導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理認(rèn)知，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：電子文件；定義；特點(diǎn)；管理

1 電子文件定義

在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。

2 電子文件特點(diǎn)

從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1 電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，它必須借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.2 電子文件還可以通過手機(jī)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)卡、網(wǎng)絡(luò)等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。

2.3 電子文件可由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，不受時(shí)間和距離的影響。

2.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3 如何做好電子文件檔案管理工作

3.1 首先解決電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。我們可以按照不同公司、部門或時(shí)間先后順序?qū)﹄娮游募诸?。比如：上下?jí)公司、各自部門、文件錄入者的姓名、以及發(fā)文年月日等等加以區(qū)別，給予每個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財(cái)會(huì)文件類、人事文件類等。

3.2 確保檔案部門所保管電子文件的原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等。

可自動(dòng)化辦公的電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，常常被修改、復(fù)制，這就要求檔案部門通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)；檔案部門也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。

3.3 解決好電子文件的保管儲(chǔ)藏問題

隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電子文件應(yīng)運(yùn)而生。如何確保電子文件的存儲(chǔ)安全？需要做好以下三項(xiàng)工作。

3.3.1 傳統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等，所以電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環(huán)境、誤操作等對(duì)電子檔案的傷害，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，確保電子檔案的安全可靠。

3.3.2 必須每年一次對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)，包括：確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。

3.3.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)新技術(shù)層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過時(shí)，都會(huì)影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術(shù)策略：技術(shù)保存、仿真、遷移與標(biāo)準(zhǔn)化，保障電子文件能夠隨時(shí)及永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

3.4 檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)知識(shí)和政治素質(zhì)

現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)其信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高辯別水平和處理能力，適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。尤其是做好以下三個(gè)方面：

3.4.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時(shí)展的復(fù)合型人才。

3.4.2 政治素質(zhì)。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場(chǎng)和政治觀點(diǎn)，加強(qiáng)政治紀(jì)律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀(jì)律貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)守黨和國(guó)家、公司的機(jī)密，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系！

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一、研究對(duì)象與方法

以便利抽樣的方法抽取山西省251名醫(yī)院人事檔案管理職員進(jìn)行問卷調(diào)查。樣本含量的大小根據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)家的觀點(diǎn)，即樣本數(shù)為量表?xiàng)l目的5-10倍而定。研究工具包括兩部分，第一，一般資料：包括性別、年齡、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、工作年限、初始學(xué)歷、最終學(xué)歷、專業(yè)聘用形式等。第二，測(cè)評(píng)工具：通過大量文獻(xiàn)回顧，結(jié)合國(guó)內(nèi)外學(xué)者相關(guān)研究，經(jīng)過小范圍專家討論，自行設(shè)計(jì)醫(yī)院人事檔案工作者勝任能力測(cè)評(píng)問卷，本套問卷是專門用于醫(yī)院人事檔案管理職員勝任力的測(cè)評(píng)工具，針對(duì)性強(qiáng)，具有較高的信效度，Cronbach'a系數(shù)是0.861，分半信度是0.754。重測(cè)信度是0.890。問卷分為專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備能力、檔案價(jià)值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計(jì)分析能力、檔案保管與維護(hù)能力、信息檢索能力、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件能力，信息化管理能力9個(gè)維度，共21道題目。向研究對(duì)象說明本研究的目的、意義、內(nèi)容及問卷填寫方法，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放問卷并當(dāng)場(chǎng)收回，問卷填寫時(shí)間約5～10min，本次調(diào)查共發(fā)放調(diào)查問卷151份，收回151份，有效回收率為100%。采用SPssl7.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，用構(gòu)成比、t檢驗(yàn)、方差分析和相關(guān)分析等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

二、調(diào)查結(jié)果

結(jié)果顯示，人事檔案管理職員年齡與工作勝任力呈正相關(guān)，職稱與工作勝任力呈正相關(guān)，工作年限與崗位勝任力呈正相關(guān)，而學(xué)歷與工作勝任力無(wú)相關(guān)。以性別、醫(yī)院等級(jí)、編制情況、職務(wù)等為自變量，以醫(yī)院人事管理職員工作勝任力總分作為因變量進(jìn)行兩兩t檢驗(yàn)或方差分析，結(jié)果顯示編制情況和醫(yī)院等級(jí)2個(gè)變量對(duì)醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，P

三、討論

本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力均與年齡、工作年限、職稱呈正相關(guān)。這說明隨著年齡、工作年限的增加、職稱的提升，醫(yī)院檔案管理職員的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)逐漸豐富，實(shí)踐性知識(shí)和管理技能得到不斷積累和深化，核心勝任力也隨之增強(qiáng)，此結(jié)果與Benner 關(guān)于不同發(fā)展階段知識(shí)形態(tài)和行為特征的“從新手到專家”的理論相一致。學(xué)歷與醫(yī)院人事檔案管理職員人員工作勝任力無(wú)相關(guān)性，這一結(jié)果從側(cè)面反映出我國(guó)人事檔案管理專業(yè)教育和在職培訓(xùn)中存在問題。我國(guó)人事檔案管理教育缺乏?？平y(tǒng)一的培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)和課程體系，高等人事檔案管理教育尤其是本科及碩士研究生教育項(xiàng)目匱乏，在職培訓(xùn)不規(guī)范，使得醫(yī)院人事檔案從業(yè)人員工作勝任力的培養(yǎng)面臨瓶頸。此外，編制情況和醫(yī)院等級(jí)2個(gè)變量對(duì)醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，這可能是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理職員的工作流動(dòng)有差異，以及各醫(yī)院的管理實(shí)踐和培訓(xùn)方式自成體系，缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)模式和標(biāo)準(zhǔn)，造成了專業(yè)能力發(fā)展的障礙。本研究中，醫(yī)院人事檔案職員勝任力各維度中，檔案價(jià)值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計(jì)分析能力、檔案保管與維護(hù)能力均處于高能力狀態(tài)。而其中專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備能力、信息檢索能力、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件能力，信息化管理能力得分相對(duì)較低。這說明醫(yī)院人事管理職員未接受過專門的信息檢索培訓(xùn)、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案培訓(xùn)，大部分醫(yī)院在檔案管理方面采取的是分散式、多部門的模式，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，不利于管理系統(tǒng)維護(hù)。

四、建議

1、強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理意識(shí)

為了加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息現(xiàn)代化的建設(shè)工作，要提高院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，以及加大對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的力度，為促進(jìn)人事檔案信息化管理工作的建設(shè)創(chuàng)造有利條件，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和現(xiàn)代化，以適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院的發(fā)展。

2、完善與規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力模型

在醫(yī)療體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院管理者勝任力的模型構(gòu)建為我國(guó)公立醫(yī)院在人力資源管理方面提供了一個(gè)新視角。不同醫(yī)院的發(fā)展策略和管理模型均不同，從而對(duì)醫(yī)院管理者的勝任力要求也有所不同，因而各醫(yī)院應(yīng)將醫(yī)院管理者勝任力模型應(yīng)用于管理實(shí)踐中，促進(jìn)醫(yī)院管理績(jī)效的提升。

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

大部分醫(yī)院的人事檔案管理部門的檔案管理人員配備難以與人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求相匹配。尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人才，從業(yè)人員的學(xué)歷、信息化操作技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、工作認(rèn)知參差不齊，這極大地降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。因此，醫(yī)院應(yīng)注重人才培養(yǎng)，不斷引進(jìn)人才，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理新技術(shù)、新知識(shí)培訓(xùn)，使管理人員掌握信息管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，提高管理人員檔案管理綜合素質(zhì)與水平。

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【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡(jiǎn)要分析；現(xiàn)階段

前 言

隨著我國(guó)高等教育管理機(jī)制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競(jìng)爭(zhēng)的過程中起到的作用變得越發(fā)的重要了，假如說想要使得高職院校在越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀得一席之地，一定是需要擁有數(shù)量眾多的高素質(zhì)人才的，人事檔案在人才的引進(jìn)、開發(fā)以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務(wù)，這就是一個(gè)人事檔案管理部門需要解決的問題了。

一、對(duì)高職院校人事檔案使用和作用發(fā)揮造成影響的相關(guān)因素

（一）管理水平較為低下、意識(shí)滯后性強(qiáng)

人事檔案是檔案學(xué)中的一個(gè)分支領(lǐng)域，從專業(yè)的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內(nèi)的，針對(duì)檔案人員展開的管理工作也應(yīng)當(dāng)由檔案部門負(fù)責(zé)，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)工作順利開展奠定較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是在各種類型的原因的影響之下，現(xiàn)階段我國(guó)高職院校內(nèi)部人事檔案管理領(lǐng)域中卻存在這雜亂無(wú)章這樣一種問題，有一些檔案是歸屬于檔案室來(lái)管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來(lái)管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問題的多元化，使得檔案記載內(nèi)容及具體使用呈現(xiàn)出一種分散的態(tài)勢(shì)，涌現(xiàn)出來(lái)了“一人多檔案”這樣的問題，難以形成系統(tǒng)、完善的綜合性檔案資料。

（二）填寫的資料并不是十分的準(zhǔn)確

有些職教工作人員在個(gè)人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現(xiàn)了年齡、具體參加工作時(shí)間以及文化程度不同這樣一種問題，比方說某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會(huì)在職教工人檔案管理工作進(jìn)行的過程中起到一定程度的阻礙性作用。

（三）施行的管理模式滯后性比較強(qiáng)

現(xiàn)階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內(nèi)。重視管理、輕視服務(wù)、操作難度高、反應(yīng)能力比^弱，現(xiàn)代化管理水平相對(duì)來(lái)說較為低下。在對(duì)信息技術(shù)加以一定程度的應(yīng)用的基礎(chǔ)上，可以使得呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)暢通無(wú)阻的交流共享，從而也就可以從時(shí)間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進(jìn)而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡(jiǎn)易程度得到一定程度的提升，但是現(xiàn)階段某些高職院校卻沒有予以信息技術(shù)充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發(fā)揮出來(lái)了。

二、高職院校人事檔案管理工作進(jìn)行的過程中應(yīng)當(dāng)使用到的措施

制度規(guī)范意識(shí)的強(qiáng)度應(yīng)當(dāng)?shù)玫揭欢ǔ潭鹊奶嵘趯?shí)踐的過程中逐漸的使得各項(xiàng)規(guī)程的完善程度得到一定程度的提升，依據(jù)規(guī)程中提出的明確要求的基礎(chǔ)上辦理事務(wù)，克服掉工作當(dāng)中的隨意性，將檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)管理好，細(xì)化收集、處理、歸檔以及節(jié)約等流程的規(guī)則，以便于可以對(duì)檔案材料的完整性和真實(shí)性做出一定程度的保證。應(yīng)當(dāng)將人事檔案部門設(shè)置在和人事工作有著較為密切的相互聯(lián)系的人事處當(dāng)中，從而也就可以為后續(xù)的協(xié)調(diào)和材料收集工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次在檔案經(jīng)費(fèi)管理這個(gè)領(lǐng)域中，一定是需要對(duì)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)情況做出一定程度的保證的，并適當(dāng)?shù)脑鎏肀匾挠布O(shè)施。

各個(gè)單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結(jié)束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關(guān)的組織及個(gè)人都不能夠使用任何理由來(lái)積壓和滯留應(yīng)當(dāng)做歸檔處理的材料

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，只有在實(shí)踐的過程中逐步依據(jù)本學(xué)校的實(shí)際情況構(gòu)建出完善的人事檔案管理機(jī)制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，逐步的使得人事檔案向著制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，才可以實(shí)現(xiàn)管理范圍拓寬這一個(gè)目標(biāo)。優(yōu)化調(diào)整管理模式，在管理等層面之上做出創(chuàng)新，只有在使得先進(jìn)的設(shè)備的總體應(yīng)用能力得到一定程度的提升的基礎(chǔ)上，才可以逐漸的實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案工作現(xiàn)代化管理，才可以滿足我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)了。

參考文獻(xiàn)：

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[關(guān)鍵詞]高職院校；人事檔案；管理方式；創(chuàng)新；信息化

高職院校人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，真實(shí)地記錄和反映教職員工個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的原始文件材料，具有重要憑證和參考的作用，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。高職院校人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的質(zhì)量，涉及到每個(gè)教職員工的切身利益。隨著高職院校人事制度改革的不斷深化以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校人事檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與高職教育的快速的發(fā)展已逐漸不相適應(yīng)。如何提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其職能作用，使之更好地為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，已成為擺在高職院校人事檔案工作者面前的新課題。

一、當(dāng)前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，一些高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和人事部門的同志對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為人事檔案管理只要做好收發(fā)、抄寫、粘貼、裝訂、保管等工作，保證資料不失密，能應(yīng)付日常查檔、外調(diào)就行了，忽視了人事檔案管理的重要性，致使一些應(yīng)歸檔的材料不按規(guī)定要求整理歸檔，造成人事檔案材料缺漏和不規(guī)范，給人事管理工作帶來(lái)了極大的不便和麻煩。

（二）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，它要求檔案管理人員能熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的利用、保管保護(hù)等技能。目前大部分高職院校的人事檔案管理人員都是兼職管理，他們把主要的精力都放在其他工作上，造成人事檔案工作兼而不顧，常常出現(xiàn)整理歸檔不及時(shí)，檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。另外還有一些人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案材料的收集、鑒別、分類、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不系統(tǒng)，不能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，這在很大程度上影響了高職院校人事檔案管理水平。

（三）人事檔案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高職院校的人事檔案管理仍以手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理為主，人事檔案的收集、整理、保存、檢索、利用仍沿用傳統(tǒng)的手工操作，致使人事檔案管理的效率低下，不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)雖已得到普遍采用，但一些學(xué)校只是將個(gè)人信息、檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，還不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，從而制約了人事檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

（四）人事檔案審查把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，沒有真實(shí)性，人事檔案也失去了利用價(jià)值。然而一些學(xué)校在審查鑒定材料時(shí)，由于各種因素把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料進(jìn)入個(gè)人檔案。例如，少數(shù)教職工在填寫出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度等方面信息時(shí)，內(nèi)容前后不一致，給人事部門計(jì)算工齡、核準(zhǔn)退休時(shí)間、晉升工資、評(píng)聘職稱等帶來(lái)很多問題。

（五）人檔分離的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

隨著聘用制、人事等新的用人制度在高職院校的全面實(shí)施，人檔分離、棄檔不用的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些高職院校為了引進(jìn)高層次人才，可以不要人事檔案和組織關(guān)系，采取先進(jìn)人后重建檔案的做法。重建的檔案主要由本人回憶或參考一些證件填寫，缺乏原始材料和必要的監(jiān)督，使得這些重建檔案的真實(shí)性得不到保障。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

高職院校要利用各種渠道積極宣傳檔案工作，深化全校教職員工對(duì)人事檔案工作的認(rèn)知程度，進(jìn)一步增強(qiáng)教職員工的檔案意識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使他們充分重視人事檔案管理工作，及時(shí)解決人事檔案工作中遇到的問題，在人力、財(cái)力上給予大力支持，從而保證人事檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治素養(yǎng)、良好的工作作風(fēng)和服務(wù)意識(shí)，還要具備深厚的檔案專業(yè)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的操作技術(shù)。學(xué)校應(yīng)定期組織檔案專、兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔規(guī)定和程序，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷提高檔案管理水平。

（三）健全檔案管理制度，扎實(shí)做好人事檔案管理工作

建立健全檔案管理制度，使人事檔案管理有章可依，有規(guī)可循，避免了盲目性和隨意性。高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定人事檔案管理制度，在現(xiàn)有的《收集歸檔制度》、《借（查）閱制度》的基礎(chǔ)上，繼續(xù)制定完善《鑒別歸檔制度》、《轉(zhuǎn)遞制度》、《保管保密制度》、《檢查核對(duì)制度》等人事檔案管理制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系，從根本上杜絕斷檔、棄檔等現(xiàn)象的發(fā)生。人事檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行日常管理和提供利用，認(rèn)真細(xì)致地做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作，重點(diǎn)做好 “三齡一歷”人事檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正，嚴(yán)防出現(xiàn)內(nèi)容失真、涂改的人事檔案材料。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高信息化管理水平

隨著信息技術(shù)在高職院校的不斷應(yīng)用和發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)從實(shí)體管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方向轉(zhuǎn)變。為此檔案人員要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃和管理模式，不斷改變陳舊落后的管理方式和手段。首先要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，要選用適合本校人事檔案管理系統(tǒng)的軟件，建立人事檔案信息庫(kù)，按照人才隊(duì)伍建設(shè)的需要，錄入能反映教職員工歷史和現(xiàn)實(shí)狀況的信息，重點(diǎn)建好校系兩級(jí)后備干部、市級(jí)以上優(yōu)秀教師、學(xué)科帶頭人、骨干教師、高級(jí)職稱專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人科研課題、科研成果、優(yōu)秀教學(xué)成果等信息庫(kù)，定期跟蹤更新人事檔案信息，為學(xué)校培養(yǎng)、選拔人才提供準(zhǔn)確、可靠的信息。另外高職院校還要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化閱檔，更加便利、快捷地提供利用。其次要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，工作中要注重培養(yǎng)創(chuàng)新能力，改進(jìn)立卷、裝訂的工作方法，盡量簡(jiǎn)化一些繁瑣、呆板的操作步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期，提高工作效率。

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，人事檔案管理既要正確認(rèn)識(shí)目前面臨的新問題和新挑戰(zhàn)，也要更新觀念，創(chuàng)新工作方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化和信息化，把高職院校人事檔案管理工作水平提高到一個(gè)新層次，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]譚麗珍.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新發(fā)展[J].懷化學(xué)院學(xué)報(bào)，2005(6).

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論文關(guān)鍵詞：檔案；質(zhì)量管理；檔案工作人員

論文摘要：檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。但是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號(hào)。因?yàn)楸４鏅n案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤(rùn)，而是為了造福于人類，為人類社會(huì)的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現(xiàn)為社會(huì)效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

一、檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。

3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問題的步驟

檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來(lái)效益，只是花錢不爭(zhēng)錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對(duì)影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進(jìn)計(jì)劃，并制定解決問題的落實(shí)措施。

5、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。

6、同計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)，把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

8、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，再?gòu)牡谝徊介_始，進(jìn)行新一輪的改進(jìn)，繼續(xù)加以解決。

三、檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3、要把全面實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)從事檔案工作的人員，要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

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關(guān)鍵詞：檔案管理人員；職業(yè)倦??；管理

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在內(nèi)容和形式上都發(fā)生了根本性的變化，從而使檔案管理人員的工作壓力逐漸增大，很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。職業(yè)倦怠不僅影響檔案管理人員的身心健康，而且影響檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)及素質(zhì)的提高。因此，努力使檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)職業(yè)倦怠，學(xué)會(huì)創(chuàng)造積極寬松、和諧的環(huán)境來(lái)緩解工作壓力，變得十分必要。

一、職業(yè)倦怠的表現(xiàn)

檔案管理人員的職業(yè)倦怠可描述為：檔案管理人員對(duì)所從事的工作在沒有興趣和缺乏動(dòng)力的情況下，產(chǎn)生的一種身心疲憊和厭煩感的心理狀態(tài)，從而導(dǎo)致其能力和工作效率的降低。檔案管理人員的職業(yè)倦怠一旦產(chǎn)生，其明顯的癥狀為情感的疏離和冷漠、工作滿意度低以及工作熱情和興趣的喪失。

在社會(huì)快速發(fā)展和轉(zhuǎn)型的時(shí)期，檔案管理人員面臨著利益的重新分配、權(quán)利的得失、工作的壓力等問題，不可避免地影響到檔案管理人員的情感世界。并且伴有工作能力和成就感的下降，即在思想上會(huì)懷疑自己所從事工作的意義和價(jià)值，認(rèn)為總是在做機(jī)械重復(fù)的煩瑣事情。在工作態(tài)度上消極，缺乏明確的行動(dòng)目標(biāo)，無(wú)法全身心地投入工作，更無(wú)工作創(chuàng)新。

二、職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因

檔案管理人員職業(yè)倦怠的形成有社會(huì)環(huán)境、工作環(huán)境和個(gè)人等多方面的原因。檔案管理人員的工作枯燥、煩瑣，勞動(dòng)報(bào)酬相對(duì)少，缺乏吸引力、競(jìng)爭(zhēng)力。工作得不到重視，缺乏成就感。檔案管理人員的工作性質(zhì)是服務(wù)性的，因此容易被人忽視，工作得不到認(rèn)可，成為職業(yè)倦怠者。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理人員有著較高的知識(shí)結(jié)構(gòu)和素質(zhì)要求，檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的信息處理能力；網(wǎng)絡(luò)信息采集、整合與服務(wù)技能；一定的外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)水平等，工作壓力增大。因此，檔案管理人員在心理上承受著難以負(fù)擔(dān)的壓力，以致產(chǎn)生焦慮和挫折感，引起職業(yè)倦怠。

三、職業(yè)倦怠的解決方法

通過上述對(duì)檔案管理人員職業(yè)倦怠的形成原因的分析，其中最主要的因素為檔案管理人員對(duì)工作缺乏興趣和激情，對(duì)生活缺乏挑戰(zhàn)和動(dòng)力，對(duì)壓力缺乏認(rèn)識(shí)和釋放。我們可以從以下方面提高檔案管理人員的工作水平和工作熱情，解決檔案管理人員職業(yè)倦怠問題：

（一）通過績(jī)效工資

績(jī)效工資能激活檔案管理人員的工作動(dòng)機(jī)。但管理實(shí)踐中，績(jī)效工資不一定能帶來(lái)好的結(jié)果。這取決于績(jī)效工資的制度及貫徹情況。如績(jī)效評(píng)估是否能反映檔案管理人員的實(shí)際工作情況，讓他們感到公平；績(jī)效工資的差距是否合理，對(duì)他們是否有吸引力等。

（二）激活工作動(dòng)力

對(duì)他們的工作進(jìn)行指導(dǎo)，通過人性化的管理方式，幫助他們排除工作、生活中的障礙，從而激活他們的工作動(dòng)機(jī)。

（三）設(shè)定激勵(lì)目標(biāo)

目標(biāo)本身就具有激勵(lì)作用，目標(biāo)能把人的需要轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)機(jī)，使人們的行為朝一定的方向努力，并將自己的行為結(jié)果與既定的目標(biāo)相對(duì)照，進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和修正，從而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

（四）建立指標(biāo)評(píng)價(jià)體系

在指標(biāo)評(píng)價(jià)體系中要鼓勵(lì)檔案管理人員通過較長(zhǎng)時(shí)期的艱苦勞動(dòng)創(chuàng)造出高質(zhì)量、高水平的成果，并對(duì)其進(jìn)行引導(dǎo)、激勵(lì)和約束。變職稱評(píng)定終身制為競(jìng)爭(zhēng)上崗制，打破檔案專業(yè)技術(shù)資格終身制，實(shí)行檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度，最終不斷激勵(lì)檔案管理人員有責(zé)任地發(fā)展和完善自己。

（五）建立反饋機(jī)制

反饋是對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果的分析和應(yīng)用，妥善地對(duì)考評(píng)結(jié)果進(jìn)行及時(shí)反饋，并加以正確的引導(dǎo)，將經(jīng)過認(rèn)真分析的考評(píng)結(jié)果運(yùn)用到改進(jìn)工作中，對(duì)有效提高整個(gè)管理工作成效起著至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]郭思，鐘建安.職業(yè)倦怠的干預(yù)研究述評(píng)[J].心理科學(xué)，2004，（4）.

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關(guān)鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理

所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個(gè)人委托，代為管理單位或個(gè)人的人事管理業(yè)務(wù)。當(dāng)年國(guó)家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項(xiàng)舉措，也是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關(guān)系和人事檔案管理為主的人事機(jī)制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如機(jī)構(gòu)與被高校間職責(zé)不清，相關(guān)的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

一、人事制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵

人事制與高校人事檔案：高校在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過程中，對(duì)新聘任教工的人事及檔案關(guān)系由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，高校與個(gè)人建立聘用關(guān)系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機(jī)制。實(shí)行人事的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉(zhuǎn)回人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，脫離與學(xué)校的關(guān)系。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎(jiǎng)懲等義務(wù)，逐步使人才的使用權(quán)和所有權(quán)分離，把原來(lái)由單位承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任從本單位中分離出去，走向社會(huì)化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關(guān)人事的事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)，消除新接收人員對(duì)單位的依賴，以實(shí)現(xiàn)高校用人的自主權(quán)，尤其可以幫助解決高校在人才引進(jìn)、畢業(yè)生接收、職稱評(píng)審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強(qiáng)高校生機(jī)和活力，而實(shí)行的人事制度，也是高校制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學(xué)歷和評(píng)聘職務(wù)、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資、任免調(diào)動(dòng)等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團(tuán)入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務(wù)任免、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等；學(xué)歷學(xué)位類：履歷、自傳、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、出國(guó)訪問、進(jìn)修培訓(xùn)等；專業(yè)技術(shù)類：職稱評(píng)定、論文獎(jiǎng)勵(lì)、成果專利、科研成果等；社會(huì)保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評(píng)優(yōu)、購(gòu)房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類：如學(xué)籍學(xué)位、履歷、自傳、計(jì)劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂業(yè)類：如房屋權(quán)屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會(huì)關(guān)系、、棄檔與出國(guó)等保障權(quán)益的檔案；派類：各類任命、出國(guó)訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關(guān)，是在他們?cè)诓粩喑砷L(zhǎng)中產(chǎn)生的新生資源。

代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權(quán)”的重要資源，具有較強(qiáng)的查考性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真；在個(gè)人的“成長(zhǎng)發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實(shí)工齡等，學(xué)籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權(quán)，婚姻檔案可辦購(gòu)房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進(jìn)修培訓(xùn)、醫(yī)療保險(xiǎn)，產(chǎn)權(quán)公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當(dāng)今憑證作用和法制效應(yīng)越來(lái)越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

二、人事制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實(shí)行人事制度后，人事檔案管理主體實(shí)際上分成了兩個(gè)部分，一是由學(xué)校檔案館對(duì)傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進(jìn)行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心進(jìn)行管理，當(dāng)一大批租聘者長(zhǎng)時(shí)間被正式聘用后其檔案才能轉(zhuǎn)至校檔案館，期間有的需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能被正式聘用，長(zhǎng)時(shí)間被代管的檔案都是人事機(jī)構(gòu)管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。

1．機(jī)構(gòu)與高校管理職責(zé)不清

制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責(zé)不明確，操作中容易失誤；如機(jī)構(gòu)側(cè)重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時(shí)基本不審不看、不按章歸類，不及時(shí)裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結(jié)構(gòu)狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴(yán)肅，既使丟失了也無(wú)依據(jù)；同時(shí)，檔案在未正式傳入高校時(shí)，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補(bǔ)漏，更談不上及時(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，轉(zhuǎn)來(lái)的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達(dá)到，致代管檔案的質(zhì)量受到影響。

2．代管的人事檔案內(nèi)容不齊全

人事檔案的內(nèi)容是隨著個(gè)人成長(zhǎng)在不斷增加、是處于動(dòng)態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌，但有的檔案內(nèi)容的補(bǔ)充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉(zhuǎn)干、升學(xué)或晉職，但檔案中無(wú)記載，有的材料無(wú)審批意見及個(gè)人簽名等；還有的因多次調(diào)動(dòng)或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評(píng)鑒材料不全，在一定程度上影響對(duì)其本人的全面了解。

3．代管的人事檔案材料不連續(xù)

高校接收或擬引進(jìn)的人員即便是租賃制，對(duì)學(xué)歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學(xué)歷材料是收集重點(diǎn)，如自高中到博士學(xué)歷的原始材料，應(yīng)具有報(bào)考表、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學(xué)位審批表等，但代管期間材料收集的不及時(shí)，致許多材料連續(xù)性不夠。

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4．代管的人事檔案查閱不方便

高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正事宜、例行人事調(diào)查等時(shí)，需經(jīng)由高校人事部門到機(jī)構(gòu)去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個(gè)人在報(bào)考碩士、博士、評(píng)定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復(fù)要走多個(gè)流程才能辦成，利用起來(lái)極為不便。同時(shí)，高校人事部門對(duì)代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉(zhuǎn)遞至機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)遞中易致檔案實(shí)體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質(zhì)量。中國(guó)

三、人事制下的高校人事檔案管理對(duì)策

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，雙方管理機(jī)構(gòu)不僅要規(guī)范管理，重要的是強(qiáng)化管理意識(shí)，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務(wù)功能，搭建交流溝通的平臺(tái),營(yíng)造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。

1．優(yōu)化人事檔案的服務(wù)環(huán)境

為促進(jìn)人事制下的高校人事檔案管理和服務(wù)效能，要及時(shí)完善更為科學(xué)合理的人事檔案管理職責(zé)，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務(wù)水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)，而且還要掌握自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)和技能，提高檔案管理技術(shù)水平，優(yōu)化人事檔案管理的服務(wù)環(huán)境。

2．規(guī)范人事檔案的管理程序

高校與機(jī)構(gòu)之間須加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實(shí)可行、操作性強(qiáng)的具體程序和措施，同時(shí)，高校要積極配合機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、運(yùn)行機(jī)制不暢、信息反饋不及時(shí)等問題，制定嚴(yán)格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個(gè)工作環(huán)節(jié)間的運(yùn)行機(jī)制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章，機(jī)構(gòu)要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對(duì)代管人的學(xué)歷變更、職務(wù)、職稱變動(dòng)、工資調(diào)整、及年度考核等材料進(jìn)行初步的整理，并及時(shí)完整地轉(zhuǎn)交給人事機(jī)構(gòu)，使代管人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

3．做好人事檔案的收集整理

全面和及時(shí)地收集材料，是檔案工作的重中之重，對(duì)每年新形成的材料針對(duì)性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎(jiǎng)懲、出國(guó)訪問、離任審計(jì)等材料，增強(qiáng)全程跟蹤意識(shí)，認(rèn)真加工甄別，鑒定取舍，力求真實(shí)完整，手續(xù)完備，嚴(yán)格把好歸檔材料質(zhì)量關(guān)；機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，方需及時(shí)把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來(lái)源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，主動(dòng)與單位或個(gè)人取得聯(lián)系，高校力爭(zhēng)在材料生成之前給予指導(dǎo)和督促；及時(shí)建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對(duì)人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記，年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性、完整性、長(zhǎng)期可讀性。

4．拓展高校檔案部門的管理功能

高校檔案部門不僅要承擔(dān)起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責(zé)，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉(zhuǎn)站；因此，高校人事部門需要在每年新進(jìn)人員之后將即時(shí)更新的名單及時(shí)轉(zhuǎn)給檔案部門；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時(shí)對(duì)人事處移交的人事檔案材料進(jìn)行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時(shí)向“中心”進(jìn)行移交。同時(shí)，在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)溝通，及時(shí)了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門對(duì)方移交來(lái)的人事檔案及時(shí)進(jìn)行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務(wù)。

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5．建立代管人事檔案信息管理體系

機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對(duì)代管者的自然情況和基本信息等進(jìn)行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓(xùn)教育、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、工作簡(jiǎn)歷、家庭成員、社會(huì)關(guān)系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認(rèn)“三齡一歷”的基礎(chǔ)上，確保信息的準(zhǔn)確性和唯一性；強(qiáng)化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對(duì)有關(guān)人事檔案信息的需求。中國(guó)

在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應(yīng)的人事檔案管理的模式，明確職責(zé)、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì)，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

1 張曉黎．高等學(xué)校實(shí)施人事制度的思考[j]．科技情報(bào)，2008（3）

2 蔡穎．論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實(shí)踐 服務(wù)全局，中國(guó)檔案出版社，2008.8

篇8

人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來(lái)源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣，這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價(jià)值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù)，我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個(gè)方面入手：

一、內(nèi)容要做到真實(shí)、完整、精煉

1、真實(shí)性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實(shí)事求是地反映職工的本來(lái)面目，對(duì)于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時(shí)為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時(shí)糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。

2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備

（1）材料系列是否完整。一個(gè)人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補(bǔ)充，構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體系。比如，一個(gè)人的入黨材料，一般有入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)證申請(qǐng)書、入黨志愿書等；處分材料，一般應(yīng)包括處分決定或批復(fù)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時(shí)，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實(shí)現(xiàn)材料系列的完整性。

（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨(dú)立性，內(nèi)容有幾個(gè)部分、幾個(gè)要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時(shí)間等特征具備，外形上沒有缺頁(yè)、破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。

（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個(gè)重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完備，才能歸檔?！?/p>

3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實(shí)用。人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補(bǔ)充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對(duì)收集起來(lái)的材料進(jìn)行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無(wú)保存價(jià)值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請(qǐng)書，有人被審查時(shí)對(duì)同一問題多次寫了交待材料，有人對(duì)同一問題在不同時(shí)期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時(shí)，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡(jiǎn)明，更好地發(fā)揮作用。

二、材料格式的規(guī)范化

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計(jì)是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。

（1）首先，表頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對(duì)題。人事檔案的每一份材料都具有相對(duì)的獨(dú)立性：履歷表記錄人員個(gè)人簡(jiǎn)況簡(jiǎn)歷；鑒定表記錄對(duì)人員某一時(shí)期學(xué)習(xí)或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動(dòng)情況等等。有些單位在制表時(shí)將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊(duì)人員的工資表、任免表和技術(shù)等級(jí)調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細(xì)鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來(lái)很大不便，更會(huì)影響有關(guān)部門對(duì)人員的了解和任用。其次，項(xiàng)目的排列要合理。表格材料常常包括很多項(xiàng)目，項(xiàng)目的排列必須清楚有序，每一項(xiàng)后面要留足夠空白以供填寫。

（2）目前，人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機(jī)關(guān)多用新聞紙、二號(hào)和三號(hào)印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長(zhǎng)期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫材料。

篇9

什么是人事干部素質(zhì)

（一）率先垂范，給人以榜樣。做組織人事工作的同志在各個(gè)方面都應(yīng)以身作則，率先垂范。要求別人做到的，自己首先做到，禁止別人做的，自己首先堅(jiān)決不做；

（二）關(guān)心同志，給人以親切感。一是在政治上關(guān)心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顧同志，做到以誠(chéng)相待，平易近人；四是在困難上幫助同志；

（三）業(yè)務(wù)熟練，給人以精靈感。組織人事工作部門工作雜、矛盾多、任務(wù)重、時(shí)間緊、難度大、要求高、政策性強(qiáng)，要求從事組織人事工作的同志要刻苦學(xué)習(xí)，做到熟悉業(yè)務(wù)，了解情況，掌握政策；

（四）辦事公道，給人以正義感。組織人事工作涉及到人們的切身利益，要求人事干部無(wú)論大事、小事，都應(yīng)該堅(jiān)持原則，秉公辦事，不徇私情；

（五）善于創(chuàng)新，給人以進(jìn)取感。隨著時(shí)展變化的，總會(huì)有與現(xiàn)時(shí)不相適應(yīng)的東西，這就要求組織人事干部要以時(shí)俱進(jìn)，研究分析新情況、新矛盾、解決新問題、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展；

（六）踏實(shí)工作，給人以敬業(yè)感。要樹立安心本職工作、熱愛本職工作的思想，不為名利所困惑，愿做“無(wú)名英雄”，樹立人事干部工作無(wú)小事的意識(shí)，力爭(zhēng)在本職工作崗位上建功立業(yè)。

提高人事干部素質(zhì)的必要性

從事本職工作多年來(lái)，經(jīng)過長(zhǎng)期與同行的交流和觀察到的現(xiàn)象，人事干部素質(zhì)的提高是必要的，從上級(jí)的重視程度到人事干部本身的工作水平和質(zhì)量、選用人事干部等方面都是不規(guī)范的，比如：

（一）各級(jí)人事干部管理機(jī)構(gòu)重視的程度還不夠。除了一些干部人事檔案管理上等級(jí)的單位以外，其它單位的干部人事檔案管理部門大多都是兼職人員，有的還是出于工作照顧對(duì)象，有的甚至還不是黨員；責(zé)任性、知識(shí)性、專業(yè)性都存在著不少問題；

(二)崗位專業(yè)知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)還不到位。有的沒有經(jīng)專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，業(yè)務(wù)不熟悉，尤其新參加工作的人事干部, 不但不是該專業(yè)畢業(yè),也沒有經(jīng)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),只好跟著邊做邊學(xué)；

（三）有的單位沒有嚴(yán)格按章辦事，出現(xiàn)新參加工作的畢業(yè)生檔案下落不明；隨意辦理傳遞干部人事檔案，甚至造成有的畢業(yè)生檔案自己存放現(xiàn)象；

（四）沒有規(guī)范的干部人事檔案審查糾錯(cuò)機(jī)制，有的干部人事檔案沒經(jīng)嚴(yán)格檢查核對(duì)就發(fā)出去。不但紙張不規(guī)范，填寫表格隨便用紙、用筆、語(yǔ)言不當(dāng)。就材料不全也沒有及時(shí)追補(bǔ)續(xù)整,造成不必要的后續(xù)追補(bǔ)工作等等；

（五）各職能部門工作配合也不夠好。在干部人事檔案的利用過程中，各職能部門配合不密切，有的部門工作人員辦事教條主義，各有自己的做法，部門整理檔案的口徑和標(biāo)準(zhǔn)不一致，給干部人事檔案的規(guī)范化管理頻設(shè)障礙。

提高人事干部素質(zhì)和干部人事檔案管理水平

就干部人事檔案工作目前普遍存在的各式各樣的問題，提高人事干部素質(zhì)是十分必要的手段。人事干部素質(zhì)的好壞，直接影響干部人事檔案管理工作的管理水平。相反，干部人事檔案管理工作人員管理水平也恰恰體現(xiàn)人事干部的素質(zhì)，兩者是有著密切聯(lián)系的，也是相互作用的。人事干部素質(zhì)的提高，是干部人事檔案管理工作水平好壞的決定因素，是干部人事檔案管理的質(zhì)量保證，因此，在具備組織人事干部素質(zhì)的同時(shí)，還要注意以下要素：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把人事干部素質(zhì)提高作為政績(jī)的量化條件之一。也就是要求人事干部達(dá)到怎么樣層次的政治教育和文化學(xué)習(xí)，必須具備怎么樣的文化程度和政治水準(zhǔn)，真正使人事干部組織是一個(gè)讓干部群眾放心的可依賴的部門；

(二)干部人事檔案管理工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作作風(fēng)；正確樹立人生觀、價(jià)值觀；牢固樹立“工作就是服務(wù)”的信念，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度和職業(yè)道德，這是每個(gè)檔案管理工作人員必須具備的基本素質(zhì)；

(三)加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，不但要提高組織人事干部的政治素養(yǎng)和文化水平，還要注重提高專業(yè)技術(shù)水平，人事干部素質(zhì)是多方面的，干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和知識(shí)水平，必須真正熟悉、掌握檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求；

（四）強(qiáng)化對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用程度，充分利用電子技術(shù)實(shí)行從“紙質(zhì)管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤半娮有畔ⅰ钡纳?jí)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件更準(zhǔn)確更快捷的方式，不斷挖掘檔案中豐富的資源為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)，為單位管理和發(fā)展提供科學(xué)數(shù)據(jù)；

結(jié)束語(yǔ)

篇10

關(guān)鍵詞：高職院?！∪耸聶n案　整改　措施

一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題

1.人事檔案內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致年月，每次填寫時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒有差錯(cuò)。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況。

2.高職院校人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來(lái)也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時(shí)收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

二、人事檔案管理措施

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

2.完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

3.采用信息化管理手段