導語：如何才能寫好一篇檔案整理案例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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目前，照片檔案的收集和征集工作已引起重視，對收集和征集的照片如何按規(guī)范進行整理，這是檔案業(yè)務建設中的一項新工作。本人擬依據(jù)國家標準《照片檔案管理規(guī)范》和《浙江省照片檔案管理規(guī)范實施細則》，結合實際，談談照片檔案的征集和整理。

一、照片檔案的征集

檔案室接收照片是依據(jù)《檔案館工作通則》的規(guī)定，在接收其他載體形態(tài)檔案的同時接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內(nèi)容上應該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應隨時收集和征集反映本單位特色的和具有保存價值的照片檔案。

1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求

征集照片檔案，一是向社會各方面征集，如向相關的本系統(tǒng)的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結合的辦法。另外，檔案室還可根據(jù)需要與有關單位合作補拍或翻拍一些有價值的照片。

檔案室在征集照片時，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準確，對于無法確定照片內(nèi)容的要進行考證。

2.照片檔案的征集范圍

確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時，應根據(jù)豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認為，檔案室征集照片大致有以下幾個方面：

參加黨代會、人代會、工代會、團代會、婦代會和其他重要會議的本單位代表主要照片；

國家局、省、地領導來處視察工作的照片；

領導參加外事活動的照片；

歷屆主要領導、先進生產(chǎn)（工作）者的照片；

本單位各項獎勵證書、獎品的照片；

本單位各項獲得各種榮譽的照片；

引進先進設備和技術的照片；

開展重大活動形式的照片；

反映本系統(tǒng)、本單位建設有一定特色的照片；

本單位發(fā)生的重大事故、自然災害的照片。

3.照片檔案的鑒定

照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。

客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當時的人物和事物如實的再現(xiàn)出來，而且能把當時的環(huán)境、氣氛烘托出來，給人以真實的感覺。照片一經(jīng)形成，具有其獨立的形態(tài)，真實地記錄下客觀外界的反映。照片的價值，首先取決于照片的客觀性、真實性。

直觀性：照片檔案能生動形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現(xiàn)的感覺。照片既可以反映處容處貌、機械設備，又能再現(xiàn)其經(jīng)營生產(chǎn)狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。

再生性：照片檔案的真實性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據(jù)利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價值。

鑒于照片檔案有上述特點，因此，對照片檔案鑒定應與其他載體檔案的鑒定有所區(qū)別，凡屬反映一定歷史時期各職能管理活動的照片，都是人們活動的歷史記錄，它們都有一定的價值，應作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內(nèi)容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對挑剩的照片，也應適當保留，不好輕易銷毀，因為憑移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質量，有些剔出的照片可能還會被利用，這在我們實際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時期的某些職能活動。對這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。

總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價值、實際使用價值考慮，還應作全面的權衡考慮。

二、照片檔案的整理

照片檔案的整理是科學地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯(lián)系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統(tǒng)、規(guī)范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個人，具有來源廣泛的特點；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強的特點。根據(jù)上述特點，檔案室在整理照片檔案時，首先要對照片檔案的歸屬進行分類、組卷，然后編目。

1.照片檔案的分類、組卷

檔案室照片分類采用一個全宗內(nèi)按年代—問題進行分類的方法。分類應保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎上按時間的順序將照片用切角或插袋的方式固定在芯頁上，然后加注文字說明。文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一組照片，應在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對總說明中已說過的內(nèi)容，分說明則不在重復，只要說清楚該張照片的主要內(nèi)容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號。分說明在照片號前應注“*”號，單張照片的說明在照片正下方或左右側書寫，其他與總說明同。

照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內(nèi)照片數(shù)量太少時，可把幾個年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區(qū)分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號，統(tǒng)計照片檔案案卷數(shù)量時以軟卷為單位進行并注明照片數(shù)量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應概括卷內(nèi)全部照片的基本主題。

2.照片檔案的編號和文字說明的編寫

（1）照片編號。同一類的卷內(nèi)照片按事件發(fā)生的時間先后順序排放，然后對每張照片編寫卷內(nèi)序號，照片號也就是案卷內(nèi)照片的順序號，一個案卷一個流水號。

（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當重要的地位，它是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關，文字說明包括照片事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字說明既要揭示出每張照片的內(nèi)容，又要簡潔、明了，不宜過長，避免啰嗦重復。

“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯(lián)系的照片，開頭一張應編寫總說明，再對編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡要的分說明?？傉f明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。

3.照片檔案檔號的編制

照片檔案檔號的編制以全宗號———目錄號———案卷號———張?zhí)柕姆绞竭M行，根據(jù)十大問題類來編制目錄號。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對集中的分類方法，可迅速、及時地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號的重復或留有空號，發(fā)生漏號等現(xiàn)象。

4.底片的分類和編號

底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號是十分重要的。

（1）底片的分類

按底片的極性分成負片和反轉片兩種。

負片是經(jīng)曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實物相反，用來印制正片。

反轉片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉片不可復制，用它可直接進行照片制版，反轉片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。

在每一全宗內(nèi)，由于負片和反轉片兩者極性相反，要按不同要求單獨整理和存放。

（2）底片的編號

底片分類后，要對各類底片進行編號。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號，其格式為全宗號——底片號。

底片編號應用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應標明底片號。復制底片應在左上角標注“F”字樣。按底片號順序將底片插入底片冊。底片案卷編號在全宗內(nèi)編制案卷號并注明卷內(nèi)底片的起止號。

反轉片與照片一同分類編號，分別保管。

照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。

5.對剔出照片、底片的處理

對整理后刪選下來的照片和底片，另外加以保存，以備選用。照片可裝入相冊或盒子里存放，底片裝入底片冊保存。這些照片、底片，也要分類編號，和組成案卷的照片檔案分類編號一樣。這樣做，是為了萬一利用這些照片、底片時方便查找，及時提供給利用者。

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1 電子檔案與紙質檔案整合管理的觀點

不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進行統(tǒng)一的組合，維護檔案之間的相關聯(lián)系，便于使用。

2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術建立一個網(wǎng)絡的信息辦公平臺?，F(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現(xiàn)對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革

加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監(jiān)控，就必須具備良好的計算機知識?，F(xiàn)在不少單位的計算機技術人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計算機技術，這就要求檔案工作者加強學習，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設備和技術，做到會操作、會管理、會使用，切實擔負起電子檔案管理的工作職責，做好開放教育電子檔案的管理工作。

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根據(jù)省委組織部有關文件精神，經(jīng)市委同意，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨委書記、鄉(xiāng)鎮(zhèn)長（街辦主任）實行備案管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)換屆時，任免前報市委組織部備案，平時個別調(diào)整實行任免后備案。

一、任免前備案管理的程序

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）領導班子換屆任免前備案一般按下列程序辦理：

1、縣市區(qū)委按照規(guī)定的程序，經(jīng)過民主推薦、組織考察、書記辦公會醞釀、常委會研究后，對擬任或推薦任鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政正職人選與換屆領導班子調(diào)整方案一并報市委組織部備案。

2、市委組織部召開部長辦公會，對備案任免事項進行審核，提出審核意見，以書面形式予以回復。

3、縣市區(qū)委常委會及全委會議審議表決。

4、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨代會或人代會選舉后，將選舉結果書面報市委組織部。

二、任免后備案管理的程序

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨政正職個別調(diào)整時，縣市區(qū)委按規(guī)定程序，在辦理任免手續(xù)或履行法律程序后，將任免文件及相關干部任免材料書面報市委組織部備案。

三、備案審核的主要內(nèi)容

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨政正職任免備案審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

1、班子職數(shù)和結構。包括班子職數(shù)、年齡、性別、學歷、專業(yè)結構等是否符合有關要求。

2、任職條件和資格。審核擬任或推薦人選的任職條件和資格，破格提拔的是否符合有關規(guī)定。

3、任免程序。審核干部任免程序是否符合有關規(guī)定。

經(jīng)審核，對不符合規(guī)定和要求的任免事項予以糾正。

四、任免備案材料

任免備案采取書面形式，備案材料按一式六份報送。

任免前備案材料包括：備案請示、縣市區(qū)黨委常委會議紀要、干部任免審批表、民主推薦測評情況、群眾反映問題的調(diào)查核實材料、需要說明的學歷材料以及其他有關材料。

備案請示標題為《關于××縣市區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政領導班子換屆人事安排方案的備案請示》。內(nèi)容包括：換屆人事安排方案的指導思想和原則、換屆方案形成情況、黨政正職調(diào)整方案，原任職人員不再繼續(xù)提名的應說明原因和安排意向，同時，附黨政正職任免名冊。

備案請示以縣市區(qū)委文件報送。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）換屆時，事前備案材料應在黨代會、人代會召開前一個月內(nèi)報送；個別調(diào)整事后備案材料，應在辦理任免手續(xù)或履行法律程序后一個星期內(nèi)報送。

五、有關要求

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關鍵詞：社會救濟，檔案，整理

 

社會救濟工作是以利他主義價值觀為指導，以科學的知識為基礎，運用科學的方法助人的服務活動，具有極強的社會性和實務性，所以，一系列助人服務的檔案也應該運用科學的方法進行整理?？萍颊撐摹Ｉ鐣葷ぷ鳈n案的整理首先要對社會救濟工作進行分類，然后按照具體步驟對每一類社會救濟服務中的每一具體個案進行整理歸檔。

1.按照社會或個人問題的成因進行分類整理

可按自然災害、突發(fā)事件、社會環(huán)境、家庭變化等進行整理。A、特大自然災害的發(fā)生，例如汶川地震，突然間，數(shù)萬人失去了生命，數(shù)萬家庭失去了親人，財產(chǎn)嚴重受損。受災人員在巨大在壓力下會現(xiàn)絕望、焦慮等感受，全國上下，同心同德，眾志成城，抗震救災，同時國家派出了大批的心理專家深入重災區(qū)，開展心理干預和疏導，大部分災民心理基本穩(wěn)定，逐漸走出大地震的陰霾，鼓起了生存的勇氣，廣大災民大力開展自救運動，生產(chǎn)生活秩序基本走向正?；、突發(fā)事件的發(fā)生，例如車禍，意外的車禍可能導致某人肢體截癱，原有的美滿家庭生活和人生軌跡可能因此而改變。專業(yè)的社會工作者對他所做的輔導包括探討車禍帶來的問題和挑戰(zhàn)，使其鼓起生活的勇氣，同自己和妻子、孩子進行溝通，幫助他聯(lián)系安排家庭中環(huán)境的改造，向他介紹社區(qū)康復資源和國家有關殘疾人就業(yè)政策等一系列工作，所有這些工作過程都要歸檔整理。C、社會環(huán)境的改變，例如企業(yè)破產(chǎn)造成員工失業(yè)，社會工作者要對因此而求助者進行心理安慰、聯(lián)系民政部門提供基本的生活保障、對其進行職業(yè)培訓輔導、積極聯(lián)系就業(yè)單位等，所有這一系列的工作都要按程序整理歸檔。D、家庭變化，由于方方面面的原因，傳統(tǒng)家庭也在發(fā)生著變化，包括丈夫和妻子都在外面工作的雙親健全家庭、單親家庭（因為離婚或非婚生子女家庭）以及幾個孩子的相互之間沒有親緣關系的成年男女組成的一種混合性家庭。這些家庭很容易引起成員的心理問題或障礙，社會工作者對此所進行的心理調(diào)試工作是主要的，因此，對進行心理調(diào)試和疏導的每一個過程和細節(jié)都要仔細記錄下來，以分析個人變化和干預的結果。由于社會問題的復雜性，以上分類只是將問題簡單化而言的?？萍颊撐?。

2.按人群進行分類整理歸檔

可按兒童、青少年、老年人、婦女、殘疾人等類型劃分整理。A、兒童期作為人的生命中一個特殊階段，具有區(qū)別于其他人的特殊性，這種特殊性是多方面的、復雜的，同時也是多角度的。兒童社會問題主要是環(huán)境對兒童的傷害和兒童發(fā)展障礙兩個方面，由于兒童的特殊性，在實際工作中，有大量的案例需要有專門技巧的兒童社會工作者去服務。在對其服務過程中所使用的談話、調(diào)查、資料收集與研究、溝通等技巧，使用的心理輔導、角色轉換等理論和方法都要按程序記錄歸案。B、青少年期是一個充滿變化的時期，青少年社會問題主要是心理和情緒問題、網(wǎng)絡成癮問題、青少年犯罪問題、失學失業(yè)問題等，青少年社會工作必須充分尊重青少年的特點，從人與環(huán)境互動的視角多層面的開展工作，最終促進青少年健康發(fā)展。由于青少年是一個充滿活力的群體，一般按照系統(tǒng)的理論進行處理青少年社會問題，多個系統(tǒng)協(xié)同運作，是青少年社會工作者經(jīng)常運用的策略。因此在整理服務檔案時要對青少年社會工作者系統(tǒng)、青少年服務對象系統(tǒng)、青少年服務目標系統(tǒng)、青少年服務行動系統(tǒng)四個系統(tǒng)中所有工作內(nèi)容和程序都記錄在案，以保證服務工作檔案的完整性。C、老年人又是人生的特殊階段，主要涉及身體健康、經(jīng)濟、情緒、代際關系、配偶關系、社會支持網(wǎng)絡等問題，維護健康是老年人最為關注和渴望滿足的需要，另外老年人由于職業(yè)生涯的結束，社會交往圈子的大大縮小，老年人晚年生活往往與孤獨、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不榮忽視。因此對于每一個老年人社會服務個案的記錄要以健康保障服務、生活照料服務、精神慰藉服務等為重點，對其中的每個環(huán)節(jié)都認真記錄歸檔。D、我國是世界上人口最多的發(fā)展是國家，女性約占13億總人中的一半，在社會發(fā)展中起著重要的作用?？萍颊撐?。由于歷史原因，婦女還處于相對弱勢的社會地位，有著特殊的需要和問題，需要社會給予特殊的幫助。目前針對婦女服務的個案問題主要是特殊困難女性的求助，重點是為失業(yè)女工提供的服務、為單親母親提供的服務、為家庭暴力中被虐婦女提供的服務及為進城打工妹提供的服務等。對于以上種種個案要將求助婦女面臨的問題或困惑、問題的排序、優(yōu)先解決的問題、問題的成因、用什么方法解決問題、解決問題過程中的細節(jié)問題進行整理，寫出詳細的結案記錄并歸檔。E、殘疾人由于心理、生理、人體結構功能喪失而無法從事正常人的工作，如何使他們跨越人生障礙使自己的潛能得到發(fā)揮是專業(yè)社會工作者以特定的價值觀去服務所做的重點，在整理這類個案案卷時注意對殘疾人的康復服務和基本生活服務為重點進行整理歸類。

3.按社會或個人問題的性質分類整理

可按經(jīng)濟困難問題和精神問題進行分類整理。A、經(jīng)濟困難問題，自然災害發(fā)生引起的經(jīng)濟困難、企業(yè)破產(chǎn)職工失業(yè)使職工生活陷入困境、意外的事故造成身體殘疾而失去勞動能力引起的經(jīng)濟困難等都可以列為經(jīng)濟困難問題，然后對每個個案進行整理歸檔，這樣將如何解決經(jīng)濟困難問題的具體方法提煉出來以備總結使用。B、精神問題，精神問題往往產(chǎn)生于重大疾病纏身、不堪生活工作的壓力、特大自然災害或突發(fā)事件的出現(xiàn)而無所適從等。精神問題的服務往往涉及到對服務對象的心理社會評估和介入問題，專業(yè)性較強，需要對心理評估所采取的專業(yè)方法、評估的過程及結果特別整理歸案，以便總結經(jīng)驗，提高專業(yè)工作水平。

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關鍵詞：檔案管理；收集整理；

有很多方法可以提高檔案收集管理工作的水平，但是就我國目前的現(xiàn)狀來說，加大宣傳，提高檔案管理人員的意識尤為重要，因為沒有意識，難以付諸行動。另外，檔案管理部門應該充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡技術，建設網(wǎng)絡管理體系，落實責任，并且要求各個部門加以配合等。

一、檔案收集整理的意義

做好檔案工作的方法有很多種，但是做好檔案整理收集工作無疑是最為重要的方法。如不做好整理工作，檔案后期管理將會出現(xiàn)很多問題。從中就可以預見到檔案收集整理工作的確十分重要。除了之外，檔案收集整理的意義還體現(xiàn)在如下方面：

首先，檔案收集整理工作有利于挖掘出有價值的檔案信息。很多檔案信息的價值都是在前期整理工作中發(fā)現(xiàn)的，針對這樣的檔案信息，整理工作人員會進行重點的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用；其次，收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要；最后，收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應該就是收集整理，因為收集整理過程中，就可以對檔案進行分類、記錄各個檔案的關鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的對策

檔案收集整理的確是做好檔案管理工作的前提保障，這主要是因為檔案管理的前期工作就是檔案收集整理，如果前期工作未能打好基礎，必然會影響后期工作，基于此，提高檔案收集整理水平顯得格外重要。筆者認為可以通過如下方式：

1、樹立檔案收集整理意識

現(xiàn)階段，仍然有很多管理人員意識不到檔案收集整理的重要性，在這些人口看來，收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內(nèi)容，因為沒有必要投入過多的精力，因此很多時候，檔案收集整理制度完全沒有發(fā)揮作用，形同虛設，這是我國檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于檔案收集整理工作不到位，使得很多有價值的檔案信息資源流失，給我國的檔案管理事業(yè)造成了非常大的損失，為此，檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識作為重點，大力宣傳檔案法規(guī)以及相應的檔案收集整理知識，尤其是檔案管理職工，必須對檔案收集整理知識有著充分的了解。這樣才能夠真正的實現(xiàn)檔案收集整理的規(guī)范化。

2、完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡

各個檔案管理部門應該結合自身的檔案管理體系，按照現(xiàn)有的組織結構設置情況來進行檔案收集整理體系的構建，而在構建該體系的過程中，應該重點的突出網(wǎng)絡，因為網(wǎng)絡時代下，對檔案收集整理工作提出更多的要求，而網(wǎng)絡管理方式完全能夠符合該要求。網(wǎng)絡檔案收集整理體系需要保證從上到下每個環(huán)節(jié)都能夠有人負責，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時間；制定電網(wǎng)建設項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責任落實等制度。

4、積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案員應根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5、提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術提供遠程服務，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務。

6、制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準

當前科學理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動中外，還應當關注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+ 庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度。

三、結語

綜上所述，可知管理好檔案的方法不止一種，收集整理是必須要應用的到一種方法，因為作為基礎性工作，檔案資源只有通過前期的收集整理才能夠歸檔，否則將會形成零散的信息，構不成完成的檔案。檔案管理工作的主要來源可以說就是檔案收集工作，檔案收集整理工作水平的高低直接關系到檔案機構在人們心目中的形象。也正是因為如此，很多檔案管理部門都開始重視檔案收集整理工作，并且不斷的研發(fā)新型的收集整理方式，這對我國檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。

參考文獻：

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[關鍵詞]檢測機構；檔案管理；計量認證；關系

計量認證是根據(jù)《中華人民共和國計量法》(1985年9月)實施的對檢測機構質量管理和技術能力考核的一種活動。計量認證在我國開展二十余年，對規(guī)范檢測機構行為，整頓檢測秩序，提高檢測工作質量發(fā)揮了積極作用。南寧市疾病預防控制中心作為檢測機構，于1996年通過廣西壯族自治區(qū)技術監(jiān)督局計量認證評審，并在多次評審復審考核中逐步建立了一套較為完整的質量管理體系。隨著這項工作的深入開展，檔案管理工作被推向了質量管理體系運行和認證的前沿，檔案管理已成為質量管理體系認證的重要組成部分。同時計量認證工作進一步推動檢測機構的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個新的水平。筆者就檔案管理工作與計量認證之間的關系，結合質量管理體系認證活動的實踐，談幾點認識。

一、計量認證的內(nèi)涵

質量的概念最先來源于工業(yè)生產(chǎn)，其定義是：產(chǎn)品達到或超過其價值所具備的品質。每一種產(chǎn)品必須具備相應的使用價值，因而質量的主題是永恒的。作為檢測機構的疾病預防控制中心，檢驗結果就是它的產(chǎn)品，同樣涉及到質量問題。質量體系認證強調(diào)影響產(chǎn)品質量的過程控制，在整個實驗室檢驗的過程中，如何避免可變因素對檢測結果的影響，保證結果的準確、可靠和可重復性，是質量控制的主要目標。隨著人們對質量的認識不斷深入，實驗室質量控制已不僅僅限于對實驗過程的監(jiān)測，還包括人員培訓、正確地采集和運送樣本、正確選擇質控物和確定質量控制標準以及實驗質量控制的綜合評價和管理等。

計量認證就是對向社會提供公證數(shù)據(jù)的各種技術機構的計量檢定、測試能力、可靠性和公正性，由政府計量行政部門所進行的考核和證明。計量認證合格的檢測機構為社會提供的監(jiān)測數(shù)據(jù)，作為公證數(shù)據(jù)具有法律效力。

計量認證的主要工作，就是由各級計量、質量管理職能機構如省計量局、省技術監(jiān)督局等部門組織有關專家、學者按照相應的國家標準要求對檢測機構的實驗室管理、質量控制保證、檔案管理等質量情況進行全面的檢查、評估是否符合標準的要求，并決定是否頒發(fā)計量認證合格證書。因此計量認證工作是對疾病預防控制機構檢測工作質量的檢驗，促進質量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達到標準化、規(guī)范化。

二、檔案管理工作在計量認證活動中的作用

檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在疾病監(jiān)測、檢驗工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規(guī)范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規(guī)范化管理的基礎資料，也是日常工作及計量認證評審的重要憑據(jù)。在計量認證過程中檔案工作發(fā)揮了不可忽視的基礎作用，一方面為計量認證單位提供原始資料和法律依據(jù)，另一方面它是質量管理體系重要內(nèi)容之一，為獲得計量認證提供前提條件和必要保證。

(一)檔案管理為通過計量認證提供重要的基礎依據(jù)

在計量認證工作中最重要的一項原則就是以數(shù)據(jù)為依據(jù)。檢測機構的各類檔案是在檢測和管理中形成的各種技術人員狀況、監(jiān)測數(shù)據(jù)、設備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實驗室的原始記錄、設備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實性和質量保證的有序性，而這恰恰是計量認證過程中最需要的，是檢測機構質量體系有效運行的歷史見證，為計量認證提供了重要的資料信息和有關文件并整理出能夠證實質量體系合格的完整信息系統(tǒng)。因而檔案是計量認證工作的基礎，檔案工作質量的好壞，體現(xiàn)了質量體系運行的水平，直接影響著質量管理體系的認證。

(二)檔案管理是質量體系有效運行的重要保證

檔案管理工作是質量體系中的重要環(huán)節(jié)，在質量體系認證中發(fā)揮著參與、監(jiān)督、指導、促進等重要作用。質量體系要求檢測機構為實現(xiàn)質量方針和質量目標，將所有影響質量的要素都采取有效措施管理和控制起來。質量體系文件《質量手冊》《程序文件》中對每一過程、每一質量等要素都進行了相應的規(guī)定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責任主體來保證其在系統(tǒng)中運轉的質量。一方面，檔案管理部門通過科學管理，能夠及時、全面地為需求者提供準確、完整、系統(tǒng)的技術文件、質量記錄、標準等文件資料；另一方面，通過文件和資料的發(fā)放與回收來控制質量體系運行中的文件資料的完整性，保證質量認證及其他活動能夠使用相關文件的有效版本。

(三)檔案管理是質量體系運行的基礎性工作

質量認證的顯著特征之一是質量體系文件化。檔案信息是編寫檢測機構自身質量體系文件的證據(jù)。檢測機構制定的質量手冊、質量計劃和程序性文件、技術標準、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、質量表格式樣、檢測程序卡等都來源于檔案。認證過程中檔案部門提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關的質量體系文件如《文件控制程序》《記錄(檔案)管理程序》的編制、修改過程，對文件資料的形成、分類、編號、保管等方面作了詳細的分析。因此，檔案管理是質量體系運行的基礎性工作。

(四)檔案在質量體系認證中起著直接憑證作用

檔案既是質量體系運行的真實記錄，也是保證質量體系是否符合規(guī)定的依據(jù)，妥善保管和利用好檔案，可以對監(jiān)控產(chǎn)品質量和清查發(fā)生質量問題的責任原因起直接憑證作用，是質量體系評審機構現(xiàn)場審核的主要客觀憑據(jù)。作為質量管理體系文件化直接產(chǎn)物的質量管理檔案，記載了認證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，一方面充分利用這些檔案，加強全面質量管理，提高工作和服務質量。另一方面，它是在實施質量管理體系標準內(nèi)審、外審和質量管理評審時主要起原始憑證作用。顯而易見，檔案是質量體系認證過程中的具體反映，在質量管理體系認證中起著直接憑證和科學依據(jù)作用，作為今后質量管理體系持續(xù)改進的依據(jù)和史料。

(五)檔案管理有助于不斷完善質量體系，確保質量體系發(fā)揮實際效能

任何一個質量體系的建立和實施都不可能一蹴而就，必然是一個逐步完善、提高的過程，需要經(jīng)過實踐的檢驗，發(fā)現(xiàn)問題并加以修正，逐步達到預期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著成果，而且記載著經(jīng)驗教訓。尤其是作為質量職能活動可追溯證明的質量記錄，包含著與質量體系運行和產(chǎn)品質量有關的所有記錄，從中可發(fā)現(xiàn)問題，尋找質量管理的薄弱環(huán)節(jié)，為采取糾正方法及預防措施提供證明和依據(jù)，促使改善質量體系，提高產(chǎn)品質量，發(fā)揮質量體系的實際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發(fā)放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內(nèi)容是否規(guī)范完整時，以及同有關部門的業(yè)務往來中，往往會發(fā)現(xiàn)許多設計、程序、標準等錯誤或有關部門反映的問題。這些質量與管理信息的反饋，有利于及時糾正質量體系運行中的錯誤，不斷完善質量體系，提高疾控機構管理水平。

三、計量認證推動了檔案管理的進步

質量管理、計量認證的過程是加強檔案工作、積累檔案財富的過程。有效的質量體系是檔案管理工作水平提高的推動力。

(一)質量體系認證對檔案管理的要求

《文件控制程序》針對文件進行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對文件和資料的批準、、保存以及更改都作了明確的規(guī)定，即：文件和資料前，由授權人批準，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時，要進行評審，進行標識，并得到再次批準、，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場所及時撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時，加蓋“作廢”印章，對應保留的作廢文件和更改的文件都應進行標識。同時規(guī)定管理體系文件和經(jīng)確認的技術文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標記受控編號，發(fā)放時作發(fā)放記錄。通過此程序的控制知道文件的來龍去脈，一改以往現(xiàn)場使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質量奠定了基礎。

記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案?！队涗?檔案)管理程序》規(guī)范了記錄的內(nèi)容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專兼職檔案員要對記錄進行分類、編目。按規(guī)定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對破損或變質的檔案，要及時修補和復制。這些要求與《科學技術檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質量。

(二)通過計量認證，進一步完善檔案管理網(wǎng)絡

各類檢測機構要對業(yè)務檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質量體系文件中進一步明確了各科室檔案管理的職責。為加強質量管理中的檔案工作，由質量管理科負責收集、整理在質量體系運行中所形成的文件資料，及時歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導、監(jiān)督職責。建立起一個領導親自“抓”、各科室認真“管”、檔案部門負責“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網(wǎng)絡，使文件程序化、制度規(guī)范化。檔案部門把檔案工作與質量管理各項工作相聯(lián)系，做到同時發(fā)動、同時布置、同時檢查，大大促進了檔案工作的順利開展。

(三)計量認證為檔案管理積累財富

質量體系認證從質量管理的角度要求各個部門環(huán)節(jié)應留下痕跡，要有質量記錄并對其進行保存和歸檔。因此說，計量認證的過程，也是形成檔案、積累檔案和加強檔案工作的過程。嚴格的質量管理。規(guī)范了檢測機構的檔案工作，為積累檔案財富提供了保證。在貫標過程中，組織人員編寫《質量手冊》，并以此為依據(jù)，進而編寫程序文件、作業(yè)指導書、質量記錄。通過編制這些文件，規(guī)范了質量管理的各項活動，同時也規(guī)范了檔案形成的流程，使有考查利用價值的文件、記錄、表格等能夠完整、準確地保存下來。

(四)利用質量體系認證的契機，進一步優(yōu)化檔案管理

計量認證工作給檔案管理增添了新內(nèi)容、新活力，為檔案部門做好檔案工作創(chuàng)造了有利的條件，檔案部門應抓住有利時機，健全檔案管理機制，加強檔案的計算機網(wǎng)絡管理，加快文件資料和質量記錄的傳遞，實現(xiàn)資源共享，進一步提高檔案檢索的效率和準確性，推動檔案工作的發(fā)展。

(五)通過計量認證，檔案管理人員的素質得到進一步提高

在質量管理工作中，檔案工作被推向計量認證活動的最前列，檔案管理人員成了質量體系認證中文件資料的控制者和質量記錄的管理者，不僅自身要嚴格按照程序做好工作，而且還應指導和協(xié)助檢測人員做好文件資料和質量記錄的分類、整理、歸檔等工作，同時對文件信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和有效性進行初步檢查。檔案管理人員置身于質量管理體系中，按照檔案管理工作和質量控制的要求，建立能夠與質量管理體系相適應的工作模式。擺脫了傳統(tǒng)的工作模式，為自身能力及綜合素質的提高產(chǎn)生了重大的作用。

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檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發(fā)展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發(fā)利用，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實現(xiàn)檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

三、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實踐和社會實踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發(fā)霉而紙張變質、字跡模糊現(xiàn)象；二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數(shù)量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環(huán)節(jié)作業(yè)的性質上，又可概括為系統(tǒng)化和編目兩大部分。檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統(tǒng)化是編目的基礎，編目是系統(tǒng)化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

（三）提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

（四）認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務熟練程度、責任心的大小，從而調(diào)動廣大檔案工作者的工作積極性。

（五）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進行科學分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

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檔案管理人員的綜合素質急需提升。公路路政檔案管理工作具有很強的專業(yè)性、規(guī)范性、獨立性以及保存性，是一項工作量較大并且十分復雜的系統(tǒng)工作，因此，從事這項工作的人也必須具備較強的綜合素質，應具備很好的事業(yè)心和責任心，應十分熟悉路政方面的相關人物，同時也要會寫文字、懂管理，應熟悉各類報表、臺帳以及檔案文件，更要做好各類文字材料的撰寫工作，同時還要具備較強的協(xié)調(diào)溝通的能力。在對路政檔案進行管理的過程中，如果認識上存在差異或是管理上存在問題，那么公路路政的內(nèi)業(yè)工作和外業(yè)工作就無法有效的銜接，外業(yè)數(shù)據(jù)就更不可能及時、準確的反饋給檔案管理人員，也就導致了誤報和漏報問題的發(fā)生。無法及時的搜集到第一手資料，就無法保證各類數(shù)據(jù)的真實性和準確性，領導就無法正確的制定決策，既限制路政管理工作的快速發(fā)展，同時也造成了大量的人力、無力、財力的浪費。

2公路路政檔案管理工作的改善對策

2.1建立完善的檔案管理工作的運行機制

要想真正的做好公路路政檔案管理工作，首先上層的領導就應充分的認識到路政檔案的重要作用，充分的保證路政檔案管理人員的作用和地位，協(xié)調(diào)好內(nèi)外部的關系，保證大家在對待路政檔案時是團結一心的，從而促進路政管理工作的快速發(fā)展。路政部門對檔案管理工作應定期的進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時應應及時的制定解決對策，合理的解決這些問題，同時還應將檔案管理工作納入到常規(guī)的工作中來，認識到路政檔案管理工作的重要性，路政檔案工作應與路政工作一起共同組織、部署和考核，從而真正的實現(xiàn)路政檔案管理的標準化和規(guī)范化。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質

在管理路政檔案的過程中，檔案管理人員的作用無疑是不可替代的，而檔案管理人員的素質高低對路政整體工作的推進情況將會產(chǎn)生決定性的影響，所以，我們應進一步的提升檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務水平。定期的對路政檔案管理人員進行培訓和教育工作，而檔案管理人員自身也應不斷學習，準確的掌握公路路政相關的法律法規(guī)和規(guī)范制度，同時也要具備較高的實踐操作水平，熟悉計算機技術和網(wǎng)絡技術，不斷完善自身的業(yè)務水平和知識結構，從而與快速發(fā)展的檔案管理事業(yè)的需求相適應。

2.3明確檔案管理工作的具體職責

路政檔案具有周期長短不同、文件材料種類繁多以及涉及的內(nèi)容復雜并且專業(yè)廣等特點，因此，要想真正的保證我們所收集到的文件材料的完整性和真實性也是有很大的難度的，這就要求了我們應高度的重視路政檔案管理工作，開展各類管理活動時應始終遵循《中華人民共和國檔案法》中的各項規(guī)定，認證研究相關的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定出適合本單位的檔案管理制度，同時建立相應的檔案查閱和借閱、檔案材料歸檔立卷以及檔案材料銷毀鑒定等制度，對路政檔案科學的進行管理和建檔，明確每一名檔案管理人員的工作職責，根據(jù)檔案管理的制度做好資料文件的收集和歸檔工作，并對其進行妥善的保存和歸檔，從而保證路政檔案管理工作是有跡可循、有章可依的。

2.4推進公路路政檔案管理工作的自動化建設

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【關鍵詞】稽征車輛；車輛檔案；管理

車輛檔案是每一部車輛在稽征部門的戶口本，是稽征人員能夠及時掌握和了解車戶情況、車輛動態(tài)，便于在工作中及時進行詢問、提醒、催繳、追繳繳費服務的有效依據(jù)，是稽征行業(yè)檔案中最重要的部分之一。

每位司機朋友首次在稽征部門繳費前都要填寫一份新車入戶申請表，提供車輛和車戶有關詳細資料，這便是我們稽征部門的車輛檔案（簡稱車檔），它由繳費人提供并由稽征人員建立，是車輛的“戶口簿”。建立車輛檔案是車輛繳費服務的第一步，也是稽征部門費源管理的開端，是稽征行業(yè)檔案中最重要的部分之一。

通過查詢車輛檔案，稽征人員能夠及時掌握和了解車戶情況、車輛動態(tài)，便于我們及時進行溝通，改進服務，及時進行詢問、提醒、催繳、追繳等。車輛檔案的建立和管理是稽征部門的一項基礎性工作，但在我們?nèi)粘５墓ぷ鲗嵺`中，有的同志對車檔的重要性還沒有引起足夠重視，誤認為車檔管理僅僅是車輛入籍時建立的檔案資料，只要車子有繳費，其檔案內(nèi)容就無所謂了，所以有些車輛直至報廢、停征時，其車檔也未曾更新過，從而使車檔變成了死檔。一成不變的車檔不但給稽征執(zhí)法帶來很大困難，造成人力、物力的浪費，還會導致費源的流失，甚至引發(fā)訴訟糾紛。因此，車輛入籍時所建立的車檔隨著車輛的運行，需要我們稽征人員不斷地去關注、修正和充實，否則，將無法充分發(fā)揮其在公路征費中的作用。應當說，管好用活車檔，讓它服務于規(guī)費稽征，是我們文明服務、以車為本、和諧稽征的現(xiàn)實體現(xiàn)，意義重大，勢在必行。本人以為，做好稽征車檔工作要注重以下幾個方面內(nèi)容：

一、保證開征申請表初始資料的真實、有效

通常我們在建檔時往往會碰到一些“人”。他們或是車主的朋友或是下屬來為車主辦理入戶，在開征申請表上車戶地址欄多數(shù)填的是車戶身份證上的地址，而這些地址并非都是實際住址；在聯(lián)系人和聯(lián)系電話欄目中經(jīng)常填的不是車主本人姓名或電話，或者僅寫一個手機或一個固定電話，有的甚至一片空白。一旦欠費，憑身份證的地址去催繳，增加稽查成本徒勞無功；打電話不是未留電話就是號碼變更或停機，如泥牛入海。所以建檔時，我們的征費人員要不厭其煩地多向車戶詢問，讓其提供實際居住地和盡可能多的留下聯(lián)系方式保存在檔案中。比如不是車戶本人親自來辦理的，要讓其詳細填寫車戶現(xiàn)住址，除了正常的手機號碼和電話號碼外，還可留下“人”的號碼；如果是車戶親自來的還可請他多留下幾位車主朋友和鄰居的電話，這樣不但可以準確地發(fā)出催繳通知書或通過短信催繳，還可以在當事人無法查找時，通過其朋友或鄰居來轉告。這樣既了解了欠費車輛的去向，同時也降低了待查率?？傊サ恫徽`砍柴工，詳盡的車輛信息對正常的稽查工作具有實質性的幫助。

二、日積月累、加強溝通，及時豐富變更車檔

由于日常經(jīng)濟生活的不斷變化、車輛買賣的頻繁導致車戶、車主住址、聯(lián)系方式不斷變更，因此在車檔建立后我們要注意及時更新資料。加強與車戶的交流是我們?nèi)粘Ｒ豁椫匾ぷ?。比如有的車輛私下買賣或交警部門過戶后不到稽征辦理變更手續(xù)、車輛意外發(fā)生的交通事故等信息，這不但需要稽查人員通過路檢戶查向車戶咨詢，更需要窗口征費人員細心地去咨詢了解，并形成習慣，從而既能不斷地完善征費車檔，也能使稽查工作及時、準確地掌握到第一手資料，還能為因不了解稽征政策而未及時辦理過戶手續(xù)或因交通事故等種種原因而欠費的車戶提供政策咨詢，減少車戶無謂的損失，提高工作效率，樹立稽征良好的社會形象。車檔資料的完善是每個稽征人員應盡的義務，我們每個稽征人員不論在何崗位，都應不分彼此，互通信息。它也是對我們工作責任心和團結協(xié)作精神的檢驗，所以我們必須共同努力使之日益豐富。

三、利用每年一次的年檢審及時更新車檔

每年一次的車輛公路規(guī)費年檢審不僅僅只檢查車輛繳費情況，更要核對車輛的異動內(nèi)容。它包括對車輛主體變更、車輛改裝、車輛使用人變更、技術參數(shù)修改等情況的檢查核對?？梢哉f是對車檔的再次審核，是非常有必要的。在實際工作中有的同志對年檢審的重要性認識不足，工作留于表面形式，沒有抓住年檢審的大好時機認真負責地核對車戶提供的資料，甚至根本沒有要求車戶提供資料，只是按照計算機中原有的資料填寫年檢審表的全部內(nèi)容以應付上級檢查，這樣就與年檢審的初衷背道而馳了。應當說，年檢審的意義非常重大，它是我們當前掌握車輛異動情況的最佳途徑，是要求車戶在車輛情況更改后及時到稽征部門辦理變更的最好時機，是積極發(fā)揮稽征主動權，減少和改變送達難的可行之舉，所以此項工作只能加強而不能削弱。

四、加強橫向聯(lián)系，主動更新車檔

篇10

關鍵詞：依法行政；行政管理；執(zhí)法

計劃經(jīng)濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務指導來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟時期，指令性的業(yè)務指導有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務指導，但都意識到這種類型的業(yè)務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經(jīng)濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。我國實行改革開放已經(jīng)三十多年了，當前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟時期，政府式的行政管理已與當前發(fā)展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟時期的指令性業(yè)務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業(yè)務指導與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有體現(xiàn)這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業(yè)務指導依然占有較為重要的成分。

1.法定的檔案行政管理職能簡釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導與監(jiān)督當?shù)貦C關、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責任?！盵1]，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，認為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內(nèi)部檔案實體，而不能準確定位行政管理的主要職能[2]。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作但卻得不到相關部門的認可。

2.如何才能做好檔案行政管理工作

2.1檔案行政管理必須依法行政

在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規(guī)。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規(guī)[3]，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。

2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則

依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務考核指標中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機構工作進行指導與監(jiān)督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導與監(jiān)督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業(yè)務指導與法規(guī)科，要求業(yè)務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規(guī)處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務標準、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

2.3增加機構，加強內(nèi)部監(jiān)督

要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務標準等，負責監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進行行政監(jiān)督等。檔案管理指導處的主要任務就是執(zhí)行一些非強制性指導命令。

作者:譚暢 單位:吉林司法警官職業(yè)學院

參考文獻：

[1]楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理,2013(01).