導語：如何才能寫好一篇檔案管理分類，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據調查表現(xiàn)，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業(yè)，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關內部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

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【關鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系

隨著我國市場經濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經濟的發(fā)展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內容性質、形式、載體以及數量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質量產生不利的影響。

其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術，從而導致現(xiàn)階段大多數檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務素質的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質。

2.相關的規(guī)章制度不夠完善

現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數只會歸檔紙質文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路

檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標

就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據單位屬性、部門屬性進行適當的完善和調整。在檔案分類表調整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務調研為基礎，進而對其所產生的文檔類型做到心中有數，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。

4.依法科學管理

提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數據庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數字化、網絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。

5.建設高質量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向學習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。

四、結語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變?yōu)樯a力的速度，從而促進我國社會經濟的發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫(yī)學信息，2013，（29）：35-35.

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一、檔案分類管理現(xiàn)狀及人文精神滲透作用

管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應加強管理員的人文精神教育。因為人文精神的滲透能夠促進檔案分類管理工作，加強管理員檔案分類管理素質，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準確性。

二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑

管理員為了在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：

1.優(yōu)化管理程序細節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時存入計算機中。

2.提升檔案分類管理質量檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉變自己的工作情緒，用認真仔細的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學習?；畹嚼蠈W到老，現(xiàn)代生活在不斷進步，人們又學不完的知識，所以管理員需要保證活到老學到老的人生態(tài)度，讓自己適應現(xiàn)代社會的發(fā)展；③實事求是。用實事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準確的找到。

三、結束語

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【關鍵詞】企業(yè)；養(yǎng)老保險；檔案管理

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經濟效益，還應高度重視開展養(yǎng)老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養(yǎng)老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質量。

一、以往企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結合不同的檔案分類整理其中的內容，致使各種檔案混亂，當需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進而難以依據檔案內容進行相應的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應遵守的規(guī)定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導致一些有價值的資料不齊全，內容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運用的管理方式不先進，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。對此，以下文章提出了行之有效的解決對策，必然會改變這一現(xiàn)狀，解決存在的問題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑

（一）健全檔案管理制度。當前，企業(yè)在發(fā)展各個時期，對于養(yǎng)老保險檔案管理工作應提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應遵守規(guī)章制度，嚴格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認真歸類各種檔案，并根據職工養(yǎng)老保險所交的費用，詳細記錄，以便于日后查找與核對，體現(xiàn)出檔案管理人員認真負責對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔責任，才能明確管理職責，落實完善的監(jiān)管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據檔案法和管理機制中提出的要求，結合職工繳納養(yǎng)老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當需某個檔案時，就可快速找到文件，依據資料顯示的內容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護。因此，制定完善的檔案管理機制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規(guī)范化、標準化進行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學技術的發(fā)展，逐漸推出了信息技術，廣泛應用于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負擔，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進的信息技術，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內無法確定應發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應緊跟時展的步伐，積極運用信息技術，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發(fā)揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細的養(yǎng)老金，根據現(xiàn)實的數據信息，發(fā)放相應的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作。現(xiàn)階段，企業(yè)在進行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時認真分類，結合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時間，辦理業(yè)務、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，應依據檔案內容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。

三、總結

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關鍵詞：問題 方法

我國的廣大農民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國流動人員的組成部分。因為人員的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導致了我國的流動人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對這些工作實際中出現(xiàn)的問題，采取針對性的解決方法來加以解決，使我國流動人員人事檔案的管理工作邁向一個新的臺階。

一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識不到位

首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認為在經濟快速發(fā)展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業(yè)根本就不關心應聘人員的檔案問題，只重視應聘人員的工作能力和社會經驗。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強的管理意識，把許多的人事檔案沒有進行好好的保管工作和認真的檢查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災等情況發(fā)生時，這些檔案也就會付之一炬。同時，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對其近況沒有一點的了解。

（三）管理的封閉性

再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準確的存放地點，使其在需要自己的檔案時要費盡周折才能弄清楚。

（四）管理中傳遞程序不合理

最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內容進行清楚的了解。

二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質。其具體的措施有第一，要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務轉變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓班，請來專業(yè)的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進行專業(yè)上的培訓和手把手的指導，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時在這個歷史的新時期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質量和效率。

（二）加強人事檔案管理的科學化與正規(guī)化

其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強人事檔案管理的科學化和正規(guī)化。第一，要認真的對流動人員的檔案進行接收和鑒別分類，把具有價值的人事檔案材料進行認真的保存和定期的檢查工作，把個人信息相關的內容要裝訂成冊。第二，加強檔案信息的收集和完善，把許多個人流動信息的新情況加入到個人原有的檔案信息內容之中，豐富個人檔案信息的內容。比如：獎勵情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴肅性、真實性、實效性。第三，對于可以體現(xiàn)出檔案個人才能與興趣愛好的內容要進行重點的登記和說明，比如：思想政治素質、文化教養(yǎng)、實踐工作經歷、業(yè)務學習水平、留學經歷、科學研究成果、進修情況等內容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計算機系統(tǒng)進行檔案信息的分類歸{和整理，同時還要對流動人員人事檔案信息進行計算機的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實際應用價值。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要創(chuàng)新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進行科學的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時，在流動人員人事檔案管理工作中對于計算機的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時間進行分類、有些要按照地域進行分類、有些要按照姓氏進行分類、有些要按照年齡進行分類等，針對這些具體的特點，對于流動人員人事檔案進行科學分類就可以更好地進行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學性。

（四）對流動人員檔案管理加強開發(fā)與利用

最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應用價值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數據庫，并且擴大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進行這個數據庫個人專業(yè)信息，而檔案管理人員經過審核認證后，就可以把其信息在數據庫中進行認證推廣，而相關的用人單位要進行付費瀏覽，可以在這個數據中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡而言之，這個數據庫可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時還可以彌補目前的找工作網站魚龍混雜的局面。

三、結語

對流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進行認真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應有的社會價值，更好地為社會發(fā)展服務。

參考文獻：

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].圖書情報知識，2007，（03）.

[2]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點和對策[J].中國人才，2007，（19）.

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一、美術類院校類專業(yè)教學檔案的特點

美術類專業(yè)作為藝術類學科，教學環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓練等實踐性教學環(huán)節(jié)，由此產生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業(yè)特色。首先，美術類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術類專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據的，包括繪畫、現(xiàn)代設計、傳統(tǒng)工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術類專業(yè)的教學環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專業(yè)教學檔案的獨特性。相比其他專業(yè)，美術類教學不僅有各類專業(yè)性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術類專業(yè)對應的教學檔案管理具有更強的專業(yè)性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關檔案管理帶來了技術性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業(yè)性和難度。

二、美術類教學檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節(jié)作為教學主體之一，長期以來，很多美術和藝術設計專業(yè)課教師往往把工作重點放在教學環(huán)節(jié)，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環(huán)節(jié)和教學檔案管理脫節(jié)。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業(yè)務部門和本校下發(fā)的各種文件、二級學院的內部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。

(二)缺乏體現(xiàn)學科專業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度由于檔案管理人員缺少對美術學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現(xiàn)美術專業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現(xiàn)學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現(xiàn)學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術專業(yè)教學檔案管理的負面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術落后部分美術類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業(yè)特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數字化的普及，美術院系對于檔案管理都進行了相關的數字化改革，但仍然有相當多的美術院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關檔案分類和查閱，影響到相關信息資源的有效開發(fā)與利用。

三、美術類專業(yè)教學檔案管理對策

(一)強化檔案工作意識并完善教學檔案管理體系高校美術院系教學檔案管理涉及日常教學和教學管理的方方面面，完善的教學檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學檔案管理工作的重要性認識，建立全員參與的教學檔案管理體系。從而形成良好的教學檔案管理意識和環(huán)境，這是提高美術類院系教學檔案管理水平的前提。此外，還應結合美術類院系學科教學特點，建立統(tǒng)一領導、分級管理、專業(yè)特色突出且符合院校實際的校、院二級教學檔案管理體系。此外，學校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學檔案，做好校級教學檔案的整理、分類和保管的同時，應對院系檔案管理工作定期進行專業(yè)指導和業(yè)務督查，指導和協(xié)助院系做好院系級別教學檔案管理工作。明確崗位職責，理順層級關系，形成職責分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

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1、編制要求

根據拉西瓦水電站工程建設情況，原《水電廠企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設置靈活、適應計算機管理，能夠準確地反映本工程的性質和特點。”為編制要求，對類目做了相應的設置和調整。

2、編制過程及分類依據

2.1編制過程

為了使檔案分類大綱編制的具有科學性和完整性，達到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據科技檔案管理的原則，進行了科技檔案分類大綱的編制工作。

2.2主要依據

根據黃河水電公司科技信息標準化管理目標，使科技檔案更好地為工程建設、生產運行以及未來發(fā)展服務，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經形成了統(tǒng)一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結構形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。

3、檔號組成說明

依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。

檔號結構形式：4段16位，用0～9標識。

目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號

既1021―0000-0000-0000

案卷號

分類號（二）

分類號（一）

目錄號（代號）

4、各大類檔案號形式

4.1 6大類：產品（生產）類

檔號為：1021+6大類+年度+案卷號

4.2 7大類：科學技術研究類

檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號

4.3 8、9大類：8大類“基本建設類”，9大類“設備儀器類”

例如：8022施工圖（按合同標段組卷）

檔號為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號（四位號均為案卷順序號）。

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一、干部人事檔案整理工作存在的問題

（一）干部人事檔案改革管理制度不太全面。??前，缺乏全面的管理制度就不能正確對待管理工作，也無法達到預期的管理目的，更難以全面改革管理方式，導致人事資源管理中資源配置優(yōu)化流程受到影響，難以提升高素質人才的流動效率，特別是高素質人才的流動直接影響企業(yè)人事干部檔案管理工作質量，所以說，人事干部檔案改革管理制度的不完善直接影響企業(yè)的檔案管理工作，從而影響企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）干部人事檔案分類準確性不太高。分類就是將干部人事檔案材料，按照材料的主要內容或用途確定類別，干部人事檔案材料有的是按材料內容的主次關系來進行分類，有的是按形成時間來進行分類。干部人事檔案管理分類的不準確不利于企業(yè)干部人事檔案的利用及相關查閱工作的開展，同時對其進行整理過程中，檔案管理人員也極易造成干部人事檔案分類的不合理與不準確等現(xiàn)象。

（三）干部人事檔案信息化管理水平不太高。在實踐工作當中，干部人事檔案管理工作的信息化水平不高。管理工作人員自身的計算機能力薄弱，對于管理系統(tǒng)的了解不全面也不深入，所以，嚴重制約了檔案管理工作的開展。同時，干部人事檔案管理人員不能夠充分利用先進的技術手段，難以使計算機在檔案管理工作中發(fā)揮自身的價值。部分企業(yè)在干部人事檔案管理工作中加強了對電子管理系統(tǒng)的使用，但是它僅在對工作人員的基本信息記錄工作中發(fā)揮作用，卻很難對工作原件進行相應的收錄工作等，使用效率較低，所以，干部人事檔案的利用很難充分展現(xiàn)管理系統(tǒng)自身的實用性，這對于干部人事檔案保管工作的開展十分不利，而且會影響到工作開展的效率。

二、加強企業(yè)檔案整理工作的對策

（一）積極落實責任追究制度。為避免檔案的改動與丟失問題，用人單位應當積極構建檔案工作管理機制，確保責任追究制度的落實。同時，企業(yè)還應該加強對檔案材料轉入、接受等的記錄工作。首先，在借閱檔案時，應該由兩人以上持單位開具的證明向相關檔案管理部門進行檔案借閱申請，之后由相關領導對其進行相應的審批工作；其次，為了提高對檔案的使用效率及管理效果，企業(yè)各部門之間應該加強對檔案相關工作的協(xié)調溝通工作；最后，對于檔案的轉入和轉出，一定要確保其密封性，蓋密封章，另外，在各級審查單位審核完成以后，需要再次蓋密封蓋章。

（二）加強對檔案管理質量的提升。領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，在此次干部人事檔案改版升級工作中，企業(yè)領導高度重視，加大了對干部人事檔案管理工作的支持保障力度。同時，對于干部人事檔案管理工作人員及領導進行明確安排，提高檔案管理工作人員的責任意識，明確其崗位的重要性，根據干部人事檔案改版升級，加強對檔案管理工作規(guī)范性及高效性的管理，從而提高企業(yè)檔案管理的整體水平。

（三）提升檔案管理信息化水平。我國檔案管理改革部門必須要提升其信息化管理水平，首先，要摒棄傳統(tǒng)紙質化管理模式，積極應用計算機管理設備與網絡信息技術；其次，企業(yè)相關領導及管理人員應該意識到干部人事管理電子化建設的重要性，加強對檔案管理工作中信息技術的應用，從而提高檔案管理工作效率；最后，檔案管理人員應該重視檔案管理電子化的建設工作，提升管理工作效率與質量，同時，還要提升人事干部人事檔案閱讀軟件質量，增強我國人事干部人事檔案管理改革工作效果。

（四）加強檔案管理人員綜合素質的提高。檔案管理人員作為檔案管理的主要人員，他們的綜合素質直接影響企業(yè)的檔案管理水平，所以，加強檔案管理人員綜合素質的提高具有重要意義。企業(yè)應該對檔案管理工作人員進行專業(yè)檔案管理知識與實踐經驗的定期培訓，進而提高管理人員對檔案整理與分類的效果，并且更好的保證檔案歸檔的及時性。檔案管理人員綜合素質的提高不僅能夠提高企業(yè)檔案管效率，而且能夠很好的促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺深化應用的背景、目標、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。

論文關鍵詞：檔案管理;信息化;文件

近年來，隨著信息技術高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉變。

一、檔案管理信息平臺深化應用的背景

當前，國家電網公司加快實現(xiàn)電網和公司發(fā)展方式轉變，努力創(chuàng)建一強三優(yōu)(電網堅強、資產優(yōu)良、服務優(yōu)質、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業(yè)局作為國家電網公司轄區(qū)內唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內率先深化應用該檔案管理信息平臺。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為國家一級，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現(xiàn)數字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現(xiàn)象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務變動而導致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務職能分類方法，而是在按業(yè)務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數據的共享利用和綜合應用，為企業(yè)生產、管理提供決策服務，真正實現(xiàn)檔案管理水平質的飛躍。

三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(RecordsContinuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業(yè)務系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)務系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理(KnowledgeManagement)是企業(yè)管理的新范式，也是指導檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統(tǒng)應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應用基礎。

第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統(tǒng)的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

檔案管理信息平臺的深化與應用

四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題

檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現(xiàn)了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。

五、檔案管理信息平臺深化應用的前景

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關鍵字企業(yè)檔案管理；服務；城市供水

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

近年來，隨著信息技術的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉變。 

一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務企業(yè)、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網站、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案的數字化進程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機制，逐步實現(xiàn)管理自動化、利用網絡化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務水平。  二、實現(xiàn)數字化檔案室的目標

1.數據采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統(tǒng)載體檔案數字化建設，采取數字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。

2、實現(xiàn)數據保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數據備份。

3、實現(xiàn)數據利用功能：依托OA網，建立檔案信息網站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務企業(yè)，不斷探索數字檔案室為企業(yè)服務的新路子。

4、實現(xiàn)數據管理功能：實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統(tǒng)信息的安全。

5、實現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網公開宣傳，進一步發(fā)揮檔案信息資源作用。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數據的共享利用和綜合應用，為企業(yè)生產、管理提供決策服務，真正實現(xiàn)檔案管理水平質的飛躍。  三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術手段  認真執(zhí)行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規(guī)范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統(tǒng)一、數據規(guī)范、便于轉換、實現(xiàn)共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規(guī)范  檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用的原則。  全宗內要統(tǒng)一的分類方案，根據檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統(tǒng)一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設置  一級類目按卷根據資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務檔案、基建類檔案。

二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。 

3. 檔案整理要求  全宗內所有檔案應收集齊全，經系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件材料的有機聯(lián)系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。

3.1文件材料的種類，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；

3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發(fā)文件與原件等應一起整理；

3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；

3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；

3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準確；

3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。  四、檔案信息化基礎設施建設  1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數據存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數字化的力度。

序號 內容 型號 配置 單位 數量

1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1

2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7

3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1

4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1

5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網絡打印 臺 1

6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1

7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1

8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1

9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1

10 數碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1

11 備份設備 西部數據 DX4000 12TB（含硬盤） 套 1

12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3

2軟件配置：

a、服務器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server

b、服務器數據庫： MySQL5.0以上

c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP

d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0

注：數據庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統(tǒng)前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。

3場館要求：進一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲間。五、檔案管理的應用范圍及其效益  蘇州市自來水有限公司檔案管理應用于三廠兩所，各個科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財務檔案、視頻檔案、照片檔案等。  它為企業(yè)帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：  第一，提高了勞動生產率。檔案管理的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。  第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據和參考。  第三，是維護企業(yè)合法權益的重要保證。隨著法制建設的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強，企業(yè)面臨的法律風險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護企業(yè)的合法權益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關糾紛中起到決定性作用。再如，工程建設的立項審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風險及行政處罰風險。 轉