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摘要：文章結合同濟大學檔案館的實際情況，從檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務信息化三方面，提出高校檔案信息化建設的必要性，并對其進行探討和分析，闡述了高校信息化建設的基本思路和具體辦法。

關鍵詞：高校信息化；檔案資源數(shù)字化；管理過程智能化；檔案服務信息化

2014年9月，國家檔案局局長楊冬權就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。”高校檔案工作有著自身發(fā)展的特點，高校內擁有各類專業(yè)背景人才，在信息化技術和創(chuàng)新服務理念方面有著得天獨厚的優(yōu)勢，更容易做到與時俱進。

一、高校檔案信息化建設的必要性

高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學規(guī)模的擴大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時，隨著國家的發(fā)展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業(yè)季等一些特殊時段形成業(yè)務量堆積的現(xiàn)象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。

二、高校檔案信息化建設的基本思路探索和應用

高校檔案信息化建設是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設是一項龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務信息化。

1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化辦公條件和設備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應用中，創(chuàng)新提出在檔號編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動歸檔，同時還須將已辦結的電子公文制成紙質公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像，實現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質檔案來進行。而如今信息時代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質檔案轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實現(xiàn)對館藏檔案進行現(xiàn)代化管理。同濟大學的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數(shù)量、案卷質量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調卷→整理→掃描→還卷→質檢→著錄→總檢→掛接→備份”等流程及加工環(huán)境，對照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。

2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡化、庫房環(huán)境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預立卷為年終立卷打下了基礎，年終立卷又可以檢驗預立卷，以便根據(jù)工作的變化及時調整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟大學檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務器結構，部門檔案員只要有一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。

3.庫房環(huán)境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術的發(fā)展，通過智能設備和信息技術進行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環(huán)境自動化建設中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)、溫濕度自動控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調取任意時間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權，做到了庫房管理權限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作。空氣凈化系統(tǒng)定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網(wǎng)進行登錄系統(tǒng)，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計匯總、打印案卷目錄和卷內文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡遠程上傳至系統(tǒng)，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統(tǒng)計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統(tǒng)實時檢測密集架的各種狀態(tài)，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計算機智能連接，通過網(wǎng)絡，在電腦上直接對密集架進行操作，實現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。

4.檔案服務信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們日常生活的一部分，在高校在數(shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統(tǒng)一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號開設查詢賬戶，根據(jù)不同級別、不同權限予以授權。授權后，查閱者即可在線查閱相關檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務又稱RAS服務,是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡中信息資源的技術，它被認為是“以人為本”的服務?；诜諏ο蟮男枨筮@一外因，和提高工作效率這一內因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內高校首例[3]。同濟大學“檔案服務利用系統(tǒng)”，突破了身份認證和財務收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網(wǎng)上互動，將電子商務的理念應用到檔案的服務利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務。用戶可根據(jù)需要隨時在網(wǎng)絡環(huán)境下進行注冊、登錄、申請辦理相關的檔案業(yè)務，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關渠道支付所需費用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變?yōu)椤爸鲃臃铡?。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項出證業(yè)務增加到21項，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設的深入，以及對檔案服務方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術的發(fā)展而不斷改進和提高，更好地為社會服務。

參考文獻

[1]尚紅偉.高校檔案服務實行網(wǎng)絡預約登記管理系統(tǒng)探索[J].蘭臺世界,2013（4）.

[2]辛煒.檔案庫房安全保護管理[J].同煤科技，2013（12）.

[3]孫潔，朱大章.對高校檔案遠程服務的幾點思考[J].上海市檔案學會高校檔案專業(yè)委員會2013年年會論文，2013.

作者:周瑋 單位:同濟大學檔案館