導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)

CooperD．F和ChapmanC．B對(duì)風(fēng)險(xiǎn)給出了較權(quán)威的定義：“風(fēng)險(xiǎn)是由于從事某項(xiàng)特定活動(dòng)過程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)或財(cái)務(wù)的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)主要是指電子檔案文件在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中很容易被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。

二、風(fēng)險(xiǎn)管理

通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的程序設(shè)計(jì)主要包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)部分。

（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)和前提，主要指“尋找”和“分類”風(fēng)險(xiǎn)因素這兩項(xiàng)內(nèi)容。我們希望通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個(gè)理性認(rèn)知，如果把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)列出在清單上，就能達(dá)到較好的識(shí)別效果。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)從性質(zhì)上劃分，主要有：

1.電子檔案真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的真實(shí)性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時(shí)的一致。電子檔案的真實(shí)性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，能夠作為社會(huì)記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺(tái)升級(jí)時(shí)遷移電子檔案也可能導(dǎo)致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。

2.電子檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的完整性風(fēng)險(xiǎn)主要是指應(yīng)該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應(yīng)該有的價(jià)值。

3.電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元組完備集風(fēng)險(xiǎn)理論，即。其中，表示風(fēng)險(xiǎn)，表示第個(gè)不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標(biāo)；角標(biāo)是指是一個(gè)完備集。集合中的元素只是風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)答案，而整個(gè)集合才是全部風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以按照這些步驟進(jìn)行：首先，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險(xiǎn)要素表，即把風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來的風(fēng)險(xiǎn)因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率值。第三，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，確定對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)后果值集。最后，進(jìn)行綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，劃分出幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避通常有三種方法：通過應(yīng)用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓(xùn)和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應(yīng)用技術(shù)來規(guī)避（如設(shè)置密碼）。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移可以通過重新考慮如何提供服務(wù)，修改配置模式，外包給其他機(jī)構(gòu)、購買保險(xiǎn)，或者與提供商簽署服務(wù)合同來實(shí)現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復(fù)雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到處理這些風(fēng)險(xiǎn)比較有經(jīng)驗(yàn)的另一個(gè)機(jī)構(gòu)中。風(fēng)險(xiǎn)緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時(shí)同時(shí)也會(huì)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。事實(shí)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案管理過程中，應(yīng)該從風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的源頭上就避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或者在風(fēng)險(xiǎn)來臨時(shí)，采取相應(yīng)的措施緩解風(fēng)險(xiǎn)造成的損失，具體可做到如下幾點(diǎn)：

1.以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力，更新管理知識(shí)，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少失誤，提高遵守制度的意識(shí)，避免在管理過程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。

篇2

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；安全風(fēng)險(xiǎn)；評(píng)估

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的開展及檔案資源的應(yīng)用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的一大重要途徑，同時(shí)也是檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，得到廣泛應(yīng)用的必然要求。

1 檔案管理信息化的必要性

在當(dāng)今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會(huì)信息化發(fā)展相脫節(jié)。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時(shí)展需要的同時(shí)更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)檔案的功能和價(jià)值。檔案管理信息化發(fā)展是檔案發(fā)展的必然要求，當(dāng)今社會(huì)已具備了檔案管理信息化發(fā)展完善的條件，使其發(fā)展成為可能。第一，具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門已具備打印機(jī)、復(fù)印件以及掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，另外，對(duì)計(jì)算機(jī)的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規(guī)范的管理機(jī)制。其標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)在整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)及技術(shù)等多個(gè)方面。第三，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)，同時(shí)人們對(duì)信息化相關(guān)設(shè)備技術(shù)的操作能力也已滿足日常生產(chǎn)生活的需要。這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會(huì)環(huán)境和思想環(huán)境，并在一定程度證實(shí)了檔案管理信息化建設(shè)的迫切需求。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 利于存儲(chǔ)

在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。同時(shí)，也解決了紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲(chǔ)的長期性。經(jīng)過高新技術(shù)進(jìn)行“原文掃描“后，利于實(shí)現(xiàn)“原文”再現(xiàn)。

2.2 便于查詢

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質(zhì)信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的查詢方式，通過檔案信息管理系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)檔案資料的即時(shí)、準(zhǔn)確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質(zhì)量、精度和效率。

2.3 實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案管理信息化通過信息網(wǎng)絡(luò)可促進(jìn)組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時(shí)滿足組織、單位內(nèi)部對(duì)檔案信息的需求。專用的信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的異地遠(yuǎn)程管理和使用，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)管理

在檔案管理信息化中，可通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，規(guī)定使用者的調(diào)閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分級(jí)管理，這有利于資料保密。同時(shí)，系統(tǒng)查詢記錄可自動(dòng)記錄調(diào)閱情況，以更好地落實(shí)責(zé)任追究制。

2.5 提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)，這需要花費(fèi)大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的工作方式，檔案資料經(jīng)微機(jī)處理后，實(shí)現(xiàn)了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環(huán)節(jié)均可在電腦上操作。同時(shí)，工作人員的工作由以前的集中工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒐ぷ?。另外，系統(tǒng)中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡單，便于文件完善?？梢?，檔案管理信息化在降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)也提高了工作人員的工作效率。

3 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

3.1 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的必要性

檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)出來，且其特點(diǎn)鮮明，與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，是現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時(shí)，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，應(yīng)確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數(shù)據(jù)的完整性。

3.2 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的存在的問題

目前檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的問題主要有以下幾個(gè)方面。第一，對(duì)信息安全評(píng)估不夠重視。各組織、單位的管理層對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評(píng)估的重要性呈正比，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)階段信息安全的需要。第二，評(píng)估技術(shù)人員匱乏。各組織、單位內(nèi)部，對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不夠，導(dǎo)致安全評(píng)估人員的專業(yè)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關(guān)部門的檔案管理信息化安全評(píng)估形同虛設(shè)。第三，工作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有待完善。就目前檔案管理信息化安全評(píng)估的發(fā)展?fàn)顩r而言，需要完善其工作流程及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)具體環(huán)境及情況而制定，以實(shí)現(xiàn)流程和標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性。特別是評(píng)估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進(jìn)一步完善。第四，評(píng)估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進(jìn)，其安全問題也日漸暴漏。原有的評(píng)估工具已不能滿足現(xiàn)階段解決相關(guān)安全問題的需要。因此，必須加大評(píng)估工具的開發(fā)和推廣力度，切實(shí)滿足檔案管理信息化安全評(píng)估的需求。

4 結(jié) 語

檔案管理信息化是檔案管理隨時(shí)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比有著明顯的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評(píng)估中的相關(guān)問題，促進(jìn)安全評(píng)估，從而在根本上促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵字：油田企業(yè)檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)分析與控制；信息化時(shí)代

我們都知道，油田企業(yè)在檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)具體是指油田企業(yè)在具體的生產(chǎn)過程中，相關(guān)部門對(duì)可能遇到的各種有關(guān)檔案方面的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大的安全保障的過程，這個(gè)過程我們也叫他為檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)過程。具體到我們要討論和研究的油田企業(yè)而言，油田企業(yè)的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國大多數(shù)油田企業(yè)的主要問題之一，各個(gè)單位也在實(shí)踐的過程中積極探索和尋找有效的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個(gè)方面分析和闡述油田企業(yè)在檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析和控制的具體情況：

一、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析

就當(dāng)下油田企業(yè)而言的話，檔案管理是非常重要的一個(gè)工作，這個(gè)重要性首先體現(xiàn)在油田企業(yè)本身在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的重要性上，關(guān)系到國家戰(zhàn)略大局，再者就體現(xiàn)在普通意義上檔案管理的意義上。結(jié)合油田企業(yè)的實(shí)際情況可以說油田企業(yè)的檔案管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是一個(gè)工作程序的問題，它是這個(gè)程序中必要的一環(huán)，針對(duì)具體的油田檔案管理的工作特點(diǎn)，分析、評(píng)估、制定切實(shí)可行的防范措施，才能使檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降至最低限度。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)主要是檔案運(yùn)送和交接過程的風(fēng)險(xiǎn)，具體包括三個(gè)方面：

第一，交通隱患。油田之間相關(guān)的各個(gè)單位在地理位置上是相對(duì)相對(duì)分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預(yù)料和不可以預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)，所以一般而言交通風(fēng)險(xiǎn)是檔案運(yùn)送中的最大風(fēng)險(xiǎn)。

第二，檔案風(fēng)險(xiǎn)中多種意外傷害。在各個(gè)分散點(diǎn)之間傳遞檔案，其中可能會(huì)因?yàn)樽匀缓吞烊坏炔欢ㄒ蛩卦斐扇藛T的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經(jīng)常遇到的事例，發(fā)生幾率比較高。

第三，檔案可能會(huì)丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個(gè)油田企業(yè)在人員上普遍有基數(shù)大、人員情況復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，加上油田企業(yè)檔案的運(yùn)送和移交的程序比較多，那么在這個(gè)過程中就無形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，

當(dāng)然，油田企業(yè)檔案管理是個(gè)需要細(xì)心和責(zé)任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現(xiàn)人為地各種問題，油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)是多樣的，必要比較常見的情況是各種檔案手續(xù)會(huì)出現(xiàn)不全甚至根本沒有的情況，特別是好多油田企業(yè)在信息化社會(huì)應(yīng)用電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，由于操作不當(dāng)?shù)仍蚩赡軙?huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失甚至泄露，危害油田企業(yè)集體的利益。

二、油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制

針對(duì)以上幾個(gè)方面對(duì)于油田企業(yè)檔案管理過程中相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)分析之后，相應(yīng)地預(yù)防措施是必要的，但是由于油田企業(yè)中的檔案管理是個(gè)復(fù)雜的系列工作，牽扯到油田企業(yè)各部門的工作態(tài)度和工作程序問題，因此風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施也是需要從大方面、多角度去進(jìn)行，筆者結(jié)合已有研究成果，認(rèn)為就當(dāng)下油田企業(yè)檔案管理中預(yù)防措施主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去入手：

（一）提高認(rèn)識(shí)水平，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于油田企業(yè)的重要意義。我們都知道，意識(shí)決定行動(dòng)，對(duì)于檔案管理工作的意義有一個(gè)高度的、比較深刻的認(rèn)識(shí)，在這種認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上去投入到具體的實(shí)際工作當(dāng)中去，這是一種標(biāo)本兼治的方法，是油田企業(yè)應(yīng)該大力去抓的一個(gè)重要方面。因此廣大油田企業(yè)要積極通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等不同的方法和形式去加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的教育培訓(xùn)，使他們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)上達(dá)到一定的要求，繼而從具體的工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（二）及時(shí)積極的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是重要保障，應(yīng)堅(jiān)持不懈。油田企業(yè)的檔案管理工作具體到實(shí)際工作中還是要通過不同的部門和不同的個(gè)人去完成的，因此在這個(gè)意義上加強(qiáng)各個(gè)部門在檔案方面的評(píng)估是最有意義的工作，也是最能夠體現(xiàn)效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，各個(gè)部門的相關(guān)從業(yè)人員要接受相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的具體方法和流程，定期進(jìn)行檢查，這是保證油田企業(yè)自身在檔案管理工作中萬無一失的主要保障。

（三）完善相關(guān)制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關(guān)部門要加強(qiáng)在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強(qiáng)的措施來，并通過一定的途徑是這一套措施堅(jiān)決的在各個(gè)工作環(huán)節(jié)和部門實(shí)行開來，保證檔案工作的正常有序。

（四）不斷完善油田企業(yè)在檔案使用過程中的規(guī)范性。這點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，各個(gè)部門也好，個(gè)人也好，在使用企業(yè)檔案的過程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請(qǐng)的申請(qǐng)，防止在使用過程中出現(xiàn)丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴(yán)格執(zhí)行，這也有利于在這方面出現(xiàn)問題之后便于相關(guān)責(zé)任的查詢和追究，有力的保障油田企業(yè)檔案管理中的嚴(yán)肅性。

（五）加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案對(duì)于每一個(gè)單位和集體都是重要的，對(duì)于油田企業(yè)更是這樣的，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施就要有相應(yīng)的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設(shè)施一定要符合要求，相關(guān)的資料出項(xiàng)問題的時(shí)候要有一套比較完備的報(bào)警和預(yù)防措施，在短時(shí)間之內(nèi)通知相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，努力把損失和危害降低到最小。

（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和操作是與時(shí)俱進(jìn)的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優(yōu)勢(shì)，有效地減輕相關(guān)部門的人員壓力，但同時(shí)如何做好電子檔案的管理工作也是個(gè)如影隨形的問題，要積極防治相關(guān)信息的丟失和泄露，加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員在電子檔案方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，定期檢查和監(jiān)督他們的工作，保證電子檔案的有效運(yùn)行。

三、 結(jié)語

油田企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其中需要各個(gè)相關(guān)部門和各個(gè)相關(guān)涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業(yè)檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個(gè)十分迫切又重要的課題，我們一定要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，優(yōu)化方式，以靈活的工作把這項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出一份力。

篇4

一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)因素

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場干擾以及溫度變化都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備載體性能造成影響，從而使計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動(dòng)量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲(chǔ)備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒有對(duì)其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術(shù)

這里所說的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會(huì)使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險(xiǎn)。電子病歷檔案主要是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級(jí)程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對(duì)病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過一些非法手段對(duì)電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。

二、針對(duì)電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對(duì)前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時(shí)前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對(duì)電子檔案實(shí)施管理時(shí)，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對(duì)管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個(gè)環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險(xiǎn)平衡式管理在對(duì)電子病歷檔案管理過程中，本身就會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無論我們?cè)鯓咏档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)存在，也就是說，我們?nèi)粝雽L(fēng)險(xiǎn)性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，要充分保障支出以及風(fēng)險(xiǎn)因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時(shí)比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時(shí)說明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對(duì)保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對(duì)電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制，并將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之內(nèi)。在對(duì)電子病歷檔案承受風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行考量的過程中，首先要對(duì)其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險(xiǎn)控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提升電子技術(shù)水平

在對(duì)電子技術(shù)水平提升過程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的方式。對(duì)系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動(dòng)之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)兩種風(fēng)險(xiǎn)管理方式。靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過程中，強(qiáng)化對(duì)電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對(duì)電子病歷檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行更改，同時(shí)具有不同權(quán)限的管理人員也能對(duì)病歷實(shí)施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)以及抵御外來誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及法律文獻(xiàn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

篇5

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用來保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時(shí)通過設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險(xiǎn)，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

篇6

關(guān)鍵詞:檔案保護(hù);檔案安全;全過程管理;風(fēng)險(xiǎn)控制;風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo);隱患

檔案安全是對(duì)檔案實(shí)體和信息采取防范措施，避免受到自然災(zāi)害、人為事故和突發(fā)事件的破壞，減少檔案在管理過程中的損壞，使檔案處于安全狀態(tài)，確保不發(fā)生檔案丟失和損毀，以及信息泄密事件。明確檔案安全職責(zé)，控制安全風(fēng)險(xiǎn)，消除安全隱患，維護(hù)檔案管理全過程的安全，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要求，也是檔案工作者的基本職責(zé)。

1檔案全過程管理及其安全風(fēng)險(xiǎn)隱患

1.1檔案全過程管理

實(shí)施檔案工作全過程管理，是新時(shí)期檔案工作新的理念，其目標(biāo)在于對(duì)檔案的收集、整理歸檔、保管、利用，以及遷移等工作狀態(tài)，采取標(biāo)準(zhǔn)化的過程管理，確保檔案管理工作業(yè)態(tài)的科學(xué)化與規(guī)范化。檔案全過程管理一般有三個(gè)階段：一是檔案的前端管理；二是檔案的庫房保管；三是檔案的后程監(jiān)管.檔案全過程管理，與過去通常的檔案管理相比，主要有以下三個(gè)方面的變化：（1）檔案工作環(huán)境的擴(kuò)展。檔案安全保護(hù)的工作視野不僅關(guān)注于檔案在庫房內(nèi)的安全，同時(shí)也密切關(guān)注檔案在庫外活動(dòng)，特別是脫離了檔案適宜環(huán)境，即庫外運(yùn)行狀態(tài)及其影響破壞作用。（2）檔案工作業(yè)態(tài)的延伸。檔案安全管理活動(dòng)是全方位地覆蓋檔案的各個(gè)工作業(yè)態(tài)，對(duì)檔案的“收、管、用”環(huán)節(jié)中的檔案收集、整理歸檔、編研、保管保護(hù)、開發(fā)利用、展覽陳列、移交轉(zhuǎn)移等，都給予高度關(guān)注，確保不發(fā)生任何安全事故。（3）檔案工作目標(biāo)的提升。檔案的絕對(duì)安全，不僅要確保檔案在工作活動(dòng)中不出現(xiàn)檔案的損壞、損毀和丟失等事故或事件，同時(shí)還要求消除檔案工作中存在的、潛在的不安全因素，及時(shí)化解檔案工作層面的風(fēng)險(xiǎn)隱患和不利因素，使檔案始終處在一種安全的、無害的適宜環(huán)境中。

1.2檔案全過程管理中的隱患和風(fēng)險(xiǎn)

檔案全過程管理活動(dòng)涉及的工作環(huán)節(jié)多，制約因素多，可能出現(xiàn)的狀況和產(chǎn)生的變化也多，這些制約因素和影響情況，會(huì)弱化檔案管理工作，降低檔案安全保障的效率。檔案全過程管理中易出現(xiàn)的檔案風(fēng)險(xiǎn)和事故隱患，潛伏在檔案利用、檔案保管及檔案日常管理的多個(gè)方面，這些管理隱患和風(fēng)險(xiǎn)因子主要有：（1）檔案接收征集工作中，未能依據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的相關(guān)管理規(guī)章制度，造成工作的失誤和疏忽，從而造成檔案的破壞和損壞。（2）檔案處在不適宜保管條件下，使得檔案的自然老化加劇，特別是不適宜的溫濕度、光、空氣污染物及害蟲、霉菌等因素的影響，會(huì)造成檔案出現(xiàn)紙張的變黃發(fā)脆、字跡變色褪色、膠片霉?fàn)€、磁帶粘連變質(zhì)，以及光盤的腐蝕等現(xiàn)象。（3）檔案利用過程是一個(gè)多樣的復(fù)雜過程，這個(gè)階段的破壞程度差異很大，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案的缺頁和破裂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案字跡的褪變和信息的失真，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案秩序的錯(cuò)亂，甚至于出現(xiàn)檔案的丟失和徹底損毀。（4）檔案管理疏忽，工作人員大意馬虎，管理不善，監(jiān)管不力，也會(huì)造成檔案安全漏洞很多，檔案破壞和損失的安全隱患不少，如檔案人員私自有償向國外研究人員提供檔案數(shù)據(jù)。（5）備份修復(fù)時(shí)出會(huì)現(xiàn)不當(dāng)?shù)膿p害，有的檔案已經(jīng)破損，有的出現(xiàn)生蟲、發(fā)霉情況且未得到及時(shí)修復(fù)；以及修復(fù)過程中的方法與措施不妥當(dāng)、不合適、不安全，也會(huì)對(duì)檔案安全造成威脅；有的對(duì)電子文件既無備份，也無過硬的保護(hù)、保密措施。

2檔案全過程安全管理的方式與途徑

檔案全過程安全管理是指在檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發(fā)生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動(dòng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患，使保管和利用的檔案沒有危險(xiǎn)，不受威脅，不出事故。檔案管理部門主要有檔案館和檔案室兩種形式，其全過程管理表現(xiàn)為兩種明顯不同的工作狀態(tài)：一種是庫房內(nèi)的相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境，保管條件適宜，檔案受損、破壞的概率比較低；另一種是處在動(dòng)態(tài)的庫外工作狀態(tài)，環(huán)境條件不穩(wěn)定，在動(dòng)態(tài)過程中（一些過程變化還比較頻繁）容易受到不利因素或有害因子的破壞，如圖2所示。在確保檔案絕對(duì)安全的條件下，根據(jù)這兩種不同的環(huán)境和工作狀態(tài)需要進(jìn)行相應(yīng)的安全管理。

2.1檔案前端控制的安全管理

2.1.1檔案接收時(shí)的安全保護(hù)

接收的檔案需要加強(qiáng)管理與保護(hù)，以利于后期檔案的利用與保存。一是制定檔案接收進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查驗(yàn)收制度，保證接收進(jìn)館的檔案符合安全要求。二是檔案部門按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案檢查和驗(yàn)收，對(duì)新接收的檔案，一般應(yīng)進(jìn)行消毒滅菌處理，做到先消毒、后入庫。三是檢查合格后，連同案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和檢索工具，一并接收入館。

2.1.2檔案征集時(shí)的安全保護(hù)

檔案收集是檔案安全管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，確保收集的檔案完好無損是檔案安全的基本要求。一是建立檔案征集的安全管理制度。二是征集檔案進(jìn)館前，要嚴(yán)密包裝，妥善運(yùn)輸，專人護(hù)送，保證檔案安全。三是征集來的檔案要及時(shí)歸檔，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交。

2.1.3整理檔案時(shí)的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、填寫規(guī)范、裝訂整齊、格式統(tǒng)一。檔案的目錄、內(nèi)容、填寫要求等，符合規(guī)范，利于長久安全保存。二是檔案整理歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案安全要求逐卷逐件進(jìn)行，慎重處理檔案原件。三是加強(qiáng)檔案整理中的保護(hù)，清除有破壞作用的文件裝訂物、添加物等；對(duì)有些檔案進(jìn)行舒展平整、表面去污和修裱等保護(hù)性處理；規(guī)范檔案裝入盒的操作；單獨(dú)對(duì)有潛在危害的檔案立卷。四是防范人為災(zāi)害、突發(fā)事件，以及不當(dāng)操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。檔案文件在整理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔。

2.2檔案庫房保管的安全管理

檔案庫房的安全管理工作，主要是通過檔案庫房的安全工作來實(shí)施的。主要有兩方面的工作。

2.2.1配備檔案安全的設(shè)備設(shè)施

檔案庫房安全管理的基礎(chǔ)性條件，是具備必要和必需的檔案安全設(shè)備設(shè)施。主要包括：安裝庫房的安全監(jiān)控系統(tǒng)，配備庫房的消防設(shè)備，配置檔案的保護(hù)與管理維護(hù)設(shè)備，建立和完善檔案數(shù)字信息安全設(shè)施。

2.2.2加強(qiáng)庫房保管中的安全措施

強(qiáng)化檔案保管的工作效率，需要建立相應(yīng)的管理制度，保障庫房安全管理工作的有效開展。主要包括：建立健全檔案庫房安全管理制度；注重保管中的檔案實(shí)體與信息安全；加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人。

2.3庫外后程監(jiān)管的安全管理

2.3.1檔案利用中的安全管理

注重利用中的檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密泄密。一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴(yán)格審批手續(xù)。嚴(yán)格控制檔案原件的利用，對(duì)檔案復(fù)制件的使用，也應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)。建立完整的登記、借用、歸還等手續(xù)。二是使用單位對(duì)摘錄、復(fù)制的檔案要嚴(yán)格登記，妥善保管，不得散存在個(gè)人手中，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權(quán)限經(jīng)審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（或拍攝）。三是在檔案利用場所安裝攝像監(jiān)視器，嚴(yán)防利用者在檔案上涂改、圈畫、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時(shí)，必須愛惜檔案，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。四是收回檔案時(shí)，仔細(xì)翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內(nèi)容。

2.3.2檔案編研時(shí)的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)，遵循檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，遵守檔案利用與安全的相關(guān)規(guī)章制度。二是規(guī)范管理，避免使用不當(dāng)或過度造成損傷及損毀。三是從保護(hù)檔案、方便利用的原則出發(fā)，更多采取檔案的數(shù)字形式、復(fù)制件形式，盡量避免檔案原件的重復(fù)使用，減少利用損傷。

2.3.3檔案展覽中的安全管理

檔案展覽活動(dòng)范圍廣、接觸對(duì)象多、檔案展覽形式多樣，增加了檔案受損和破壞的概率。一是檔案展覽場所應(yīng)配備安全設(shè)施和保護(hù)設(shè)備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞情況發(fā)生。二是監(jiān)管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環(huán)境變化、用戶不當(dāng)操作等因素對(duì)檔案的破壞。三是制訂檔案展覽中災(zāi)害防護(hù)和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，確保檔案安全。

2.3.4檔案外借（轉(zhuǎn)遞）中的安全管理

檔案館（室）要檢查與控制借出的檔案，履行手續(xù)，規(guī)范操作，保證安全。一是出借給單位或個(gè)人的檔案復(fù)制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館（室）公章。二是利用單位或個(gè)人借用的檔案，要嚴(yán)格登記，妥為保管，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。三是不允許利用單位或個(gè)人長期保存，用畢一律退回。此外，轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)安全保密要求，履行審批手續(xù)，依章規(guī)范操作，防止出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況發(fā)生。

2.3.5檔案移交的安全管理

檔案室應(yīng)依法定期將具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。一是做好交接前的準(zhǔn)備工作，對(duì)所有保存檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符。二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

2.3.6檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸中的安全管理

一是檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸時(shí)，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對(duì)被送檔案進(jìn)行包裝，并進(jìn)行檔案安全檢查，防止轉(zhuǎn)運(yùn)過程中檔案的損失。二是檔案轉(zhuǎn)運(yùn)中包裝箱應(yīng)符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免發(fā)生檔案損壞、被盜、丟失事件。三是檔案遠(yuǎn)距離運(yùn)輸轉(zhuǎn)移，應(yīng)考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風(fēng)等惡劣天氣，以及突發(fā)事件可能對(duì)檔案造成的損失和危害。

3檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)及其實(shí)施方式

3.1風(fēng)險(xiǎn)控制方式

確保檔案安全，需要消除安全事故隱患，化解安全風(fēng)險(xiǎn)。全過程管理中檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)控制，作為常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)控制，是檔案安全重要性和長期性的體現(xiàn)，是檔案安全體系建設(shè)中的重要內(nèi)容。檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)是一種對(duì)檔案安全事故發(fā)生和發(fā)展能夠作出基本判別的評(píng)估指標(biāo)。借助量化的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，能區(qū)分檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，確定事故的破壞程度，預(yù)判危害的發(fā)展態(tài)勢(shì)，達(dá)到減少災(zāi)害發(fā)生的概率和控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

3.2風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的制定與作用

設(shè)計(jì)全過程檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，需要依據(jù)國家檔案安全戰(zhàn)略、本單位所屬系統(tǒng)的發(fā)展需求、面臨的安全工作形勢(shì)和現(xiàn)實(shí)情況，從降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的要求出發(fā)，認(rèn)真研究制定考核依據(jù)、考核內(nèi)容、辦法及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核成績及否決條款等內(nèi)容。全過程檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)可以設(shè)定成三級(jí)指標(biāo)，其內(nèi)容涉及檔案的安全防護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)控制，針對(duì)檔案的實(shí)體管理與信息安全。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，主要涉及全過程管理中安全防護(hù)、隱患消除、風(fēng)險(xiǎn)控制，以及數(shù)字信息安全等內(nèi)容。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的主要內(nèi)容與工作目標(biāo)詳見表1。檔案館（室）風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的核心內(nèi)容，是檔案保管和檔案利用的安全。風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)包括檔案安全隱患和潛在風(fēng)險(xiǎn)的工作環(huán)節(jié)、人員和場所?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)的范圍包括庫房基礎(chǔ)設(shè)施、配置的設(shè)備設(shè)施，也包括檔案前端與后端管理，以及檔案減災(zāi)處突和檔案搶救修復(fù)等內(nèi)容。設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)需要以檔案總體安全為目標(biāo)，從時(shí)間周期、保護(hù)措施、控制風(fēng)險(xiǎn)效果等方面，加強(qiáng)檔案安全管理，并通過檔案安全狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)分析檔案安全態(tài)勢(shì)及發(fā)展?fàn)顩r，調(diào)整與評(píng)估檔案風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的實(shí)施效果。風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的作用，是檔案行政管理部門指導(dǎo)和監(jiān)督檔案館（室）開展檔案安全工作的依據(jù)，成為衡量各級(jí)單位檔案安全工作開展情況的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；也是各級(jí)各類檔案館（室）進(jìn)行檔案安全工作自查、實(shí)施自我監(jiān)督的工作標(biāo)準(zhǔn)。

3.3方案實(shí)施與結(jié)果評(píng)定

篇7

一、檔案員的崗位特點(diǎn)――崗位全接觸

進(jìn)入21世紀(jì)以后，士官逐漸成為我軍檔案人員的主體。目前，檔案員主要在旅（團(tuán)）級(jí)單位的保密室、師以上單位的保密檔案室任職。其職責(zé)一般包括：保密檔案室日常管理，文書的傳遞和管理，檔案資料的收集鑒定、立卷保管、移交及銷毀等工作。在很多單位，檔案員還負(fù)責(zé)單位印章和首長公務(wù)章的保管與使用。隨著部隊(duì)信息化水平的提升，檔案員的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和任職需求不斷拓展，相當(dāng)多的檔案員要參與或負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理、參與檔案保管和保密宣傳教育等工作。上述工作的政策性和原則性很強(qiáng)，檔案員的崗位特點(diǎn)也相當(dāng)鮮明。

（一）程度深

檔案員在工作中接觸到的信息涵蓋了軍、政、后、裝等業(yè)務(wù)內(nèi)容，涉及文字、圖表、聲音、圖像、視頻等多種形式的載體。從信息流向看，這些信息既有上行的，又有下行的，還有平行的。從程度看，檔案員知悉的多為秘密和機(jī)密，也有絕密級(jí)信息。除了個(gè)人親啟件以外，其他所有文書原則上保密士官都可根據(jù)工作需要進(jìn)行拆閱處理。正是基于這個(gè)原因，有單位規(guī)定，檔案員干滿5年以上必須調(diào)離，且轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）前3年必須換崗進(jìn)行脫密處理。

（二）工作強(qiáng)度大

檔案員的崗位職責(zé)大體分為文件管理、檔案管理及保密管理三類。其中，文件收發(fā)、傳遞，檔案整理、立卷、歸檔和存儲(chǔ)介質(zhì)管理要占去絕大多數(shù)正課時(shí)間。雖然每天處理的具體對(duì)象不同，但業(yè)務(wù)流程和相關(guān)要求沒有太大變化，基本上屬于簡單重復(fù)性勞動(dòng)。近年來，全軍各部隊(duì)對(duì)保密檔案工作日益重視，文件及其他載體的管理也越來越規(guī)范。檔案員除了正課時(shí)間必須在崗，8小時(shí)之外或節(jié)假日也需要隨叫隨到，很多人把加班加點(diǎn)視為崗位正常需求，而一些單位更要求檔案員住在保密檔案室或附近區(qū)域，以便隨時(shí)處理業(yè)務(wù)。

（三）保密要求高

保密檔案室作為機(jī)關(guān)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐、載體管理的中心和檔案工作的基礎(chǔ)單元，是我軍各級(jí)機(jī)關(guān)不可或缺的重要場所。面對(duì)嚴(yán)峻的隱蔽戰(zhàn)線斗爭形勢(shì)，各單位紛紛加強(qiáng)了保密檔案室的安全管理，對(duì)檔案員的選用標(biāo)準(zhǔn)和日常管理提出了更高的要求。政治審查、行政管控、法制教育等手段貫穿保密士官管理的全過程，形成一道道預(yù)防安全事故和消除泄密隱患的重要防線。

二、崗位管理現(xiàn)狀與潛在風(fēng)險(xiǎn)――安全大掃描

全軍在崗檔案員數(shù)以千計(jì)，但一個(gè)團(tuán)級(jí)單位里只有一到兩名，所以，如何科學(xué)管理檔案員的確是個(gè)重要而特殊的問題。和其他專業(yè)技術(shù)兵相比，檔案員對(duì)我軍的安全發(fā)展起著非常特殊的作用。該群體的職業(yè)素養(yǎng)、純潔穩(wěn)定性等，直接影響機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)水平和軍事秘密的安全管理，因此，檔案員職業(yè)失范行為所造成的危害具有隱蔽性、滯后性、全局性等特點(diǎn)，由此帶來的損失難以用金錢衡量。從這個(gè)意義上說，檔案員崗位管理的安全性要求更高。

由于檔案員是我軍近幾年出現(xiàn)的崗位，總部對(duì)其職責(zé)暫未做統(tǒng)一規(guī)定。實(shí)際工作中，檔案員往往因所在單位的性質(zhì)、級(jí)別、任務(wù)等不同而履行著各自的崗位職責(zé)。各大單位或同系統(tǒng)的檔案員職責(zé)較接近，而不同部隊(duì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容甚至?xí)嗖钶^大。在行管方面，各單位針對(duì)檔案員的管理方法、手段、標(biāo)準(zhǔn)也不盡一致，其管理狀況往往和本單位對(duì)保密檔案工作的重視程度以及保密檔案室的正規(guī)化建設(shè)水平高度相關(guān)。

需要指出的是，從全軍而言，當(dāng)前的檔案員隊(duì)伍政治可靠，思想穩(wěn)定，工作態(tài)度積極勤懇，在素質(zhì)能力上適用而高效。但從以往的泄密教訓(xùn)來看，某些單位以強(qiáng)調(diào)自身特點(diǎn)為名，貌似嚴(yán)格管控的做法，實(shí)則缺少科學(xué)的理論指導(dǎo)和必要的制度約束，暗含著不同程度的安全風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)為：一是選人不當(dāng)。檔案員屬于重點(diǎn)人員，其工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和政策性。有的單位在人員選配時(shí)只重視政治審查，有的單位過于看重科學(xué)文化素質(zhì)，而有的單位或礙于人情關(guān)系或貪圖方便，對(duì)檔案員的崗位特殊性不管不顧、任人唯親，使不適當(dāng)?shù)娜藛T走進(jìn)保密檔案室，埋下了事故的種子。二是管理失察。檔案員多是20歲出頭的年輕人，興趣廣泛，思想活躍，對(duì)這個(gè)群體的崗位管理需要一個(gè)全面而長期的過程。有的單位在管理過程中滿足于視線管理，對(duì)檔案員8小時(shí)以外的生活圈、社交圈不聞不問，出現(xiàn)了管理盲區(qū)。有的單位將嚴(yán)格管理簡單化，以行政管理替代思想教育，忽視了檔案員的思想改造，制造了風(fēng)險(xiǎn)炸彈。三是用人無度。檔案員在崗期間正處于職業(yè)發(fā)展的黃金時(shí)間，他們中的多數(shù)人在離開軍營時(shí)，正是重新選擇職業(yè)道路的關(guān)鍵時(shí)刻。部分單位在檔案員管理方面，重“管”輕“理”或只“管”不“理”的現(xiàn)象頗為嚴(yán)重，對(duì)他們正當(dāng)?shù)陌l(fā)展需求重視不夠，不愿正視其職業(yè)發(fā)展中遇到的問題，久而久之，形成管理上的安全陰影。

三、完善模式與創(chuàng)新機(jī)制――風(fēng)險(xiǎn)早防范

應(yīng)該說，很多單位已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)有管理模式潛在的風(fēng)險(xiǎn)，采取了改進(jìn)措施，有的單位為安全起見甚至取消檔案員，以干部代之。筆者認(rèn)為，前述安全風(fēng)險(xiǎn)是基于檔案員的任職特點(diǎn)和崗位管理現(xiàn)狀而產(chǎn)生的，不會(huì)隨人員身份的轉(zhuǎn)換而自動(dòng)消失。從長遠(yuǎn)看，努力提高檔案員的職業(yè)化程度和宏觀的管控水平才是消除安全風(fēng)險(xiǎn)的治本之策。當(dāng)然，在這個(gè)過程中，檔案員崗位管理要完成從粗放管理到精確管理、從“有管理”（有制度無手段）到“可管理”（有制度有手段）的兩個(gè)轉(zhuǎn)變。

（一）完善管理模式，建立崗位準(zhǔn)入制度

目前，我軍的檔案員尚未實(shí)行嚴(yán)格統(tǒng)一的準(zhǔn)入制度，有些部隊(duì)在人員選用上存在一定的隨意性。從崗位需求和工作環(huán)境的特殊性來看，檔案員必須具備全面過硬的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，包括：文書處理素養(yǎng)、檔案管理素養(yǎng)、軍事保密素養(yǎng)、學(xué)習(xí)發(fā)展素養(yǎng)等。2007年總參辦公廳下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)保密檔案室工作和建設(shè)的意見》，對(duì)檔案保密士官隊(duì)伍建設(shè)提出了原則性指導(dǎo)意見。結(jié)合2007版《預(yù)防犯罪工作條例》的有關(guān)規(guī)定，筆者認(rèn)為，總部機(jī)關(guān)或大單位有必要就檔案員的崗位任職特點(diǎn)提出明確的基本要求，進(jìn)一步規(guī)范檔案員的選用工作?；疽罂煞譃檎嗡刭|(zhì)、專業(yè)背景、心理特征以及最終學(xué)歷等方面。前三項(xiàng)可以參照《條例》中政治考核的要求來實(shí)施，而最后一項(xiàng)則可選定一個(gè)適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作為初次上崗的必要條件。

（二）加強(qiáng)發(fā)展規(guī)劃，實(shí)施在崗繼續(xù)教育

職業(yè)發(fā)展包括職業(yè)道德和專業(yè)素（下轉(zhuǎn)第91頁）（上接第103頁）養(yǎng)兩方面。從時(shí)間順序看，檔案員的職業(yè)發(fā)展要經(jīng)歷培養(yǎng)對(duì)象、合格檔案（保密）員、優(yōu)秀檔案（保密）員等3種角色的轉(zhuǎn)換。對(duì)檔案員實(shí)施統(tǒng)一的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和管理，既可引導(dǎo)和規(guī)范個(gè)體發(fā)展訴求，使之處于可控狀態(tài)，又能使人力資源的綜合效益得到持續(xù)增值。2004年四總部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)士官隊(duì)伍建設(shè)的意見》規(guī)定，到2008年，選取為專業(yè)技術(shù)士官的，初級(jí)士官必須獲得初級(jí)以上專業(yè)技能資格，中級(jí)士官必須獲得中級(jí)以上專業(yè)技能資格，高級(jí)士官必須獲得技師以上專業(yè)技能資格。根據(jù)《意見》精神，2009年在全軍各專業(yè)正式開展職業(yè)技能鑒定工作，獲得相應(yīng)的《職業(yè)資格證書》也將成為士官套改和晉級(jí)的必要條件。加快推進(jìn)資格認(rèn)證工作，一方面將不稱職者淘汰出局，另一方面，開展以獲得專業(yè)技能資格為目的的在崗繼續(xù)教育，亦可大大提升士官檔案員崗位的職業(yè)化程度。當(dāng)然，繼續(xù)教育既要包括業(yè)務(wù)知識(shí)的傳授，還須有職業(yè)道德培訓(xùn)和必要的軍事及體能訓(xùn)練，以此提高士官檔案員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)忠誠度和戰(zhàn)斗精神。

（三）確立預(yù)警機(jī)制，不斷提升管控水平

篇8

關(guān)鍵詞：醫(yī)院HIS電子檔案 檔案安全 風(fēng)險(xiǎn)管理

隨著大型綜合性醫(yī)院HIS信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，檔案文件傳輸和儲(chǔ)存已經(jīng)基本進(jìn)入數(shù)字化階段，特別是伴隨辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的逐漸完善，醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)入了一個(gè)嶄新發(fā)展階段。醫(yī)院病房安裝電子記錄設(shè)備，可以第一時(shí)間進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的傳遞和統(tǒng)計(jì)，很大程度上提高了醫(yī)院電子檔案記錄的效率，同時(shí)為患者調(diào)取查閱檔案提供了方便。但是，這種方便的記錄方式要經(jīng)過傳遞和復(fù)制的過程，數(shù)據(jù)載體和信息存在不穩(wěn)定的特征，面臨各種安全隱患。因此必須高度重視醫(yī)院HIS電子檔案系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

一、醫(yī)院HIS電子檔案管理的

安全隱患因素

HIS系統(tǒng)以電腦和通訊設(shè)備為載體，對(duì)檔案信息進(jìn)行輸入，存儲(chǔ)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析以供各部門使用,借此以滿足醫(yī)院行政管理，醫(yī)患服務(wù)等各方面的職能。然而通過電腦設(shè)備存儲(chǔ)的這些數(shù)據(jù)，信息和文檔在傳輸與使用的過程中，因?yàn)槠渥陨淼碾娮犹匦浴耆揽烤W(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)作為儲(chǔ)存媒介，因此在每個(gè)用戶對(duì)數(shù)據(jù)的查看及操作過程中，都不可避免會(huì)導(dǎo)致信息的失控、流失、污染、干擾甚至盜竊等安全隱患。此外，醫(yī)院在使用數(shù)據(jù)信息的同時(shí)，還面臨人為因素之外的一些不可抗力因素，也會(huì)造成信息管理系統(tǒng)的運(yùn)作出現(xiàn)故障甚至癱瘓。

1、環(huán)境因素分析

首先是自然的環(huán)境因素，例如自然災(zāi)害、，強(qiáng)磁場干擾、溫度和濕度變化、陽光下暴曬、霉菌腐蝕、微生物侵害等等，都會(huì)嚴(yán)重影響到計(jì)算機(jī)里面各種線路，造成軟硬件設(shè)備的損壞及性能方面的弱化，甚至造成音頻失真、視頻變形、數(shù)據(jù)丟失等問題。只有加大維護(hù)管理的措施，才能保證整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療記錄不會(huì)破損和數(shù)據(jù)泄漏。還有一個(gè)因素就是因?yàn)獒t(yī)院設(shè)備相對(duì)比較繁雜，很多設(shè)備往往全天候運(yùn)行，因此更易受到周邊各種因素的影響。比如電源線路問題，在短路的情況下數(shù)據(jù)很容易被銷毀，之前的信息錄入也會(huì)功虧一簣。為了不影響醫(yī)院正常運(yùn)行、有一個(gè)穩(wěn)定、持續(xù)和長久性電源的供應(yīng)問題就是必不可少的措施，如此才能確保醫(yī)院電子記錄的安全。其次就是社會(huì)環(huán)境因素，醫(yī)院電子記錄的安全與政治，經(jīng)濟(jì)，文化，法律和社會(huì)環(huán)境因素緊密相關(guān)。比如醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)庫相當(dāng)龐大又時(shí)時(shí)更新，自然需要資金的支持，從而不斷更新設(shè)備，如果資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題，必然會(huì)面臨電子檔案遭到非法破壞的風(fēng)險(xiǎn)。此外相關(guān)電子數(shù)據(jù)保護(hù)的法律法規(guī)的健全也相當(dāng)重要，只有依法管理，才能確保電子檔案信息的長期安全。

2、技術(shù)因素分析

所謂技術(shù)因素，一般是指排除人為主觀因素而對(duì)系統(tǒng)安全造成影響的因素。數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于它可以使醫(yī)院日常管理的效率大大提高，但是再先進(jìn)的技術(shù)也存在漏洞。眾所周知，由于軟件漏洞、計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)木馬的普遍存在，數(shù)據(jù)信息經(jīng)常會(huì)不經(jīng)意間遭到偷用和竊取。特別是醫(yī)院的電子記錄基本處于全天運(yùn)行的狀態(tài)，一旦出現(xiàn)某處軟硬件漏洞遭到攻擊而沒來得及及時(shí)反應(yīng)的時(shí)候,電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)是無法評(píng)估的,甚至破壞整個(gè)信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行，特別是當(dāng)攻擊針對(duì)一些隱私性和相對(duì)保密性較高的電子記錄，情況會(huì)變得更糟，醫(yī)院的正常秩序?qū)?huì)面臨嚴(yán)重問題。

3、人為因素分析

這是一種用戶或管理員的直接破壞行為，由于管理員和用戶的蓄意破壞，不規(guī)范操作和管理疏忽造成電子檔案信息的真實(shí)性，完整性出現(xiàn)缺失,甚至信息外露的情況發(fā)生。這種蓄意破壞屬于一種利用不正當(dāng)手段損壞電子信息記錄的違法行為。調(diào)查顯示，大約70%此類事故的發(fā)生和管理員疏忽有直接關(guān)系。因此加強(qiáng)檔案信息管理人員的安全意識(shí)、保密意識(shí)和責(zé)任心就顯得至關(guān)重要。醫(yī)院必須建立起健全的檔案管理規(guī)章制度,從而避免錯(cuò)誤操作而引起的電子檔案文件記錄發(fā)生各類不當(dāng)后果，這些后果嚴(yán)重的可以導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存設(shè)備載體損傷,信息不準(zhǔn)確,從而失去電子檔案為醫(yī)院工作的職能。

二、醫(yī)院HIS電子檔案的

安全管理路徑

1、安全管理原則

通過安全因素的分析得出,醫(yī)院在使用HIS電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行方便管理的同時(shí)還需要注意安全問題。HIS電子檔案的安全管理原則為：在風(fēng)險(xiǎn)還沒有發(fā)生的時(shí)候,管理人員需要運(yùn)用自身的辨別能力,讓風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率降到最低；當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)來臨的時(shí)候,能及時(shí)反應(yīng)并采取防護(hù)保護(hù)措施,把損失降到最低；而當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)過后,要汲取發(fā)生這種狀況的教訓(xùn)，總結(jié)出為什么會(huì)發(fā)生，從而避免類似問題再次發(fā)生。

2、全程管理

醫(yī)院HIS電子檔案的全程管理是指從文件的產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管、利用到鑒定的整個(gè)過程中，進(jìn)行全程的、不分割的系統(tǒng)管理。要確保電子檔案的整個(gè)生命周期內(nèi)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，保證每一個(gè)階段的連續(xù)性和管理的一致性，整個(gè)檔案管理的過程要以文件規(guī)范化和質(zhì)量化為原則。確保電子檔案的全程安全，就必須從電子文件的形成到保存的每個(gè)流程進(jìn)行全程記錄和管理分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正。

3、支出與風(fēng)險(xiǎn)平衡管理

關(guān)于醫(yī)院電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中會(huì)有很多待改善的問題，但是我們始終要清楚，就算去控制了，風(fēng)險(xiǎn)還是會(huì)有的，因?yàn)闄n案產(chǎn)生及利用都是動(dòng)態(tài)的，管理也是動(dòng)態(tài)的，說風(fēng)險(xiǎn)完全沒有是不可能的，做到完全避免風(fēng)險(xiǎn)也是不可能的。所有管理工作人員都應(yīng)清楚地意識(shí)到，醫(yī)院電子檔案紀(jì)錄隨時(shí)都會(huì)發(fā)生變化，風(fēng)險(xiǎn)無時(shí)不在，如果做不到全部清除隱患，就要把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，控制在醫(yī)院可以接受的范圍內(nèi)。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)有效控制是需要花費(fèi)成本的，如果控制風(fēng)險(xiǎn)化費(fèi)的成本比實(shí)際遭受損失的成本還要多的話，就沒必要去控制了，還不如讓這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)順其自然的發(fā)生，因?yàn)橹挥锌刂茡p失的成本比風(fēng)險(xiǎn)真正發(fā)生時(shí)花費(fèi)的費(fèi)用低時(shí)，才會(huì)讓醫(yī)院的資金保持平衡高效狀態(tài)，才有利于醫(yī)院的電子檔案系統(tǒng)得以安全的運(yùn)行。

4、靜態(tài)保護(hù)與動(dòng)態(tài)管理結(jié)合

系統(tǒng)管理的重點(diǎn)在于對(duì)檔案生命周期內(nèi)的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，管理過程中對(duì)檔案涉及到的每個(gè)元素，每個(gè)信息都無縫連接，強(qiáng)調(diào)全程控制。它具體包括靜態(tài)保護(hù)和動(dòng)態(tài)管理兩方面的內(nèi)容。一些傳統(tǒng)文件可以用靜態(tài)管理的方式，比如控制光照和空氣,控制溫度和濕度，灰塵，環(huán)境磁場，對(duì)機(jī)械沖擊的監(jiān)控，日常的維護(hù)清潔工作等等。而動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理則要求管理員隨時(shí)更新所學(xué)的安全技術(shù)知識(shí)，對(duì)檔案涉及的相關(guān)信息風(fēng)險(xiǎn)均進(jìn)行維護(hù)。而要成功的進(jìn)行電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理,就必須要?jiǎng)討B(tài)管理和靜態(tài)管理相結(jié)合起來，這種方式也是最有效的HIS電子檔案管理方式。

參考文獻(xiàn)

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篇9

在檔案管理工作中存在著諸多的安全隱患，而這些潛在的安全隱患或許就是造成檔案管理事故的誘因，此外，檔案管理中存在著一些認(rèn)識(shí)上的偏差：一是負(fù)責(zé)檔案管理的部門及相關(guān)管理人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，他們?cè)谝庾R(shí)中追求絕對(duì)的檔案安全，殊不知，絕對(duì)的安全是不存在的，即便我們?cè)倥Φ嘏挪殡[患、控制風(fēng)險(xiǎn)，最終也只會(huì)實(shí)現(xiàn)相對(duì)安全。但是風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)絕對(duì)的，不論怎么控制和預(yù)防，風(fēng)險(xiǎn)也是獨(dú)立存在的。這就要求我們逐漸樹立對(duì)檔案安全和風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的正確意識(shí)，時(shí)刻緊繃安全弦，為確保檔案安全不懈努力；二是一些檔案管理工作人員存在淡薄的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，他們內(nèi)心存在著麻痹意識(shí)；三是檔案安全包含著保密性、完整性、可用性、真實(shí)性等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理屬于一項(xiàng)十分復(fù)雜的業(yè)務(wù)。鑒于此，我們必須要引入檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制且通過不懈努力使檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制得到較好的貫徹和實(shí)施。那么檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在實(shí)踐中到底發(fā)揮什么作用呢，本文對(duì)此進(jìn)行如下論述：一是檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以幫助檔案管理工作人員對(duì)檔案管理中存在的一些安全隱患和問題及時(shí)進(jìn)行排查，在這之后，我們就能對(duì)某些安全隱患及時(shí)消除。根據(jù)海因里希定律，安全隱患的排除勢(shì)必會(huì)降低安全事故發(fā)生的幾率；二是有助于幫助我們?cè)谡莆諜n案安全工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步摸清底數(shù)；三是通過進(jìn)行有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以使我們?cè)谝罁?jù)檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上找出可操作性較強(qiáng)的檔案安全行業(yè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，這有助于提高檔案安全管理水平。

二、從風(fēng)險(xiǎn)管理角度透視檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估實(shí)踐

為實(shí)現(xiàn)檔案安全，我們需要將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制在實(shí)踐中充分運(yùn)用，具體做到以下幾點(diǎn)：一是不斷加強(qiáng)檔案安全管理的制度建設(shè)。任何管理工作都離不開完善的制度作保障，檔案管理也不例外。所以，我們必須站在確保檔案安全的高度，不斷加強(qiáng)檔案安全管理的制度建設(shè)。要結(jié)合檔案管理的要求和本單位檔案管理的實(shí)際情況，制定科學(xué)、完善、切實(shí)可行的檔案安全管理制度，并通過有效的監(jiān)督確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。通常我們的檔案安全管理制度包括檔案管理人員素質(zhì)和資質(zhì)要求、檔案室管理管理制度、檔案查閱制度、檔案保管制度等等。比如檔案室管理制度要求檔案管理人員要保持檔案室的衛(wèi)生、通風(fēng)、干燥、認(rèn)真做好防火工作、防蟲、防潮工作等；二是檔案安全設(shè)施建設(shè)。為確保檔案安全，防止檔案被惡意盜走造成檔案丟失，要對(duì)檔案存放室及周邊安裝監(jiān)控設(shè)施、門窗設(shè)置必須嚴(yán)密，如采取指紋鎖，進(jìn)行身份識(shí)別才能進(jìn)入。同時(shí)，嚴(yán)格檔案室的值班制度，確保專人值班，不斷崗，有問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)對(duì)；三是積極改善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如一些地區(qū)興建了現(xiàn)代化功能齊全的檔案館，所以我們也要積極爭取上級(jí)資金支持，爭取建立正規(guī)的、現(xiàn)代化的檔案館，這樣對(duì)于檔案安全具有十分重要的作用；四是定期排查檔案安全可能存在的安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并進(jìn)行整改，如在檔案室內(nèi)發(fā)現(xiàn)蟲卵，就必須具有專業(yè)敏感性，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并采取防蟲設(shè)施，防止檔案遭蟲蛀破損?？傊?，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全隱患要通過風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)及時(shí)處理，將隱患扼殺在萌芽狀態(tài)；五是注重對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，讓他們提高責(zé)任意識(shí)、使命感和專業(yè)素質(zhì)，這樣才能勝任檔案管理工作，這也是確保檔案安全的有效途徑。

三、總結(jié)

篇10

[關(guān)鍵詞]電子信息；檔案；管理

中圖分類號(hào)：TU855 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

符合規(guī)范性指的是在利用信息時(shí)，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時(shí)不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴(yán)格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個(gè)電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整合、存儲(chǔ)、傳送以及利用并進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個(gè)管理系統(tǒng)中精準(zhǔn)性、真實(shí)性和實(shí)時(shí)性是需要把握的關(guān)鍵，精準(zhǔn)性和真實(shí)性保證了檔案信息的真實(shí)、可靠，實(shí)時(shí)性保證了檔案信息的價(jià)值，在管理這些信息時(shí)，按照檔案價(jià)值進(jìn)行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實(shí)際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時(shí)與真實(shí)使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實(shí)呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個(gè)可以被充分利用的平臺(tái)，方便信息間的傳遞和高效運(yùn)用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲(chǔ)存和掃描檔案文件時(shí)做好檢測(cè)和約束工作。

二、 電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

（一） 電子信息檔案管理保密工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對(duì)于保護(hù)電子信息檔案方面還不夠健全，規(guī)章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識(shí)有待進(jìn)一步提高；再次，我國網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對(duì)落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對(duì)以上種種問題，制定一個(gè)較為完備的措施來做好信息檔案的保密工作是當(dāng)前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對(duì)信息檔案資料的登記、查閱紀(jì)錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)信息檔案進(jìn)行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機(jī)要信息不被泄漏，做好各層級(jí)的保密工作是對(duì)信息保密的重要保障，而嚴(yán)格遵循信息檔案保密制度才能將這項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。其次，從管理信息本身來說，加強(qiáng)對(duì)電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理整合，對(duì)于電子信息還要對(duì)磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲(chǔ)存的時(shí)候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在檔案管理如有必要?jiǎng)t需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對(duì)檔案庫設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好保密工作還需要工作人員認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)知識(shí)做到及時(shí)的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準(zhǔn)，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對(duì)其進(jìn)行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強(qiáng)保密工作，對(duì)人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時(shí)要將整個(gè)借閱過程紀(jì)錄下來。及時(shí)更新電子信息化知識(shí)，主要針對(duì)日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢詫?duì)保密工作管理人員進(jìn)行定期知識(shí)上的更新培訓(xùn)，還可以從多渠道、多方式上對(duì)保密人員進(jìn)行教育和知識(shí)的傳導(dǎo)。例如，加強(qiáng)密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的保密工作人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

（二） 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制

風(fēng)險(xiǎn)控制與保密工作是相輔相成的，除了上述對(duì)保密工作的闡述外，風(fēng)險(xiǎn)控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說保密工作是事先的、全面的保密工作，那么風(fēng)險(xiǎn)控制則顯得更加緊急、更加具有針對(duì)性。積極引進(jìn)最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)電子信息基礎(chǔ)。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制可以從緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面著手。

緩解風(fēng)險(xiǎn)簡單來說就是將風(fēng)險(xiǎn)降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，即制定應(yīng)變計(jì)劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時(shí)候、什么情況下在第一時(shí)間對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行及時(shí)處理才是最重要的。分散風(fēng)險(xiǎn)則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機(jī)構(gòu)處理、購買保險(xiǎn)等等方式分散風(fēng)險(xiǎn)，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風(fēng)險(xiǎn)問題。當(dāng)然，外包的同時(shí)也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)這部分的風(fēng)險(xiǎn)需要嚴(yán)格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素，并了解風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和可能帶來的危險(xiǎn)性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的難以預(yù)測(cè)的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)才能有效達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，建立一個(gè)完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)用過程中的保密工作和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。保密工作需要不僅需要對(duì)文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對(duì)人員的專業(yè)素養(yǎng)及時(shí)更新和教育，而在風(fēng)險(xiǎn)控制中，除了及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)問題分散風(fēng)險(xiǎn)和緩解風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，防范于未然。

參考文獻(xiàn)

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