)、年級(jí)排名,各種數(shù)據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、制作、打印等。

3.成績(jī)報(bào)送。各科考試完畢,相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”,錄入學(xué)生成績(jī)并進(jìn)行試題分析、打印學(xué)生成績(jī)頻數(shù)圖及成績(jī)冊(cè),同時(shí)將考試成績(jī)從網(wǎng)上“提交”給教務(wù)處,教務(wù)處審核后,再將成績(jī)“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績(jī)庫(kù),有關(guān)人員即時(shí)可在校園網(wǎng)各終端機(jī)上查閱學(xué)生的考試成績(jī)。

4.學(xué)籍信息資料查詢。各終端用戶,如不同系部、教研室及相關(guān)部門人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢?cè)谛W(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個(gè)人資料和各科成績(jī);學(xué)生可以通過(guò)校園網(wǎng)查閱并校對(duì)自己的學(xué)籍資料,查詢各科學(xué)業(yè)成績(jī);學(xué)生的在學(xué)成績(jī)單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來(lái);各相關(guān)部門、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補(bǔ)考、重修人數(shù)、考試成績(jī)、平均成績(jī)、打印學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。

學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用,可以避免數(shù)據(jù)錄入過(guò)程的人為誤差,減少重復(fù)勞動(dòng),提高工作效率。同時(shí),它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享,實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。

三、系統(tǒng)模式應(yīng)用構(gòu)想

1.采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client/Server)體系結(jié)構(gòu)模式?？蛻魴C(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來(lái),系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比,其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分,如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù),并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行,共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶界面,當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí),工作站向被稱為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器(Server)發(fā)出請(qǐng)求,服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng),并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái),這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的客戶(Client)。

C/S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式,不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng),它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在,并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì),但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心,硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。

1.學(xué)籍檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet/Web技術(shù)基礎(chǔ)上,也就是說(shuō),選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不僅要支持C/S體系結(jié)構(gòu),還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力,又要有較強(qiáng)的安全控制能力,同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng),并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校學(xué)籍部門使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase、FoxBASE、FoxPro等編寫,這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸,作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的,但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng),它們無(wú)論在功能上,安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng),多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行,具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn),而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具(ODBC驅(qū)動(dòng)程序)、數(shù)據(jù)庫(kù)――Web連接軟件,使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。

四、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用

1.學(xué)生基本信息檔案的建立。學(xué)生基本信息檔案的建立,從招生庫(kù)里將部分學(xué)生資料導(dǎo)入基本信息庫(kù)外,再由學(xué)生填寫學(xué)籍表,管理人員把學(xué)籍表中的其他資料補(bǔ)錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中。新系統(tǒng)的使用,不但可以簡(jiǎn)化這項(xiàng)工作的步驟,而且使收集到的學(xué)生資料更加準(zhǔn)確。新系統(tǒng)除了從招生庫(kù)中導(dǎo)入學(xué)生資料外,可以讓學(xué)生用自己的權(quán)限在校園網(wǎng)上登錄該系統(tǒng),查看、校對(duì)并按要求補(bǔ)齊自己的基本信息,確認(rèn)無(wú)誤后將資料直接提交到基本信息資料庫(kù)(只能提交一次),即完成學(xué)生基本信息檔案的建立。這一操作將原來(lái)集中錄入數(shù)據(jù)的繁雜做法變成分散性的由學(xué)生自己操作的簡(jiǎn)易做法,在目前學(xué)生年年增加而管理人員沒(méi)有增加的情況下,對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作是非常有幫助的。

2.學(xué)生學(xué)籍資料的查詢 、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)達(dá)到資源共享。網(wǎng)絡(luò)版學(xué)生綜合信息系統(tǒng)的信息統(tǒng)計(jì)查詢模塊可以實(shí)現(xiàn)資源共享,讓不同系部、有關(guān)部門及學(xué)生查詢、打印有關(guān)學(xué)生的學(xué)籍資料。學(xué)籍管理部門每學(xué)期初將在校生人數(shù)一覽表制作好放在系統(tǒng)的查詢模塊,學(xué)校各有關(guān)部門即可登錄該系統(tǒng)查詢?cè)谛W(xué)生人數(shù);學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況在該系統(tǒng)中也能及時(shí)處理并反饋在校園網(wǎng)上供政治輔導(dǎo)員、相關(guān)部門查詢、了解,以便他們掌握學(xué)生的最新資料。政治輔導(dǎo)員可以查看學(xué)生的個(gè)人成績(jī)、班級(jí)成績(jī)、學(xué)年平均成績(jī)、畢業(yè)平均成績(jī)及排名等,不用像過(guò)去那樣要到教務(wù)處才能得到學(xué)生的有關(guān)資料;學(xué)生可以上網(wǎng)查看自己的考試成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)、補(bǔ)考門次等。

篇2

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理工作，價(jià)值，改進(jìn)

 

學(xué)校管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，它涉及方方面面各個(gè)主體，需要協(xié)調(diào)各式各樣不同的關(guān)系。概括來(lái)看，總體上它可分為硬件管理和軟件管理。硬件主要是指校產(chǎn)和人力資源；包括學(xué)校的固定資產(chǎn)，流動(dòng)資產(chǎn)，人才儲(chǔ)備等等；軟件方面主要包括校方的辦學(xué)目標(biāo)設(shè)定、學(xué)校的規(guī)章制度以及教學(xué)資源配置、教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施還有教育教學(xué)系統(tǒng)監(jiān)控等事項(xiàng)。如何系統(tǒng)的管理這兩個(gè)方面，是每一個(gè)學(xué)校管理者都需要認(rèn)真細(xì)致思考的問(wèn)題。能否合理有效的解決這一問(wèn)題，是高校管理水平衡量的重要標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行高校硬件和軟件管理中，檔案的管理尤為重要，筆者認(rèn)為，檔案管理是高校管理中至關(guān)重要的一環(huán)，只有建立了良好的檔案管理制度，才能有效的實(shí)現(xiàn)硬件管理和軟件管理，同時(shí)，通過(guò)檔案管理，也可以使硬件管理和軟件管理得到有效的溝通與協(xié)調(diào)，共同形成一個(gè)完善嚴(yán)密的學(xué)校管理體系，為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，使教職員工能夠充分發(fā)揮出自身的工作積極性?？梢哉f(shuō)，一個(gè)良好的學(xué)校檔案管理體制，是一個(gè)良好的學(xué)校管理體系的基礎(chǔ)。

檔案是各類組織所必須的，系統(tǒng)記錄其運(yùn)行過(guò)程的資料。檔案可以是書面文件，視頻、音頻資料，甚至電子記錄等等。依靠這些記錄，各類組織可以對(duì)其以往的工作進(jìn)行總結(jié)，得出經(jīng)驗(yàn)，提出對(duì)策，更好的實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展。學(xué)校檔案是學(xué)校從事教學(xué)活動(dòng)和行政管理積累起來(lái)的資料，是具有保存價(jià)值和使用價(jià)值的歷史記錄。學(xué)校在日常管理中會(huì)形成各種檔案，如黨政文書檔案、教育教學(xué)檔案、教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、儀器設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、科技檔案、校辦工廠檔案等。學(xué)校檔案，是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷史見證。它記載了學(xué)校教育事業(yè)各方面的變革與發(fā)展的歷程，積聚了校內(nèi)教職員工和學(xué)生勞動(dòng)創(chuàng)造的成果與貢獻(xiàn)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此，重視學(xué)校檔案工作的發(fā)展，建設(shè)系統(tǒng)、完善的學(xué)校檔案體制，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的重要途徑?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)分工明確的嚴(yán)密的社會(huì)體系，一切優(yōu)秀的組織管理都要落腳于制度建設(shè)。在職業(yè)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，形成一套有特色的檔案管理制度，無(wú)疑是其在激烈的教育競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的有效方式。因此，重視檔案制度的建立與完善，是職業(yè)學(xué)校發(fā)展壯大的必經(jīng)之路。

學(xué)校的檔案管理體系建設(shè)不是一蹴而就的。事實(shí)上，任何學(xué)校都有自己的檔案管理制度，只是不同的學(xué)校其制度完善程度不同。一所優(yōu)秀的學(xué)校，必然配有優(yōu)秀的檔案管理制度，這些檔案的保存與使用，是學(xué)校一步一步發(fā)展的見證與資源。只有總結(jié)檔案中所記載的各類經(jīng)驗(yàn)，在過(guò)去工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新與改善，才是學(xué)校賴以長(zhǎng)期進(jìn)步的有力支撐。

如何做好檔案的管理工作，使之為學(xué)校發(fā)展提供支持呢？筆者認(rèn)為，以下幾個(gè)方面是比較重要的措施，有關(guān)學(xué)校尤其是各類職業(yè)技術(shù)學(xué)?？梢赃M(jìn)行一定的嘗試，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為自身發(fā)展打下基礎(chǔ)。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。

首先，學(xué)校要在思想上重視檔案工作。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校檔案工作的重要性不言而喻，但是，不可否認(rèn)，檔案工作的關(guān)注程度在職業(yè)技術(shù)學(xué)校還并不是十分引人注目。職業(yè)技術(shù)學(xué)校的定位是為社會(huì)提供技術(shù)性人才，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往重視學(xué)生技能的培養(yǎng)，就業(yè)渠道的擴(kuò)寬，師資力量的改善，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部管理中的檔案方面，給予的重視一般不足。一個(gè)職業(yè)學(xué)校的發(fā)展，必然要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改正問(wèn)題。如何達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就需要查閱有關(guān)檔案。建議職業(yè)學(xué)校建立起跟蹤檔案制度，在學(xué)生檔案方面下大力氣，加大力度，為每個(gè)學(xué)生都建立起一份個(gè)人檔案，通過(guò)對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案的管理，人性化的教育學(xué)生。細(xì)化學(xué)生檔案的項(xiàng)目，加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，不能只滿足于常規(guī)項(xiàng)目，要在學(xué)生檔案項(xiàng)目上有所創(chuàng)新，有所改善，力求每個(gè)學(xué)生的成長(zhǎng)細(xì)節(jié)，在檔案中都有所體現(xiàn)。有了這樣完整的學(xué)生檔案，學(xué)校就可以總結(jié)以往的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，為已畢業(yè)的學(xué)生提供更多有力的幫助，從而為國(guó)家培養(yǎng)更多更好的人才。

其次，在管理方式上，要有所創(chuàng)新。應(yīng)該在學(xué)校內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。筆者認(rèn)為，雖然目前職業(yè)學(xué)校的機(jī)構(gòu)設(shè)置較為精簡(jiǎn)，一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)這樣的編制。很多學(xué)校也認(rèn)為，專門設(shè)置一個(gè)科級(jí)（副科級(jí)）檔案管理機(jī)構(gòu)意義不大，對(duì)學(xué)校的有限的資源是一種浪費(fèi)。即使是在高等院校，也一般不會(huì)設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的處級(jí)（副處級(jí)）的檔案管理機(jī)關(guān)，檔案的管理，可以由圖書館，或者辦公室下設(shè)科級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。職業(yè)院校由于規(guī)模限制，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)不太現(xiàn)實(shí)。筆者認(rèn)為，獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，在某些規(guī)模較大的職業(yè)院校是有可行性的。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。由于規(guī)模較大的職業(yè)院校往往學(xué)生數(shù)目眾多，如果僅僅依靠幾個(gè)檔案管理員就想把這些檔案管理好，可行性不大。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。現(xiàn)實(shí)中往往是檔案管理員或者根本不負(fù)責(zé)任，或者有心無(wú)力，無(wú)法落實(shí)良好的檔案管理制度。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。試想，幾千個(gè)學(xué)生的檔案，由幾個(gè)人管理，這原本就是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。而有些學(xué)校的檔案管理人員還可能是兼職的，這更不利于檔案管理的高效以及準(zhǔn)確。筆者認(rèn)為，檔案管理是學(xué)生管理的重要部分，在校期間記錄學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程，有利于學(xué)校對(duì)學(xué)生因材施教，學(xué)生畢業(yè)以后，其檔案也會(huì)對(duì)其工作的落實(shí)產(chǎn)生重要的作用。如果學(xué)校在這個(gè)工作上有所疏漏，其后果不亞于授課過(guò)程中的消極講授，學(xué)生的能力和優(yōu)點(diǎn)，也許因?yàn)闄n案的疏忽，無(wú)法得到體現(xiàn)。事實(shí)上，由于學(xué)校對(duì)檔案工作的忽視，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)自己檔案也漠不關(guān)心，使自己在就業(yè)中喪失了一些機(jī)會(huì)，這都是教學(xué)管理工作人員應(yīng)該予以高度重視的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，在大型職業(yè)學(xué)校中設(shè)置獨(dú)立檔案管理科，配備專職、高素養(yǎng)的工作人員是十分必要的，這關(guān)系到學(xué)生的就業(yè)和學(xué)校的管理，建立起專門的管理機(jī)構(gòu)，才能落實(shí)學(xué)校的檔案管理制度，否則，即使檔案管理制度是良好的，對(duì)學(xué)校的管理也不會(huì)有太大的推動(dòng)作用。

再次，在檔案管理制度上也要所有創(chuàng)新，有所側(cè)重。要明確檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作管理體制,完善檔案工作各項(xiàng)制度,要細(xì)化檔案管理

摘要做到立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫(kù)房管理有措施、開發(fā)利用有目標(biāo)等等。只有制度建立合理高效，制度落實(shí)有保證，才能說(shuō)明我們的檔案管理制度是有效的。

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Abstract: This paper makes a brief introduction about relations between links of archives work such as collection, organizing, appraisal, calculation and utilizing, and the related quantative study.

關(guān)鍵詞:檔案工作;諸環(huán)節(jié);定量研究

Key words: archives work;links;quantative study

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)18-0143-01

檔案管理學(xué)“是一門研究文書檔案或歷史檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等諸環(huán)節(jié)的相互關(guān)系、工作原則、方式方法和科學(xué)管理全過(guò)程的科學(xué)科目”。經(jīng)過(guò)廣大檔案工作者多年的努力,這門學(xué)科已形成體系。為了適應(yīng)新形勢(shì)的需要,提高學(xué)科的科學(xué)水平,筆者認(rèn)為,加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用諸環(huán)節(jié)間的定理研究,是檔案管理科學(xué)研究工作中應(yīng)該引起重視的一個(gè)問(wèn)題。

辯證唯物主義的原理告訴我們,世間一切事物都是質(zhì)和量的統(tǒng)一體。它們彼此緊密聯(lián)系,不可分割。同志指出:“對(duì)情況和問(wèn)題一定要注意到它們的數(shù)量方面,要有基本的數(shù)量的分析。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量,沒(méi)有數(shù)量也沒(méi)有質(zhì)量”這就是說(shuō),要認(rèn)識(shí)事物,既要把握它的質(zhì),還要把握它的量。如果把確定事物的質(zhì)叫做定性,那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基礎(chǔ),定量則使定性更加準(zhǔn)確,使認(rèn)識(shí)更加深入。

在檔案收集工作中,根據(jù)檔案形成機(jī)關(guān)對(duì)其所產(chǎn)生檔案需要經(jīng)常查找利用的特點(diǎn),“檔案館不能過(guò)早地收集現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案,只有在條件成熟后,即在檔案形成機(jī)關(guān)不再經(jīng)常查找利用時(shí),再有計(jì)劃的、有步驟地收集需要長(zhǎng)期和永久保存的檔案”。這里,“不再經(jīng)常查找利用”,就涉及到量的分析。我們都知道,在圖書情報(bào)學(xué)界,文獻(xiàn)老化規(guī)律,常用C(T)=Ke-At這一負(fù)指數(shù)函數(shù)來(lái)描述{c(t)表示T的文獻(xiàn)的利率,k是常數(shù),e是自然對(duì)數(shù)底數(shù),a是老化率}。這一定量描述,基本反映了文獻(xiàn)老化的規(guī)律,對(duì)圖書情報(bào)各環(huán)節(jié)的工作均有指導(dǎo)作用。檔案室檔案文件的利用規(guī)律當(dāng)然不能照搬此公式,但檔案形成機(jī)關(guān)對(duì)其形成檔案的利用頻率,是應(yīng)有其固有規(guī)律的。探求出這一變化規(guī)律的定量描述,對(duì)確定檔案室“不再經(jīng)常查找利用”的檔案文件需要向檔案館移交的合同期限,是有指導(dǎo)意義的。

檔案工作各環(huán)節(jié)中量的表現(xiàn)還可以舉出很多,都有待我們深入的定量研究。這種定量研究就是要用數(shù)學(xué)的方法對(duì)各環(huán)節(jié)的數(shù)量表現(xiàn)進(jìn)行分析研究,從而更好地把握它們之間的聯(lián)系,以提高對(duì)檔案工作規(guī)律的認(rèn)識(shí)。比較準(zhǔn)確地回答和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題。

馬克思說(shuō):“一種科學(xué)只有在成功地運(yùn)用數(shù)學(xué)時(shí),才算達(dá)到真正完善的地步”。以探討和研究檔案工作規(guī)律性為已任的檔案管理學(xué),加強(qiáng)檔案諸環(huán)節(jié)間的定量研究,必須大大提高學(xué)科的科學(xué)水平。這既是檔案理論研究的需要,也是檔案實(shí)際工作的需要。

檔案管理實(shí)際上是一門管理科學(xué)。對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)有效的科學(xué)管理應(yīng)是它要解決的中心課題。檔案管理作為一個(gè)系統(tǒng)存在于人類社會(huì)生活中,受社會(huì)各種因素的制約。因此,對(duì)影響檔案工作各環(huán)節(jié)的各種社會(huì)因素進(jìn)行綜合平衡,挖掘潛力,提高效率,提高服務(wù)水平,應(yīng)該是檔案管理工作者追求的目標(biāo)。

一個(gè)檔案機(jī)構(gòu),在處理檔案諸環(huán)節(jié)關(guān)系時(shí),怎樣根據(jù)特定的條件,確定它應(yīng)擁有的人力(人員的數(shù)量,知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu))、物力(檔案、設(shè)備)和財(cái)力(經(jīng)費(fèi)),以及它們之間恰當(dāng)?shù)臄?shù)量聯(lián)系,并將它們充分運(yùn)用起來(lái),提高檔案工作的效率,滿足各界對(duì)檔案的利用,使檔案發(fā)揮最大社會(huì)效益,是檔案管理學(xué)應(yīng)該回答的問(wèn)題。

要達(dá)到上述目標(biāo),定量研究是不可缺少的研究方法。建立檔案諸環(huán)定量研究,必將大大推動(dòng)檔案工作,檔案的作用必將得到更充分地發(fā)揮,檔案管理工作的水平必將進(jìn)一步的提高。

要對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行定理研究,圓滿解決檔案工作中各種理論問(wèn)題和實(shí)際問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)檔案工作有效的科學(xué)的管理只滿足于對(duì)檔案諸環(huán)節(jié)進(jìn)行一般的統(tǒng)計(jì)顯然是很步夠的,只對(duì)檔案工作過(guò)程進(jìn)行概略性的、方向性的、結(jié)論性的描述是不能令人滿意的。檔案工作發(fā)展的實(shí)踐表明,除現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)工作基礎(chǔ)外,還需逐步運(yùn)用各種數(shù)學(xué)方法,包括現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法和計(jì)算技術(shù)來(lái)描寫、分析檔案諸環(huán)節(jié)間的相互關(guān)系,才可深入揭示檔案工作規(guī)律。

一般地講,檔案的定量研究至少應(yīng)包括這樣一些步驟:根據(jù)研究的目標(biāo),確定必要的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目;對(duì)統(tǒng)計(jì)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析;在此基礎(chǔ)上,建立各種數(shù)學(xué)模型,對(duì)建立的數(shù)學(xué)模型分析求解,尋求最優(yōu)化的結(jié)果;最后,以此來(lái)評(píng)價(jià)、改進(jìn)和指導(dǎo)檔案工作。

為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案學(xué)的定量研究,筆者認(rèn)為:

①必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作。隨著《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》的頒發(fā),全國(guó)各級(jí)檔案部門開始實(shí)行統(tǒng)一的檔案工作制度。這一措施的認(rèn)真執(zhí)行,對(duì)推動(dòng)檔案統(tǒng)計(jì)工作,實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)的定量研究,無(wú)疑有重要作用。

②建立完善的檔案學(xué)基本概念體系。這是數(shù)學(xué)方法在《檔案管理學(xué)》研究中能否取得成果的必要條件。當(dāng)前,加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定工作,顯得尤為迫切。

③改革檔案教育。在檔案教育中,增加一些數(shù)學(xué)和系統(tǒng)論、信息論、控制論等基礎(chǔ)知識(shí)教育是必要的。培養(yǎng)具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案專業(yè)人才,是檔案管理學(xué)研究深入的關(guān)鍵。

④認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究鄰近科學(xué),諸如圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)中運(yùn)用定量分析的成功范例。

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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案立卷 歸檔

為此本人認(rèn)為利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理學(xué)籍檔案工作是大勢(shì)所趨，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

一、簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案立卷歸檔程序

在學(xué)籍管理工作中，要形成案卷移交目錄及卷內(nèi)文件目錄；在檔案管理工作中，又要建立各種案卷、文件檢索目錄。這是對(duì)基本相同的內(nèi)容進(jìn)行不同排列組合的重復(fù)勞動(dòng)，但又是手工管理難以解決的實(shí)際問(wèn)題。每年級(jí)一次的立卷工作是學(xué)籍管理人員不輕的工作負(fù)擔(dān)，而案卷質(zhì)量卻不盡人意。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給人們帶來(lái)了便利，不但可以數(shù)據(jù)共享，還可以提高立卷工作的質(zhì)量和效率。從目前計(jì)算機(jī)的功能和立卷工作的需求來(lái)看，全部自動(dòng)化是不可能的，但有不少工作由計(jì)算機(jī)替代能夠提高工作質(zhì)量和效率，減少勞動(dòng)力投入。這是計(jì)算機(jī)輔助立卷使用價(jià)值的基礎(chǔ)、實(shí)現(xiàn)信息共享。學(xué)籍管理和學(xué)籍檔案管理是屬于不同部門的兩項(xiàng)工作，職能和工作規(guī)范不盡相同；學(xué)籍管理、學(xué)籍信息立卷和學(xué)籍檔案管理又是三個(gè)緊密相聯(lián)的工作環(huán)節(jié)，所需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目也有所差異；同時(shí)，信息案卷的內(nèi)容就是學(xué)籍檔案信息管理的基礎(chǔ)和依據(jù)。[1]

二、學(xué)籍檔案的組成

計(jì)算機(jī)輔助立卷是通過(guò)建立并管理學(xué)籍案卷實(shí)現(xiàn)信息共享和輔助完成紙質(zhì)學(xué)籍信息立卷工作的。紙質(zhì)學(xué)籍檔案卷是由案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和排列有序的文件組成。信息案卷是以紙質(zhì)案卷為基礎(chǔ)，以案卷、文件目錄為依據(jù)，以實(shí)現(xiàn)目錄信息共享和進(jìn)行輔助立卷為目的建立起來(lái)的。信息案卷由案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)組成。而且，可能某一階段沒(méi)有，也可能某一數(shù)據(jù)沒(méi)有；既可以調(diào)用已有數(shù)據(jù)，也可以隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，目錄是信息案卷的基礎(chǔ)，文件內(nèi)容是信息案卷的完善，是學(xué)生學(xué)籍計(jì)算機(jī)管理的關(guān)鍵標(biāo)志。我們可以用學(xué)生學(xué)籍計(jì)算機(jī)管理的關(guān)鍵標(biāo)志作為立卷過(guò)程中學(xué)籍檔案的“立卷標(biāo)識(shí)”。

從整體上看，案卷是對(duì)歸檔文件逐級(jí)分類的結(jié)果；從個(gè)體上看，案卷是具有某些共同屬性的文件的集合。將全宗檔案、分類檔案以不同的方式編制在程序中，并為每個(gè)案卷及其卷內(nèi)文件目錄確定一個(gè)獨(dú)有的立卷標(biāo)識(shí)，就可以自動(dòng)組成信息案卷。每個(gè)案卷的組成和每份文件的歸屬應(yīng)允許人工調(diào)整。卷內(nèi)文件目錄既可以在信息案卷內(nèi)調(diào)用已有的數(shù)據(jù)，也可以直接進(jìn)行增加和補(bǔ)充。用計(jì)算機(jī)確定立卷標(biāo)識(shí)包括確定字段和賦予數(shù)據(jù)，在建立信息案卷的同時(shí)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)為文件目錄加標(biāo)志。[2]

學(xué)籍信息材料應(yīng)依序排列在一起，如正考成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)、必修課成績(jī)、選修課成績(jī)、實(shí)踐環(huán)節(jié)成績(jī)應(yīng)按教學(xué)計(jì)劃的順序和時(shí)間的先后排列。在卷內(nèi)文件目錄中，序號(hào)、文號(hào)、日期和頁(yè)號(hào)等都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序，并生成表示排序結(jié)果的序號(hào)或頁(yè)號(hào)，排序結(jié)果應(yīng)允許人工調(diào)整。信息案卷卷內(nèi)文件目錄的序號(hào)、頁(yè)號(hào)必須與學(xué)籍案卷完全一致，這樣才能保證信息案卷的真實(shí)和提供利用的方便。

可提取學(xué)籍計(jì)算機(jī)管理中的有關(guān)數(shù)據(jù)如教學(xué)班編號(hào)，學(xué)生學(xué)號(hào)等信息，結(jié)合全宗檔案案卷分類方案分別編制到專用程序中，就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序，排序結(jié)果允許人工調(diào)整。由于學(xué)籍管理體制中的教學(xué)班編號(hào)和學(xué)生學(xué)號(hào)的唯一性和連續(xù)性，完成了立卷教學(xué)班學(xué)籍檔案之間的編號(hào)及學(xué)生學(xué)籍檔案編號(hào)之間銜接的唯一性和連續(xù)性，避免了空號(hào)和重號(hào)。

按照檔案管理的規(guī)定并結(jié)合實(shí)際需要，將表格式樣編到程序中去，從學(xué)籍計(jì)算機(jī)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中提取項(xiàng)目名稱、數(shù)據(jù)來(lái)源和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系等等，就可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)加工，生成并輸出各種目錄與表格。對(duì)軟質(zhì)封面也可用計(jì)算機(jī)打印。利用學(xué)籍計(jì)算機(jī)管理簡(jiǎn)化立卷，可以提高立卷標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，采用新的學(xué)籍管理模式，利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，為信息資源的共享創(chuàng)造了有利條件。[3]

三、簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案立卷的過(guò)程

如何更為準(zhǔn)確、高效、安全地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助高校學(xué)籍檔案管理，在實(shí)際工作中，不少學(xué)籍檔案管理工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理的正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)學(xué)籍檔案的歸檔范圍不明確，沒(méi)有根據(jù)學(xué)籍檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃定收集內(nèi)容，很容易造成學(xué)籍檔案材料缺失和不全。同時(shí)，由于沒(méi)有按照學(xué)籍檔案的要求來(lái)整理和歸類學(xué)生學(xué)籍檔案，導(dǎo)致對(duì)學(xué)生在校期間形成的文件材料沒(méi)有進(jìn)行全面清理、分類和編目，對(duì)這些文件材料缺乏價(jià)值判定和歸檔。此外，使用計(jì)算機(jī)輔助管理學(xué)籍檔案不同于以往對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外。還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用具備一定的認(rèn)識(shí)。有相當(dāng)多的學(xué)籍檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入學(xué)生的基本信息，導(dǎo)致學(xué)生基本信息錯(cuò)誤、缺失。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展較好的解決了相關(guān)問(wèn)題。從最初使用電子表格簡(jiǎn)單地保存學(xué)生學(xué)籍信息、成績(jī)數(shù)據(jù)到使用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)保存數(shù)字化學(xué)籍檔案，提供檢索、分析功能，以至現(xiàn)今通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使學(xué)生可以足不出戶地進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名、注冊(cè)學(xué)習(xí)及查詢考試成績(jī)等，使得計(jì)算機(jī)輔助管理學(xué)籍檔案是逐漸發(fā)展的過(guò)程。

四、簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案的作用

在新生入學(xué)時(shí)，首先用數(shù)碼照相技術(shù)對(duì)學(xué)生的外貌特征進(jìn)行記錄和確認(rèn)，用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)錄入、保存、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)、考試成績(jī)、畢業(yè)和學(xué)位獲得等情況；使用電子文稿發(fā)放、保存、查詢學(xué)籍管理的各種文件和學(xué)生的基本情況等。計(jì)算機(jī)的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式，使得原本復(fù)雜的學(xué)籍檔案管理進(jìn)入信息自動(dòng)化的新領(lǐng)域。利用計(jì)算機(jī)輔助管理學(xué)籍檔案能減輕檔案管理工作的強(qiáng)度、提高檔案管理工作的效率，并能減少檔案管理工作的失誤。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展是一個(gè)逐步開發(fā)、完善的過(guò)程，同時(shí)使用該技術(shù)的學(xué)籍檔案管理人員也有逐步學(xué)習(xí)應(yīng)用的階段。

五、提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

在信息技術(shù)發(fā)展的今天，學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、服務(wù)技能單一的現(xiàn)象。僅憑原有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求，因此學(xué)籍檔案管理人員必須進(jìn)行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之掌握學(xué)籍檔案管理的法律法規(guī)及教育部相關(guān)文件，在了解計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求。

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篇5

1.傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理的不足

學(xué)生檔案管理在一個(gè)教育單位非常重要的，也是不可或缺的。它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都非常重要，所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該為使用者提供非常多的信息，以供他們選擇，同時(shí)還有簡(jiǎn)單方便的查詢手段。然而，從古以來(lái)，人們都是使用傳統(tǒng)人工的方式來(lái)管理學(xué)校檔案，這種方式存在著很多的不足和缺陷：

1.1低效率

傳統(tǒng)的方式來(lái)整理學(xué)生檔案會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間，因?yàn)榇罅康男畔⑷藗冋砥饋?lái)非常艱難，嚴(yán)重降低檔案管理工作人員的工作速度。

1.2易透漏信息

以前，人們使用傳統(tǒng)的方式來(lái)整理資料，由于接觸的人比較多，這就使學(xué)生檔案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3查找，更新不容易

使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，一旦文件積累時(shí)間長(zhǎng)，將會(huì)積壓大量的檔案文件，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，增加了查找與更新信息的難度。

2.信息化檔案管理的特點(diǎn)

2.1信息化管理的方便性

現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)用是用電腦來(lái)處理的，可以對(duì)檔案進(jìn)行分類，使人們更方便的查詢，以獲得自己所需要的信息。同時(shí)電腦內(nèi)有大量的內(nèi)存，可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，并可以通過(guò)電腦技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行修改，從而使管理工作更加有效。

2.2對(duì)檔案管理工作人員的要求變高

學(xué)校檔案工作人員必須喜歡自己的工作，熟悉自己的工作內(nèi)容，這樣才能做好自己的工作。更重要的是心細(xì)，具有保密意識(shí)。除上述之外，這項(xiàng)工作還要求工作人員具有熟練地掌握計(jì)算機(jī)的能力，并且對(duì)所需軟件能熟練地使用?，F(xiàn)在是信息化的時(shí)期，信息化管理是至關(guān)重要的。要想跟上社會(huì)發(fā)展，必須解決其發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題，必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，使管理人員的知識(shí)面加大，調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。這樣才能提高檔案工作者知識(shí)水平以適應(yīng)這份工作。

2.3檔案管理信息化應(yīng)用的缺陷

現(xiàn)代化檔案管理工作尚處于早期發(fā)展階段，并不完善，還需要在管理過(guò)程中不斷的改進(jìn)并加以適應(yīng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用。新檔案的產(chǎn)生伴隨很多新載體的產(chǎn)生，因此出現(xiàn)了新型檔案載體歸檔和保管的問(wèn)題。國(guó)家目前沒(méi)有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有從法律上予以明確規(guī)定。

3.信息化檔案管理的意義

現(xiàn)在我國(guó)學(xué)生的檔案管理還是使用紙質(zhì)版，并沒(méi)有什么其他形式。然而，這樣的形式并不適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)了，因?yàn)楹馁M(fèi)了大量的人力，同時(shí)也需要大量的物力。在現(xiàn)在的社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被信息化的管理逐步取代了。進(jìn)行信息化的學(xué)校檔案管理有著及其重要的意義。信息化的檔案管理系統(tǒng)有著很大的內(nèi)存，可以存儲(chǔ)很多的學(xué)生檔案，并且能夠有效的管理學(xué)校檔案，并且更具安全性.

4.實(shí)現(xiàn)信息檔案管理應(yīng)用的方法

為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)近快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，使用檔案管理信息化。

4.1提高學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

檔案信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化滯后，同時(shí)應(yīng)用軟件太多，讓人們無(wú)法選擇。這些都嚴(yán)重影響了信息化檔案的應(yīng)用。檔案管理的信息化應(yīng)用在各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。那么掌握好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范這兩者相輔相成互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

4.2建成學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

目前檔案信息管理仍處于由文件處理向信息管理的過(guò)渡時(shí)期，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是以先進(jìn)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

4.3保證檔案管理工作人員良好的素質(zhì)

檔案管理工作涉及到很多豐富的知識(shí)內(nèi)容，為此要求管理工作人員必須具備豐富的知識(shí)含量。同時(shí)檔案管理工作人員還必須喜歡學(xué)習(xí)，能夠及時(shí)的吸收和借鑒信息化管理的一些成功的例子，及時(shí)的改變自身的管理方式，順應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)。除此之外，檔案管理工作人員還需要比較高的領(lǐng)悟能力，服從管理，腳踏實(shí)地，認(rèn)真實(shí)施學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決定，保證學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)用的順利進(jìn)行。

4.4加強(qiáng)學(xué)校各部門的溝通合作

檔案室與學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)中心有密切的關(guān)系，通過(guò)資源整合，可以增加檔案室的信息量，特別是一些特殊的信息，尤其是具有學(xué)校文化底蘊(yùn)的信息。用這些資料對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育。此外，檔案室也與學(xué)校各科室組室有很多的聯(lián)系，將各種資料及時(shí)上交，并且盡量將檔案資料進(jìn)行專業(yè)化的處理。全校各部門進(jìn)行及時(shí)的溝通與合作，把每個(gè)人平時(shí)工作中生成的信息資料及時(shí)地輸送到信息庫(kù)里，信息化管理檔案這項(xiàng)工作才能更加順利地進(jìn)行。

篇6

歸檔管理新理念提出的背景及意義

隨著檔案管理系統(tǒng)的普及，許多單位檔案館(室)逐步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的目錄管理和全文管理?xiàng)l件下的紙質(zhì)、聲像、實(shí)物和電子文件的歸檔，有的還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒(méi)有根本性突破，主要表現(xiàn)在，對(duì)歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法不得力，兼職檔案人員的管理不到位；歸檔文件的質(zhì)量管理處于薄弱狀態(tài)，無(wú)法對(duì)以下問(wèn)題進(jìn)行全面系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和綜合評(píng)價(jià)，如各門類載體材料收集是否齊全完整、內(nèi)容是否真實(shí)有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時(shí)，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各類綜合管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的考核程序，也只能對(duì)已歸檔的材料進(jìn)行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對(duì)于如何提高歸檔效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件形成與歸檔的過(guò)程、時(shí)間和質(zhì)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及建立對(duì)歸檔人員激勵(lì)評(píng)價(jià)的科學(xué)管理機(jī)制，仍缺乏科學(xué)有效的解決方法。

現(xiàn)代管理學(xué)將管理定義為“一個(gè)協(xié)調(diào)工作活動(dòng)的過(guò)程，以及能夠有效率和有效果地同別人一起或通過(guò)別人實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)”。這一原理也同樣適用于部門歸檔管理。檔案專職管理人員與各歸檔部門兼職人員之間的配合，是歸檔管理的主體力量，而且，歸檔管理也是以一系列的具體過(guò)程來(lái)體現(xiàn)工作效率和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)的。如果說(shuō)傳統(tǒng)的歸檔過(guò)程談不上真正意義上的管理，那么，在目前新技術(shù)條件下，研究并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化相結(jié)合的歸檔管理新模式，將能夠有計(jì)劃、有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有控制地實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔程序的完善、歸檔質(zhì)量的監(jiān)控、對(duì)歸檔人員的評(píng)價(jià)和激勵(lì)等管理目標(biāo)。因此，本文有關(guān)網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化歸檔管理新方法的研究，對(duì)于提高歸檔管理的效率和質(zhì)量具有現(xiàn)實(shí)意義。

新技術(shù)條件下歸檔管理的新理念和內(nèi)涵

傳統(tǒng)檔案管理學(xué)在歸檔這一應(yīng)用管理方面的研究已具有許多成果，如對(duì)歸檔的收集和整理都有詳盡論述。各類檔案綜合管理達(dá)標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)，也對(duì)檔案的收集和整理有簡(jiǎn)單的量化標(biāo)準(zhǔn)。而對(duì)于檔案管理的理念認(rèn)識(shí)，有學(xué)者提出了“中國(guó)檔案學(xué)的基本理念就是圍繞管理效率問(wèn)題建構(gòu)的”?，F(xiàn)代檔案學(xué)認(rèn)為“先進(jìn)管理理念的引入是文件與檔案管理工作發(fā)展的必然要求”，而歸檔管理是檔案管理的基礎(chǔ)，其管理理念應(yīng)隨著管理技術(shù)條件的更新而不斷完善。為此，筆者嘗試論述網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化相結(jié)合的歸檔管理的新理念和內(nèi)涵。

1、網(wǎng)絡(luò)化――部門歸檔管理的橋梁

部門歸檔管理的網(wǎng)絡(luò)化，搭起檔案館(室)與各歸檔部門之間的管理平臺(tái)。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、定量化歸檔管理模式的前提條件。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不受時(shí)間和空間限制，具有自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、功能靈活、易于操作等特點(diǎn)，不僅有利于檔案部門與歸檔部門的溝通，更有利于對(duì)歸檔管理各環(huán)節(jié)過(guò)程的控制和管理。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化歸檔管理方法來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)化使歸檔管理前端控制的范圍更為廣泛。目前，前端控制的理論不僅僅是對(duì)于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進(jìn)行質(zhì)量控制，通過(guò)部門歸檔兼職檔案員和檔案管理接收人的歸檔過(guò)程，操作這一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，形成部門歸檔質(zhì)量實(shí)時(shí)監(jiān)控、評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)。

2、標(biāo)準(zhǔn)化――部門歸檔質(zhì)量控制的依據(jù)

部門歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要根據(jù)文件材料歸檔的規(guī)范要求，建立適應(yīng)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作的各項(xiàng)歸檔定量化標(biāo)準(zhǔn)?？茖W(xué)合理的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、定量化歸檔管理的重要依據(jù)。

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，如果不對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過(guò)程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品質(zhì)量，就要實(shí)行全面的、全過(guò)程的、全員參與的質(zhì)量管理。而對(duì)質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量。通過(guò)對(duì)過(guò)程的控制，使每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標(biāo)準(zhǔn)要求。部門歸檔的過(guò)程，不但是檔案館(室)人員和各部門兼職檔案人員共同參與的一項(xiàng)管理，也涉及單位的各級(jí)負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員。由于歸檔材料具有來(lái)源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點(diǎn)，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復(fù)雜和多方面的質(zhì)量因素。目前我國(guó)尚沒(méi)有專門針對(duì)部門歸檔管理的量化標(biāo)準(zhǔn)，一些行業(yè)的檔案管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，如《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)》、《科技事業(yè)單位檔案管理升級(jí)考核標(biāo)準(zhǔn)》等，對(duì)文件形成和檔案整理的質(zhì)量，以及收集齊全完整、歸檔時(shí)間等也有一些規(guī)定，但缺少全面、系統(tǒng)的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。因此，筆者認(rèn)為，全面質(zhì)量管理理念下的網(wǎng)絡(luò)化、定量化歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，必須遵循歸檔管理的工作流程和內(nèi)在規(guī)律，涵蓋歸檔各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)的質(zhì)量、時(shí)間、數(shù)量、難度、行為等特征的全方位的質(zhì)量控制和評(píng)價(jià)。其歸檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)層次化，可以細(xì)化和量化到每一項(xiàng)歸檔要求，如歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔人、歸檔文件的質(zhì)量、案卷整理的質(zhì)量、歸檔數(shù)量、歸檔難度等，組成一個(gè)權(quán)責(zé)分明、相互協(xié)作的質(zhì)量管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

3、定量化――部門歸檔管理監(jiān)控評(píng)價(jià)的手段

篇7

[關(guān)鍵詞]基層檔案；管理人員；素質(zhì)；培養(yǎng)

新形勢(shì)下的檔案管理要求相關(guān)管理人員必須具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，尤其是專業(yè)素養(yǎng)，才能夠更好的服務(wù)于檔案管理的需要?；鶎訖n案管理單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中往往存在著管理人員素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)技能不夠純熟，流程不夠順暢等問(wèn)題，因而加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)是基層檔案管理的重要內(nèi)容之一。

一、基層檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)

新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)提出了更新、更高的要求，這些新要求對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量具有重要意義，是適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)發(fā)展要求而產(chǎn)生的，因而必須加以重視?；鶎訖n案管理人員所應(yīng)具備的基本素養(yǎng)包括以下兩個(gè)方面：

1、基層檔案管理人員必須具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

基層檔案管理人員在從事檔案管理過(guò)程中必須具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，如語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、化學(xué)、社會(huì)學(xué)等知識(shí)，以避免在日常的業(yè)務(wù)開展過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤；要具備一定的觀察、記憶、思考和理解能力，以提高檔案管理的效率，為用戶準(zhǔn)確、快速查找相關(guān)檔案資料提供便利。檔案管理人員必須具備一定的心理素質(zhì)，如能夠獨(dú)立解決所遇到的種種困難，具備一定的交際溝通能力，能夠自如的應(yīng)付日常業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，要甘于寂寞，奉獻(xiàn)于日常清閑而無(wú)聊的檔案資料整理。

2、基層檔案管理人員必須具備更高的專業(yè)素養(yǎng)

基礎(chǔ)檔案管理人員除了要具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)之外，還要具備更高的專業(yè)素養(yǎng)，以滿足專業(yè)檔案管理的需要。作為一名合格的、優(yōu)秀的檔案管理人員，要具備一定的檔案管理學(xué)知識(shí)、檔案資料保存學(xué)等專業(yè)知識(shí)，并且要具備計(jì)算機(jī)知識(shí)、公文處理知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，要能夠輕松應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)檔案資料的篩選與整理匯編任務(wù)。檔案管理人員除了要具備上述的專業(yè)知識(shí)之外，還要具備一定的協(xié)調(diào)能力、寫作能力、檔案保護(hù)及編撰能力、有效信息的提取能力等，以更好的應(yīng)對(duì)現(xiàn)代紛繁復(fù)雜的檔案資料管理的需要。檔案管理雖然日常業(yè)務(wù)較為輕松，但所涉及面極為廣泛，合格的檔案管理人員必須具備各方面的專業(yè)知識(shí)才能夠真正實(shí)現(xiàn)基層檔案管理水平的提升。

二、基層檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的策略

1、提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，保持高度的敬業(yè)精神

檔案管理對(duì)于國(guó)家的精神文化建設(shè)具有重要意義，它是保持、繼承和發(fā)揚(yáng)一個(gè)國(guó)家優(yōu)秀、燦爛文化資源的重要手段，因而必須加強(qiáng)檔案資料的管理，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的職業(yè)道德要求，管理人員必須具備高度的敬業(yè)精神，才能夠始終以高度的服務(wù)熱情為廣大用戶服務(wù)。檔案管理本身具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，檔案管理的手段、對(duì)象、職業(yè)活動(dòng)等決定了其在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中所發(fā)揮的積極作用，是社會(huì)主義物質(zhì)和精神文明建設(shè)的重點(diǎn)。檔案管理人員必須明確自身所從事的業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)之間的區(qū)別和聯(lián)系，明確自己的職責(zé)，自覺(jué)樹立起高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，以全心全意為廣大用戶服務(wù)的熱情和精神嚴(yán)格要求自己，以使得檔案文獻(xiàn)資源得到最大限度的開發(fā)和應(yīng)用。要堅(jiān)持用戶至上的服務(wù)精神，想用戶之所想、急用戶之所急，為用戶提供更滿意的服務(wù)。檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜、繁瑣的工作，它涉及到檔案資源的管理、搜集、資料的統(tǒng)計(jì)、保管、應(yīng)用等各項(xiàng)流程，因而需要管理人員具備務(wù)實(shí)的態(tài)度和作風(fēng)，不辭勞苦、一絲不茍、精益求精。要始終保持高度負(fù)責(zé)的精神和態(tài)度，堅(jiān)持不懈，為廣大用戶提供高效的信息資源服務(wù)。

2、提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)行終身教育機(jī)制

檔案管理水平的高低是由檔案管理人員的素質(zhì)所決定的，因而要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的教育與培訓(xùn)，樹立起終身學(xué)習(xí)與教育意識(shí)。檔案管理人員要積極開展自我學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)自身素質(zhì)水平，按照檔案管理用人制度要求加強(qiáng)自身知識(shí)體系建設(shè)，以不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)自我知識(shí)的完善與技能的提升。檔案管理高層要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，堅(jiān)持理論與實(shí)際相結(jié)合，開展具有較強(qiáng)針對(duì)性、可實(shí)際操作的人才培訓(xùn)，要講求考核方式，將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)務(wù)考核的一個(gè)重要參考依據(jù)，而非僅僅將定期培訓(xùn)當(dāng)做旅游觀光的機(jī)會(huì)。信息時(shí)代要求檔案管理人員始終結(jié)合時(shí)展需要對(duì)于已有知識(shí)體系進(jìn)行創(chuàng)新，因而檔案管理人員必須始終堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)理念，樹立起終身意識(shí)。不僅要注重對(duì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要注重對(duì)現(xiàn)代檔案管理方法、管理理念的學(xué)習(xí)，提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)及技能。

3、實(shí)行檔案管理人員的層級(jí)發(fā)展機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化配置

檔案管理單位對(duì)于人員的管理要以層級(jí)配置為主，實(shí)現(xiàn)人員資源的優(yōu)化和合理利用。負(fù)責(zé)檔案管理的高層要對(duì)本單位的在職人員能力作全面而詳細(xì)的、綜合的了解，以動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的眼光看待檔案人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)水平。檔案管理人員的層級(jí)發(fā)展機(jī)制要以職稱、年齡、學(xué)歷、個(gè)人所具備的特長(zhǎng)及實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)為參考依據(jù)，注重人力資源的優(yōu)化合理配置。高層次的人員要注重對(duì)信息資源的深度挖掘，注重和關(guān)注檔案資源的內(nèi)涵和外延，以更好的發(fā)揮檔案資料的實(shí)用性；具備中層次能力的檔案管理人員要以檔案信息資料的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為主，而初級(jí)層次的管理人員要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)性、理論性業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)和利用，打牢基礎(chǔ)，以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料的管理目標(biāo)。實(shí)行檔案管理人員的層級(jí)發(fā)展機(jī)制，能夠做到人盡其才，使得具備不同業(yè)務(wù)技能及專長(zhǎng)的管理人員都能夠找到適合自己的崗位，相互之間配合，最大限度的發(fā)揮整體效應(yīng)。要及時(shí)改舊體制下的職務(wù)于能力不符，平均主義、人才資源浪費(fèi)現(xiàn)象，促進(jìn)良性的人才培養(yǎng)機(jī)制的形成。

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（一）理論與實(shí)踐結(jié)合不緊密目前檔案高等教育主要由?？?、本科、研究生（碩士和博士）幾個(gè)階段組成。從教育目標(biāo)來(lái)看，它們分別是為了培養(yǎng)操作型、綜合型和研究型的人才，而實(shí)際效果并不明顯。課程設(shè)置方面，?？坪捅究茀^(qū)別不大，理論知識(shí)學(xué)的很淺顯，實(shí)際操作課程又都是淺嘗輒止。新生入校，最開始接觸到的都是專業(yè)基礎(chǔ)課，如《檔案學(xué)概論》、《中國(guó)檔案事業(yè)史》、《檔案管理學(xué)》等。這些課程理論性較強(qiáng)，趣味性不高，學(xué)生很難提起興趣。后期《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《科技檔案管理》、《檔案編撰學(xué)》等課程，針對(duì)性、趣味性、可操作性相對(duì)要強(qiáng)一些，但是許多高校由于條件限制基本都只是以課堂教學(xué)的模式，實(shí)踐機(jī)會(huì)很少，導(dǎo)致現(xiàn)在很多被認(rèn)為是“科班出身”的專業(yè)人才，到了實(shí)際工作崗位上往往茫然無(wú)措。《電子文件管理》、《檔案計(jì)算機(jī)管理》等課程教材往往跟不上日益發(fā)展更新的專業(yè)操作技術(shù)，而檔案專業(yè)到計(jì)算機(jī)化這一塊跨度較大，知名的學(xué)者只有為數(shù)不多的幾個(gè)人，好的教材亦屈指可數(shù)。教材編寫的周期需大幅度縮短，質(zhì)量也有待提高。盲目的擴(kuò)招，又使得研究生門檻大大降低，加之本身理論研究乏善可陳、實(shí)際操作鮮有創(chuàng)新，檔案專業(yè)理論人才的質(zhì)與量間形成了巨大的反差。

（二）檔案學(xué)教育的專業(yè)性與寬口徑之間的矛盾現(xiàn)在全國(guó)開辦檔案學(xué)高等教育的30余所高校中，大部分為了學(xué)生更好的就業(yè)開辦了相當(dāng)豐富的課程。除了檔案學(xué)方面的基礎(chǔ)課程及信息學(xué)、電子文件、專門檔案等專業(yè)課程以外，還開設(shè)了圖書館學(xué)、秘書學(xué)、管理學(xué)等課程。這些課程其實(shí)很多并沒(méi)有系統(tǒng)深入的講解，學(xué)生也沒(méi)有認(rèn)真的去學(xué)習(xí)，拿到學(xué)分就萬(wàn)事大吉，意義并不很大。畢竟這些專業(yè)背景相對(duì)深厚，完全可以根絕學(xué)生的興趣選修即可。檔案學(xué)本身是一門操作性極強(qiáng)的課程，相關(guān)專業(yè)檔案門類眾多，人事檔案、金融檔案、工程檔案等各類科技檔案種類豐富，想要學(xué)生高質(zhì)量的學(xué)好這么龐大的課程，必須花大量的時(shí)間和精力來(lái)學(xué)習(xí)實(shí)踐。

二、解決問(wèn)題的方法與對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念要解決問(wèn)題首先必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把檔案學(xué)真正當(dāng)做一個(gè)管理學(xué)科來(lái)對(duì)待，從基本理論到實(shí)踐操作到編撰研究，是有很深層次內(nèi)涵的。在抓專業(yè)教育的同時(shí)還必須重視文化素質(zhì)的教育，注重能力和個(gè)性培養(yǎng)，全面的實(shí)行因材施教。把教育的目標(biāo)定位于適應(yīng)社會(huì)的需要，培養(yǎng)高素質(zhì)的全面的檔案管理研究人才。

（二）建立科學(xué)的課程設(shè)置首先對(duì)原有課程進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰷p、調(diào)整和更新。對(duì)骨干課程要注意刪除老化的內(nèi)容，以新的研究成果補(bǔ)充，授課教師亦應(yīng)多角度增加課堂的趣味性，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性。應(yīng)用技術(shù)性課程比重應(yīng)該增強(qiáng)，如檔案保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，多多給學(xué)生實(shí)際操作的機(jī)會(huì)。然后專業(yè)課的比重要大大加強(qiáng)，尤其是本、專科教育，一般一星期一門課就兩到四節(jié)，考試應(yīng)付完畢就萬(wàn)事大吉，重要基礎(chǔ)課程必須加大比重，增加課時(shí)及考試的難度與深度，讓學(xué)生真正潛下心來(lái)學(xué)習(xí)研究。此外學(xué)生實(shí)習(xí)這一塊應(yīng)加強(qiáng)重視，校方應(yīng)多多跟業(yè)務(wù)單位交流，建立穩(wěn)定的教學(xué)實(shí)習(xí)基地，指導(dǎo)老師亦應(yīng)該多多關(guān)注學(xué)生實(shí)習(xí)期間的業(yè)務(wù)操作情況，讓學(xué)生第一次真正的在專業(yè)崗位上得到好的歷練。

（三）完善教育結(jié)構(gòu)目前我國(guó)已經(jīng)有了比較健全的教育結(jié)構(gòu)，但是目前的結(jié)構(gòu)完全不能適應(yīng)社會(huì)的需要，這也是檔案專業(yè)生源緊張的原因。要解決這一問(wèn)題就必須認(rèn)清社會(huì)對(duì)檔案專業(yè)人才的需求。當(dāng)前從事檔案工作的人員大多不是專業(yè)人員，因?yàn)槟壳拔覈?guó)的檔案機(jī)構(gòu)從事的大部分工作還是管理檔案，而沒(méi)有上升到檔案開發(fā)利用的層次，對(duì)人員的要求不高，一般人只要經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就可以勝任。

（四）提高檔案高等教育師資隊(duì)伍質(zhì)量目前高校檔案師資隊(duì)伍的主干大部分是生于五六十年代的一批檔案學(xué)者，傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)仍是主干課程。電子文件管理，檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等課程相對(duì)比較薄弱。在信息化程度越來(lái)越高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)鋪天蓋地的今天，檔案學(xué)高等教育也需要多多引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的高學(xué)歷人才，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)新型檔案專業(yè)人才的需要。

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一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；工作心得

2005年機(jī)緣巧合，我有幸進(jìn)入到高校辦公室，協(xié)助學(xué)校文件收發(fā)及文書檔案的管理工作，從此，我與檔案結(jié)下了不解之緣，有幸成為了一名蘭臺(tái)人。感時(shí)光如白駒過(guò)隙之余，更多的是對(duì)檔案由懵懂無(wú)知到深入了解的欣慰和慶幸，對(duì)檔案工作由陌生到熟悉，也深刻意識(shí)到檔案事業(yè)是一項(xiàng)偉大的事業(yè)，它穿越古今，橫貫歷史，引領(lǐng)時(shí)代的發(fā)展，檔案人則是光榮的史官?；仡櫸业奶m臺(tái)生涯，有迷茫，有追求，有歡笑，也有感激，在與檔案的相識(shí)相知相守中，我漸漸地愛(ài)上檔案，成為了一名合格的蘭臺(tái)人。

一、認(rèn)真做好文書檔案的組卷及文件匯編工作

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令）頒布實(shí)施前，辦公室文件收發(fā)員兼任文書檔案的管理工作，我擔(dān)任了此項(xiàng)任務(wù)。那時(shí)，文件收發(fā)都是紙質(zhì)登記簽發(fā)，學(xué)校升本以來(lái)的所有收發(fā)文全都存放在一個(gè)大柜子里面，需用時(shí)就去那里翻閱查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。起初，我沒(méi)有“全宗”“組卷”等概念，在領(lǐng)導(dǎo)和同事們的指導(dǎo)下，我以方便查找利用為目的，以年度為單位，結(jié)合問(wèn)題、級(jí)別等特征為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將黨群及行政文件分別進(jìn)行了組卷，同時(shí)為方便利用也進(jìn)行了文件匯編，從文件的確定、裝訂、歸類、排列、編號(hào)、編目及裝盒，我細(xì)心認(rèn)真完成每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。并學(xué)習(xí)掌握了word文檔、EXCEL表格的操作技能，完成了單機(jī)版目錄信息化和紙質(zhì)檔案管理二合一的檔案管理模式。經(jīng)過(guò)近兩年的努力，檔案柜里面排放了整整齊齊的檔案，看到原本雜亂無(wú)章的文件一卷卷、美觀有序地?cái)[放在那里，并引來(lái)相關(guān)人員的查閱利用，看到他們滿意而歸，我的內(nèi)心無(wú)比自豪和滿足，感覺(jué)自己整理出來(lái)的不是文件，而是學(xué)校沉寂的歷史，是她的發(fā)展與輝煌，同時(shí)也深深感受到了檔案工作的價(jià)值所在。

二、重視檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案館成立之后，這里不僅有文書檔案，也有科技檔案、專門檔案等不同種類和載體的檔案，檔案工作具有更強(qiáng)的專業(yè)性與規(guī)范性。為盡快熟悉業(yè)務(wù)工作，我積級(jí)參加各類檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)活動(dòng)，自學(xué)了《檔案管理學(xué)》《科技檔案管理學(xué)》等書籍，并在學(xué)校的安排下參加湖南省檔案局、懷化市檔案局、省高檔會(huì)、第21協(xié)作組等部門舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)關(guān)注有關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)、雜志、報(bào)刊及政策法規(guī)，對(duì)檔案規(guī)章制度、實(shí)體檔案管理、檔案信息資源的開發(fā)利用、專門檔案管理、檔案信息化及電子文件管理方面都有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。工作中也虛心向有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的同事們請(qǐng)教，熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，認(rèn)真參與各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研及利用工作，邊工作邊思考及時(shí)做筆記，并針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改完善，工作思路日趨清晰。

三、積極做好檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用工作

以“謀在長(zhǎng)遠(yuǎn)，重在開局”為長(zhǎng)效機(jī)制，檔案管理工作中一定要積極動(dòng)腦思考，理清思緒，分清條理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)全面地規(guī)劃各方面，做細(xì)心完備之事，成心細(xì)全面之人。（一）提前規(guī)劃，注重日常業(yè)務(wù)性工作。檔案的來(lái)源原則要求把同一機(jī)構(gòu)、組織形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理，實(shí)際工作中收發(fā)文則是統(tǒng)一由辦公室文秘科以電子文件形式下發(fā)，如果在各部門移交檔案之前，將所有的上級(jí)、同級(jí)及本單位文件收集齊全，分門別類，即能減輕各兼職檔案員的負(fù)擔(dān)，也能更好地掌握工作的主動(dòng)權(quán)。所以在平時(shí)的工作中，我改變了工作策略，采用靈活的方法，找準(zhǔn)做成事的機(jī)會(huì)，主動(dòng)與文件收發(fā)員溝通協(xié)商收集材料，在日常業(yè)務(wù)性工作中通過(guò)OA系統(tǒng)、電子政務(wù)管理系統(tǒng)及時(shí)收集有關(guān)文件，所以在每年文書工作一結(jié)束，文書檔案收集、來(lái)源分類及文件匯編也已全部完成。（二）以人為本，開啟“走出去”服務(wù)模式。工作中化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，注重與兼職檔案員（尤其是新接手的兼職檔案員）保持聯(lián)系。適時(shí)開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，與她們進(jìn)行一些經(jīng)驗(yàn)交流，提醒她們?cè)诔Ｒ?guī)性工作中注意資料的收集，指點(diǎn)她們做好資料的分類存放和歸檔工作，指導(dǎo)掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，確保忙而有序，有條不紊地開展工作。另外，在每年4月份各部門實(shí)體檔案移交前，及時(shí)關(guān)注檔案軟件管理系統(tǒng)內(nèi)各立檔部門目錄輸機(jī)情況，有問(wèn)題就QQ、電話溝通或上門服務(wù)，在實(shí)體檔案移交進(jìn)館前先完成質(zhì)檢工作。開啟“走出去”服務(wù)模式，變被動(dòng)接收為引導(dǎo)建檔，既能增進(jìn)彼此之間的感情，提高工作效率，也能優(yōu)化高校檔案館藏資源建設(shè)。（三）利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案登記與統(tǒng)計(jì)數(shù)字化。檔案登記的結(jié)果是統(tǒng)計(jì)的重要素材和基礎(chǔ)。在第一次做全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案利用資料及效果登記本中，有的編號(hào)在登記過(guò)程中不注意填寫，而其它數(shù)據(jù)也以紙質(zhì)臺(tái)賬登記為主，平時(shí)工作中倒是沒(méi)什么影響，但在年底統(tǒng)計(jì)時(shí)問(wèn)題出來(lái)了，統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)也費(fèi)力，針對(duì)此情況，我在平時(shí)的日常業(yè)務(wù)工作稍稍進(jìn)行改動(dòng)，在檔案利用登記本上增寫了查閱序號(hào)，并及時(shí)把相關(guān)的查閱數(shù)據(jù)輸進(jìn)Excel表格中去。同時(shí)又把歷年的檔案館藏情況、檔案利用情況、檔案工作人員情況及庫(kù)房面積情況等各類紙質(zhì)版臺(tái)賬都輸進(jìn)了Excel表格。現(xiàn)在的檔案統(tǒng)計(jì)編研工作，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了各類數(shù)據(jù)信息化管理，隨時(shí)都能快速調(diào)閱并篩選出各類數(shù)據(jù)信息，即擺脫了時(shí)間和空間的限制，又提高了工作效率。（四）有效推進(jìn)項(xiàng)目檔案資源建設(shè)。在基建檔案查詢利用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)基建檔案歸檔率低，基建設(shè)計(jì)圖紙查中率低，此現(xiàn)象的產(chǎn)生除了和基建檔案周期性長(zhǎng)且來(lái)源分散特性有關(guān)外，還與兩部門檔案管理人員信息溝通不暢有關(guān)，所以材料難收集齊全。鑒于此原因，也為了盡快熟悉科技檔案管理工作，本人主動(dòng)與基建科科長(zhǎng)聯(lián)系，反客為主，全程參與了基建檔案逸夫樓和東區(qū)學(xué)生公寓的檔案收集、分類、組卷、編目、裝盒及歸檔入庫(kù)工作。結(jié)合《科技檔案管理學(xué)》知識(shí)，熟悉了項(xiàng)目檔案的運(yùn)作模式，形成了清晰的項(xiàng)目檔案工作思路。并針對(duì)以后校園建設(shè)、維修及改造過(guò)程中形成的基建檔案，與基建科達(dá)成共識(shí)，本人主動(dòng)參與，根據(jù)工程建設(shè)施工進(jìn)度開展情況適時(shí)收集產(chǎn)生的檔案，先集中存放在檔案館內(nèi)一專門場(chǎng)所保管，等工程項(xiàng)目全部竣工、驗(yàn)收完畢后，再協(xié)助基建檔案管理員完成該項(xiàng)目的檔案整理歸檔工作。所以現(xiàn)在的基建項(xiàng)目的整理歸檔中，基建檔案的歸全率明顯提高，館藏資源越來(lái)越豐富，館藏結(jié)構(gòu)也日趨合理。

四、總結(jié)