導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案信息化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

    論文摘要摘要:檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo),上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。本文對(duì)檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。

    在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國(guó)家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求,到國(guó)家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。自2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館(室)中蓬勃開(kāi)展起來(lái)。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí),現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見(jiàn)拿來(lái)與大家一起探討。

    一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

    檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?

    檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則摘要:

    1、規(guī)范性原則摘要:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如摘要:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

篇2

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化 檔案管理

在今天高速發(fā)展的信息化社會(huì)，信息化建設(shè)已成為檔案管理的必然趨勢(shì)和唯一選擇。對(duì)于當(dāng)今的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)化，是體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)和手段。檔案信息化是需要多種專業(yè)人才相互配合，多部門相互協(xié)作的系統(tǒng)工程，所以協(xié)調(diào)組織中各專業(yè)人員加以科學(xué)的管理和決策，是十分必要的。如企業(yè)落實(shí)檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息保管、存儲(chǔ)、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業(yè)的高速發(fā)展，檔案管理往往因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識(shí)單一等問(wèn)題成為木桶效應(yīng)的短板。要想解決這個(gè)短板就必須走實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化這條路。

1 現(xiàn)階段中小企業(yè)在信息化進(jìn)程中存在的不足

1.1 對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和推行動(dòng)力的缺失 當(dāng)今各中小企業(yè)中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認(rèn)為檔案登記不再是以前的紙質(zhì)的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會(huì)存在登記、錄入、檢索借用過(guò)程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無(wú)法利用等不足，加之檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確的理解，往往會(huì)造成檔案利用率過(guò)低，對(duì)現(xiàn)有檔案資源開(kāi)發(fā)利用不足等缺點(diǎn)。

1.2 信息化進(jìn)程程度不足 信息化建設(shè)乃至云辦公是企業(yè)的發(fā)展方向和必經(jīng)之路，但很多企業(yè)信息化進(jìn)程的不足導(dǎo)致很多檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時(shí)間的推移而破損。就算實(shí)現(xiàn)檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會(huì)遭受嚴(yán)重的威脅。

1.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度及規(guī)范的不足 檔案管理信

息化的前提是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但現(xiàn)實(shí)的情況往往是計(jì)算機(jī)硬件型號(hào)老舊或參差不齊，軟件通用性和實(shí)用性不佳很難與其他大型軟件系統(tǒng)兼容。檔案規(guī)范制定的不足或檔案編碼的不完善導(dǎo)致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒(méi)有后續(xù)信息技術(shù)的投入和支持久而久之會(huì)形成信息化孤島現(xiàn)象。

1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關(guān)的都離不開(kāi)人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實(shí)施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復(fù)合型人才?，F(xiàn)如今的普遍現(xiàn)象是單一的操作人員居多而懂得系統(tǒng)維護(hù)和代碼編寫的復(fù)合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須從以下幾個(gè)方面著手

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的硬件建設(shè) 計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強(qiáng)等特點(diǎn)，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計(jì)算機(jī)的運(yùn)用有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。要想快、準(zhǔn)、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實(shí)現(xiàn)檔案部門的計(jì)算機(jī)全覆蓋，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對(duì)檔案自動(dòng)編目、檔案檢索、檔案存儲(chǔ)、檔案業(yè)務(wù)管理以及文檔一體化管理等工作職能實(shí)施信息化。

2.2 加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè) 檔案信息電子化就是用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)內(nèi)各種檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選、加工和整理，使之轉(zhuǎn)化為電子信息供人們利用。隨著檔案數(shù)量的增加和檔案存放時(shí)間的增長(zhǎng)，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)和光盤存儲(chǔ)，不僅解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成信息管理工作，這將會(huì)極大地制約檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 很多企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)去建立一個(gè)電子檔案系統(tǒng)來(lái)管理日益增多的檔案，當(dāng)前企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)一般多有規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、共享性較差這幾個(gè)特點(diǎn)，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的需求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在編制檔案的機(jī)讀目錄的同時(shí)也可引進(jìn)條形碼編制等輔助系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)檔案文件的保存。

2.4 創(chuàng)新檔案管理制度 制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程，明確電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。制定必要的安全措施，對(duì)已電子化的檔案實(shí)行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.5 加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng) 檔案信息化建設(shè)除了需要大量的技術(shù)支持以外，關(guān)鍵的問(wèn)題在于要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計(jì)算機(jī)上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應(yīng)的培訓(xùn)部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，從而不斷提高他們的工作技能。對(duì)于檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化信息化意識(shí)，積極參與信息化培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，才能滿足信息化發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。總之，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。檔案部門應(yīng)在此項(xiàng)工作加大投入，加強(qiáng)檔案信息化的利用，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供理想的信息共享和利用環(huán)境。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的信息化，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境的需要，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁大方.檔案管理信息化建設(shè)中的若干問(wèn)題探討.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008.5.

篇3

摘要:檔案管理是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。檔案管理信息化――新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。

關(guān)鍵詞:檔案管理信息化;檔案信息化建設(shè);問(wèn)題;原則;策略

1究竟什么是檔案信息化？

什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

2當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

2.1 面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

2.2 面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須密都沒(méi)有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

2.3 技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

2.4 人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來(lái)說(shuō)，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構(gòu)看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來(lái)的問(wèn)題是知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題。

3檔案信息化應(yīng)遵循的原則

3.1 規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.3 效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，考慮館藏檔案的利用率。特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。

4 推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)策略

4.1 建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

4.2 完善安全制度。檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

4.3 提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館(室)只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

篇4

【關(guān)鍵詞】檔案管理；建設(shè)；增強(qiáng)措施

【中圖分類號(hào)】G271

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1672-5158（2012）12-0377-01

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品。

2、檔案信息化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好客觀環(huán)境。

3、檔案管理改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信鼠時(shí)代，信鼠消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的原動(dòng)力，這是時(shí)代賦予社會(huì)信息部門的使命。

二、更新觀念。增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

三、加快硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

1、建立規(guī)范的管理機(jī)制。

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

2、創(chuàng)新檔案管理制度。

檔案案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。（1）是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，（2）是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

3、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞―套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

4、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

5、提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

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關(guān)鍵詞：檔案信息化實(shí)踐 檔案工作創(chuàng)新研究

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2013）11-0026-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的來(lái)臨，一些國(guó)家開(kāi)始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而有效提高檔案的作用。我國(guó)對(duì)于這方面有著高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，早在2000年，我國(guó)國(guó)家檔案局以及中央檔案館已經(jīng)開(kāi)始落實(shí)檔案信息化建設(shè)，并頒發(fā)了一系列的通告。然而，該工作并沒(méi)有得到相關(guān)重視，我國(guó)很多地方的檔案館依然沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，一些地方沿用傳統(tǒng)的檔案管理中，同時(shí)還存在一些漏洞，更不用說(shuō)檔案管理工作的創(chuàng)新了。

檔案記錄是對(duì)歷史事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時(shí)也可以給未來(lái)發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。因此，對(duì)檔案進(jìn)行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)來(lái)講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進(jìn)行學(xué)習(xí)，吸收相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能更有效的避免發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)相類似的問(wèn)題。在檔案管理的過(guò)程中，利用率較高的檔案被稱為活檔案，利用率較少的檔案則稱之為死檔案?；顧n案和死檔案的分類和管理非常重要，這就需要利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理，本文主要對(duì)檔案信息化實(shí)踐與創(chuàng)新方面進(jìn)行研究，并提出合理的建議。

一、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性分析

1.充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的管理和查詢，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)要查詢的檔案進(jìn)行關(guān)鍵字輸入，即可進(jìn)行檔案的查詢。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優(yōu)點(diǎn)，且可以廣泛應(yīng)用在各個(gè)地方的管理當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

2.符合形勢(shì)發(fā)展的需求

邁入21世紀(jì)信息全球化的時(shí)代，檔案信息化與數(shù)字化變得越來(lái)越重要，利用檔案信息化和數(shù)字化，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，并為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。檔案是對(duì)一個(gè)時(shí)期的工作、歷史進(jìn)行記錄和管理，可以說(shuō)是一個(gè)時(shí)代的縮影，利用檔案，可以引導(dǎo)著下一代人繼續(xù)前行。在眾多檔案當(dāng)中，如果未能對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，就會(huì)造成檔案混亂，查詢困難，導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行運(yùn)用。使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，倘若出現(xiàn)查詢?nèi)藛T較多的情況，則容易導(dǎo)致查詢混亂的現(xiàn)象。檔案管理人員要不停地搬動(dòng)檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴(yán)重拖慢了檔案查詢的速度。

3.企業(yè)現(xiàn)代管理的需求

檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的需求之一。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈。在一些決策當(dāng)中，需要對(duì)檔案進(jìn)行回顧性分析。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的查找，將找出的相關(guān)文檔進(jìn)行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來(lái)就非常注重時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，決策人員就可以足不出戶進(jìn)行檔案查找。舉個(gè)例子，當(dāng)決策人員需要查找關(guān)于2003年會(huì)計(jì)部的檔案文件時(shí)，可以讓秘書在檔案資料庫(kù)中輸入“2003”，“會(huì)計(jì)部”，“X X”內(nèi)容的關(guān)鍵詞，就能夠在0. 2秒之內(nèi)查找完畢，并根據(jù)電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關(guān)編號(hào)到檔案室當(dāng)中領(lǐng)取，從而提高檔案翻閱的便捷性。

二、檔案信息化實(shí)踐內(nèi)容分析

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

以某地方為例，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，早在2001年國(guó)家便開(kāi)始著手建立，將檔案文件的目錄和相關(guān)內(nèi)容信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的數(shù)據(jù)化管理。截止到2010年為止，該地方已經(jīng)順利輸入相關(guān)文件達(dá)到13萬(wàn)條，卷級(jí)的目錄已經(jīng)達(dá)到1萬(wàn)5千多條。這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一方面能夠體現(xiàn)當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展，另一方面也體現(xiàn)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案的整理和防護(hù)工作

檔案的整理和防護(hù)工作主要包括以下幾點(diǎn)：第一，紙質(zhì)檔案的電子化，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進(jìn)行整理。將電子檔案利用磁盤、網(wǎng)絡(luò)、磁帶、硬盤等方式進(jìn)行保存，從而保證電子檔案的完整無(wú)缺。第三，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)，以保證檔案的完整性。

3.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集工作

電子文檔的收集工作非常重要，它是未來(lái)檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。要實(shí)現(xiàn)文檔的保存工作，就必須要將紙質(zhì)文件電子化，并對(duì)兩種類型的檔案進(jìn)行共同管理，紙質(zhì)檔案要利用檔案資料室進(jìn)行收集和存放，電子文檔則要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬盤系統(tǒng)等工具進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，并存放到檔案資料室當(dāng)中。

三、檔案工作的創(chuàng)新建議

1.檔案信息建設(shè)要提高系統(tǒng)水平

檔案信息化建設(shè)，要不斷提高檔案系統(tǒng)水平。即檔案系統(tǒng)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都必須要達(dá)到合乎標(biāo)準(zhǔn)的水平，這些水平通過(guò)互相聯(lián)系，從而發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)，并提高信息建設(shè)系統(tǒng)的能力。一些系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)在運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的障礙，這些障礙會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的水平較低，不利于檔案工作的進(jìn)行。

2.要做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要是企業(yè)或政府相關(guān)部門對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，目前我國(guó)電子檔案信息系統(tǒng)主要處于文件處理和管理系統(tǒng)之間的發(fā)展階段，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善都是影響電子檔案工作創(chuàng)新的重要部分，因此必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行積極的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，以滿足檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

3.提高檔案信息工作的水平

檔案信息工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：檔案信息工作較為落后、規(guī)范化程度不高、檔案之間的資源未能及時(shí)進(jìn)行共享、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，這些因素都嚴(yán)重地影響著檔案信息的發(fā)展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創(chuàng)新，設(shè)立相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案信息工作進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核工作，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專業(yè)性人才參與到檔案管理當(dāng)中去，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的管理。

結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的管理事項(xiàng)，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過(guò)程中，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)事求是，從而促進(jìn)信息化建設(shè)，保證檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵字】檔案信息化；檔案管理工作創(chuàng)新；文件中心；檔案數(shù)字化

引導(dǎo)語(yǔ)：在檔案信息化過(guò)程中，最具有高瞻遠(yuǎn)矚的眼光的是國(guó)家檔案局與中央檔案館，這兩家最高階層的檔案管理機(jī)構(gòu)早在2000年就已經(jīng)頒發(fā)了加快檔案信息化建設(shè)的通告。但是，不幸的是，13年之后，我國(guó)的許多檔案館仍然沒(méi)有徹底完成檔案的信息化，就更別提檔案管理工作的創(chuàng)新了。應(yīng)該看到檔案的數(shù)字化、電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案的新四化，也是檔案管理工作必須進(jìn)行的創(chuàng)新工作。這些創(chuàng)新不僅可以推動(dòng)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，更可以為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供基本的信息存放、信息查詢等基礎(chǔ)設(shè)施與必要條件。我國(guó)的許多較大的檔案館雖然已經(jīng)在向檔案的四化進(jìn)程中邁進(jìn)，但是一則由于其檔案的數(shù)據(jù)的龐大而無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)快速完成其四化的過(guò)程，二則由于其使用的檔案四化的輔助軟件系統(tǒng)的某些問(wèn)題，使得這個(gè)進(jìn)程無(wú)法實(shí)現(xiàn)突破性的進(jìn)展。檔案的信息化過(guò)程不僅是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，更應(yīng)該是一個(gè)從量變到質(zhì)變的過(guò)程，好的檔案管理軟件的作用應(yīng)該不僅僅是簡(jiǎn)單機(jī)械地錄入現(xiàn)有的檔案，還要在其內(nèi)部將已前錄入過(guò)的所有的檔案之間進(jìn)行有機(jī)地架構(gòu)形成其內(nèi)部的關(guān)聯(lián)，這就使得任何一個(gè)查詢某要檔案的人都可以在查詢完畢該檔案的時(shí)候在計(jì)算機(jī)的屏幕上看到與其相關(guān)的或者可能相關(guān)的類似檔案的名稱，當(dāng)鼠標(biāo)在這些名稱或條目上移動(dòng)時(shí)就可以顯示出這些檔案的摘要與基本信息。這樣的檔案管理軟件才是檔案管理所需要的。

一、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的緊迫性

1、檔案信息化，可改善檔案管理工作

檔案管理信息化可以使得檔案工作獲得空前的發(fā)展，從紙質(zhì)化到數(shù)字化是一個(gè)巨大的飛躍。這種飛躍帶給檔案管理部門的是從完全的封閉式管理可以走向全面的開(kāi)放式經(jīng)營(yíng)。檔案的信息化不僅僅是把舊有的檔案變成數(shù)字化，而且還可以在互聯(lián)網(wǎng)的依托之下將所有的傳統(tǒng)的檔案管理工作的流程完全拿到網(wǎng)絡(luò)上來(lái)，比如傳統(tǒng)的檔案收集，就完全可以在計(jì)算機(jī)的輔助之下實(shí)現(xiàn)檔案收集的自動(dòng)化。這不僅為檔案館節(jié)省了人力物力而且也極大地提高了檔案管理工作的效率與效益。

2、形勢(shì)發(fā)展的需要

在信息化的時(shí)代，檔案的信息化已經(jīng)被擺在必須改革的突出的位置，在所有的行業(yè)都在實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的現(xiàn)實(shí)的推動(dòng)下，檔案管理也必須與其相適應(yīng)。檔案的四化是任何一個(gè)企業(yè)都必段盡快著手完成的一項(xiàng)基本的企業(yè)現(xiàn)代化內(nèi)容，只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理的四化過(guò)程才能使得企業(yè)的決策過(guò)程、執(zhí)行過(guò)程更在有力，才能使得企業(yè)的內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)更加的快捷便利。企業(yè)的最為寶貴的資源其實(shí)對(duì)任何一家企業(yè)而言都在檔案室里，然而悲哀的是，我國(guó)幾乎所有的檔案室在絕大多數(shù)時(shí)間里都是大門緊鎖，既無(wú)人管理更無(wú)人問(wèn)津，檔案室中的數(shù)以萬(wàn)計(jì)的珍貴的資源、寶貴的信息資源就這樣被白白的浪費(fèi)，這既是單位的巨大損失更是單位員工的巨大遺憾。一旦這些信息得以實(shí)現(xiàn)信息化，所有的員工都可以通過(guò)辦公室的計(jì)算機(jī)方便地查詢利用這些資料，那么對(duì)于企業(yè)提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、提高效益而言是意義非凡的。原始的檔案的載體是紙質(zhì)的居多，后來(lái)出現(xiàn)了錄像帶、錄音帶等其他的載體，但是不管是檔案存放在哪一種載體，只要不能形成數(shù)字化、信息化，靜悄悄地放在那里就是無(wú)用的垃圾。我國(guó)絕大多數(shù)檔案館目前仍然處理紙質(zhì)存放、保管檔案的最為原始的檔案管理工作階段。在現(xiàn)代化的信息時(shí)代，新的形勢(shì)已經(jīng)給檔案管理提出了新的需要，那就是必須盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

3、企業(yè)現(xiàn)代化管理的強(qiáng)烈需求

在這個(gè)信息的時(shí)代，人們不但生活節(jié)奏日益加快，而且工作節(jié)奏也變得越來(lái)越快，這樣的快節(jié)奏就要求企事業(yè)單位內(nèi)部的所有職能部門的節(jié)奏都必須與之協(xié)調(diào)發(fā)展。然而不幸的是，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項(xiàng)在嚴(yán)重施后腿的工作。尤其是在單位的領(lǐng)導(dǎo)要做出重大的決策之前，當(dāng)需要某幾年的連續(xù)的或者類似的資料的時(shí)候，這對(duì)于檔案人員無(wú)疑都是極為沉重的負(fù)擔(dān)，因?yàn)榇蠛迫鐭熀５臋n案海洋中尋找某一年的資料就已經(jīng)極為困難，當(dāng)需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關(guān)的資料簡(jiǎn)直就比登天還難。然而類似的需求在我國(guó)的許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者中都較為常見(jiàn)，不僅領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要更快捷、準(zhǔn)確的參考資料，而且各職能部門工作查考也要求快速及時(shí)找到。

二、檔案信息化建設(shè)實(shí)踐內(nèi)容

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。從2001年開(kāi)始，我們把室藏檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2009年5月，已輸入文件級(jí)目錄12萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)3千多條，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。

2、建立了檔案室（館）網(wǎng)站。并與市電業(yè)局、兄弟單位局域網(wǎng)實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)部資源共享。在局域網(wǎng)上向廣大電力工作者提供檔案信息查閱，并賦予權(quán)限允許實(shí)現(xiàn)全文下載，逐步實(shí)現(xiàn)信息溝通，營(yíng)造更有利于電力經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，移交檔案室的文件只需移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)檔案室文件全部實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件一并移交檔案室。

4、加強(qiáng)電子檔案的整理與保護(hù)。電子檔案整理：目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。文書電子檔案整理對(duì)內(nèi)部文件以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。

5、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館（室）單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。

三、檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新

1、推進(jìn)檔案信息化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和各兄弟單位之間的檔案資源不能實(shí)現(xiàn)共享，檔案人員的業(yè)務(wù)水平不一，這些都嚴(yán)重影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高。

2、信息化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡與發(fā)展階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與完善。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。

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【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。 

 

 

1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵 

 

1.1定義 

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。 

1.2內(nèi)涵 

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。 

 

2、檔案信息化管理的必要性 

 

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施 

 

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。 

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。 

3.2檔案信息資源建設(shè) 

3.2.1 檔案的電子化 

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。 

3.2.2 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 

我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。 

3.3檔案信息化人才的培養(yǎng) 

從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。 

 

【參考文獻(xiàn)】 

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關(guān)鍵詞： 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化 信息自動(dòng)化 檔案工作者

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域。因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對(duì)此，檔案信息有其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案管理自動(dòng)信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動(dòng)信息化水平，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能沒(méi)有充分發(fā)揮。它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

三、提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集體化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)節(jié)點(diǎn)是不可能組成先進(jìn)系統(tǒng)的。

四、重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)地管理和方便地使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程。

五、重視人才管理，推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃地組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)、流動(dòng)規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務(wù)實(shí)地改進(jìn)檔案管理

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集體統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是，自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

七、完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。為此應(yīng)集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，做到黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案的設(shè)計(jì)、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規(guī)范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展。

八、檔案信息服務(wù)要網(wǎng)絡(luò)化管理

網(wǎng)絡(luò)化的管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態(tài)，將工程檔案與文書檔案、技術(shù)資料、圖書、報(bào)刊等信息的管理融為一體?？萍紮n案、文書檔案、圖書資料等信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內(nèi)的“公司信息資源系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)所謂的“信息資源共享”。

九、加強(qiáng)安全防范，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)

實(shí)踐證明，無(wú)論是信息系統(tǒng)的安全還是信息資源的安全，技術(shù)手段都是最基本、最有效的防護(hù)手段。包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、加密與身份認(rèn)證技術(shù)等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發(fā)現(xiàn)。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)整的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，使檔案工作面臨從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提升檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問(wèn)題。

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關(guān)鍵詞：檔案信息化問(wèn)題解決

一． 電子檔案定義及信息化管理的現(xiàn)狀：

所謂電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。

近些年，隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)，各行各業(yè)的信息化工作也越來(lái)越受到重視。就目前的檔案管理工作來(lái)講，行業(yè)內(nèi)的信息化進(jìn)程也早已開(kāi)展。從整體發(fā)展情況看，計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模地被應(yīng)用于檔案管理。而在一些已經(jīng)部分信息化的單位中，我們也不難發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的管理及應(yīng)用上，還存在著一些漏洞和瑕疵，在數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)上也存在著一些隱患。

二． 信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決

我們?cè)跈n案信息化的過(guò)程中，會(huì)遇到這樣或那樣的很多問(wèn)題，大體分為：電子檔案管理制度問(wèn)題、電子檔案的高可用性問(wèn)題、電子管理軟件的高可擴(kuò)展性問(wèn)題、電子檔案存儲(chǔ)的高安全性問(wèn)題。這些問(wèn)題如若處理不當(dāng)，直接影響到檔案信息化建設(shè)的效果甚至是整個(gè)項(xiàng)目的成敗。下面我將一一加以闡述：

（一）電子檔案管理制度的建立及優(yōu)化

人們對(duì)于電子檔案的應(yīng)用還存在著很多疑慮。例如：如何保障電子檔案的真實(shí)性、有效性、可靠性等，這需要多方面的努力。我們不僅要保障電子檔案在搜集整理等過(guò)程中的真實(shí)性、有效性，還要保障在存儲(chǔ)過(guò)程中不被違規(guī)修改、惡意刪除，更要嚴(yán)把查閱關(guān)，謹(jǐn)防檔案的外泄，而實(shí)現(xiàn)這一切的關(guān)鍵就是建立一整套完善的電子檔案管理制度?？梢哉f(shuō)，電子檔案管理制度是推進(jìn)檔案信息化的基石，是電子檔案管理者及查閱者必須遵守的準(zhǔn)則，是確保電子檔案真實(shí)性和可靠性的堅(jiān)實(shí)后盾。

（二）電子檔案的高可用性

1.電子檔案的訪問(wèn)速度

對(duì)于剛開(kāi)展檔案信息化的單位來(lái)講，查詢電子檔案的速度普遍較快。因?yàn)樾畔⒒跗冢鏀?shù)據(jù)量較少，所存文件類型也較為單一（一些單位仍只是在將紙面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為電子格式數(shù)據(jù)，而沒(méi)有對(duì)圖像、聲音、視頻存儲(chǔ)的要求），數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢壓力也較少。但檔案管理行業(yè)所存資料并非幾年，而是幾十年甚至需要永久保存的數(shù)據(jù)，檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容也逐步增加了視頻、圖像、聲音等多媒體類型，隨著信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)類型的逐步增多，所存數(shù)據(jù)量也將迅猛提升，此時(shí)，對(duì)于查詢速度就會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)大的影響。

經(jīng)過(guò)實(shí)際了解，一些單位已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢緩慢，檔案管理軟件時(shí)常無(wú)響應(yīng)等問(wèn)題。結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，我認(rèn)為，對(duì)于需要信息化的檔案，需要對(duì)其建立專用的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)機(jī)制(SQL SERVER 、ORACLE 等主流數(shù)據(jù)庫(kù)均有類似機(jī)制)，位于“倉(cāng)庫(kù)”中的數(shù)據(jù)均為只讀屬性，只可查詢不可寫入，這將大幅提升海量多媒體檔案數(shù)據(jù)的查詢速度。而對(duì)于需要追加或修改的信息化檔案，為嚴(yán)防惡意篡改，需經(jīng)逐級(jí)請(qǐng)示等相關(guān)流程和手續(xù)后，方可由信息技術(shù)管理人員開(kāi)放讀寫權(quán)限進(jìn)行追加或修改。對(duì)于陳年數(shù)據(jù)需要修改或追加的，可在相關(guān)請(qǐng)示批復(fù)后，單獨(dú)為其建立一個(gè)追加數(shù)據(jù)庫(kù)（或表）進(jìn)行操作。如此一來(lái)，既保障了陳年數(shù)據(jù)的查詢速度，又對(duì)近期錄入數(shù)據(jù)的修改和追加提供了便捷，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)整體的訪問(wèn)速度也得到了提升。

2.電子檔案的有效、實(shí)用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進(jìn)程在逐步推進(jìn)，但是往往忽視了檔案信息化后的實(shí)用性。我們推進(jìn)檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務(wù)，而一些單位的電子檔案修改機(jī)制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯(cuò)誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行了刪除，降低了電子檔案的留存價(jià)值，甚至對(duì)部分檔案來(lái)說(shuō)已是喪失全部?jī)r(jià)值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進(jìn)程，擅自未按標(biāo)準(zhǔn)操作，將存儲(chǔ)掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲(chǔ)空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達(dá)到實(shí)際使用的要求，多數(shù)檔案仍需實(shí)地查詢?nèi)霂?kù)的紙質(zhì)資料。為了提高電子檔案的實(shí)用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進(jìn)行保障，還要從計(jì)算機(jī)技術(shù)上加以規(guī)范和限制，如管理軟件對(duì)操作者的權(quán)限限制，軟件中對(duì)于存儲(chǔ)圖像分辨率的強(qiáng)制要求，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)的簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理者的操作行為進(jìn)行記錄及約束?？傊枰覀兺ㄟ^(guò)各種行政及信息技術(shù)手段，盡可能大地提高電子檔案的有效及實(shí)用性。

（三）電子檔案管理軟件的高可擴(kuò)展性

目前，各單位均分別使用著各自開(kāi)發(fā)或外購(gòu)的電子檔案管理軟件，其存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的類型也較為多樣，各軟件之間缺乏基本的程序互通，這就要求相關(guān)人員，在系統(tǒng)分析階段就規(guī)劃出相應(yīng)的程序接口，為日后的軟件之間數(shù)據(jù)互通做好技術(shù)準(zhǔn)備。而電子檔案的存儲(chǔ)工作，是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，部分?jǐn)?shù)據(jù)有保留數(shù)十年甚至永久保留的需求，這就需要我們的開(kāi)發(fā)人員對(duì)于日后計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的更換，管理軟件的升級(jí)等諸多變化進(jìn)行充分的考慮及規(guī)劃，提前做好技術(shù)準(zhǔn)備，避免不必要的損失。

（四）電子檔案存儲(chǔ)的高安全性

電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)是整個(gè)檔案信息化進(jìn)程中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是需要長(zhǎng)期實(shí)施部署的工作，其重要地位可見(jiàn)一斑?？梢哉f(shuō)，如何提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性是檔案信息化進(jìn)程中的重中之重。

1.電子檔案機(jī)房的安全

（1）機(jī)房設(shè)備運(yùn)行環(huán)境(部分參照國(guó)家IT行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))：

①溫度：機(jī)房溫度為18～28℃,溫度，變化率小于 5℃/h,且不結(jié)露；

②濕度：相對(duì)濕度 40～70%；

③機(jī)房潔凈度：機(jī)房?jī)?nèi)灰塵粒子應(yīng)為非導(dǎo)電、非導(dǎo)磁及無(wú)腐蝕的粒子，灰塵粒子濃度應(yīng)滿足國(guó)家機(jī)房相關(guān)規(guī)定；

④供電系統(tǒng)：機(jī)房應(yīng)設(shè)有電腦UPS供電及穩(wěn)壓機(jī)制，保證市電中斷后，至少保障所有機(jī)房設(shè)備（包括視頻監(jiān)控設(shè)備及照明）一小時(shí)內(nèi)的供電需求。

（2）機(jī)房門徑及監(jiān)控：

很多單位在注重了信息化建設(shè)的同時(shí)，往往忽視了機(jī)房的物理安全。核心機(jī)房的物理安全在整個(gè)檔案信息化建設(shè)中的地位無(wú)可厚非，沒(méi)有了機(jī)房的物理安全，談及其它任何信息化環(huán)節(jié)均為空中樓閣，無(wú)從談起。出于對(duì)機(jī)房安全的考慮，各單位均應(yīng)設(shè)有機(jī)房門徑系統(tǒng)，對(duì)于出入人員進(jìn)行嚴(yán)格管理并做好記錄，同時(shí)也要在機(jī)房入口及內(nèi)部設(shè)置高清視頻監(jiān)視系統(tǒng)（攝像頭需具有一定夜視能力），24小時(shí)對(duì)核心機(jī)房進(jìn)行全方位錄像監(jiān)控，避免數(shù)據(jù)的物理丟失及破壞。當(dāng)發(fā)生緊急情況時(shí)（如溫度過(guò)高、濕度不符、非法進(jìn)入機(jī)房等），防范系統(tǒng)自動(dòng)鳴笛報(bào)警，同時(shí)要有完善的報(bào)警機(jī)制，可將警告通過(guò)手機(jī)、固定電話等方式與相關(guān)負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系。

2.電子檔案存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的安全

（1）網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)的安全設(shè)置

電子檔案的存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)中，存在著很多安全隱患，就單從交換機(jī)層面來(lái)講，需要各單位針對(duì)DHCP 攻擊、泛洪攻擊、ARP 攻擊等進(jìn)行控制及防范。如不加以控制，將對(duì)整個(gè)電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行帶來(lái)極大影響。建議各單位可根據(jù)自身設(shè)備情況，適時(shí)地啟用DHCP SNOOPING、IP/MAC綁定 等技術(shù)，適當(dāng)?shù)仃P(guān)閉或減少使用類似CDP、VTP 等技術(shù)，以此更好地保障電子檔案存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行。

（2）計(jì)算機(jī)終端的安全設(shè)置

計(jì)算機(jī)終端的安全對(duì)于電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也起到了相當(dāng)重要的作用。我們要加強(qiáng)防范來(lái)自于普通節(jié)點(diǎn)的惡意攻擊，違規(guī)操作等諸多問(wèn)題，這就要求我們適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)對(duì)操作人員的網(wǎng)絡(luò)行為管理，適時(shí)的通過(guò)簽名技術(shù)、加密技術(shù)對(duì)查閱數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)等重要環(huán)節(jié)加以安全保護(hù)。還可在終端上，通過(guò)部署節(jié)點(diǎn)管理軟件，實(shí)現(xiàn)U盤接入網(wǎng)絡(luò)管理、設(shè)備斷網(wǎng)時(shí)限管理、系統(tǒng)安全漏洞管理、節(jié)點(diǎn)狀態(tài)監(jiān)控管理等功能。

（3）網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全規(guī)劃

針對(duì)于部分檔案管理單位，確有訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)的需求，建議各單位最好實(shí)現(xiàn)雙網(wǎng)并行，即業(yè)務(wù)操作網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相互隔離，獨(dú)立分開(kāi)，互不訪問(wèn)。這樣可更好地保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。但如若確受各方面實(shí)際條件所限，暫時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)雙網(wǎng)并行的單位，也務(wù)必在廣域網(wǎng)出口部署類似UTM 的設(shè)備，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)行為進(jìn)行限制及記錄，并且要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)流進(jìn)行病毒過(guò)濾，嚴(yán)防病毒通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)擴(kuò)散至辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部。

（4）存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全備份

根據(jù)自身情況，各單位要做好異地容災(zāi)備份，定期將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存至其它可靠的存儲(chǔ)空間，防止地震等災(zāi)害導(dǎo)致機(jī)房物理毀壞后造成的數(shù)據(jù)災(zāi)難，針對(duì)核心數(shù)據(jù)也要進(jìn)行定期刻盤封存，并加以合理保護(hù)。而數(shù)據(jù)庫(kù)則最好使用磁盤陣列柜進(jìn)行存儲(chǔ)，陣列技術(shù)建議使用RAID6 ，可最大限度地保障所存數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

三． 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，我們?cè)诖罅ν七M(jìn)信息化進(jìn)程的過(guò)程中也會(huì)面臨諸多問(wèn)題，但只要我們不斷地從實(shí)踐中積攢經(jīng)驗(yàn)，不斷地進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的研究和學(xué)習(xí)，定可將檔案信息化水平逐步提升，更好地為各行各業(yè)及社會(huì)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 薛四新21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材機(jī)械工業(yè)出版社2008年9月

[2] 薛四新現(xiàn)代檔案管理基機(jī)械工業(yè)出版社2007年1月

篇10

一、檔案信息化管理的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案的管理方式相比較，檔案信息化具備以下的特點(diǎn)：

1.便于檢索，使用方便。應(yīng)用信息化的檔案管理，可以將大量有價(jià)值的文件存儲(chǔ)到電腦服務(wù)器上，使人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，不僅縮短了時(shí)間，提高了效率，同時(shí)也解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整、漏抄等問(wèn)題，提高了準(zhǔn)確性，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.便于檔案的保管。檔案信息化管理使檔案保管占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，具有明顯的節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，以及重復(fù)使用的特點(diǎn)，不需要占用大量的人財(cái)物力，是傳統(tǒng)手工操作管理模式不可比擬的?？梢?jiàn)，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，在特殊的環(huán)境下不易受到損壞，即節(jié)省了資源，又具良好的穩(wěn)定性，易于保管。

3.有利于信息資源共享。以往的手工操作管理中，信息資源不能及時(shí)在各部門之間得到交流和共享，導(dǎo)致效率低下，造成大量的檔案資源的閑置和浪費(fèi)。而信息技術(shù)的運(yùn)用，可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找，方便了人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息資源，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成大量信息的傳遞，適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。

二、檔案信息管理的具體步驟

根據(jù)國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》的要求結(jié)合本單位具體工作實(shí)際，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理實(shí)行以下步驟。

1.根據(jù)本單位現(xiàn)有的相關(guān)資料建立相應(yīng)的檔案資料信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，根據(jù)不同的資料和數(shù)據(jù)的性質(zhì)分類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并且逐條將已有的數(shù)據(jù)分別錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于已經(jīng)有部分?jǐn)?shù)據(jù)形成了電子文件格式，減少了本次的錄入的工作量，把已形成電子文件歸檔管理，到目前為止，我們已經(jīng)輸入文件級(jí)目錄近120萬(wàn)多條，正在加快速度，年底將全部完成所有信息的錄入工作。我們?cè)诮?shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，采用了邊輸入，邊打印的流程，在補(bǔ)齊卷內(nèi)相關(guān)文件的目錄同時(shí)，也檢驗(yàn)了輸入內(nèi)容的正確性，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其次，利用各種現(xiàn)代化成像設(shè)備，把原有的文件轉(zhuǎn)換成圖像并保存起來(lái)，將文件進(jìn)行信息化管理，文件具有真實(shí)性、可靠性，準(zhǔn)確性，同進(jìn)可以達(dá)到原件永久的保存。從大量的實(shí)踐過(guò)程中可以看出，通過(guò)現(xiàn)代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科學(xué)化。如我們要查閱一條信息，由于實(shí)行了現(xiàn)代化信息管理，利用者可以隨時(shí)調(diào)出，隨時(shí)查閱，而靠手工管理的查閱資料需5個(gè)工作日，我們只需要幾十秒的時(shí)間就可以完成，利用者對(duì)我們的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2.加大現(xiàn)代化信息的錄入和管理工作。首先保證每條信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，這就需要工作人員必須兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍，有種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。同進(jìn)需要雙軌制，電子版和紙制同時(shí)保存，由于電子保存磁盤破損，數(shù)據(jù)丟失的情況常有發(fā)生，為了確保電子文件的數(shù)據(jù)完成，將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一存檔保管。同時(shí)不定期進(jìn)稈數(shù)據(jù)更新和保存，足量時(shí)可以有用光盤保存數(shù)據(jù)，增加安全性。

三、檔案信息管理的具體內(nèi)容

1.文書電子檔案管理。通常來(lái)講，文書電子檔案主要分為內(nèi)部文件和外部文件兩類，信息化管理時(shí)，必須將兩者分類輸入加以保存。內(nèi)部文件文書電子檔案整理，首先要根據(jù)不同年代、組織機(jī)構(gòu)和保管期限實(shí)施組盤；然后分盤保管，這樣就便于人們按不同年代和不同期限來(lái)進(jìn)行查閱、檢索，可以延長(zhǎng)所歸檔電子文件的所保管壽命；而外來(lái)文件文書電子檔案整理工作，我們必須利用掃描成影像文件保存進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，這樣可以有效實(shí)現(xiàn)各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。

2.會(huì)計(jì)電子文檔的整理。會(huì)計(jì)電子檔案是把會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到存儲(chǔ)介質(zhì)中，形成脫離于原系統(tǒng)的電子檔案，為了保障數(shù)據(jù)的安全和及時(shí)建檔，可采用雙機(jī)、多機(jī)熱備份運(yùn)行方式或在系統(tǒng)軟件中設(shè)備自動(dòng)備份計(jì)劃任務(wù)，以日志文件形式保存數(shù)據(jù)和系統(tǒng)操作人員的工作時(shí)間和內(nèi)容，備份庫(kù)隱藏在不易被發(fā)現(xiàn)的目錄下或其它硬盤中，以防系統(tǒng)損壞后能在最短時(shí)間內(nèi)、最小的損失下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。