導(dǎo)語：如何才能寫好一篇建設(shè)單位檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)共享

在電力基建行業(yè)中，電力檔案是其最真實的工程建設(shè)歷史記錄，也是電力工程建設(shè)的重要依據(jù)與必備條件，對于整個電力工程的建設(shè)有著極為重要的現(xiàn)實價值與意義。在對電力檔案的管理工作中，它的科學(xué)化與信息化程度對今后的電力基建行業(yè)建設(shè)有著非常重要的影響。所以，做好電力檔案的管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是非常有必要的。

一、建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）對聲像資料的管理不到位

在部分電力工程建設(shè)單位，對于電力信息檔案的管理工作，一般只重視對于相關(guān)技術(shù)信息資料的收集與整理，經(jīng)常忽視對聲像資料的整理，甚至有的建設(shè)單位沒有相關(guān)的聲像資料。相對于紙質(zhì)的文獻資料而言，聲像資料更加形象生動，對歷史事件能夠準確反映其原貌，能及時、有效地提供給單位相關(guān)資料，并且能供多人同時享用。許多電力信息檔案管理者受傳統(tǒng)的管理思維方式的影響，使單位原有的錄音、攝像等相關(guān)聲像設(shè)備得不到充分利用，對于與電力工程建設(shè)相關(guān)的錄音、影像等資料沒有進行很好的管理，致使單位的聲像檔案不完備，影響了電力工程建設(shè)單位的發(fā)展。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平較低

受多種因素的影響和制約，大多數(shù)電力工程建設(shè)單位對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平相對較低，對檔案的計算機管理處于較為落后的程度，檔案管理中的軟硬件設(shè)備更新不夠及時，難以適應(yīng)電力企業(yè)的快速發(fā)展。另外，我國的檔案信息網(wǎng)站相對較少，網(wǎng)絡(luò)上所公布的檔案信息數(shù)量缺乏，并且檔案信息的內(nèi)容較為單一，缺乏創(chuàng)新，各網(wǎng)站之間還出現(xiàn)信息內(nèi)容的重復(fù)錄入。這些因素對于電力工程建設(shè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)產(chǎn)生一定的影響，檔案管理工作急需進行創(chuàng)新與突破。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在電力工程建設(shè)單位的信息檔案管理工作中，人是較為關(guān)鍵的因素，對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理都離不開檔案管理人員，對軟硬件與各種計算機技術(shù)的應(yīng)用都要通過檔案管理人員才可以充分發(fā)揮其作用。因此，作為檔案管理人員，必須要靈活掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做檔案信息的引導(dǎo)員。但是目前，在電力基建行業(yè)，檔案管理人員的整體素質(zhì)普遍較低，難以適應(yīng)飛速發(fā)展的電力企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，行業(yè)內(nèi)嚴重缺乏同時精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)與檔案管理技術(shù)的綜合型人才。因此，電力基建行業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需提高。

二、建設(shè)單位檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的條件

（一）網(wǎng)絡(luò)自動化建設(shè)

當前，我國已經(jīng)研究開發(fā)出多個網(wǎng)絡(luò)化專用軟件，在許多行業(yè)內(nèi)都采用了較為成熟的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在一定程度上實現(xiàn)了對檔案信息的收集、檢索、整理與利用等多種服務(wù)功能的網(wǎng)絡(luò)自動化管理。在電力工程建設(shè)單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，運用網(wǎng)絡(luò)自動化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，能夠有效地改善建設(shè)單位的檔案管理手段，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)

近年來，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進步，我國的通訊技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了很大的發(fā)展。九十年代以來，我國已經(jīng)先后實現(xiàn)多個網(wǎng)站與國際互聯(lián)網(wǎng)進行接軌。目前為止，全國已有多個建設(shè)單位開始運用計算機進行工程制圖，網(wǎng)絡(luò)硬件的迅速發(fā)展，為我國建設(shè)單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供了非常重要的條件與基礎(chǔ)。

三、加強建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效對策

（一）強化對檔案信息中聲像資料的管理

一方面，作為電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要及時更新觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，創(chuàng)新管理思維模式，加強對于聲像資料的歸檔與利用，加大資金與人員投入力度，制定科學(xué)、合理的管理制度，將聲像資料的收集與整理等工作列入檔案管理內(nèi)容中。

另一方面，作為檔案信息的管理者，要對聲像資料引起格外重視，對于在電力工程建設(shè)過程中收集的照片、影像等資料，要進行及時整理，在移交聲像資料時要嚴格遵守檔案管理制度，避免產(chǎn)生遺失檔案信息的現(xiàn)象。

（二）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標準化建設(shè)

在對檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，標準化是信息自動化與網(wǎng)絡(luò)化的重要前提，作為檔案管理者要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的協(xié)調(diào)工作，制定科學(xué)、合理的設(shè)備管理、技術(shù)應(yīng)用以及業(yè)務(wù)工作等方面的管理規(guī)范與統(tǒng)一原則，以行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展趨勢為依據(jù)，制定出在網(wǎng)絡(luò)管理過程中應(yīng)該遵守的管理標準，例如計算機軟硬件系統(tǒng)的使用標準、網(wǎng)絡(luò)通訊管理標準以及數(shù)據(jù)庫管理標準等。在實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享過程中，盡量減少對人力、物力和財力的浪費。作為電力基建行業(yè)，各單位要在組織的協(xié)調(diào)管理下，盡量選用高質(zhì)量的、統(tǒng)一的管理應(yīng)用軟件，促進檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標準化建設(shè)。

（三）提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)化管理水平

在對檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，迫切需要一批同時具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的復(fù)合型管理人才。作為電力基建行業(yè)，要加快對檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理能力的培訓(xùn)，促進其對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活掌握，更新管理人員的管理觀念與知識結(jié)構(gòu)，提高他們的檔案管理水平。另外，要加大對復(fù)合型專業(yè)人才的引進，對他們進行相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其快速適應(yīng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理工作，為電力基建行業(yè)的檔案管理做出更大的貢獻。

結(jié)語：

總而言之，作為電力基建行業(yè)的電力檔案管理者，必須要順應(yīng)新時代的發(fā)展要求，與時俱進，創(chuàng)新觀念。不斷加強自身的綜合素質(zhì)，提高電力檔案管理的信息化與科學(xué)化水平，為整個電力基建行業(yè)拓寬檔案信息的服務(wù)管理渠道，加強對電力檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理，實現(xiàn)電力信息的網(wǎng)絡(luò)共享，為今后電力基建行業(yè)的發(fā)展留下有價值的檔案信息。

參考文獻：

[1]黃愛芹. 電力基建檔案整理的常見問題[J].檔案管理，2010（05）

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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻：

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所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設(shè)。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標支持，強調(diào)系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。

3建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標準化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當前國內(nèi)外的相關(guān)標準，最好是當前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。

4逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補充。

5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標準化

規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

6檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

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關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 檔案管理信息化 建設(shè)方略

站在時代的前沿不難預(yù)料，未來時代的事業(yè)單位檔案信息化管理與建設(shè)是必須經(jīng)歷的一個階段，這將極大地簡化舊有的工作程序，使得相關(guān)檔案管理迅捷、容易。那么如今解決好檔案信息對應(yīng)管理任務(wù)中的問題，尋找到新的對接點，合適的方法讓這些信息化管理思路得以付諸實踐。

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對檔案信息化的建設(shè)關(guān)注度不夠。一般事業(yè)單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關(guān)注與取得突出的工作業(yè)績。深受既有觀念的誤導(dǎo)，大多數(shù)人認為此類檔案信息的建設(shè)工作技術(shù)含金量低。此外，在一些高層管理者看來，單位的檔案信息管理屬于事務(wù)性操作，不能直接帶來經(jīng)濟效益，有關(guān)單位重視不夠，甚至于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層簡單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無法將檔案所具有的價值發(fā)揮出來，制約現(xiàn)如今檔案管理邁向信息化建設(shè)的加強。然而，在相當大的程度上，大家都忽略事業(yè)單位中的檔案資料是深受法律所保護的，帶有相當程度的法律效力，不僅僅要求有關(guān)檔案整理人員的嚴謹，而且要求相應(yīng)管理高層在認識上有所轉(zhuǎn)變，重視資金與人才的扶持。

2.建設(shè)、管理信息化檔案針對性弱。在大趨勢下，已經(jīng)有部分事業(yè)單位實施了檔案管理信息化建設(shè)，可是效果不盡如人意，在技術(shù)層面上來說，處于較低級的水準，自然檔案管理效率提高不顯著。同時，這種缺失體現(xiàn)在有關(guān)安全管理度上，一些本應(yīng)由專業(yè)文員、專業(yè)部門監(jiān)控的步驟都被簡化，最重要的安全管理步驟缺乏針對性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢，有關(guān)建設(shè)成效仍舊不容樂觀，現(xiàn)實是與電子信息技術(shù)連接性弱，多項工作管理深度不夠，針對性低，管理建設(shè)工作亟待革新。

3.管理員工自身素質(zhì)的薄弱。一些中小單位，考慮到發(fā)展規(guī)模、經(jīng)費限制等因素，在許多人動之時，就忽視對單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關(guān)培訓(xùn)，多數(shù)的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識與內(nèi)容。也有些員工簡單地理解為是對人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對信息化管理檔案的最基礎(chǔ)的要求。問題還表現(xiàn)在其他地方，工作人員綜合素養(yǎng)偏低，很多具體管理工作進行時都未曾分類化、歸納化，任務(wù)完成水平低，嚴重制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展，特別是在諸多事業(yè)單位中檔案管理方向上的計算機型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細、細致的整理監(jiān)督流程，繼而讓諸多問題不能在第一時間反饋給上級部門，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發(fā)現(xiàn)。因此，培養(yǎng)出專業(yè)性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設(shè)的方略

1.建立健全有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的體制、機制。長期以來，檔案管理相關(guān)工作作為事業(yè)單位基本工作之一，卻沒有在發(fā)展與績效上有所注重。加強對檔案管理的信息化建設(shè)離不開有關(guān)制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現(xiàn)代信息化管理檔案的切合點，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設(shè)工作實現(xiàn)劃時代的飛躍。在完善管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)該在單位內(nèi)組織各類培訓(xùn)，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個員工及管理高層都意識到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監(jiān)督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監(jiān)督機制保駕護航，處于強有力的監(jiān)督之下，方能調(diào)動有關(guān)檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發(fā)揮檔案的價值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅決杜絕有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人士利用職務(wù)之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監(jiān)督機制必須是事業(yè)單位內(nèi)部與外部監(jiān)管的協(xié)調(diào)一致、互相補充，在雙效的機制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無所遁形，可以為接下來解決方案的實施提供幫助，最終有利于整個事業(yè)單位管理信息化工作的高效運轉(zhuǎn)。

3.進行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計算機、電子型存儲器、相關(guān)數(shù)據(jù)庫等皆是實現(xiàn)信息化管理路徑的基礎(chǔ)所在。如此一來，相應(yīng)的事業(yè)單位便理應(yīng)在長遠的立場上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強關(guān)注，增加資金投入，使得有關(guān)硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤及多種硬盤是不可或缺的，在硬件設(shè)施完備的前提下，相關(guān)單位的檔案管理愈發(fā)科學(xué)化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質(zhì)水準。真正實施事業(yè)單位信息化的實踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實施，他們的工作能力與自身素養(yǎng)直接決定了相關(guān)工作的進程。于是事業(yè)單位必須開展定期的培訓(xùn)活動，乃至是素質(zhì)考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)明顯提升，那么相關(guān)工作也會順利實施，信息化管理檔案將有條不紊地進行。

毋庸置疑，在這個時代的發(fā)展要求下，事業(yè)單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進行，但是前路挫折頗多，事業(yè)單位只有牢牢把握住革新的關(guān)鍵要素，切實處理各種各樣的艱難險阻，才能夠披荊斬棘，遠航。

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 信息化 建設(shè)

一、在工作中加強滲透科學(xué)發(fā)展觀觀念

事業(yè)單位檔案管理落實科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn)在與提升科學(xué)化、信息化水平，作為檔案管理的工作人員應(yīng)改變落后的、不符合科學(xué)發(fā)展觀的思想觀念，從而結(jié)合實際情況，大力解決影響或者制約檔案工作向科學(xué)發(fā)展過程中遇到的問題，著重的將科學(xué)發(fā)展觀觀念徹底的落實到工作中的方方面面，加強服務(wù)意識、在工作中嘗試進行超前服務(wù)、主動服務(wù)等等，深入單位、社會去調(diào)查，充分了解人們對信息的需求，從而整合、優(yōu)化檔案內(nèi)容，充實檔案資源，充分體現(xiàn)檔案資源的作用和價值。同時，作為事業(yè)單位的檔案管理人員還應(yīng)加強信息安全意識，做好檔案信息公開以及檔案信息保密工作，正確處理兩者之間的關(guān)系，維護個人或者單位或者國家的穩(wěn)定以及人民的合法權(quán)益等等。在工作過程中結(jié)合科學(xué)發(fā)展觀的觀念，適當?shù)膶y(tǒng)檔案管理進行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想和做法，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、建立完善的檔案管理制度體制

科學(xué)、進步的管理制度是促使檔案管理順利進行、科學(xué)發(fā)展的有力保障。從單位宏觀角度來分析，對于檔案管理工作有著較為完善的法律、法規(guī)、規(guī)章制度等等，而作為事業(yè)單位，其檔案管理應(yīng)就自己單位的實際情況制定出相應(yīng)的規(guī)章制度來約束檔案管理工作的朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，從而將檔案事業(yè)延伸、拓展到經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃中來，促使事業(yè)單位的快速發(fā)展，同時還可以將這一項內(nèi)容融入到單位的績效考核中，強化工作人員加強信息化的檔案工作管理建設(shè)，這樣一來使得每個部門對檔案工作都重視起來，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業(yè)單位發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，從而為推動事業(yè)單位檔案工作信息化建設(shè)奠定有力條件和基礎(chǔ)。而對于檔案管理部門的人員來說，有了相應(yīng)的制度管理，可以激發(fā)他們工作的責任感、使命感，從而加強檔案的各個環(huán)節(jié)管理，如：檔案收集、整理、應(yīng)用、閱看等等。建立嚴格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規(guī)范化，使得整個單位內(nèi)部機制得到了改善。如：在制度制定時候，可以結(jié)合單位的績效考核，將檔案信息化建設(shè)融入到職稱評定、表彰獎勵、責任追求等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調(diào)動工作人員的積極性、創(chuàng)新性、主動性，提升檔案信息管理工作質(zhì)量。

三、加強與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、交流

檔案信息化在建設(shè)過程中會涉及到多方面的內(nèi)容，諸如：設(shè)備的購買，從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)到計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復(fù)印機以及光盤、磁盤等硬件設(shè)備等都需配備、統(tǒng)一化管理等等，需要一定的經(jīng)費，這時，需要檔案管理部門人員加強與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、交流，準備好相關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)的可靠資料、憑證，如：事業(yè)單位科技檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案等的收集、整理等等，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠充分的重視起這件事情，認識到信息化檔案管理的重要性，促使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)樹立事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的觀念，從而加大檔案信息化建設(shè)的推廣力度，提高決策，在經(jīng)費上給予幫助和支持，推動檔案工作信息化的建設(shè)。

四、增強檔案信息化設(shè)備的置辦工作

檔案信息化建設(shè)工作屬于是系統(tǒng)工程，涉及信息的收集、保管、利用等內(nèi)容，同時，這幾個內(nèi)容之間都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可的。這也就預(yù)示著檔案設(shè)備在置辦過程中需要齊全、充足，符合規(guī)范化、信息化的要求，進而將不同類、不同載體的檔案信息有序的進行保管，便于日后的查找。促使檔案信息逐漸實現(xiàn)信息資源數(shù)字化管理，推動檔案信息的全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，置辦多媒體設(shè)備，實現(xiàn)檔案存儲的電子化，全文信息的電子化查詢等等，提升數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的先進性，還可以將建立的電子信息通過網(wǎng)絡(luò)進行，拓寬檔案部門的服務(wù)途徑。在此環(huán)節(jié)，需要注意的是：檔案工作人員要確保電子文件管理的完善性、安全性等等，對電子文件進行規(guī)范化的管理，同時對于有價值的檔案信息不但要有電子版的資料，其紙質(zhì)版的資料也要進行妥善保管，對電子版資料進行備檔處理，加強檔案信息的管理工作。

總之，實踐證明：事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是近些年來檔案管理部門的重要研究課題，可以說是提升檔案服務(wù)工作、凸顯檔案部門作用和價值的重要途徑。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設(shè)

人事檔案管理在事業(yè)單位管理中直接關(guān)系到人事檔案的完整以及人才的聘用，為了全面提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平，普遍采用了信息化建設(shè)的手段，通過運用計算機等先進的信息技術(shù)，提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量，當下人事檔案管理信息化建設(shè)中存在很多問題和不足，阻礙著人事檔案管理信息化建設(shè)的水平，這就需要查找當下人事檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題，然后針對這些問題采取有效的改進舉措，進而有效地改善當下人事檔案管理存在的問題和不足。

一、我國人事檔案管理的發(fā)展情況及存在問題

首先，不能夠及時的完善信息化建設(shè)的設(shè)備和系統(tǒng)。在當下的人事檔案信息化建設(shè)中，需要完善信息化建設(shè)所需的軟硬件資源，但是經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，由于人事檔案管理里面依然陳舊，對計算機技術(shù)等設(shè)備配備不足，導(dǎo)致在進行檔案管理的過程中，依然以人力手動為主，不能夠充分發(fā)揮計算機設(shè)備先進技術(shù)的快捷方便等優(yōu)勢，影響到人事檔案管理的發(fā)展和信息化的程度，影響到人事檔案管理信息化的進一步發(fā)展。其次，由于人為等因素在信息化建設(shè)中存在著不規(guī)范操作的行為。由于缺乏相關(guān)的機制和體系，使得信息化建設(shè)出現(xiàn)了不規(guī)范的現(xiàn)象，這樣既影響到信息化建設(shè)的水平，也不利于實現(xiàn)檔案管理的信息化操作，進而導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)形同虛設(shè)，趨于形式。在信息化建設(shè)的過程當中沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導(dǎo)致了事業(yè)單位人事檔案管理水平低和作用差的結(jié)果，人事檔案管理無法充分發(fā)揮其作用。最后，檔案管理人員的素質(zhì)影響到信息化建設(shè)的水平。事業(yè)單位在進行人員招聘的過程當中，由于缺乏對工作人員信息化技術(shù)掌握情況的考核和測試，而且部分人事檔案管理人員的年齡非常的大，對于信息化設(shè)備的使用技能差，而且年齡結(jié)構(gòu)老化，使得他們在接觸新事物的過程當中接觸和理解能力有限。尤其是很難掌握信息化管理的技術(shù)，這與他們固有的傳統(tǒng)觀念有很大關(guān)系。另外更重要的就是事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不高，檔案管理人員變動比較頻繁，造成了信息化建設(shè)的脫節(jié)、停滯。

二、改善事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新舉措

為了有效地解決當下人事檔案管理的信息化建設(shè)中存在的不足和問題，應(yīng)該采取以下有效舉措：第一，加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視，投入足夠的人力物力和資金。人事檔案作為人才信息的重要佐證，必須要加強對人事檔案管理的重視程度，尤其是要推進信息化建設(shè)，切實的提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)該投入足夠的資金完善人事檔案信息化管理了軟硬件條件，配備計算機、掃描儀、訂書器、復(fù)印機等信息化技術(shù)設(shè)備，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利推進。第二，建立檔案管理信息化的管理機制和行為規(guī)范。為了避免信息化建設(shè)中不規(guī)范的問題，必須要完善相關(guān)的機制和體系，制定各個環(huán)節(jié)的工作流程和規(guī)章制度，加強管理，避免不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)，而且要嚴格規(guī)范操作，對各個辦公室要明確職責，及時的上報各種檔案資料，這樣既能夠保證檔案管理的信息化建設(shè)的效率，也能夠提高檔案管理信息的普及度。所以通過完善檔案管理建設(shè)的相關(guān)機制和體系，確保人事檔案管理信息化的有效實用，而不是趨于形式、浮于表面。第三，注重提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程當中，所有的工作作業(yè)都是由人來完成的，因此必須要提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是要提高其信息化技術(shù)設(shè)備使用的技術(shù)和水平。面對當下管理人員素質(zhì)低下、職業(yè)能力比較差、綜合素質(zhì)較低等問題，要全面加強培訓(xùn)，建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強、專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。事業(yè)單位可以通過參觀考察，專業(yè)培訓(xùn)、專題講座等多種手段，全面提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。第四，在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的同時確保檔案的安全性與保密性。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身就是一把雙刃劍，因此，人事檔案管理信息化建設(shè)過程當中，一定要確保檔案信息庫的安全，避免人事檔案信息被隨意泄露，侵犯他人的隱私，給人事檔案管理帶來安全隱患。所以在進行人事檔案信息化建設(shè)的同時要加強保密意識和安全使用技能，通過對檔案數(shù)據(jù)庫進行加密處理，避免人事檔案信息泄露。同時一定要提高人事檔案管理人員的職業(yè)操守，避免其隨意泄露個人信息，對于惡意泄露他人信息的行為要加強處理，以產(chǎn)生警示作用，通過安全和保密的舉措，提高人事檔案管理的安全度。

三、結(jié)語

面對當下事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化建設(shè)的管理標準體系缺乏以及人員素質(zhì)參差不齊等問題，有必要創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)。因此需要事業(yè)單位加強對信息化建設(shè)的投入力度，通過改變傳統(tǒng)的理念，增強資金、人力、物力的投入，改善軟硬件條件，從而有效的提高我國檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，從而推動我國事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)，進而推動人事檔案管理進入新的臺階，促進人事檔案管理的發(fā)展。

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所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設(shè)。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標支持，強調(diào)系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。

3建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標準化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當前國內(nèi)外的相關(guān)標準，最好是當前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。

4逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補充。

5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標準化

規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

6檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

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事業(yè)單位檔案管理信息化有利于事業(yè)單位檔案中的信息資源全面的開發(fā)，事業(yè)單位檔案信息資源的分享性提高?？梢栽谑聵I(yè)單位檔案管理工作中信息可以進行遠程傳送，可以將信息公開，因此方便快捷的進行核對，事業(yè)單位的辦公效率進一步的提高。事業(yè)單位檔案管理信息化是事業(yè)單位發(fā)展的必要條件。

一、目前事業(yè)單位檔案管理信息化的任務(wù)

事業(yè)單位檔案管理信息化中，建立信息資源的過程中存在兩大任務(wù)：①建立目前事業(yè)單位檔案目錄的數(shù)據(jù)庫與部分全文的數(shù)據(jù)庫。把全部儲存的信息都深入的挖掘出來，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。目前最主要的是要不斷的完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，讓計算機的檢索功能的用處得到充分的發(fā)揮。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫之前，要求工作人員將事業(yè)單位目前的資源進行整理入庫，方便檔案資源的審核。對特殊的資源信息需要加強管理。②在數(shù)據(jù)庫建立之后，對事業(yè)單位檔案管理的信息資源進行入檔便于信息化的管理。目前隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的管理軟件也早就運用在管理大量的信息檔案中。因此要保證文件入檔的規(guī)范和完整性。需要對文件在電子入檔的時候的，對儲存、核對、錄入等一些工作進行監(jiān)督，要求工作人員按照其規(guī)范來進行。對電子檔案管理的安全和保密性加強，對電子檔案管理做到全面性的防護工作。

二、目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的問題

所以的事業(yè)單位都把檔案管理漸漸的信息化了，從專業(yè)的角度來看，信息化的建設(shè)速度還是達不到要求的，不同的事業(yè)單位在檔案信息化的建設(shè)上存在著差異。以下幾點將分析檔案信息化建設(shè)中存在的困難和問題。①事業(yè)單位中對檔案管理的人員對管理檔案的工作還不夠充分的認識。事業(yè)單位檔案管理信息化在不斷的完善中，檔案信息化已經(jīng)步入正軌了，需要加強事業(yè)單位檔案的管理者的管理意識。在目前的管理工作中，很多的管理者對于檔案的管理工作不夠重視，經(jīng)常會以經(jīng)費不足或者是其他借口，來推遲對檔案信息化的建設(shè)工作，管理者的片面認識，是阻礙檔案信息化發(fā)展的主要原因。②事業(yè)單位對于檔案管理信息化的建設(shè)投入的力度還不夠，阻礙著檔案信息化的發(fā)展。一些單位因為資金短缺，無法添設(shè)很好的硬件和軟件上的設(shè)施，對于檔案管理的信息化建設(shè)只發(fā)展到口頭和書面上，沒有辦法把檔案信息化進一步的實現(xiàn)，最終對檔案管理工作一直存在傳統(tǒng)的管理中，工作效率會因此受到影響。③ 在對于檔案管理的人員，素質(zhì)不高。最近幾年中，出現(xiàn)了一個普遍的現(xiàn)象，就是在事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)工作人員出現(xiàn)了緊缺。一些事業(yè)單位對檔案信息化的建設(shè)中投入了大量的資金，但是對于管理人員很少有是專業(yè)的，不具有計算機軟件這些方面的專業(yè)知識，也無法把新技術(shù)很好的吸收，在管理檔案的過程中對信息技術(shù)運用的不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)只存在簡單的錄入和查找一些功能上。④在檔案管理信息化中，擁有功能全面辦公軟件的事業(yè)單位不多。目前單位的檔案信息化管理已經(jīng)是事業(yè)單位中的主流，很多的事業(yè)單位卻沒有操作簡單、功能全面的辦公軟件。一些擁有全面軟件的事業(yè)，都不能在短時間內(nèi)很好的掌握運用，也將影響著檔案信息化的建設(shè)工作。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展的建議

①事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的普及同時，檔案的數(shù)量和分類也在不斷的增長，這無疑是事業(yè)單位檔案管理信息化工作中的新挑戰(zhàn)，因此要對管理檔案的人員的教育進行加強。目前的社會中互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)在不斷的發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)也得到了廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案信息共享的要求是越來越高，傳統(tǒng)的管理方式中無法將信息共享的問題已經(jīng)漸漸的顯露出來，因此加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作是目前的重點，需要相關(guān)的負責人對此進行重視，使管理人員了解到檔案管理信息化對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用和意義。對檔案信息化的建設(shè)做出規(guī)劃，定制出近期的目標和長遠的目標，將事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展進一步的推動。②事業(yè)單位需要增加對檔案管理信息化建設(shè)的投入。對檔案管理信息化建設(shè)大力的支持，完善檔案管理信息化建設(shè)所需要的各種技術(shù)和軟、硬件設(shè)施，將檔案管理的工作不斷的進行完善，將事業(yè)單位中的檔案管理工作信息化進一步發(fā)展。③按照事業(yè)單位的實際情況選擇適合事業(yè)單位檔案管理工作的辦公軟件。不但要重視事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，還需要對重視在事業(yè)單位檔案管理的工作中應(yīng)用軟件的開發(fā)，這能夠?qū)⑹聵I(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展更好的展開。④對檔案管理的工作人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，提高他們的管理能力，培養(yǎng)出該事業(yè)單位的管理人才，加強管理人員對計算機知識的認識和掌握。保證該事業(yè)單位檔案管理的人員擁有必須具備的工作技能和綜合素質(zhì)，以及滿足單位的實際需求。⑤事業(yè)單位檔案管理信息化，是促進事業(yè)單位發(fā)展的條件。檔案管理信息化，使事業(yè)單位中的工作效率有效的提高，有效的對政務(wù)進行公開。這些也都是事業(yè)單位一直努力的方向。

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一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在三個方面：一是實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案管理方法在收集及保存信息上工作量較大，且紙質(zhì)文件在查閱和利用時也不夠便捷。檔案管理信息化建設(shè)，可將各類信息均納入數(shù)據(jù)庫，并保存在電子磁盤，不論是收集、保存還是利用、借閱，均能大大提升效率，并且通過信息網(wǎng)絡(luò)還能實現(xiàn)檔案資料的及時查閱與共享，只需輸入關(guān)鍵字就能查閱到需要的資料。二是提升管理效率。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工錄入為主，不僅效率低，需投入大量人力，也容易出錯。而實現(xiàn)信息化建設(shè)后檔案的檢索與管理不僅快速也更加精密，大大提升了檔案管理效率。三是實現(xiàn)無紙化辦公。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)化文件為主，填寫和整理起來工作量很大，更新周期也長，加之紙張容易老化和被損壞，一些資料文件就容易遺失。而檔案管理信息化建設(shè)主要以電子文檔形式保存資料，可備份，不易遺失和損壞，節(jié)省成本提高工作效率的同時也實現(xiàn)了無紙化辦公。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。事業(yè)單位應(yīng)積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，充分認識檔案管理信息化建設(shè)的意義，并主動將檔案管理信息化建設(shè)工作納入日常重要工作范疇。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極給事業(yè)單位工作人員灌輸信息化意識，提高單位員工的思想覺悟和意識，促使單位員工積極參與檔案管理信息化建設(shè)的工作中來。此外，事業(yè)單位還應(yīng)強調(diào)檔案管理信息化建設(shè)并不單單是檔案管理部門的工作，而是需要單位所有人員共同配合開展的工作。

（二）全面提升檔案管理人員的綜合能力。事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須強化檔案管理人員的綜合能力，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)性強的信息化檔案管理隊伍。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)定期給檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理信息化知識與技能為主，幫助員工優(yōu)化已有技能和掌握新技能。同時，還應(yīng)對檔案管理人員實施再教育學(xué)習(xí)，培養(yǎng)他們的愛崗敬業(yè)精神及職業(yè)素養(yǎng)，打破他們思想上的束縛，促使他們積極與時俱進，更好地展現(xiàn)自身價值。培訓(xùn)同時還應(yīng)提供實踐機會，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)實施考核，考核通過者方能繼續(xù)擔任崗位工作。

（三）注重檔案管理硬件設(shè)施的強化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)必須有安全、有效的硬件設(shè)施做基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)充分認識到這一點，并積極強化硬件設(shè)施的投入與建設(shè)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入，如撥發(fā)資金及時更換陳舊設(shè)備、定期維修保養(yǎng)已有硬件設(shè)備等。其次，單位應(yīng)強化計算機的安全管理，如安裝防火墻、定期殺毒、修復(fù)、設(shè)置登錄密碼等。再次，單位應(yīng)采購內(nèi)存較大的硬件，備份好重要資料，以防重要資料遺失后無法找回。此外，單位還應(yīng)強調(diào)每位檔案管理人員必須正確、合理操作計算機，避免錯誤操作造成檔案資料損壞或遺失。

（四）制定健全的檔案管理信息化制度。完善的管理制度是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)緊密結(jié)合實際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項制度切實可行。如崗位責任制度，明確每位人員的崗位職責與權(quán)限；責任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔的相應(yīng)責任，避免出現(xiàn)問題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實性和清晰性；檔案管理監(jiān)督制度，避免個別人員投機取巧，為檔案管理信息化建設(shè)埋下安全隱患等。

（五）傳統(tǒng)與信息化結(jié)合實現(xiàn)雙管齊下。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息網(wǎng)絡(luò)時代的必然發(fā)展趨勢，但當前很多事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)檔案管理方法為主，而信息化建設(shè)亦是一項長期工程，加之傳統(tǒng)檔案管理方法也有其優(yōu)勢，故事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方法與信息化建設(shè)相結(jié)合，取其精華與優(yōu)勢，實現(xiàn)雙管齊下。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況，在傳統(tǒng)檔案管理模式中逐漸融入信息化元素，不斷實踐與改進，總結(jié)出一套切合實際、可行性高的檔案管理方法。然后再以此為基礎(chǔ)，強化信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

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關(guān)鍵詞：建設(shè)事業(yè)單位；基礎(chǔ)平臺；檔案管理；信息化；人員素質(zhì)；策略

中圖分類號：G275.9

檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用與保存價值的各種文字和圖表以及聲像還有實物等不同形式和載體的歷史記錄。對于任何事業(yè)單位來說，事業(yè)單位檔案管理都是一種隱性工作，無論是對日常的事業(yè)單位工作還是特殊的事業(yè)單位工作都需要靠檔案管理提供有力的支撐和基礎(chǔ)以及保證。隨著二十一世紀社會的進步和經(jīng)濟體制的改革以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展并廣泛投入使用，我國的事業(yè)單位對檔案的數(shù)量與需求也愈來愈大。但盡管如此，很多事業(yè)單位對其本單位的檔案的管理還往往不夠完善和科學(xué)，其在事業(yè)單位檔案管理中還存在這很多問題。由此可見，為了適應(yīng)社會現(xiàn)代化的需求，對事業(yè)單位檔案管理工作進行信息化改革已經(jīng)成為計算機科技發(fā)展的必然趨勢，是工作中的重中之重。

1 我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 我國事業(yè)單位缺乏管理檔案的專業(yè)人員?，F(xiàn)今在很多事業(yè)單位存在一個實際性問題就是：事業(yè)單位檔案管理人員的實際能力和其自身的素質(zhì)未跟上時代的發(fā)展和信息化的潮流，這個問題的存在很容易導(dǎo)致各事業(yè)單位的檔案管理工作長期處于一個低層次的水平。在我國的事業(yè)單位中，存在一個普遍的現(xiàn)象即：缺乏管理檔案的專業(yè)型人員。這主要是因為目前在管理檔案的管理人員的年紀大都偏大，并且?guī)缀醵嘉磪⒓舆^專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)，所以，他們對于檔案管理信息化改革建設(shè)很難適應(yīng)。很多管理檔案的人員在進行對檔案的管理工作時的態(tài)度不認真，缺乏耐心和責任心，而正是由于管理人員這種不佳的工作態(tài)度，才會導(dǎo)致檔案中所存在的缺漏問題不能及時的被發(fā)現(xiàn)和提出，從而因管理不完善而導(dǎo)致我國事業(yè)單位的檔案的作用不能夠得到很好的發(fā)揮。由此可見，為了使我國事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠順利地進行，對事業(yè)單位的檔案管理人員進行專業(yè)性培訓(xùn)和考核是非常有必要的。

1.2 事業(yè)單位檔案管理目標不明確，領(lǐng)導(dǎo)不重視。很多事業(yè)單位的檔案管理方面還存在著不明確管理目標的問題。事業(yè)單位檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)揮著很重要的影響作用，只有好的、能夠明確管理目標的事業(yè)單位檔案管理才能夠使事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化變?yōu)榭赡?，才能使事業(yè)單位檔案管理的價值得到體現(xiàn)。

當前，我國事業(yè)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理制度的了解都并不系統(tǒng)和完善，他們并未認識到事業(yè)單位檔案的工作的重要性（即：管理事業(yè)單位檔案的工作與單位的每一個員工的利益都有著很緊密的聯(lián)系，除此之外，其對于國家的經(jīng)濟發(fā)展也發(fā)揮著很重要的作用），從而不重視單位的檔案管理工作，而只是一味地去引進人才和培養(yǎng)人才。所以，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，為了為自己的員工及其自身和企業(yè)爭取利益最大化，從而達到為國家創(chuàng)造更多財富的目的，則必須要認識到事業(yè)單位檔案的工作對于其所在單位和單位員工以及其自身的重要性，必須要足夠地重視單位檔案的管理工作。

1.3 我國事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠。如今，隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)廣泛普及到人們的生活和工作中，但盡管如此，很多事業(yè)單位的管理檔案的工作仍然未做到全面的信息化，很多事業(yè)單位的重要的檔案信息，還是采用“有紙化”的管理方式對其進行管理。這足以說明人們還未能全面地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?！坝屑埢睓n案管理方式的不足之處就在于查找信息困難，且不能夠抵抗天氣的影響。在查找信息時，要花費很長的時間進行查找，其效率是比較低的；另一方面，一旦天氣潮濕，檔案就容易收到破壞，并且修復(fù)困難，很容易造成重要信息的缺失。由此可見，為了使信息的查找趨于簡單化，為事業(yè)單位檔案信息安全提供保障，從而使事業(yè)單位檔案管理的基本職能和潛力挖掘得到充分地體現(xiàn)，事業(yè)單位有必要對其檔案管理工作進行信息化改革，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)，為檔案管理搭建更扎實的物質(zhì)和技術(shù)以及管理的平臺。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的建議策略

2.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。人員素質(zhì)對于事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展?jié)摿σ约捌浒l(fā)展方向有著決定性作用，除此之外，其對于檔案信息化建設(shè)的各個進程也有著和重要的作用。故此，為了使單位工作人員的綜合能力和專業(yè)素質(zhì)得到一定的提高，則有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實際對其進行鍛煉。為了培養(yǎng)符合工作實際需要的人才，適應(yīng)時展的潮流，則必須要對管理人員專業(yè)素質(zhì)予以提高。對此，事業(yè)單位要加強對管理人員的計算機技術(shù)水平和工作技能以及綜合素質(zhì)進行專業(yè)型培訓(xùn)和考核，并結(jié)合實際將專業(yè)知識融入到檔案管理中，對工作人員進行定崗定位，使其能夠在自己工作崗位上發(fā)揮獨特的優(yōu)勢。除此之外，為了激發(fā)員工學(xué)習(xí)的積極性，可適當?shù)慕ⅹ剟钪贫?，茲以鼓勵，從而培養(yǎng)出高素質(zhì)的、符合崗位需要的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的人才。

2.2 完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作。強化事業(yè)單位檔案管理的信息化改革和建設(shè)，則有必要完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作。只有對檔案信息化建設(shè)予以重視，并且開發(fā)和完善符合檔案管理工作實際的檔案管理工作的應(yīng)用軟件，才能夠使事業(yè)單位檔案的信息化水平和科學(xué)化程度以及其工作效率得到有效地提高。

2.3 明確事業(yè)單位檔案管理目標。為了使事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化，充分體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的價值，則應(yīng)當以信息化作為保障，充分利用信息技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進行管理，而要做到這種程度，則必須要明確事業(yè)單位檔案管理的目標。為了使事業(yè)單位檔案管理的各項工作更加快捷和方便以及準確，從而為事業(yè)單位和公眾以及社會的提供全面的服務(wù)，則應(yīng)當更好的利用網(wǎng)絡(luò)和科技數(shù)字，充分發(fā)揮信息的作用，徹底改造事業(yè)單位的檔案管理工作，將事業(yè)單位的檔案管理目標和工作體系與信息技術(shù)進行緊密的結(jié)合，推動“有紙化”辦公轉(zhuǎn)向“無紙化”辦公。

3 結(jié)束語

當前事業(yè)單位核心具有管理性和基礎(chǔ)性工作即為事業(yè)單位檔案工作，管理事業(yè)單位的檔案不僅僅對其單位的領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生著直接性的影響，而且也對其事業(yè)單位的人才的培養(yǎng)以及考核工作產(chǎn)生著直接性的影響。作為社會進步以及經(jīng)濟和科技發(fā)展的產(chǎn)物，在一定程度上，事業(yè)單位檔案管理信息化對社會進步以及經(jīng)濟和科技發(fā)展有著催化劑的作用。為了適應(yīng)我國時代的發(fā)展的潮流，有必要將事業(yè)單位檔案的信息化改革建設(shè)貫穿到整個事業(yè)單位內(nèi)部以及整個事業(yè)單位外部的各個方面。為了為單位的員工以及單位本身爭取最大的利益，并且為國家創(chuàng)造更多的社會財富，那么作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與決策人員則有必要對事業(yè)單位的檔案管理的信息化改革建設(shè)和發(fā)展予以高度重視，并加大改革力度，要將信息化和網(wǎng)絡(luò)等先進理念與事業(yè)單位檔案管理的實際相結(jié)合，充分地利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)對事業(yè)單位的檔案采取數(shù)字化和科學(xué)化的管理方式，從而使得事業(yè)單位的檔案管理工作變得日益趨向規(guī)范化和合理化，為事業(yè)單位組織建設(shè)等工作提供支撐力量和質(zhì)量保障，進而達到使事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)，一步步趨于深入化和全面化以及現(xiàn)代化的目的，進一步地保護事業(yè)單位的檔案以及事業(yè)單位的信息資源，發(fā)揮出使事業(yè)單位檔案工作在服務(wù)方面以及管理方面的潛在功能得到更好的發(fā)揮。以上文章通過對我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀進行分析并對其作出相應(yīng)的建議，充分說明了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對于事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)有著重要的積極作用。

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