導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)需求和理論路徑一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案是珍貴的歷史印跡，也是記錄社會發(fā)展、進行單位管理的重要載體。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于儲存條件、管理理念等因素的局限性影響，檔案管理活動的效率與實際應(yīng)用受到了限制。因此，信息化建設(shè)如今已經(jīng)成為創(chuàng)新檔案管理工作的重要切入點。將信息化技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理活動中，將在切實優(yōu)化檔案管理效率的基礎(chǔ)上，發(fā)揮信息檢索技術(shù)的應(yīng)有優(yōu)勢，優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理、存儲，實現(xiàn)規(guī)范化與數(shù)字化管理。本文從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求分析入手，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及技術(shù)要求，綜合研究檔案信息化建設(shè)的理論路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；檔案信息化

在大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)成熟應(yīng)用的今天，推進檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理工作新的應(yīng)用趨勢與現(xiàn)實需要。在將該技術(shù)綜合應(yīng)用于檔案管理的過程中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢和傳播優(yōu)勢，更好地存儲檔案內(nèi)容，并且將檔案轉(zhuǎn)化為可被應(yīng)用的服務(wù)資源，使其能夠適應(yīng)當(dāng)前時展的多樣化訴求。當(dāng)然，在我國推進檔案信息化建設(shè)時，想要實現(xiàn)最佳效果，就需要結(jié)合現(xiàn)實應(yīng)用需求，優(yōu)化建設(shè)路徑。

1檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求

從目前檔案管理活動的發(fā)展趨勢與應(yīng)用訴求看，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，已經(jīng)成為該資源應(yīng)用的重要發(fā)展方向。對于當(dāng)前推進檔案信息化的建設(shè)工作而言，要注重從多元角度出發(fā)，深度解決信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案價值。1.1時代需要：檔案管理創(chuàng)新的必然走向。當(dāng)前已經(jīng)進入信息化時代，各項活動流程都需要隨之變化，因此，檔案管理需要通過信息化建設(shè)適應(yīng)時展要求。根據(jù)我國有關(guān)檔案管理法規(guī)及政策內(nèi)容，實施電子檔案規(guī)范化管理，積極研發(fā)檔案信息查詢服務(wù)是信息化發(fā)展背景下，對檔案管理工作的重要要求。因此，檔案管理信息化作為信息化時代的核心內(nèi)容，要立足具體的檔案管理類型和內(nèi)容，借助信息化技術(shù)凸顯自身優(yōu)勢和特色，適應(yīng)時展趨勢，有效解決傳統(tǒng)管理活動的各項問題[1]。1.2行業(yè)需要：檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢。從當(dāng)前檔案管理活動的發(fā)展趨勢看，信息化建設(shè)將成為優(yōu)化該工作的重要途徑，并成為解決傳統(tǒng)問題、推進管理活動創(chuàng)新的重要契機。從檔案管理的規(guī)模看，當(dāng)前檔案管理日益推向社會、推向市場，檔案管理的對象與用戶群體規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的管理方式根本無法適應(yīng)這一新變化。因此，只有發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，才能有效應(yīng)對日益擴大的檔案管理規(guī)模。從檔案的存儲管理看，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理而言，當(dāng)前使用數(shù)字化、信息化的方式存儲、管理檔案，已經(jīng)成為必然趨勢。通過發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使檔案能夠以更加安全、穩(wěn)定的方式進行存儲管理。從檔案管理效率看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，無法及時查詢到檔案所處的位置和狀態(tài)，并且很難滿足大眾多樣化的檔案應(yīng)用需要。因此，只有充分發(fā)揮信息技術(shù)的檢索優(yōu)勢和展示優(yōu)勢，才能實現(xiàn)檔案資源的快速、高效管理。1.3大眾需求：檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。檔案是一種記錄社會變化、詮釋時展、承載大眾記憶的客觀形態(tài)。當(dāng)前檔案已經(jīng)不再是單一的“紙質(zhì)存儲”，大眾有查詢檔案的新需求，而對該載體中的“檔案文化”進行深度挖掘，也成為檔案資源價值應(yīng)用的重要表現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，通過數(shù)字掃描、存儲檔案，能夠避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)遺失或者損毀現(xiàn)象。同時，借助信息化平臺和數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢，便于大眾及時查詢個人檔案信息，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)價值。不僅如此，通過發(fā)揮信息化建設(shè)優(yōu)勢，可以深度挖掘和解析檔案資源中所具有的豐富文化內(nèi)涵，詮釋檔案的文化性與休閑性，延伸該資源的應(yīng)用價值[2]。

2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與技術(shù)要求

檔案是社會發(fā)展的重要資源，在其中科學(xué)、客觀地記載了社會、行業(yè)，乃至大眾的生活變化。推進檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作與信息化時代全深度融合的發(fā)展形態(tài)的要求，是在信息化技術(shù)應(yīng)用進程中綜合形成的全新管理模式。綜合分析檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及發(fā)展要求，對當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作有著重要意義。2.1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)是使用信息技術(shù)開展檔案管理工作的系統(tǒng)化過程。檔案信息化建設(shè)旨在用信息技術(shù)來管理紙質(zhì)和電子等多種檔案形式，在拓寬檔案資源的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案資源的管理方式與利用方式。通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，逐漸實現(xiàn)檔案資源規(guī)范化管理。在該建設(shè)過程中，旨在實現(xiàn)三層目標(biāo)：其一，重視技術(shù)應(yīng)有優(yōu)勢，將信息技術(shù)全面、廣泛融入檔案管理過程中，將信息化技術(shù)與檔案管理的各個環(huán)節(jié)、程序相融合；其二，利用技術(shù)載體整合檔案資源，整合檔案信息，使檔案資源走向社會，真正融入大眾生活，以技術(shù)的形式展示檔案內(nèi)容，將讓檔案從傳統(tǒng)的“靜態(tài)紙質(zhì)內(nèi)容”升級為新的“動態(tài)內(nèi)容”；其三，要注重檔案信息化建設(shè)，并且將該環(huán)節(jié)作為全社會信息化建設(shè)體系的重要組成部分[3]。2.2檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求。在推進檔案信息化建設(shè)時，除了要詮釋服務(wù)理念與文化內(nèi)涵外，也要注重構(gòu)建完善的技術(shù)體系。大致上看，在當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)時，要注重滿足如下要求：一要具備良好的布線系統(tǒng)，尤其是要確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性與安全性，并且確保該系統(tǒng)便于維護和有效管理；二要有可靠安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理對象的特殊性，構(gòu)建便于使用的檔案管理系統(tǒng)；三要注重建設(shè)良好的身份驗證系統(tǒng)，確保檔案信息管理與傳輸?shù)膰?yán)密性，避免被他人竊取；四要注重開發(fā)完善的數(shù)字化系統(tǒng)，從存儲、查詢、服務(wù)和文化建設(shè)等方面，都要注重對數(shù)字化技術(shù)進行合理改造與融合[4]。

3標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、成熟技術(shù)與內(nèi)容挖掘：檔案信息化建設(shè)的理論路徑

在當(dāng)前將信息化技術(shù)融入檔案管理活動的過程中，受技術(shù)應(yīng)用成熟度、管理理念經(jīng)驗等多種因素限制，檔案信息化建設(shè)與實際需要之間仍然存在差距。結(jié)合當(dāng)前檔案管理的服務(wù)需要和文化挖掘等新要求，在推進其信息化建設(shè)時，需要做到以下幾點。3.1標(biāo)準(zhǔn)化保障：統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理機制。檔案信息化建設(shè)過程中，要確保檔案信息資源的內(nèi)容共享，確保檔案信息化資源的通用性與實用性。因此，檔案管理過程中，要從傳統(tǒng)的“被動接受”向新的“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”轉(zhuǎn)型，通過制定統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，確保錄入的檔案內(nèi)容能夠在統(tǒng)一信息化平臺中得到資源共享。相關(guān)檔案行政管理部門要注重對檔案服務(wù)機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門進行指導(dǎo)與管理，在制定科學(xué)統(tǒng)一且執(zhí)行性強的管理機制基礎(chǔ)上，合理引導(dǎo)檔案服務(wù)機構(gòu)開展檔案信息化建設(shè)[5]。3.2技術(shù)化保障：重視技術(shù)應(yīng)用，完善檔案信息化平臺建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是完善而系統(tǒng)化的技術(shù)平臺，這也是確保信息化建設(shè)的核心動力。結(jié)合檔案管理活動內(nèi)容看，在推進信息化建設(shè)時，要做到：（1）完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過發(fā)揮數(shù)據(jù)庫技術(shù)優(yōu)勢，豐富檔案資源儲備，為檔案信息化提供數(shù)據(jù)優(yōu)勢，通過完善數(shù)據(jù)庫技術(shù)、相關(guān)連接軟件和工具，使用戶能夠通過互聯(lián)網(wǎng)平臺搜索檔案內(nèi)容；（2）完善檔案安全系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息有秘密性與個人權(quán)益的要求，在信息化建設(shè)時，很容易受到病毒、木馬等攻擊，因此，當(dāng)前推進檔案信息化建設(shè)時，要注重構(gòu)建極其安全且穩(wěn)定運行的檔案管理系統(tǒng)；（3）注重構(gòu)建完善的檔案信息化平臺。在檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化錄入、存儲、搜尋和服務(wù)應(yīng)用等過程中，要注重發(fā)揮信息化優(yōu)勢，為檔案管理搭建規(guī)范化的數(shù)字平臺。3.3服務(wù)化保障：重視內(nèi)容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間。在當(dāng)前檔案工作管理過程中，推進文化與信息化建設(shè)相結(jié)合已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向與趨勢。在此過程中需要按照檔案館藏資源的內(nèi)容情況，積極詮釋特色優(yōu)勢，通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，將能夠反映共同文化記憶的內(nèi)容進行數(shù)字化表達與展示，實現(xiàn)檔案資源的價值挖掘。同時，在推進檔案信息化建設(shè)時，要注重滿足大眾對檔案資源服務(wù)的需求，通過發(fā)揮信息化技術(shù)的展示與傳播優(yōu)勢，構(gòu)建開放性、大眾性的服務(wù)體系，通過面向用戶需要，實現(xiàn)檔案資源價值。

4結(jié)論

在信息化環(huán)境下，檔案管理部門要充分結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用的時代環(huán)境，在傳承傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對檔案資源進行數(shù)字化存儲和管理，并且通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案服務(wù)新模式。通過信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)性、實用性，乃至服務(wù)性的全面融合。整體上看，推進檔案信息化建設(shè)是時代環(huán)境的發(fā)展要求，也是檔案行業(yè)的發(fā)展趨勢，更是滿足大眾實際應(yīng)用需要的必經(jīng)之路。

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[3]沈東輝，張莎，李小，等.大數(shù)據(jù)時代檔案工作轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)和發(fā)展[J].中國新通信，2018，20（16）：215-216.

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[5]喬碩功，向禹.高校檔案信息化建設(shè)的實踐與思考——以中南大學(xué)檔案信息化建設(shè)為例[J].資源信息與工程，2019，34（2）：193-196.

作者:翟鵬 單位:山西省人民醫(yī)院