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關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過(guò)高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊(cè)學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績(jī)合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說(shuō)明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來(lái)說(shuō)，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無(wú)法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過(guò)、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績(jī)低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過(guò)程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績(jī)冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說(shuō)明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過(guò)程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來(lái)，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對(duì)口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國(guó)家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊瑢W(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn)：

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針對(duì)學(xué)籍檔案的管理，在過(guò)去都是要通過(guò)大量的儲(chǔ)存空間來(lái)進(jìn)行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績(jī)數(shù)據(jù)、社團(tuán)實(shí)踐數(shù)據(jù)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等的數(shù)據(jù)。而因?yàn)樵谶M(jìn)行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的時(shí)候，就容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對(duì)這些我們進(jìn)行以下的討論從而說(shuō)明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)存在意義

首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過(guò)去對(duì)于學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對(duì)于教育系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，都是十分繁瑣的問(wèn)題。但是隨著信息化的到來(lái)，僅僅只需要比原來(lái)要小的多的一個(gè)硬盤或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)幾臺(tái)電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來(lái)了。在進(jìn)行高等教育的過(guò)程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對(duì)社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對(duì)于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來(lái)說(shuō)，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對(duì)新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過(guò)去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對(duì)資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對(duì)同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開分析的過(guò)程就會(huì)出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡(jiǎn)單點(diǎn)的說(shuō)就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒(méi)有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來(lái)需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們?cè)谝酝慕虒W(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問(wèn)題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過(guò)。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，可能數(shù)據(jù)庫(kù)比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對(duì)于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過(guò)數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們?cè)谶M(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^(guò)去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡(jiǎn)化了其中的大量問(wèn)題，這樣在無(wú)形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。

3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問(wèn)題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說(shuō)仍存在著很多的問(wèn)題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無(wú)法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國(guó)數(shù)字化時(shí)代開始的比較晚，所以相對(duì)的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問(wèn)題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰、黑客等問(wèn)題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。

其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對(duì)于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國(guó)發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無(wú)法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國(guó)的高校在對(duì)學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都無(wú)法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程中，仍舊由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，無(wú)從開始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問(wèn)題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施

如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于學(xué)校對(duì)于社會(huì)都是一個(gè)迫切的需求。那么針對(duì)上面的問(wèn)題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對(duì)策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。

首先，投入資金進(jìn)行相應(yīng)的人才培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣在根本就可以解決硬件設(shè)施不齊備的問(wèn)題。

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關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程教育；學(xué)籍檔案；高校；成人；管理

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國(guó)家的教育事業(yè)在步入二十一世紀(jì)之后，迎來(lái)了發(fā)展的重要階段。在新時(shí)代的大背景之下，我們國(guó)家人民的思想有了很大的轉(zhuǎn)變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠(yuǎn)程教育學(xué)院來(lái)說(shuō)，學(xué)生的學(xué)籍檔案，可以說(shuō)是檔案管理工作中一個(gè)重要的部分。在社會(huì)誠(chéng)信體系建設(shè)新形勢(shì)下，利用現(xiàn)有技術(shù)完善學(xué)籍檔案管理制度，促使學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)化是十分必要的。因此，對(duì)高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究有鮮明的現(xiàn)實(shí)意義。

一、建立科學(xué)化學(xué)生信息檔案的程序

對(duì)于高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究，首先我們便要從學(xué)生學(xué)籍檔案管理的本質(zhì)出發(fā)。而學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)，其實(shí)應(yīng)該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對(duì)高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究也就是從管理學(xué)角度出發(fā)，對(duì)其方方面面進(jìn)行研究，最終給出一套完整的科學(xué)性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應(yīng)該考慮的便是管理體制的問(wèn)題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作具有科學(xué)性，那么高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理體制便要具有科學(xué)性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)際情況，立足于管理學(xué)理論，結(jié)合時(shí)代特色，建立的科學(xué)化學(xué)生信息檔案程序如下：

（一）建立科學(xué)管理體系

我們可以清楚的認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)問(wèn)題，如果教學(xué)檔案管理工作人員檔案管理意識(shí)較差，不能及時(shí)的做到檔案收集與整理，則會(huì)造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對(duì)這一問(wèn)題，我們建議各個(gè)高校遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)，要對(duì)學(xué)校的檔案管理工作，及檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范。例如，學(xué)校必須在新生入校時(shí)，統(tǒng)一組織學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍登記卡的填寫，要求對(duì)于相關(guān)信息填寫時(shí)，字跡工整、清晰、準(zhǔn)確、無(wú)涂改，填寫內(nèi)容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問(wèn)題，要求學(xué)生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學(xué)平臺(tái)之中，讓學(xué)生的檔案管理可以形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完整的學(xué)籍檔案庫(kù)[1]。

（二）建立遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是學(xué)生原文檔案庫(kù)和信息化檔案庫(kù)的綜合體，為了方便學(xué)生學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，我們有必要使學(xué)生原文檔案庫(kù)和信息化檔案庫(kù)建立起聯(lián)系，簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學(xué)生檔案信息。基于此種原因，所以我們應(yīng)該設(shè)計(jì)一個(gè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，來(lái)對(duì)學(xué)生的檔案的全部信息進(jìn)行有效、科學(xué)的管理。學(xué)生學(xué)籍檔案庫(kù)是以學(xué)生個(gè)體為基本單位的“學(xué)籍袋”。其基本內(nèi)容主要的包括了學(xué)生的畢業(yè)照、學(xué)生學(xué)籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是指全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)兩種。學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)所構(gòu)成。在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中我們將學(xué)生的學(xué)號(hào)作為原文數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)的“紐帶”。并且將學(xué)生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計(jì)算機(jī)，查閱時(shí)直接在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱檔案信息。只有基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)我們才認(rèn)為學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以更加的高效、穩(wěn)性及科學(xué)化[2]。

（三）建立健全管理制度

學(xué)籍檔案建設(shè)、管理、及利用工作涉及到學(xué)生的切身利益，因此我們要求各個(gè)學(xué)校的管理者要引起高度重視，并且要和各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，積極配合。學(xué)校職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。

二、努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化

為使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理具有科學(xué)性，我們便應(yīng)該結(jié)合當(dāng)下時(shí)展，結(jié)合信息化時(shí)代的特色，努力將學(xué)籍檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化[4]。因此學(xué)籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案及學(xué)籍檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對(duì)性的同社會(huì)各界開展多種形式的服務(wù)，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前改革開放和新技術(shù)革命的潮流[5]。

三、結(jié)論

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來(lái)說(shuō)，任何時(shí)候我們都不能忽視對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的建設(shè)。學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校對(duì)學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核具有鮮明價(jià)值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠(yuǎn)程教育學(xué)校本身來(lái)說(shuō)，學(xué)生學(xué)籍檔案將會(huì)反應(yīng)學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對(duì)于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個(gè)高校成人遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)該引起相關(guān)的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院

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篇4

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)籍檔案 檔案管理 紙質(zhì)檔案 電子檔案 可持續(xù)發(fā)展

一、我國(guó)部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案所含龐雜眾多，大體上說(shuō)是指學(xué)生從入學(xué)進(jìn)入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍卡（含學(xué)年評(píng)語(yǔ)表、考試成績(jī)登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相對(duì)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。（1）學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任老師負(fù)責(zé)填寫、保管，這樣就會(huì)因?yàn)閭€(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；又比如有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒(méi)有按規(guī)定粘貼照片，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒(méi)有目錄、頁(yè)碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來(lái)了不便，從而降低了它的使用價(jià)值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準(zhǔn)確。（2）現(xiàn)如今有的學(xué)校原有學(xué)籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒(méi)有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級(jí)時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率，給查閱者和檔案員帶來(lái)了工作上的困擾。

3.檔案材料內(nèi)容空泛無(wú)物，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)性差異。這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語(yǔ)格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而他的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒(méi)有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業(yè)轉(zhuǎn)遞較為混亂。雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒(méi)有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒(méi)有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，難免會(huì)造成檔案遺失現(xiàn)象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問(wèn)題。

1.目前，學(xué)籍檔案管理相對(duì)滯后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)行開發(fā)利用的程度很有限。在國(guó)家實(shí)施電子注冊(cè)制度之前，相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，如今轉(zhuǎn)向電子檔案，實(shí)際操作起來(lái)有諸多的困難。

（1）1994 年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍管理存在著較多不規(guī)范、不科學(xué)的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)表等的填寫以手寫體居多，多年來(lái)經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對(duì)這些材料進(jìn)行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門定期對(duì)在校生成績(jī)進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護(hù)、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時(shí)幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達(dá)到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

2.現(xiàn)階段高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取給檔案管理帶來(lái)新問(wèn)題。全國(guó)高校招生已普遍采取遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生紙質(zhì)檔案管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達(dá)的含義對(duì)高校老師而言還存在理解上的困難，容易長(zhǎng)生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評(píng)估”一欄填寫內(nèi)容不真實(shí)，有的省份填寫認(rèn)真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸郑械氖》莞纱嗍强瞻?。

（3）被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過(guò)去，開學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對(duì)考生進(jìn)行復(fù)查。實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤到高校了事，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題。

三、我國(guó)現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策和措施

針對(duì)目前部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問(wèn)題，我們必須有清醒的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到它的復(fù)雜性，這里面的問(wèn)題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會(huì)的進(jìn)步，我們工作方式的轉(zhuǎn)變而衍生出來(lái)的，我們要直面解決。（4）更要認(rèn)識(shí)到它的迫切性，學(xué)籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，要保證每一位學(xué)生離校時(shí)檔案里該生的綜合素質(zhì)是如實(shí)體現(xiàn)的，個(gè)性差異是鮮活可見的。讓檔案真正地發(fā)揮自身的作用。對(duì)目前學(xué)籍檔案工作的改進(jìn)，要有針對(duì)性強(qiáng)的策略方法。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的基本管理

（1）增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全規(guī)章制度。增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好學(xué)校檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤?檔案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進(jìn)行檔案法知識(shí)競(jìng)賽，在報(bào)上開辟檔案知識(shí)欄，以定期介紹檔案小知識(shí)等手段提高全員檔案意識(shí)，同時(shí)健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。

（2）抓好環(huán)節(jié)工作，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進(jìn)校起就要把新生的各類表格、卡片進(jìn)行統(tǒng)一保管。諸如專門用筆、字體、項(xiàng)目、頁(yè)碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

（3）采用計(jì)算機(jī)檢索，提高利用率。學(xué)校要在設(shè)備和人才上加強(qiáng)投入，加快電子檔案的轉(zhuǎn)化速度。學(xué)校檔案室應(yīng)購(gòu)置專業(yè)的檔案管理軟件，將學(xué)籍檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)條目全部錄入計(jì)算機(jī)，借助計(jì)算機(jī)查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。

2.加強(qiáng)網(wǎng)上招生檔案的管理

（1）制定相關(guān)規(guī)章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類中學(xué)必須在每次考生建立電子檔案的同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性?？忌堎|(zhì)檔案歸檔項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范，九年義務(wù)教育后的各種層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表，考試成績(jī)登記表，學(xué)生評(píng)估表，獎(jiǎng)懲情況等，對(duì)已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確?？忌鷻n案的安全性與及時(shí)性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對(duì)檔案要定期備份。

（4）各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|(zhì)檔案能及時(shí)準(zhǔn)確到位，沒(méi)有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時(shí)向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對(duì)考生電子檔案信息刻錄成光盤。

總之，學(xué)籍檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，對(duì)即有問(wèn)題不回避，妥善解決，對(duì)發(fā)展帶來(lái)的問(wèn)題用發(fā)展的手段去解決和提高。以創(chuàng)新思維指導(dǎo)學(xué)籍檔案工作實(shí)踐。通過(guò)不斷努力和實(shí)踐，使學(xué)籍檔案管理工作在創(chuàng)新上邁出新步伐，取得新成果，開創(chuàng)新局面。

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篇5

關(guān)鍵字：二維碼；學(xué)籍檔案管理；數(shù)字檔案館

1 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和圖像識(shí)別技術(shù)的不斷發(fā)展，基于信息處理的條碼技術(shù)也在逐步完善。條碼技術(shù)集成了編碼、印刷、圖像識(shí)別和數(shù)據(jù)處理等多項(xiàng)技術(shù)，具有輸入快捷、準(zhǔn)確度高、成本低廉、可靠性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，目前已被廣泛應(yīng)用于商業(yè)、管理、服務(wù)、醫(yī)療、辦公自動(dòng)化等多個(gè)領(lǐng)域。二維碼是一種在水平和垂直方向的二維空間存儲(chǔ)信息的條碼。通過(guò)某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在二維平面方向上運(yùn)用分布的黑白相間圖形來(lái)記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息，并通過(guò)讀取設(shè)備對(duì)二維碼進(jìn)行掃描得到二維碼中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)[1]。如何將新興的二維碼技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化檔案館建設(shè)中，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提高檔案館的影響力和服務(wù)質(zhì)量，成為檔案工作者所面臨的一個(gè)問(wèn)題。

2 二維碼技術(shù)的概況

在二維碼出現(xiàn)之前，人們主要通過(guò)一維碼進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和識(shí)別，相對(duì)而言，一維碼更加簡(jiǎn)單，主要是由條、空以及相應(yīng)字符組成的規(guī)則排列標(biāo)記，其編碼可以通過(guò)識(shí)別設(shè)備對(duì)其掃描并翻譯成“十進(jìn)制”數(shù)字[2]。但是，一維碼的信息存儲(chǔ)容量小，其局限性表現(xiàn)在只能通過(guò)橫向表達(dá)信息，無(wú)法在垂直方向上存儲(chǔ)信息，而且一維碼只能用來(lái)表達(dá)數(shù)字和字母，無(wú)法對(duì)漢字和圖像進(jìn)行描述。這使得一維碼在應(yīng)用中只能作為索引字段，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)與該索引字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并存儲(chǔ)一維碼相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)與圖片。

二維碼的誕生打破了一維碼對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)依賴的瓶頸。相對(duì)于一維碼而言，二維碼在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和信息傳遞中具有更多的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在：

第一，信息存儲(chǔ)格式多樣化。一維碼只能存儲(chǔ)字母、數(shù)字和簡(jiǎn)單的符號(hào)，二維碼由于采用橫向和縱向的存儲(chǔ)方式，不僅可存儲(chǔ)字母、數(shù)字及符號(hào)，還可存儲(chǔ)漢字、圖片、音頻、視頻等多媒體格式的數(shù)據(jù)。

第二，信息存儲(chǔ)容量大。一維碼存儲(chǔ)容量較小，一般只能存儲(chǔ)30個(gè)字符左右，而二維碼相對(duì)存儲(chǔ)容量大，一般可容納1850個(gè)字符或2710個(gè)數(shù)字或1108個(gè)字節(jié)，或500多個(gè)漢字，比普通一維碼的信息容量高幾十倍。

第三，容錯(cuò)能力強(qiáng)，具有較強(qiáng)的糾錯(cuò)功能。一維碼只能檢測(cè)出數(shù)據(jù)中含有錯(cuò)誤卻不能對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行分析和識(shí)別。二維碼因污損、錯(cuò)位引起局部損壞時(shí)，只要損壞面積沒(méi)有超過(guò)50%，就可以恢復(fù)信息并準(zhǔn)確識(shí)讀。

第四，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴性較弱。一維碼只能存儲(chǔ)數(shù)字和字符，一般作為數(shù)據(jù)庫(kù)的索引字段，用戶希望得到更多詳細(xì)信息，只能通過(guò)一維碼的索引對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，才能獲得具體信息。而二維碼自身可以存儲(chǔ)多種格式的數(shù)據(jù)，同時(shí)具有較大的存儲(chǔ)容量，這使得二維碼既可以作為索引字段與數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)，也可以獨(dú)立完成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，減輕了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴。

3 二維碼技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用

3.1 基于二維碼高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的需求分析。目前，高校畢業(yè)生對(duì)于學(xué)籍檔案的利用目的主要是：第一，畢業(yè)后進(jìn)行戶籍變動(dòng)的畢業(yè)生，需要通過(guò)檔案館提供的錄取名冊(cè)向戶籍轉(zhuǎn)入地提供其入學(xué)時(shí)的戶籍信息，來(lái)完成戶籍的變更。第二，畢業(yè)生繼續(xù)深造學(xué)習(xí)或留學(xué)，需要通過(guò)檔案館提供其在學(xué)期間所有考試科目的成績(jī)單，一般用來(lái)在新學(xué)校創(chuàng)立新的學(xué)生檔案，或作為獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)的依據(jù)。第三，畢業(yè)生因丟失畢業(yè)證或其他客觀原因，需要向其工作單位證明自己的畢業(yè)情況，需要檔案館提供該畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，驗(yàn)證該畢業(yè)生的學(xué)歷情況。

根據(jù)不同畢業(yè)生對(duì)學(xué)籍檔案的利用目的，高校檔案館應(yīng)該有的放矢地為畢業(yè)生提供真實(shí)可靠的證明材料。以畢業(yè)生的利用需求為出發(fā)點(diǎn)，建立一套基于二維碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高檔案館服務(wù)的工作效率，而且可以更加人性化地滿足畢業(yè)生對(duì)學(xué)籍檔案的需求。經(jīng)分析，基于二維碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)以下功能：

（1）畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線注冊(cè)自己的信息，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)對(duì)其注冊(cè)信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于注冊(cè)信息屬實(shí)的畢業(yè)生為其生成一個(gè)用于身份識(shí)別的二維碼，并返回給畢業(yè)生。

（2）畢業(yè)生可以通過(guò)獲得的二維碼進(jìn)行身份識(shí)別，并隨時(shí)可以獲得自己的學(xué)籍檔案。

（3）二維碼中應(yīng)該存儲(chǔ)畢業(yè)生的基本信息，還應(yīng)該存儲(chǔ)部分網(wǎng)址的超鏈接，這些超鏈接分別鏈接到畢業(yè)生學(xué)籍檔案中的入學(xué)名冊(cè)、在學(xué)成績(jī)單和畢業(yè)證驗(yàn)證信息。

3.2 基于二維碼高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案?；诙S碼的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該以B/S構(gòu)架模式為主，同時(shí)考慮用戶會(huì)采用不同終端設(shè)備訪問(wèn)該系統(tǒng)，還需要建立與系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的WAP網(wǎng)站，便于智能手機(jī)或平板電腦等終端的訪問(wèn)。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)中主要包括以下模塊。

（1）畢業(yè)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化和信息錄入模塊。該模塊是針對(duì)檔案管理員進(jìn)行開發(fā)的，檔案管理員首先需要對(duì)各類學(xué)籍檔案進(jìn)行掃描以圖片形式進(jìn)行保存。并將學(xué)籍中一些重要信息著錄到系統(tǒng)中，為學(xué)籍檔案的檢索提供各類索引字段。涉及的字段主要包括：畢業(yè)生的姓名、照片、畢業(yè)年份、學(xué)號(hào)、學(xué)院、專業(yè)、畢業(yè)證編號(hào)、學(xué)位證編號(hào)、檔號(hào)等。該模塊在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上相對(duì)簡(jiǎn)單，主要包括對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)的建立，為檔案管理員提供學(xué)籍檔案的錄入界面，最后將錄入的學(xué)籍信息更新到數(shù)據(jù)庫(kù)中。該模塊是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性是建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障。此模塊涉及大量的學(xué)籍信息錄入工作，所以要求管理員對(duì)錄入后的信息進(jìn)行核查，防止錯(cuò)誤信息的遺留。

（2）畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊。該模塊是針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。畢業(yè)生可以通過(guò)在線注冊(cè)的方式，按照檔案館要求提交個(gè)人的信息，如，姓名、學(xué)號(hào)、畢業(yè)年份、專業(yè)、手機(jī)號(hào)等。由于學(xué)號(hào)是唯一標(biāo)識(shí)每個(gè)畢業(yè)生身份的信息，所以，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該以學(xué)號(hào)為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，得到該畢業(yè)生的其他學(xué)籍信息，之后系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，比較該畢業(yè)生注冊(cè)的姓名、畢業(yè)年份、專業(yè)等信息與數(shù)據(jù)庫(kù)中是否完全一致。若信息相同，說(shuō)明該畢業(yè)生提交的注冊(cè)信息屬實(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)二維碼，并將此二維碼發(fā)送到該畢業(yè)生注冊(cè)的手機(jī)號(hào)中，此二維碼中除了保存畢業(yè)生的姓名、照片、學(xué)號(hào)、專業(yè)、畢業(yè)證編號(hào)、學(xué)位證編號(hào)等信息外，還需要保存一些超鏈接分別鏈接到該畢業(yè)生的入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單的掃描件和畢業(yè)證、學(xué)位證的驗(yàn)證界面。

（3）二維碼的生成模塊。該模塊是系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，由系統(tǒng)自身完成相關(guān)運(yùn)算和邏輯處理。在本次系統(tǒng)開發(fā)中，二維碼編碼制式選用常用的QR Code編碼。利用C#結(jié)合開源類Qrcode來(lái)實(shí)現(xiàn)生成二維碼功能，同時(shí)將相關(guān)信息保存到二維碼中。主要程序如下：

/*注釋：導(dǎo)入需要的類庫(kù)Qrcode*/

using ThoughtWorks.QRCode.Codec；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Data；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Util；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼工具*/

QRCodeEncoder qrCodeEncoder = new QRCodeEncoder（）；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼方式選用字節(jié)的方式*/

qrCodeEncoder.QRCodeEncodeMode = QRCodeEncoder.ENCODE_MODE.BYTE；

/*注釋：生成二維碼，并將相關(guān)信息保存到二維碼中*/

qrCodeEncoder.Encode（需保存的數(shù)據(jù)信息）.Save（二維碼圖片）；

生成二維碼后，系統(tǒng)可以通過(guò)短信的方式將該二維碼發(fā)送到畢業(yè)生注冊(cè)的手機(jī)上，也可以通過(guò)畢業(yè)生身份識(shí)別模塊將二維碼在畢業(yè)生自己的網(wǎng)頁(yè)中，這樣，畢業(yè)生就可以隨時(shí)下載獲取二維碼。

（4）二維碼的解析模塊。該模塊是為系統(tǒng)的訪問(wèn)終端而設(shè)計(jì)，畢業(yè)生利用系統(tǒng)生成的二維碼通過(guò)掃描可以讀取二維碼內(nèi)保存的信息，包括姓名、學(xué)號(hào)、畢業(yè)證號(hào)、學(xué)位證號(hào)等基本信息，還包括關(guān)于入學(xué)信息、在學(xué)成績(jī)和學(xué)歷證明的超鏈接，畢業(yè)生就可以根據(jù)自身需要轉(zhuǎn)向不同的超鏈接獲取相關(guān)學(xué)籍檔案。該程序?qū)崿F(xiàn)如下：

/*注釋：聲明QRCodeDecoder解碼工具*/

QRCodeDecoder decoder = new QRCodeDecoder（）；

/*注釋：讀取二維碼中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)*/

String data= decoder.decode（new QRCodeBitmapImage（new Bitmap（二維碼）））；

通過(guò)二維碼中存儲(chǔ)的超鏈接找到畢業(yè)生學(xué)籍檔案的掃描件，下載打印就可以獲取入學(xué)名冊(cè)、在學(xué)成績(jī)單、畢業(yè)證學(xué)位證證明等學(xué)籍檔案，使學(xué)籍檔案服務(wù)更加人性化、更加多樣化。

3.3 二維碼技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）提高學(xué)籍檔案利用者對(duì)二維碼的認(rèn)知度。目前，二維碼還沒(méi)有真正進(jìn)入公眾的日常生活中，大家對(duì)二維碼的認(rèn)識(shí)還沒(méi)有普及，要發(fā)展二維碼在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，就要盡一切可能推廣和宣傳二維碼的意義，加強(qiáng)檔案利用者對(duì)二維碼的了解，這樣才能發(fā)揮二維碼在學(xué)籍檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

（2）統(tǒng)一二維碼的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在，國(guó)內(nèi)二維碼廠商往往采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同的二維碼標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法通過(guò)同一個(gè)設(shè)備正確讀取，為檔案利用者帶來(lái)不便，所以，要推廣二維碼在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用就要制定一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使二維碼識(shí)別設(shè)備具有良好的兼容性。

（3）加強(qiáng)檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)。檔案館要真正開展二維碼服務(wù)，最重要的就是建立一個(gè)專門的手機(jī)檔案館網(wǎng)站（即檔案館WAP網(wǎng)站）。為學(xué)籍檔案利用者提供更多渠道來(lái)了解二維碼，并通過(guò)二維碼了解數(shù)字檔案館，促進(jìn)彼此間的互動(dòng)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前，二維碼技術(shù)在學(xué)籍檔案管理應(yīng)用中還處于探索和嘗試階段，但隨著管理方式和服務(wù)模式轉(zhuǎn)變及二維碼技術(shù)日益完善，通過(guò)檔案工作者不懈努力，我們相信二維碼及其在檔案管理中廣泛應(yīng)用終會(huì)實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]南曉凡.圖書館二維碼應(yīng)用研究[J].圖書館學(xué)刊，2012（10）.

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關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號(hào)：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國(guó)際間教育交流規(guī)模的日益擴(kuò)大和我國(guó)高等教育質(zhì)量的提高，來(lái)華留學(xué)的人數(shù)近年來(lái)快速增長(zhǎng)，越來(lái)越多的外國(guó)留學(xué)生選擇在我國(guó)接受教育。隨著外國(guó)留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來(lái)。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國(guó)內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國(guó)留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時(shí)期高校檔案部門所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)

外國(guó)留學(xué)生在整個(gè)留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時(shí)，還有其區(qū)別于外事類和教學(xué)類文件的自身特點(diǎn)，而這些文件的特點(diǎn)是由留學(xué)生自身來(lái)源的廣泛性和所學(xué)專業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)：

1.由于外國(guó)留學(xué)生來(lái)源范圍的不斷擴(kuò)大和來(lái)源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點(diǎn)。因?yàn)楦鱾€(gè)國(guó)家制度不同，外來(lái)留學(xué)生所提供的申請(qǐng)材料中的個(gè)人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個(gè)國(guó)家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國(guó)留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進(jìn)修生、漢語(yǔ)言生、中文短期生等層次，相對(duì)應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進(jìn)修生和漢語(yǔ)言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時(shí)間。博士、碩士、本科留學(xué)生會(huì)形成從申請(qǐng)到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進(jìn)修、語(yǔ)言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊(cè)、留學(xué)階段證書。

3.由于外國(guó)留學(xué)生到我國(guó)留學(xué)時(shí)選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個(gè)院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點(diǎn)。

4.由于外國(guó)留學(xué)生的留學(xué)資金來(lái)源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來(lái)源有國(guó)際組織資助留學(xué)、中國(guó)政府資助留學(xué)、本國(guó)政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費(fèi)留學(xué)等。

二、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整

高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門和教學(xué)部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來(lái)了很大困難。同時(shí)，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時(shí)間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點(diǎn)，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實(shí)體分類法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實(shí)體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實(shí)體分類法中，外事類檔案下設(shè)五個(gè)二級(jí)類目，外國(guó)留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個(gè)二級(jí)類目。因?yàn)楫?dāng)時(shí)外國(guó)留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對(duì)教學(xué)類的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對(duì)簡(jiǎn)單。

近幾年來(lái)，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來(lái)越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過(guò)于籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單，已無(wú)法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會(huì)跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會(huì)產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對(duì)會(huì)有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補(bǔ)充。

（三）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書電子注冊(cè)試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對(duì)普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書統(tǒng)一實(shí)行電子注冊(cè)，建立外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國(guó)留學(xué)生和有關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢需要，還有待于完善和實(shí)施。

三、改善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策

（一）全程管理，加強(qiáng)收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對(duì)高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開的特點(diǎn)，檔案部門應(yīng)扎扎實(shí)實(shí)地加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動(dòng)、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門和教學(xué)單位進(jìn)行專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應(yīng)從外國(guó)留學(xué)生入校后開始對(duì)留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個(gè)留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門對(duì)已收集積累的文件材料進(jìn)行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍

針對(duì)來(lái)華留學(xué)生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補(bǔ)充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個(gè)階段材料，并增加了錄取通知書、護(hù)照復(fù)印件等反映學(xué)生個(gè)人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進(jìn)組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用

目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國(guó)留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無(wú)法滿足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢(shì)。針對(duì)這種情況，可以借鑒教學(xué)類學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個(gè)人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時(shí)方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

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關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號(hào)：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長(zhǎng)沙，410014

學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時(shí)性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過(guò)程中的新問(wèn)題，拓展新的工作途徑，充實(shí)新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用

(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存與利用價(jià)值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計(jì)劃、新生名冊(cè)等；(2)在校學(xué)生名冊(cè)，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績(jī)卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計(jì)表；(4)各年級(jí)實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績(jī)；(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況：使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會(huì)滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大價(jià)值。(1)對(duì)個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評(píng)價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過(guò)了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識(shí)地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對(duì)學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對(duì)社會(huì)而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)。此外，用人單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)價(jià)，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會(huì)輸送全面發(fā)展的、社會(huì)迫切需要的合格人才。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對(duì)學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

(一)學(xué)籍檔案自身的問(wèn)題

1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個(gè)學(xué)員的個(gè)人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(cè)(含照片)、學(xué)籍變動(dòng)檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績(jī)登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、結(jié)業(yè)名冊(cè)等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。

2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時(shí)，沒(méi)有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊(cè)上沒(méi)有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)?lái)了困難。

3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題是填寫時(shí)書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時(shí)間長(zhǎng)了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。

(二)學(xué)籍檔案管理問(wèn)題

1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定，沒(méi)有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷，有時(shí)兩、三個(gè)系、或幾個(gè)專業(yè)一起組卷。

2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會(huì)上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。

3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。

三、對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考

(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)技能；既要堅(jiān)持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請(qǐng)教；既要加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。又要積極參加實(shí)踐鍛煉。

(二)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時(shí)刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強(qiáng)政治和法律意識(shí)：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國(guó)家的法律法規(guī)。同時(shí)，必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺(jué)抵制不良風(fēng)氣的影響。

(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。

(五)增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析意識(shí)：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)分析手段，及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)分析、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計(jì)以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實(shí)際需要的計(jì)算機(jī)軟件，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。

四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法

正確認(rèn)識(shí)目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對(duì)細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生提出更高、更符合時(shí)展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、頭緒多、問(wèn)題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對(duì)各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。

(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作

在對(duì)學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實(shí)行教考分離制度，并實(shí)行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場(chǎng)管理的規(guī)范性和制度化，對(duì)考試中的違紀(jì)行為要及時(shí)、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。

(四)做好學(xué)生成績(jī)管理工作

做好學(xué)生平時(shí)成績(jī)的登載檢查工作，對(duì)學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載；對(duì)學(xué)生各科考核成績(jī)要按照教學(xué)計(jì)劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對(duì)成績(jī)的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學(xué)籍異動(dòng)工作

在對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級(jí)還是退學(xué)處理，都必須堅(jiān)持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。

(六)做好畢業(yè)質(zhì)量把關(guān)工作

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關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案管理；管理意義；科學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）030-000-01

引言

高校教育改革的深化，包括高校的教學(xué)方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發(fā)展，因此導(dǎo)致教學(xué)檔案多樣化，種類也不斷增多。由于n案的內(nèi)容逐漸復(fù)雜，高校為了更好地展開工作，對(duì)教學(xué)檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的時(shí)候，要按照教學(xué)規(guī)律展開，在管理檔案的同時(shí)，還能夠?qū)逃龣n案加以充分利用。

一、高校教學(xué)檔案管理的意義

高校教學(xué)檔案的形成方式源自于教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科研活動(dòng)，而檔案則是教學(xué)資料的積累方式，也是高校教職員工勞動(dòng)的結(jié)晶。高校教學(xué)檔案是基于長(zhǎng)期應(yīng)用的教學(xué)規(guī)范而逐漸形成的。在高校的教學(xué)管理中，教務(wù)處發(fā)揮著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)指導(dǎo)的作用，其所開展的各項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)過(guò)程中都會(huì)有大量的教務(wù)管理資料產(chǎn)生[1]。教學(xué)單位在完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的過(guò)程中，也會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)信息而形成檔案資料。高校的教學(xué)檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、考試安排、課程安排、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及各項(xiàng)規(guī)章制度等等。高校教學(xué)檔案包括了所有的教學(xué)工作記錄。

二、高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理

（一）對(duì)高校教學(xué)檔案實(shí)施規(guī)范化管理

1.建立高校教學(xué)檔案制度

將高校教學(xué)檔案制度建立起來(lái)，檔案立卷歸檔制度是基礎(chǔ)。學(xué)校在教學(xué)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生很多的教學(xué)資料，包括高校的學(xué)科建設(shè)、教學(xué)大綱、教師的工作量、教學(xué)校歷，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、考試安排、學(xué)生的學(xué)籍、教學(xué)課程表等等，都要對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔處理，并對(duì)教師的學(xué)術(shù)研究成果等等進(jìn)行收集和歸檔處理。當(dāng)這些資料處理完畢之后，就要對(duì)這些資料按照規(guī)范進(jìn)行裝訂、排列，之后對(duì)這些檔案技能編號(hào)、編目，最后對(duì)這些檔案進(jìn)行裝盒處理。

2.做好教學(xué)檔案保護(hù)工作

要做好檔案保護(hù)工作。檔案管理人員對(duì)各種教學(xué)文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要保證檔案資料完整，對(duì)于已經(jīng)存在破損的文件，就要對(duì)這些資料進(jìn)行修整。如果檔案資料的內(nèi)容已經(jīng)出現(xiàn)了字跡不清晰的現(xiàn)象，就要對(duì)這些文件進(jìn)行復(fù)制，并做好恢復(fù)處理工作。

3.加大教學(xué)檔案管理的資金投入

高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內(nèi)容，需要給予高度重視，并進(jìn)行規(guī)范管理。這就需要高校的管理人員要對(duì)教學(xué)檔案予以資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，特別是檔案資料存儲(chǔ)所需要的庫(kù)房和柜架等等都要齊全，同時(shí)還要配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員承擔(dān)管理職責(zé)。對(duì)于檔案管理人員，還要定期地組織培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)水平，進(jìn)而提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

（二）將高校教學(xué)檔案管理責(zé)任制建立起來(lái)

對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員，要將管理責(zé)任制建立起來(lái)，包括檔案管理人員需要履行的職責(zé)、管理權(quán)限、所承擔(dān)的管理任務(wù)等等都要明確到位。教學(xué)檔案管理人員要對(duì)自己的工作認(rèn)真履行，并注重尊重職業(yè)操作[2]。從職業(yè)素質(zhì)的角度而言，教學(xué)檔案管理人員要對(duì)所收藏的檔案資料熟悉，對(duì)高校展開工作中對(duì)檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發(fā)教學(xué)檔案的信息資源，對(duì)相關(guān)的資源充分利用。

高校教學(xué)檔案管理的目的是服務(wù)，因此，教學(xué)檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。

（三）注重培養(yǎng)高校教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

1.注重教學(xué)檔案管理人員政治素質(zhì)的要求

注重培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案具有政治性，所以，教學(xué)檔案管理人員在工作中，要堅(jiān)持按照黨的各項(xiàng)方針政策展開工作，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，對(duì)社會(huì)主義制度要堅(jiān)決擁護(hù)。同時(shí)，學(xué)校的規(guī)章制度都要遵守，無(wú)論是思想上，還是行動(dòng)上，都要以正確的態(tài)度和行為展開工作。教學(xué)檔案管理人員在履行工作職責(zé)的時(shí)候，要從服從學(xué)校各項(xiàng)工作的角度出發(fā)，還要適應(yīng)國(guó)家的政策形勢(shì)而為學(xué)校的教育事業(yè)提供服務(wù)，以確保學(xué)校的各項(xiàng)工作能夠順利展開。

2.注重教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的要求

檔案管理具有服務(wù)性質(zhì)，高校教學(xué)檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學(xué)生服務(wù)。本著服務(wù)的態(tài)度開展工作，就會(huì)以高度的責(zé)任感忠于職守，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，而且能夠在工作中做到對(duì)每一個(gè)人都處事公道。只有在教學(xué)檔案管理中做到腳踏實(shí)地，才能夠做到檔案管理準(zhǔn)確無(wú)誤[3]。比如，在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作中，教師要以公平的態(tài)度對(duì)學(xué)生進(jìn)行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴(yán)格考試紀(jì)律。當(dāng)考試成績(jī)上報(bào)的時(shí)候，不會(huì)出現(xiàn)失誤。教學(xué)檔案管理人員要及時(shí)地收集考試信息，并將所有與學(xué)籍相關(guān)的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、分類，并做好歸檔工作。教學(xué)檔案管理人員工作中要按照規(guī)定執(zhí)行，才能保證學(xué)籍管理材料內(nèi)容真實(shí)，不會(huì)出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作中，面對(duì)檔案內(nèi)容日趨多樣化，就意味著著教學(xué)檔案的種類增加，相應(yīng)地，管理工作的質(zhì)量要求也會(huì)越來(lái)越高。這就需要將高校教學(xué)檔案管理工作準(zhǔn)確把握，并實(shí)施科學(xué)管理，以提高管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12）：150-151.

篇9

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；檔案管理

前言

國(guó)家加大對(duì)高職教育投人力度，大量涌現(xiàn)高等職業(yè)院校，其大多數(shù)高職院校都是由中專由一家或者是多家學(xué)校合并升格而成的，升格以后的高職院校進(jìn)行優(yōu)化對(duì)教育資源配置，大幅度提升了辦學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)效益，為國(guó)家、社會(huì)對(duì)技能型人才的需求做出了有力的貢獻(xiàn)，但是相應(yīng)也存在著一定的問(wèn)題在高職院校，因此對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理是件非常的重要事情，高職院校要深入分析學(xué)籍管理工作，不斷完善并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

1 高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的構(gòu)成

學(xué)生在讀書期間詳細(xì)全面的記錄即為學(xué)籍檔案，其具體內(nèi)容分為：學(xué)生讀書院校記錄、受到的處分、獲得的表?yè)P(yáng)，可直接反映出學(xué)生在校時(shí)的個(gè)人思想道德及品質(zhì)、生活狀態(tài)、專業(yè)研究、學(xué)習(xí)狀態(tài)、社會(huì)實(shí)踐等等。由八個(gè)方面組成的高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案，具體如下：

第一為學(xué)生考學(xué)的入學(xué)信息，包括每年到校報(bào)道生的花名冊(cè)、學(xué)生入學(xué)登記表、考試檔案、入學(xué)體檢表等記錄。第二為學(xué)生在校期間的每學(xué)年所修課程的考試成績(jī)、學(xué)分，必修、選修課程的數(shù)量，是否存在重修課程。第三為在校期間學(xué)生受到的處分記錄和所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)。第四為學(xué)生是否如期畢業(yè)、肄業(yè)、結(jié)業(yè)等信息，學(xué)歷證書的發(fā)放記錄、相關(guān)學(xué)位證書等。第五為在校期間學(xué)生的政治表現(xiàn)、思想品質(zhì)記錄。第六為學(xué)生是否就業(yè)，如果學(xué)生已就業(yè)，就要留存派遣證的存根聯(lián)。第七關(guān)于變更記錄學(xué)生的學(xué)籍信息，包括轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)專業(yè)變更等記錄。第八為所有關(guān)于學(xué)生個(gè)人的存檔信息，具有典型的存檔價(jià)值信息。以上就是關(guān)于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案八個(gè)方面的具體內(nèi)容，學(xué)籍檔案的保存方式具體為：電子檔案、紙質(zhì)檔案。其中紙質(zhì)檔案為：凡是打印的文本、手寫紙質(zhì)材料，電子檔案主要保存在學(xué)生所讀高職院校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中。

2 所存在的問(wèn)題于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中

2.1 不規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作

有些高職院校是是由直接升格、中專合并而成，原本學(xué)校與晉升為高職院校相比的不一樣的辦學(xué)規(guī)模、管理方式等，這也導(dǎo)致了高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏規(guī)范性，傳統(tǒng)的檔案管理模式不適應(yīng)與現(xiàn)存的高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。時(shí)代在發(fā)展進(jìn)步，相應(yīng)的改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。部分高職院校的管理還處于起步階段，還在摸索當(dāng)中的校園工作，不夠全面建立的部門，不完善的制定的職能規(guī)范，由于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式易造成學(xué)籍檔案的缺失、失真，缺乏獨(dú)立性的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，這和教務(wù)處、檔案館、學(xué)生處等有著密切的關(guān)系，不同部門間相互作用，管理中出現(xiàn)不少問(wèn)題，很容易造成管理混亂、管理職能不清、管理漏洞等現(xiàn)象。

2.2 不規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作

學(xué)籍檔案工作中主要環(huán)節(jié)之一是學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作，具體指進(jìn)行收集后的分類、處理學(xué)生學(xué)籍檔案等工作，根據(jù)檔案分類法對(duì)學(xué)生在校期間的原始資料信息進(jìn)行處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。因?yàn)檩^大的學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作量，其較高的工作的有序性、規(guī)范性，因此，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作也成了高職院校相P的考評(píng)工作重點(diǎn)，建立的基本原則要以評(píng)促建，學(xué)籍檔案工作的規(guī)范有序能夠提高。但仍存在著許多不足在現(xiàn)階段學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作中，比如：學(xué)籍檔案分類編排不統(tǒng)一，檔案作出不同的編排是按照學(xué)生入學(xué)年份、畢業(yè)年份，檔案按照學(xué)生的學(xué)籍卡組卷缺乏一致的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，作出不同的裝訂形式是根據(jù)根據(jù)一個(gè)班級(jí) 、多個(gè)班級(jí)，這樣造成了薄厚不一的學(xué)籍卡組卷，不便于及時(shí)查找，也缺少了美觀性。相關(guān)輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生在畢業(yè)前期的學(xué)籍檔案進(jìn)行保管與填寫，不少輔導(dǎo)員缺乏一定的檔案意識(shí)，分別使用鉛筆、圓珠筆在填寫檔案時(shí)，不規(guī)范的部分欄目填寫，造成了檔案內(nèi)容缺少標(biāo)準(zhǔn)性、正確性。

2.3 不到位對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)

高職院校的學(xué)籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，由于受到傳統(tǒng)思維管理模式的影響，按照以往手寫的形式對(duì)部分高職院校的學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，沒(méi)有妥善的保存部分電子檔案，電子檔案信息丟失現(xiàn)象容易出現(xiàn)，學(xué)生學(xué)籍檔案保存方式應(yīng)該采用紙質(zhì)與電子檔案，或者是以電子檔案、紙質(zhì)檔案為主。假如對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案只以一種形式保存，當(dāng)檔案信息丟失或不全時(shí)，對(duì)學(xué)生和學(xué)校而言，將會(huì)造成難以補(bǔ)償?shù)闹卮髶p失。

3 加強(qiáng)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策

3.1 提高對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重視性

高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案對(duì)每位學(xué)生都是很重要的，對(duì)學(xué)生所有的讀書生涯的信息進(jìn)行記錄，所以，要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性對(duì)于高職院校的學(xué)生和教職工來(lái)說(shuō)，特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作崗位時(shí)，進(jìn)行嚴(yán)格考核其檔案思想與專業(yè)技能，定期對(duì)相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)檔案職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)。學(xué)籍檔案管理激勵(lì)機(jī)制與考核制度要建立完善好，學(xué)校各個(gè)部門要配合和支持學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，確保順利開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)生學(xué)籍檔案保存工作的通暢性要不斷加強(qiáng)，不能出現(xiàn)掉以輕心、敷衍、相互推卸責(zé)任的情況。

3.2 制定學(xué)生學(xué)籍檔案的基本規(guī)范

學(xué)生學(xué)籍檔案使用表格要統(tǒng)一，規(guī)定建立不同表格的統(tǒng)一樣式按照高職院校檔案管理進(jìn)行，督促學(xué)校有關(guān)部門及人員要注重規(guī)范性在書寫學(xué)生學(xué)籍檔案時(shí)，具體包括學(xué)生的基本信息、社會(huì)實(shí)踐意見、考試考核成績(jī)、表?yè)P(yáng)及處分內(nèi)容、等信息的填寫，都要求統(tǒng)一書寫標(biāo)準(zhǔn)，并且信息要求具有客觀性和真實(shí)性，規(guī)范書寫格式、字跡、用筆等，書寫統(tǒng)一使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆，不能使用圓珠筆或鉛筆，使其工整的字跡，檔案信息不得任意修改，這是對(duì)填寫檔案內(nèi)容的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而確保學(xué)籍檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、可用性、真實(shí)性。

3.3 電子檔案建設(shè)力度要加大

科技不斷進(jìn)步，各行各業(yè)廣泛的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息技術(shù)越來(lái)越得以重視，高職院校學(xué)籍檔案管理工作也是如此，這也是符合了未來(lái)發(fā)展的必然與趨勢(shì)要求。采用科學(xué)技術(shù)在當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理工作中，以往的學(xué)籍檔案錄入、查閱方式得以轉(zhuǎn)變，對(duì)學(xué)院各部門信息化檔案管理工作要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，在實(shí)際電子檔案建設(shè)中，檔案管理系統(tǒng)和學(xué)院相關(guān)部門學(xué)籍管理系統(tǒng)交流工作要做好，電子檔案平臺(tái)要構(gòu)建完善，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。并且在加強(qiáng)加強(qiáng)建設(shè)電子化學(xué)籍檔案管理期間，還要重視紙質(zhì)檔案予，使其電子檔案、紙質(zhì)檔案同存同用、相互補(bǔ)充，高職院校學(xué)籍檔案管理工作得以大力發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

作為高職院校管理工作的重要組成部分的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)于學(xué)校與學(xué)生都是具有特別重要的意義，由于高職院校受學(xué)院發(fā)展的影響，也就目前還仍存在不少問(wèn)題于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，不夠完善的管理相應(yīng)的規(guī)范。再加上繁多的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容，且要求比較細(xì)致的工作內(nèi)容，所以對(duì)于存在不少問(wèn)題于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，就必須對(duì)其進(jìn)行深入研究、分析，并為此提出可實(shí)性的解決措施。每位學(xué)生的切身利益和學(xué)籍檔案密切相關(guān)，不管是晉升還是工作的選擇都是會(huì)涉及到學(xué)籍檔案信息，因此為了負(fù)責(zé)好對(duì)每一位高職院校學(xué)生，高職院校的學(xué)生、檔案管理人員以及院領(lǐng)導(dǎo)，都要充分重視應(yīng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理工作，學(xué)籍檔案的管理與服務(wù)水平要不斷提升，確保每位學(xué)生學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

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篇10

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)院；學(xué)生檔案；管理；策略

中圖分類號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）04-0033-01

隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)院校的重視，職業(yè)院校無(wú)論從招生規(guī)模還是學(xué)校管理等方面都面臨著新的形勢(shì)和要求，特別是管理理念和手段的發(fā)展，也給職業(yè)院校管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而學(xué)生檔案管理工作本身就是一項(xiàng)涉及社會(huì)機(jī)構(gòu)多個(gè)方面的服務(wù)性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學(xué)生個(gè)體和高校整體的重要工作，不管是學(xué)生的學(xué)歷認(rèn)證、考評(píng)、就業(yè)，還是未來(lái)的晉級(jí)和提干，都離不開學(xué)籍和檔案，所以這是一項(xiàng)關(guān)乎學(xué)生現(xiàn)在和未來(lái)的重要工作，作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要負(fù)責(zé)人的輔導(dǎo)員要緊跟時(shí)代步伐要求，積極改革創(chuàng)新，為學(xué)生檔案管理服好務(wù)。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視

隨著社會(huì)發(fā)展和用人單位對(duì)高校畢業(yè)生要求越來(lái)越高，對(duì)畢業(yè)生鑒定的一個(gè)最重要也是最直觀的方法就是看畢業(yè)生的學(xué)籍檔案情況，高職院校的學(xué)籍檔案充分體現(xiàn)了學(xué)生在校的實(shí)際表現(xiàn)情況，所以占據(jù)院校管理工作的重要地位。輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要意義，正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理對(duì)院校順利發(fā)展的重要性，而且要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前信息技術(shù)等手段的影響，以及學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、頂崗實(shí)習(xí)等非在校或非考試內(nèi)容等新形勢(shì)，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理帶來(lái)的新變化和新要求，積極提高自身管理素養(yǎng)，采用科學(xué)合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)管理工作的有序發(fā)展。同時(shí)，要強(qiáng)化管理意識(shí)，要求輔導(dǎo)員在管理學(xué)籍檔案的過(guò)程中，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，細(xì)致做好建檔工作，規(guī)范遵守學(xué)籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強(qiáng)普及檔案知識(shí)，提高學(xué)生認(rèn)真對(duì)待自己檔案的意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)真填寫每一份資料，盡量避免在將來(lái)就業(yè)時(shí)因檔案問(wèn)題出現(xiàn)麻煩。

2.提高學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性

學(xué)籍檔案是跟隨學(xué)生一生的、具有考察功能和利用價(jià)值的文字性資料，其中主要包括：成績(jī)單、考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)登記信息等，真實(shí)有效的記錄了每一位學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。由此可見，學(xué)籍檔案是反饋教學(xué)質(zhì)量的重要載體，也是學(xué)校教學(xué)工作的重要記錄，我們要不斷提高和強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案的重視程度，完善學(xué)生的學(xué)籍檔案，力求做到真實(shí)和完整，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)價(jià)值。輔導(dǎo)員在建立學(xué)籍檔案時(shí)，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，并要求各部門對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行及時(shí)完善和更新，并認(rèn)真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內(nèi)容真實(shí)、字跡工整、內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)隨意涂改等現(xiàn)象，全面提高學(xué)籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學(xué)生人數(shù)較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作不但要具有很強(qiáng)的開放性，還要有周期性、重復(fù)性，比如，學(xué)校中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生中途休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學(xué)籍檔案管理本身就比較復(fù)雜，且直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，所以作為學(xué)校管理者，應(yīng)注重完善學(xué)籍檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性和政策性，這是高職學(xué)校管理工作的重要方面，做好此項(xiàng)工作，有助于推進(jìn)教育體制改革的全面發(fā)展。

3.采用信息技術(shù)加強(qiáng)管理工作

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，推進(jìn)院校學(xué)籍檔案管理工作的信息化與科學(xué)化，成為高職院校管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而從實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高職院校學(xué)生學(xué)籍管理也在走數(shù)字化的道路，但開展的程度達(dá)不到形勢(shì)的發(fā)展要求，很多輔導(dǎo)員在實(shí)際管理中存在著不同程度的問(wèn)題。作為高職院校輔導(dǎo)員，更要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率。同時(shí)要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯(lián)系與對(duì)接，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺(tái)，最大限度的節(jié)約學(xué)校資源，減少不必要的浪費(fèi)，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進(jìn)程的過(guò)程中，要做到電子文檔與紙質(zhì)檔案共存，同步更新和完善，實(shí)現(xiàn)檔案的雙重保障，防止因意外而造成數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行信息采集，對(duì)于從網(wǎng)上錄取學(xué)生的學(xué)校，要與教育部高校學(xué)歷電子注冊(cè)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)直接從檔案庫(kù)中下載學(xué)生的信息資料。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)中的學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以錄入學(xué)生的姓名、年齡、專業(yè)、身份證號(hào)碼、學(xué)籍變動(dòng)等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學(xué)生的照片和音容笑貌，使學(xué)生在畢業(yè)后可以根據(jù)企業(yè)需求發(fā)送自己的檔案信息，給予企業(yè)更加直觀的印象，提高學(xué)生的就業(yè)率。此外，在學(xué)生各項(xiàng)成績(jī)管理方面，也可以通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳學(xué)生的成績(jī)查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時(shí)反饋學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。因此，必須根據(jù)院校的實(shí)際情況建立完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，在各部門、各院系中進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，也可以在結(jié)合自身特點(diǎn)的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿足院校學(xué)籍檔案管理的要求，或者可以采用引進(jìn)先進(jìn)學(xué)籍管理軟件的方式，在不斷積累經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中推動(dòng)院校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

4.從整體上提高輔導(dǎo)員綜合素養(yǎng)

由于輔導(dǎo)員是高職院校學(xué)籍檔案的管理人員，所以要系統(tǒng)掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，并具有扎實(shí)的檔案管理能。眾所周知，理論與實(shí)踐密不可分，任何理論都來(lái)源于實(shí)踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導(dǎo)員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識(shí)與技能，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。特別是當(dāng)前學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理主要負(fù)責(zé)人，就必須要通過(guò)參加培訓(xùn)和自學(xué)等途徑，不斷提高自身計(jì)算機(jī)操作水平以及各種電腦管理軟件的應(yīng)用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)生檔案管理的要求；其次，輔導(dǎo)員在收集、整理、保管檔案資料時(shí)，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動(dòng)，只有不斷深入調(diào)研，才能在實(shí)踐操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題，并自主解決問(wèn)題，也只有這樣才能進(jìn)一步適應(yīng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導(dǎo)員要不斷提高自身的思想政治覺(jué)悟，加強(qiáng)保密意識(shí)，在做好本職工作的同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)解決服務(wù)問(wèn)題。實(shí)際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關(guān)記錄，而且要充分利用學(xué)籍檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用。因此，要想適應(yīng)新形勢(shì)下職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要求，無(wú)論從學(xué)院層次還是從輔導(dǎo)員自身都要認(rèn)識(shí)到管理者綜合素養(yǎng)的重要性，并為輔導(dǎo)員們提供各種途徑加強(qiáng)培訓(xùn)，同時(shí)輔導(dǎo)員個(gè)人也要積極參與學(xué)習(xí)，從整體上提高自身管理的素養(yǎng)。

總之，作為高職院校的輔導(dǎo)員，一定要認(rèn)識(shí)到高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新形勢(shì)和新要求，從思想上高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并在實(shí)際的管理過(guò)程中積極采用科學(xué)合理的管理方法，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，不斷完善學(xué)籍檔案的管理制度，強(qiáng)化信息資源的開發(fā)與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。

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