導(dǎo)語：二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]教學(xué)活動(dòng)是高等學(xué)校工作的核心，衡量教學(xué)活動(dòng)質(zhì)量的重要指標(biāo)就是教學(xué)檔案。尤其在大數(shù)據(jù)信息化的新時(shí)代以及本科教學(xué)評估和專業(yè)認(rèn)證的背景下，教學(xué)檔案的信息化管理建設(shè)對高效教育教學(xué)具有重要的意義。本文首先對二級學(xué)院的教學(xué)檔案特點(diǎn)進(jìn)行了分析，進(jìn)而提出了現(xiàn)階段各地方高校二級學(xué)院在教學(xué)檔案方面存在的問題。最后本文從加大檔案管理信息化建設(shè)宣傳力度；建立完善相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)行信息化管理系統(tǒng)；如何提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)等幾方面，闡釋如何實(shí)現(xiàn)地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]地方高校；二級學(xué)院；教學(xué)檔案；信息化管理

1地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義

1.1便于本科高校教學(xué)水平評估相關(guān)材料提供。在如今本科高校教學(xué)評估常態(tài)化和基礎(chǔ)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫填報(bào)常態(tài)化背景下，基礎(chǔ)教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫將成為本科教學(xué)評估工作重要的依據(jù)。作為高校檔案重要組成部分的二級學(xué)院的教學(xué)檔案，已成為高等學(xué)校教學(xué)審核評估和專業(yè)評估以及專業(yè)認(rèn)證的最直接最基礎(chǔ)的支撐材料。開發(fā)建設(shè)好二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理的信息化將方便于高校基礎(chǔ)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的填報(bào)，進(jìn)而促進(jìn)專業(yè)評估和專業(yè)認(rèn)證工作順利開展。此外，二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)還有助于高等院校進(jìn)行自我評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)中存在的問題，充分發(fā)揮教學(xué)檔案對教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督與反饋?zhàn)饔谩?.2提高地方高校學(xué)校建設(shè)水平。為全面落實(shí)全國全省教育大會、新時(shí)代本科教育工作會議精神，圍繞全面振興本科教育，全國各類高校都在推進(jìn)一流專業(yè)和一流課程建設(shè)，各高校都在積極加強(qiáng)教育內(nèi)涵式發(fā)展，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，努力推動(dòng)院校整體建設(shè)水平的提升。把如今信息技術(shù)引入二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中，將促進(jìn)地方高校教育現(xiàn)代化建設(shè)，提高地方高校學(xué)校建設(shè)水平。此外，地方高校的教學(xué)檔案管理的信息化的建設(shè)，方便對教師的教學(xué)成效進(jìn)行評估，有利于教師及時(shí)調(diào)整教學(xué)模式和教學(xué)方法。教學(xué)檔案客觀全面地記錄了各高校一線教師教學(xué)活動(dòng)和全校師生教學(xué)成果，反映了地方高校的整體素質(zhì)以及辦學(xué)水平。二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，對新形勢下高等教育改革具有重要意義[1]。

2地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案特點(diǎn)

2.1教學(xué)檔案內(nèi)容豐富。地方高校二級學(xué)院教學(xué)活動(dòng)環(huán)節(jié)多，教學(xué)材料內(nèi)容種類豐富，要?dú)w檔教學(xué)材料包括：一是有關(guān)教學(xué)管理材料，包括學(xué)校教務(wù)處以及二級學(xué)院制定的各類教學(xué)管理文件，包括人才培養(yǎng)方案、教師年度考核辦法、教學(xué)任務(wù)書、教材管理辦法、教學(xué)實(shí)習(xí)安排情況、教學(xué)情況檢查統(tǒng)計(jì)表等；二是教學(xué)材料，包括教學(xué)進(jìn)度表、教師課程表、調(diào)停課申請表、聽課記錄等[3]；三是學(xué)生材料，包括學(xué)生的學(xué)籍表、畢業(yè)論文材料、考試試卷、命題表、成績單、考試情況記錄表、各科試卷分析單、等；四是教師業(yè)務(wù)檔案，包括教師教研論文的匯總、教學(xué)工作量、指導(dǎo)學(xué)生獲獎(jiǎng)和自己獲得的各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)等材料。2.2教學(xué)檔案形式多樣，層次多，具有周期性。地方高校辦學(xué)一般包括專升本生、本科生、研究生以及成人教育四個(gè)層次，各層次根據(jù)學(xué)校建設(shè)特色及地方需求分為不同的專業(yè)，不同的專業(yè)的目標(biāo)定位以及教學(xué)管理特點(diǎn)使得教學(xué)檔案也互不相同。教學(xué)活動(dòng)形式多樣，包括課堂教學(xué)、線上教學(xué)以及實(shí)驗(yàn)實(shí)踐教學(xué)等，使得教學(xué)檔案的材料有紙張、音視頻以及圖片等多種形式。學(xué)生培養(yǎng)的周期導(dǎo)致了教學(xué)活動(dòng)周期，使得教學(xué)檔案表現(xiàn)出周期性特點(diǎn)。

3地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

3.1教學(xué)檔案規(guī)檔意識淡薄。由于學(xué)校辦學(xué)理念和辦學(xué)目標(biāo)的制約，一些地方高校的工作重心放在招生就業(yè)工作上，忽視了教學(xué)檔案管理工作的重要性。另外，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及教職工沒有正確認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性和相關(guān)應(yīng)用性，導(dǎo)致教學(xué)檔案的歸檔范圍以及歸檔方法不明確。而且地方高校的教師工作重心在科研項(xiàng)目申報(bào)，科研文章和課程教學(xué)上，忽略了在教學(xué)活動(dòng)中對教學(xué)檔案的及時(shí)整理歸檔，在各類評估和認(rèn)證要求統(tǒng)一歸檔檔案材料時(shí)，往往倉促的東拼西湊。這種臨時(shí)倉促補(bǔ)做的教學(xué)檔案材料不能全面如實(shí)地反映教學(xué)效果，使得教學(xué)檔案材料的真實(shí)性以及可靠性令人質(zhì)疑[4]。3.2教學(xué)檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位。目前地方高校二級學(xué)院在制定教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，主要的依據(jù)還是紙質(zhì)教學(xué)檔案管理工作，沒有及時(shí)對教學(xué)檔案管理工作的信息化進(jìn)行優(yōu)化和完善，造成相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的落后。這不僅影響了教學(xué)檔案管理信息化的進(jìn)程，也使得教學(xué)檔案管理工作效率偏低，不規(guī)范，導(dǎo)致問題頻出。此外，缺乏適當(dāng)?shù)闹贫群蜆?biāo)準(zhǔn)來約束規(guī)范，使地方高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)性不強(qiáng)。3.3教學(xué)檔案缺乏信息化管理。隨著全面振興本科教育和分類建設(shè)高水平大學(xué)的推進(jìn)，地方高校的檔案信息化建設(shè)工作已成為高水平大學(xué)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，但大多數(shù)地方高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案的管理目前還普遍采用紙質(zhì)版[5]。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多弊端，比如紙質(zhì)檔案存放占地量大，需要專門檔案室；相關(guān)檔案查閱麻煩，在教學(xué)檢查或者教學(xué)評估時(shí)需要需要人工在成千上萬分材料中進(jìn)行反復(fù)查詢，既對紙質(zhì)檔案材料造成了不可避免的磨損，有耗費(fèi)大量人力物力。所以，地方高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)不僅能保護(hù)教學(xué)檔案材料不受磨損，又能簡化檔案歸檔和查詢工作，但目前教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)還沒有被各地方高校所重視。3.4教學(xué)檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)技術(shù)人才。高校教學(xué)檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)，要推動(dòng)地方院校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，就必須引進(jìn)或培養(yǎng)有計(jì)算機(jī)技術(shù)背景的人才。但由于教學(xué)檔案管理工作不被重視，在檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)方面的投入有所欠缺。要實(shí)現(xiàn)地方院校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)，提高對專業(yè)人才的要求，地方高校原有的檔案管理人員難以應(yīng)對檔案信息化管理工作中的挑戰(zhàn)。

4地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的完善措施

4.1加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度。首先，在地方高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)人員和相關(guān)管理人員要立足于檔案工作，轉(zhuǎn)變原有的檔案工作模式和思維理念，對地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理進(jìn)行合理性和信息化的管理。其次，方高校二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理的信息化發(fā)展中，要加強(qiáng)宣傳工作，通過宣傳工作提升教育工作者對教學(xué)檔案管理信息化的認(rèn)知度，使教育工作者認(rèn)識到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性。4.2制定教學(xué)檔案信息化管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。地方高校二級學(xué)院在實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理工作中要建立檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要包括教學(xué)檔案材料的歸檔范圍、整理要求、類別劃分、存儲形式、立卷規(guī)則、保存年限等方面。各地方高校應(yīng)參照《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》(高教司〔1998〕33號)以及相關(guān)專業(yè)評估、專業(yè)認(rèn)證和審核評估等文件要求，結(jié)合自身的實(shí)際情況，來確定本校教學(xué)檔案的歸檔范圍。所有教學(xué)檔案材料要力爭實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔同步存檔。電子文檔格式要符合國家技術(shù)監(jiān)督局的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》關(guān)要求，明確檔案信息化后生成的電子文檔的信息標(biāo)準(zhǔn)，以及信息化檔案記錄的標(biāo)引和檢索規(guī)則方法，建立適合信息化發(fā)展的教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。4.3實(shí)行二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化、共享化。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和信息化時(shí)代，地方高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理的發(fā)展也要從學(xué)院集中統(tǒng)一式向新的集成化管理轉(zhuǎn)型[6]。地方高校教務(wù)部門要拿出專門經(jīng)費(fèi)來引進(jìn)有專業(yè)背景的人員，把學(xué)?，F(xiàn)使用的信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合起來，把教學(xué)活動(dòng)過程中的各種數(shù)據(jù)分類保存，構(gòu)建成各種類別信息集成化的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部多種信息資源可共建共享，每位教職工都能便捷地使用這種信息化的集成管理模式，提高高校信息資源的利用率。地方高校還要加大教學(xué)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備的投入，使用先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)地方高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)。4.4提高教學(xué)檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)。地方高校的二級學(xué)院大都沒有專職從事教學(xué)檔案管理人員，該工作往往由教務(wù)秘書來兼職，故此地方高校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人才，特別是具有相關(guān)檔案管理專業(yè)背景的人才，以滿足教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的基本需求。此外，地方高校還要組織專業(yè)人員對各二級學(xué)院的教務(wù)管理人員和各系(教研室)主任進(jìn)行教學(xué)檔案信息化管理方面的培訓(xùn)，例如舉辦講座、參加集中培訓(xùn)等，注重對以上人員的檔案管理、計(jì)算機(jī)技能、教學(xué)管理三方面的綜合素質(zhì)的提升。各地方高校還可以定期組織相關(guān)檔案工作人員到其他單位交流學(xué)習(xí)檔案管理信息化知識，還可以制定明確的獎(jiǎng)賞制度，每年要對從事檔案管理工作的人員進(jìn)行考核，以激發(fā)他們業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)積極性。

綜上，地方高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，對地方高校教育教學(xué)質(zhì)量的提升具有重要意義，以此來加強(qiáng)檔案信息化管理工作質(zhì)量?；诘胤礁咝６墝W(xué)院教學(xué)檔案信息化管理工作的重要性，需要由專業(yè)的檔案管理人員來擔(dān)任此類工作，為高校相關(guān)部門檔案資源提供科學(xué)性和便捷性服務(wù)，提供精準(zhǔn)化的檔案，提升工作效率，進(jìn)而提升高校檔案管理服務(wù)效度。

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作者:魏標(biāo) 張琳 白翠冰 李瑞乾 單位:阜陽師范大學(xué)/化學(xué)與材料工程學(xué)院