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【摘要】為滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展需求，醫(yī)院管理者應(yīng)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做到與時(shí)俱進(jìn)，并通過(guò)創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理路徑等有效方法，把精細(xì)化管理運(yùn)用在日常醫(yī)院管理中。精細(xì)化管理是一種全新的管理方法，其以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，將嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、認(rèn)真細(xì)致融入于管理觀中。行政管理精細(xì)化的改進(jìn)是一種創(chuàng)新且具有特殊性的管理方式。其目的在于提升行政工作水平?；诖?，以如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化為核心進(jìn)行研究，先闡述辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的作用，然后分析實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化存在的問(wèn)題，并以此為依據(jù)，提出有效實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與策略，其目的在于提高醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量和效率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室；行政管理；辦公室工作；精細(xì)化；策略

伴隨我們國(guó)家市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，醫(yī)院作為單位需要將社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效果有機(jī)統(tǒng)一在一起，促進(jìn)辦公室管理的精細(xì)化。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展背景下，不論民營(yíng)醫(yī)院還是公立醫(yī)院，都在面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和良好的發(fā)展機(jī)遇。為確保醫(yī)院適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，醫(yī)院的行政部門(mén)管理人員，應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)有效的策略，應(yīng)對(duì)和解決諸多的挑戰(zhàn)。構(gòu)建有效精細(xì)的管理制度，有效提高辦公室人員以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)理論同時(shí)才能更好提高辦公室的辦公效率。醫(yī)院作為服務(wù)于社會(huì)的主體，其任務(wù)很明確，就是承擔(dān)著救死扶傷的社會(huì)職能，但因?yàn)樵陂_(kāi)展辦公室管理中制度不嚴(yán)且效率低的問(wèn)題，一直是人們所關(guān)注的問(wèn)題。所以要有效促進(jìn)醫(yī)院辦公室行政管理朝精細(xì)化方向發(fā)展，完善辦公室行政管理制度。近幾年，行政精細(xì)化管理模式正在被廣泛運(yùn)用于醫(yī)院管理部門(mén)中，不僅能提高醫(yī)院辦公室的行政管理效率，實(shí)現(xiàn)資源最大化的運(yùn)用。因此，將對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和策略，展開(kāi)以下分析。

1辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的作用

辦公室行政管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占據(jù)重要位置，不僅能在監(jiān)督和控制等多個(gè)方面提高行政管理效果，同時(shí)還能拉近各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)此，以醫(yī)院辦公室行政管理為核心，對(duì)其實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的作用進(jìn)行研究[1]。第一，有利于促進(jìn)個(gè)人發(fā)展。促使醫(yī)院辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，能有效幫助醫(yī)務(wù)人員理清不同工作的需要，并在保證員工基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)員工參與工作的積極性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。此外，還能在為醫(yī)院辦公室?guī)?lái)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展；第二，有利于促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)步。之前的醫(yī)院辦公室行政管理，其工作內(nèi)容都是以證件辦理、發(fā)票簽字等內(nèi)容為主，雖然醫(yī)院管理者意識(shí)到了辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類(lèi)不科學(xué)、管理不集中等問(wèn)題。所以，需要對(duì)精細(xì)化處理加大重視，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化處理不僅能完善醫(yī)院辦公室行政管理工作，同時(shí)還能幫助醫(yī)院有效處理突發(fā)事件，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室的工作效率；第三，有利于促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。辦公室行政職能的發(fā)揮，會(huì)直接關(guān)系到醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展質(zhì)量。也就是說(shuō)，做好醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化，不僅能為醫(yī)院獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還能提高群眾滿(mǎn)意度，從而提高醫(yī)院在群眾心中的信賴(lài)，最終為社會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[2]。

2辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的現(xiàn)狀

根據(jù)醫(yī)院辦公室行政管理現(xiàn)狀可看出，醫(yī)院在落實(shí)精細(xì)化管理時(shí)，存有以下幾點(diǎn)問(wèn)題，分別是：精細(xì)化管理目標(biāo)有待明確、辦公室崗位考核有待量化和醫(yī)院的辦公設(shè)備有待更新等，這些問(wèn)題的存在，不僅影響了辦公室行政管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，還在一定層次上阻礙了醫(yī)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

2.1精細(xì)化管理目標(biāo)有待明確

眾所周知，不論是醫(yī)院還是企業(yè)或類(lèi)似的事業(yè)單位，要想在發(fā)展中提高自身人力資源管理水平，就應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的績(jī)效管理進(jìn)行完善，并明確管理目標(biāo)，只有這樣才能提高行政管理效率。由當(dāng)前醫(yī)院辦公室管理制度現(xiàn)狀分析，雖然當(dāng)前醫(yī)院辦公室在管理中構(gòu)建了精細(xì)化的目標(biāo)，但在落實(shí)中卻存在不到位的問(wèn)題。同時(shí)，考核體系、工作內(nèi)容以及部門(mén)之間的溝通都存在問(wèn)題，一旦在工作中遇到較為麻煩的問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象發(fā)生。比如：醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)故障沒(méi)有人保修等[3]。此外，由于待辦工作積累的越來(lái)越多，以及工作效率的下降，促使醫(yī)院在群眾中的口碑率越來(lái)越壞，最終針對(duì)醫(yī)院形象建設(shè)造成了嚴(yán)重影響。

2.2辦公室崗位考核有待量化

縱觀醫(yī)院經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀可看出，諸多醫(yī)院都在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中接受到了投訴，最為常見(jiàn)的投訴意見(jiàn)是：電話預(yù)約線路經(jīng)常被占用或者無(wú)人接聽(tīng)，醫(yī)院電腦及其他設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障等。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生，其核心因素就是辦公室行政管理工作有待細(xì)化，并且針對(duì)工作人員缺少量化的考核。一方面是由于醫(yī)院招聘或選擇工作人員時(shí)，均會(huì)開(kāi)展綜合性的考核，但由于部分人員素質(zhì)不高或其他存在的問(wèn)題，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室行政管理工作效率無(wú)法提高；另一方面則是因?yàn)樵谵k公室崗位考核期間，醫(yī)院管理者并沒(méi)有對(duì)員工的實(shí)踐操作提出具體要求，使得部分部門(mén)在工作中出現(xiàn)態(tài)度消極等現(xiàn)象，長(zhǎng)時(shí)間在此惡性循壞情況下，難免會(huì)對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成影響[4]。

2.3設(shè)備需要更新

除了存有精細(xì)化管理目標(biāo)待明確和辦公室崗位考核待量化等問(wèn)題以外，醫(yī)院辦公設(shè)備的落后，也是引發(fā)辦公室行政管理效率下降的核心因素。尤其伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都在使用新型的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是醫(yī)院卻因?yàn)楦魇礁鳂拥脑?，沒(méi)有對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行更新。此外，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解和運(yùn)用的醫(yī)院工作人員少之又少，因無(wú)法熟練使用計(jì)算機(jī)相關(guān)操作，導(dǎo)致工作效率低。由此可見(jiàn)，因醫(yī)院辦公設(shè)備有待更新的問(wèn)題，使得行政管理精細(xì)化發(fā)展受到了阻礙。

3實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的途徑

以辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)情況為依據(jù)，在此基礎(chǔ)上通過(guò)：加深員工的協(xié)同工作意識(shí)、優(yōu)化行政管理的工作流程、增強(qiáng)人性化色彩管理力度、完善醫(yī)院的監(jiān)督考核體系、嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度等有效途徑，在醫(yī)院辦公室行政管理中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。這樣一來(lái)，不僅能提高辦公室行政精細(xì)化管理質(zhì)量，還能推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3.1加深員工的協(xié)同工作意識(shí)

基于現(xiàn)代化發(fā)展背景下，醫(yī)院要想促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，則是需要對(duì)深化辦公室協(xié)同工作意識(shí)提高重視[5]。其原因是促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，需要多個(gè)部門(mén)相互配合，并在漫長(zhǎng)的工作中得以實(shí)現(xiàn)，只有保證各個(gè)部門(mén)之間具有良好的協(xié)調(diào)性，并意識(shí)到行政管理工作的重要性，才能要求自己精確并精細(xì)化工作內(nèi)容，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室的行政管理效率。由此可見(jiàn)，加深醫(yī)院工作人員的協(xié)同工作意識(shí)，有助于提高醫(yī)院工作人員對(duì)醫(yī)院的歸屬感和認(rèn)同感，有效落實(shí)行政管理方面的工作，進(jìn)而提高其職業(yè)規(guī)劃意識(shí)，為醫(yī)院辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.2優(yōu)化行政管理的工作流程

在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革發(fā)展背景下，醫(yī)院辦公室的行政管理工作，正在面臨巨大的工作壓力和挑戰(zhàn)，只有不斷優(yōu)化辦公室行政管理工作流程，才能確保行政管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展需求[6]。但要想優(yōu)化醫(yī)院辦公室行政管理工作流程，則是需要醫(yī)院管理者能根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)行創(chuàng)新原有的工作模式和方法，對(duì)不符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的內(nèi)容進(jìn)行剔除，并簡(jiǎn)化信息數(shù)據(jù)的傳遞步驟，從而提高行政管理工作效率。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院辦公室的行政管理模式進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)促進(jìn)各個(gè)部門(mén)相互溝通、協(xié)作等方式，保證工作內(nèi)容對(duì)接的準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)醫(yī)院辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)用提高重視，最好能把電子系統(tǒng)和信息技術(shù)運(yùn)用在實(shí)際工作中，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室的行政管理質(zhì)量。

3.3理論與實(shí)際聯(lián)系推動(dòng)精細(xì)化

要想提高辦公室行政精細(xì)化管理水平，則是需要以理論依據(jù)作為支撐，通過(guò)把行政管理工作落實(shí)到實(shí)處的方式，提高行政管理質(zhì)量和管理效率。除此之外，醫(yī)院的高層管理人員，還應(yīng)當(dāng)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的行政管理經(jīng)驗(yàn)，合理運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法和管理技術(shù)，把辦公室的工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)細(xì)分，并要求辦公室管理人員能把事務(wù)分配給每個(gè)人，將在實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明的基礎(chǔ)上，細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)[7]。

3.4增強(qiáng)人性化色彩管理力度

除了可以通過(guò)加深員工協(xié)同工作意識(shí)與優(yōu)化行政管理工作流程以外，還可以通過(guò)服務(wù)、管理及協(xié)調(diào)三個(gè)方面入手，增強(qiáng)辦公室行政管理的人性化色彩，在醫(yī)院辦公室行政管理中發(fā)揮精細(xì)化的作用。醫(yī)院辦公室的行政管理人員，只有對(duì)人才給予充分的尊重，才能提高人才的服務(wù)意識(shí)，使人才獲得成就感與歸屬感。而且要想保證醫(yī)院秩序，還應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中，遵循“以人為本”的原則和工作方式，解決工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化水平[8]。除此之外，工作人員在日常交流與溝通中，還要保證自己說(shuō)話交流具有一定的清晰度，只有做好基礎(chǔ)的服務(wù)工作，并以熱情的態(tài)度對(duì)待他人，才能提高服務(wù)感染力[9]。

3.5完善醫(yī)院的監(jiān)督考核體系

根據(jù)醫(yī)院辦公室的工作現(xiàn)狀可看出，部分從事醫(yī)院辦公室行政工作的管理人員，都會(huì)在上班后按照以往的工作模式，先開(kāi)會(huì)制定任務(wù)、任務(wù)，在其接任務(wù)之后就可以解決其他問(wèn)題，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)部門(mén)或人員，對(duì)該事情進(jìn)行考查，致使任務(wù)完成到哪一步，沒(méi)有人對(duì)此加大重視和關(guān)注，缺少一定的工作責(zé)任意識(shí)[10]。基于此，需要醫(yī)院辦公室行政工作的人員，在制定任務(wù)之后，還需要安排相關(guān)項(xiàng)目人員進(jìn)行跟蹤檢查與落實(shí)，進(jìn)而確保任務(wù)質(zhì)量，避免漏掉每個(gè)小任務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù)中存在的問(wèn)題并解決[11]。此外，針對(duì)有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的醫(yī)院，可以通過(guò)創(chuàng)設(shè)專(zhuān)業(yè)監(jiān)督小組的方式，讓小組成員通過(guò)輪流值班的方式，保證任務(wù)完成質(zhì)量，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室的工作效率。

3.6嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度

針對(duì)醫(yī)院辦公室行政管理而言，應(yīng)當(dāng)根據(jù)部門(mén)的不同，定期開(kāi)展日常管理工作的會(huì)議，但是會(huì)議開(kāi)展不能過(guò)于頻繁，最好以1～2周召開(kāi)1次為主。與此同時(shí)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員還要針對(duì)重要活動(dòng)的決策加大重視，而行政辦公室的工作人員，則是需要把會(huì)議中不同議題的存在，進(jìn)行整理和匯總，進(jìn)而負(fù)責(zé)傳送給每個(gè)部門(mén)。此外，醫(yī)院行政辦公室還有可能會(huì)召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，進(jìn)行探討工作中遇到的問(wèn)題。因此，這就需要醫(yī)院行政辦公室工作人員，能在接收任務(wù)之后，及時(shí)針對(duì)任務(wù)快速完成各項(xiàng)任務(wù)，有效提高人員參與工作的積極性[12-13]。醫(yī)院辦公室行政實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，不僅能提高醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)水平，還能推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。但要想提高辦公室行政管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)，就需要在掌握辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，通過(guò)加深員工的協(xié)同工作意識(shí)、優(yōu)化行政管理的工作流程、增強(qiáng)人性化色彩管理力度、完善醫(yī)院的監(jiān)督考核體系、嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度等有效途徑，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室行政精細(xì)化管理目標(biāo)，并促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者：劉冬梅