導語：如何才能寫好一篇工程建設項目檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：公路工程建設；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對城市基礎建設提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎建設的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設里程數(shù)量與日俱增，但是在建設質(zhì)量和工程建設的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預防性養(yǎng)護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建設項目檔案管理的特點

1.普通公路工程建設項目的檔案記錄時間較長普通公路的建設周期很長，公路項目從工程項目申報、設計規(guī)劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設、竣工后有關部門驗收等一系列流程要經(jīng)過很長的時間，而公路工程建設檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。

2.普通公路工程建設項目的檔案所涉及相關部門較多公路工程建設項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個省、市，有的公路建設工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設計院、地質(zhì)勘探部門、設備材料供應商等企事業(yè)單位。項目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準確、完備。

3.普通公路工程建設項目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設，整個工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設備、修繕綠化設施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術標準。另一方面，隨著公路建設工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應的專業(yè)化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現(xiàn)的不必要的工作。

4.普通公路工程建設項目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設項目管理也迎來了新的變革，信息技術的應用給項目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機技術的應用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關部門和審查機構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建設項目檔案管理中存在的缺陷

1.工程項目檔案管理意識不強普通公路工程建設項目檔案是對在公路建設過程中產(chǎn)生的實際數(shù)據(jù)進行詳細記錄，是后期公路預防性養(yǎng)護的重要數(shù)據(jù)支持，同時具有法律效應。《建設工程質(zhì)量管理條例》第十六條中明確規(guī)定，“建設單位收到竣工報告后，應當組織有關單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設備的試驗報告；（4）有勘察、設計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經(jīng)驗收合格的，方可交付使用。”從國家法律來講，應給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設過程中，施工單位通常只重視工程建設進度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關部門為了趕工程進度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。

2.檔案管理制度不合理公路工程項目檔案是公路建設的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養(yǎng)護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。

3.檔案管理人員專業(yè)性不強公路工程建設項目內(nèi)容量大且復雜，專業(yè)性極強，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。

三、加強普通公路工程建設項目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施

1.進行工程建設項目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運輸廳頒布的有關規(guī)定，結(jié)合建設項目的特點和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設管理局編制了《公路建設項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標準化、為數(shù)字化管理提供了堅定的基礎。為了實現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網(wǎng)絡化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。指導有關部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應建立工程項目檔案工作管理網(wǎng)絡。各參建單位指定領導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應承擔的竣工檔案制度任務并落實到人，把竣工檔案工作落到實處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務；檔案專項驗收后，應對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。

2.創(chuàng)新公路工程建設項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務。工程建設項目檔案管理制度體系應在現(xiàn)有制度下進行優(yōu)化，在公路工程建設初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應嚴格按照規(guī)定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設項目檔案管理體系應把責任細分到個人，建立獎懲機制。加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當給予技術指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質(zhì)量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領導、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。

3.實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性信息技術的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術的應用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應用信息技術管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項目檔案規(guī)格進行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現(xiàn)檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應高度重視信息化工作，注重將建設期間的項目建設管理信息化與檔案信息化有機結(jié)合起來，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設期不便利用的問題。

4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統(tǒng)化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領導小組”的基礎上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項目檔案“領導小組”，并指定一名專業(yè)人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導。再者，根據(jù)項目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網(wǎng)絡，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應定期開展專業(yè)知識培訓與考核，考核不及格的應淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。

篇2

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A緒論：

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，工程建設規(guī)模也在不斷擴大，建筑工程檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設中的地位和作用。

目前工程建設項目檔案管理，特別是施工單位工程資料管理過程中主要存在以下幾個問題：（1）資料填寫內(nèi)容不規(guī)范；（2）資料報審不及時，不能與工程實體進度同步；（3）竣工后資料移交不及時等諸多問題。下面談一下我對如何做好工程建設項目檔案管理工作的粗淺觀點：

1、加大宣傳力度。檔案管理人員要通過多種方式加大對檔案工作的宣傳力度，增強社會的檔案意識，營造濃濃的檔案事業(yè)發(fā)展大環(huán)境，促進工程建設項目檔案工作的自主能動性。

2、建立完善組織機制。各相關單位要明確分管工程建設檔案工作的領導，建立健全工程項目檔案管理計劃和管理制度，配備專職或兼職檔案人員并具體負責項目檔案的統(tǒng)一歸檔、接收、編目和申報專項驗收等工作。同時要建立建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等項目相關單位專兼職檔案人員參加的項目檔案管理網(wǎng)絡，承擔項目檔案管理的組織協(xié)調(diào)檢查等工作。

3、將檔案工作納入管理機制。將項目檔案的管理機制和項目的整體管理機制有機結(jié)合起來，把項目檔案管理的要求納入到項目招標、設計、施工、監(jiān)理、竣工、試生產(chǎn)、生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)中去，落實在項目實施的全過程，真正實現(xiàn)工程建設項目檔案工作與項目建設工程同布置、同安排、同檢查。

4、建立完善項目控制機制。通過制定和實施項目檔案的規(guī)章制度以實現(xiàn)對項目檔案管理的控制。上級檔案管理部門要加強業(yè)務培訓指導控制。通過開展對工程管理人員、技術人員和工程建設項目檔案管理網(wǎng)絡人員的業(yè)務培訓，提高相關人員的檔案意識和業(yè)務素質(zhì)，使他們了解掌握有關項目檔案管理的法規(guī)、標準，以實現(xiàn)對工程建設項目檔案管理的控制，加強檢查驗收控制，即在工程進度檢查和工程質(zhì)量檢查時，同時檢查工程建設項目檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改進，在項目的中間驗收、單項工程驗收、工程質(zhì)量驗收和工程交工驗收、工程竣工驗收備案時，同時驗收相關檔案，以實現(xiàn)對項目檔案管理的有效控制。對于施工單位要明確施工管理人員執(zhí)業(yè)資格、崗位職責及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專人專崗，其中資料員、試驗員各自獨立設崗，不能兼職；利用資料管理流程明確各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據(jù)資料管理制度和流程負責填寫各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時收集形成資料，避免施工資料與工程進度不同步，不及時，不真實，忙中出亂的現(xiàn)象。

5、工程建設項目檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習，懂技術、會管理、業(yè)務精。工程建設項目檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期．遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，工程建設項目檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。加強公司對項目部進行資料交底。會同監(jiān)理、建設單位召開資料會議，明確工程施工資料要求，形成會議記錄，作為資料整理依據(jù)。各相關部門要密切配合，對項目的開竣工及進展情況及時溝通、協(xié)調(diào)運作，促進項目檔案收集齊全、分類科學、管理規(guī)范。如：加強竣工后移交前的資料整理的檢查和督導工作、資料移交監(jiān)督工作。工程竣工驗收完成后，施工單位與建設單位聯(lián)系做好竣工資料移交工作，根據(jù)合同及城建檔案館歸檔要求整理移交竣工資料，辦好移交手續(xù)，并協(xié)助建設單位進行城建檔案館備案工作。

篇3

關鍵詞：水利工程檔案管理存在問題；解決對策；綜合利用

Abstract: Water conservancy project file is the document with various value formed in the activities of water conservancy construction, which is the true record to relect the situation of the construction comprehensively, and is the important basis to identify the project quality, find out the causes of accidents and the responsibility. Therefore, the file plays roles of supervision and verfication of the project, and its quality directly affects the quality of the project and project use. The paper expounds the the common problems existing in the management of water conservancy project file, proposes the specific solutions to the problems, and makes a discussion on the file management of water conservancy project.

Key words: water conservancy project; file management; problem; solution; comprehensive utilization

中圖分類號：TV文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

水利是國民經(jīng)濟的基礎產(chǎn)業(yè)，是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的命脈。水利工程檔案是人類改造、利用自然資源、抗御自然災害的成果,是國家和人民的寶貴財富, 是水利工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶。水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設情況的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠的影響。水利工程檔案產(chǎn)生于整個基本建設的全過程，包括從工程項目建議、立項、可研、設計、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）、后評價等全過程。對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、維護、改擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據(jù)作用,對其他工程也起著借鑒與參考的作用。

近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著與工程建設不同步、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。《水利基本建設項目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔”?？茖W地進行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供便利，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.1 前期工作準備不足

水利工程建設工期緊、任務重，受季節(jié)性影響較大，負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。平時只注意抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作。導致檔案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程項目建設的后期，才突擊整理資料，開始著手進行檔案資料的收集、歸檔工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失，不能客觀反映工程實施情況。

1.2 檔案管理人員經(jīng)驗不足，缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統(tǒng)性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。在工程項目建設中，資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限，對檔案管理相關法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴重影響著歸檔質(zhì)量。

檔案人員缺乏整理、管理資料的實踐經(jīng)驗，致使資料整理、收集不夠全面，只是被動地從工程項目資料人員接收移交過來，往往是有多少接多少，存在著內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項目建設與工程技術資料的歸檔有機的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。

1.3 檔案管理體制和制度不健全

目前，大多數(shù)中小型水利工程建設項目沒有制訂具有針對性的檔案管理規(guī)章制度，檔案行政管理部門對工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業(yè)務指導缺乏應有力度，對工程檔案專項執(zhí)法檢查工作也沒有抓起來。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調(diào)動、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象。

1.4 工程建設項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟體制的完善，在工程建設領域，項目法人負責制、招標投標制、建設監(jiān)理制、質(zhì)量終身制等制度正在逐步規(guī)范。為適應政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地作出相應的調(diào)整與修改，工程建設項目檔案工作還沒有納入到新的管理機制中去。

2加強水利工程檔案管理的對策

2.1 健全制度，強化管理，落實崗位責任制

建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工、質(zhì)檢、監(jiān)督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監(jiān)督和制約。同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結(jié)，嚴格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。

篇4

探討工程建設項目檔案工作協(xié)調(diào)機制，必然涉及誰來協(xié)調(diào)的問題。一方面，項目建設單位（業(yè)主單位）作為最終責任者，要負責組織、協(xié)調(diào)和指導勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位以及材料、構(gòu)件和設備供應單位編制項目竣工文件和整理項目文件；另一方面，勘察設計、施工、監(jiān)理單位及供應商作為工程項目的參建方有責任履行各自檔案工作職責，并按合同要求將各自形成的檔案移交業(yè)主方。因此，項目建設單位（業(yè)主單位）是工程建設項目檔案工作的主動協(xié)調(diào)者，設計、施工、監(jiān)理單位以及供應商要服從建設單位的協(xié)調(diào)管理。本文從合同管理、歸檔標準、檔案培訓、文檔檢查、檔案驗收等方面探討了工程建設項目檔案工作協(xié)調(diào)機制的構(gòu)建與完善（如圖）。

一、實施合同管理，明確參建單位的檔案工作責任

從項目建設一開始，建設單位（業(yè)主單位）應統(tǒng)一管理工程建設項目檔案工作，把文件資料的收集、整理和歸檔納入到各參建單位的合同管理之中，以明晰業(yè)主方與其他參建單位的檔案工作責任，為檔案工作提供法律保障。在簽訂項目設計、施工、監(jiān)理以及材料供應合同、協(xié)議時，應設立檔案專門條款，明確設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等有關方面的檔案收集、整理、移交的責任和要求，并具體規(guī)定各參建單位文件材料的歸檔范圍、份數(shù)、歸檔時間、整理質(zhì)量等。同時，項目檔案工作還須和各參建單位的經(jīng)濟利益掛鉤，合同規(guī)定從各個參建單位工程款中扣留5%作為檔案保證金，待工程完工之后，各參建單位按合同規(guī)定向業(yè)主單位移交檔案并經(jīng)驗收合格后，才能結(jié)算工程尾款和檔案保證金。

二、制定歸檔標準，明確參建各方歸檔范圍及質(zhì)量要求

工程建設項目檔案管理實施遵循“統(tǒng)一計劃、分塊實施、集中歸檔”的原則，建設單位（業(yè)主方）制定檔案管理總體計劃、明確檔案管理的統(tǒng)一目標、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求。在完成招投標工作并簽訂合同、協(xié)議之后，建設單位檔案管理部門應以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)范性文件為依據(jù)，深入施工現(xiàn)場，了解工程建設內(nèi)容和程序，對工程建設各個環(huán)節(jié)上形成的文件資料做到心中有數(shù)，在此基礎上起草各參建單位歸檔文件目錄。參建單位以建設單位檔案部門提供的歸檔文件目錄草案為基礎，按照過往的施工經(jīng)驗和項目特點，對本單位歸檔文件目錄中的文件進行適應性刪改，然后返回給建設單位檔案部門審核。建設單位檔案部門在與其他參建方多次往返協(xié)商的基礎上，審核制訂《設計單位歸檔文件目錄》《施工單位歸檔文件目錄》《監(jiān)理單位歸檔文件目錄》《建設單位歸檔文件目錄》，并以此作為工程項目文檔檢查和檔案驗收的依據(jù)。對于材料、構(gòu)件和設備供應單位提供的合格證、使用說明書，檢驗報告、圖紙等文件資料，材料、構(gòu)件和設備的使用單位和管理部門要負責整理，并核實其完整性。歸檔文件質(zhì)量要合乎標準，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，格式規(guī)范，簽字認可手續(xù)完備，載體和書寫材料符合耐久性要求。文檔管理要合乎規(guī)則，各參建單位要建立文檔管理機構(gòu)、文n保管室，制定收發(fā)文登記、借閱利用登記和文件保管制度等，使項目檔案工作從一開始就按統(tǒng)一的標準規(guī)范有序地運行。

三、實施檔案培訓，提升檔案人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)

工程建設項目涉及面廣，參建單位多，各參建單位的檔案資料員流動性大，缺乏檔案專業(yè)訓練，影響檔案工作質(zhì)量。在施工和監(jiān)理單位進駐工程項目之后，建設單位檔案管理部門牽頭組織建設方、勘察設計方、施工方、監(jiān)理方的檔案員、資料員、工程技術人員集中進行一次檔案培訓，學習國家、省市有關建設項目檔案管理規(guī)定、行業(yè)標準，學習合同條款中項目檔案歸檔責任，明確本單位的檔案歸檔范圍、質(zhì)量要求。建立項目檔案工作QQ群或者微信群，通過QQ和微信平臺公布相關的檔案管理制度、業(yè)務規(guī)范以及日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，進行檔案業(yè)務指導和工作交流。培訓以業(yè)務操作為主，制定科學系統(tǒng)的檔案收集、組卷歸檔管理辦法，統(tǒng)一和規(guī)范各參建單位竣工資料的內(nèi)容和樣式。培訓重點放在參建單位檔案工作的協(xié)作與配合上，比如，監(jiān)理單位如何與施工單位協(xié)作，發(fā)揮監(jiān)理的審核職能，確保施工單位移交的竣工檔案合格；建設、施工單位以及供應商如何協(xié)作，確保材料、構(gòu)件和設備開箱隨機資料齊全完整地收集歸檔；建設、設計、施工單位如何有效配合，確保設計變更材料齊全，變更依據(jù)和變更后的具體圖紙相關聯(lián)，等等。通過培訓，理順項目檔案管理關系，落實檔案管理制度，構(gòu)建起“以業(yè)主為中心、以監(jiān)理為保證、以施工為主體”的項目檔案工作協(xié)作模式，促進項目檔案工作順利開展。

四、加強文檔檢查，確保參建各方的檔案工作落到實處

工程建設項目檔案的特點要求項目檔案管理必須實施文件質(zhì)量過程控制。建設單位（業(yè)主方）是項目檔案管理的主體和核心，在項目建設過程中要及時了解項目的建設進度，采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對文件歸檔工作進行認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，協(xié)調(diào)參建各方的檔案工作。一是成立文檔檢查機構(gòu)。建設單位檔案管理部門應牽頭組建項目文檔檢查小組，成員由建設單位的工程部門、質(zhì)保部門和檔案部門的人員以及監(jiān)理單位的人員組成，檢查小組定期進行文件檢查，小組成員從各自的專業(yè)角度發(fā)現(xiàn)問題，提出改進措施，以提高檔案文件質(zhì)量。二是制定《工程文件整理檢查計劃》。項目一開工，檢查小組就以工程項目施工進度計劃為依據(jù)，編制全年工程文件整理計劃，并正式。三是實施現(xiàn)場文件檢查。根據(jù)工程文件整理檢查計劃，文檔檢查小組成員每月至少實施一次現(xiàn)場文件檢查，檢查要點包括以下幾個方面：①施工文件收集的及時性，查看施工文件收集整理是否與項目建設進度同步，是否存在事后突擊補充文件資料的現(xiàn)象，施工文件是否及時立卷并移交到檔案部門存檔；②施工文件收集的完整性，檢查開停工報告、施工組織方案、原材料報審、質(zhì)量檢測評定記錄、隱蔽工程驗收記錄、竣工圖、工程照片等；③施工文件的規(guī)范性，重點檢查文件材料和表格的格式是否規(guī)范，技術參數(shù)是否準確、簽章手續(xù)是否完備、是否為原件，竣工圖折疊、標注、蓋章是否規(guī)范。四是定期召開文檔例會。每月召開一次文檔例會，參會人員包括文檔檢查小組成員、施工單位人員。會議主題包含以下方面：①最近一次文件檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改時間要求；②施工單位匯報當月文件收集與工程建設進度的同步情況；③各方在文件收集整理過程中需要協(xié)調(diào)解決的問題。文檔檢查能督促參建各方及時收集整理文件，及時協(xié)調(diào)、解決項目檔案歸檔工作中出現(xiàn)的問題，為項目檔案專項驗收打下堅實基礎。

五、做好檔案驗收，把好竣工檔案質(zhì)量關

篇5

論文摘要：筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗，從對公路工程建設檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領導力度、創(chuàng)新公路項目檔案管理的新模式、加強檔案達標升級及創(chuàng)優(yōu)活動、做好日常檔案工作等四個方面，闡述了公路工程監(jiān)理企業(yè)檔案管理。

近年來，我單位根據(jù)上級檔案部門的要求，大力加強檔案基礎建設，認真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達標升級活動，不斷提高檔案信息資源利用率，公路重點工程檔案創(chuàng)優(yōu)活動得了廣泛深入的展開。在公路工程監(jiān)理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個方面的工作：

1對公路工程建設檔案創(chuàng)優(yōu)工作的領導力度

1.1各建設工程項目檔案工作普遍得到了高度重視，參建項目部領導和員工的檔案意識明顯增強

通過有關檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹，各參建項目部普遍認識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和各級崗位責任制，切實解決建設項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，建立起適應新的基本建設管理體制運行要求的檔案工作機構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡體系，使工程建設項目檔案工作得以有序開展。

1.2各建設工程項目的檔案工作已步入依法監(jiān)管的軌道

在廣東省檔案局、清遠市城建檔案館的業(yè)務指導下，近年來的所有公路工程建設項目檔案普遍實行檔案登記制度和檔案

驗收制度，一大批近幾年完工的工程建設項目已按規(guī)定通過了檔案行政管理部門組織的檔案驗收。

1.3建設工程項目檔案管理的基礎業(yè)務工作普遍加強，為工程建設和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務作用

為了適應社會主義市場經(jīng)濟體制和基本建設管理體制改革的需要，工程監(jiān)理項目部從項目建設開始就注意貫徹有關檔案工作的標準、規(guī)范，不斷深化業(yè)務基礎工作，加強文件材料的收集歸檔和檔案整理，做到檔案的收集、整理工作與工程監(jiān)理同步進行，并努力提高工程建設檔案的科學管理水平。徹底改變了過去那種工程建設檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯誤也找不到人負責的狀況。建設工程項目檔案的完整收集和規(guī)范整理，保證了工程建設與管理對檔案的利用和需要，使工程項目檔案發(fā)揮了良好的社會效益和經(jīng)濟效益，取得了雙豐收效應。

2創(chuàng)新公路項目檔案管理的新模式

近年來，我們認真研究基本建設管理體制出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷探索既適應市場經(jīng)濟體制的需要，又能確保建設項目檔案完整、準確、規(guī)范的檔案管理模式。單位在印發(fā)有關文件和培訓授課、業(yè)務指導中反復強調(diào)以下幾個方面：

2.1把建設工程檔案工作列入相應項目法人單位工作計劃

從工程建設監(jiān)理計劃到監(jiān)理程序，均列入項目部和有關人員的職責范圍，做到每項工程監(jiān)理活動都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由項目法人對工程建設檔案總集成，實施統(tǒng)一的規(guī)范和標準；設立直屬項目部的檔案機構(gòu)，配置必要的保管和提供利用的設備，確保整個工程建設檔案資料的完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)、安全和有效利用；建立健全檔案管理的分級負責制，并把檔案管理列為各項工程監(jiān)理的一部分，使之成為項目管理的一個重要內(nèi)容。

2.2實行檔案同步建設制和合同制

從項目立項起就開始將項目檔案列入歸檔計劃，將檔案工作納入項目計劃，指定項目部主任為檔案項目負責人，負責對建設項目的整個檔案工作的指導、監(jiān)督。

2.3實施嚴格規(guī)范的審核程序

即每項工程的檔案文件，在施工單位自檢的基礎上，監(jiān)理單位、業(yè)主項目負責人負責對檔案文件的完整性、準確性等進行嚴格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實地反映工程全貌；項目法人檔案管理機構(gòu)負責對全部案卷的質(zhì)量嚴格審核把關，不合格的責令其完善；為保證項目承包單位向項目法人單位及時送交完整、系統(tǒng)、準確的相應項目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實行保證了建設項目檔案的收集整理工作在項目建設過程中的有序進行，從而避免了在項目完工后再突擊清理所帶來的弊端。 2.4將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整、準確作為監(jiān)理方的工作職責

針對工程建設項目往往涉及施工隊伍較多、時間跨度較長的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內(nèi)容納入監(jiān)理工作范圍，要求監(jiān)理工程師在檢查施工質(zhì)量的同時，負責檢查驗收施工單位形成的應歸檔文件材料，并履行相應的手續(xù)，從而保證了竣工資料的完整、準確和規(guī)范。

3加強檔案達標升級及創(chuàng)優(yōu)活動

建設工程檔案工作不僅僅是對檔案工作負責，而且是對歷史過程負責，是對未來發(fā)展負責。這就從更高的層次上提升了我們對檔案工作重要性的認識，進一步增強了做好檔案工作的歷史責任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：

3.1強化了檔案創(chuàng)優(yōu)的計劃措施

近年來，單位克服了工程建設項目分布廣、工程進展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建設項目檔案管理作為一項重要工作常抓不懈，并不斷加大對工程建設項目檔案工作的指導督促力度，努力使各工程建設項目達到檔案規(guī)范管理和科學管理的要求。要求各項目部在按時完成日常立卷工作的基礎上，根據(jù)工程實施序列和竣工期限按月匯報工作開展情況。

3.2提高檔案檢查的力度和頻度

每年接受省檔案局對我系統(tǒng)檔案工作的檢查，對達標升級單位，在各單位自查的基礎上，由省檔案局進行復查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，高標準、嚴要求進行整改完善，組織有關部門進行定期復查。

3.3認真開展執(zhí)法檢查

《檔案法》頒布以來，為不斷加大對公路工程建設項目檔案工作的監(jiān)管力度，上級檔案部門多次開展了本范圍內(nèi)的執(zhí)法大檢查活動，我單位堅持把執(zhí)法檢查活動作為增強檔案意識，規(guī)范管理手段，提高創(chuàng)優(yōu)水平的重要契機，及時組織所屬的項目部等有關人員認真做好填表、自查、整改、匯報等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案收集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會到，只要思想上高度重視，行動上貫徹及時，措施上扎實有力，檔案工作走向規(guī)范化和爭創(chuàng)工程優(yōu)秀檔案是完全可以實現(xiàn)的。

4扎實細致地做好日常檔案工作

檔案管理達標升級只是做好檔案工作的一個起點，我單位深刻意識到，要使檔案工作不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高，必須從日常檔案工作每一個環(huán)節(jié)著手，堅持長抓不懈。

4.1認真做好檔案資料的收集工作

近年來，公路工程建設規(guī)模一擴再擴，建設項目逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，總公司要求各項目部通過檔案管理網(wǎng)絡收集各種檔案資料，并定期檢查收集工作。

4.2利用計算機系統(tǒng)對檔案資料進行科學管理

為適應形勢發(fā)展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計算機管理系統(tǒng)，安裝檔案管理系統(tǒng)軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，并在省公路局和省檔案局的業(yè)務指導下，根據(jù)實際使用情況對計算機程序進行修改、完善。

4.3強化服務意識，提高檔案資料利用效果

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來，我們按照國家二級檔案管理的要求，緊緊圍繞經(jīng)濟建設和行業(yè)管理這個中心，更加注重檔案信息資源的開發(fā)，多途徑、多方位地提供服務。隨著高速公路建設的全面展開，工程建設中普遍面臨著與原有道路的改擴建交叉施工的矛盾，單位的設計監(jiān)理部也是充分利用原始檔案資料，及時提交設計單位進行預先考慮，有效解決了大規(guī)模建設中的大量施工矛盾。針對由于長期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動服務的局面，單位確立了檔案工作主動服務的指導思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強溝通交流，多請示，多匯報，編制完整、有效的檔案檢索工具，開放檔案閱覽室，經(jīng)常到各業(yè)務部門了解情況，檢查檔案工作，在確保檔案資料安全的前提下，根據(jù)各業(yè)務部門的工作進度和需要，主動組織提供各種資料、數(shù)據(jù)，為綜合決策和開展業(yè)務服務。

參考文獻

篇6

（內(nèi)蒙古電力勘測設計院有限責任公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特　010020）

摘　要：工程總承包是個龐大的系統(tǒng)工程，需要各方齊心協(xié)力方能完成。工程總承包項目在建設的過程中會產(chǎn)生大量的文件材料，如何使這些雜亂無章的文件材料，能按照檔案管理規(guī)定的要求收集、整理、保管好并順利向業(yè)主移交，是一個難處理的問題。本文主要論述檔案管理是工程總承包項目建設中的一個重要組成部分，提出明確建設項目合同內(nèi)容、落實參建各方檔案管理責任、建立健全工程總承包項目檔案管理制度等相關建議。

關鍵詞 ：工程總承包；檔案管理

中圖分類號：TM73

文獻標志碼：A

文章編號：1000-8772（2015）08-0181-01

收稿日期：2015-02-10

作者簡介：金育勇（1972-），男，河南武陟人，大專，助理館員。研究方向：檔案管理。

一、檔案管理是工程總承包項目 建設中的一個重要組成部分

國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會于2006 年6 月印發(fā)《重大建設項目檔案驗收辦法》，為工程檔案驗收提供了政策依據(jù)。電力設計單位開展電力工程總承包工作的動力來源于開拓市場、擴大業(yè)務范圍、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的需要，各單位都在工程實踐中努力探索如何做好工程總承包管理。在工程建設過程中，及時收集工程檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，保持工程檔案的完整和系統(tǒng)性，不僅是建工程前的需要，也是為工程項目投產(chǎn)后開展后續(xù)服務與維修工作的需要。

二、明確建設項目合同內(nèi)容，有利于落實參建各方檔案管理責任

電力設計單位要做好電力工程總承包檔案管理工作，需要處理好項目管理與內(nèi)部管理之間、各相關方之間的關系。工程總承包項目從簽訂合同開始，就應該明確各參建方在工程總承包項目檔案管理的職責。

1. 業(yè)主方：業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準備工作，前期工作形成的文件材料應該立卷歸檔，責任需要明確，工程檔案整理執(zhí)行什么標準，業(yè)主有責任提出要求。

2. 總承包方：總承包方負責工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導和監(jiān)督分包方文件材料歸檔，對分包方提交的文件資料進行匯總、整理；項目竣工后向業(yè)主移交完整、系統(tǒng)的檔案資料。

3. 分包方：分包方負責收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材料，接受總承包方的檢查指導，并對歸檔文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，工程結(jié)束后及時將工程檔案向總承包單位移交。

4. 監(jiān)理方：項目監(jiān)理單位除了負責收集、積累項目監(jiān)理文件，還要完成建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累、審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料。

三、建立健全工程總承包項目檔案管理制度，是做好工程檔案的基礎

工程總承包項目檔案的管理是個難點、弱點問題，由于電力工程建設項目工期長，這期間將會產(chǎn)生大量工程技術文件資料，妥善保管好這些工程技術文件資料，僅靠少數(shù)幾個人員是不行的。領導要高度重視，要增強參建單位全員檔案意識、建立一套完整而行之有效的檔案規(guī)章制度，才能做好項目檔案管理工作。

四、做好工程總承包項目檔案文件質(zhì)量管理工作，是保證工程檔案準確、完整的基礎。

1. 施工文件質(zhì)量的管理

施工文件是整個工程檔案的難點，施工單位人員流動性大，做好施工文件的質(zhì)量管理涉及到檔案、資料人員、項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等人員，檔案管理人員從檔案的角度進行把關、檢查、指導。從工程的角度把關，保證施工文件的齊全和質(zhì)量。各參建單位認真執(zhí)行工程建設標準強制性條文，立足從工程初期原材料進場、工程各重要工序的檢驗、試驗記錄嚴格把關，避免形成“回憶錄”。

2. 設備廠商文件質(zhì)量的管理

設備廠商提供的設備文件，經(jīng)采購方驗核后移交，資料本身復雜、繁多，加之涉及設備廠商多，各設備廠商提供的資料又各有其特點、形勢多樣、情況復雜，這樣給設備廠商文件資料的歸檔工作增加了不少難度。為此，要求采購部門與使用單位在設備移交時，相關人員參加現(xiàn)場開箱驗收并記錄，驗收清單與實物對應相符，保證設備資料完整，滿足施工單位安裝使用的同時滿足至少一份原件作為檔案留存。

五、做好工程總承包項目檔案文件質(zhì)量的措施

1. 加強工程檔案的過程管理

在工程建設初期，檔案工作要與工程建設同步進行。隨著工程建設的進展，檔案管理人員就要對文件資料進行收集，如果等到整個工作竣工時再進行檔案收集，會給收集工作造成困難，不能保證文件資料齊全完整。

2. 加強檔案管理人員在工程建設過程中的監(jiān)督指導

檔案管理人員在工程建設中，依據(jù)前期制定的標準對各參建單位的工程檔案的形成、積累、整理歸檔工作，進行定期監(jiān)督、檢查、指導，針對整理過程中出現(xiàn)的問題，及時糾正解決，從開始就規(guī)范好工程項目檔案的質(zhì)量，避免重復整改。

篇7

關鍵詞：工程項目；檔案管理；信息化

引言

工程建設項目檔案一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復性。近幾年來，工程項目檔案管理信息化建設取得了一定的進展。工程項目檔案的信息化管理為工程項目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對眾多紙質(zhì)工程項目檔案時，由于管理工程項目檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現(xiàn)差錯，但運用計算機掃描便能快速使工程項目檔案實現(xiàn)信息化，同時還能輕松處理完工程項目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節(jié)省。

1工程項目檔案管理要點分析

1.1工程建設檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎就是形成與搜集建設項目的檔案。在工程建設初期，參與工程建設的各個單位（部門）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責，將建設過程中的各種檔案材料一點一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎。（1）建立和完善檔案管理制度。對于負責基建技術和檔案管理人員，各單位應當定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質(zhì)量等事項進行詳細說明，落實措施，強化管理，努力增強有關人員的檔案意識。（2）做到圖實相符。檔案管理人員需要深入建設現(xiàn)場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗收項目的過程中，到現(xiàn)場給予檢查和指導，進而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標、設計變更、監(jiān)理文件材料等，確?！皥D實相符”，發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，及時解決。

1.2整理與歸檔建設項目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設檔案材料。在對工程檔案進行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實責任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對于建設工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性，檔案人員應當認真學習，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標準和要求，以便早作準備。（2）明確接收工程建設檔案的范圍和歸檔要求。學習檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標準化、規(guī)范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術材料的界限要離請。根據(jù)基建文件材料的保存價值，在確?；n案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。（4）嚴格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料，系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）；劃定保管期限，同時對保管期限進行標注，并且注明相應的密級；基建檔案整理后，需要進行裝訂，并保證結(jié)實美觀，同時標題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內(nèi)目錄。

2工程項目檔案管理信息化建設

2.1完善信息化檔案管理的制度

第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發(fā)和使用的全套文檔資料和信息化軟件應用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應該妥善的進行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國家檔案局的國家標準制定，主要的標準為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

2.2加強基礎設施建設

工程項目檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設以及數(shù)字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。工程項目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使工程項目檔案能實現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等共同構(gòu)成了工程項目檔案的數(shù)字化設備，對這些設備加以利用，可以使工程項目檔案的一體化管理得以實現(xiàn)。而在這個過程中，工程項目檔案的信息化管理則為其實現(xiàn)奠定了基礎。

2.3保證信息化系統(tǒng)的安全性

安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內(nèi)容的安全性和保護性，加強信息化檔案管理的作用。從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡模式，利用科學化、理化的內(nèi)部網(wǎng)絡模式管理好內(nèi)部人員，杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)，防止造成網(wǎng)絡資源流失與檔案管理的負面影響。第二，管理好輸出設備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理，管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點，最關鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數(shù)據(jù)的備份與容災，最理想的數(shù)據(jù)保護方式就是解決信息化檔案內(nèi)部的可用性風險和恢復性風險，當前檔案的數(shù)據(jù)備份與容災能力已經(jīng)成為了數(shù)據(jù)存儲安全的象征。數(shù)據(jù)備份需要保證客戶數(shù)據(jù)的完整性、需要提高數(shù)據(jù)安全性、可靠性和一致性。

2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊伍建設

長久以來，工程建設領域中多數(shù)一線人員知識層次并不高，在建設過程中對于信息化的運用范圍與接受程度相對其它行業(yè)來說并不高。這對信息化的實施是不利的。各級參建單位對電腦軟件的使用理念還停留在各類專業(yè)軟件的層面。如何在工程建設的從業(yè)人員尤其是技術人員中提升信息化系統(tǒng)的應用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對其它各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。所以，各級建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并且從各單位的領導階層開始重視信息化的培訓，建設具有綜合能力的檔案信息化管理隊伍，并保持相關人員的穩(wěn)定。

結(jié)束語

加強工程項目檔案管理信息化工作，是適應我國工程建設發(fā)展的必然要求，也是提高建設水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發(fā)展理念已能為廣大建設者所接受，但真正要將信息化建設落到實處，使之成為實用的管理手段，仍要各管理層面的從業(yè)者們不斷努力。

參考文獻

篇8

關鍵詞：水利工程檔案；現(xiàn)狀；發(fā)展方向 

伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的高速發(fā)展的趨勢，在社會中水利工程檔案也日益發(fā)揮著其重要的作用。水利工程檔案即為在水利工程建設進程中產(chǎn)生的對于國家和社會而言具有著保存價值的工程圖紙說明文字、工程圖表、音像資料等多種形式的文件資料。因此對檔案進行科學合理的管理，加大利用水利工程檔案信息資源，積極推進水利工程檔案管理是極為關鍵的一項重要工作。 

1 水利工程檔案的特點 

和其他專業(yè)檔案相比較，水利工程檔案也同樣具有著科學性、合理性、完備性、服務性，另外其還有著下述獨具的特征：（1）文件資料來源廣博。分別源自于法人單位、建設管理、設計公司、施工單位、監(jiān)理部門等諸多單位或部門形成工程檔案。（2）文件類別紛繁多樣。因為工程建設項目劃分較為細致， 土石方、混凝土、交通設施、涵閘、管理設施等工程，所以產(chǎn)生及形成了較多類別的文件資料。（3）檔案管理層次復雜。對于重點工程建設項目而言， 有著較多的單位參與建設施工，而各單位對于檔案管理沒有規(guī)范化的要求， 形成的檔案形式內(nèi)容不一致，較多施工單未不建立健全企業(yè)檔案管理方式，不能形成監(jiān)督管理的長效機制。 

2 我國水利工程檔案管理現(xiàn)狀 

2.1 水利工程檔案管理認識不足 

伴隨著我國社會主義經(jīng)濟體制建設的持續(xù)改革與發(fā)展，國家政府的相關職能在進行逐步轉(zhuǎn)變，水利工程建設管理體制改革也隨之持續(xù)推進，具有關聯(lián)性的質(zhì)量全程負責制度、建設項目監(jiān)理制度、項目法人責任制度、竣工驗收備案制度等在逐步建立和完善當中。而在當前水利工程檔案信息的建檔、歸納、驗收等相關程序也具有全新的要求，可是長期以來較多管理者存在注重于工程，而輕視于檔案的狀況。末能對檔案管理工作的關鍵性有全面及準確的認知。使得水利工程檔案管理的事務長期存在末能積極推進的狀態(tài)。較多水利工程檔案的歸檔匯集末能適時處理。末能較好的發(fā)揮水利工程檔案管理應有的作用。 

2.2 末建立健全檔案管理體系 

水利工程檔案管理具有較強的專業(yè)性要求，可是不少單位僅將檔案管理的作用歸于綜合部門，未有作為檔案專管部門的設置。不能體現(xiàn)檔案管理的重要性，即使具有國家與單位的專項管理制度，也未能起到實際作用。所以在水利工程檔案管理事務當中，較多都未能真正發(fā)揮其監(jiān)督管理的實際作用。由此形成缺乏對水利工程綜合管理部門以及建設部門工作的有效監(jiān)管，普遍存在人員流動狀況。難以推進檔案的匯集、管理工作的實施。 

2.3 缺乏檔案管理人員 

因為較多的單位領導層未能注重水利工程檔案管理的關鍵性，投入的相關人力與物力較少， 通常水利工程檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，不具備本專業(yè)的理論知識，多為工程技術人員兼職此職，缺乏對于檔案管理知識的了解，較少受到過相關的專業(yè)培訓，對于水利工程檔案管理的基礎工作并不熟悉、同時對相關法律規(guī)定及 管理制度的認知不足，水利工程檔案管理較多的限于最基礎的資料保管工作，形成水利工程檔案管理不到位。同時較少會有檔案專業(yè)人員，從業(yè)人員的專業(yè)性及管理水平需要進一步提升，缺乏水利工程檔案管理工作的規(guī)范性。 

3 水利工程檔案管理的發(fā)展之路 

在新的時展的背景下，水利工程建設得到了高速發(fā)展與進步，迎來了新的發(fā)展機遇，這同時也要求水利工程檔案管理要與時俱進的和此打發(fā)展相適應。 當今全球在項目檔案管理的先進經(jīng)驗和方式方法，非常值得我們進行學習與借鑒。并能夠以此來提升水利工程檔案管理事務的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展。 

3.1 樹立全員檔案意識 

水利建設工程檔案與工程建設的諸多方面緊密聯(lián)系，涵蓋了整個工程項目建設的進程，工程的管理、設計、技術、施工人員對工程項目的情況具有全面的了解，較多檔案形成于其之中，同時其也是將來檔案主要使用者，要建立和健全準確、完備、的檔案，就需要促進全員的檔案參與意識，共同來來進行檔案匯集，尤其是項目建設初期，必須依據(jù)項目建設及形成檔案的客觀規(guī)律，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步匯集、安全管理整個項目檔案工作，以此來促進檔案的高效利用的力度。 

3.2 建立完善的管理制度 

在水利工程檔案當中的科學合理管理制度，是保障水利工程檔案管理工作持續(xù)推進的關鍵所在，第一、應對于水利工程建設市場的整體發(fā)展與變動情況進行適時的掌握，按照現(xiàn)實的發(fā)展與變動情況適時的來對檔案制度作為調(diào)控和改進，使之真正具有時代特征。第二、應制定出細致的水利工程檔案的管理辦法，來對水利工程檔案管理人員的日常事務行為進行規(guī)范管理，促進工程的審計、監(jiān)理、質(zhì)檢、管理和施工部門的工作實效性的完成落實，達成水利工程檔案管理部門的監(jiān)督職能的高效應用，以保障水利工程檔案管理的實效性、標準化。同時還需要制定出行之有效的管理激勵機制，將水利工程檔案管理工作目標最大化的定位分任到所有的部門和崗位、個體上，在年度整體工作計劃中編制檔案管理的總目標，并導入至高層管理工作會議實施事務程序當中，并與單位職工的崗位責任制以及經(jīng)濟責任制掛鉤。制定嚴格的考核評分機制來進行考核，讓檔案管理工作能夠具有一個良好的管理實施環(huán)境。 

3.3 強化水利檔案隊伍的建設 

在當前社會經(jīng)濟和科技高速發(fā)展的時代背景下，需要檔案管理人員持續(xù)自身素質(zhì)進行提升，改善知識結(jié)構(gòu)，達到與時展協(xié)調(diào)和同步，水利工程檔案管理人員不但應有著堅實的專業(yè)知識，同時還必須對先進現(xiàn)代數(shù)字化技術有熟練的掌握，持續(xù)性汲取、學習先進的管理方及理念。其次，應加強對檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓，提業(yè)務素質(zhì)和優(yōu)質(zhì)服務意識，以達到現(xiàn)代化水利工程管理日益增長的需求。 

3.4 加強水利工程檔案管理的現(xiàn)代化建設 

在水利工程檔案工作當中導入計算機技術能夠更加快捷的完成工作，從而具有深刻的影響，在水利建設工程檔案管理當中加大實施縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案的實際運用。注重水利工程建設在先期設計，施工和竣工資料的編制過程中形成的日益增多的各類電子文件檔案。對重點項目建設工程的照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體作為光盤刻錄備份保存，對檔案管理網(wǎng)絡化、信息化進行深入的探索研究。 

4 結(jié)語 

總而言之，隨著社會經(jīng)濟以及水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，因此應該做好樹立全員檔案意識、建立完善的管理制度，促進水利檔案專業(yè)從業(yè)者的綜合素質(zhì)的提升，深化水利工程檔案管理的現(xiàn)代化建設等方面工作，以此來提升水利工程檔案管理水平。 

參考文獻 

篇9

1 統(tǒng)一認識，是做好檔案管理工作的基礎

統(tǒng)一檔案工作的認識，形成齊抓共管的合力，是搞好企業(yè)檔案管理工作的前提和保證。

1.1 搞好檔案管理工作，是企業(yè)的職責所在

公司成立以來，一直高度重視檔案管理工作，認真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和相關規(guī)范、辦法和標準，不斷提高檔案工作重要性的認識，增強搞好檔案管理工作的自覺性。我們結(jié)合公司工程建設的實際，在統(tǒng)一認識上，主要樹立了四個強化、四個增強的認識理念和責任意識。一是強化檔案功能意識，增強搞好檔案工作的自覺性；二是強化檔案法律意識，增強搞好檔案工作的嚴肅性；三是強化項目法人職責，增強搞好檔案工作的責任感；四是強化工程項目的特殊性，增強搞好檔案工作的使命感。認識上的深化和高度統(tǒng)一，構(gòu)建了健全的檔案管理組織機構(gòu)和從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴密的檔案管理體系；形成了分工負責、群策群力、齊抓共管的工作格局。

1.2 工程項目的特殊條件，是搞好我司檔案管理工作的重要緣由

我司承擔的工程項目所處的條件和建設成果的確具有特殊的內(nèi)在要求。一是工程環(huán)境特殊。工程處于正建的三峽工程庫區(qū)，工程建成后運行工況變化很大，要經(jīng)受三峽工程運行調(diào)度不同水位的影響和考驗，需要翔實的工程檔案資料見證，并利用檔案資料及編研成果指導工程維護管理中出現(xiàn)的各類問題；二是工程區(qū)位特殊。工程處于涪陵主城區(qū)沿江城市變遷口岸，工程建設使沿江城區(qū)面貌發(fā)生了歷史性的巨變，需要檔案資料記載；三是工程結(jié)構(gòu)特殊。萬里長江第一堤是透水性結(jié)構(gòu)，烏江二橋工程是亞洲第一座大跨徑、高低塔、單索面斜拉橋等，工程設計和建設成果，具有借鑒、探索的創(chuàng)新價值，需要完整的檔案資料記錄工程建設和運行管理變化過程；四是建設管理特殊，兩橋工程是涪陵首次采用BT建設模式融資建橋，把經(jīng)管型法人功能成功用于公益性工程建設的創(chuàng)新模式。上述工程項目的特殊條件，賦予了我們搞好檔案工作的特殊使命。要求檔案資料的收集、整理、制成、歸檔必須完整、準確和系統(tǒng)；必須建立健全門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容翔實的館藏檔案體系；真實的記載和寫照工程建設成就，區(qū)域變遷歷史，使檔案信息資源充分發(fā)揮開發(fā)利用價值。

公司檔案管理工作就是基于以上的認識理念和職責緣由，得以統(tǒng)一認識和高度重視。

2 抓住重點，主攻難點，是做好檔案工作重要保障

工程建設檔案是工程建設成果的重要組成部分。資料收集涉及面廣、難度大、管理工作任務艱巨。因此，我們把工程檔案管理工作列為檔案工作重中之重的難點，加強管理，確保質(zhì)量。主要實施了三項管理基礎工作：

2.1 加強職責管理

實行項目法人責任制，把檔案管理工作列入年度計劃、五年規(guī)劃；列入了年度目標管理責任書，納入了工程建設管理任務，實行主管牽頭，分管負責，處室承辦的責任體系，年初下達任務，年中檢查，年底考評，實行獎懲。形成統(tǒng)籌安排，分工負責，協(xié)調(diào)配合，齊抓共管的工作機制。

2.2 加強程序管理

實行工程檔案與工程建設同步實施，做到階段工作同交底，同布置，同檢查，同驗收。狠抓了三項管理程序。

2.2.1抓好事前布置（召開技術交底會）。在工程開工建設前召開設計、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等單位的技術交底會，把工程檔案資料管理的收集、整編、驗收、移交的相關要求，一并交底布置，讓參建單位明確任務，落實職責。

2.2.2狠抓過程管理。在施工過程中嚴把六項工作環(huán)節(jié)。即：工程設計、工程招標、合同管理、工程質(zhì)評、工程結(jié)算、財務收支等六個工作環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案資料的收集、整編工作。

2.2.3嚴格驗收管理。一是嚴格檔案中間驗收。在工程質(zhì)量驗收、階段驗收和交工驗收前，由檔案專（兼）職人員會同相關處室，按照檔案資料收集整理的規(guī)范規(guī)定和要求，對檔案資料的完整性，整編的規(guī)范性進行檢查驗收，合格后才能進行工程驗收和工程結(jié)算；二是嚴格移交鑒定、鑒證制度。落實檔案移交責任制，完善移交清單，規(guī)范移交程序，提高歸檔質(zhì)量；三是嚴格竣工專項驗收。在工程竣工驗收前，對項目檔案進行全面清理、整編，按照《重點工程項目檔案驗收管理辦法》完成各項驗收程序，通過檔案行政主管部門專項驗收后，完成建設主管部門進館檔案驗收移交工作。

2.3 加強業(yè)務管理

為確保檔案工作質(zhì)量，我司積極開展了檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案人員從業(yè)素質(zhì)，切實履行檔案管理職責。公司設立了檔案管理科，配備了專（兼）職檔案管理人員15名，每處室1-2名，從事檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用工作；積極參加市、區(qū)檔案主管部門主辦的培訓和考察學習活動，適時舉辦檔案培訓班，深入施工單位，監(jiān)理單位貫徹檔案法律法規(guī)，開展現(xiàn)場指導培訓、幫助施工單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔管理工作，打牢工程檔案驗收、移交的各項基礎工作，提高專（兼）職檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)，適應檔案管理工作需要。

3 發(fā)揮檔案的再生價值，是檔案工作最終目標

工程檔案的開發(fā)利用為工程建設管理和完善基本建設各項程序發(fā)揮了明顯的效益，在工程運行管理和社會服務功能方面還將發(fā)揮巨大的效益。

3.1為防護工程竣工驗收提供了大量的政策性和業(yè)務性文件資料和試驗研究成果。為工程竣工現(xiàn)狀設計復核的編制和工程竣工安全復核、防洪校核提供了檔案資料，設計單位出具的施工設計復核成果得到市級主管部門的批復，涪陵防護工程得已順利通過竣工驗收。

3.2為防護工程移民專項驗收審計提供了大量的庫區(qū)政策性文件資料、移民資料、征地補償資料、工程設計審批資料，編寫了審計說明，得到了國家審計署和國務院三建委對防護工程移民基礎設施費、地方自籌等資金的合理使用予以認可，完成了移民專項審計程序，順利通過了國家移民專項驗收。

3.3為工程稽查、審計提供了完整的工程設計、工程施工、工程招投標、工程概（預）算、工程竣工結(jié)算和財務決算資料，完成了各項基本建設的稽查、審計程序，得到了好的評價。

3.4在社會服務功能方面，由于具備較為完整、豐富的館藏檔案資料，將對區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展，庫區(qū)泥沙淤積、運行調(diào)度，防洪標準、移民拆遷等規(guī)范性文件的制定提供原型監(jiān)測、分析成果，發(fā)揮檔案管理的巨大效益。

4 存在的主要問題

4.1重點工程檔案資料管理制度不健全，職責沒有落實到位。目前，參建單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立重點工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實處上，造成具體管理人員缺少責任感。這主要是因為某些建設單位領導檔案意識不強，對檔案工作認識不足引起的，日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓形象工程，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應付狀態(tài)。另外，檔案行政管理部門忙于各項業(yè)務工作，對重點工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對重點工程檔案管理的業(yè)務指導缺乏應有力度，重點工程檔案專項執(zhí)法檢查工作沒抓起來。對一些建設單位在檔案資料管理上違章操作也有一定影響。

4.2管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差。在各重點建設項目單位中，只有少數(shù)幾個單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案六防措施上更是難以落實，特別是防盜、消防措施大部分建設單位，沒有獨立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節(jié)省了房間，其實上是很不利檔案資料的安全保管的。主要因為受重點工程所具有的建設時間緊、協(xié)作參與單位多、管理復雜、機構(gòu)臨時性等特點影響，部分建設單位是臨時抽調(diào)人員組成臨時機構(gòu)，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。也有部分建設單位是基于工程結(jié)束竣工驗收后檔案資料的歸宿考慮，認為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經(jīng)費去購置設施用于檔案資料的安全管理，只要表現(xiàn)上能應付過去就行了，沒有從思想認識上去重視。另有一些重點工程建設單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。

4.3管理人員專業(yè)知識不強，業(yè)務水平不高，管理欠規(guī)范。目前，重點工程檔案資料管理人員只有少數(shù) 是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務學習上花時間、下功夫，檔案業(yè)務知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用管理不嚴格、隨用隨拿，也沒按規(guī)定辦理利用登記手續(xù)，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設單位的工程檔案管理人員業(yè)務水平高低、能力強弱，在很大程度上影響檔案資料管理規(guī)范化、科學化水平。

5 加強重點工程檔案管理的對策

5.1 統(tǒng)一思想，提高認識，加強領導

一是加大對《檔案法》及相關檔案工作法規(guī)的宣傳力度，增強各級領導干部的檔案意識，促使領導干部和各職能部門都形成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好重點建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。二是主動參與，切實領導。公司綜合檔案室要加強和區(qū)檔案局有關職能部門的聯(lián)系，以國家、市有關重點工程檔案管理法規(guī)為依據(jù)，爭取參建單位領導對檔案工作的支持，力爭把檔案局列入?yún)^(qū)重點工程建設領導小組成員單位，以便今后能及時從檔案部門的角度對重點工程檔案管理提出意見和建議，把加強對重點工程檔案的領導落到實處。

5.2 建章立制，強化管理

一是將重點建設項目檔案管理列入重點工程的考核獎勵辦法之中，占一定分值。在對工程進度質(zhì)量、投資控制、施工組織管理進行考核的同時，也對技術資料檔案加以考核，使建設單位、施工單位在實際工程建設管理中，增強檔案意識，做到密切配合，進一步加強對檔案資料的收集、管理工作。

二是健全各項檔案管理制度，建立和落實崗位責任制。各建設單位要不斷健全和完善檔案管理制度，把各項制度真正落實到檔案工作實際管理活動上。同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，要像抓安全生產(chǎn)一樣抓檔案工作，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，建設單位對項目檔案管理做到年初有計劃，年終有總結(jié)，嚴格考核，獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。

篇10

[關鍵詞]大型項目；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題

大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監(jiān)督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續(xù)辦理不及時，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時，前期的相關手續(xù)還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導致項目完工，手續(xù)還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發(fā)現(xiàn)資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務水平不高

不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程專業(yè)技術知識和檔案專業(yè)知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設的質(zhì)量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設項目的歸檔質(zhì)量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差

受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強大型建設項目檔案管理措施

大型建設項目是一項系統(tǒng)工程，對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會和經(jīng)濟發(fā)展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。

（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據(jù)項目的規(guī)模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業(yè)務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現(xiàn)大型建設項目檔案的規(guī)范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規(guī)劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質(zhì)量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內(nèi)部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強法律法規(guī)宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準則，國務院的《建設工程質(zhì)量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規(guī)定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強檔案人員的業(yè)務培訓與指導，實施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構(gòu)要主動與發(fā)改委、建委等職能部門加強聯(lián)系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執(zhí)行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構(gòu)的專業(yè)人員，要加強與建設單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質(zhì)量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規(guī)范完整與及時歸檔?？⒐を炇涨吧霞墮n案管理機構(gòu)的專業(yè)人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務咨詢等方式對檔案業(yè)務工作進行指導；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵考核機制

檔案工作既是一項專業(yè)性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優(yōu)化檔案管理隊伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性?？茖W制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當?shù)募钅軌蚴箼n案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術和才能，努力鉆研業(yè)務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎勵力度，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內(nèi)在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理

檔案基礎設施建設是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結(jié)

綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術、發(fā)展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業(yè)強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現(xiàn)大型建設項目檔案工作的自身價值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

參考文獻