導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理的價(jià)值，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院檔案管理；價(jià)值研究

檔案對(duì)于各行各業(yè)而言無(wú)疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對(duì)醫(yī)院非常具有重要性。然而隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)也要求醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化。在整體信息化的大背景下，對(duì)醫(yī)院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術(shù)具體應(yīng)用到檔案管理的流程中，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。這種管理模式通過(guò)信息流來(lái)具體的控制檔案流，實(shí)現(xiàn)了一種“無(wú)紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，需要做到以下幾點(diǎn)：

1.將相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行信息化

通過(guò)應(yīng)用一下現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備，可以將一些紙質(zhì)的數(shù)據(jù)資料等相關(guān)信息以規(guī)范的格式錄入到設(shè)置好的信息系統(tǒng)里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進(jìn)行信息化

為了便于對(duì)數(shù)據(jù)資料信息的分類處理，規(guī)范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預(yù)，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進(jìn)行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過(guò)醫(yī)院的信息系統(tǒng)對(duì)相關(guān)資料在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檢索。

二、將信息化引入醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.醫(yī)院人員的信息化意識(shí)不足一直以來(lái)，醫(yī)院人員大多注重醫(yī)院的醫(yī)療，而對(duì)醫(yī)院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現(xiàn)就是在臨床醫(yī)療中已經(jīng)成功實(shí)施信息化，而醫(yī)院的檔案管理工作卻由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視等而一直得不到發(fā)展。醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前，信息化的進(jìn)程非常緩慢。

2.檔案管理相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)程緩慢

軟件開(kāi)發(fā)公司考慮到市場(chǎng)的需求，更加致力于相關(guān)財(cái)務(wù)軟件、醫(yī)療軟件的開(kāi)發(fā)，而對(duì)檔案管理軟件沒(méi)有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴(kuò)張，現(xiàn)有的軟件技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這種日益膨脹的需求。因此，開(kāi)發(fā)可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫(yī)院檔案管理方式不統(tǒng)一

醫(yī)院檔案的管理，從最開(kāi)始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進(jìn)行歸檔等工作都需要一個(gè)統(tǒng)一的工作模式以保證最終檔案保管的準(zhǔn)確無(wú)誤，從而最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。在現(xiàn)實(shí)的醫(yī)院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)。此外，一個(gè)重要的原因就是社會(huì)對(duì)電子化未形成共識(shí)，人們更多的可能更加信賴紙質(zhì)的相關(guān)文件。

4.醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化可能不足

要想順利開(kāi)展醫(yī)院的檔案管理工作，相關(guān)的管理人員就必須要有一定專業(yè)性。對(duì)于計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作要能夠熟練的進(jìn)行掌握，對(duì)于信息處理能力要比較強(qiáng)，檔案方面的專業(yè)知識(shí)要精通?？墒侨缃襻t(yī)院檔案管理人員整體專業(yè)性不足而且出現(xiàn)了老齡化的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的價(jià)值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創(chuàng)新，它改善了醫(yī)生與患者之間的緊張關(guān)系，有利于醫(yī)院內(nèi)部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫(yī)院的工作效率會(huì)大幅度的提高，患者在醫(yī)院的信息能夠真實(shí)準(zhǔn)確完整無(wú)誤的被記錄下來(lái)，患者對(duì)于醫(yī)院的信心會(huì)大幅度增強(qiáng)，醫(yī)院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫(yī)院的整體管理水平

醫(yī)院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平?，F(xiàn)如今醫(yī)院檔案的規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)張，這就對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。這時(shí)，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以在最大程度上為企業(yè)提高管理的效益。在信息化技術(shù)的幫助下，醫(yī)院可以對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行整治，使得檔案管理信息化這一意識(shí)為廣大醫(yī)務(wù)人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用，然而，鑒于現(xiàn)如今相關(guān)管理人員整體素質(zhì)的不足，信息化技術(shù)的應(yīng)用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術(shù)時(shí)，一方面可以提高操作人員的心理素質(zhì)，另一方面，在不斷運(yùn)用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中，其計(jì)算機(jī)的操作技能將大幅度的提升。此外，其對(duì)于細(xì)節(jié)的注重程度也將有所提高。

3.提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)能力

醫(yī)院與醫(yī)院之間最根本的競(jìng)爭(zhēng)不在于醫(yī)院規(guī)模的大小等方面，而在于醫(yī)院的整體醫(yī)療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫(yī)院醫(yī)療方面做得不錯(cuò)，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對(duì)于醫(yī)療水平的提高產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。而有的醫(yī)院在醫(yī)院檔案的管理方面做得非常不錯(cuò)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的為醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)的參考信息，有利于其今后醫(yī)療水平的提升。醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫(yī)院整體水平的高低。

4.作為上級(jí)進(jìn)行決策的參考依據(jù)

醫(yī)院檔案管理信息化將患者的相關(guān)信息以電子形式準(zhǔn)確完整的記錄到了醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，為上級(jí)進(jìn)行決策提供了參考的依據(jù)。上級(jí)利用網(wǎng)絡(luò)這一中介可以直接進(jìn)入到下級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查詢、審查的相關(guān)工作，為相關(guān)政策、制度的制定提供各種參考的依據(jù)。四、總結(jié)醫(yī)院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個(gè)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的必須，同時(shí)也是為了適應(yīng)時(shí)代的需求，同時(shí)更是整個(gè)醫(yī)療行業(yè)為了更好地發(fā)展所必須進(jìn)行的創(chuàng)新與改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理信息化將會(huì)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，將會(huì)不斷地促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國(guó)高校開(kāi)始擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實(shí)現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過(guò)程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長(zhǎng)點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實(shí)利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實(shí)際狀況，對(duì)新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進(jìn)行了詳實(shí)而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并對(duì)如何解決這些問(wèn)題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價(jià)值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個(gè)分支，也是學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中人事檔案的重要組成部分。它以獨(dú)特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用，越來(lái)越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)整個(gè)學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽(tīng)反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊(duì)伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來(lái)書(shū)寫(xiě)自己的歷史，充實(shí)了自己學(xué)生時(shí)代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點(diǎn)

2.1.1 過(guò)渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過(guò)程，以及伴隨這一過(guò)程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過(guò)渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長(zhǎng)不超過(guò)6年。學(xué)制越長(zhǎng)，學(xué)生在校時(shí)間也越長(zhǎng)，學(xué)生檔案流動(dòng)的周期就長(zhǎng)，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時(shí)間就越短，學(xué)生檔案就流動(dòng)得較快，周期就短?？梢?jiàn)，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如家庭情況、成績(jī)記載、獎(jiǎng)懲情況等，這些都屬于個(gè)人隱私，必須要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、參加就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、參軍入警、報(bào)考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運(yùn)用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來(lái)源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語(yǔ)種招生、單招、高水平運(yùn)動(dòng)員、體育特長(zhǎng)生、藝術(shù)特長(zhǎng)生等。學(xué)生的來(lái)源豐富，同時(shí)生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機(jī)制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級(jí)共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開(kāi)始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對(duì)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費(fèi)。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個(gè)人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報(bào)到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個(gè)人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個(gè)人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價(jià)值；地位

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識(shí)也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對(duì)于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，將為我國(guó)醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。

一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究

醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財(cái)務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。

二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國(guó)很多醫(yī)院在開(kāi)展檔案的過(guò)程中，缺乏對(duì)于工作的開(kāi)展重視程度，沒(méi)有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時(shí)檔案的管理人員在開(kāi)展檔案的錄入工作的過(guò)程中，也沒(méi)有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來(lái)難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開(kāi)展帶來(lái)了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中所存在的主要問(wèn)題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開(kāi)展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開(kāi)展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開(kāi)展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開(kāi)展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開(kāi)展缺乏時(shí)效性。醫(yī)院檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，往往忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的及時(shí)有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時(shí)效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開(kāi)展帶來(lái)了更多的難題。同時(shí)醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時(shí)更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開(kāi)展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無(wú)法得到良好的發(fā)展，無(wú)法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開(kāi)展醫(yī)院檔案的管理工作時(shí)，沒(méi)有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒(méi)有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營(yíng)運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒(méi)有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無(wú)法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價(jià)值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過(guò)完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲(chǔ)。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險(xiǎn)性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財(cái)務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財(cái)產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時(shí)，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開(kāi)展提供巨大的推動(dòng)力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開(kāi)展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過(guò)程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購(gòu)合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識(shí)更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時(shí)，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對(duì)資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價(jià)值。（四）明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對(duì)于醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財(cái)務(wù)報(bào)告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財(cái)務(wù)報(bào)告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，主要可以將其價(jià)值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開(kāi)展的針對(duì)性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究

開(kāi)展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會(huì)計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會(huì)計(jì)檔案更加體現(xiàn)出其價(jià)值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開(kāi)展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開(kāi)展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開(kāi)展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開(kāi)展?fàn)顩r，無(wú)疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開(kāi)展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用于工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動(dòng)性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開(kāi)展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展的精確性和時(shí)效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開(kāi)展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動(dòng)力。通過(guò)思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時(shí)專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

五、結(jié)束語(yǔ)

篇4

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2016）06-005-01

學(xué)籍如同學(xué)生的“身份證”，學(xué)籍檔案儲(chǔ)存著學(xué)生的個(gè)人信息。學(xué)籍管理的過(guò)程實(shí)際上就是建立、使用、開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案的過(guò)程。怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對(duì)一個(gè)新問(wèn)題。

一、學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案是學(xué)生通過(guò)在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的，對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)具有證明、保存、使用價(jià)值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績(jī)、品行、獎(jiǎng)懲、組織能力、活動(dòng)能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評(píng)價(jià)。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時(shí)的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時(shí)間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒(méi)有規(guī)定，沒(méi)有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對(duì)各系部檔案管理工作的檢查考核和評(píng)比。加之一些學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書(shū)多年積壓、無(wú)人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問(wèn)題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無(wú)頭緒。

2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡(jiǎn)單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管。從這一點(diǎn)說(shuō)，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有學(xué)過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)措施

1、強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時(shí)歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學(xué)院應(yīng)建立完善學(xué)籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善學(xué)籍檔案材料， 對(duì)那些地點(diǎn)分散、成分復(fù)雜、時(shí)間跨度較大的學(xué)籍檔案，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，做到學(xué)籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高學(xué)籍檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類準(zhǔn)確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理體制； 機(jī)構(gòu)改革； 體制改革

在長(zhǎng)期的發(fā)展中從事各種活動(dòng)形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學(xué)正確的管理的檔案，并且積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)是相當(dāng)重要的組成部分。但是，通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產(chǎn)生的主體、服務(wù)對(duì)象、工作的環(huán)境不斷發(fā)生變化，檔案管理理念、技術(shù)手段、隊(duì)伍素質(zhì)必然隨之發(fā)生深刻變化，這就要求適應(yīng)新環(huán)境的變化，與時(shí)俱進(jìn)地建立起統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理制度體系。

1 加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)的背景

“制度”是規(guī)范人們辦事程序和行為方式的規(guī)則，“體系”是制度相互監(jiān)督、相互制約、相互補(bǔ)充的“集合”，是整體性、協(xié)調(diào)性、科學(xué)性與合理性的統(tǒng)一。加強(qiáng)制度體系建設(shè)是各項(xiàng)管理工作永恒的主題，“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理也不例外。

我們都知道，檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，不但是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)活動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等行為的記錄，更是對(duì)未來(lái)的改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)決策等重大行為的決策依據(jù)以及維護(hù)合法權(quán)益的歷史憑證，是的寶貴財(cái)富。因此，加強(qiáng)檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對(duì)的生存和發(fā)展起著非常重要的作用。

然而，目前檔案管理工作制度體系建設(shè)中存在諸多問(wèn)題需要我們認(rèn)真進(jìn)行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業(yè)務(wù)需要為導(dǎo)向制定，并沒(méi)有充分考慮到與這些制度相關(guān)的利益主體的需要，總是習(xí)慣于“為加強(qiáng)本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質(zhì)量，制訂本規(guī)范”、“為加強(qiáng)本的檔案保管和管理工作，特制訂本規(guī)定”等等，來(lái)說(shuō)明檔案工作制度的建設(shè)目的或目標(biāo)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、為社會(huì)服務(wù)的理念；有的檔案工作制度的制定沒(méi)有充分征求和吸納來(lái)自利益相關(guān)者的意見(jiàn)和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會(huì)需求，缺乏制度應(yīng)有的約束力、廣泛的影響力和科學(xué)的執(zhí)行力，嚴(yán)重影響和制約了制度的貫徹落實(shí)，大大降低和弱化了制度的實(shí)施效力。

2 加強(qiáng)制度體系建設(shè)

建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現(xiàn)成模式可以供“翻版”克隆，這是一個(gè)需要長(zhǎng)期規(guī)劃、逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程。我們應(yīng)該看到，在 “向管理要效益” 的大環(huán)境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級(jí)部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發(fā)揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機(jī)整體的檔案管理制度體系，在“管理創(chuàng)新、模式創(chuàng)新”的發(fā)展規(guī)劃中加強(qiáng)制度體系建設(shè)，應(yīng)當(dāng)是檔案工作求生存、求發(fā)展的必然途徑。如何加強(qiáng)制度體系建設(shè)呢？筆者認(rèn)為：

第一，從開(kāi)發(fā)“管理層”入手。檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)，也是重要的無(wú)形資產(chǎn)。目前，就本集團(tuán)公司來(lái)看仍有不少下屬的公司還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的重要作用，沒(méi)有把檔案管理建設(shè)工作提到管理的議事日程，這與整個(gè)集團(tuán)公司的發(fā)展水平不相適應(yīng)。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負(fù)責(zé)人的檔案管理意識(shí)，才能提高的檔案管理意識(shí)，在全公司樹(shù)立檔案是資產(chǎn)、具有實(shí)用效益的觀念。

第二，從管理“規(guī)范化”切入。提高檔案工作管理規(guī)范化水平，“10號(hào)令”為檔案管理工作提供了法律依據(jù)。要據(jù)此建立完善適宜的檔案管理工作規(guī)范，規(guī)范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無(wú)米之炊”，收集是檔案是規(guī)范管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案資源收集不上來(lái)就談不上管理。對(duì)于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實(shí)將檔案收集工作落實(shí)到各職能部門和具體責(zé)任人。

第三，從增強(qiáng)“適用性”著眼。并不是說(shuō)所有類型的都要構(gòu)建模式相同的體系，而是應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，不拘一格，與時(shí)俱進(jìn)，建立和完善適合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制。筆者認(rèn)為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫(kù)房和裝具、配備有檔案專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員、能有效開(kāi)展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵是要保證檔案收集及時(shí)完整、保管得當(dāng)、利用有效，檔案管理工作的好壞標(biāo)準(zhǔn)在于是否能滿足時(shí)展，是否符合發(fā)展需要，是否有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

第四，從提高“利用率”發(fā)力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對(duì)檔案管理沒(méi)有引起足夠的重視，沒(méi)有建立系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，檔案分散保管在各個(gè)具體經(jīng)辦的職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導(dǎo)致的檔案管理不能做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會(huì)給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認(rèn)為檔案可有可無(wú)，“書(shū)到用時(shí)方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設(shè)中“勾畫(huà)”積累檔案資源、豐富檔案內(nèi)容的“藍(lán)圖”，檔案資源一定會(huì)有“用武之地”。

第五，從優(yōu)化“檔案員”隊(duì)伍抓起。檔案管理人員是落實(shí)檔案管理制度體系的最直接的執(zhí)行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動(dòng)中，如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，就會(huì)影響檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從說(shuō)起。因此，要求檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，掌握新技術(shù)、吸收新信息和新知識(shí)，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項(xiàng)目，聽(tīng)到新活動(dòng)、新舉措，接觸到與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各類圖書(shū)、資料都要認(rèn)真查驗(yàn)、及時(shí)收集，養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，對(duì)發(fā)生的檔案信息源抓緊處理，不講代價(jià)，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗(yàn)“為上帝服務(wù)”的快樂(lè)，做檔案管理工作的忠實(shí)實(shí)踐者。

3 檔案管理工作要更新觀念

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責(zé)組成，其中檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是整個(gè)體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責(zé)是落實(shí)“檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。無(wú)數(shù)的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創(chuàng)造管理效益。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，發(fā)展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發(fā)展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時(shí)俱進(jìn)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展中切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務(wù)于發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

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篇6

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值及其在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進(jìn)策略，以切實(shí)提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機(jī)。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價(jià)值及利用價(jià)值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項(xiàng)目。

1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對(duì)具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編研等一系列操作實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計(jì)算機(jī)程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時(shí)效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對(duì)電子文檔進(jìn)行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，與此同時(shí)，借助光盤、U盤等存儲(chǔ)載體，還可對(duì)電子文檔進(jìn)行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時(shí)效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應(yīng)用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過(guò)建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進(jìn)醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過(guò)程中，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)存在一定的問(wèn)題。只有加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視，不斷改進(jìn)，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效地應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時(shí)，也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`造成嚴(yán)重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時(shí)更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問(wèn)題。電子文件需借由信息技術(shù)進(jìn)行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，時(shí)常會(huì)受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開(kāi)展。計(jì)算機(jī)開(kāi)放性的特點(diǎn)使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時(shí)，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，諸如計(jì)算機(jī)遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對(duì)文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問(wèn)題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應(yīng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應(yīng)用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個(gè)流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。醫(yī)院電子檔案管理體系應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的醫(yī)院電子檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)、發(fā)展，形成科學(xué)、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責(zé)任制體系，通過(guò)完善的管理制度、健全的管理機(jī)制，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過(guò)程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行掛鉤，提升管理人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實(shí)責(zé)任分工，明確檔案管理的責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實(shí)到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構(gòu)建行之有效的獎(jiǎng)懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的人員予以適當(dāng)?shù)亩酱?，在充分提高職工?zé)任心的同時(shí)，增強(qiáng)其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要考慮當(dāng)前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準(zhǔn)備，保證有較高的性能，還應(yīng)便于反復(fù)修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時(shí)收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺(tái)賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對(duì)醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時(shí)保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時(shí)效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，歸檔的范圍應(yīng)包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時(shí)間也需保證連續(xù)性，同時(shí)將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對(duì)濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長(zhǎng)時(shí)間保存過(guò)程中可能存在的儲(chǔ)存錯(cuò)誤，歸檔的電子文件應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對(duì)需要永久保存的電子文件，應(yīng)制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。

三是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案信息資料存儲(chǔ)的內(nèi)容，及時(shí)更新并補(bǔ)充信息內(nèi)容，滿足使用者對(duì)電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問(wèn)題及數(shù)據(jù)流失，可在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時(shí)，將系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機(jī)的整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊(duì)伍專業(yè)化

檔案管理人員是開(kāi)展檔案工作的行為主體，通過(guò)建立檔案專家人才庫(kù)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)而使檔案人才培養(yǎng)模式進(jìn)一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓(xùn)手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價(jià)值。

一方面，通過(guò)考察、培訓(xùn)等培養(yǎng)教育方式，強(qiáng)化檔案干部培訓(xùn)，包括專業(yè)檔案理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的需要，并根據(jù)實(shí)際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，或是組織其外出學(xué)習(xí)考察，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理方面的新知識(shí)、新規(guī)定和新要求，還可邀請(qǐng)行業(yè)專家前來(lái)醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及研究成果，通過(guò)形式多樣的活動(dòng)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎(chǔ)上，正確高效地開(kāi)展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造人盡其才的積極氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自我提升。并將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中開(kāi)展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機(jī)，這不僅能充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進(jìn)取，努力提升自身的專業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結(jié) 語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時(shí)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點(diǎn)，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，從完善管理體系、建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實(shí)提升其利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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篇7

［關(guān)鍵詞］ 職業(yè)學(xué)校；內(nèi)部審計(jì)；檔案管理

職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門在執(zhí)行審計(jì)任務(wù)、履行審計(jì)職責(zé)時(shí)收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子光盤等［1］。內(nèi)部審計(jì)檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項(xiàng)類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。

1職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開(kāi)展以及各級(jí)政府和社會(huì)各界對(duì)職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，職業(yè)教育經(jīng)費(fèi)的使用已越來(lái)越受到公眾的關(guān)注。因此，加強(qiáng)對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校審計(jì)工作的重要組成部分，它是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計(jì)檔案有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1．1 有利于提高內(nèi)部審計(jì)工作的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作積極、高效開(kāi)展

當(dāng)前，我國(guó)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量還不高，做好審計(jì)檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進(jìn)行工作質(zhì)量評(píng)估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評(píng)價(jià)內(nèi)審人員的工作業(yè)績(jī)和業(yè)務(wù)水平，有助于新參加工作的審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的提高。

1．2有利于節(jié)約審計(jì)時(shí)間和人力

學(xué)校內(nèi)部審計(jì)常常要參照以往的審計(jì)數(shù)據(jù)、審計(jì)方案等內(nèi)容，學(xué)校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學(xué)校開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)時(shí)就能合理利用審計(jì)檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時(shí)間。

2 職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進(jìn)入精致管理期，內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校管理的需要，存在的問(wèn)題主要有以下幾方面。

2．1對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差

職業(yè)學(xué)校對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏相關(guān)的制度指導(dǎo)和規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)管理人員在做審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，往往出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見(jiàn)，審計(jì)項(xiàng)目就算完成，有關(guān)文件資料沒(méi)有及時(shí)按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時(shí)，因沒(méi)有及時(shí)歸檔而無(wú)法查閱。

2．2 內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法有待改進(jìn)

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是由財(cái)務(wù)部門工作人員兼職的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)；另外，檔案設(shè)施不完善，沒(méi)有專門的場(chǎng)地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時(shí)間稍長(zhǎng)，難免丟失。

2．3內(nèi)部審計(jì)檔案人員管理能力有待提高

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對(duì)審計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用認(rèn)識(shí)不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用。

3加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的幾項(xiàng)舉措

內(nèi)部審計(jì)檔案的管理質(zhì)量直接影響著學(xué)校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計(jì)檔案管理與審計(jì)工作的關(guān)系才能有效開(kāi)展審計(jì)工作，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的舉措有以下幾方面。

3．1正確樹(shù)立內(nèi)部審計(jì)檔案管理和檔案服務(wù)的理念

內(nèi)部審計(jì)檔案管理是學(xué)校做好審計(jì)工作的基礎(chǔ)和前提，檔案服務(wù)是檔案管理的目標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部審計(jì)檔案對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作所起的重要作用。

3．2建立和完善內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學(xué)校應(yīng)按照上級(jí)部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學(xué)校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對(duì)固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責(zé)和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；審計(jì)檔案管理制度化且具科學(xué)性。

3．3提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來(lái)執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過(guò)多渠道加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)敬業(yè)愛(ài)崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

3．4做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷”的原則，即項(xiàng)目審計(jì)組組長(zhǎng)為內(nèi)部審計(jì)檔案立卷責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計(jì)處負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后按立卷方法進(jìn)行組卷，再移交給審計(jì)處檔案員。檔案管理人員負(fù)責(zé)將這些案卷進(jìn)行收集、分類，然后登記編號(hào)歸檔。為確保內(nèi)部審計(jì)檔案安全、完整，應(yīng)當(dāng)將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時(shí)做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。

3．5采用內(nèi)部審計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式

審計(jì)檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大、查閱方便的特點(diǎn)，首先將要查閱的資料快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學(xué)校要根據(jù)內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，進(jìn)一步完善學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。

篇8

一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的價(jià)值及地位

（一）進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院要想進(jìn)一步發(fā)展，就必須進(jìn)行檔案信息建設(shè)，從而有效提升醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率，深化醫(yī)院內(nèi)部的管理水平與服務(wù)內(nèi)容，同時(shí)這也是社會(huì)生產(chǎn)力不斷進(jìn)步和發(fā)展的一種強(qiáng)有力的體現(xiàn)。在醫(yī)院開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)保存、歸類檔案信息的功能以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息交互的功能。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及專門的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息資源的傳遞與共享，在掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查等許多醫(yī)療環(huán)節(jié)上都不再需要人工操作，從而節(jié)省了大量的人力、財(cái)力以及物力，降低了醫(yī)院的運(yùn)行成本，推動(dòng)了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）有效提升醫(yī)院的管理水平與服務(wù)水平。目前，全社會(huì)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)的運(yùn)行幾乎都離不開(kāi)信息化技術(shù)，醫(yī)院也不例。我國(guó)醫(yī)院在不斷擴(kuò)大運(yùn)營(yíng)規(guī)模、升級(jí)服務(wù)水平的過(guò)程中，必須進(jìn)一步提高醫(yī)院檔的信息化建設(shè)程度?，F(xiàn)階段，許多醫(yī)院都已經(jīng)采取了有效策略來(lái)進(jìn)行更為規(guī)范更為系統(tǒng)化的檔案信息化建設(shè)。大部分醫(yī)院都已經(jīng)建立了醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)，將科學(xué)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)作為醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)的技術(shù)依據(jù)，在行政信息管理和護(hù)理流程管理以及臨床信息管理方面??現(xiàn)了部門跨越，從而推動(dòng)了醫(yī)院的管理服務(wù)不斷向全面、高效、優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)不斷進(jìn)行完善。對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，是有效推動(dòng)我國(guó)各大醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要方法之一。通常要完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)必須要做好以下幾點(diǎn)工作：第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層必須不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理意識(shí)，加大檔案信息化建設(shè)方面的資金投入。第二，檔案信息化管理人員要明確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性，以規(guī)范化、系統(tǒng)化以及完整化、標(biāo)準(zhǔn)化為原則來(lái)創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)。第三，運(yùn)用信息化方式、智能化方式管理醫(yī)院檔案，雖然在檔案存儲(chǔ)方式、檔案讀取方式與檔案查詢方式上與傳統(tǒng)的檔案管理不一樣，但是仍以收集檔案、整理檔案為基礎(chǔ)，所以，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，也一定不能忽略紙質(zhì)檔案的保存工作。第四，積極利用手機(jī)APP以及QQ群、微信平臺(tái)等各種現(xiàn)代信息交流方式，在醫(yī)院內(nèi)大力拓寬檔案信息的具體服務(wù)范圍，從而方便檔案信息的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升檔案信息化管理的社會(huì)效益。

（二）不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著醫(yī)院檔案信息化程度的逐步加深，各大醫(yī)院必須及時(shí)對(duì)本醫(yī)院的檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的信息技術(shù)培訓(xùn)與職業(yè)道德培訓(xùn)，從而進(jìn)一步提升他們的綜合素質(zhì)，促使他們正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，并能熟練操作信息化軟件。在具體培訓(xùn)時(shí)，主要從以下幾方面提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。第一，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的自我意識(shí)，逐步增強(qiáng)他們的奉獻(xiàn)精神與主動(dòng)服務(wù)能力。第二，培養(yǎng)他們良好的職業(yè)素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的工作效率。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的心理素質(zhì)培養(yǎng)，促使他們?cè)谄匠９ぷ髦?，關(guān)注細(xì)節(jié)，通過(guò)細(xì)節(jié)完善檔案信息化管理系統(tǒng)。

（三）做好醫(yī)院檔案信息的各項(xiàng)安全管理工作。因?yàn)獒t(yī)院的檔案種類眾多，而且很多都具有保密性，所以必須做好醫(yī)院檔案信息的各項(xiàng)安全管理工作。第一，醫(yī)院中的一些機(jī)密性文件、醫(yī)院內(nèi)部員工的人事檔案等都是不可以外泄的，否則將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，影響員工的正常生活與醫(yī)院的健康發(fā)展。醫(yī)院在對(duì)這類文件進(jìn)行信息化管理時(shí)，就應(yīng)該安排專業(yè)化程度較高的信息化管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理，同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員也可將醫(yī)院檔案信息設(shè)置成不同的公開(kāi)級(jí)別，從源頭上加強(qiáng)醫(yī)院各類檔案信息的保密性。第二，現(xiàn)階段，我國(guó)很多醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)工作還剛起步，在管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遭受病毒侵入與國(guó)內(nèi)外電腦黑客的攻擊，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，一定要安裝國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的正規(guī)廠家出產(chǎn)的電腦安全防護(hù)軟件，同時(shí)保存好相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，防止信息檔案突然丟失，破壞了檔案的完整性。

篇9

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問(wèn)題對(duì)策

在當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的市場(chǎng)用人機(jī)制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過(guò)程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過(guò)程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項(xiàng)十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問(wèn)題和不足，需要?jiǎng)?chuàng)新管理工作盡快得以解決。

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

2l世紀(jì)以來(lái)，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項(xiàng)改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問(wèn)題：

l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)展需求。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國(guó)際接軌的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形成，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)許多符合時(shí)代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書(shū)、報(bào)到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個(gè)人素質(zhì)、成績(jī)、能力、誠(chéng)信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語(yǔ)多，呈公式化、口號(hào)化，沒(méi)有全面真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個(gè)性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢(shì)的變化。

2、檔案作用發(fā)揮缺位。

在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長(zhǎng)情況重要文本材料，發(fā)揮了它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實(shí)反映大學(xué)生整體情況的有價(jià)植的信息儲(chǔ)量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過(guò)程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來(lái)看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個(gè)人填寫(xiě)的主觀判斷式材料為主，全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實(shí)踐過(guò)程中的定量分析材料過(guò)少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡(jiǎn)單一句“同意以上意見(jiàn)”，“情況屬實(shí)”等評(píng)語(yǔ)，沒(méi)有給予客觀的、全面的評(píng)價(jià)，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過(guò)計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開(kāi)發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會(huì)存在一些技術(shù)性問(wèn)題。另外，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決

二、加強(qiáng)中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點(diǎn)對(duì)策

1、強(qiáng)化意識(shí)，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來(lái)抓，強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)，這是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識(shí)，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念，同時(shí)要增強(qiáng)職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅(jiān)持原則，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對(duì)學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營(yíng)造良好的氛圍，打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。

作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時(shí)，各院校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項(xiàng)目、不缺頁(yè)，確保每個(gè)學(xué)生的每份檔案材料填寫(xiě)清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實(shí)解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹(shù)立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個(gè)體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等，也要兼顧學(xué)生的個(gè)性特長(zhǎng)、知識(shí)技能方面的材料。在歸檔過(guò)程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長(zhǎng)的個(gè)人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠(chéng)信、助人為樂(lè)、道德作風(fēng)、考試有無(wú)違紀(jì)行為等方面的社會(huì)評(píng)價(jià)材料;學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、班干部、學(xué)生會(huì)干部工作情況、學(xué)校大型活動(dòng)的參與情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、畢業(yè)實(shí)習(xí)與見(jiàn)習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競(jìng)賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對(duì)某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點(diǎn)”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來(lái)，如獎(jiǎng)學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎(jiǎng)勵(lì)的獲得情況，各種特長(zhǎng)及在校對(duì)培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過(guò)干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說(shuō)服力和競(jìng)爭(zhēng)力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯(cuò),但開(kāi)始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競(jìng)爭(zhēng),經(jīng)過(guò)多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級(jí)、校級(jí)三好生后順利將這位學(xué)生錄取?？梢?jiàn)，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實(shí)、生動(dòng)的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

4、利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

篇10

職業(yè)教育學(xué)校，由于其檔案資料較多，所以需要進(jìn)行收集、整理和歸樓的資料相對(duì)來(lái)講較多，檔案在學(xué)校具有特殊的地位，所以檔案管理工作是可以說(shuō)是職教學(xué)校非常重要的一項(xiàng)職能，加強(qiáng)檔案管理工作不僅有利于促進(jìn)學(xué)生的健康發(fā)展，而且可能加快檔案管理的水平的提升，提高檔案管理的效率。目前職業(yè)教育學(xué)校的檔案大致有四大類：首先是基礎(chǔ)教學(xué)資料；其次是與教學(xué)相關(guān)的科研成果；再次是教學(xué)和學(xué)生的基礎(chǔ)檔案和獲獎(jiǎng)榮譽(yù)；最后是與學(xué)校和教學(xué)相關(guān)的各類資料，這類中種類最為繁瑣。從以上分類可以看出，職業(yè)教育學(xué)校需要管理的檔案非常多，如果不對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，則會(huì)使檔案都處于混亂的狀態(tài)下，不利于教學(xué)和學(xué)校的發(fā)展，所以需要建立健全完善的檔案管理體系，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理。職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理體系的建立，需要與實(shí)踐進(jìn)行密切的結(jié)合，要從實(shí)用性出發(fā)，從而提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校管理工作水平的提升。

二、職業(yè)教育檔案管理創(chuàng)新的具體措施

（一）對(duì)職業(yè)教育檔案管理思路進(jìn)行創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)由于對(duì)檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上都存在著一定的不足，覺(jué)得只是簡(jiǎn)單的保管工作，這就導(dǎo)致沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的使用屬性，從而使人們?nèi)狈?duì)檔案的利用，沒(méi)有使檔案的使用屬性充分的發(fā)揮出來(lái)，這將是一個(gè)極大的損失。職業(yè)教育學(xué)校管理工作中，其中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作即是檔案的管理，同時(shí)也是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，由于職業(yè)教育檔案數(shù)量較多，可以稱之謂一個(gè)比較全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，所以需要及時(shí)改變職業(yè)教育檔案管理工作的思路，實(shí)現(xiàn)思路上的創(chuàng)新，從而加強(qiáng)對(duì)職業(yè)教育檔案服務(wù)屬性的認(rèn)識(shí)，發(fā)掘其服務(wù)教育的功能，從而有效的推動(dòng)職業(yè)教育的發(fā)展。

（二）對(duì)職業(yè)教育檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

由于職業(yè)教育檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)屬性，所以需要及時(shí)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而更好的使其服務(wù)作用體現(xiàn)出來(lái)。這就需要在實(shí)際工作中要建立健全檔案的使用和服務(wù)制度，簡(jiǎn)化檔案管理的流程，利用先進(jìn)的管理手段和方法，正確的對(duì)職業(yè)教育檔案的服務(wù)屬性進(jìn)行定位，使檔案的服務(wù)功能得以充分的發(fā)揮出來(lái)。因?yàn)橐F(xiàn)行的職業(yè)教育檔案管理工作中，由于制度和服務(wù)屬性定位的不準(zhǔn)確，從而使檔案在使用過(guò)程中受到諸多因素的影響，使其服務(wù)屬性沒(méi)有有效的發(fā)揮出來(lái)。所以需要對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，有效的提升其服務(wù)屬性在管理工作中重要性。這就需要對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案的資料進(jìn)行重新分類，使其更為系統(tǒng)和規(guī)范，利用專業(yè)屬性來(lái)對(duì)其進(jìn)行編碼，這樣更便于查找和使用。同時(shí)還要加強(qiáng)信息管理，充分的利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的電子化，有效的提高查詢的便利性。另外還要對(duì)現(xiàn)在的職業(yè)教育檔案管理制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，使其更好的滿足其服務(wù)屬性的需求。

（三）加大對(duì)職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

職業(yè)教育檔案管理的制度再優(yōu)越，管理模式再新穎，最終都足依靠檔案管理人員來(lái)執(zhí)行的，所以對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)必不可少。對(duì)于職業(yè)教育檔案管理來(lái)說(shuō)，雖然都屬于檔案管理的范疇，但是與其他的普通檔案管理還是有所區(qū)別的，所以對(duì)職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能會(huì)有特殊要求。在職業(yè)教育檔案的管理中，不僅需要管理人員有過(guò)硬的專業(yè)技能，還需要管理人員具有服務(wù)精神，能夠虛心耐心的為廣大用戶提供服務(wù)。因此，必須加大對(duì)職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)得以全面提高。

此外，由于職業(yè)教育檔案管理引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這也對(duì)檔案管理人員提出了新要求，職業(yè)教育檔案管理人員必須適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展。通過(guò)專業(yè)技能培訓(xùn)，提高自己掌握新技術(shù)的能力，使自己更加適合檔案管理的崗位。學(xué)校每年按要求參加上級(jí)檔案組織的檔案管理人員的技能培訓(xùn)班，使技能培訓(xùn)成為常態(tài)化的工作，不斷的提高檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)職業(yè)教育檔案管理的整體發(fā)展。

（四）擴(kuò)充職業(yè)教育檔案管理功能

傳統(tǒng)的檔案管理功能僅僅是對(duì)已經(jīng)存檔的資料進(jìn)行存儲(chǔ)管理，功能單一。經(jīng)過(guò)創(chuàng)新之后的職業(yè)教育檔案管理除了存儲(chǔ)管理功能之外，還新增了服務(wù)功能，但是要想實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的日標(biāo)，還需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進(jìn)行擴(kuò)充，增加對(duì)學(xué)校各項(xiàng)的信息的掌握，豐富檔案管理的資料覆蓋面，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。

（五）使學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理

職業(yè)學(xué)校的職業(yè)教育檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)校的教學(xué)工作和整體建設(shè)部起著十分霞要的作用，所以要將職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作融入到職業(yè)學(xué)校的整體建設(shè)中來(lái)，使職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作布局更加合理。