導語：如何才能寫好一篇社會保險檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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首先，繼續(xù)強化社保檔案管理的理解與認識

一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀

一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況普遍存在，甚至對相關信息管理混亂，隨意性較強。

二、社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結果就是責任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經(jīng)辦機構不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務材料都存放在業(yè)務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

三、缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標準和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業(yè)務培訓少，業(yè)務水平亟待提高。社保經(jīng)辦機構對檔案人員的業(yè)務培訓較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓的兼職檔案工作者往往業(yè)務水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作

一、建立健全相關制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。

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（1）隨著人們的參保意識的增強，社會保險的參保數(shù)額日益增加。社會保險的發(fā)展對保險檔案的要求就更加嚴格，社會保險檔案的先進性也就顯得尤為重要。需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新改革。

（2）社會保險經(jīng)辦機構實施改革計劃。國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機構全面實施了各種改革計劃，2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。

（3）我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負責社會保險檔案管理的部門分散。

（4）缺乏社會保險檔案工作指標評估。社會保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，檔案工作不是很難評估社會保障，也沒有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標準，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會保險檔案文件不是一個部門管理，導致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。

2 我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（1）社會保險檔案管理工作不夠重視。社會保險工作的重點集中在擴大基本社會保險覆蓋范圍，加強社會保險基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時的問題等。忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作在一個無序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。

（2）社會保險檔案管理系統(tǒng)不是標準。由于我國目前的社會保險檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導致不清楚檔案的范圍，社會保險文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴重影響社會保險檔案管理規(guī)范化、標準化。

（3）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地?市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地?市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

3 社會保險檔案管理的解決辦法

（1）將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字存檔文件。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本；全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。

（2）根據(jù)社保檔案類別進行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（3）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準。建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

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關鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務檔案管理

1、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。

隨著國有企業(yè)重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。

2、社會保險業(yè)務規(guī)范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。

社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設文件材料收集歸類整理立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。

為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。

3、社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化

社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。

3.1統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。

3.2統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調(diào)計算機等專用設備。新晨

3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集積累整理保管應用查詢服務工作。

保定市社保經(jīng)辦機構還要求對社保業(yè)務檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構按照先收集后篩選保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料文件集中起來，進行鑒定整理組卷歸檔。

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管理人員素質(zhì)低下，社會保險檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案信息服務的質(zhì)量,社保機構為了節(jié)約成本,很少聘用專業(yè)的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職,一方面缺少專業(yè)的檔案知識,業(yè)務不熟練;另一方面對社保檔案管理的精力投入不夠,對參保人的資料不能及時歸檔和整理,損害參保人的利益的同時也大大降低了檔案管理的質(zhì)量。

存在的問題

1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級管理部門要協(xié)調(diào)共進,定期做好業(yè)務知識和經(jīng)驗的交流,共同致力于探索高效科學的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。

2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規(guī)定,設置統(tǒng)一的管理機構,實現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學管理檔案。構建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學管理,提高社保檔案管理水平。

3、提高管理人員素質(zhì)。社保檔案具有廣泛性、變動性、權益性和規(guī)范性四個特征,對社保管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進、培養(yǎng)和管理人員素質(zhì)的提升。一要建立健全用人機制,聘用專業(yè)的檔案管理人員;二要加強對管理人員的業(yè)務培訓,提高工作質(zhì)量和工作效率;三要提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),培養(yǎng)樂于奉獻、愛崗敬業(yè)的工作精神,為參保人提供優(yōu)質(zhì)的服務。業(yè)務精湛又精通計算機的管理人員為社會保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時,把《檔案法》《保密法》和《社會保險法》列為社保檔案管理人員業(yè)務學習的重要內(nèi)容,通過學習相關法律法規(guī),增強他們做好工作的自覺性和責任感。

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1.社會保險業(yè)務檔案管理分散，標準不一。我國現(xiàn)行社會保障管理體制無論是組織管理機構建設，還是立法規(guī)定都相對分散。管理機構分散、不集中，在檔案管理上沒有統(tǒng)一的標準，管理方法滯后，缺乏結合實際細化各類社保檔案的管理細則，使得檔案實體管理投入較大，社會服務功效甚微。

2.檔案實體存量多、增量大，歸檔材料應“瘦身”。社會保險體系的不斷完善，保險種類的多樣化，使得參保人數(shù)和范圍廣泛覆蓋，參保方式更加細化，保險工作的業(yè)務量連年大幅提升，與此帶來的是社會保險業(yè)務檔案的與日俱增。以西城區(qū)為例，社保中心檔案的年增量為15000卷，醫(yī)保中心檔案年增量為30萬件。如此巨大的增量，為社保檔案管理和庫房管理帶來了空前的壓力。按現(xiàn)有方式管理社會保險業(yè)務檔案實體，管理成本將不堪重負。

3.部分檔案利用價值不高，利用率偏低。通過對近兩年檔案利用情況進行跟蹤分析，西城區(qū)社保中心業(yè)務檔案的利用量每年只有300余件,主要是內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門、業(yè)務科室及參保單位查閱利用一些依據(jù)性檔案材料，約占總查閱量的99%，而審批材料只占1%，基本上未接待公民查閱檔案。醫(yī)保中心業(yè)務檔案的利用量約為每年150件，以審批材料中的醫(yī)療費原始單據(jù)利用最多。在利用時效上，基本上只利用3年以內(nèi)形成的檔案，2008年以前的檔案利用很少。調(diào)研結果表明，部分檔案本身的價值不高，導致社保業(yè)務檔案利用率偏低，不能充分發(fā)揮其社會化的服務功能。

二、解決問題的對策與設想

（一）建立健全檔案管理體系，實現(xiàn)“大集中”管理從管理的角度看，綜合檔案館僅接收永久保存的檔案，造成社會保險業(yè)務檔案管理更加分散，且社會保險業(yè)務檔案增量大，大部分檔案館在建設初期未能預留這部分檔案的庫房容量。從利用的角度分析，參保單位和人員并不了解要查詢的社保信息保存在哪里，不僅要跑經(jīng)辦機構還要跑檔案館，利用不便勢必引起利用者的不滿，增加社會負面效應。在當前經(jīng)辦機構分設的情況下，如何更好地整合社會保險業(yè)務檔案資源，將檔案集中管理？筆者認為可以成立“社會保險業(yè)務檔案管理中心”，負責統(tǒng)一管理一定區(qū)域內(nèi)的社會保險業(yè)務檔案。各經(jīng)辦機構按照檔案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交檔案實體及數(shù)據(jù)，由中心按照統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范對檔案實體與數(shù)據(jù)進行加工整合，真正實現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育、工傷等社會保險業(yè)務檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

（二）科學管理檔案實體，應歸盡歸，該存才存1.緊密結合實際，科學劃定檔案實體保管期限?！侗本┦?lt;社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）>實施辦法》（京人社發(fā)〔2010〕109號）對十類社會保險業(yè)務檔案的保管期限做了明確規(guī)定，調(diào)研發(fā)現(xiàn)仍有一些期限設定與實際情況不適宜。一是在現(xiàn)有保管期限的基礎上，增加5年定期保管期限。如生育保險手工報銷費用審批材料，按照規(guī)定其保管期限為10年，每一件檔案以參保人為單位，其中包括審批表、申報表、收費單據(jù)及診斷證明、出院證明、生育服務證、出生證、身份證復印件等相關審核材料，共計10余頁。從參保人的角度來看，參保人在一次性享受生育保險待遇后，這類材料也就實現(xiàn)了其查考價值。在實際工作中，此類檔案主要留作內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門進行審計之用，查閱者很少，且僅利用近兩年的檔案內(nèi)容，故劃定5年保管期較為合適。到期后及時進行鑒定銷毀，可以減小檔案管理成本，節(jié)約庫房空間。二是調(diào)整檔案保管期限偏高的檔案。如用人單位社會保險登記材料、用人單位社會保險年檢材料、五險參保單位登記表等，其保管期限為永久保存。調(diào)研發(fā)現(xiàn)其保管期限偏高，因為此類登記材料所記載的內(nèi)容主要為單位名稱、組織機構代碼、住所地、法人或負責人、開戶銀行及賬號等，這些信息是社會保險經(jīng)辦機構審核用人單位參保資格的依據(jù)，對職工享受醫(yī)療保險待遇和將來計發(fā)養(yǎng)老金沒有直接的查考利用價值。三是檔案實體狀態(tài)不足以按劃定期限保存的情況。在調(diào)研過程中，通過翻閱積存待整理的檔案，我們發(fā)現(xiàn)有部分審批材料字跡為針式打印，因打印效果不佳，淺藍色字跡褪色嚴重，多有辨認不清之處，還有個別單據(jù)為熱敏紙材質(zhì)，僅保存兩三年就已看不清了，這部分檔案仍按原保管期限劃定沒有實際意義。應及時鑒定整理，可依據(jù)具體情況適當降低保管期限，同時盡快采取數(shù)字化補救措施。2.鑒定檔案價值，科學界定歸檔范圍，為檔案實體“瘦身”。國家檔案局3號令及北京市檔案局109號文件中均規(guī)定了各類登記表單的相關審核材料作為檔案劃入歸檔范圍。調(diào)研中，通過查看各類檔案實體，發(fā)現(xiàn)審批、登記材料中附帶了大量參保人辦理業(yè)務時提交的相關審核材料，其在案卷中占有較大比例，導致檔案案卷厚重臃腫。如基本醫(yī)療保險基金補繳表中每一個參保人都需附帶一本勞動合同，而這部分材料實際上對參保人并沒有查考利用價值，其主要作用是為內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門對社保經(jīng)辦機構進行審計提供依據(jù)。筆者認為，這些相關審核材料可以不納入歸檔范圍，而是將其作為審計依據(jù)，一是將審計工作前移，歸檔前審計；二是相關審核材料由保險經(jīng)辦機構自存，以備核查；三是辦理保險業(yè)務工作過程中進行數(shù)字化掃描以供備查。此外，部分檔案為經(jīng)辦機構或醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)生成的電子單據(jù)，如醫(yī)院上傳的住院費用清單，由醫(yī)院為歸檔工作專門進行打印，歸檔裝箱上交保存后，就沒開箱利用過，且在醫(yī)院系統(tǒng)里已經(jīng)全部存有電子數(shù)據(jù)，建議此類檔案做無紙化保存，由醫(yī)院上交電子數(shù)據(jù)即可。

（三）加快信息化進程，搭建社保檔案電子數(shù)據(jù)統(tǒng)一平臺當前，社會保險業(yè)務檔案信息化工作尚處在目錄應用的初級發(fā)展階段，遠遠跟不上社會保險工作發(fā)展和改革的腳步。應打破僵化的固有思維模式，使社保檔案管理由重社保檔案實體向重社保檔案信息轉(zhuǎn)變，逐步搭建能夠查詢到參保人全部社會保險業(yè)務檔案的信息中心。數(shù)字化工作初期雖然耗資巨大，但從長遠來看，這是降低行政成本、提高行政效率，服務民生的有效途徑。

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關鍵詞：社會保險業(yè)務；檔案管理；誤區(qū)

社會保險業(yè)務檔案是各級經(jīng)辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養(yǎng)老保險手續(xù)到終止養(yǎng)老保險關系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會保險制度改革從局部試點到全面推開，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數(shù)、參保單位不斷上升。與此同時，隨著社會保險業(yè)務量和檔案數(shù)量的與日俱增，社會保險部門所承擔的安全有序管理社會保險業(yè)務檔案的職責也日漸沉重。由于社會保險業(yè)務檔案建設是伴隨社會保險制度建立而逐步發(fā)展起來的，還屬初始階段，由于沒有全國性的社會保險檔案業(yè)務管理標準和規(guī)定，各地業(yè)務檔案管理不盡統(tǒng)一，缺少規(guī)范，因此在具體工作中容易產(chǎn)生一些“誤區(qū)”。如不及時糾正，會對社會保險業(yè)務檔案的標準化、規(guī)范化管理帶來一定的影響。

一、社會保險業(yè)務檔案管理存在管理上的“誤區(qū)”

一講到“社會保險業(yè)務檔案”，不少同志很容易將其同辦公室產(chǎn)生的文書檔案聯(lián)系在一起，因此，把形成的業(yè)務資料全部推向辦公室，由文書、檔案人員判定是否具有歸檔價值。實際上，業(yè)務檔案與文書檔案形成的范疇、利用的對象都不同。業(yè)務檔案來自于業(yè)務運行過程，是整個業(yè)務工作中的一個重要組成部分。因此，業(yè)務部門有責任對其進行收集、整理、編目、裝訂、歸檔，直至移交檔案室，實行集中統(tǒng)一管理。至于收集范圍、整理方式要達到什么程度，業(yè)務部門可與辦公室共同探討，業(yè)務部門有了解業(yè)務全過程的特長，辦公室人員有收集、歸檔、保管文書檔案的經(jīng)驗，這樣各取所長、相輔相成，可制定出比較符合本單位工作實際的《業(yè)務檔案歸檔范圍和分類方案》。在辦理業(yè)務過程中，業(yè)務部門本著誰經(jīng)辦、誰整理、誰歸檔的立卷原則，可根據(jù)歸檔范圍先分類別，以“參保單位—年度—業(yè)務環(huán)節(jié)（類別）”分類方法，先區(qū)分參保單位，再區(qū)分年度，第三區(qū)分業(yè)務環(huán)節(jié)，同一單位同一年度社會保險文件材料中，件的排列依照社保登記類、參保人員類、申報結算類、保險關系轉(zhuǎn)停類、待遇類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經(jīng)辦機構的材料在前，參保單位提供的材料在后，結論性材料在前，證據(jù)性材料在后。按照業(yè)務檔案流程編制歸檔文件目錄、加蓋歸檔章、填制備考表，然后裝盒歸檔，全部實行了“一戶一檔”的管理辦法。這樣，業(yè)務部門就完成了立卷的任務，并于次年1月底前將上年度業(yè)務檔案移交檔案保管部門統(tǒng)一編目、存檔、保管和提供利用。值得一提的是，在移交時要辦理檔案交接手續(xù)。這一過程的有分有合，有序流轉(zhuǎn)，也體現(xiàn)了各自“職能”和“責任”的不同，避免了原始依據(jù)的遺失、混雜，方便以后利用。

二、社會保險業(yè)務檔案管理存在載體上的“誤區(qū)”

目前，計算機在社會保險業(yè)務運作中應用廣泛，各種數(shù)據(jù)已通過計算機生成、存貯、共享。有人認為最初記載于紙質(zhì)的原始資料已無保存價值，認為通過計算機直接查尋更加快捷明了。這種認識存在一定的偏頗。計算機固然有其科學、準確、檢索方便、存貯量大、易于修改等特點，但紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案卻始終保持和發(fā)揮著原始憑證的作用，并且有永久保存價值。這一點恰恰是電子文件所欠缺的。因為檔案的法律效力是國家《檔案法》賦予的。目前，電子文件的法律效力沒有得到《檔案法》的認可，所以遇到數(shù)據(jù)更正、司法公正時，只能依靠紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案。這方面的事例不勝枚舉。即使在國外先進的國家，也重視紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案的憑證作用。所以，首先要對社會保險業(yè)務檔案的載體保管有個正確認識，紙質(zhì)文件要歸檔，計算機形成的電子文件同樣要歸檔，從而發(fā)揮各自不同的利用價值。對紙質(zhì)業(yè)務資料的歸檔形式可延用文書檔案的管理方式，對電子業(yè)務資料的歸檔則通過程序控制和備份，并刻錄成光盤存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻錄一次保存。

三、社會保險業(yè)務檔案管理存在操作上的“誤區(qū)”

在具體操作中，也會遇到這樣那樣的實際問題，也需要有一個協(xié)調(diào)統(tǒng)一的過程。

1.歸檔范圍

有的同志認為，凡是業(yè)務工作中形成的所有資料都要歸檔，實際上沒有這個必要。一定要視業(yè)務資料的利用價值而定，實行優(yōu)化收集，在保管期限上也可以區(qū)分一下。同時，也要防止重復勞動。例如：社會保險基金征繳部門形成的一式幾聯(lián)“征繳憑證”，因財務部門托收后將其中一聯(lián)按月整理裝訂成基金憑證，并按規(guī)定移交檔案室，這樣基金征繳（下轉(zhuǎn)第75頁）（上接第93頁）部門產(chǎn)生的一聯(lián)存放于本部門保管就可以了，因為一個檔案室存放兩套完全相同的檔案也是一種浪費，應根據(jù)需要確定歸檔內(nèi)容。

2.業(yè)務檔案形成也要有“收支兩條線”的觀念

社會保險主要有征收和支付兩塊工作，征收和支付形成的原始資料不應混雜。一個卷一個內(nèi)容，即使是以一個單位，也要分清“收”與“支”分作兩類歸檔。

3.案卷排序問題

既要貫徹檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又要兼顧不同檔案的各自特點，分別排序，同一類別的案卷流水號從上到下，從左到右的順序排列上架，不同類別的案卷不得排列在一起。檔案上架后，對各架編制檔案存放示意圖，便于查尋。

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醫(yī)療保險檔案管理工作量大、內(nèi)容繁多、手續(xù)復雜。對醫(yī)療保險檔案進行規(guī)范化管理是優(yōu)化醫(yī)療保險工作的重要保障。加強醫(yī)療保險的檔案管理首先是深化國家社會保險改革的需要。醫(yī)療保險是我國社會保險五大險種中覆蓋范圍最廣、涉及的人員類別最多的險種，它不僅涵蓋城鎮(zhèn)所有用人單位及在職職工，同時還包含離退休人員與靈活就業(yè)人員。對城鎮(zhèn)在職職工而言，醫(yī)療保險需要履行保障責任；對離退休人員而言，醫(yī)療保險還要履行社會化服務和管理職能。若缺少完整的檔案管理，不僅阻礙醫(yī)保部門的工作，甚至影響社會保險改革的推進。其次可以充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的實用價值。建立規(guī)范化的醫(yī)療保險檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計和醫(yī)?；鸸芾硖峁┰攲嵉牡谝皇仲Y料，為建立科學、高效的醫(yī)保管理機制提供強有力的信息支持。此外，規(guī)范化的醫(yī)療保險檔案，準確記錄了參保單位和個人的參保情況、費用記錄等信息，在方便參保人員查閱的同時，普及醫(yī)保知識、了解醫(yī)保信息、維護自身權益。

二、縣域醫(yī)療保險檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)保檔案管理制度不健全

由于醫(yī)療保險檔案數(shù)量巨大，種類繁多，從門類上來說，包括文書文件類、業(yè)務財務類、設備聲像類等，每個門類中包含多種資料，醫(yī)療保險檔案信息分類編碼標準不統(tǒng)一，沒有與之相匹配的規(guī)范化標準。同時，醫(yī)療保險檔案因涉及“醫(yī)、保、患、藥”四個方面，涉及面廣，各縣域醫(yī)療保險檔案歸屬的管理科室不盡相同，同一人的保險檔案保存于不同機構，同一類檔案分屬于不同部門。

（二）醫(yī)保檔案資料收集不完整

由于醫(yī)療保險服務人員對醫(yī)保檔案管理工作認識不足，重視度不夠，而醫(yī)療保險檔案管理工作本身較枯燥，很容易致使工作人員產(chǎn)生厭倦的情緒，無法調(diào)動工作積極性，造成醫(yī)療保險檔案在最初的收集環(huán)節(jié)不順暢，檔案信息不完整。特別是在縣域范圍內(nèi)，部分醫(yī)療經(jīng)辦機構甚至沒有設立專門的檔案室，對醫(yī)保檔案的保管不善，收集不齊全，歸檔不及時，應歸檔的檔案分散在各科室和個人手中，造成參保單位檔案信息不完整。醫(yī)療保險原始檔案涉及面廣，信息分散，收集起來耗時長，時效性不突出，同時對檔案信息的準確性把握較困難，無法為建立科學、高效的醫(yī)保管理機制提供強有力的信息支持，實效性小。

三、規(guī)范縣域醫(yī)保檔案管理的對策

（一）健全制度建設

根據(jù)我國《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，在省級層面制定醫(yī)療保險檔案管理辦法，統(tǒng)一醫(yī)保檔案分類大綱和保管期限；在市、縣域范圍內(nèi)，制定相關的規(guī)章制度，統(tǒng)一醫(yī)保檔案管理科室，并將醫(yī)保檔案管理納入科室綜合考核范疇，規(guī)范檔案管理人員職責，從制度上健全醫(yī)保檔案管理工作。從而構建一個完整的制度體系，讓醫(yī)療保險相關人員有章可循，照章辦事。同時，針對不同門類檔案，從其收集、整理、保管、移交到存檔，制定標準化管理流程，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

（二）完善檔案收集

做好醫(yī)療保險檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，使各類檔案系統(tǒng)完整，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎和前提。做好醫(yī)療保險檔案的收集，首先要在“醫(yī)、保、患、藥”四個方面達成共識，從思想層面重視和支持檔案管理工作，尤其是在醫(yī)保管理當局，應利用各種宣傳手段和渠道，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高醫(yī)保工作全員認識，統(tǒng)一檔案管理思想，增強醫(yī)保檔案資料收集工作的積極性，加大對醫(yī)療保險檔案工作的重視程度；其次，加強醫(yī)療保險檔案收集工作的實效性。由于醫(yī)療保險檔案信息分散，涉及面廣，具有隱蔽性，有時很難判斷信息的準確程度。在醫(yī)療保險檔案收集的過程中，要及時根據(jù)反饋的信息對原來的信息進行判斷、調(diào)整，以期達到最佳實效。

（三）加強隊伍建設

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一、企業(yè)職工檔案工作存在的問題

隨著社會主義市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，我國經(jīng)濟體制發(fā)生了深刻的變化，一些國有企業(yè)破產(chǎn)、兼并、重組或轉(zhuǎn)制，民營企業(yè)、合資企業(yè)、外商獨資企業(yè)、個體工商戶等新的經(jīng)濟組織，逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分和職工就業(yè)的主體。然而，在國有企業(yè)破產(chǎn)轉(zhuǎn)制和新經(jīng)濟組織發(fā)展過程中，企業(yè)職工檔案管理問題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范。經(jīng)過破產(chǎn)轉(zhuǎn)制的國有企業(yè)，企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明。一些新經(jīng)濟組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產(chǎn)生的職工個人材料，使職工的檔案不準確、不完整。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。一些民營、外資企業(yè)只保管本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用以前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一同由綜合檔案館或企業(yè)主管部門保管，凡此種種不一而足。企業(yè)職工檔案處于割裂狀態(tài)，導致職工個人經(jīng)歷斷檔，職工檔案不能完整反映個人的歷史。三是有些企業(yè)職工檔案安全保管存在隱患。有的破產(chǎn)企業(yè)職工檔案裝在麻袋里堆放在倉庫中，沒有防火、防盜、防潮等安全保護措施，檔案丟失現(xiàn)象屢有發(fā)生。四是轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全。職工個人隨意帶走檔案，調(diào)轉(zhuǎn)無回執(zhí)。有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由，隨意扣押職工檔案，致使職工檔案不隨本人走，形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)職工檔案管理的缺失，直接導致企業(yè)職工在辦理退休、醫(yī)療、養(yǎng)老保險等事宜時，無法提供完整的依據(jù)，使職工的切身利益受損。鑒于上述種種情況，遼寧省檔案局提出加強企業(yè)職工檔案管理，維護職工切身利益。

二、采取的主要措施

2004年以來，遼寧省檔案局與遼寧省勞動和社會保障廳先后聯(lián)合印發(fā)了《遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡稱《暫行辦法》)、《(遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定)補充意見》(以下簡稱《補充意見》)及《遼寧省企業(yè)職工檔案管理機構資格備案辦法》等規(guī)范性文件，對企業(yè)職工檔案管理、職工個人檔案補辦、勞動關系確認等提出具體解決方法，進一步規(guī)范了企業(yè)職工檔案的管理等相關事宜，為確保職工檔案安全保管、有效利用、維護企業(yè)職工的利益起到積極的作用。

1.明確企業(yè)職工檔案管理機構及其職責。用人單位、勞動保障機構、失業(yè)保險經(jīng)辦機構、社會保險經(jīng)辦機構，被確定為職工檔案管理機構，由勞動和社會保障部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。明確了用人單位、勞動保障機構、失業(yè)保險經(jīng)辦機構、社會保險經(jīng)辦機構在檔案管理工作中的職責。用人單位招聘職工，簽訂一年以上勞動合同，職工檔案由用人單位建立、保管，或由用人單位委托勞動保障機構保存檔案；簽訂合同期限在一年以下的，職工檔案可不存放在單位，但用人單位應將其檔案委托單位屬地勞動保障機構集體保存。職工工作變動或解除勞動關系，由用人單位將職工個人檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或戶口所在地的勞動保障機構進行保管，將轉(zhuǎn)遞職工檔案的時限由原來30日縮短為15日，增加了追究法律責任的條款。規(guī)定職工“跳槽”單位不得扣押檔案等。保證了職工檔案管理的連續(xù)性，從根本上解決企業(yè)職工、解除勞動關系的失業(yè)人員，退休人員、靈活就業(yè)人員、自費出國等人員的檔案歸屬問題。

2.加強對國有破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案的監(jiān)管。企業(yè)資產(chǎn)重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)時，應嚴格按照有關規(guī)定妥善處置職工檔案，并向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向，檔案行政管理部門、勞動和社會保障部門將及時撤銷其管理職工檔案的資格。凡經(jīng)過資產(chǎn)重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)等改制企業(yè)，未向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向情況的，勞動和社會保障部門將不予審核重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)等改制企業(yè)的職工安置方案。鞍山市鐵西區(qū)成立退休職工托管中心，專門保管破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案。該中心隸屬于區(qū)發(fā)改局，屬事業(yè)編制，負責對破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案的管理，辦理下崗、退休職工工資待遇等問題。該區(qū)破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案得到妥善管理。

3.對企業(yè)職工檔案管理提出具體要求。企業(yè)職工檔案實行集中統(tǒng)一管理，專人負責，確保職工檔案的完整、真實和安全。在歸檔范圍中，增加了養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療，工傷保險、住房公積金、失業(yè)證明、再就業(yè)、誠信等方面的材料，豐富了企業(yè)職工檔案的內(nèi)容，為企業(yè)職工辦理社會保險、享受各種福利待遇提供了依據(jù)和憑證，為保障職工的基本權利提供了保證。鞍山鋼鐵集團公司檔案處為加強企業(yè)職工檔案管理，印發(fā)了《員工檔案管理辦法》，將企業(yè)職工檔案管理情況納入年度檔案工作檢查考評工作目標，形成企業(yè)職工檔案的長效管理機制。在加強在職人員檔案管理的前提下，要求企業(yè)離休、退休、居家、托管、長病等人員的零散材料在辦理完畢后一個月內(nèi)向職工檔案管理部門移交。檔案管理部門在接收后一個月內(nèi)完成檔案材料歸檔、編號、填寫目錄等整理工作。有效地規(guī)范了企業(yè)職工檔案的管理。

4.丟失職工檔案問題的處理。針對企業(yè)職工檔案丟失時有發(fā)生的現(xiàn)象，《補充意見》明確了職工檔案丟失補辦辦法。用人單位因整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、事故、災害、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制以及不可抗力等原因造成職工檔案丟失，致使職工無法辦理就業(yè)、退休、社會保險、子女參軍等有關問題時，用人單位應及時補辦檔案。全省各級綜合檔案館、企業(yè)充分利用館(室)藏檔案，為丟失檔案人員提供依據(jù)，補辦檔案材料。暫時補辦不了的，通過查閱相關檔案，由勞動和社會保障部門進行勞動關系確認。例如確認某職工在某企業(yè)工作，與該企業(yè)的勞動關系，需出具與丟失檔案職工同期工作過的2人以上的人員檔案復制件，再由這些有檔案的人為丟失檔案人員出具書面證明，證實該丟失檔案人員于某年在本企業(yè)工作，如果丟失檔案人員能出具一些可以證明在本企業(yè)工作過的憑證，如獎狀、證書、工作證等，就為確定勞動關系增加了有益證據(jù)。勞動和社會保障部門根據(jù)當事人出具的相關材料進行勞動關系確認，這樣，丟失檔案的職工就可以持該勞動關系確認書辦理各種相關事宜。2004年至今，遼寧省各級綜合檔案館接待利用職工檔案近10萬人次、提供檔案近19萬卷。勞動和社會保障部門為近400名職工確認了勞動關系，為職工辦理養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、房產(chǎn)繼

承、特殊工種、工齡認定等提供了有力的保障，保護了職工的合法權益。

三、發(fā)揮的社會效益

企業(yè)職工檔案，是維護企業(yè)職工利益、化解社會矛盾的重要憑證。以“鞍鋼”為例，2009年，鞍鋼提供利用企業(yè)職工檔案13647人次，94542卷次，用于辦理退休、晉升技術職稱(技能鑒定)，干部考核，工傷鑒定，工齡認定，房產(chǎn)權利繼承，紀委查辦案件，獨生子女獎勵費用發(fā)放，回復職工上訪，調(diào)整遺屬撫恤金等，有效地解決了涉及職工切身利益的問題。鞍鋼部分退休人員上訪，要求按照特殊工種調(diào)整退休待遇。2009年6月，鞍鋼托管中心在職工檔案中查找職工從事特殊工種相關信息，確認35名退休人員曾從事特殊工種，重新為他們改力、了退休手續(xù)，按照特殊工種調(diào)整退休待遇，解決了這部分退休職工多次上訪問題。2009年4月，原鞍鋼生活福利處馬某因1962年政策，被精簡下放到農(nóng)村。通過查閱其個人檔案，證實其1959年11月-1961年8月在鞍鋼工作，經(jīng)鎮(zhèn)政府確認其符合國家精減下放人員政策，應享受生活補助。

遼寧有很多國企改制，改制企業(yè)后的破產(chǎn)檔案如何處理，有些企業(yè)的做法值得借鑒。大連皮子窩化工廠因為國企改制，將企業(yè)破產(chǎn)檔案全部移交市檔案館保存。由于皮化廠多數(shù)崗位屬于特殊工種，因此，從2004年開始部分職工為辦理特殊工種提前退休紛紛到檔案館查閱取證。據(jù)統(tǒng)計，在2004-2005年兩年時間里，市檔案館共為皮化廠的800多人次提供了特殊工種的證明材料，調(diào)閱檔案資料2000余卷，為保障職工的利益提供了幫助。

四、完善企業(yè)職工檔案管理的對策

為了建立與社會市場經(jīng)濟相適應的現(xiàn)代職工檔案管理體制，結合遼寧省企業(yè)職工檔案管理的實際情況，認為企業(yè)職工檔案還應加強以下幾個方面管理：

一是要建立健全職工檔案管理的法律法規(guī)和相關政策，規(guī)范企業(yè)職工檔案管理。對職工檔案的歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞及由此產(chǎn)生的法律責任等方面加以規(guī)定。

二是要建立全國統(tǒng)一的勞動力檔案管理體制，成立社會職工檔案保管中心，集中統(tǒng)一管理職工檔案，使職工個人檔案號碼與本人身份證、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由用人單位負責職工檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交職工檔案保管中心統(tǒng)一保管。

三是在社會職工檔案管理中心沒建立以前，有條件的大中型企業(yè)可以獨立管理職工檔案；小型企業(yè)和民營、個體、外資、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案由勞動保障機構或綜合檔案館代為管理。由財政撥款設立職工檔案保管基金，免費為下崗職工保管檔案。

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一． 較好地完成了公司領導交給的各項文字起草及全公司的文件，合同打印，文件復印工作，有力地確保了公司經(jīng)營管理的需要。今年以來，我科室共為公司打印文件、經(jīng)濟合同約xxx份，復印文件及經(jīng)濟合同約為xxxx份。

二． 嚴格按照公司《關于加強勞動紀律的若干規(guī)定》辦法精神，認真負責地統(tǒng)計好每月職工的出勤情況，并嚴格按出勤情況核算工資的扣發(fā)，以此通知計財部門，保證每月職工工資順利發(fā)放。及時辦理了公司干部的任免，職工的退休，調(diào)動手續(xù)。今年年初和年底分別及時辦理了xxxx,xxxx兩同志的調(diào)動手續(xù)。。平時工作中也能加強與省、市社會勞動保障局的聯(lián)系，處理好各項事宜。今年_月，根據(jù)社會勞動保障局的《關于xxxx年社會保險費征繳基數(shù)申報審查調(diào)動的通知》要求，我科經(jīng)過認真細致地統(tǒng)計公司每位職工的收入情況，較準確地完成了今年的社會保險費征繳基數(shù)的申報工作。并且，在市社會勞動保障局處理各項工作的過程中，發(fā)現(xiàn)了一些問題，及時與之交涉予以糾正。如：在今年參加社會保險費年審時，發(fā)現(xiàn)：我公司去年已退休的xx同志和已調(diào)出公司的xxx同志，公司仍在為其交納失業(yè)保險金，已死亡的xxx同志，仍在享受醫(yī)療保險待遇，已召進公司的兩位新職工xxxx未辦理失業(yè)保險手續(xù)。因此，我科室及時與社會保障局聯(lián)系，補辦了有關手續(xù)，為公司挽回一定損失。今年_月，有根據(jù)省醫(yī)療保障局的要求，為公司全體職工辦理了醫(yī)療芙蓉卡的換發(fā)工作，保證了醫(yī)療保險工作的順利進行。

三． 為提高公司職工的業(yè)務水平，今年_月份，根據(jù)省人事廳《關于做xxx年度全國經(jīng)濟專業(yè)技術資格考試考務工作的通知》要求，組織了我公司符合條件的在職職工參加了今年度的全國經(jīng)濟師初中級職稱的考試。并積極支持各科室的同志參加與工作有關的職稱考試。

四． 能隨時關注上級機關的有關政策，為職工解決問題。今年年初，根據(jù)《xxxx年企業(yè)離休人員執(zhí)行機關事業(yè)單位政策調(diào)整養(yǎng)老金的通知》精神，為離休老干辦理了基本養(yǎng)老金的審批工作。并根據(jù)老干文件精神，xxxx同志今年已年滿__可以享受健康護理費的待遇，及時為其辦理此項待遇的審批。今年_月，根據(jù)湘人發(fā)〔xxxx〕__號文件精神，為我公司兩位退休軍轉(zhuǎn)干部xxxx同志辦理了退休軍轉(zhuǎn)干部生活困難補助的審批。

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關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現(xiàn)國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點變化

1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象

21世紀的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經(jīng)不能適應高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學?！?特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進學校更加科學發(fā)展奠定了堅實的基礎。

2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領導體制,規(guī)定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業(yè)務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。

3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責

新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規(guī)范化的目標發(fā)展,使學校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學?！皯斀?、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機構移交”,規(guī)定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學生類”檔案管理內(nèi)容

高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調(diào)了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業(yè)結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學校對學生的人性化管理。

5.從經(jīng)費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設

隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設、數(shù)字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學校應當設立專項經(jīng)費,為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數(shù)字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行”。

新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規(guī)定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇?！边@個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎。

對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規(guī)定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補助得到了落實,體現(xiàn)了以人為本的檔案科學發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。

1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當前科學技術迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務范圍和服務領域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

     2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)

要實現(xiàn)成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓,不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學習,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。

3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑

隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現(xiàn)代化信息技術手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質(zhì)量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發(fā)和利用,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。

參考文獻:

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.