導語：如何才能寫好一篇數(shù)字化檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]檔案管理 數(shù)字化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時展的必然。計算機網絡技術、數(shù)據庫技術和多媒體技術的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現(xiàn)數(shù)字化存儲。通過網絡互通，實現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費用，避免了人力浪費。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應運而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數(shù)字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數(shù)字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內容

數(shù)字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規(guī)范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程，對于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統(tǒng)建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數(shù)字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數(shù)據庫建設。人才建設指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數(shù)字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國的檔案管理數(shù)字化建設剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費

電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變?yōu)橹R技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實現(xiàn)雙方的銜接。

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【關鍵詞】：數(shù)字化 檔案管理 內涵 必要性 優(yōu)點

信息技術的高速發(fā)展和推廣應用使信息產業(yè)成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業(yè)之一，與此同時信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應提高網絡信息社會條件下檔案信息管理的服務和創(chuàng)新意識，增強責任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進各級檔案管理工作數(shù)字化標準體系建設，實現(xiàn)檔案管理與科技、時代的同步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理的內涵

數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業(yè)內部網、國際互聯(lián)網，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

二、檔案管理數(shù)字化的必要性

1.檔案管理數(shù)字化是經濟社會信息交流的必然需求

隨著經濟社會發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當前，數(shù)字化、電子網絡技術日新月異，在社會各界得到廣泛應用，實行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實而且迫切。因此，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經濟社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，同時也是一種發(fā)展機遇?；跈n案館在保存政府公開信息方面具有的責任和優(yōu)勢，檔案信息管理無疑應該對政府信息建立完整的數(shù)據庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務。實行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫與政府網站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。

3.檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準社會對檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進。積極改善檔案管理工作，加快服務創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計算機通訊技術、網絡數(shù)字技術以及多媒體技術等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應用，必將促進檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

1.節(jié)省存儲空間，信息管理數(shù)字化

利用計算機的存儲空間，可以將紙質檔案以數(shù)字形式存儲在計算機內部，這就可以避免大量的紙質檔案資料的堆積，轉化成數(shù)字形式存儲于計算機內的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進數(shù)字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網查詢和實時瀏覽等特點。

2.提高檔案信息利用率，實現(xiàn)資源共享

檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機及網絡的功能，將檔案信息成果通過網絡發(fā)送給各級領導及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網絡互聯(lián)和館際互借來建設虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時間，實現(xiàn)信息管理智能化

檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過相關字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

4.節(jié)約成本，提高工作效率

實施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導致檔案信息的應用價值受到嚴重影響。檔案信息數(shù)字化?？芍苯永脵C讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。

結束語：

隨著社會發(fā)展水平和科學技術的進步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續(xù)啟動了中國數(shù)字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網絡正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學發(fā)展觀的理論指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻：

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[2]劉惠霞.淺談數(shù)字化檔案管理[J].交流，2011（12）

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【關鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計算

隨著計算機技術和網絡應用水平的不斷提高，我國各個企事業(yè)單位的檔案管理也進入了數(shù)字化管理和網絡應用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網絡環(huán)境下實現(xiàn)社會共享，從而更好地為社會各領域服務已成為我國檔案信息化建設的重點。從技術實現(xiàn)角度來說， 要實現(xiàn)檔案信息資源共享對檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對保證檔案信息資源共享達到最好的效果也是十分重要的。

一、檔案管理現(xiàn)象

檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經過特定歷史時期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關法規(guī)的頒布、實施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經濟和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內、 更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。

二、網絡數(shù)字化的發(fā)展

技術的大變革，帶來了新的產品、新的產業(yè)和新的市場，同時也帶來了市場份額的重新分配?！霸朴嬎恪边@個概念也進入人們的生活中。云計算是隨著處理器技術、 虛擬化技。Internet和電子商務的應用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個民族和個人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機會。在Internet日益大眾化普及化、一批網絡經營型的公司（如亞馬遜網上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價格和服務的期望，傳統(tǒng)經營向網絡化經營轉變是必然趨勢。

三、網絡技術的優(yōu)勢

網絡數(shù)字化計劃具備獨到的優(yōu)勢，服務便利化和快捷化是其顯著特點。面對各個單位或者整個一個單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網絡管理在人力、服務水平上面都有很大的進步，且能提高辦事效率。數(shù)字時代信息資源共享都是以網絡環(huán)境為業(yè)務平臺進行運作的， 因而在網絡環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網絡公共信息服務（共享）平臺信息服務（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務環(huán)境， 目前在很多國家和社會領域的信息共享工程建設中，都在致力于建設各色的公共信息服務（共享）平臺。通過調查，我們發(fā)現(xiàn)，對于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個方面，相關從業(yè)人員四分之三以上的被調查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調查人當中有一些屬于年齡相對較大，對于計算機技術掌握相對較少的人群，而數(shù)十年的工作經驗使得他們對于自己整理的相關檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認為通過網絡化管理需要有一定的計算機操作能力，而相比較學習計算機，他們認為過去的檔案管理方式更能適應。

四、網咯數(shù)字化技術的不足

萬事萬物都具有兩面性，雖然網絡數(shù)字化技術具有無可厚非的優(yōu)勢，同時，它也存在一定的不足，運用不當也會造成一些負面影響。網絡平臺的應用水平相對較低，目前大多數(shù)單位所使用的網絡管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數(shù)單位而言，其應用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費。若要實現(xiàn)《全國檔案信息化建設實施綱要》中制定的“依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網”的目標，應在檔案信息化建設的系統(tǒng)發(fā)展階段推進數(shù)據標準化進程，提高數(shù)據的標準化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎。尤其令人擔憂的是，這種非標準化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴重后果最終或將導致檔案信息化建設舉步艱難。在網絡應用中就存在網絡病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實施網絡數(shù)字化管理的重要因素。

五、如何完善數(shù)字化檔案管理

前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關于如何更好地利用網絡數(shù)字化技術，完善數(shù)字化檔案管理則是重點。

1、NAS設備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個網絡附加存儲設備，采用了信息技術中的流行技術-嵌入式技術。嵌入式技術的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點。

2、通過元數(shù)據存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數(shù)字保存實踐活動的開展， 人們認識到要實現(xiàn)對數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數(shù)據研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數(shù)據元素又稱為 “保存元數(shù)據” 。通過保存元數(shù)據， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數(shù)據流方面采取恰當?shù)男袆樱?并保證被保存對象在技術不斷更新的情況下被重復檢索使用。

3、在網絡化不斷提升的過程中，應該對檔案的分類進行更細劃分，尤其在絕密程度上，應該增加級別，并設置訪問權限，有利于單位安全管理。在網絡化管理方面，筆者認為各個單位應該努力提高管理水平，在人員培訓方面，應該積極的與外界相關技術單位進行交流和學習，盡快提高從業(yè)人員的實際操作水平。

參考文獻：

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數(shù)字化病歷檔案室的建設要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務病歷檔案使用者為導向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應用數(shù)字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數(shù)字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質病歷檔案數(shù)字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機構信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據、影像等數(shù)字化信息，并能實現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統(tǒng)：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數(shù)據平臺。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學圖書館、電子醫(yī)學期刊及相關醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發(fā)，包括針對科學研究及統(tǒng)計分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據庫。其功能包括：數(shù)據檢索權限管理、智能數(shù)據應用導航、專題病歷檔案數(shù)據檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據庫設計及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術麻醉子系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據化病歷檔案應用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發(fā)展起來的專科“三甲”婦幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學知識外，還必須具有計算機技術、網絡技術及知識產權保護、法律法規(guī)等多方面知識的一種全新的復合型人才。

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關鍵詞：數(shù)字；稅收；檔案；人才；安全；應用

一、引言

現(xiàn)代社會發(fā)展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進，實現(xiàn)稅收檔案管理的有序發(fā)展，關鍵在于現(xiàn)代數(shù)字化技術的應用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數(shù)字化技術是計算機、網絡技術的整體化發(fā)展技術，這些技術可以實現(xiàn)稅收檔案管理工作效率的提升，可以進一步構建現(xiàn)代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務能力。

二、稅收檔案數(shù)字化建設的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進一步提升。計算機技術、網絡技術在稅收檔案管理過程中應用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現(xiàn)管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準確性進一步提升。稅收檔案管理具有嚴肅性，必要保證其客觀、準確的記錄，相關資料保存必須萬無一失，數(shù)字化技術的應用之后，人員整理檔案過程中的準確性將進一步提升。最后，實現(xiàn)稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質檔案的時候，相關資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進一步構建現(xiàn)代化的管理手段，將實現(xiàn)這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進一步實現(xiàn)更好的保持效率，不斷推進稅收檔案管理的多元化發(fā)展。

三、稅收檔案數(shù)字化建設的具體措施

1.管理人才數(shù)字化技術的培養(yǎng)。稅收檔案數(shù)字化管理主要就是解決的紙質檔案管理過程中出現(xiàn)的標準不齊，內容不全，歸檔準確度不高等問題，實現(xiàn)數(shù)字化管理之后，稅收檔案的標準化、齊全性、準確性等大大提升，但是需要對相關人才進行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優(yōu)良的職業(yè)準則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業(yè)的技能。就管理人才的培養(yǎng)應該是一種系統(tǒng)化的管理，進一步提升他們日?；?、指標化、數(shù)字化、累積化、導向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關的專業(yè)技能?，F(xiàn)代化的數(shù)字化技術也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業(yè)知識，電腦、信息技術可以實現(xiàn)稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優(yōu)化的信息、計算機等技術，組織稅收檔案管理人員及時學習，不斷更新他們的知識結構。多創(chuàng)造一些學習稅收檔案數(shù)字化技術，對應該學習了解的大數(shù)據、云存儲等概念進行有效掌握運用。開展數(shù)字化技術學習的傳幫帶工作，讓那些具有一定數(shù)字技術水平的人員幫助其他管理人員。2.構建稅收檔案管理網絡安全屏障。稅收檔案管理需要對網絡安全問題提高認識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網絡泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進行系統(tǒng)化的網絡安全措施應用，不斷提升服務主機的安全性，全局性統(tǒng)一更新病毒庫，同時嚴格遵守稅收檔案調閱的相關規(guī)章制度，更好的實現(xiàn)檔案管理的有效開展。嚴格細化稅收檔案管理數(shù)字化在內部網絡傳遞的級別，根據其信息的重要程度、核心程度設置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進一步規(guī)范單位內外網的使用制度，不能將內外網進行互通使用。數(shù)字化的管理可以實現(xiàn)電子化的數(shù)據存儲，雖然紙質的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優(yōu)質的網絡安全條件，這樣的環(huán)境下，稅收檔案管理的網絡化建設推進。3.強化稅收檔案數(shù)字化推進力度。稅收檔案的數(shù)字化發(fā)展需要進一步構建其相關紙質資料的電子化系統(tǒng)，穩(wěn)步推進原始檔案的整體化發(fā)展，組織相關技術人員對原始稅收檔案進行拍照、掃描。數(shù)字化的稅收檔案管理需要在企業(yè)中將相關事宜辦結之后，及時進行掃描進入電腦，這種隨時變化稅務檔案管理不再需要進行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進行編號。一方面需要對原始資料的完整性進行有效保存，另一方面需要進一步加強這些資料電子化發(fā)展的推進，研究一套符合檔案保存規(guī)律的措施和手段。具體的推進措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個業(yè)務環(huán)節(jié)所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進行有效分類。根據檔案管理的不同環(huán)節(jié)，將其進行有效分類，目前的主要種類有：稅務登記、管理認定、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、會統(tǒng)核算、納稅評估、稅務稽查。4.推進稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的軟硬件建設?，F(xiàn)代的稅收檔案數(shù)字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業(yè)法人的簽字、相關部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現(xiàn)對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現(xiàn)問題等，都是可以進行事前檢查。稅收檔案數(shù)字化管理的這些優(yōu)勢需要通過其軟硬件的完善實現(xiàn)。首先需要提高稅收檔案數(shù)字化基礎設施建設的重視程度。不斷強化部門領導對稅收檔案管理數(shù)字化工作的重視程度，這是現(xiàn)代稅收檔案數(shù)字化設施優(yōu)化的基礎和前提。其次，構建系統(tǒng)化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，例如調閱稅收檔案管理的具體規(guī)定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化。進一步構建稅收檔案數(shù)字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護辦法等。最后，進一步強化稅收檔案管理的設備更新，在條件允許的情況下，不斷優(yōu)化稅收檔案管理的硬件設施，實現(xiàn)檔案設施的數(shù)字化，不斷構建符合大數(shù)據時代特征的稅收檔案管理設備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設施都已經配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網絡信息化硬件推進的過程中需要進一步強化，不斷提升網絡速度，優(yōu)化更加廣闊的網絡交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關設備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發(fā)展。

四、結語

稅收檔案是政府對企業(yè)進行稅務管理的有效依據，具有嚴肅性。同時隨著企業(yè)數(shù)量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數(shù)字化管理工作需要進一步加強人才培養(yǎng)，完善網絡安全、有效推進工作力度、優(yōu)化軟硬件建設，從而避免出現(xiàn)人為檔案管理誤差，提升工作效率，進一步實現(xiàn)稅收檔案管理的質量。

參考文獻：

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篇6

[關鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已經無法適應現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現(xiàn)傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數(shù)字化建設已經成為城市發(fā)展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。

一、 檔案管理數(shù)字化概述

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設是一項復雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數(shù)字化建設工作，在高校、城建、企業(yè)等各個行業(yè)領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設已經成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

二、 城建檔案管理數(shù)字化建設的意義

（一） 符合時展的需要

在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當中，推進城建檔案管理數(shù)字化建設，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計等工作的效率實現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現(xiàn)的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化

推行城建檔案管理的數(shù)字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數(shù)字化管理的體系當中，通過網絡和數(shù)據操作技術等，按照統(tǒng)一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。

（三） 利于城建檔案的開發(fā)

城建檔案管理數(shù)字化建設，對于城建檔案的開發(fā)產生了極大的促進作用。城建檔案管理數(shù)字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業(yè)務申請，并與社會其他行業(yè)領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數(shù)字化建設的內容

城建檔案管理數(shù)字化建設是城市實現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設的重要參考，對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：

（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求

規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現(xiàn)對城建檔案管理的規(guī)范化和標準化控制。在參考國家和行業(yè)標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務處理的要求要實現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據統(tǒng)計口徑的統(tǒng)一設計，以保證檔案數(shù)據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規(guī)范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。

（二） 合理設計檔案信息數(shù)據庫存儲功能系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔建設的，但是為了保證系統(tǒng)建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統(tǒng)的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對數(shù)據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創(chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現(xiàn)對檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據信息的安全性。

（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設的力度

城建檔案館的建設是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺為途徑，以面向館內的“統(tǒng)一管理平臺”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網站”為核心，實現(xiàn)信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實現(xiàn)綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現(xiàn)資源共享和協(xié)調配合，實現(xiàn)城市科學合理化的未來發(fā)展。

（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊伍

檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態(tài)的應用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設具備優(yōu)秀的領路人。

結束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)且復雜的工程，要想切實發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數(shù)據庫存儲系統(tǒng)等方面來實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設；當然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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篇7

一、檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，企業(yè)檔案在開采信息資源中占據著不可或缺的重要地位，在企業(yè)的發(fā)展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價值的充分發(fā)揮?？偨Y其原因，主要有以下幾個：一是，企業(yè)檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統(tǒng)，不能滿足相關生產和管理的需求，這就對檔案信息資源的利用積極性產生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，這直接導致其在管理中有很多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏創(chuàng)新意識，不能創(chuàng)造出高質量的工作成果；三是一些檔案管理人員認為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動的思想和情緒，這對檔案資源的開發(fā)和利用帶來了不良影響。

二、檔案管理和利用工作的開展措施

（一）檔案管理要采用現(xiàn)代化的方式。企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在其管理思想的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領導的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強各部門的群體檔案意識，將各個部門與檔案管理部門之間的關系理順清楚，靈活的利用材料，徹底改變在傳統(tǒng)檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發(fā)揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務質量的重要作用。隨著信息科技的發(fā)展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統(tǒng)應該充分考慮將辦公自動化與檔案管理充分融合起來，通過先進的科學技術促進檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化的共同實現(xiàn)。另外，從管理手段上來說，現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度正在不斷地提高，以計算機技術為核心的檔案保存技術已經得到了廣泛的應用，并在檔案的整理、查閱以及網絡平臺上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過計算機為基礎，將檔案分類輸入可以實現(xiàn)共享，這不僅能夠有效的節(jié)省檔案的保管空間，同時還可以實現(xiàn)高效、方便、快捷、準確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

（二）健全檔案管理體系，完善管理制度。檔案具有數(shù)量大、門類多、專業(yè)性強、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點，正是因為這些特點的存在，我們在進行檔案管理的時候要始終以科學、完善以及高效為目標。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實現(xiàn)，可將其分為領導、管理還有整理這三個層次，每個層次的工作都由不同的部門和人員負責。同時還要加大企業(yè)對檔案管理的投入，從基礎設施方面為檔案的管理提供夯實的條件，并且還要定期組織管理相關的人員參與檔案管理知識的培訓課程，進一步促進檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學化。另外，在管理制度方面，首先要對歸檔的范圍、移交的時間等進行明確的規(guī)定，以保證歸檔資料的及時性和完整性；其次要采用獎懲制度，對管理好的人員和部門給予相應的獎勵。

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關鍵詞：設計企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產模式

中圖分類號：S611 文獻標識碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場競爭中，設計企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內部資源、上游的原材料供應商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關的產品，主要是指實體性的產品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個過程進行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內涵更深，專業(yè)性更強。在更大眾的領域通常使用電子化，在更專業(yè)的領域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進入數(shù)字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產物，它的內涵更深，專業(yè)性更強。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內設計企業(yè)在設計手段上實現(xiàn)了CAD，三維技術開展的如火如荼；在管理手段上很多設計企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個過程進行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進行管控，是最精準全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應孕而生，這是管理手段向更高層級邁進的必然要求，是管理方式從大眾化走向專業(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設計企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設計企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學科已經成為一個較為成熟的領域，它不僅是管理技術和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內容豐富，數(shù)據量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應該是海量數(shù)據，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內容更豐富多彩，應能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數(shù)據量比較大。

（2）從管理實體到關系管理。關系管理是數(shù)字化最突出的特點，要實現(xiàn)精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠對拔出蘿卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關于蘿卜的各種信息。

（3）為知識管理提供基礎。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實現(xiàn)目標應該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標準模式，它的概念正在形成，內涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個入口進去后，通過各種關系映射關聯(lián)，實現(xiàn)對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。

（4）全面電子化的產物。數(shù)字化是一個單位多個方面全面電子化后的產物，從信息的輸入、到生產、管理、提供利用等各個方面實現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實現(xiàn)的基礎。如果一個環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個流程就運轉不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質量的產品。

3 .設計企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產模式

3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機技術，是指用計算機來虛構和模擬現(xiàn)實世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網絡等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關信息的處理，仿造出和現(xiàn)實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網絡技術，人們的實踐活動從過去的以物質和能量為基礎的物理空間向以網絡為基礎的電子空間轉化的過程。

從本質上講，虛擬化實際上是一種概念的產物，是真實物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計算機和信息通訊技術發(fā)展的最新階段。在虛擬化實現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網絡化都是虛擬化的前提和基礎，虛擬化集成了計算機和通訊技術的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網絡通信的功能等等。只有當計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經到來。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網絡化發(fā)展到一定階段的產物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應該成為未來設計企業(yè)數(shù)字化的主要技術實現(xiàn)手段。

3.2遠程化。計算機及網絡技術發(fā)展呈現(xiàn)出遠程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點。隨著設計企業(yè)業(yè)務領域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠程化應該是設計企業(yè)未來數(shù)字化實現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設計企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會使設計企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產生類似“數(shù)字化生產中心”這類機構。數(shù)字管理中心是設計企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機構的人員有點類似于網站的編輯和運維人員，主要對企業(yè)內信息進行加工處理并提供利用。設計人員是信息的生產者和制造者，有點類似于網站的記者，實時產生大量的信息。

4 .結束語

企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經營過程有關的多方面資源納入一個整體的企業(yè)價值鏈中。基于價值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導向的管理思想，除了注重產品的研究開發(fā)、營銷擴張和售后服務等之外，還要將客戶、企業(yè)內部資源以及上游供應商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強調對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻 ：

[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9

篇9

所謂圖書館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術普遍應用的基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數(shù)字化檔案信息資源進行收集、管理和提供服務。通過建立網絡支持平臺、業(yè)務管理平臺和信息服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網絡化、管理自動化、服務人性化，從而實現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應充分借助信息網絡技術發(fā)展的契機，利用信息網絡正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學化和技術化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化，不斷推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

一、為什么要建設圖書館

檔案管理數(shù)字化

圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網絡化、檔案管理自動化、服務范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數(shù)字化建設，在優(yōu)化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務等方面具有特別重要的意義。

1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術把各種檔案信息加工成計算機可識別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻，實現(xiàn)知識信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術，將以往傳統(tǒng)介質的檔案轉化為數(shù)字信息，實現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術的發(fā)展，過去那種大量的、重復的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現(xiàn)。比如利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據庫技術、多媒體技術等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。

3.信息傳遞的網絡化，提升了社會化服務的質量。傳遞網絡化是指通過利用網絡技術和通訊技術環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術和網絡技術可以打破地域界限，適應了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質服務。

二、怎樣實現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化

1.積極推廣應用計算機技術，構建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺。堅持推廣應用計算機技術，按照國家和地方信息化建設整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務的數(shù)據存儲、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據中心建設。數(shù)據中心主要應內設檔案用戶目錄數(shù)據庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據庫。同時，要加強對網絡系統(tǒng)、服務器、檔案數(shù)字化技術支持等基礎設施建設和檔案管理應用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設，實行檔案的計算機網絡化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺。

2.優(yōu)化完善檔案信息網絡設施建設，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網（內部局域網）建設。內部局域網是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設完善本級圖書館檔案網絡系統(tǒng)，優(yōu)化網絡結構，提高網絡性能，增強網絡安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網（因特網）建設。外部局域網是連接互聯(lián)網的公眾網，要及時更新和維護外網設備，確保外網安全穩(wěn)定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運行中的安全性，對內、外網要進行物理隔離，著重提高網絡安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內、外網相關功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。

3.建立完善檔案數(shù)字化標準規(guī)范和服務體系，實現(xiàn)信息化環(huán)境下的網絡及應用系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標準化。在國家和地方有關檔案信息化標準的基礎上，提出符合自身實際的檔案信息資源補充標準。特別是要采用通用的標準格式來標引檔案資源，完善數(shù)字圖書館檔案分布式數(shù)據庫跨庫檢索，使其適應Internet環(huán)境，實現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運行與監(jiān)控管理的標準化。依據國家和地方有關標準及要求，提出符合自身實際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運行維護、運行監(jiān)控管理和維護管理推廣的補充標準；要不斷完善檔案制度機制建設，使圖書館檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道；要高度重視數(shù)字資源開發(fā)與服務的質量，提高知識含量，形成符合市場需求、滿足社會公眾普遍要求的高質量的信息內容產品體系，提高檔案信息服務的質量；要建立和完善檔案信息化外包服務機制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實際情況為主導，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運行維護為主要內容的外包服務機制，實現(xiàn)網絡及應用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

篇10

【關鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化對策

在如今經濟快速發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位要想一直保持良好的生存和發(fā)展，就一定要加強本單位的檔案管理。并且傳統(tǒng)的管理方法已經不適合當下的形勢發(fā)展要求。因此，事業(yè)單位必須加強數(shù)字化檔案管理，以便及時解決管理過程中出現(xiàn)的問題。但是當下我國的數(shù)字化管理還存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等問題，因此，一定要對數(shù)字化的管理提出一些優(yōu)化政策。

一、我國目前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的不足

（一）現(xiàn)代化的辦公設備比較缺乏

一個良好的、高端的辦公設備對一個單位的發(fā)展來說至關重要，然而，目前，我國現(xiàn)在許多事業(yè)單位的辦公設備還沒有及時達到數(shù)字化和現(xiàn)代化的要求。有的甚至只是會利用計算機進行一些簡單的工作或者僅有少數(shù)的幾臺計算機，并且還沒有對計算機的硬件等進行及時的更新，這些落后的辦公設備都嚴重的影響了事業(yè)單位工作效率提高和工作的準確性。由于軟件、硬件設備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，使得對于檔案的調閱與查訪不能夠很好的運用現(xiàn)代化手段，影響了事業(yè)單位檔案的安全與完整，從而無法在理想的情況下發(fā)揮出檔案管理的應有效果。此外由于事業(yè)單位不重視資源的現(xiàn)代化建設，也導致了事業(yè)單位不能夠充分的發(fā)揮檔案的作用。

（二）工作人員的綜合方面的素質不夠高

由于目前的事業(yè)單位許多員工都是上了年紀的，因此，他們可能對逐漸更新?lián)Q代的新式的設備的使用方法不能快速的學習和掌握，使得他們的工作技能慢慢的不能滿足新形勢下的工作要求。并且數(shù)字化的檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式存在很大的不同，一些員工不能很好的理解新形勢下的工作內容而使工作的質量下降。而且，現(xiàn)在科學技術發(fā)展的如此之快，使得事業(yè)單位嚴重缺乏相關的專業(yè)技術人才，比如當工作設備出現(xiàn)故障時，不能夠及時的解決，因此專業(yè)的檔案管理人員的缺乏使得現(xiàn)代化設備不能充分發(fā)揮作用。還有一個很嚴重的問題就是一些工作人員的服務意識沒有跟上新的工作形式要求，從而常常造成工作人員與顧客發(fā)生沖突的現(xiàn)象，這些都非常的不利于工作的開展。

（三）各項制度建設不合理

對于任何一個事業(yè)單位的發(fā)展來說，一個完善的制度都是必不可少的。如今大多數(shù)的事業(yè)單位對于檔案管理沒有明確設置制度，使得各單位對檔案的管理存在諸多的漏洞，這很不利于工作的保存和檔案管理工作的開展。其中一個很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的話，就很容易泄露個人和組織的信息，這可能會對檔案所屬者造成極大的困擾。并且各事業(yè)單位之間缺乏資源共性的平臺，導致工作信息分散，工作質量和效率都不高。此外，有些單位沒有明確的對檔案管理進行規(guī)范和設置制度，造成了檔案室內的環(huán)境不夠清潔和雜物較多的現(xiàn)象，很容易導致檔案的丟失、毀損，使得檔案的使用效率低下，影響工作質量的提高。

二、提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的對策

（一）完善現(xiàn)代化的辦公設備

事業(yè)單位要想將檔案管理向數(shù)字化轉變，就一定要有先進的辦公設備作為基礎。因此，事業(yè)單位一定要虛心的、積極的聽取相關專家人員的意見和建議，在經費的允許下，盡可能的引進適合自己單位的現(xiàn)代化的辦公設備。并且，各單位要意識到獨自戰(zhàn)斗是不理智的，事業(yè)單位要加強和其他企業(yè)之間的合作，在形成良好的關系可能就會有機會以較低的價格購買到非常先進的設備，并且拓寬了企業(yè)的交際領域，有利于促進企業(yè)的發(fā)展。除此之外，為了實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位在完善辦公設備的同時，還要綠色、循環(huán)等可持續(xù)發(fā)展的理念。

（二）提高工作人員各個方面的素質

由于事業(yè)單位的檔案管理工作的綜合性較強，所以對員工各方面的要求也就相應的比較高，因此，強化檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質對提高事業(yè)單位的良好發(fā)展至關重要。對于單位的老員工來說，因為他們對新知識的接受能力較差，然而現(xiàn)代化的辦公設備對新的技術的要求又不斷的在提高。因此，事業(yè)單位要經常組織一些培訓并及時進行考核，提高員工們的專業(yè)技能。同時，除了對工作人員進行技能上的培訓，還要對他們的服務態(tài)度及方法進行培訓，提高顧客們的M意度。更重要的是要讓員工們意識到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，從而加快他們觀念的轉變并能夠積極的學習新的技能。除以上所說，另一個重要措施就是建立獎懲措施，以提高工作的人員的積極性。

（三）建立好檔案管理的各項制度

通過上文，我們已經可以得出，一個事業(yè)單位良好的發(fā)展一定要有合理的管理制度作為前提保障。要明確檔案管理的規(guī)范和制度，從而保持檔案室內環(huán)境的清潔，以為日后查詢資料提供便捷。還要建立一個良好的資源共享平臺，從而提高檔案信息的時效性。但同時還要建立健全檔案管理安全保密制度，健全保密制度就要根據不同的檔案來設置不同的保密方式和級別，并且要有配套的制度來指導管理權限的使用，從而有利于保證信息的安全性。在日常的工作中，對于所有的工作人員來說，要對工作的信息做到嚴格的保護，只有在需要的時候及時打算，使用完之后還要及時的關閉，以防止信息泄漏到不法分子之處。對于專業(yè)的技術人員，要及時的對辦公設備進行定期的維護和修理，排除不必要的隱患。對于單位中的安保人員，要對存有重要保存資料的場所進行嚴格的看守和保護。