導(dǎo)語：財務(wù)共享中心總賬流程優(yōu)化分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，越來越多的集團企業(yè)為了提高工作效率、降低運營成本和實現(xiàn)對業(yè)務(wù)風(fēng)險的控制，都建立了自己的財務(wù)共享中心，這也是未來財務(wù)管理的發(fā)展趨勢。本文在對K公司財務(wù)共享中心總賬流程的問題分析基礎(chǔ)上，將目前較為先進的機器人流程自動化技術(shù)（RPA）技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)共享中心的總賬流程中，通過RPA技術(shù)實現(xiàn)總賬流程中的憑證處理自動化、月結(jié)自動化及報表業(yè)務(wù)處理的自動化，以此提高K公司財務(wù)共享中心總賬流程的自動化水平和整體運行效率，實現(xiàn)流程優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：RPA；財務(wù)共享中心；總賬流程優(yōu)化

一、引言

信息技術(shù)的進步，迎來一個充滿變化的商業(yè)環(huán)境，它帶來了財務(wù)管理流程的跨越式發(fā)展。從傳統(tǒng)的手工記賬到財務(wù)軟件記賬，從單體的財務(wù)組織到業(yè)務(wù)集中處理的財務(wù)共享中心集成組織，這些都是信息技術(shù)不斷推動的結(jié)果。如今，越來越多的企業(yè)，尤其是業(yè)務(wù)規(guī)模較大、子公司較多的大型集團企業(yè)，為了降低財務(wù)成本，都成立了自己的財務(wù)共享中心，通過運用信息技術(shù)開發(fā)手段，以現(xiàn)有的財務(wù)處理軟件為載體，建立一套與企業(yè)實際業(yè)務(wù)高度聯(lián)系的、科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，所有的財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員都按照設(shè)定的業(yè)務(wù)流程處理財務(wù)業(yè)務(wù)，將原有財務(wù)業(yè)務(wù)分類，按設(shè)定的流程對原業(yè)務(wù)進行集中處理。K公司是江蘇省的一家大型農(nóng)牧食品行業(yè)的上市公司，其業(yè)務(wù)范圍主要涵蓋了飼料加工、禽肉屠宰分割等。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，為了統(tǒng)一對各子公司的核算要求，實現(xiàn)對子公司的集中控制，提高工作效率和控制風(fēng)險，于2016年底，K公司成立了財務(wù)共享中心。K公司財務(wù)共享中心主任受集團財務(wù)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)共享中心主任下設(shè)費用報銷、應(yīng)付賬款組、應(yīng)收賬款組、總賬組及資金中心五個業(yè)務(wù)組，由這五個業(yè)務(wù)組將原財務(wù)業(yè)務(wù)重新整合、處理。經(jīng)過近6年的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)業(yè)務(wù)處理流程基本完成搭建，規(guī)模效應(yīng)開始顯現(xiàn)。但是，由于集團業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大，原有的業(yè)務(wù)流程難以承受這樣重大的工作負荷，面臨挑戰(zhàn)，因此需要針對實際情況，對其業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化。機器人流程自動化技術(shù)（RoboticProcessAutomation，簡稱：RPA），是一種可以實現(xiàn)自動化的軟件，是一類處理工具，它能夠根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，讓日常的常規(guī)性工作自動化處理，不需要人的過度干預(yù)。RPA技術(shù)的第一次應(yīng)用于財務(wù)領(lǐng)域，可以追溯到2017年，世界四大會計師事務(wù)所之一的德勤率先研制出財務(wù)機器人，并給出財務(wù)賬務(wù)的自動化解決方案，最先實現(xiàn)了財務(wù)賬務(wù)的自動化處理，轟動一時。與此同時，有不少學(xué)者開始將RPA技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)共享中心總賬業(yè)務(wù)流程作為研究內(nèi)容，例如，對于結(jié)賬流程，楊魯峰（2020）等人研究后認(rèn)為，利用機器人流程自動化技術(shù)，可以設(shè)計自動化月結(jié)平臺，應(yīng)用效果預(yù)期較好。此外，胡愛平等人（2021）充分肯定了智能化技術(shù)的發(fā)展前景，并提出基于云服務(wù)的財務(wù)共享服務(wù)平臺，將有利于資源的高效配置。因此，本文以K公司財務(wù)共享中心為研究對象，對其總賬業(yè)務(wù)流程存在問題進行分析，將RPA技術(shù)應(yīng)用于總賬流程的優(yōu)化，以實現(xiàn)運行效率的提高和運行成本的降低。

二、財務(wù)共享中心總賬流程問題分析

K公司財務(wù)共享中心總賬組的業(yè)務(wù)范圍主要包括記賬憑證審核、成本和報表業(yè)務(wù)及模塊與總賬的結(jié)賬工作。基于已有的業(yè)務(wù)流程，大部分的總賬業(yè)務(wù)都能夠集中處理，體現(xiàn)了一定的規(guī)模效益。當(dāng)下，無論是集團財務(wù)報表合并、板塊及公司級財務(wù)報表對外報送，都由總賬組主導(dǎo)、負責(zé)。因此，總賬業(yè)務(wù)流程在財務(wù)共享中心扮演著十分重要的角色?？傎~業(yè)務(wù)流程主要包括以下幾個部分。第一，開賬。各公司總賬模塊開賬是總賬業(yè)務(wù)流程的起點，開賬后，才能在財務(wù)系統(tǒng)錄入財務(wù)憑證等信息。第二，憑證處理。憑證處理業(yè)務(wù)有兩個方面含義，既包括固定、計提費用的憑證生成業(yè)務(wù)，也包括所有憑證的審核工作，這是總賬組的主體工作。第三，報表處理。通過報表編制、報表數(shù)據(jù)復(fù)核、報表上報等程序，提供準(zhǔn)確、客觀的報表數(shù)據(jù)，這一工作主要是在結(jié)賬完成后。第四，完成月結(jié)及關(guān)賬。成本計算完成，結(jié)轉(zhuǎn)憑證生即完成了月結(jié)工作，此時需要關(guān)閉總賬，進入下一個會計期間。作為整個財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程的核心，總賬業(yè)務(wù)流程目前反映出的最大問題是自動化程度仍不高，同時，作為月結(jié)業(yè)務(wù)中最重要的成本計算，并未在總賬業(yè)務(wù)流程，目前仍是有子公司財務(wù)人員操作，可能造成核算口徑的差異。此外，報表編制、報送環(huán)節(jié)人工干預(yù)較多，這樣容易造成會計信息質(zhì)量問題?？傎~流程目前主要存在以下幾個方面的問題。1.大量人工操作，工作效率低在財務(wù)共享中心建設(shè)之初，K公司就以減少人工操作，提高賬務(wù)處理的自動化水平為主要目標(biāo)，但是在集團規(guī)模不斷擴大的背景下，財務(wù)業(yè)務(wù)處理量猛增，僅總賬組負責(zé)的憑證審核量每月就有近5萬筆。此外，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，每月需要總賬組提供財務(wù)報表及經(jīng)營管理報表的組織也急劇增加，報表業(yè)務(wù)雖能根據(jù)嵌入公式對報表項目自動取數(shù)，但是仍然不得不使用人工對報表數(shù)據(jù)進行核對、使用人工上報報表。總之，人工操作在報表業(yè)務(wù)中占據(jù)十分大的比重。憑證及報表數(shù)據(jù)在人工審核過程中，也時常會發(fā)生遺漏、錯誤等情況，從而導(dǎo)致賬務(wù)系統(tǒng)和報表數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，影響會計信息質(zhì)量和財務(wù)報表使用者根據(jù)財務(wù)報表做出的決策。2.憑證生成及審核未實現(xiàn)自動化憑證生成業(yè)務(wù)中，K公司財務(wù)共享中心總賬組的財務(wù)人員主要負責(zé)的總賬業(yè)務(wù)憑證包括固定費用的攤銷憑證等財務(wù)憑證，由他們對憑證上游相關(guān)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進行審核，最終生成會計憑證。而總賬組的財務(wù)人員在生成總賬業(yè)務(wù)憑證時，并未實現(xiàn)自動化，仍是以手工生成為主要方式，投入了巨大的人力，造成工作效率的低下。憑證審核業(yè)務(wù)中，其他業(yè)務(wù)組的報銷憑證、賒銷憑證及收付款憑證等在憑證提交后，都由總賬組財務(wù)人員進行憑證的審核，判斷憑證反映的實際業(yè)務(wù)處理是否合規(guī)，憑證數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。目前的憑證審核仍采用較為傳統(tǒng)的人工審核方式，未實現(xiàn)自動審核，憑證審核的工作量較大，每個月幾萬條憑證，極容易出現(xiàn)審核失誤，讓有問題的憑證計入總賬，不僅影響最終財務(wù)報表的質(zhì)量，也增加了總賬組財務(wù)人員的工作量，使得總賬業(yè)務(wù)流程的運行效率不高。3.成本計算分散成本計算在總賬業(yè)務(wù)流程中有著很重要的地位，但是K公司的成本計算業(yè)務(wù)存在一定的分散性。時間維度上，由于集團各個板塊的業(yè)務(wù)存在一定的差別，不同板塊月末業(yè)務(wù)的結(jié)束時間點不同，月末進行成本計算的時點也不統(tǒng)一，因此成本計算時間上是分散的。從公司的地域分布上看，各子公司跨越3個省，與財務(wù)共享中心總賬組的辦公地點都存在一定距離，造成成本計算的地域上分散?？傊?，成本計算的相對分散，會使各公司按照操作標(biāo)準(zhǔn)對成本計算的操作存在差別，影響成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。完成成本計算的時間都由各子公司的財務(wù)人員確定，缺乏一個完成成本計算的標(biāo)準(zhǔn)截止時點，而集團合并財務(wù)報表等必須要等所有公司完成成本計算操作、結(jié)賬完成后才能進行，因此分散的成本計算操作也會導(dǎo)致財務(wù)報表編制、報送滯后，影響報表需求方的使用。4.人工干預(yù)較多，缺少過程監(jiān)控K公司財務(wù)共享中心總賬業(yè)務(wù)流程，由于自動化程度相對不高，各業(yè)務(wù)在數(shù)據(jù)核對過程中，都需要大量的人工進行操作，人工操作過程中很容易出現(xiàn)關(guān)鍵項目遺漏或者數(shù)據(jù)錯誤的情況。成本計算是整個總賬業(yè)務(wù)流程中最關(guān)鍵、最重要的業(yè)務(wù)，成本計算業(yè)務(wù)分散在各子公司，執(zhí)行成本計算操作的都是子公司的會計人員，在執(zhí)行成本計算操作時缺少對成本計算過程的監(jiān)督，成本數(shù)據(jù)客觀性受到影響，甚至?xí)绊憰嬓畔⒌馁|(zhì)量。報表業(yè)務(wù)的處理環(huán)節(jié)，通過人工對報表進行操作，由人工復(fù)核、提交報表給使用者，而人工對報表數(shù)據(jù)干預(yù)過多，可能會對報表數(shù)據(jù)的真實性產(chǎn)生影響，甚至?xí)o公司帶來損失。

三、基于RPA的財務(wù)共享中心總賬流程優(yōu)化

基于以上的問題描述和分析，為了進一步提高總賬業(yè)務(wù)流程的運行效率，提高總賬業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，在原有總賬業(yè)務(wù)流程中，融入RPA技術(shù)，通過這一技術(shù)的應(yīng)用，可以解決上述分析中識別出的問題，最終形成K公司財務(wù)共享中心的總賬業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案?？傎~業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案主要體現(xiàn)在以下幾個方面。1.憑證處理自動化總賬業(yè)務(wù)流程中的憑證錄入環(huán)節(jié)，需要手工新增的財務(wù)憑證主要是生產(chǎn)性固定費用的計提和長期資產(chǎn)的攤銷及折舊憑證。尤其是計提和攤銷類的憑證，由于不像銷售和采購那樣有上游單據(jù)支撐，因此一直沒有實現(xiàn)憑證生成的自動化操作。為了實現(xiàn)自動憑證錄入，可以在計提、攤銷憑證設(shè)置上游單據(jù)，像銷售、采購那樣由上游的單據(jù)生成對應(yīng)的財務(wù)憑證。借助RPA技術(shù)，每一類長期資產(chǎn)攤銷業(yè)務(wù)都在系統(tǒng)中設(shè)置明細信息，例如將周轉(zhuǎn)材料、長期待攤費用等明細寫進系統(tǒng)；而生產(chǎn)性費用的計提則通過設(shè)置費用申請單，將生成憑證主要信息字段都添加到費用申請單中，隨后，設(shè)置單據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則，轉(zhuǎn)換規(guī)則可以自動提取明細表里的各類信息，包括摘要、部門、金額等，按設(shè)定的定時任務(wù)，在固定的時間內(nèi)生成憑證。這樣就能夠從根本上解決憑證自動錄入的問題，最大限度提高財務(wù)人員的工作效率，保證憑證的質(zhì)量。在完成相關(guān)總賬業(yè)務(wù)憑證后，就需要對這些財務(wù)憑證以及其他各業(yè)務(wù)組的財務(wù)憑證，例如賒銷憑證、付款憑證等進行審核和過賬操作。這一過程主要就是核查業(yè)務(wù)憑證與上游單據(jù)或附件是否匹配，相關(guān)業(yè)務(wù)的憑證處理是否符合準(zhǔn)則的要求。此時，利用RPA技術(shù)，首先在系統(tǒng)中預(yù)先寫入控制活動，將憑證需要核對的字段、邏輯信息設(shè)置在系統(tǒng)，對于機制憑證，由于是系統(tǒng)自動生成的，主要由財務(wù)機器人檢查生成邏輯是否正確，沒有問題的憑證則自動執(zhí)行審核和過賬操作，完成機制憑證的自動化審核。而對于其他手工生成的財務(wù)憑證，則由總賬組的財務(wù)人員進行手工審核。憑證自動審核及過賬的實現(xiàn)，可以幫助財務(wù)共享中心總賬組的財務(wù)人員有效提高憑證審核效率和憑證的審核質(zhì)量，有利于解決人工工作量過大的問題。2.月結(jié)自動化K公司財務(wù)共享中心總賬組的成本計算業(yè)務(wù)分散在不同區(qū)域，為了有效解決成本數(shù)據(jù)缺乏客觀性和過程控制，進而影響報表質(zhì)量的問題，在已有的流程基礎(chǔ)上，可以增加集中成本計算的業(yè)務(wù)流程。將原先在各子公司執(zhí)行的成本計算業(yè)務(wù)全部上收到財務(wù)共享中心總賬組。上收后，總賬組的財務(wù)人員并不是繼續(xù)手工執(zhí)行成本計算操作，而是借助RPA技術(shù)，對成本計算的各個步驟模擬人工操作，將各項操作程序的計算邏輯寫進系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化結(jié)賬。在成本計算數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢并準(zhǔn)確無誤后，只要財務(wù)人員點擊開始結(jié)賬按鈕，機器人就會按照設(shè)定的程序，自動依次完成材料的價格設(shè)定、制造費用總賬取數(shù)、成本分配標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)取值及維護、成本計算前檢查及成本計算的操作，并在總賬組財務(wù)人員對成本計算單的數(shù)據(jù)檢查無誤后，按憑證自動生成的邏輯生成庫存商品入庫、結(jié)轉(zhuǎn)成本和結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證，完成最后的結(jié)賬工作。自動化月結(jié)的實現(xiàn)，不僅能夠使成本計算操作按標(biāo)準(zhǔn)化流程實現(xiàn)，也能夠從根本上提高整個財務(wù)共享中心總賬組的運行效率。3.報表業(yè)務(wù)自動化針對總賬組報表業(yè)務(wù)所反映出的問題，可以利用RPA技術(shù)，實現(xiàn)報表從編制到上報的全面自動化。具體的操作方法是，對于經(jīng)營管理類報表，可以在系統(tǒng)中添加報表模板，在表格中設(shè)置取數(shù)公式，在完成月結(jié)后，由系統(tǒng)按照設(shè)定的取數(shù)公式自動獲取系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)工作，完成報表的編制，并按照報表的核對邏輯自動校驗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。而對于報表的上報工作，可以利用機器人流程自動化技術(shù)，在系統(tǒng)中設(shè)定好報表上報的范圍及上報報表的固定時間點，在編制完成后，由系統(tǒng)自動完成財務(wù)報表及經(jīng)營管理報表的上報工作，總賬組的財務(wù)人員只負責(zé)對報表數(shù)據(jù)進行總體復(fù)核，關(guān)注報表的上報進度及其他一些異常問題的處理。通過RPA技術(shù)，極大地減少了總賬組財務(wù)人員對報表數(shù)據(jù)的干預(yù)，能夠?qū)幹萍吧蠄蟮目陀^性進行控制，這不僅有利于提高總賬組人員的工作效率，也能很大程度上提高財務(wù)報表的質(zhì)量。系統(tǒng)對報表的批量生成、批量上報，能夠讓總賬組財務(wù)人員從繁雜的編制、上報操作中解放出來，從事更具有價值的工作，例如去研究整個集團的財務(wù)分析，尋求企業(yè)經(jīng)營的價值創(chuàng)造點，從而創(chuàng)造價值。

四、結(jié)語

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是整個財務(wù)共享中心優(yōu)化中最重要、最關(guān)鍵的部分，只有有效處理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程中的各項問題，才有可能降低財務(wù)成本。因此，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是降低財務(wù)成本和提高效率的基礎(chǔ)。在企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大、信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，注重對財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程，尤其是總賬業(yè)務(wù)流程的調(diào)整優(yōu)化，將最新技術(shù)應(yīng)用于調(diào)整優(yōu)化之中，也是財務(wù)共享體系建設(shè)的重要組成部分。本文以K公司財務(wù)共享中心為例，對其總賬業(yè)務(wù)流程運行現(xiàn)狀進行描述、充分分析的基礎(chǔ)上，肯定了總賬流程在成本節(jié)約及效率提升方面取得的成效，歸納出總賬業(yè)務(wù)流程運行中目前尚存在的幾點問題，針對這些流程問題，考慮將RPA技術(shù)融入具體流程中，讓其在流程的各個節(jié)點發(fā)揮作用，優(yōu)化總賬業(yè)務(wù)流程，增加自動化程度，提升運行效率。在將RPA技術(shù)融入K公司的總賬業(yè)務(wù)流程后，反映出的各類流程問題能夠被從根本上解決，同時也減少了人工對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的干預(yù)，使得系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)處理更客觀，提升了會計信息的質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，目前使用的RPA技術(shù)一定會不斷地迭代、完善，這些技術(shù)進步將會進一步解決共享中心總賬業(yè)務(wù)流程運行中出現(xiàn)的新的問題，從而從整體上提升企業(yè)的財務(wù)管理水平和信息化水平。在未來，除了RPA技術(shù)，一定會有更新先進的技術(shù)會出現(xiàn)，例如人工智能技術(shù)等，這些技術(shù)對企業(yè)運營管理和財務(wù)共享中心的總賬業(yè)務(wù)流程優(yōu)化產(chǎn)生深遠影響，也將幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化經(jīng)營管理，讓財務(wù)共享中心的總賬業(yè)務(wù)流程自動化程度更高，總賬業(yè)務(wù)處理也更加智能化，進一步降低運行成本和提高效率。當(dāng)然，企業(yè)管理者也應(yīng)該時刻對這些技術(shù)保持應(yīng)有的關(guān)注，引導(dǎo)財務(wù)共享中心總賬業(yè)務(wù)流程及其他業(yè)務(wù)流程持續(xù)地進行調(diào)整、優(yōu)化，以適應(yīng)外界競爭環(huán)境變化和內(nèi)部戰(zhàn)略發(fā)展要求。只有這樣，才能不斷完善財務(wù)管理方式，促進財務(wù)工作的發(fā)展。

參考文獻：

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[2]胡愛平,張春艷,周莎.財務(wù)共享對企業(yè)財務(wù)績效的影響研究[J].會計之友,2021(19):14-19.

作者：劉宇 單位：江蘇益客食品集團股份有限公司