導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇訴訟檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

訴訟一詞古已有之?！吨芏Y·秋官·大司寇》稱，“爭(zhēng)罪曰獄，爭(zhēng)財(cái)曰訴”。獄指刑事案件，訟指民事案件。元代《大元通判》第十三篇篇名即為“訴訟”。訴訟作為民間解決糾紛的方式古代已廣泛應(yīng)用，作為國(guó)家的一項(xiàng)重要職能活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。

清代許慎所著《說(shuō)文解字》定義：“訴，告也”：“訟，爭(zhēng)也。”中國(guó)古代漢語(yǔ)對(duì)“訴訟”兩個(gè)方塊字的解析，言簡(jiǎn)意賅，相當(dāng)準(zhǔn)確，其本義沿用至今，并擴(kuò)大演化出許多新含義。在現(xiàn)代漢語(yǔ)中，訴，可作告訴，申訴、訴說(shuō)、控告、進(jìn)讒言、毀謗等多種詮釋；訟，可作訴訟、為人申冤、爭(zhēng)論是非、責(zé)備、公等多種詮釋。訴訟演化出來(lái)的引申意義，已經(jīng)蘊(yùn)含了現(xiàn)代訴訟追求的社會(huì)正義、司法公正、法官居中裁判等司法理念。

現(xiàn)代訴訟有廣義與狹義之分。

廣義訴訟是指由國(guó)家司法機(jī)關(guān)、當(dāng)事人和其他訴訟參與人共同參加，按照法定程序、原則和方式，以國(guó)家法律為依據(jù)，應(yīng)用法律解決具體案件和糾紛的全部活動(dòng)。

狹義訴訟是指一方提出告訴、申訴、控告和主張，另一方提出爭(zhēng)辯的事實(shí)、理由和主張，法官居中裁判，解決雙方當(dāng)事人訴訟的審判活動(dòng)。簡(jiǎn)言之，狹義訴訟是法院依法解決各種訴訟案件的專門(mén)審判活動(dòng)。

根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，以及訴訟所要解決的實(shí)體問(wèn)題的不同和訴訟形式的差異，訴訟一般分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟三種。

刑事訴訟是指由公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)偵查、審查起訴和提起公訴，再由人民法院審判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事責(zé)任案件的司法活動(dòng)。規(guī)范刑事訴訟活動(dòng)的程序法是《刑事訴訟法》及相關(guān)司法解釋，對(duì)被告定罪量刑的實(shí)體法是《刑法》及相關(guān)法律、法規(guī)和司法解釋。

民事訴訟是指司法機(jī)關(guān)為解決平等主體的公民、法人及其他組織之間就財(cái)產(chǎn)權(quán)利、人身權(quán)利等方面爭(zhēng)議和糾紛而進(jìn)行的訴訟活動(dòng)。規(guī)范民事訴訟的程序法是《民事訴訟法》及相關(guān)司法解釋。為解決民事訴訟糾紛而適用的實(shí)體法是民法、商法、婚姻法、繼承法等法律、法規(guī)及相關(guān)司法解釋。

行政訴訟是指公民、法人或其它組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)及其工作人員的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益而向人民法院提起的訴訟。規(guī)范行政訴訟的程序法是《行政訴訟法》，為解決行政訴訟而適用的實(shí)體法是行政法方面的法律、法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例、單行條例，并可參照行政規(guī)章。

除上述三大訴訟法所規(guī)范的三種訴訟外，公民、法人或其他組織，還有許多不同類型的紛爭(zhēng)需要解決，但法院通常遵循不告不理原則，不會(huì)主動(dòng)去尋找訴訟糾紛來(lái)進(jìn)行審判。國(guó)家和社會(huì)一般是通過(guò)法律法規(guī)調(diào)整社會(huì)關(guān)系，用行政手段解決矛盾，以民間調(diào)解、仲裁等方式處理糾紛。這些都不是我國(guó)三大訴訟法界定的訴訟，也不是本文所論述的訴訟檔案的范疇。

二、檔案的定義

檔的本義為橫木框格；案的本義為長(zhǎng)方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國(guó)方塊字強(qiáng)大的生命力。

檔案一詞，在我國(guó)歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡(jiǎn)的象形字。我們至今仍將檔案、圖書(shū)以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書(shū)?！爸沃小奔凑戆妇恚彩且粋€(gè)官位的職稱，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫(xiě)史的象形字。秦漢時(shí)代稱檔案為“卷”，卷是簡(jiǎn)牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來(lái)保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫(huà)以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書(shū)寫(xiě)文件，稱為“伏案”寫(xiě)作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書(shū)”等等。

檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿人入關(guān)前，用木片作文字書(shū)寫(xiě)材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權(quán)，建立大清帝國(guó)后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書(shū)寫(xiě)文件，但仍習(xí)慣稱“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來(lái)的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。

到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國(guó)有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長(zhǎng)期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。

1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：

“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書(shū)”。

1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：

“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的各種文書(shū)材料。”

1980年上海辭書(shū)出版社出版的《辭?！繁硎鰹椋?/p>

“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保管起來(lái)的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書(shū)?！?/p>

1985年國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：

檔案是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”

1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條表述為：

“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”

1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：

“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：

檔案是原始的歷史記錄?！?/p>

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》對(duì)檔案定義的表述是：

“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：

“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息?！?/p>

以上幾種，是常見(jiàn)的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見(jiàn)。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來(lái)源和形成的原因，是人類在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書(shū)、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。

三、訴訟檔案定義

訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。

建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：

“訴訟檔案是由訴訟文書(shū)轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過(guò)程中所形成的文書(shū)材料，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來(lái)，就是訴訟檔案”。

-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國(guó)檔案出版社，1996年版。

“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來(lái)的訴訟文書(shū)材料和聲象材料?！?/p>

-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。

“訴訟檔案，是人民法院行使國(guó)家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>

-摘自祝銘山主編《中國(guó)法院訴訟文書(shū)教程》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，1996年版。

“訴訟檔案是國(guó)家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件?！?/p>

-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。

“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄。”

-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》

為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：

訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。

確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國(guó)實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。

本定義與過(guò)去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤](méi)有原告與被告，沒(méi)有上訴人與被上訴人，沒(méi)有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無(wú)所謂訴訟。沒(méi)有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無(wú)源之水，無(wú)本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。

本定義所稱“法院”，指全國(guó)各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專門(mén)法院，即泛指全國(guó)各級(jí)各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒(méi)有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡(jiǎn)約性不言而喻。

本定義所稱“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國(guó)家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒(méi)有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。

本定義所稱“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國(guó)三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。

本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤(pán)、光盤(pán)等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。

四、訴訟檔案概念的基本含義

訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：

（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國(guó)家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒(méi)有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門(mén)類可能比較齊全。如行政文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門(mén)類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國(guó)唯有法院一家因行使國(guó)家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書(shū)材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。

（二）訟檔案來(lái)源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國(guó)憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國(guó)家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無(wú)訴訟也無(wú)訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來(lái)源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書(shū)材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國(guó)家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書(shū)材料，這些司法文書(shū)材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。

（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。

（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開(kāi)的過(guò)程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過(guò)程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開(kāi)始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書(shū)，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫(xiě)、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書(shū)匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。

（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒(méi)有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書(shū)提綱，未成形也未報(bào)批的各類訴訟文書(shū)草稿，合議庭因分析案情需要勾畫(huà)的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭(zhēng)議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過(guò)別的形式，如裁判文書(shū)、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。

（六）訴訟檔案是經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過(guò)有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來(lái)之后，與訴訟活動(dòng)過(guò)程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書(shū)材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書(shū)材料，一旦立卷歸檔入庫(kù)集中統(tǒng)一保管后，則成了國(guó)家檔案的組成部分。

五、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別

篇2

人民法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人民法院檔案信息化建設(shè)也日益成為大家普遍關(guān)注的問(wèn)題，檔案資源的合理有序共享是實(shí)現(xiàn)司法便民的有效途徑。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，如何依托信息科技著力建設(shè)檔案信息化工程，是人民法院當(dāng)前需迫切解決的課題。

關(guān)鍵詞:

檔案;信息化;困境應(yīng)對(duì)

一、平陽(yáng)法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理

(一)檔案存儲(chǔ)情況我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊(cè)。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98．3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。

(二)檔案管理利用現(xiàn)狀從檔案管理使用方面看，隨著司法公開(kāi)的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強(qiáng)，社會(huì)公眾對(duì)涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來(lái)越高，對(duì)訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。

(三)檔案信息化建設(shè)情況目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16．6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來(lái)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

二、基層法院檔案信息化建設(shè)困境

(一)檔案電子化利用效率不高當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫(kù)，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63．26%，如果不進(jìn)行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用，進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

(二)實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié)，我院則結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，因地制宜，創(chuàng)新留庭保管模式。考慮到兩個(gè)派出法庭距離院機(jī)關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素，允許法庭在1個(gè)月內(nèi)必須完成歸檔入庫(kù)，以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫(kù)達(dá)70%，十個(gè)工作日裝訂入庫(kù)達(dá)90%的工作要求，每統(tǒng)計(jì)月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。

(三)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足少數(shù)部門(mén)、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無(wú)的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級(jí)達(dá)標(biāo)，也是辦公室檔案人員的事，與己無(wú)關(guān)。但檔案信息化工作沒(méi)有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

三、基層法院檔案信息化建設(shè)對(duì)策

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務(wù)于司法審判工作，服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。

(二)加強(qiáng)有序管理，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施我院以新審判大樓搬遷為契機(jī)，依托先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理，在檔案庫(kù)房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時(shí)控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺(tái)庫(kù)內(nèi)自控除濕機(jī)，21臺(tái)熱氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、庫(kù)區(qū)內(nèi)配有自動(dòng)恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺(tái)。

(三)推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái)，探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢根據(jù)最高院要求，在訴訟服務(wù)中心開(kāi)設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口，由律師為當(dāng)事人無(wú)償提供訴訟咨詢和幫助。積極與縣司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能，當(dāng)事人通過(guò)登陸法院門(mén)戶網(wǎng)站填寫(xiě)姓名、聯(lián)系電話、案號(hào)、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約，實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢。

(四)開(kāi)展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作，落實(shí)便民訴訟在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口，當(dāng)事人或其律師可申請(qǐng)異地檔案查閱，在完成對(duì)申請(qǐng)查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后，當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn)，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理，并以“科技強(qiáng)院”為契機(jī)，著力建設(shè)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來(lái)便利，還能夠共享全社會(huì)的法律資源，從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開(kāi)。

［參考文獻(xiàn)］

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［2］石潔．法院檔案的信息化管理［J］．檔案與建設(shè)，2010(11)．

［3］百?。ㄔ褐腔蹤n案室的實(shí)施與創(chuàng)新［J］．中國(guó)檔案，2014(10)．

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市人民政府辦公室： 一、自查基本情況匯報(bào)

（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確 （二）、增加經(jīng)費(fèi)投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理 經(jīng)過(guò)不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。

（三）、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作

為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開(kāi)展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書(shū)立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。

（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫(kù)藏工作 二、存在的問(wèn)題

（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對(duì)行政文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

（二）沒(méi)有過(guò)細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號(hào)、重號(hào)及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況；有的部門(mén)還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書(shū)、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。 （四）檔案庫(kù)房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

（一）院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問(wèn)題。

（二）從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》，依法開(kāi)展檔案管理。

（三）加強(qiáng)全院干警的檔案意識(shí)，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書(shū)記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。

（四）針對(duì)自查中存在的問(wèn)題，不斷完善各種規(guī)章制度，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭(zhēng)取配備、更新齊全。

（五）抓好檔案管理的工作指導(dǎo)，堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度，把問(wèn)題解決在檔案歸檔入庫(kù)之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。

（六）做好檔案管理開(kāi)展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

特此報(bào)告

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一、對(duì)檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要性和重要性

檔案是證據(jù)。檢察機(jī)關(guān)是國(guó)家的法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，其監(jiān)督活動(dòng)貫穿于刑事訴訟的全過(guò)程，并且對(duì)國(guó)家工作人員貪污賄賂犯罪、國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員瀆職犯罪具有偵查權(quán)、偵查，是收集證據(jù)，審查批捕，是審查證據(jù)，出庭支持公訴，要依靠證據(jù)，可以說(shuō)，證據(jù)是刑事訴訟活動(dòng)的生命。從檔案形成的特點(diǎn)看，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人直接使用的文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案本身的特點(diǎn)看，它是歷史的真實(shí)記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問(wèn)題的依據(jù)。檔案是“句號(hào)”。每個(gè)案件，都經(jīng)法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、、審判到執(zhí)行，都有詳細(xì)的記載。事情終結(jié)、案件辦結(jié)的標(biāo)志是什么？?jī)蓚€(gè)字：歸檔。沒(méi)有歸檔的事情、案件，都還沒(méi)有真正劃上“句號(hào)”。北方農(nóng)民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實(shí)際效果就會(huì)大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動(dòng)的果實(shí)，心血的結(jié)晶，因而，必須科學(xué)、規(guī)范、完好地保存。檔案是歷史，它真實(shí)記載著經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，有著不可替代的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值。檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)工作的查考憑證，辦案干事業(yè)的重要依據(jù)，調(diào)查研究的必要條件和基礎(chǔ)，是開(kāi)展培訓(xùn)的生動(dòng)教材。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，對(duì)檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理已迫在眉睫。

二、目前林區(qū)檢察檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

經(jīng)筆者初步調(diào)查，在省林區(qū)分院下屬的23個(gè)基層院中，有14個(gè)基層院檔案工作沒(méi)有晉級(jí)；檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單，案卷目錄一本賬、重復(fù)交叉現(xiàn)象嚴(yán)重、整體功能發(fā)揮難的問(wèn)題；有的已晉級(jí)的基層院，當(dāng)時(shí)只是為了應(yīng)付晉級(jí)檢查，雖購(gòu)買(mǎi)了軟件，但沒(méi)有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規(guī)范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統(tǒng)的老式的“五節(jié)柜”，沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)密集架；有的基層院沒(méi)有專門(mén)用于檔案工作的微機(jī)，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規(guī)定；還有的基層院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從不過(guò)問(wèn)檔案工作，甚至沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室。上述問(wèn)題的存在，原因是多方面的，有領(lǐng)導(dǎo)的、有管理的、有資金的、有人員素質(zhì)的，如果不下大氣力加以規(guī)范和解決，勢(shì)必是對(duì)過(guò)去檢察工作的不負(fù)責(zé)任，對(duì)未來(lái)檢察工作也會(huì)造成嚴(yán)重的影響和制約。

三、檢察檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑和辦法

1、以提高認(rèn)識(shí)為前提，轉(zhuǎn)變各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。首先，主要領(lǐng)導(dǎo)要總攬。認(rèn)真從自身作起，檢討對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)和重視上的偏差，切實(shí)轉(zhuǎn)變思想。在實(shí)際工作中應(yīng)投入一定的精力關(guān)心支持這項(xiàng)事業(yè)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)、檢查、督促檔案工作。應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造檔案現(xiàn)代化管理的物質(zhì)保障條件。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)要真管。應(yīng)當(dāng)把檔案工作列入工作職責(zé)，經(jīng)常了解檔案員在干什么、想什么，領(lǐng)導(dǎo)能夠?yàn)樗麄冏鲂┦裁?。每年至少要研究一兩次檔案工作，對(duì)重大事項(xiàng)、重要問(wèn)題，要定期聽(tīng)取匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問(wèn)題。

2、以提高素質(zhì)為核心，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍。檢察檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。實(shí)踐證明，只有有了高素質(zhì)的檔案管理人員，才會(huì)有高質(zhì)量的檔案管理工作。因此，培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的檢察檔案管理人員，是實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質(zhì)。增強(qiáng)他們的政治意識(shí)、宗旨意識(shí)，使之具有高度的職業(yè)責(zé)任感和堅(jiān)定明確的事業(yè)心；要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念，使之充分認(rèn)識(shí)檢察檔案的重要性以及它潛在的價(jià)值，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到干一行，愛(ài)一行，專一行，精一行，確保能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。其次，要提升檢察檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要具備相關(guān)的檢察業(yè)務(wù)知識(shí)。因此，必須通過(guò)全方位、多角度、多層次的培訓(xùn)，努力實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理人員由事務(wù)型、封閉型向知識(shí)型、復(fù)合型、開(kāi)放型的轉(zhuǎn)變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質(zhì)。計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)已在檢察工作中廣泛應(yīng)用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能，不斷適應(yīng)檢察檔案工作發(fā)展的需要。

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一、目前會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理存在的一些問(wèn)題

我國(guó)從1991年恢復(fù)注冊(cè)會(huì)計(jì)師統(tǒng)一考試以來(lái)，到現(xiàn)在已有二十多年時(shí)間，注冊(cè)會(huì)計(jì)師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進(jìn)展，但也存在一些問(wèn)題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過(guò)程中，由于過(guò)份重視經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會(huì)計(jì)師事務(wù)所會(huì)計(jì)檔案無(wú)專人管理，檔案存放無(wú)專門(mén)的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會(huì)計(jì)檔案的損毀，給檔案安全帶來(lái)了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規(guī)范

有些會(huì)計(jì)師事務(wù)所在上半年審計(jì)業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報(bào)告，而不注重會(huì)計(jì)檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時(shí)才專門(mén)抽時(shí)間進(jìn)行會(huì)計(jì)工作底稿的整理，往往由于時(shí)間太長(zhǎng)，在整理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)缺少各種審計(jì)證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒(méi)有，企業(yè)的銀行對(duì)賬單不齊，重要的合同沒(méi)有復(fù)印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報(bào)表都沒(méi)有蓋公章，要補(bǔ)的太多，再要求客戶提供又感覺(jué)不好意思，只要聽(tīng)之任之，有多少就整理多少，沒(méi)有的就算了。對(duì)檔案的借閱也沒(méi)有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來(lái)被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時(shí)，原告方提供了會(huì)計(jì)憑證之類的會(huì)計(jì)檔案，事務(wù)所注冊(cè)會(huì)計(jì)師在叫來(lái)被告詢問(wèn)某些細(xì)節(jié)時(shí)，被告要求看對(duì)方會(huì)計(jì)憑證的附件，被告利用注冊(cè)會(huì)計(jì)師缺少經(jīng)驗(yàn)，趁注冊(cè)會(huì)計(jì)師有事不在場(chǎng)的幾分鐘時(shí)間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進(jìn)行涂改，造成在開(kāi)庭質(zhì)證時(shí)，原告方證據(jù)效力受到影響。會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時(shí)還會(huì)將一些自相矛盾的審計(jì)證據(jù)一同保存，比如說(shuō)本期確認(rèn)了收入，但發(fā)貨單之類的審計(jì)證據(jù)卻又不是當(dāng)期的，有的驗(yàn)資報(bào)告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進(jìn)賬單上款項(xiàng)用途寫(xiě)的是借款，但又作為實(shí)收資本的依據(jù)。這些無(wú)疑存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個(gè)事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個(gè)事務(wù)所關(guān)門(mén)。所以，業(yè)內(nèi)人士將會(huì)計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問(wèn)題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時(shí)炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門(mén)類檔案管理的問(wèn)題。各事務(wù)所對(duì)于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對(duì)其他門(mén)類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無(wú)人管理的狀態(tài)。

二、加強(qiáng)檔案管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

會(huì)計(jì)師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過(guò)程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，除了加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)勝任能力，對(duì)明顯有風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會(huì)計(jì)檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會(huì)計(jì)檔案管理制度、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管

每個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理制度，對(duì)檔案的整理，保管等工作進(jìn)行分工，明確各部門(mén)的責(zé)權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高執(zhí)業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

有許多注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過(guò)程中，會(huì)帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計(jì)證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒(méi)有這方面的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)審計(jì)證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對(duì)助理人員進(jìn)行有關(guān)審計(jì)工作底稿相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們對(duì)審計(jì)證據(jù)的范圍和重要性有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)審計(jì)證據(jù)的真假能進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋鎰e，同時(shí)，執(zhí)業(yè)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實(shí)性要負(fù)有主要責(zé)任，不能一旦出事就將責(zé)任推卸給助理人員。

3、對(duì)重要的證據(jù)要重點(diǎn)保存

在進(jìn)行審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對(duì)賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點(diǎn)保存；對(duì)驗(yàn)資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進(jìn)賬單，實(shí)物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點(diǎn)保存。

4、注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)會(huì)計(jì)檔案要嚴(yán)加審核，保證審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)時(shí)，對(duì)證據(jù)的來(lái)源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會(huì)形成很大的隱患，存在重大的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。曾有個(gè)會(huì)計(jì)師曹日紅佛山市注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)廣東佛山528000事務(wù)所在做驗(yàn)資業(yè)務(wù)時(shí)，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺(tái)的銀行人員，在詢證函上蓋個(gè)假章，后來(lái)產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會(huì)計(jì)師事務(wù)所因工作失職承擔(dān)連帶責(zé)任。另外對(duì)自相矛盾的證據(jù)要運(yùn)用替代程序進(jìn)行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作

注冊(cè)會(huì)計(jì)師所從事的工作要體現(xiàn)獨(dú)立、客觀、公正，就必須具有良好的職業(yè)道德，對(duì)在執(zhí)業(yè)過(guò)程中知曉的客戶商業(yè)秘密，要嚴(yán)加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會(huì)計(jì)檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業(yè)秘密泄露。曾有位注冊(cè)會(huì)計(jì)師利用客戶貨幣資金增資時(shí)知曉的信息，將銀行詢證函拍照發(fā)給與客戶存在訴訟糾紛的當(dāng)事人，造成客戶增資存款被凍結(jié)并劃走，使客戶造成重大損失，對(duì)該會(huì)計(jì)師事務(wù)所的聲譽(yù)造成很壞的影響。

篇6

近年來(lái)，我院檔案管理工作在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開(kāi)創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為全國(guó)、省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個(gè)大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計(jì)九十平方米，檔案辦公室二間，微機(jī)室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計(jì)可容納到年的各大門(mén)類全部檔案。同時(shí)檔案室還配備了微機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)，檔案庫(kù)房加裝了金屬防盜門(mén)、防盜窗，配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個(gè)部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進(jìn)行的重要保證。院黨組始終堅(jiān)持把檔案工作作為法院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的口號(hào)，無(wú)論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長(zhǎng)，以為副組長(zhǎng)，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽(tīng)取一次檔案管理工作匯報(bào)，每半年講評(píng)一次各庭室訴訟和行政文書(shū)歸檔情況。高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長(zhǎng)分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時(shí)，院黨組還注重提高全院干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。重點(diǎn)在全院干警中抓了“三個(gè)克服，一個(gè)提高”?！叭齻€(gè)克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無(wú)關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無(wú)所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績(jī)，干好干壞一個(gè)樣的思想?！耙粋€(gè)提高”就是提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問(wèn)，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動(dòng)積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專職保密員負(fù)責(zé)到上級(jí)法院和市委拿送文件、辦公室人員負(fù)責(zé)印章管理、行政處負(fù)責(zé)訴訟文書(shū)及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負(fù)責(zé)立案材料的入檔、審判人員負(fù)責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，規(guī)范檔案卷宗的書(shū)寫(xiě)與裝訂，我院還先后組織開(kāi)展了“書(shū)記員卷宗裝訂觀摩評(píng)比”、“優(yōu)秀法律文書(shū)評(píng)比”等活動(dòng)，并由審判監(jiān)督庭對(duì)案卷進(jìn)行評(píng)查，定期通報(bào)存在的問(wèn)題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會(huì)管理檔案的良好氛圍。

（三）強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和《河南省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點(diǎn)，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案設(shè)備維護(hù)使用制度以及重大活動(dòng)檔案登記制度等16項(xiàng)制度，實(shí)行案件流程管理，及時(shí)歸檔。嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過(guò)“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，請(qǐng)上級(jí)法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書(shū)檔案

卷，其中永久卷，長(zhǎng)期卷，短期卷，業(yè)務(wù)檔案卷，合計(jì)卷，全部達(dá)到和基本達(dá)到上級(jí)要求的歸卷標(biāo)準(zhǔn)。

（四）嚴(yán)格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進(jìn)行保密管理。面對(duì)借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個(gè)重要課題。針對(duì)這種情況，我院認(rèn)真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，嚴(yán)格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對(duì)檔案管理人員實(shí)行加強(qiáng)保密教育，并要求其嚴(yán)格做到“不該說(shuō)的不說(shuō)，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進(jìn)行。同時(shí)，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開(kāi)發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對(duì)訴訟檔案實(shí)行書(shū)本式和卡片式索引，文書(shū)檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長(zhǎng)期索引實(shí)行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國(guó)家秘密的前提下，為大量的申訴復(fù)查、審判質(zhì)量評(píng)查及公安、檢察司法機(jī)關(guān)偵破案件提供了及時(shí)的服務(wù)和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。

（五）采取有效措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了全面搞好檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和管理工作，我院在加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，還十分重視對(duì)基層法院檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面深入各基層法院檔案室進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)解決。二是引導(dǎo)各基層法院檔案員相互參觀，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，交流經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)組織他們參加地方檔案局的培訓(xùn)，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強(qiáng)同地方檔案管理部門(mén)的聯(lián)系，積極參加各級(jí)主各類的檔案檢查，并請(qǐng)他們到法院檢查指導(dǎo)工作。四是及時(shí)準(zhǔn)確地收集和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息。

二、存在的問(wèn)題和困難

我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步做了一些工作，也取得了一定的成績(jī)，但是離領(lǐng)導(dǎo)的要求、形勢(shì)發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當(dāng)大的差距，還存在一些不可忽視的問(wèn)題和困難。主要表現(xiàn)在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應(yīng)付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進(jìn)步；二是基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。

三、今后工作打算

（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)精神，提高工作人員依法治檔的意識(shí)。要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運(yùn)用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個(gè)懂法、守法、共同關(guān)心檔案工作的良好氛圍。同時(shí)繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權(quán)所有

（二）全面提高檔案質(zhì)量，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。在檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)基礎(chǔ)上,檔案工作要進(jìn)一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書(shū)寫(xiě)材料，不準(zhǔn)使用圓珠筆、藍(lán)墨水筆及化學(xué)材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺(tái)帳，做好檔案統(tǒng)計(jì)和鑒定工作。

篇7

2012年4月28日，江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，要求各市檔案局、省級(jí)機(jī)關(guān)各單位，結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際貫徹執(zhí)行。如今，江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進(jìn)程中，蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐，持續(xù)走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級(jí)稱號(hào)，并于2010年順利通過(guò)復(fù)查。為更好發(fā)揮檔案資源服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作。一方面對(duì)庫(kù)藏的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)據(jù)庫(kù)以備連網(wǎng)。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊(cè)，對(duì)庫(kù)藏所有經(jīng)濟(jì)、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進(jìn)行了數(shù)字化掃描，順利完成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。另一方面對(duì)在辦案件實(shí)現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化，以備辦案過(guò)程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進(jìn)駐檔案科，書(shū)記員整理材料完成后直接交付掃描專員進(jìn)行信息化處理，以保證信息檔案的即時(shí)性，借查閱卷宗均實(shí)現(xiàn)電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開(kāi)會(huì)議，聽(tīng)取匯報(bào)，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實(shí)檔案科力量，撥出專款，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實(shí)力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作，并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案；及時(shí)安排工作場(chǎng)地，安裝現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細(xì)工作方案，簽訂協(xié)議，細(xì)化任務(wù),落實(shí)責(zé)任；工作過(guò)程中加強(qiáng)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時(shí)有效，實(shí)體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅(jiān)持做好日常查檔、歸檔工作的同時(shí)，強(qiáng)化分工合作，密切配合掃描公司開(kāi)展工作，每天從庫(kù)房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門(mén)積極提供技術(shù)保障和支持，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。

二、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題

相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢(shì)。第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲(chǔ)于硬盤(pán)、光盤(pán)等數(shù)字儲(chǔ)存介質(zhì)上，其優(yōu)勢(shì)在于不易遺失損毀，復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，減少人力、物力、財(cái)力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。第三，降低空間占用率?，F(xiàn)在各級(jí)法院檔案室均或多或少面臨著庫(kù)藏檔案“爆滿”的問(wèn)題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的運(yùn)用，檔案信息的儲(chǔ)存量大幅提高，存儲(chǔ)密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實(shí)際操作中，也難免遇到一些問(wèn)題。首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對(duì)數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長(zhǎng)、年齡較大的干警，對(duì)于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣，對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無(wú)用”。其次，檔案管理軟件本身開(kāi)發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實(shí)用性還有待加強(qiáng)，軟件自身的程序問(wèn)題造成檔案的丟失、重號(hào)狀況時(shí)有發(fā)生。再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯(cuò)。法院的數(shù)字化檔案是在多個(gè)平臺(tái)上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，專業(yè)數(shù)字化公司對(duì)法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對(duì)法院本身的工作全無(wú)了解，對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無(wú)基本概念，也會(huì)一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯(cuò)誤率。

三、完善人民法院信息化建設(shè)的建議

第一，加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)法院檔案部門(mén)人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面，對(duì)外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外，要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹(shù)立檔案安全負(fù)責(zé)的意識(shí)，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實(shí)體借閱形式對(duì)外借卷，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。第二，建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息回復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對(duì)檔案造成毀滅性損失。第三，加強(qiáng)財(cái)力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務(wù)審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門(mén)用于檔案安全維護(hù)，用以更新先進(jìn)的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設(shè)備。

篇8

檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的核心是管理、利用手段和技術(shù)的現(xiàn)代化，使檔案信息資源在整個(gè)檢察系統(tǒng)可以共享，更好的服務(wù)于檢察工作。隨著電子科技信息技術(shù)的推廣和普及，檢察檔案信息化建設(shè)為檔案管理增添了快捷、安全等優(yōu)勢(shì)，檢察檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案資料的收集、整理、保存、借閱等都與傳統(tǒng)管理方式不同。當(dāng)前，檢察機(jī)關(guān)的信息化建設(shè)正在深入推進(jìn)中，檢察干警的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力得到了有效提升，檢察干警在辦公、辦案、辦事過(guò)程中，制作了大量的電子信息文檔。在檢察檔案工作中，應(yīng)借科技強(qiáng)檢的發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檢察檔案的科技投入，逐步加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

1.檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1檢察機(jī)關(guān)檔案的收集和整理方面存在的問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)辦公的普及，檢察機(jī)關(guān)經(jīng)常通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文檔的傳遞，但一些部門(mén)對(duì)電子文件的保護(hù)措施不力，有時(shí)甚至出現(xiàn)對(duì)文件進(jìn)行隨意刪改的情況。信息時(shí)代的到來(lái)，造就了檔案載體形式以及檔案類型的多樣化，從而給檔案的收集整理方面造成一些困難。在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中，聲像資料也占據(jù)重要地位，是檢察機(jī)關(guān)檔案室信息化建設(shè)的重要檔案資源。影像資料由被攝錄人簽字按手印，然后進(jìn)行保存。目前，這些影像資料一般由業(yè)務(wù)科或鑒定技術(shù)科室進(jìn)行保管，還未進(jìn)入檔案室，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看為了更好的保存影像資料還是應(yīng)當(dāng)由檔案室進(jìn)行保存。檢察機(jī)關(guān)加強(qiáng)信息化建設(shè)以后，產(chǎn)生了很多存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)的文件和數(shù)據(jù)，從而賦予了檢察檔案一些新的特性。在實(shí)際的工作中，各類電子文件檔案往往沒(méi)有及時(shí)、全部歸檔，一些部門(mén)甚至沒(méi)有把電子檔案移交到檔案室，從而造成檔案收集的不完整。

1.2非數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案過(guò)程中存在的問(wèn)題

對(duì)于一些實(shí)物檔案要借助數(shù)碼照相機(jī)形成數(shù)字化的照片檔案進(jìn)行歸檔。檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案是每一個(gè)案件的訴訟過(guò)程反映，訴訟檔案一般都是裝訂成卷，一案一號(hào)，每一卷都有很多文件。在短時(shí)間內(nèi)很難完成對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描工作，從目前檢察機(jī)關(guān)現(xiàn)狀來(lái)看，需要掃描的案卷很多，每年案卷還會(huì)遞增，任務(wù)量比較大，檢察機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化不是在短時(shí)間內(nèi)能夠完成的，現(xiàn)有的訴訟管理軟件尚不能很好地滿足工作需要。另外，檢察機(jī)關(guān)的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提高。由于檢察機(jī)關(guān)電子檔案出現(xiàn)了多媒體信息，這就需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)還要建立多種檢索方式以滿足工作需要。

1.3檢察機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和讀取問(wèn)題

檢察機(jī)關(guān)所收集的電子數(shù)據(jù)，需要借助一些應(yīng)用軟件保存在一些存儲(chǔ)介質(zhì)上，例如磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)等，這類存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)環(huán)境要求較高，比如機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)、有害生物、濕度、溫度、灰塵、光等因素都可能會(huì)對(duì)電子檔案造成破壞，從而縮短電子檔案的壽命，影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代，從而會(huì)出現(xiàn)不同的硬件、軟件環(huán)境形成的電子檔案載體難以互換、互不兼容的情況發(fā)生，對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，隨著保存時(shí)間的推移，就很有可能出現(xiàn)保存數(shù)據(jù)完好但是無(wú)法讀取的現(xiàn)象。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1健全檢察機(jī)關(guān)檔案管理組織

檢察機(jī)關(guān)檔案對(duì)于展示單位業(yè)績(jī)、維護(hù)單位權(quán)利、開(kāi)展創(chuàng)新研究、提高業(yè)務(wù)水平、進(jìn)行科學(xué)管理、推動(dòng)機(jī)關(guān)單位改革有著重要的作用。因此，要把檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)提高到單位發(fā)展與改革的高度進(jìn)行對(duì)待，要認(rèn)識(shí)到檔案室信息化的重要作用，把檔案室建設(shè)工作要納入部門(mén)考核的范圍，把檔案建設(shè)工作落到實(shí)處，做到經(jīng)費(fèi)保證、人員保證、時(shí)間保證、組織保證。這些是檔案事業(yè)發(fā)展與生存的根本保證，也是加快檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。

2.2努力推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化水平

檢察機(jī)關(guān)檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，檢察機(jī)關(guān)要利用信息技術(shù)，從而達(dá)到文件、檔案的一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)能夠快速檢索檔案信息，能夠通過(guò)對(duì)多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)對(duì)信息資源進(jìn)行形、聲、文、圖的加工處理，豐富檔案的表現(xiàn)形式，能夠?qū)σ曨l、音頻、圖像、文字等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)；通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用，要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)能夠進(jìn)行查閱，解決檔案人為損害和自然老化等問(wèn)題；通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用達(dá)到社會(huì)公眾能夠方便對(duì)檔案資源利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和互通；檔案工作者要不斷更新知識(shí)，創(chuàng)新檔案管理工作模式，改變傳統(tǒng)的思維理念。

2.3努力提高檢察機(jī)關(guān)檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檢察機(jī)關(guān)檔案工作人員的綜合素質(zhì)影響到單位檔案室的建設(shè)能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展，高素質(zhì)的檔案工作人員是建設(shè)優(yōu)質(zhì)、高效檔案室的基礎(chǔ)。檔案工作信息化建設(shè)程中，檔案工作人員不但要具備檔案學(xué)、情報(bào)、圖書(shū)的專業(yè)知識(shí)外，而且還要掌握?qǐng)D像處理、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、計(jì)算機(jī)操作等方面的知識(shí)，要具備一定的計(jì)算機(jī)處理能力，要積極探索適合目前檔案信息化工作的新方法、新模式。目前，檢察機(jī)關(guān)大多缺乏既具有計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)又具備檔案專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才，這些情況特別是在基層檢察院更加突出。因此，要在加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，還要做好檔案信息化人才的引進(jìn)工作，在進(jìn)行人員培訓(xùn)和人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)遵循以下原則：一是要做到檔案工作人員配備結(jié)構(gòu)合理，引進(jìn)人才不浪費(fèi)人才；二是要對(duì)于檔案工作人員的培訓(xùn)要針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要根據(jù)崗位需要進(jìn)行相關(guān)技能的培養(yǎng)；三是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，要有超前意識(shí)，使相關(guān)崗位工作人員對(duì)新設(shè)備、新技術(shù)能夠提前了解。

2.4加強(qiáng)編研工作的信息化

首先是編研技術(shù)的多元化，由以前純手工方式逐漸向現(xiàn)代化過(guò)渡，編研工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都納入到計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)化管理； 其次是編研業(yè)務(wù)組合的多元化，整合檔案信息資源、整合各部門(mén)力量把檔案編研工作與檔案目標(biāo)升級(jí)、檔案基礎(chǔ)工作、數(shù)字化檔案室建設(shè)等結(jié)合起來(lái)； 再次是編研成果的多元化，為了提高檢察檔案編研成果的質(zhì)量、豐富編研成果的內(nèi)容、增強(qiáng)檔案編研成果的使用效果，將文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等表達(dá)方式結(jié)合起來(lái)形成多元化或者多媒體的編研成果。

篇9

動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案件的立卷過(guò)程，應(yīng)本著便于管理和利用的原則合法地收集、整理材料，并嚴(yán)格按規(guī)定程序和要求進(jìn)行立卷和編目，以提高案卷質(zhì)量。

1.1結(jié)案的條件

依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案件結(jié)案必須具備下列條件之一。（1）公民死亡，無(wú)近親屬或近親屬放棄訴訟權(quán)利的；（2）動(dòng)物防疫監(jiān)督主管部門(mén)依法申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行，法院執(zhí)行終結(jié)的；（3）當(dāng)事人違法事實(shí)較輕，動(dòng)物防疫監(jiān)督主管部門(mén)決定免于處罰的；（4）經(jīng)查后認(rèn)定當(dāng)事人不構(gòu)成違法，決定不予立案的；（5）處罰人自覺(jué)履行動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰決定的；（6）已移交有關(guān)部門(mén)處理的。

1.2立卷的原則和要求

案件應(yīng)按照“材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱”的原則進(jìn)行立案。案卷材料必須做到一案一卷、文書(shū)齊全、手續(xù)完備，所有文字材料必須用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)。

1.3案卷的內(nèi)容

案卷的內(nèi)容主要包括在動(dòng)物防疫監(jiān)督行政執(zhí)法過(guò)程中形成的，作為重要的證據(jù)并具有保存價(jià)值的各種文字、照片、圖樣、錄音、錄像等資料。

1.4案卷的裝訂順序

（1）封面：封面應(yīng)載明全宗號(hào)、分類目錄號(hào)、案卷號(hào)（各類案卷合并后統(tǒng)編的流水號(hào)）、立卷機(jī)關(guān)全稱、案由、案號(hào)（行政處罰決定書(shū)編號(hào)）、歸檔日期，保管期限等。（2）案卷材料目錄：載明文件作者、形成日期、材料名稱、所在頁(yè)數(shù)、備考等。（3）處罰決定書(shū)。（4）結(jié)案報(bào)告：由承辦對(duì)案件由來(lái)、調(diào)查過(guò)程、違法事實(shí)認(rèn)證、處罰決定、送達(dá)情況、履行情況、聽(tīng)證、復(fù)議及訴訟情況進(jìn)行總結(jié)，提出結(jié)案建議，經(jīng)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)結(jié)案。（5）立案審批表。（6）證據(jù)材料。（7）聽(tīng)證材料：包括聽(tīng)證申請(qǐng)書(shū)、聽(tīng)證通知書(shū)、聽(tīng)證筆錄、聽(tīng)證意見(jiàn)書(shū)。（8）復(fù)議材料：包括復(fù)議受理通知、申請(qǐng)復(fù)議書(shū)、答辯書(shū)、復(fù)議筆錄、復(fù)議決定書(shū)。（9）訴訟材料：包括訴訟受理通知書(shū)、狀、答辯狀、開(kāi)庭通知、訴訟裁定書(shū)。（10）申請(qǐng)執(zhí)行材料：包括執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、結(jié)案證明或撤銷執(zhí)行申請(qǐng)、法院裁定書(shū)。（11）財(cái)務(wù)處理單據(jù)：包括沒(méi)收憑證、扣留通知或暫扣憑證、登記保存通知。憑證單據(jù)應(yīng)粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的紙上，便于裝訂。（12）其他有關(guān)材料。（13）封底：封底應(yīng)載明案卷連面帶底頁(yè)材料，其中文字頁(yè)數(shù)、圖樣頁(yè)數(shù)、錄音、錄像等附件材料情況、立卷人姓名、立卷時(shí)間。以上一般程序處理的動(dòng)物防疫行政處罰案件、案卷內(nèi)容視具體的材料而定，不一定要拘泥于上述內(nèi)容。以簡(jiǎn)易程序處理的動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案件，案卷內(nèi)容除現(xiàn)場(chǎng)筆錄、當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)、罰沒(méi)單據(jù)、結(jié)案報(bào)告等材料必須齊全外，可適當(dāng)簡(jiǎn)化，并按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。

1.5案卷裝訂

案卷裝訂材料以蠟線為宜，在案件左側(cè)自上而下采取三眼定位裝訂，裝訂后封底背面裝訂線接口處，用案卷專用封條封貼。

1.6案卷的歸檔

檔案管理人員收到承辦人員交來(lái)的案卷，經(jīng)驗(yàn)收合格后，在封條騎縫處加蓋專用印章，并填寫(xiě)動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案件總目錄（總目錄應(yīng)載明序號(hào)、分類目錄號(hào)、案卷號(hào)、案由、案號(hào)、結(jié)案日期、頁(yè)數(shù)和案卷存放區(qū)域號(hào)），然后將案卷材料置專用柜存放。

2嚴(yán)格動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案件檔案管理制度

動(dòng)物防疫監(jiān)督行政案件檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求高的工作，因此，必須建立相應(yīng)的制度加以規(guī)范。

2.1明確專人負(fù)責(zé)

動(dòng)物防疫監(jiān)督行政機(jī)關(guān)必須從動(dòng)物防疫監(jiān)督行政執(zhí)法人員中選配政治思想好、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)的同志擔(dān)任檔案管理人員，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確工作職責(zé)，實(shí)行過(guò)錯(cuò)追究。

2.2明確檔案程序

包括建檔范圍、立卷方法、編號(hào)順序、保管原則等。

2.3明確借閱制度

動(dòng)物防疫監(jiān)督行政處罰案卷立卷歸檔后，未經(jīng)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得外借和查閱案卷；查閱檔案的單位和個(gè)人也不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、污損、拆散、調(diào)換、損壞或私自增添和抽取材料。

2.4明確銷毀制度

篇10

專門(mén)檔案與民生檔案的關(guān)系及重要性

專門(mén)檔案，是指文書(shū)檔案以外所有在專門(mén)活動(dòng)中形成的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、訴訟檔案、病歷檔案、婚姻登記和工商注冊(cè)登記檔案等。其特點(diǎn)是：很強(qiáng)的專業(yè)性、獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)行性，具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。離開(kāi)專門(mén)檔案的支持，專業(yè)活動(dòng)往往無(wú)法正常開(kāi)展。

民生檔案屬于專門(mén)檔案范疇。區(qū)縣民生檔案，涉及政府對(duì)社會(huì)進(jìn)行公共管理和服務(wù)的各個(gè)部門(mén)，是有關(guān)公民生存與發(fā)展的檔案。主要包括：訴訟公證、監(jiān)察、稅收工商、醫(yī)藥衛(wèi)生、城市低保醫(yī)保和社保、土地管理、房屋管理、規(guī)劃審批、人口普查、婚姻登記、消費(fèi)權(quán)益維護(hù)、殘疾人權(quán)益保護(hù)、優(yōu)撫救助、疾病防控、學(xué)籍管理、戶籍管理、職稱評(píng)定、技工等級(jí)評(píng)定、計(jì)劃生育管理等內(nèi)容。其顯著特點(diǎn)是很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性、管理和服務(wù)對(duì)象大多為公民個(gè)體。是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)。

專門(mén)檔案管理現(xiàn)狀及民生檔案管理中的問(wèn)題

區(qū)縣民生檔案資源體系和服務(wù)體系建設(shè)，涉及如何準(zhǔn)確把握對(duì)專門(mén)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、條塊結(jié)合和檔案資源共享等問(wèn)題。

2006年，北京市西城區(qū)對(duì)全區(qū)專門(mén)檔案資源普查結(jié)果表明：近年來(lái)，專門(mén)檔案形成的種類和數(shù)量劇增，涉及民生的檔案增速尤為迅猛，在普查的378種專門(mén)檔案中，涉及民生內(nèi)容的就有210種，占總數(shù)的55％。由此看出，各級(jí)政府對(duì)民生問(wèn)題給予極大關(guān)注，檔案部門(mén)也正在努力應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的新問(wèn)題，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。但同時(shí)也不能回避，區(qū)縣在建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系中仍存在一些薄弱環(huán)節(jié)，需要認(rèn)真研究，對(duì)癥下藥，努力改善。

普查中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題有：

1．專門(mén)檔案管理相互交叉，不順暢；規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后。一方面，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)本級(jí)專門(mén)檔案管理現(xiàn)狀缺乏調(diào)研，對(duì)其形成、種類、數(shù)量、保管以及利用等情況缺乏清晰了解。另一方面，國(guó)家、省市級(jí)專業(yè)主管部門(mén)，大多對(duì)各區(qū)縣本專業(yè)的檔案管理情況不明，底數(shù)不清。由于對(duì)各專業(yè)檔案的統(tǒng)一干預(yù)和控制不夠，造成條塊交錯(cuò)、相互重疊與分割，出現(xiàn)缺位和空位。

此外，378種專門(mén)檔案中，制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的有232種，沒(méi)有制定的有146種；而這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)中，由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)與檔案部門(mén)聯(lián)合制發(fā)的只有86種，其他或由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)單獨(dú)制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。由于尚缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)縣檔案部門(mén)在工作中不能對(duì)專門(mén)檔案管理進(jìn)行有效監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)．也未能取得立檔單位認(rèn)可。

2．專業(yè)檔案形成數(shù)量劇增，保管空間嚴(yán)重不足。據(jù)近三年統(tǒng)計(jì)，西城區(qū)平均年形成文書(shū)檔案36084件，專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。專門(mén)檔案數(shù)量的劇增，表明了區(qū)縣檔案工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢(shì)，專門(mén)檔案占主導(dǎo)地位。但由于檔案的歸屬與流向不確定，銷毀期限不明確，市專業(yè)、行業(yè)檔案管理部門(mén)尚未形成接收計(jì)劃，造成檔案只有進(jìn)口，沒(méi)有出口，存儲(chǔ)空間嚴(yán)重不足，尤其是檔案數(shù)量增幅較大的社保、醫(yī)保、低保、公證、房管、工商、城管監(jiān)察等部門(mén)。這給基層專門(mén)檔案的收集、保管、利用帶來(lái)很大困難，而用房有限，保管條件較差，又存在著不安全隱患。

3．專門(mén)檔案整理編目缺乏章法，各行其是。由于對(duì)一些專門(mén)檔案沒(méi)有明確統(tǒng)一的管理規(guī)范，只能由立檔單位自創(chuàng)方法或依靠區(qū)縣間相互交流進(jìn)行管理。此外，專門(mén)檔案使用的裝具也存在各行其是的現(xiàn)象。一些表格、單據(jù)材料因整理上無(wú)章可循或數(shù)量太大，尚未進(jìn)行整理編目，為利用工作帶來(lái)不便。

管理民生檔案，為開(kāi)展民生工作服務(wù)

1．針對(duì)區(qū)縣各類專門(mén)檔案管理、特別是民生檔案管理中缺位、錯(cuò)位、越位問(wèn)題，應(yīng)全面梳理各級(jí)檔案部門(mén)與專業(yè)主管部門(mén)、綜合欄案館與專門(mén)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)與檔案形成部門(mén)的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的民生檔案資源體系。

2．區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)要深入調(diào)研，確定本區(qū)縣重點(diǎn)民生檔案及形成單位和形成內(nèi)容。各級(jí)各類檔案管理部門(mén)，要根據(jù)自身管理民生檔案的職責(zé)范圍和工作特點(diǎn)，層層把關(guān)，提出管理方案和措施。

3．根據(jù)區(qū)縣各類民生檔案形成、保管、利用的情況和特點(diǎn)。創(chuàng)造民生檔案管理和服務(wù)的新理念、新模式和新方法。

第一，民生檔案要收集先行，管理到位，覆蓋完整。區(qū)縣民生檔案的收集涉及許多相關(guān)部門(mén)，要建立檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)，了解來(lái)源渠道。不僅在民生檔案類別上齊全完整，還要在檔案內(nèi)容、管理對(duì)象以及檔案載體上齊全完整。為此，區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)，要加強(qiáng)對(duì)分散在各個(gè)機(jī)關(guān)的大量與人民群眾切身利益相關(guān)的民生檔案的監(jiān)督指導(dǎo)，明確相關(guān)部門(mén)和單位的檔案管理責(zé)任，完善民生檔案管理的制度。

第二，整合民生檔案資源，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化、信息化、區(qū)域化、系統(tǒng)化、集約化。整合檔案資源，變分散為集中，實(shí)現(xiàn)民生信息資源共享。一是把民生檔案作為區(qū)縣綜合檔案館館藏資源的重要組成部分，將反映民生內(nèi)容的重要檔案，從形成檔案的各個(gè)部門(mén)接收到國(guó)家綜合檔案館，更加充分發(fā)揮綜合檔案館的檔案服務(wù)優(yōu)勢(shì)。二是市管專業(yè)、行業(yè)主管部門(mén)對(duì)系統(tǒng)專業(yè)檔案提供有力的監(jiān)督指導(dǎo)、管理和服務(wù)，充分發(fā)揮專業(yè)、行業(yè)部門(mén)檔案統(tǒng)一管理、專業(yè)服務(wù)優(yōu)勢(shì)。為解決基層民生檔案庫(kù)存緊張問(wèn)題，一方面，市級(jí)各專業(yè)上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)與市檔案局聯(lián)合，盡快制定出民生檔案收集、管理、流向和銷毀等具體規(guī)定辦法；另一方面，區(qū)縣政府財(cái)政對(duì)民生檔案管理應(yīng)給予一定的政策傾斜和資金支持。