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1高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的緊迫性

近年來，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革持續(xù)深入，所產(chǎn)生的電子檔案急劇增加。信息時代要求對大量存儲的電子檔案信息進(jìn)行快速檢索利用，這就使得教學(xué)檔案信息化建設(shè)成為高校檔案工作的重要內(nèi)容，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢在必行。

2地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題

目前，我國部分高校教學(xué)檔案信息化管理發(fā)展得比較成熟。如上海交通大學(xué)建立了數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺；南京大學(xué)的“南大之星”管理系統(tǒng)等的開發(fā)和運行，已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。有關(guān)資料顯示，截止到2008年，全國地方所屬所管院校1797所，在全國1908所普通高校中占94.2％，地方高校已經(jīng)成為我國高等教育體系的重要組成部分。因此，地方高校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)事關(guān)我國高等教育現(xiàn)代化建設(shè)全局。不少地方高校根據(jù)自身發(fā)展實際，積極致力于教學(xué)檔案信息化管理，以增強校園信息化服務(wù)能力，但是相當(dāng)一部分地方高校由于所處區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、自身發(fā)展歷史和經(jīng)費劃撥等因素，在教學(xué)檔案的信息化建設(shè)中存在很多問題。

2.1教學(xué)檔案信息化管理意識較弱

從主觀上講，在信息時代的大背景下，各高校從領(lǐng)導(dǎo)到教師、學(xué)生都感受到信息化給學(xué)習(xí)和工作帶來的高效和便捷，但對教學(xué)檔案信息化沒有給予相應(yīng)的重視，只有在應(yīng)付各級檢查、教學(xué)評估、學(xué)校史館籌備等工作節(jié)點上才會有所感覺，而這些工作完成后，所謂的“重視”也隨之結(jié)束。從客觀上講，目前財政撥款在高校收入中的比例逐年下降，而且下降的幅度很大，加之地方高校的農(nóng)村學(xué)生比較多，學(xué)生欠費現(xiàn)象嚴(yán)重，加劇了地方高校的經(jīng)費困難。這種現(xiàn)象在經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)尤為嚴(yán)重。而教育部評估方案對各層次高校的辦學(xué)條件均采用相同的指標(biāo)，使得地方高校更關(guān)注于學(xué)科建設(shè)和辦學(xué)層次的提升，關(guān)注于教學(xué)一線人、財、物的投入，注重教學(xué)設(shè)施、教學(xué)條件等軟硬件的數(shù)量和質(zhì)量的改善，而對教學(xué)過程和管理中產(chǎn)生的相關(guān)資料的管理關(guān)注不夠。加之教學(xué)檔案信息化是基礎(chǔ)性管理服務(wù)工作，很難產(chǎn)生直接而明顯的效益，因此，地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)未能得到相應(yīng)發(fā)展。

2.2缺乏檔案管理的專門技術(shù)人才

教學(xué)檔案既具有所有檔案的一般屬性，又具有其自身形成的規(guī)律和特點，教學(xué)檔案內(nèi)容廣泛、量大樣多，而且分散管理與集中管理并存，使得教學(xué)檔案既有相對獨立性，又有歸檔復(fù)雜性。教學(xué)檔案的收集整理是依據(jù)教學(xué)日歷、教學(xué)年度和學(xué)制周期進(jìn)行的，教學(xué)檔案管理工作需要具有檔案管理專業(yè)知識和熟悉教學(xué)過程的人員來擔(dān)任。通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大部分地方高校教學(xué)檔案的管理人員大多為行政人員、教學(xué)秘書或新來教師兼任，沒有檔案管理的專門技術(shù)人才。隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革的進(jìn)一步深入，師生數(shù)量的增加，產(chǎn)生的教學(xué)檔案數(shù)量劇增，相應(yīng)的，檔案管理人員數(shù)量明顯不足，而兼職人員本身的日常管理工作繁忙，在教學(xué)檔案管理上投入的精力與時間十分有限，難以抽出時間學(xué)習(xí)檔案管理知識或參加檔案管理培訓(xùn)，使得教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)隨意性，在較大程度上影響了教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和信息化。

2.3標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的實現(xiàn)難度較大

盡管部分地方高校在檔案信息化建設(shè)方面取得一些進(jìn)展，但整體來講，當(dāng)前地方高校教學(xué)檔案信息化管理的建設(shè)基本還處于起步階段，相應(yīng)的管理手段和管理理念相對滯后。首先應(yīng)實現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，這不僅是教學(xué)檔案信息化的基礎(chǔ)，更是教學(xué)檔案信息資源共享的前提，否則就不能有效整合各相關(guān)部門的教學(xué)檔案信息資源，信息化的管理水平就難以提高，導(dǎo)致很多寶貴的資源流失，制約教學(xué)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，在高校教學(xué)檔案信息化管理中，會遇到一些紙質(zhì)檔案管理所不存在的諸如電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等技術(shù)問題，這些問題需要我們進(jìn)一步研究解決。

2.4信息網(wǎng)絡(luò)安全保障措施不健全

教學(xué)檔案信息化建設(shè)目的是為了實現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，將教學(xué)檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，所面臨的安全問題、保密問題顯得尤為重要。但是，很多地方高校在校園網(wǎng)和外網(wǎng)之間沒有采取相應(yīng)的信息安全措施及隔離措施，在檔案信息查詢時存在嚴(yán)重的安全隱患。安全保護(hù)措施不當(dāng)會使教學(xué)檔案信息系統(tǒng)很容易受到病毒攻擊，導(dǎo)致電子文檔資源破壞和檔案數(shù)據(jù)丟失等不良后果。

3加快地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的對策

3.1提高對于教學(xué)檔案信息化的認(rèn)識

目前，造成地方高校教學(xué)檔案信息化水平總體偏低的原因，主要是很多高校對檔案工作的重視不夠，經(jīng)費上投入少。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立全局觀念，認(rèn)識到教學(xué)檔案工作是學(xué)校中心工作的有機組成部分，要加強宣傳，以提高教職工的教學(xué)檔案意識，使廣大教師和檔案管理人員充分認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化在提高教學(xué)水平、加強教學(xué)管理質(zhì)量中的重要作用，快速提高教學(xué)檔案的利用效率，充分發(fā)揮教學(xué)檔案對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的積極的推動作用。因此，學(xué)校應(yīng)在教學(xué)檔案信息化建設(shè)上加大人力、物力、財力的投入，把教學(xué)檔案信息化建設(shè)引入良性發(fā)展的軌道。

3.2做好教學(xué)檔案管理隊伍的建設(shè)和穩(wěn)定工作

教學(xué)檔案信息化建設(shè)亟須高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍作保障，地方高校要積極采取有效措施，做好教學(xué)檔案管理隊伍的建設(shè)和穩(wěn)定工作。教學(xué)檔案信息化管理對檔案人員提出了前所未有的挑戰(zhàn)，他們不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要具備相關(guān)的現(xiàn)代化業(yè)務(wù)技能。建議在二級院系層面聘任專職的教學(xué)檔案信息管理技術(shù)人員，同時對現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，也就是說，可以選派人員去教學(xué)檔案管理較好的院?；蛳冗M(jìn)檔案館進(jìn)修學(xué)習(xí)，同時也可以邀請檔案界學(xué)者專家來校講座，使檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能快速提升，適應(yīng)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3加強標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)

地方高校要進(jìn)行教學(xué)檔案信息化建設(shè)，就必須實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，要建立健全管理制度，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳈C制。要根據(jù)教學(xué)檔案特點，進(jìn)行分類及歸檔范圍的明確劃分，按照集中統(tǒng)一管理的原則，將教學(xué)文件材料集中起來進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到教學(xué)檔案邊形成、邊收集。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，將諸如教學(xué)日歷、教學(xué)大綱、期中教學(xué)檢查報告、畢業(yè)設(shè)計任務(wù)書等日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案材料，由教師整理完成后通過網(wǎng)上提交，以各系部的教研室為單位匯總，最終由教學(xué)管理人員下載收集、分類、存檔，并及時查詢各位教師的完成情況。要利用教務(wù)綜合管理系統(tǒng)來管理教學(xué)計劃、教學(xué)課表及學(xué)生的學(xué)籍和成績等檔案信息，提高工作效率，保證教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性與全面性，促進(jìn)高校教學(xué)檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3.4注重安全保障

教學(xué)檔案信息的基礎(chǔ)要求是做好安全防范。首先，要對教學(xué)檔案的電子文檔進(jìn)行安全保護(hù)，例如，可以建立異地安全保管體系來確保電子檔案的安全。其次，增強密碼驗證方式，采用加密存儲、回收站功能、IP限制、精確化權(quán)限管理等完整的防護(hù)體系,以確保資源能夠安全儲存和訪問。再次，建立電子文檔和紙質(zhì)文檔“雙收檔制”，保障教學(xué)檔案的安全性和真實性。要實行局域網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離和密鑰管理，采用防火墻、安全等技術(shù)防止外部攻擊，做到信息安全存放，防止內(nèi)部成員泄露。此外，通過建立跟蹤登錄管理體制，為每一個電子文件建立文件處理檔案，形成電子文件登錄信息，非公開的檔案信息不允許上外網(wǎng)，已公開的檔案目錄查詢服務(wù)要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。通過CRC編碼，檢查文件是否在傳輸過程中有損壞，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。

4結(jié)語

總之，地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)雖遭遇挑戰(zhàn)，但也面臨難得的發(fā)展機遇。教學(xué)檔案信息化管理有利于高校提升公共形象，提高學(xué)校競爭力，推動學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。地方高校應(yīng)審時度勢，認(rèn)真分析、切實解決信息化建設(shè)中存在的問題，發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)與科研中應(yīng)有的作用。

作者:李瑞卿黃顯武單位:內(nèi)蒙古科技大學(xué)教務(wù)處