導(dǎo)語：植物園檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及展望一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:在我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，信息化管理為很多單位的工作帶來了便利。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深化，信息化管理更是成為了各單位管理工作的“得力助手”。在這種背景下，為有效解決植物園檔案管理中存在的問題，提高檔案管理人員的工作效率，將信息化管理方式應(yīng)用在植物園檔案管理中，以保證植物園的檔案管理工作能夠更加高效，進(jìn)而推動(dòng)植物園步入現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，為植物園檔案管理工作的發(fā)展提供新方向。因此，本文針對(duì)如何有效開展植物園檔案信息化管理以及植物園檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞:檔案信息化；管理優(yōu)勢(shì)；應(yīng)用方式；發(fā)展途徑

1引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中的不斷深化，我國植物園的檔案管理出現(xiàn)了新的轉(zhuǎn)機(jī)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下植物園檔案管理越來越高效，檔案管理人員的工作也更加合理。在漫長(zhǎng)的發(fā)展過程中，我國很多單位的檔案管理方式都采用紙質(zhì)化管理，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)還會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽出現(xiàn)檔案缺失的問題。所以在計(jì)算機(jī)技術(shù)深化的背景下，有關(guān)部門開始利用現(xiàn)代化方式來進(jìn)行檔案管理，以免在檔案管理過程中出現(xiàn)失誤，同時(shí)也提高了相關(guān)工作人員的管理效率。

2傳統(tǒng)檔案管理的不足

植物園檔案是植物園經(jīng)營管理以及各項(xiàng)活動(dòng)的重要信息。在管理過程中，需要管理人員根據(jù)科研活動(dòng)的開展及植物的變化進(jìn)行信息填補(bǔ)，這就使得在檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)檔案資料歸集不及時(shí)、破損、缺漏等問題。由于傳統(tǒng)檔案管理利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息記錄，且相關(guān)檔案信息還需要人工進(jìn)行整理，因此在檔案信息的填補(bǔ)和調(diào)閱過程中會(huì)出現(xiàn)檔案破損的問題，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)檔案信息錄入錯(cuò)誤的情況，不僅給工作人員帶來了困擾，還會(huì)因?yàn)闄n案信息的缺失與錯(cuò)誤造成工作失誤。此外，由于植物園中的珍稀植物數(shù)量較多，且對(duì)植物園發(fā)展有重要意義的文件較多，導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)頻繁調(diào)閱文件的情況，使得植物園檔案管理成為了一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員提高檔案管理工作水平。利用紙質(zhì)檔案記錄信息，需要在檔案管理過程中創(chuàng)建良好的檔案保存環(huán)境，特別是一些園區(qū)發(fā)展和建設(shè)經(jīng)營管理的檔案，以及相關(guān)科研工作記錄的檔案，更要進(jìn)行嚴(yán)密細(xì)致的保護(hù)?？墒怯捎谥参飯@環(huán)境相對(duì)特殊，且有關(guān)部門沒有重視檔案管理環(huán)境的重要性，導(dǎo)致很多檔案在管理過程中出現(xiàn)氧化或腐爛等，進(jìn)而造成重要檔案信息丟失的問題。而且，很多檔案信息因?yàn)楦鞣N原因沒有進(jìn)行備份，所以在檔案出現(xiàn)破損問題后無法有效地進(jìn)行恢復(fù)，使得植物園日常的管理工作無法有效開展。

3檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)檔案的管理方式相對(duì)落后，并且相關(guān)檔案的調(diào)取與整理都需要人工進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中會(huì)出現(xiàn)工作效率低下的問題。為解決以上問題，需要針對(duì)一些特定的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，利用更加現(xiàn)代化的管理方式開展各項(xiàng)工作，以保證植物園檔案管理能夠更加高效。因此，在植物園檔案管理過程中，需要將信息化管理應(yīng)用到實(shí)際工作中，以此提高植物園檔案管理工作的有效性，使得植物園檔案管理工作變得更加系統(tǒng)，從根本上解決植物園檔案管理工作中存在的問題。同時(shí)檔案的調(diào)取方式也變得相對(duì)便捷，還能夠提高檔案儲(chǔ)存數(shù)量，有效提高了植物園檔案管理人員的工作效率，使植物園可以步入現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程[1]。在傳統(tǒng)植物園檔案管理的過程中，管理人員需要利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行交流互通。這樣會(huì)使得植物園無法有效開展檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。導(dǎo)致植物園無法有效進(jìn)行檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的主要原因是檔案互通的科學(xué)技術(shù)不到位，以及管理人員無法將檔案信息進(jìn)行有效的空間轉(zhuǎn)移。因此，有關(guān)部門應(yīng)將信息化管理方式應(yīng)用到了檔案管理中，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的遠(yuǎn)程檢索功能延伸出檔案資源檢索，使得植物園檔案信息在日常管理過程中就能夠進(jìn)行有效的空間轉(zhuǎn)移。與此同時(shí)，若是管理人員沒有在檔案室的計(jì)算機(jī)對(duì)信息進(jìn)行檢索，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助也可以在不同的環(huán)境中進(jìn)行資料整理，從而有效解決了植物園檔案信息管理空間傳輸上的問題，使得植物園檔案管理更加現(xiàn)代化。

4檔案管理現(xiàn)狀

為了深入探究植物園檔案信息化管理的發(fā)展問題，需要針對(duì)當(dāng)前植物園的檔案管理進(jìn)行分析。在植物園信息化管理過程中發(fā)現(xiàn)，阻礙植物園檔案現(xiàn)代化管理的首要問題是對(duì)檔案管理的重視程度不足。管理人員經(jīng)常出現(xiàn)工作能力不足的問題，且相關(guān)管理部門也沒有針對(duì)檔案管理建立工作機(jī)制，這就導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺少管理實(shí)效性，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案管理工作效率不足的問題[2]。很多植物園管理人員在工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)過于重視園區(qū)建設(shè)的問題，從而忽視了植物檔案管理流程建設(shè)的重要性，也導(dǎo)致植物園無法真正步入現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。此外，植物園的檔案管理方式不合理，使得管理人員無法有效對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。在植物園檔案管理過程中，檔案管理需要對(duì)不同種類的文件進(jìn)行保存，其中包含植物園經(jīng)營、植物園管理、科研工作等眾多工作環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的檔案管理部門也不同[3]。這就導(dǎo)致在實(shí)際管理過程中檔案管理人員無法有效開展檔案統(tǒng)一管理。隨著植物園現(xiàn)代化發(fā)展的速度越來越快，以及相關(guān)科研工作數(shù)量的增加，相關(guān)檔案的儲(chǔ)存數(shù)量就開始逐漸增多。這不僅限制了檔案管理部門信息互通的效率，還會(huì)影響到檔案管理人員的工作效率。信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入不足也是限制當(dāng)前植物園的檔案管理的問題之一。在植物園日常運(yùn)行工作中，經(jīng)常會(huì)將大量的資金運(yùn)用到植物的養(yǎng)護(hù)、科研工作以及園區(qū)建設(shè)運(yùn)營中。這樣會(huì)使得植物園檔案管理部門的發(fā)展資金有限，從而限制了植物園檔案部門的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。植物園的大部分資金都運(yùn)用到了植物建設(shè)管理中，使得檔案管理部門的管理設(shè)備不足，很多管理人員甚至都沒有標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)、專門的檔案管理設(shè)備和專門的檔案室等，檔案儲(chǔ)存環(huán)境也十分堪憂。與此同時(shí)，由于檔案管理資金投入較少，使得植物園的檔案管理方式還停留在紙質(zhì)檔案管理中。同時(shí)還存在著電子檔案無法與互聯(lián)網(wǎng)融合的問題，很多檔案信息都無法做到有效共享，從而限制了植物園檔案管理以及檔案調(diào)閱的效率[4]。

5檔案信息化工作的發(fā)展途徑

5.1檔案管理體系。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)與信息化技術(shù)發(fā)展過程中，信息化管理工作逐漸形成了相對(duì)完善的體系，同時(shí)也為植物園的檔案管理工作帶來了改變。所以相關(guān)工作人員在檔案管理過程中，一定要重視將檔案管理與植物園現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)聯(lián)性起來，進(jìn)而改變傳統(tǒng)植物園檔案管理觀念，以保證植物園檔案管理能夠順應(yīng)時(shí)展，使植物園檔案管理工作能夠更加高效、合理。在這種形勢(shì)下，植物園的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中就要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，并將植物園檔案信息化管理納入植物園智慧化發(fā)展計(jì)劃之中，通過實(shí)際的工作來提高管理人員現(xiàn)代化工作意識(shí)[5]。與此同時(shí)，相關(guān)科研工作數(shù)量以及植物園的發(fā)展速度正在不斷提升，因此在實(shí)際檔案的管理中需要加強(qiáng)相關(guān)工作信息的管理質(zhì)量，并為其建立相對(duì)健全的檔案管理制度，保證植物園檔案信息化管理工作能夠在時(shí)展中更加高效、合理。5.2檔案管理信息化建設(shè)。在植物園現(xiàn)代化發(fā)展過程中，檔案管理與植物園未來的發(fā)展有著重要的聯(lián)系，因此植物園需要加大對(duì)檔案管理的資金投入。同時(shí)還要做到管理政策傾斜，進(jìn)而提高檔案管理部門的現(xiàn)代化建設(shè)。有關(guān)部門在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，一定要加大對(duì)檔案管理部門的數(shù)字化設(shè)備投入，同時(shí)還要增加對(duì)管理人員的能力培養(yǎng)。只有這樣才能有效提高植物園檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。植物園一定要建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。檔案管理平臺(tái)主要是將網(wǎng)絡(luò)以及多媒體圖像采集等系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中，進(jìn)而形成相對(duì)系統(tǒng)的檔案管理體系。若是植物園的建設(shè)資金無法一次性投入到平臺(tái)建設(shè)中，則可以利用分級(jí)建立的方式開展平臺(tái)建設(shè)，從而逐步推動(dòng)植物園整體現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程[6]。植物園檔案信息化管理平臺(tái)主要包括檔案入庫、檔案制作、檔案查詢、檔案利用等幾大類，如圖1所示。檔案入庫業(yè)務(wù)包括檔案移交、檔案接收、檔案上架、檔案入庫。檔案制作業(yè)務(wù)包括檔案掃描、屬性輸入、檔案修改、檔案核驗(yàn)、任務(wù)統(tǒng)計(jì)。檔案查詢業(yè)務(wù)包括全文檢索、高級(jí)檢索和智能檢索。檔案利用業(yè)務(wù)包括對(duì)查檔查閱、檔案借閱、檔案歸還、檔案下載。業(yè)務(wù)參與人主要包括申請(qǐng)人和系統(tǒng)操作者的業(yè)務(wù)受理人、初審人、復(fù)審人、終審人、核驗(yàn)人、掃描人、打印人、裝訂人、歸檔人、保管上架人等相關(guān)工作人員。5.2.1檔案入庫。檔案移交是各業(yè)務(wù)部門按照歸口業(yè)務(wù)通過掃描槍掃描業(yè)務(wù)條形碼，形成移交清單。檔案接收是檔案管理業(yè)務(wù)的一項(xiàng)日常任務(wù)，主要用于植物園檔案室按業(yè)務(wù)部門提交的移交清單，逐本核查檔案內(nèi)容，清點(diǎn)并接收。在實(shí)際操作過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際檔案接收情況，打印檔案接收情況或退件清單。檔案入庫是將接收到的檔案進(jìn)行歸檔入庫，生成檔案編號(hào)，此操作一般不可逆。檔案上架是將已入庫接收的實(shí)體檔案按年份、檔案編號(hào)、類型、保管期限等規(guī)則整理排列上架。系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)，在上架操作后，其檔案存放狀態(tài)改為“檔案庫房中”，每份檔案對(duì)應(yīng)庫房中的具體位置，如區(qū)-列-面-節(jié)-格。5.2.2檔案制作。檔案掃描。這是為檔案掃描部門提供檔案掃描工具，按照資料目錄、標(biāo)準(zhǔn)的格式層級(jí)掃描。屬性輸入。在掃描完成后，掃描件將按任務(wù)分配機(jī)制，自動(dòng)將任務(wù)分配給錄入人員進(jìn)行屬性數(shù)據(jù)輸入。在屬性數(shù)據(jù)輸入過程中，錄入人員無須調(diào)用實(shí)物檔案，直接在電腦上對(duì)照掃描件進(jìn)行輸入即可。屬性數(shù)據(jù)包括檔案密級(jí)等信息。檔案修改。在屬性數(shù)據(jù)錄入過程中發(fā)現(xiàn)檔案掃描錯(cuò)誤時(shí)，可以使用“提交掃描錯(cuò)誤”功能，將掃描件返回掃描崗位，對(duì)有掃描瑕疵的影像件進(jìn)行手工切邊、手工糾偏等操作，允許補(bǔ)掃、刪除、插入等操作。校對(duì)輸入。依據(jù)個(gè)人權(quán)限分配校對(duì)輸入任務(wù)，并對(duì)輸入結(jié)果進(jìn)行合法性檢查后保存，并允許轉(zhuǎn)疑難件，提供校對(duì)輸入的數(shù)據(jù)查詢和疑難件查詢。檔案核驗(yàn)。對(duì)已經(jīng)掃描的影像件以及錄入的屬性依據(jù)實(shí)體檔案進(jìn)行核驗(yàn)，并將未通過核驗(yàn)的檔案返回檔案修改系統(tǒng)進(jìn)行校對(duì)、修改或刪除。內(nèi)部核驗(yàn)。按批次自動(dòng)形成數(shù)據(jù)成果。核驗(yàn)人員按批次號(hào)獲取核驗(yàn)任務(wù)，完成制定的核驗(yàn)任務(wù)。對(duì)于不符合要求的批次，退回校對(duì)人員進(jìn)行重新校對(duì)。外部核驗(yàn)。對(duì)已經(jīng)完成內(nèi)部核驗(yàn)的批次，分配給外部核驗(yàn)人員進(jìn)行核驗(yàn)，記錄核驗(yàn)錯(cuò)誤。對(duì)不符合要求的批次，退回內(nèi)部核驗(yàn)人員進(jìn)行核驗(yàn)。任務(wù)統(tǒng)計(jì)?？梢园床煌娜藛T、不同的分類統(tǒng)計(jì)一定時(shí)間段內(nèi)的掃描文件數(shù)量、屬性輸入數(shù)量（總數(shù)、日平均數(shù)）。5.2.3檔案查詢。檔案查詢功能提供給各個(gè)業(yè)務(wù)科室進(jìn)行檔案查詢，檔案有密級(jí)之分，檔案查詢、檔案打印、檔案下載有權(quán)限之分，檔案查詢支持審批流程，支持excle導(dǎo)入，一鍵查詢（例如：excle記錄姓名和身份證，導(dǎo)入后一鍵出記錄結(jié)果）?？梢酝ㄟ^全文檢索、高級(jí)檢索、智能檢索等方式開展檢索查詢。系統(tǒng)提供類似Google、百度的檢索模式，支持輸入關(guān)鍵詞、設(shè)置檢索范圍以及科技化的檢索，例如圖片檢索（只需要知道圖片中有哪些字，就能夠通過OCR等技術(shù)檢索到相應(yīng)的圖片）。這樣就大大提高了文件檢索的查全率、查準(zhǔn)率。5.2.4檔案利用。植物園檔案信息化管理系統(tǒng)利用模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)查閱、借閱檔案從受理、審批、借閱等的全過程網(wǎng)上辦理。包括借閱期限設(shè)置、借閱登記、歸還登記、借閱歸還查詢、檔案查閱登記等。其中，通過借閱期限設(shè)置，逾期自動(dòng)預(yù)警，提示管理人員督促借閱人員及時(shí)歸還檔案。檔案查閱提供查詢實(shí)體和電子檔案借閱管理。植物園應(yīng)當(dāng)制定檔案借閱管理的相關(guān)規(guī)定的，從檔案借閱登記、歸還和催還等環(huán)節(jié)實(shí)行系統(tǒng)控制。檔案歸還，即管業(yè)單位或其他借檔人將利用完的實(shí)體檔案歸還，檔案保管人將該實(shí)體檔案上架的過程。系統(tǒng)內(nèi)通過檔案編號(hào)條形碼逐一掃描確認(rèn)，改變檔案存放狀態(tài)為“檔案庫房中”。當(dāng)檔案未被調(diào)檔申請(qǐng)人確認(rèn)而歸還檔案，系統(tǒng)提示先取檔確認(rèn)再歸還。檔案下載功能供使用部門檔案下載，是否可下載有明確的權(quán)限之分。5.3檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。檔案管理工作中需要管理人員進(jìn)行信息整理，主要包括檔案的收集、整理、歸檔等工作。植物園需要針對(duì)工作人員的管理水平進(jìn)行研究，并根據(jù)管理人員工作水平制定出相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃。植物園可以選擇對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過程中提高工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，以保證工作人員能夠有效地開展信息化檔案管理工作。與此同時(shí)，植物園還要在發(fā)展過程中針對(duì)自身現(xiàn)狀進(jìn)行整合，適當(dāng)?shù)匾M(jìn)一些現(xiàn)代化檔案管理人才，并對(duì)聘請(qǐng)的管理人員的綜合能力進(jìn)行考量，以保證管理人員在工作中能夠發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而推動(dòng)植物園整體的現(xiàn)代化發(fā)展，使得植物園的發(fā)展能夠做到與時(shí)俱進(jìn)[7]。

6結(jié)束語

在當(dāng)前我國各部門的檔案管理工作中，信息化檔案管理已經(jīng)成為了時(shí)代與單位發(fā)展的先決要素。通過植物園檔案管理信息化可以有效提升植物園的發(fā)展效率，還可以有效提高管理人員工作質(zhì)量。因此，在這一時(shí)展背景下，相關(guān)工作人員需要規(guī)范檔案管理工作方式，加大力度建設(shè)植物園信息化檔案管理體系。與此同時(shí)，在植物園信息化檔案管理工作開展過程中，還要不斷地總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，并在發(fā)展過程中優(yōu)化檔案管理方式，進(jìn)一步推動(dòng)植物園步入現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

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作者:陳慧如 單位:福州植物園