導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理的難點(diǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：城建 聲像檔案管理 難點(diǎn) 對(duì)策

一、引言

所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設(shè)工程聲像檔案，就是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的過(guò)程中產(chǎn)生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過(guò)圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設(shè)過(guò)程，對(duì)于城市建設(shè)發(fā)揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設(shè)、舊城改造的過(guò)程中，城建聲像檔案能夠?qū)τ诔鞘械膫鹘y(tǒng)特色進(jìn)行傳承和發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)品味的大幅度提升。接下來(lái)，本文將首先從不同的角度來(lái)深入地探索城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎(chǔ)上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策。

二、城建聲像檔案管理的難點(diǎn)

1.檔案的保存處置存在著較大的隨意性

在當(dāng)前形勢(shì)下，盡管許多城建聲像檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問(wèn)題，導(dǎo)致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。

2.不具備健全的管理制度和管理措施

在城建聲像檔案管理的過(guò)程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來(lái)說(shuō)，在城建項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業(yè)部門，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的部門來(lái)對(duì)于城建聲像檔案開(kāi)展集中管理。與此同時(shí)，沒(méi)有根據(jù)城建聲像檔案的種類、時(shí)間等各個(gè)方面的特性來(lái)加以分類管理，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的價(jià)值不能夠得到科學(xué)有效地發(fā)揮。

3.城建聲像檔案拍攝工作不到位

城建聲像檔案收集工作具備非常強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強(qiáng)的工作技能。但是，在現(xiàn)階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問(wèn)題比較嚴(yán)重，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來(lái)說(shuō)，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業(yè)余兼職人員，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的拍攝時(shí)間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內(nèi)容的有效性。

三、解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策

1.進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件

城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過(guò)程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來(lái)進(jìn)行單獨(dú)地保存，并且也一定要遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等介質(zhì)。進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的使用壽命的增長(zhǎng)，有利于實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的集中管理。

2.進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度

一方面，必須切實(shí)提升廣大的公眾對(duì)于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認(rèn)識(shí)程度。應(yīng)該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過(guò)廣播、電視、散發(fā)宣傳小冊(cè)子等等各種各樣的途徑來(lái)切實(shí)保證廣大的公眾都真正意識(shí)到城建聲像檔案集中管理的重要意義。

另一方面，必須進(jìn)一步建立健全檔案管理的法制建設(shè)，同時(shí)通過(guò)相關(guān)的制度來(lái)嚴(yán)格落實(shí)。對(duì)于分散在不同的業(yè)務(wù)部門的城建聲像檔案，必須通過(guò)制度的方式來(lái)增強(qiáng)城建聲像檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時(shí)間之內(nèi)有效地集中城建聲像檔案。另外，針對(duì)現(xiàn)階段城建聲像檔案保存分散的問(wèn)題，必須督促各個(gè)保存單位統(tǒng)一建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度，實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過(guò)程中，也必須采取科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲方法來(lái)進(jìn)行保障，通過(guò)這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學(xué)管理有序進(jìn)行。

3.搞好城建聲像檔案集中管理的各個(gè)方面的保障工作

一方面，必須切實(shí)保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，離不開(kāi)大量的人員和專業(yè)設(shè)備，更是離不開(kāi)足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入，并且借助于向社會(huì)進(jìn)行融資等一系列的方式來(lái)保障城建聲像檔案管理的資金需求。

另一方面，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于城建聲像檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)以及監(jiān)督指導(dǎo)工作，通過(guò)這種方式，最大限度地提升城建聲像檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)階段，城建聲像檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理依然面臨著很多困難，必須通過(guò)循序漸進(jìn)的方式來(lái)進(jìn)行管理，先在各工作項(xiàng)目部門形成該項(xiàng)目的完整聲像檔案的集中管理。由此看來(lái)，有必要對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目部門設(shè)立專業(yè)人員、專門制度和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保障項(xiàng)目部門聲像檔案集中采集和管理工作的正常開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，必須根據(jù)城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，采取切實(shí)可行的對(duì)策來(lái)進(jìn)行應(yīng)對(duì)，以便促使城建聲像檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。在今后的城建聲像檔案管理工作的過(guò)程中，一定要想方設(shè)法來(lái)科學(xué)有效地應(yīng)對(duì)城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，切實(shí)搞好城建聲像檔案工作，為將來(lái)城市建設(shè)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞 城建檔案管理 難點(diǎn)問(wèn)題 解決對(duì)策

當(dāng)前城建檔案管理已經(jīng)延伸、滲透到城市社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，其收集、整理、編研、保管、利用以及執(zhí)法等都已經(jīng)逐漸完善，但隨著近些年城建行業(yè)的迅速崛起，城建檔案管理也面臨著諸多的問(wèn)題亟待解決。

一、城建檔案管理存在的難點(diǎn)問(wèn)題

（一）檔案收錄存在問(wèn)題

檔案的收集存在著偏差，首先，從整體的收集資源上看，在進(jìn)行城建檔案資料的收集過(guò)程中，地上部分收集的多，而地下部分收集較少。在實(shí)際的城建檔案收集過(guò)程中，實(shí)際上城建檔案管理部門很難將城市建設(shè)項(xiàng)目檔案收集齊全存在遺漏現(xiàn)象，有些收集上來(lái)的資料存在圖紙缺失，或?qū)徟掷m(xù)缺失等問(wèn)題，而且有些甚至收集上來(lái)的資料不是最終稿。其次，就管理權(quán)限方面來(lái)看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門，內(nèi)部資料收集的多，而外部收集的較為欠缺。

（二）城建檔案管理工作人員觀念落后

現(xiàn)階段我國(guó)很大一部分城市檔案管理工作人員其觀念依然比較陳舊，仍停留在傳統(tǒng)的管理時(shí)代，并沒(méi)有及時(shí)更新管理觀念，無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，欠缺主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，然而城建檔案管理工作無(wú)法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，沒(méi)有主動(dòng)的進(jìn)行自我革新，無(wú)法為社會(huì)提供有效可靠的重要信息服務(wù)，城建檔案管理工作落后于高速發(fā)展的信息社會(huì)，似乎與外界的發(fā)展相隔離。從而無(wú)法體現(xiàn)城建檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案管理工作人員也無(wú)法得到自身價(jià)值的體現(xiàn)。

（三）信息化建設(shè)滯后

檔案的信息化管理要求的是資源共享與快速的流轉(zhuǎn)，但當(dāng)前的城建檔案管理一些硬件設(shè)施的配置及網(wǎng)絡(luò)的組建依然比較落后。當(dāng)前各大院校的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，軟件以及信息的開(kāi)發(fā)應(yīng)用已經(jīng)趨近成熟，然而城建檔案管理其硬件配置以及網(wǎng)絡(luò)的組建結(jié)構(gòu)仍然 比較滯后，單純地靠現(xiàn)有的人力進(jìn)行檔案的收集、整理、保管以及利用顯然已經(jīng)跟不上信息化的步伐

二、解決城建檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）加大管理力度

城建檔案是整個(gè)城市建設(shè)工程完整的歷史資料，是城市建筑文化重要的組成部分。因此各級(jí)建設(shè)行業(yè)的管理部門應(yīng)加大對(duì)建筑檔案管理的重視，加大對(duì)城建檔案管理的扶持力度。積極爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)財(cái)政部門的支持，從而加大管理經(jīng)費(fèi)的投入力度，加強(qiáng)建筑檔案管理相關(guān)體制及相關(guān)編制的構(gòu)建。隨著城市建設(shè)項(xiàng)目的增加、檔案管理工作量的加大，需要相應(yīng)的從事檔案管理工作人員數(shù)量也會(huì)隨之增加，因此需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，進(jìn)而提供全力支撐。同時(shí)相關(guān)管理部門及領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)將檔案管理工作列入相關(guān)考核內(nèi)容，升級(jí)管理部門應(yīng)進(jìn)一步完善《城建檔案館目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》。通過(guò)進(jìn)行靈活有效的管理機(jī)制的制定，激勵(lì)管理人員、加強(qiáng)內(nèi)部管理、充分調(diào)動(dòng)起相關(guān)管理人員工作的積極性，從而推動(dòng)城建檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）強(qiáng)化管理意R

城建檔案管理工作是整個(gè)城市的大事，做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵就是要強(qiáng)化城建檔案的管理意識(shí)，尤其要提升城建檔案領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)，這是做好城建檔案管理工作的關(guān)鍵。各部門應(yīng)加大管理力度，同時(shí)爭(zhēng)取新聞媒體的關(guān)注支持、加大宣傳的力度，提高市民的關(guān)注度，同時(shí)想方設(shè)法讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，創(chuàng)造出良好的管理氛圍。同時(shí)管理人員應(yīng)革新思想，轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，每年根據(jù)社會(huì)需求及社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀以及當(dāng)前的管理情況制定相應(yīng)的管理辦法及管理目標(biāo)，同時(shí)完善相應(yīng)的檢查監(jiān)督管理體系。

（三）加大城市檔案管理信息化建設(shè)力度

首先，根據(jù)當(dāng)前的信息化需求，充分運(yùn)用現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)施，進(jìn)行檔案資源流轉(zhuǎn)以及利用平臺(tái)的建立。從而提升檔案歸檔工作的效率，進(jìn)一步提升城建檔案信息收集的準(zhǔn)確性以及利用率。第二、積極地進(jìn)行軟件管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，合理地進(jìn)行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，對(duì)橫向及縱向檔案信息管理實(shí)施分步開(kāi)發(fā)的策略，首先滿足當(dāng)前小區(qū)既有檔案資源信息化的需求，同時(shí)兼顧到大區(qū)域信息化開(kāi)發(fā)的過(guò)度，同時(shí)合理地進(jìn)行大區(qū)域城建檔案管理信息化規(guī)劃，為整體城建檔案管理信息化提供強(qiáng)有力的支撐。第三、加大城建檔案管理信息化的宣傳力度，同時(shí)注重管理人才的培養(yǎng)，對(duì)管理人員采取予以培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、觀摩或參與研發(fā)等方式，提升管理人員的素質(zhì)，從而切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，促進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、結(jié)語(yǔ)

城建檔案管理工作是城市發(fā)展過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，其記錄著每一個(gè)城市的發(fā)展歷程，甚至每一個(gè)角落的變化，每一個(gè)瞬間的轉(zhuǎn)變都有著詳盡的記載。但在城建檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中，難免存在一些難點(diǎn)問(wèn)題。因此應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提升管理意識(shí)，把握好正確的方向，突破難點(diǎn)，完善城建檔案管理工作，使其更好地為城市、為社會(huì)服務(wù)。

（作者單位為山東省威海市文登區(qū)建筑工程管理處）

參考文獻(xiàn)

[1] 趙雅娟.城建檔案管理工作存在的問(wèn)題及策略探討[J].產(chǎn)業(yè)論壇，2015（28）.

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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。當(dāng)前，隨著我國(guó)政府對(duì)教育事業(yè)的重視與發(fā)展，我國(guó)高等學(xué)校的教學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，教學(xué)條件越來(lái)越好，學(xué)校的科研活動(dòng)以及對(duì)外交流活動(dòng)日益增多，因此，高校的檔案日益增多。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。當(dāng)前，我國(guó)高校檔案管理工作中存在一些難點(diǎn)，不利于高校檔案管理工作的開(kāi)展，高校檔案管理工作有待進(jìn)一步完善。本文將從高校檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)以及高校管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策兩方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期促進(jìn)高校檔案的管理工作。

一、高校檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)

1.高校檔案管理手段極其落后

當(dāng)前，大部分高校在進(jìn)行高校檔案管理工作時(shí)，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對(duì)該高校檔案以手工的方式進(jìn)行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長(zhǎng)了檔案管理人員的工作時(shí)間，而且還會(huì)使檔案管理人員無(wú)法分出精力來(lái)進(jìn)行編研以及科學(xué)開(kāi)發(fā)。同時(shí)，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來(lái)不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會(huì)在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發(fā)展以及辦學(xué)條件的改善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應(yīng)地計(jì)算機(jī)設(shè)備并購(gòu)入了檔案管理軟件，在很大程度上促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，但是從其管理效果的實(shí)現(xiàn)來(lái)看，有待進(jìn)一步完善。

2.高校檔案管理工作的重視程度不夠

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問(wèn)題。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為高效的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，只是在形式上設(shè)置檔案館管理人員這個(gè)職位，并且通常職位數(shù)很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無(wú)關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機(jī)會(huì)不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認(rèn)識(shí)到本工作的重要性。

3.高校檔案的利用率比較低

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。但是在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發(fā)揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識(shí)以及管理觀念不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍固守傳統(tǒng)的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開(kāi)放性與保密性之間的關(guān)系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍然固守以前傳統(tǒng)的手工錄入?yún)R編方式，一方面會(huì)給檔案查找者帶來(lái)不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復(fù)雜性使一些檔案利用者不愿意進(jìn)行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的作用。

4.高校檔案管理人員素質(zhì)不高

高校檔案管理人員素質(zhì)不高是當(dāng)前高效檔案管理工作中一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。高校檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，高校檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低；

第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。

二、高校檔案管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

第一，要注重培養(yǎng)高校檔案管理人員的社會(huì)責(zé)任感以及政治意識(shí)。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴(yán)守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責(zé)，各高校必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的政治意識(shí)以及社會(huì)責(zé)任感的培養(yǎng)。

第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，高校檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織相關(guān)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第三，要注重提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。當(dāng)前高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。高校領(lǐng)導(dǎo)必須組織高校管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。

2.加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問(wèn)題。高校普遍認(rèn)為高校的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無(wú)關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現(xiàn)實(shí)中，要通過(guò)報(bào)紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。

結(jié) 語(yǔ)

高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵詞：檔案管理；工作難點(diǎn)；對(duì)策

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各種資料的原始記錄，其涉及的方面非常廣泛，主要包括醫(yī)療、護(hù)理、研究、黨政管理、公共衛(wèi)生等活動(dòng)，對(duì)于臨床醫(yī)療和醫(yī)院行政管理決策或工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的制定、問(wèn)題和糾紛的處理等都提供了重要的參考依據(jù)，因此醫(yī)院檔案管理工作的意義十分重要。

1醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題和現(xiàn)狀

按照目前各醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際來(lái)看，醫(yī)院檔案管理工作均依照各自的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，醫(yī)院檔案管理工作容易產(chǎn)生混亂。有的醫(yī)院建有三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但缺乏強(qiáng)有力的制度約束，檔案管理工作人員圖方便省事而隨意放置檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，存在著不能及時(shí)歸檔或被丟失的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案管理工作的考核措施相對(duì)也不太健全。另外，目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作者已經(jīng)意識(shí)到通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的重要途徑，關(guān)于這方面的嘗試也不在少數(shù)[1]，不過(guò)由于檔案管理工作者不太能參與管理軟件的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作，軟件開(kāi)發(fā)方對(duì)檔案管理工作的專業(yè)要求了解不足，管理軟件的支持力度還有欠缺，有的管理軟件不僅不能體現(xiàn)快捷方便高效的優(yōu)點(diǎn)，反而因設(shè)計(jì)不合理、不嚴(yán)謹(jǐn)而常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響工作效率。

2醫(yī)院檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1檔案管理工作者自身工作能力不足 當(dāng)前有部分醫(yī)院管理者錯(cuò)誤的認(rèn)為，醫(yī)院核心工作僅僅是向社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，片面強(qiáng)調(diào)提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以獲取更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，反而需要付出投資，因此忽略了對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，再加上部分檔案管理工作者對(duì)自身工作的意義沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，錯(cuò)誤的將醫(yī)院檔案管理理解為簡(jiǎn)單的檔案裝訂、收集、存放與調(diào)用，也就忽視了自身崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力的提高。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的從業(yè)人員，大多是由醫(yī)療、護(hù)理或行政崗位改行到檔案管理室的，缺少系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力相對(duì)薄弱，管理隊(duì)伍也不夠穩(wěn)定，容易造成檔案管理工作的混亂。

2.2檔案管理手段不夠完善 醫(yī)院檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中不具有通用性，管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化還有待加強(qiáng)。有些檔案管理軟件系統(tǒng)只注重了檔案專業(yè)流程研究，而忽視了與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無(wú)縫銜接[2]。有些檔案管理工作者局限于檔案的收集和管理，滿足于傳統(tǒng)被動(dòng)式工作模式，缺少主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源的意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開(kāi)發(fā)和利用還不夠。有些檔案管理的手段、設(shè)備落后，工作環(huán)境較差，硬件陳舊，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備相對(duì)匱乏，一些醫(yī)院的管理者認(rèn)為增添這些硬件設(shè)備的投資過(guò)多，使得相當(dāng)多檔案管理工作基本靠手工完成，不僅造成醫(yī)院檔案管理工作的效率低下，也容易造成檔案管理工作的混亂[3]。

2.3醫(yī)院檔案收集、借閱管理不合理 由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，因此在人員配備上，很多檔案管理人員專業(yè)度存在欠缺，有的甚至聘請(qǐng)兼職人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，同時(shí)，多數(shù)醫(yī)院各部門間檔案處于分室保管狀態(tài)，管理起來(lái)相對(duì)分散[4-5]，導(dǎo)致一些檔案資料長(zhǎng)期未及時(shí)作歸檔整理，檔案的相應(yīng)作用無(wú)法得到體現(xiàn)，同時(shí)也給檔案的查詢和使用造成了一定的困難。另外，目前多數(shù)醫(yī)院并未設(shè)立專門的檔案借閱室，僅僅只配備了檔案存放的庫(kù)房，在需調(diào)用檔案時(shí)，由于沒(méi)有專門的地方進(jìn)行閱讀查看，只能由調(diào)用者借走，而往往借閱也沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，有時(shí)借閱手續(xù)不齊全，歸還期限不明確，造成借出檔案的及時(shí)回收困難。若再加上醫(yī)院檔案管理者人員出現(xiàn)變動(dòng)，交接不科學(xué)不合理，時(shí)間久遠(yuǎn)有時(shí)檔案借閱者主動(dòng)歸還的意識(shí)較差，往往容易造成檔案的丟失或損壞。

3醫(yī)院檔案管理工作難題的相應(yīng)對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理工作者自身工作能力 醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)摒棄檔案管理工作不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，所以無(wú)需對(duì)此付出過(guò)多投入的錯(cuò)誤觀念，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，提高檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力提高的力度。選拔檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，盡量少用由醫(yī)療、護(hù)理、行政崗位改行到檔案管理室人員，加強(qiáng)系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，建立穩(wěn)定的專業(yè)管理隊(duì)伍，避免造成檔案管理工作的混亂。

3.2完善檔案管理手段 建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)，提高實(shí)際工作中的通用性，強(qiáng)化管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。注重檔案專業(yè)流程研究的同事建立檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無(wú)縫銜接[6]。形成主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開(kāi)發(fā)和利用。加強(qiáng)些檔案管理設(shè)備、環(huán)境和硬件建設(shè)，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂情況。檔案管理工作人員需要深入醫(yī)院各職能部門及臨床一線，深入了解在醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中對(duì)于檔案資料的需求，根據(jù)各類人員的各種不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地為各職能科室人員提供檔案信息，在工作實(shí)踐中使其充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)他們的工作所能起到的積極作用。同時(shí)重視檔案資源的開(kāi)發(fā)和合理利用，多途徑多手段多渠道地進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)[7]。

3.3健全醫(yī)院檔案收集、借閱管理制度 應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，在人員配備上選用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，杜絕非專業(yè)兼職人員。采取各部門檔案集中保管形式，實(shí)施集約化的檔案管理，避免部分檔案資料長(zhǎng)期未及時(shí)歸檔整理的現(xiàn)象，使檔案的實(shí)際作用得以充分體現(xiàn)，為檔案的查詢和使用提供便利。設(shè)立專門的檔案借閱室，在需要調(diào)用檔案時(shí)，嚴(yán)格按照借閱規(guī)章制度執(zhí)行，借閱者集中在專門的檔案借閱室查看，健全借閱手續(xù)，明確檔案歸還期限，以便于借出檔案的及時(shí)回收。檔案管理者人員若出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，交接應(yīng)科學(xué)合理，不僅需要交接鑰匙等物品，也要詳細(xì)交接檔案借閱、歸檔、存放等相關(guān)記錄，以免造成檔案的丟失或損壞。

3.4確保醫(yī)院檔案的齊全完整 檔案的收集、歸檔是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，其前提是醫(yī)院檔案的歸檔范圍明確。先要結(jié)合醫(yī)院檔案的具體特點(diǎn)以及形成的規(guī)律，按照院內(nèi)各職能科室職責(zé)這根主線對(duì)醫(yī)院檔案歸檔范圍進(jìn)行針對(duì)性的修訂，使醫(yī)院檔案歸檔重點(diǎn)明確，通過(guò)與各職能科室進(jìn)行積極的溝通，完善并確定醫(yī)院檔案的歸檔范圍[8]。在醫(yī)院檔案管理的實(shí)際工作中明確區(qū)分文件與資料，特別是將內(nèi)容、形式、作用等具有相似之處的文件資料進(jìn)行區(qū)分，以降低醫(yī)院檔案管理工作的重復(fù)性和冗余度[4]。根據(jù)各類醫(yī)院檔案保管的期限明確劃分具體年限，如永久性、50年、20年、10年等，以適應(yīng)檔案材料日益增長(zhǎng)的數(shù)量以及鑒定銷毀的需求。要求檔案管理員認(rèn)真對(duì)照檔案的歸檔范圍，進(jìn)行文件資料的收集整理，追蹤檔案資料的去向等，確保醫(yī)院檔案資料齊全、完整、去向明確。

總之，目前在醫(yī)院檔案管理工作中的確還存在著一些難點(diǎn)問(wèn)題，大體而言主要是由于醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不夠以及醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不足引起的。近年來(lái)的大量經(jīng)驗(yàn)證明，只有醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院檔案管理工作高度重視，建立健全科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理制度，任用專業(yè)程度高的醫(yī)院檔案管理人員，強(qiáng)化現(xiàn)代化高科技管理技術(shù)、設(shè)備的運(yùn)用，加大檔案管理資金的投入度，改善醫(yī)院檔案管理工作軟、硬件環(huán)境，才能夠真正提高醫(yī)的檔案管理工作水平。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)

21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的重要系統(tǒng)，對(duì)高校檔案管理的發(fā)展起到無(wú)可取代的推動(dòng)作用。

1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

教學(xué)檔案是高校在進(jìn)行教W活動(dòng)中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀(jì)念和參考價(jià)值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：

1.1 文件、規(guī)定等政策性資料

該類別涵蓋上級(jí)教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達(dá)的各類與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的文件、規(guī)定，是對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點(diǎn)問(wèn)題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善的整理、歸檔。

1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實(shí)踐性資料

這是對(duì)教學(xué)的文件、規(guī)定的細(xì)化和落實(shí)，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計(jì)等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對(duì)專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評(píng)價(jià)等進(jìn)行整理，形成歸檔資料。

1.3 學(xué)生名冊(cè)、成績(jī)等學(xué)生資料

學(xué)生作為教學(xué)活動(dòng)的對(duì)象，其個(gè)人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來(lái)說(shuō)，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級(jí)課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗(yàn)和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析

2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理

毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計(jì)的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲(chǔ)和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對(duì)檔案管理工作的需要。

2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化

伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲(chǔ)所需要的計(jì)算機(jī)硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費(fèi)用占據(jù)院校財(cái)政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進(jìn)的云技術(shù)，通過(guò)系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對(duì)系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平臺(tái)高效利用

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計(jì)算機(jī)終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計(jì)算機(jī)、手機(jī)等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。

2.4 檔案管理安全防護(hù)

檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護(hù)成為設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問(wèn)限制，對(duì)用戶進(jìn)行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。

3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)

按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個(gè)層次，即平臺(tái)層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。

3.1 平臺(tái)層

所謂平臺(tái)層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)工作。

3.2 檔案管理層

檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理層進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。

3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊

該模塊是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。

4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)思路

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的軟硬件設(shè)施

硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進(jìn)行謹(jǐn)慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來(lái)升級(jí)的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁(yè)面采用jsp技術(shù)開(kāi)發(fā)，后臺(tái)程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達(dá)到簡(jiǎn)單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護(hù)，擴(kuò)展性良好的特點(diǎn)。

4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)步驟

4.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

對(duì)于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過(guò)妥善的構(gòu)建策略實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理存儲(chǔ)。在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，首先對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)圖，之后進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.2.2 主界面的設(shè)計(jì)

主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗(yàn)。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計(jì)，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)各功能的菜單，通過(guò)鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進(jìn)而按照相應(yīng)的指令進(jìn)行操作完成檔案的管理、查詢等功能。

4.2.3 用戶管理

從用戶的賬號(hào)功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。與此同時(shí)，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。

4.2.4 附屬功能的實(shí)現(xiàn)

在實(shí)際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項(xiàng)內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該考慮此問(wèn)題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會(huì)發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)。

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篇6

關(guān)鍵詞：設(shè)備竣工檔案；屬性；難點(diǎn)；管理方法

核電項(xiàng)目總包模式按照專業(yè)化運(yùn)作的要求，業(yè)主方以安全生產(chǎn)運(yùn)行為主業(yè)，總包方以工程建設(shè)、四大控制為主業(yè)。項(xiàng)目建設(shè)的四大控制任務(wù)主要由總包方負(fù)責(zé)，業(yè)主方負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備以及作為營(yíng)運(yùn)單位最小化的運(yùn)作，業(yè)主原則上不介入總包方的建設(shè)工作。在總承包模式下設(shè)備竣工檔案管理的方式和方法將發(fā)生較大的變化，業(yè)主對(duì)工程建設(shè)階段的不介入性使設(shè)備竣工檔案收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性面臨新的挑戰(zhàn)。如何提高設(shè)備竣工檔案的質(zhì)量，確保總承包模式下核電項(xiàng)目設(shè)備制造類文檔的系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確是設(shè)備竣工檔案管理的重中之重。

一、設(shè)備竣工檔案的內(nèi)容及特性

設(shè)備竣工檔案是指用以證明其設(shè)備的安全、質(zhì)量，按照一定格式和內(nèi)容匯集制造全過(guò)程中產(chǎn)生的所有記錄性文件集合。核電設(shè)備竣工檔案在設(shè)備檢修維護(hù)、變更改造、老化管理及核電設(shè)備國(guó)產(chǎn)化中具有極高的參考價(jià)值；其載體形式多種多樣，包括電子文件、紙質(zhì)文字記錄、圖紙、膠片、光盤、照片等。設(shè)備竣工檔案豐富的內(nèi)容在設(shè)備安裝、調(diào)試、運(yùn)行以及維護(hù)、檢修、改裝過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。

二、總承包模式下設(shè)備竣工檔案的管理難點(diǎn)

（一）設(shè)備竣工檔案管理的準(zhǔn)確性

設(shè)備領(lǐng)域文檔繁復(fù)，種類浩瀚，又涉及調(diào)試和生產(chǎn)階段的全壽期管理需求，既要策劃總包方和（或）制造廠家應(yīng)提交的文件，又要規(guī)劃兩個(gè)換料周期的備品備件、專用工器具文件，同時(shí)要對(duì)文件格式和內(nèi)容作好規(guī)劃。既要能夠滿足管理要求，也要能夠適用信息系統(tǒng)，避免數(shù)據(jù)重復(fù)。如何提高設(shè)備竣工檔案管理的準(zhǔn)確性是難點(diǎn)之一。

（二）設(shè)備竣工檔案管理的跟進(jìn)性

由于招投標(biāo)采購(gòu)模式，設(shè)備采購(gòu)包供應(yīng)商具有不確定性，原策劃方案與中標(biāo)方案有偏差，文檔的格式和內(nèi)容需要調(diào)整；在設(shè)備設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中，存在文件內(nèi)容變化大，設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)需要變更等問(wèn)題。如何及時(shí)跟進(jìn)設(shè)備竣工檔案的管理是難點(diǎn)之二。

（三）設(shè)備竣工檔案管理的深入性

在總承包模式下，監(jiān)理單位除必須的監(jiān)證會(huì)簽，其管理主要表現(xiàn)為離線監(jiān)督，因此，分析、評(píng)價(jià)總包方進(jìn)展報(bào)告、質(zhì)量趨勢(shì)分析報(bào)告是監(jiān)督總包方的重要管理活動(dòng)。對(duì)標(biāo)管理、分指標(biāo)管理是有效辦法，這就需要業(yè)主/監(jiān)理單位建立工程建設(shè)各類指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)分析總結(jié)能力。如何提升設(shè)備竣工檔案管理的廣度和深度是難點(diǎn)之三。

三、總承包模式下設(shè)備竣工檔案的管理方法

鑒于以上關(guān)于設(shè)備竣工檔案管理的難點(diǎn)分析，我們?cè)诠ぷ髦锌偨Y(jié)出以下幾個(gè)方面的解決措施：

（一）建立設(shè)備竣工檔案組織體系

在設(shè)備竣工檔案管理方面，總包方全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目建造期設(shè)備竣工檔案的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理歸檔、移交與服務(wù)。業(yè)主負(fù)責(zé)提供文檔管理相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求并監(jiān)督分包商設(shè)備竣工檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。設(shè)備竣工檔案到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，向業(yè)主移交機(jī)組運(yùn)行所需的設(shè)備竣工檔案，滿足業(yè)主生產(chǎn)準(zhǔn)備人員使用。為避免相關(guān)問(wèn)題在最后使用環(huán)節(jié)才被發(fā)現(xiàn)，造成竣工檔案無(wú)法整改。在合同責(zé)任不轉(zhuǎn)移的前提下，建立由項(xiàng)目總包方采購(gòu)管理部門全面負(fù)責(zé)，總包方文檔管理部門、業(yè)主生產(chǎn)準(zhǔn)備部門和文檔部門全面參與的“設(shè)備竣工檔案聯(lián)合專項(xiàng)組”管理新模式，共同推進(jìn)設(shè)備文檔管理工作。在設(shè)備竣工檔案形成過(guò)程中通過(guò)該專項(xiàng)組進(jìn)行對(duì)每一設(shè)備合同包進(jìn)行跟蹤和確認(rèn)，確保移交的設(shè)備竣工檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）健全設(shè)備竣工檔案制度體系

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《核電文檔管理要求》等國(guó)家及核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)主和總包方共同編制統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一內(nèi)容及統(tǒng)一要求的設(shè)備竣工文件制度體系，并納入總包合同中。這些制度涵蓋了文檔管理的各個(gè)方面，包括《供應(yīng)商文件編碼導(dǎo)則》《設(shè)備竣工文件管理》《項(xiàng)目竣工文件整理與歸檔要求》等。設(shè)備竣工檔案管理制度體現(xiàn)了從文件的編碼規(guī)則、文件的收集、編制、格式及整理及提交等具體要求，同時(shí)也規(guī)定了設(shè)備竣工檔案中的每項(xiàng)工作要求、責(zé)任和工作流程。統(tǒng)一的管理制度和工作流程避免了各方要求不一致而造成的返工和重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，并真正實(shí)現(xiàn)了工程竣工后設(shè)備竣工檔案向業(yè)主的無(wú)縫移交和向生產(chǎn)期間的平穩(wěn)過(guò)渡。

（三）構(gòu)建設(shè)備竣工檔案全過(guò)程管控體系

1.信函及業(yè)務(wù)接口管理

信函是核電企業(yè)在工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中與參建單位之間聯(lián)系事物、知照情況，經(jīng)雙方同意建立正式通信渠道，確認(rèn)授權(quán)人簽發(fā)，傳達(dá)雙方意圖的一種重要書(shū)面信息的傳遞方式。在總包模式下的項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，在文檔接口管理上應(yīng)以程序和規(guī)定對(duì)通信渠道的建立和工作開(kāi)展做好明確的控制要求。涉及設(shè)備竣工檔案相關(guān)重要事項(xiàng)的審查或決策必須以信函的方式給予記錄和保存，并與設(shè)備竣工檔案一同組卷歸檔。

2.格式及文件編碼管理

設(shè)備制造有嚴(yán)格的質(zhì)保體系，對(duì)供應(yīng)商的設(shè)備竣工檔案管理主要通過(guò)完善的制度體系實(shí)現(xiàn)，這也是供應(yīng)商必須執(zhí)行的準(zhǔn)則。其中文檔的相關(guān)要求是質(zhì)保體系的重要組成部分。文件格式是最基礎(chǔ)的要求之一，它反映文件所屬類型，而且封面信息必須體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容，目錄便于檢索定位，簽字手續(xù)要完備。文件編碼是檢索文件最重要的信息，具有唯一性，它既要體現(xiàn)文件與系統(tǒng)和設(shè)備之間的關(guān)系，又要體現(xiàn)文件相互之間的聯(lián)系，還要區(qū)分不同類別文件的身份和特點(diǎn)，以便于歸檔、識(shí)別、查詢和利用。所以格式及文件編碼管理控制是統(tǒng)一和提高各設(shè)備供應(yīng)商文件文檔質(zhì)量的關(guān)鍵。

3.合同及計(jì)劃執(zhí)行管理

合同約束是一切管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，核電工程復(fù)雜，供應(yīng)商眾多，唯有通過(guò)合理準(zhǔn)確的合同才能約束各方權(quán)責(zé)。在合同簽訂之時(shí)應(yīng)強(qiáng)制供應(yīng)商的文件編制行為，文件不但在內(nèi)容上要齊全完整，在文件載體和外部形式上也應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)和業(yè)主的文檔規(guī)范?？偘截?fù)責(zé)組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，業(yè)主與監(jiān)理公司的設(shè)備質(zhì)量監(jiān)督控制人員通過(guò)控制點(diǎn)見(jiàn)證時(shí)除對(duì)工作質(zhì)量認(rèn)可及放行外必須對(duì)其工作產(chǎn)生的文件和記錄也一并進(jìn)行檢查和確認(rèn)。

4.組卷及問(wèn)題整改管理

為避免由設(shè)備采購(gòu)部門或文檔部門收集后自行組卷，很難確保設(shè)備竣工文件的完整性和準(zhǔn)確性的問(wèn)題。核電項(xiàng)目推行設(shè)備竣工檔案“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)組卷”的模式，要求設(shè)備承包商在設(shè)備出廠驗(yàn)收前，收集完整所有相關(guān)文件和記錄供聯(lián)合專項(xiàng)組審查，審查通過(guò)后按照規(guī)定的組卷要求提交成套的設(shè)備竣工檔案到現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)備承包商更加了解設(shè)備的制造過(guò)程及工藝流程，能夠更準(zhǔn)確的把握文件之間的歷史聯(lián)系，保持文件的成套性和組卷的合理性。在設(shè)備竣工檔案審查和現(xiàn)場(chǎng)使用過(guò)程中，都會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如圖紙不清晰、文件內(nèi)容不完整等等，對(duì)于這些問(wèn)題必須建立以設(shè)備合同包為基礎(chǔ)的的跟蹤臺(tái)賬，逐一進(jìn)行跟蹤和落實(shí)，確保問(wèn)題的閉環(huán)管理。

四、結(jié)論

設(shè)備竣工檔案前端和全過(guò)程質(zhì)量控制是提高核電設(shè)備竣工檔案整體質(zhì)量的重要方式，總承包模式下的設(shè)備竣工檔案管理面臨著許多新的問(wèn)題需要思考與解決。通過(guò)以上的分析，我們認(rèn)為總承包模式下的設(shè)備竣工檔案管理必須要更新觀念與方法，文檔工作者將在項(xiàng)目的實(shí)踐過(guò)程中，通過(guò)業(yè)主方、總包方及設(shè)備制造商的共同努力，形成一套適合項(xiàng)目發(fā)展的核電項(xiàng)目設(shè)備竣工檔案管理理念和工作體系，為國(guó)產(chǎn)三代核電機(jī)組走出國(guó)門做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]施千里,謝石香.“聯(lián)合文檔管理中心”模式在核電示范項(xiàng)目中的應(yīng)用分析[J].浙江檔案,2016(6):63.

篇7

基層機(jī)關(guān)檔案管理工作探析

“五水共治”水利檔案管理

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的現(xiàn)狀及建議

依法做好企業(yè)檔案管理工作略談

集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作方式探索

維護(hù)檔案的真實(shí)性是檔案工作者的職責(zé)

高速公路檔案管理人力資源建設(shè)的思考

檔案信息化管理中檔案人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

應(yīng)正視檔案管理工作中存在的問(wèn)題

關(guān)于檔案開(kāi)放與保密若干問(wèn)題的思考

基層檔案人員素質(zhì)提升對(duì)策探析

高校檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)策略

民生檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

我國(guó)檔案中介服務(wù)的現(xiàn)狀及其發(fā)展思考

論民生檔案工作如何向廣度和深度拓展

試析民生檔案管理中的隱私權(quán)保護(hù)

國(guó)有企業(yè)重組中加強(qiáng)檔案管理的思考

高校非常規(guī)工作檔案項(xiàng)目化管理實(shí)踐

高校機(jī)要工作為決策服務(wù)的三要素

新形勢(shì)下城建檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作探討

法院訴訟檔案業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐與探析

疾控檔案星級(jí)創(chuàng)建與醫(yī)院檔案規(guī)范管理

環(huán)境保護(hù)綜合檔案服務(wù)能力建設(shè)思考

企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表編制探析

企業(yè)信息載體銷毀方法及應(yīng)注意問(wèn)題

檔案室環(huán)境空氣質(zhì)量監(jiān)控實(shí)踐

沿海地區(qū)加強(qiáng)檔案保護(hù)工作之思考

推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的法治思考

新《環(huán)境保護(hù)法》下如何做好環(huán)保檔案工作

構(gòu)建JCI論證標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院文件架構(gòu)體系

信息時(shí)代檔案管理隊(duì)伍存在的問(wèn)題及對(duì)策

摭談檔案登記備份與檔案部門的職能拓展

電力工程檔案質(zhì)量控制的難點(diǎn)和解決辦法

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理服務(wù)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院圖書(shū)、檔案實(shí)行一體化管理初探

基于PDCA和JCA循環(huán)法則的醫(yī)院檔案管理

電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

加快體制內(nèi)檔案中介機(jī)構(gòu)改革之我見(jiàn)

論以“五檔共建”理念推進(jìn)“五水共治”檔案工作

改善縣級(jí)檔案館檔案征集工作現(xiàn)狀的對(duì)策分析

新常態(tài)下提高市政設(shè)施工程檔案管理水平之策略

開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理優(yōu)化研究——以寧波國(guó)家高新區(qū)為例

創(chuàng)新檔案宣傳工作的實(shí)踐與思考——以海鹽縣為例

略論大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新

完善村級(jí)檔案管理的思考——以德清縣武康鎮(zhèn)為例

新形勢(shì)下企業(yè)復(fù)合型檔案工作者建設(shè)的實(shí)踐與探索

檔案信息化背景下高校兼職檔案員業(yè)務(wù)技能提升途徑

篇8

隨著國(guó)家和社會(huì)各界對(duì)于民生檔案的關(guān)注度越來(lái)越高以及人民自身對(duì)檔案信息的重視程度越來(lái)越明顯，民生檔案的管理方式得到了很大的優(yōu)化和改善，檔案的保存環(huán)境也得到了很大的改良和提高，部分機(jī)關(guān)部門通過(guò)加大檔案的管理費(fèi)用、豐富檔案的內(nèi)容和領(lǐng)域以及強(qiáng)化對(duì)檔案管理和投入力度等方法提高民生檔案的社會(huì)地位以及群眾關(guān)注度。眾所周知，民生檔案是人民活動(dòng)、工作和學(xué)習(xí)的最基本的信息，它管理情況和存儲(chǔ)情況的優(yōu)劣以及其所具備的合理性對(duì)社會(huì)的安穩(wěn)以及人們的生活有著極為重要的影響，所以，我們必須要在徹底了解民生檔案實(shí)質(zhì)的前提下改善和加強(qiáng)民生檔案的保存條件和環(huán)境。

二、民生檔案信息化管理的新思路

（一）服務(wù)手段創(chuàng)新是民生檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵

要想使民生檔案為人民提供更加高效、快速的服務(wù)就必須在傳統(tǒng)的檔案管理體系的基礎(chǔ)上完善過(guò)去管理方式和操作手法，依靠檔案的現(xiàn)代化管理平臺(tái)創(chuàng)建新型的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)群眾對(duì)檔案的需求，從最基本和最需要解決處理的地方入手，幫助群眾解決諸多社會(huì)難點(diǎn)和熱點(diǎn)，優(yōu)先創(chuàng)建與群眾生活緊密相連的如醫(yī)療檔案、保險(xiǎn)檔案、產(chǎn)權(quán)檔案、戶籍檔案、低保檔案、養(yǎng)老金檔案等等信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，為人民創(chuàng)建一個(gè)最方便、快捷的查詢民生檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化數(shù)據(jù)服務(wù)信息平臺(tái)，確保實(shí)現(xiàn)民生檔案的信息數(shù)據(jù)共享，維護(hù)群眾的根本利益和社會(huì)權(quán)益。除此之外，還要?jiǎng)?chuàng)建電子民生檔案?jìng)浞蒹w系，構(gòu)建政府信息和開(kāi)放檔案的公共服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步擴(kuò)大民生檔案在信息查閱方面的范圍并使其內(nèi)容有所突破，堅(jiān)持豐富，民生檔案的信息內(nèi)容和來(lái)源，建立特色性較強(qiáng)的民生檔案。通過(guò)創(chuàng)建民生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以很大程度上緩解檔案管理人員的不足以及服務(wù)質(zhì)量不高等，并且更好的達(dá)到服務(wù)群眾的目標(biāo)，為群眾提供最優(yōu)質(zhì)、最精準(zhǔn)最迅捷的服務(wù)，解決諸多與群眾直接利益相關(guān)的問(wèn)題，維護(hù)群眾自身的社會(huì)權(quán)益，為穩(wěn)定社會(huì)帶來(lái)不可估量的貢獻(xiàn)。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，以適應(yīng)民生檔案快速發(fā)展的需要

高素質(zhì)人才的培養(yǎng)是確保民生檔案管理創(chuàng)新的重要條件。因?yàn)槊裆鷻n案所涉及的范圍非常廣闊，所以包含的種類十分繁多，這就進(jìn)一步要求民生檔案的管理人員不但要掌握大量的歷史文化知識(shí)、精通檔案管理理論和方式、熟悉檔案整理和分配流程、及時(shí)更新檔案管理的信息化技能和理論，還要求其具備高度的責(zé)任感和服務(wù)理念，能夠?qū)n案的管理方式運(yùn)用自如。由此看來(lái)，有關(guān)民生檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大檔案管理技術(shù)方面人才的培養(yǎng)，為他們提供創(chuàng)新的機(jī)會(huì)，有組織、有重點(diǎn)的組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)和應(yīng)用技能，以便更好的滿足民生檔案信息管理的飛速發(fā)展需求。

（三）更改觀念、關(guān)注民生檔案的資源價(jià)值

民生檔案具有體察民情、解決民憂、維護(hù)民權(quán)等特點(diǎn)，具有極高的權(quán)威性和應(yīng)用性。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)民生檔案所記錄的信息更好的為群眾服務(wù)，尤其是就目前的社會(huì)形勢(shì)而言，法律條令是管理和限制人民行為的主要方式，而民生檔案則是最為其權(quán)力行使的重要依據(jù)，不但是惠民的基礎(chǔ)，更是一種合法的信息來(lái)源。

三、總結(jié)

篇9

摘 要：合理科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還可以對(duì)單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后或單位的發(fā)展提供資料和依據(jù)，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考。本文首先分析了基層檔案工作的重要性及主要內(nèi)容，提出了基層檔案的科學(xué)管理措施，在此基礎(chǔ)上對(duì)今后基層檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層檔案；管理工作

引言

隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，基層檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)榛騿挝坏馁Y源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以基層的檔案管理工作為或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要意義。

1.檔案管理工作的重要

1.1檔案管理工作的規(guī)范化

由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對(duì)檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

1.2檔案管理工作的信息化

檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

1.3檔案管理工作的安全性

由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的，這樣一來(lái)就使檔案管理工作得到了保證。

2.基層檔案管理的主要內(nèi)容

2.1對(duì)職責(zé)予以明確

根據(jù)國(guó)家以及相關(guān)的法規(guī)政策，以黨制定的政策方針為指導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作。主要對(duì)黨政機(jī)關(guān)和基層檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)予以協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、組織指引。對(duì)機(jī)關(guān)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一和集中，并對(duì)黨、國(guó)家以及工作單位的重要機(jī)密檔案予以保密，維護(hù)資料的保密安全性。

2.2對(duì)工作范圍予以明確

對(duì)機(jī)關(guān)相關(guān)資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現(xiàn)代管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，并在管理中為提供材料依據(jù)。通過(guò)對(duì)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專職的培訓(xùn)和管理，統(tǒng)一組織相關(guān)工作的交流以及研討會(huì)。將領(lǐng)導(dǎo)交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

2.3對(duì)資料來(lái)源予以明確

檔案管理工作任務(wù)在所有的管理工作中并非是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其任務(wù)之繁重、艱巨，其工作的本質(zhì)還是穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗浶?。這種穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗洸粌H僅體現(xiàn)在其內(nèi)容上，同時(shí)在形式上的體現(xiàn)也是檔案記錄性的表現(xiàn)。例如，當(dāng)事人的手稿、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現(xiàn)。檔案所具有的原始性正是其區(qū)別于情報(bào)、資料以及圖書(shū)等信息的主要特點(diǎn)，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)化而成。檔案的管理工作中對(duì)于文件的來(lái)源需要予以嚴(yán)格的規(guī)范，以提供者組織機(jī)構(gòu)以及文件形成機(jī)構(gòu)要求為基礎(chǔ)。只有對(duì)來(lái)源予以明確才能了解其文件的性質(zhì)，才能從行政管理或者是法律責(zé)任等方面對(duì)檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發(fā)展上符合實(shí)際的需求變化。

3.基層檔案工作的科學(xué)管理

3.1自主創(chuàng)新要以檔案工作為基礎(chǔ)條件

檔案是對(duì)真實(shí)的活動(dòng)記錄，為今后管理以及生產(chǎn)營(yíng)銷的進(jìn)一步創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)條件，具有一定的參考價(jià)值?？萍嫉膭?chuàng)新是以之前的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，從本質(zhì)上講是一種突破，而一系列的突破是經(jīng)驗(yàn)積累的過(guò)程。而檔案則是連接了過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)以及未來(lái)的創(chuàng)新之間的最佳載體，因此可以說(shuō)檔案是自主創(chuàng)新的必要前提。其次，能夠啟迪創(chuàng)新。檔案作為科技創(chuàng)新的主要信息誘因，信息量的增大實(shí)則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。因此，檔案要認(rèn)真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開(kāi)發(fā)工作，進(jìn)一步提高其檔案服務(wù)手段、質(zhì)量。

3.2檔案是資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)依據(jù)

國(guó)有資產(chǎn)作為國(guó)家以及集體的財(cái)富，不具有私有和個(gè)人性，而檔案作為該種資產(chǎn)的載體，反映出的是管理中的資產(chǎn)成本、股權(quán)資金以及營(yíng)銷等原貌，ψ什檔案管理的準(zhǔn)確性予以保證，只有建立起完整準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，才能對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的不明流失予以制止。只有充分重視其與資產(chǎn)管理密切相關(guān)的材料以及同調(diào)度聯(lián)系緊密的檔案進(jìn)行歸檔管理，才能真正在管理資產(chǎn)中做到管理的集中、統(tǒng)一，才能維護(hù)其真實(shí)性以及有效性。

3.3認(rèn)真做好基層檔案管理

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開(kāi)展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍。檔案館內(nèi)的文件形成單位服務(wù)，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化，滿足了科學(xué)處理文件的社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)。

4.基層檔案管理工作未來(lái)發(fā)展方向

4.1充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)檔案工作的深刻影響

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。信息化的提出及發(fā)展，也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案管理如何適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，也成為檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。

4.2檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革

我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。將檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)在于信息系統(tǒng)及文件數(shù)據(jù)的復(fù)雜多樣。對(duì)這些信息系統(tǒng)中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是檔案管理創(chuàng)新重要方面和標(biāo)志。信息化對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，既是促進(jìn)，也是壓力。信息化將推動(dòng)電子檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，并將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是檔案信息系統(tǒng)建立和維護(hù)的難點(diǎn)，在信息化建設(shè)中要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理，處理好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新管理中對(duì)電子文件電子檔案的安全和保護(hù)的關(guān)系。

5.結(jié)語(yǔ)

總之，未來(lái)的檔案工作中應(yīng)將積極應(yīng)用吸收、引進(jìn)、采用現(xiàn)代科技與理論成果，會(huì)極大提高檔案管理現(xiàn)代化水平，將使基層檔案工作在完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)程中經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革。文章通過(guò)對(duì)基層檔案管理中存在的問(wèn)題和解決方式進(jìn)行了論述，希望對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及進(jìn)步予以促進(jìn)，并同廣大同仁進(jìn)行交流。

參考文獻(xiàn)

篇10

高校教學(xué)檔案是伴隨著教學(xué)活動(dòng)的展開(kāi)而產(chǎn)生的大量有價(jià)值的各種類型的材料記錄。顯而易見(jiàn)，教學(xué)檔案是高校的所有檔案里相當(dāng)重要的一部分，處于核心地位，在教學(xué)管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分，是教學(xué)評(píng)估不可缺少的依據(jù)。近年來(lái)，地方性大學(xué)在不斷地?cái)U(kuò)招，招收人數(shù)的不斷增加將會(huì)導(dǎo)致檔案的激增，從而使檔案管理工作量加大，給檔案管理人員帶來(lái)壓力，同時(shí)也帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。面對(duì)這種情況，要想使高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真正確地處理這些問(wèn)題顯得至關(guān)重要。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)不高、隊(duì)伍游動(dòng)性比較大

高校的檔案管理工作屬于服務(wù)性事務(wù)，它最根本的目的就是為教學(xué)、科研及教學(xué)改革提供服務(wù)，使它們有據(jù)可查，同時(shí)檔案管理工作也是高校管理工作的重要構(gòu)成成分，其管理情況直接影響高校的未來(lái)發(fā)展。近些年來(lái)，地方性綜合大學(xué)的招收規(guī)模一直在不斷擴(kuò)大，由此導(dǎo)致大量新檔案的加入，毫無(wú)疑問(wèn)，新檔案的加入使學(xué)校檔案數(shù)量迅猛增多，這給高校檔案管理帶來(lái)前所未有的壓力。

（二）教學(xué)檔案管理方法和手段原始陳舊

目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法，即主要用手操作，以紙張、案卷為工具進(jìn)行收集、歸檔、檢索等，根本無(wú)法充分使用現(xiàn)代數(shù)字媒體對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理。顯然，隨著高校的入學(xué)人數(shù)的增加及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法顯得力不從心。高校的迅猛發(fā)展需要現(xiàn)代化的檔案管理方式的幫助。現(xiàn)代化的管理即是借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行的，工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)、手段和方法，還應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)手段。

（三）對(duì)教學(xué)檔案的利用意識(shí)較差，服務(wù)效能低

現(xiàn)代管理理念強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷，要求管理工作應(yīng)當(dāng)以人為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，一切為了人，為了人的一切。與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理當(dāng)然也不可與這種理念相違背。但是調(diào)查顯示，檔案管理的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好，免受損傷，視檔案的完好存放為工作的出發(fā)點(diǎn)，反而采取“以檔為本”的價(jià)值取向，認(rèn)為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務(wù)，工作至此結(jié)束，他們的任務(wù)就是守著檔案，從未考慮過(guò)保存檔案的真正目的在于日常應(yīng)用。有的檔案室內(nèi)的檔案僅可供高校領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)部門使用，外人根本沒(méi)有查閱的權(quán)利與機(jī)會(huì)，只有領(lǐng)導(dǎo)才可以利用，這種現(xiàn)象的存在只能導(dǎo)致一個(gè)結(jié)果，即大量有價(jià)值的資料被整齊完好地保存起來(lái)，但是資料的價(jià)值卻得不到發(fā)揮。檔案管理不能為人所用，不能為人提供服務(wù)，最終導(dǎo)致檔案的根本價(jià)值不能得到有效發(fā)揮，成了一堆毫無(wú)意義的符號(hào)。

二、高校教學(xué)檔案管理對(duì)策

（一）重視教學(xué)檔案管理工作，加大檔案管理工作資金投入，提高人員素質(zhì)

教學(xué)檔案管理是學(xué)校發(fā)展及存在的重要組成部分，具有很高的保存和使用價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)足夠重視檔案管理工作，改變以往觀念，認(rèn)真徹底地了解檔案管理的難點(diǎn)及重要性，高度重視檔案管理情況，經(jīng)常對(duì)管理工作進(jìn)行評(píng)估及改進(jìn)，真正把檔案管理當(dāng)成影響高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性任務(wù)，認(rèn)真對(duì)待。同時(shí)應(yīng)當(dāng)把管理工作落到實(shí)處，加大檔案管理的財(cái)政投資力度；同時(shí)要注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，盡量使用經(jīng)受過(guò)專業(yè)檔案管理培訓(xùn)的業(yè)內(nèi)人士管理檔案，對(duì)于現(xiàn)存的非管理專業(yè)出身的管理人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織培訓(xùn)，提高他們的理論修養(yǎng)及實(shí)踐操作能力，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行思想道德教育，轉(zhuǎn)變他們的傳統(tǒng)管理意識(shí)及理念，使他們可以并且勇于采用新技術(shù)，從而能夠面對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

（二）實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

目前，利用電子系統(tǒng)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理的情況在高校還很少見(jiàn)，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙為主要介質(zhì)，同時(shí)高校的檔案室嚴(yán)重不足，這些問(wèn)題的存在與近幾年的高校人數(shù)急劇擴(kuò)大產(chǎn)生了矛盾。很明顯，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的信息處理方式對(duì)日常教務(wù)進(jìn)行管理，不可避免地會(huì)影響高校的檔案管理工作的順利開(kāi)展。而檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)明顯表現(xiàn)為：充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)手段，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化。不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案在不久的將來(lái)勢(shì)必成為高校教學(xué)檔案的主流。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的知識(shí)作用

從本質(zhì)上講檔案即是知識(shí)。眾所周知，知識(shí)就是力量，但是力量不是來(lái)自于保密的知識(shí)，而是來(lái)自于共享的知識(shí)。與其它物質(zhì)不同，知識(shí)被傳送后，傳播者仍然擁有知識(shí)，甚至通過(guò)知識(shí)的交流，傳播者的知識(shí)還會(huì)增加，從而發(fā)生價(jià)值增值。