導(dǎo)語：如何才能寫好一篇公司檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第一章 總 則

第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際，制定本規(guī)定。

第二章 檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第三條 檔案室履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。

第四條 各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

第三章 檔案的歸檔

第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；

二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)（包括境外機構(gòu)）應(yīng)報本企業(yè)的文件材料；

三、本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；

四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

五、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

第七條 歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

第八條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章 檔案的鑒定

第九條 每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務(wù)、科技檔案見具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章 檔案的銷毀

第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審，經(jīng)處（分公司）級負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的保密安全

第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。

第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。

第十八條 非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

第七章 檔案的利用

第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。

第二十二條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務(wù)、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。

第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。

第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章 附則

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[關(guān)鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)信息時代對資料的迫切需求?？萍紮n案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強科技檔案管理的創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息自動管理，嘗試科學(xué)的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結(jié)合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢下企業(yè)科技檔案管理部門面對新的考驗和新任務(wù)，必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機構(gòu)、管理方法、服務(wù)方式等，勇于創(chuàng)新勇于實踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案信息化建設(shè)工作提高認(rèn)識度，高度重視、支持和加強科技檔案管理工作，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入企業(yè)有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費投入，配置先進(jìn)的配套設(shè)施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)，實現(xiàn)科技檔案管理向技術(shù)型轉(zhuǎn)變

在檔案機構(gòu)建設(shè)方面需要企業(yè)設(shè)置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計算機應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才；要加強檔案人員的培訓(xùn)教育，開展提升計算機應(yīng)用能力培訓(xùn)，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制，避免科技檔案由部門或個人分散保存，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全。在管理機制上，要實行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機制，真正抓好落實。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務(wù)方式，提供主動的現(xiàn)代化的服務(wù)

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù)，開展科技檔案在線服務(wù)，可以跨越時空，突破地域限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，更好地保護(hù)和利用科技檔案， 促進(jìn)溝通交流，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。利用主動的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式逐步取代被動的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展的道路，創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握先機，實現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運行提供信息資料服務(wù)，通過創(chuàng)新的服務(wù)體制和服務(wù)觀念，強化市場經(jīng)濟(jì)意識，勇于開拓新思路、新方法，擴(kuò)展全面領(lǐng)域的服務(wù)，結(jié)合信息化計算機技術(shù)，提高檔案管理效率，便于用戶及時迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準(zhǔn)確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式，應(yīng)用全新理念實現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業(yè)開發(fā)和運行提供準(zhǔn)確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實現(xiàn)信息科學(xué)管理和保存

創(chuàng)新管理手段，改變原有的分類保存檢索方式，實現(xiàn)科學(xué)分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結(jié)論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法，有助于切實整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增強企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義和長遠(yuǎn)發(fā)展意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機電兵船檔案.2008.3.

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檔案的鑒定銷毀工作是企業(yè)檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。但檔案鑒定銷毀成了企業(yè)檔案工作中的“老大難”，對企業(yè)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程造成障礙。

1 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的原因

1.1 企業(yè)對鑒定銷毀工作的不重視，怕?lián)?zé)任。對于歸檔保存的檔案來說，大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性，企業(yè)面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責(zé)任要小得多，這種求穩(wěn)保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。

1.2 國有企業(yè)缺乏效益觀念，不計成本。保管檔案需要多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等保管費用。隨著檔案數(shù)量的不斷增長，檔案庫容日趨飽和，檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間產(chǎn)生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應(yīng)從長遠(yuǎn)考慮，從效益出發(fā)。

1.3 新舊標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，產(chǎn)生遺留問題。如會計檔案，財政部、國家檔案局1984年頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計憑證的保管期限為15年，其中，“涉及外事和對私改造的”會計憑證和賬簿要永久保存。1998年，修訂后的《會計檔案管理辦法》出臺，將會計憑證的保管期限統(tǒng)一規(guī)定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中，大部分與國外有業(yè)務(wù)往來的企業(yè)對會計檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)尤其是對“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設(shè)備、生產(chǎn)技術(shù)到所用原料都是從國外購買，產(chǎn)品也大部分銷往國外，認(rèn)為本企業(yè)的會計檔案基本上都“涉外”，索性將會計檔案的保存期限統(tǒng)統(tǒng)定為“永久”；有的企業(yè)認(rèn)為十幾年之后，會計檔案的利用率大大降低，無永遠(yuǎn)保存必要，即使部分檔案歸檔時定的保管期限較短，還有銷毀前的鑒定這一程序來補救，就不加區(qū)別地將會計憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會計檔案全部永久保存，省略了“銷毀”這一工作環(huán)節(jié)，檔案數(shù)量只增不減；后者因為會計檔案歸檔時的鑒定簡單粗糙，對保存到期的檔案進(jìn)行細(xì)致的鑒別，工作量太大，也造成了銷毀工作年復(fù)一年延遲。

1.4 缺乏科學(xué)的檔案價值評價體系，可操作性不強。在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，涉及檔案鑒定銷毀工作這一內(nèi)容時，只籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”、“按規(guī)定程序報批”，等等，在工作實踐中，往往感到現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性。如，《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定了會計檔案的保管期限，但在執(zhí)行中，如只按照保管期限進(jìn)行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)等問題，勢必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據(jù)各單位的實際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮，要有一系列的綜合評價體系進(jìn)行評估和測定。

1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監(jiān)管，無制度約束。在我國現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中，沒有關(guān)于過期檔案不開展鑒定銷毀應(yīng)追究責(zé)任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計劃之中。

2 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的對策

2.1 成立專業(yè)機構(gòu)，監(jiān)督指導(dǎo)鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機關(guān)、企業(yè)檔案部門以及業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定銷毀機構(gòu)，專業(yè)從事鑒定銷毀工作，定期對企業(yè)過期檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。把檔案的

轉(zhuǎn)貼于

鑒定銷毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度，每年按內(nèi)控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過程序的合理性、科學(xué)性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險。

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關(guān)鍵詞：會計檔案；財務(wù)管理

1 會計檔案的特點

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現(xiàn)在三個方面：

（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍；另一方面，會計檔案的實體數(shù)量也相對其他門類的檔案數(shù)量更多一些。

（二）檔案類別穩(wěn)定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計、稅收會計、總預(yù)算會計、單位預(yù)算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。

（三）外在形式多樣。會計專業(yè)的性質(zhì)決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。會計憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發(fā)，防止“一刀切”。

2 會計檔案管理中會存在的問題

（一）會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。

（二）會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

3 解決會計檔案管理中存在的問題和措施

（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。

（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當(dāng)前財務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)管理工作水平，更好地為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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篇5

1健全制度,落實責(zé)任制

健全管理制度,實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國家《檔案法》,樹立全員責(zé)任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項目實施過程中,嚴(yán)格執(zhí)行《中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理實施細(xì)則》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金儀器設(shè)備項目驗收辦法(試行)》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結(jié)合自身的實際情況制定了該所的《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設(shè)備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據(jù)項目內(nèi)容成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組和實施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項目的決策機構(gòu),組長由法人代表擔(dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項目實施方案制定、項目招投標(biāo)和人、財、物協(xié)調(diào)及項目驗收等重要事項決定。儀器設(shè)備實施小組組長由熟悉儀器設(shè)備的專家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財務(wù)管理實施小組組長由主管財務(wù)的所長擔(dān)任,成員由計財處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項目的經(jīng)費管理。

在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導(dǎo)的四級分級負(fù)責(zé)制,從而落實檔案管理體系。項目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長,負(fù)責(zé)項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)單位聯(lián)系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類、編號的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責(zé)任落實到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購的基本流程,即實施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購、招標(biāo)方案,申請設(shè)備進(jìn)口財政審批,委托中介公司進(jìn)行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購合同,進(jìn)口設(shè)備辦理進(jìn)口免稅,機電審批自動進(jìn)口許可,進(jìn)口報關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購協(xié)議,電子驗收單,項目驗收。國產(chǎn)設(shè)備公開招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據(jù)上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)單位檔案管理機構(gòu)針對招標(biāo)項目配備專人負(fù)責(zé)收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實到課題組,設(shè)置兼職檔案員,指定專人負(fù)責(zé)。進(jìn)而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標(biāo)單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設(shè)備采購進(jìn)程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓(xùn),參加設(shè)備開箱驗收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項目驗收活動。

在資料收集分類方面,根據(jù)項目執(zhí)行進(jìn)度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復(fù)文件、實施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進(jìn)口產(chǎn)品審批文件、會議紀(jì)要、來往函件等;招標(biāo)合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、購置合同、自動進(jìn)口許可證(商務(wù)部機電辦)、免稅證明、報關(guān)單等;政府采購供貨協(xié)議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識、配件目錄、安裝調(diào)試報告、大型設(shè)備試運行報告、測試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗收報告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務(wù)決算專項審計報告、項目總結(jié)、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會議及時寫紀(jì)要及時做保存。

3分類整理,歸存精細(xì)化

項目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進(jìn)行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復(fù)核把關(guān);專職檔案員按照項目檔案管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見,并指導(dǎo)項目檔案管理人員進(jìn)行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復(fù)在前,請示在后,批轉(zhuǎn)在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評標(biāo)文件資料,項目驗收資料,設(shè)備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調(diào)試報告等單獨組卷。整理,根據(jù)國家檔案管理要求結(jié)合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。

3•3文件質(zhì)量要求

原件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁碼編寫

按自然頁數(shù)編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫,避免空號和重號。

3•5編寫目錄擬寫標(biāo)題

按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫目錄。擬寫案卷標(biāo)題時,將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號依據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進(jìn)行全面復(fù)核無誤后,填寫封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點體會

4•1領(lǐng)導(dǎo)重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo),任何工作只要領(lǐng)導(dǎo)重視,認(rèn)真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責(zé)任制,確保每個環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓(xùn),資料收集“三勤”

在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn),要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進(jìn)行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標(biāo)、儀器設(shè)備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時間,又要明確違約責(zé)任,以保證檔案資料的真實完整。

篇6

首鋼總公司是首鋼集團(tuán)的核心企業(yè)，首鋼搬遷所需費用高達(dá)500多億元，涉及員工多達(dá)8萬余人，是迄今為止中國規(guī)模最大、最徹底的一項城市特大型國有企業(yè)搬遷工程。

大變革帶來大發(fā)展，機遇與挑戰(zhàn)并存，檔案工作如何做好服務(wù)，如何做到深層次的、快捷的、有效的服務(wù)是擺在首鋼檔案工作者面前的重大課題。

1．為搬遷做好服務(wù)。首鋼的搬遷工作，包括現(xiàn)有廠礦單位的改制、撤銷、部分保留，針對搬遷工作的內(nèi)容，檔案服務(wù)工作包括改制單位檔案歸屬的服務(wù)，撤銷機構(gòu)檔案移交的服務(wù)，保留單位檔案的管理服務(wù)，拆遷過程的歷史記錄歸檔服務(wù)等。

首鋼內(nèi)部單位重組改制是一項重要的改革措施，檔案處根據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》制發(fā)了《關(guān)于企業(yè)重組改制工作中加強檔案管理意見的通知》。文件規(guī)定以首鋼占有股權(quán)的比例來確定檔案的整體歸屬，首鋼股權(quán)在51%以上的單位，改制前后檔案不進(jìn)行移交，新單位成立后形成的檔案按新全宗進(jìn)行管理。文件還規(guī)定單位改制后，首鋼國有股權(quán)全部退出或大部分退出，其檔案處置辦法為：基建檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實體歸屬。產(chǎn)品、科研檔案(其中含有專利、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案)屬總公司項目的向檔案館移交；屬本單位項目的由改制單位自行管理。會計檔案按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行；法律、行政法規(guī)有特殊規(guī)定的，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定處理。生產(chǎn)技術(shù)管理類、經(jīng)營管理類檔案由改制單位與檔案館協(xié)商是否移交。黨群工作類、行政管理類檔案向首鋼檔案館移交永久、長期卷。人事檔案隨人員流向進(jìn)行歸屬。檔案業(yè)務(wù)關(guān)系劃轉(zhuǎn)屬地進(jìn)行管理，改制單位應(yīng)主動與上級檔案行政管理部門取得聯(lián)系。

撤銷機構(gòu)檔案移交的服務(wù)。此次首鋼搬遷涉及拆遷單位多，時間短，為做好服務(wù)工作，檔案處及時與規(guī)劃計劃部門取得聯(lián)系，了解和掌握搬遷進(jìn)度安排，通過年報合理安排館內(nèi)庫房，及時組織有關(guān)人員對須進(jìn)館檔案提前介入進(jìn)行移交指導(dǎo)，確保移交進(jìn)館檔案的質(zhì)量。撤銷單位主要移交黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)、科研、產(chǎn)品等類檔案，設(shè)備檔案隨設(shè)備拆遷劃轉(zhuǎn)，基建檔案視建筑物存、拆情況待定。

保留單位檔案管理的服務(wù)。根據(jù)搬遷方案，北京地區(qū)仍將保留房地產(chǎn)、高新技術(shù)、餐飲服務(wù)等行業(yè)和單位，這些單位檔案的管理仍將沿襲首鋼集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管的方法，檔案處將積極指導(dǎo)這些單位將強與相關(guān)行業(yè)主管單位的聯(lián)系，貫徹落實行業(yè)檔案管理規(guī)章制度。

重要檔案提前接收的服務(wù)。為進(jìn)一步加強核心技術(shù)檔案的管理工作，總公司檔案處對近10年共計71項保存在基層單位的科研、新產(chǎn)品檔案組織開展了接收，在開展機關(guān)檔案目錄計算機數(shù)據(jù)接收的基礎(chǔ)上，此次技術(shù)檔案接收將同時接收檔案目錄計算機數(shù)據(jù)、檔案案卷，并盡快完成文件掃描。

拆遷過程的歷史記錄歸檔服務(wù)。借鑒北京老城區(qū)搬遷改造的經(jīng)驗，首鋼搬遷將在注重文字記載資料歸檔的同時，對圖片記錄、影像記錄做好歸檔工作，力爭全面、翔實地記錄首鋼搬遷的歷史過程。檔案處將制定專門的搬遷專題檔案歸檔管理辦法，積極與規(guī)劃部門、宣傳部門密切協(xié)作，保證在第一時間、第一地點抓拍到珍貴的歷史場景，為首鋼搬遷留下美好的記憶。

為建設(shè)做好服務(wù)。首鋼新時期的建設(shè)主要分為北京地區(qū)的建設(shè)、曹妃甸地區(qū)的建設(shè)、其他地區(qū)的建設(shè)。為系統(tǒng)做好工程項目檔案的管理工作，檔案處編發(fā)了《首鋼建設(shè)項目(工程)檔案管理手冊》。公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，王青?？偨?jīng)理特為手冊寫序，希望各建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工、機關(guān)部廳、檔案部門等單位，都能夠站在“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的高度，充分認(rèn)識工程檔案工作的重要性，積極協(xié)調(diào)配合，采取各種措施，共同做好首鋼工程檔案工作。

2、創(chuàng)新檔案專業(yè)管理服務(wù)的新模式。首鋼的搬遷建設(shè)迎來了首鋼大變革的時期，大變革對首鋼檔案工作而言帶來了創(chuàng)新發(fā)展的新要求，總部經(jīng)濟(jì)檔案管理、跨地區(qū)為主的檔案管理等都是嶄新的課題，必須以創(chuàng)新的精神開展檔案管理各項工作。

經(jīng)過多年的調(diào)整，首鋼集團(tuán)的產(chǎn)業(yè)除鋼鐵業(yè)外還有電子機電業(yè)、建筑地產(chǎn)業(yè)和餐飲旅游服務(wù)業(yè)等。

在總部經(jīng)濟(jì)之外，首鋼集團(tuán)還有三大基地：唐山、山西和秘魯。其中，唐山的基地是鋼鐵制造中心，首鋼集團(tuán)的重心將往那轉(zhuǎn)移；山西基地在臨汾。三大基地檔案管理將實行首鋼集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與屬地管理相結(jié)合的方式，分別以曹妃甸新首鋼、臨汾焦煤公司、秘魯鐵礦為中心建設(shè)檔案部門，相對集中保管所屬單位的檔案?？绲貐^(qū)為主的新的企業(yè)管理模式，使首鋼檔案專業(yè)原有的檔案工作協(xié)作組管理方法有了更大的發(fā)揮作用的意義，原首鋼集團(tuán)所屬單位由總公司檔案處按照形成檔案特點，并考慮各單位的地理位置劃分組成的檔案工作協(xié)作組，并逐年圍繞檔案專業(yè)重點工作開展活動，這一方法對企業(yè)檔案管理人員數(shù)量偏少，集團(tuán)所屬單位相對分散，業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查容易不到位的現(xiàn)象是一種很好的緩解和彌補。

篇7

論文關(guān)鍵詞：基層；科技檔案；電力建設(shè)

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學(xué)技術(shù)文件材料。

一、電力建設(shè)項目檔案的特點和形成規(guī)律

電力建設(shè)項目按照工程建設(shè)性質(zhì)可分為新建工程、改建工程、擴(kuò)建工程和恢復(fù)建設(shè)工程。這些建設(shè)項目一般由多個單位工程組成。

電力建設(shè)項目檔案是指整個電力建設(shè)項目按照基本建設(shè)程序，一個工程從醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成投產(chǎn)的全過程中形成的、有保存價值的、應(yīng)該歸檔的文字、圖紙、圖表、計算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工和工程驗收的文件材料。由于大的電力基本建設(shè)項目從醞釀決策到竣工投產(chǎn)有著工程建設(shè)周期長、施工單位多、工程復(fù)雜和專業(yè)性強等特點，因此，記載和反映工程建設(shè)歷史全過程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長、專業(yè)復(fù)雜、成套性強和數(shù)量大的特點。而零星項目（如城農(nóng)網(wǎng)、縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程中的10kv及以下工程）則因為工期短、同時施工項目多、分散施工等特點，其記載和反映工程建設(shè)全過程的工程檔案，也就有著形成周期短需及時積累、整理材料、共用立項、審批文件和典型設(shè)計圖和數(shù)目多的特點。

電力建設(shè)項目檔案的形成，按照電力建設(shè)的基本程序一般分為三個階段。

一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項及審批文件、項目建議書及批復(fù)、項目評估、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計任務(wù)書、征用土地、紅線圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協(xié)議、工程和設(shè)備招投標(biāo)文件及施工現(xiàn)場的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊的形式存在。一般來說，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求。一個建設(shè)項目雖然從審批立項到開工需要較長的時間，來往文件較多，但只要有專人負(fù)責(zé)，把住收、發(fā)文件關(guān)，堅持文件的統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達(dá)到齊全完整要求的。

二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設(shè)計、開工報告、工程技術(shù)交底、施工記錄、施工圖及圖紙會審記錄、材質(zhì)證明、設(shè)備使用說明書、產(chǎn)品檢驗、工藝規(guī)程、出廠合格證、設(shè)計變更通知單、工程聯(lián)系單、驗評資料、質(zhì)量鑒定、隱蔽工程驗收記錄、事故處理報告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評級、工程質(zhì)量檢驗評級文件、施工技術(shù)總結(jié)、未完工程清單和工程項目的監(jiān)理、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、安全操作規(guī)程、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)準(zhǔn)備計劃、開停車方案、試生產(chǎn)和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現(xiàn)場辦公條件較為簡陋，設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試等多個單位現(xiàn)場工作，文件材料來源多，信息量大，給文件的收集帶來了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計算機軟盤、光盤等多種形式和載體，書寫材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應(yīng)的控制措施，認(rèn)真做好施工階段各類文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵，也是檔案人員工作的難點和重點。

三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質(zhì)量的評審材料、反映工程建設(shè)過程的現(xiàn)場聲像材料、工程竣工驗收鑒定書、竣工總結(jié)、竣工報告、工程決算報告、審計報告和環(huán)保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等單項驗收所形成的文件材料?？⒐るA段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個階段最為關(guān)鍵的工作是竣工圖的編制和編制質(zhì)量的審查工作，而竣工圖質(zhì)量的高低，主要是做到圖實相符。要做到這一點，一是要有完整準(zhǔn)確的更改通知單，二是工程監(jiān)理應(yīng)認(rèn)真做好對竣工圖的審查工作?？⒐D的編制應(yīng)嚴(yán)格按照國家和電力行業(yè)有關(guān)竣工圖的編制規(guī)定，按照不同的企業(yè)類別，分別由施工單位或設(shè)計單位進(jìn)行編制。

工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著不同的特點，但又與整個工程建設(shè)過程的基建程序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，只有收集到工程建設(shè)全過程的文件材料和圖紙，才能確保一個電力建設(shè)項目竣工檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

二、電力建設(shè)項目檔案工作的特點及原則

電力建設(shè)項目檔案工作是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設(shè)的進(jìn)程同步。

1.電力建設(shè)項目檔案工作的特點

（1）有特定的工作對象。一個具體工程的檔案管理。

（2）有特定的工作內(nèi)容。檢查、指導(dǎo)工程建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進(jìn)行建設(shè)項目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用。

（3）有特定的作用。為工程項目的可行性研究、立項審批、工程設(shè)計、施工管理、竣工驗收、質(zhì)量驗評、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)及投產(chǎn)后的生產(chǎn)和管理等各項工作提供依據(jù)、提供服務(wù)。而這種依據(jù)和服務(wù)所起的作用不僅體現(xiàn)在促進(jìn)工程項目及時投產(chǎn)、發(fā)揮投資效果方面，而且還延伸到整個工程交付使用后經(jīng)濟(jì)效益的充分發(fā)揮。

2.集中統(tǒng)一管理檔案是我國檔案工作的基本原則

電力基本建設(shè)周期長（或極短）、單位工程多、技術(shù)要求高、檔案數(shù)量大，因此，更應(yīng)該認(rèn)真貫徹落實《檔案法》和《檔案法實施辦法》。實行集中統(tǒng)一管理的原則，這是強化檔案管理工作，確保項目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須遵循的基本原則。

三、建設(shè)項目檔案工作目前存在的問題

近年來，由于國家對檔案管理的要求越來越高，特別是國家電力體制改革。廠網(wǎng)分開后，由于輸變電工程項目的建設(shè)相對于水、火電廠建設(shè)而言，受到投資少、建設(shè)周期短、電壓等級不同、施工隊伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設(shè)、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位對建設(shè)項目檔案管理不夠重視，電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的問題不斷暴露出來，影響到整個工程項目的驗收。

四、對基層科技檔案提出的建議

基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時期對檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時跟上社會發(fā)展，滿足新形式下對檔案管理的要求，建議對基層科技檔案工作從四個方面進(jìn)一步加強。

1.健全科技檔案的規(guī)章制度

近年來，隨著社會法制化進(jìn)程不斷地深入推進(jìn)，科技檔案在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的重要性越顯突出。隨著各界對科技檔案管理意識的增強，《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)庫（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規(guī)定相繼出臺，基層科技檔案工作應(yīng)抓住這一有利時機，結(jié)合工作實際情況，參照建立一整套切實可行的制度、辦法和具體實施細(xì)則，明確各級檔案管理責(zé)任，并加大對基層檔案管理貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權(quán)責(zé)分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結(jié)合工作實際情況，制訂了《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》、《技改、大修項目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》為例，在總則中規(guī)定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責(zé)中細(xì)化了相關(guān)單位的職責(zé)，如建設(shè)部門職責(zé)、辦公室（檔案）職責(zé)；把歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化并落實責(zé)任部門；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質(zhì)要求等。通過一段時間的執(zhí)行后，檔案工作已初見成效。

2.加大科技檔案管理的投入

科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。

“巧婦難做無米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿足要求的檔案庫房、閱覽室、辦公室以及必備的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機、復(fù)印機、攝影機、服務(wù)器等現(xiàn)代化管理設(shè)備，也包括滅火器材、空調(diào)機、去濕機、溫濕度測試儀、吸塵器、消毒殺蟲設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施。

配備足夠比例的檔案人員。在當(dāng)今快速發(fā)展的環(huán)境下，要充分認(rèn)識到人在檔案工作中的關(guān)鍵作用。造就具有良好政治素質(zhì)、多學(xué)科知識、掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案工作的需要。科技檔案包含的范圍廣，如電力企業(yè)科技檔案就包括電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)以及設(shè)備、儀器四大類。其中，電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度又包括電力系統(tǒng)運行、繼電保護(hù)、自動裝置、調(diào)度通訊等六類?？茖W(xué)技術(shù)研究包括調(diào)度通訊、自動化及供用電科研、架空線路、配電網(wǎng)科研、變電站科研、直流輸電線路科研等八類?；窘ㄔO(shè)包括調(diào)度自動化通訊工程、架空線路、配電網(wǎng)工程、電力電纜線路工程、變電站工程等八類。設(shè)備、儀器包括綜合設(shè)備、架空線路、配電網(wǎng)設(shè)備、電力電纜及檢測設(shè)備、變電站設(shè)備等八類。要做好如此多類別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識。因此，在配備基層檔案人員時，應(yīng)從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應(yīng)特別重視人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。為保證檔案工作的相對穩(wěn)定和工作連續(xù)性，不要隨意、頻繁調(diào)換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權(quán)利，特別是獎勵、晉升的權(quán)利，穩(wěn)定檔案工作人員隊伍。

3.加強對基層科技檔案人員的培訓(xùn)

對基層專（兼）職檔案人員上崗前實行上崗培訓(xùn)，上崗培訓(xùn)包括檔案職責(zé)范圍、檔案知識、計算機知識、檔案應(yīng)用系統(tǒng)知識等，經(jīng)考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合具體工作開展情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流、及時傳達(dá)檔案管理的相關(guān)文件和要求。開展繼續(xù)教育培訓(xùn)以跟上檔案工作發(fā)展的要求，不斷提高其檔案工作水平。

4.注重科技檔案的利用

科技檔案應(yīng)由過去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的作用。首先要轉(zhuǎn)變觀念，改變公眾對科技檔案工作不正確的認(rèn)識。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級人員的主動性，不斷提高科技檔案管理業(yè)務(wù)水平，采取多種形式，迅速、準(zhǔn)確地提供詳實的材料并做好相關(guān)記錄，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更好地為企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人提供檔案服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價值、地位、作用和意義。

基層科技檔案的利用一般比較簡單，主要表現(xiàn)在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協(xié)議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權(quán)威性對其提供的證據(jù)作用已引起公眾重視。它使企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織在保護(hù)自身合法權(quán)利的同時，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。二是通過規(guī)范、詳實的科技檔案利用，使相關(guān)工程項目提前竣工投產(chǎn)、設(shè)備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設(shè)備資料。三是工程設(shè)計中重復(fù)利用科技檔案，既節(jié)省設(shè)計工作量，而且經(jīng)重復(fù)利用的圖紙是經(jīng)實踐考驗過的，設(shè)計質(zhì)量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時，也大大提高了工程設(shè)計的效率，節(jié)約了工程設(shè)計的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業(yè)局的《利用科技檔案節(jié)約設(shè)計工作量創(chuàng)效益》就獲得了四川省開發(fā)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源成果評獎活動三等獎。針對這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據(jù)已往經(jīng)驗結(jié)合其實際情況，開通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規(guī)相違背的最好方式提供服務(wù)。

5.加強科技檔案的現(xiàn)代化管理

篇8

關(guān)鍵詞：境外企業(yè) 檔案 檔案管理

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業(yè)紛紛“走出去”，在境外開展業(yè)務(wù)、設(shè)立駐外機構(gòu)、建立海外子公司，從而產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。這些境外企業(yè)檔案是我國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業(yè)境外資產(chǎn)的重要組成部分。加強境外企業(yè)檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現(xiàn)實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業(yè)檔案管理研究文獻(xiàn)進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計與分析評述。

一、文獻(xiàn)統(tǒng)計分析

筆者于2012年7月22日，以中國知網(wǎng)（）的“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”、“中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”和“中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫”4大數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業(yè)檔案”、“海外企業(yè)檔案”、“跨國企業(yè)檔案”5個關(guān)鍵詞，分別進(jìn)行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關(guān)文獻(xiàn)33篇。

從文獻(xiàn)發(fā)表時間來看，1992年首次有人提出境外企業(yè)檔案管理的問題，2001年之前有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻(xiàn)較少，2001年中國加入世界貿(mào)易組織之后，相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預(yù)見，隨著我國企業(yè)“走出去”戰(zhàn)略的逐步推進(jìn)，有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻(xiàn)數(shù)量將呈快速上升的趨勢。

二、主要研究成果

（一）境外企業(yè)檔案的價值

學(xué)者們都認(rèn)識到，境外企業(yè)檔案作為一種原始憑證，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規(guī)避合同風(fēng)險時發(fā)揮著不可替代的作用。除此之外，一些學(xué)者還認(rèn)為：

第一，境外企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業(yè)參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的文化融合，還能為企業(yè)總部管理層決策提供重要依據(jù)。[2]

第二，境外企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。張斌指出，境外企業(yè)檔案“不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認(rèn)為，境外檔案是境外單位的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務(wù)國際化經(jīng)營上發(fā)揮著重要作用。[4]

第三，境外企業(yè)檔案對促進(jìn)我國境外企業(yè)的整體發(fā)展意義重大。李向群認(rèn)為，“加強境外企業(yè)檔案管理是加強境外資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，檔案工作對境外中央企業(yè)資產(chǎn)保值增值意義重大?！盵5]吳廣平認(rèn)為，管理好國有境外企業(yè)檔案，不僅是國有境外企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需要，也是國家政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。[6]

（二）境外企業(yè)檔案的特點

境外企業(yè)在資產(chǎn)屬性、經(jīng)營模式、管理方法等方面，與境內(nèi)企業(yè)相比存在諸多不同之處，相應(yīng)地作為境外企業(yè)活動伴生物的檔案也有著不同的特點：

第一，形成與保管的分散性。許多學(xué)者提到，跨國企業(yè)的境外企業(yè)或駐外機構(gòu)點多面廣，涉及多個國家、地區(qū)，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經(jīng)辦誰保管，甚至留存在個人手中。

第二，來源及內(nèi)容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認(rèn)為：境外企業(yè)在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內(nèi)主管機關(guān)的文件一般不發(fā)至境外企業(yè)，文件來源比較單一；在文件內(nèi)容上，主要以商貿(mào)往來文件為主，黨群類的文件較少。

第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業(yè)檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構(gòu)檔案材料語種復(fù)雜多樣，不僅僅有中文，還有相當(dāng)一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業(yè)境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]

（三）境外企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問題及原因

學(xué)者們認(rèn)為，目前我國境外企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內(nèi)檔案法規(guī)對境外企業(yè)檔案管理缺乏有效制約，境外企業(yè)檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案專業(yè)人才不足。境外企業(yè)檔案的知識產(chǎn)權(quán)歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學(xué)者們認(rèn)為主要在于以下幾個方面：

一是國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不健全。目前，我國已頒布的有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的部門規(guī)章或規(guī)范性文件主要有《關(guān)于加強境外投資、承包工程、設(shè)計咨詢科技合作和勞務(wù)合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易部1993年）、《關(guān)于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》（2009年證監(jiān)會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關(guān)的地方性法規(guī)制度，如《廣州市境外企業(yè)檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不夠健全，使得境外企業(yè)檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達(dá)宏認(rèn)為：“企業(yè)‘走出去’戰(zhàn)略實施后，境外國有企業(yè)檔案的監(jiān)管仍缺少明確的法律法規(guī)。我國的檔案法規(guī)中涉及到關(guān)于境外國有企業(yè)檔案管理的條款太少，且規(guī)定不甚明確?！盵12]

二是受所在國家或地區(qū)的法律限制。境外企業(yè)所在國家或地區(qū)對于企業(yè)檔案有著不同于國內(nèi)的法律規(guī)定，從而增加了境外企業(yè)檔案管理的復(fù)雜性。例如，郭潤華論及，英國規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務(wù)部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業(yè)財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規(guī)定，在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業(yè)自己決定；有的國家或地區(qū)規(guī)定企業(yè)形成的財會文件材料須交由當(dāng)?shù)芈蓭煒潜９?；香港地區(qū)的法律對有裝訂痕跡的證據(jù)材料是不承認(rèn)其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產(chǎn)生的會計檔案要按當(dāng)?shù)貒叶悇?wù)審計的要求而存放在境外，接受當(dāng)?shù)貒叶ㄆ诨虿欢ㄆ诘亩悇?wù)審計和稽查。[15]

三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設(shè)計基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業(yè)卻沒有認(rèn)識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識的流失以及國有資產(chǎn)的流失?！盵16]

四是跨區(qū)域、遠(yuǎn)距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認(rèn)為，由于距離遙遠(yuǎn)、境外企業(yè)駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)難以開展。張斌指出，跨區(qū)域是企業(yè)境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業(yè)的境外企業(yè)往往涉及多個國家或地區(qū)，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]

五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務(wù)簽證的嚴(yán)格限制，以及嚴(yán)峻的政治、安全風(fēng)險，同時為提高海外業(yè)務(wù)國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]

（四）加強境外企業(yè)檔案管理的策略

第一，強化檔案意識培養(yǎng)。鄧達(dá)宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業(yè)檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售的始終，貫徹到企業(yè)的檔案工作中。[21]任鳳仙認(rèn)為，要將檔案工作列入境外企業(yè)國內(nèi)主管單位舉辦的境外企業(yè)管理人員培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)工作應(yīng)重點提高境外企業(yè)專兼職檔案人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及語言素質(zhì)。[22]中石油檔案室認(rèn)為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓(xùn)工作成為培養(yǎng)員工檔案意識、規(guī)范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應(yīng)有計劃地實施檔案培訓(xùn)，對海外項目員工采取“普及”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案工作操作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。[24]

第二，完善檔案法規(guī)體系。吳廣平認(rèn)為，要加強對國有境外企業(yè)檔案管理的立法，以法律的規(guī)范約束國有境外企業(yè)檔案工作行為。[25]鄧達(dá)宏認(rèn)為，要分階段進(jìn)行立法，檔案行政管理部門要加強調(diào)研，研究新情況、新問題，搞好規(guī)劃、現(xiàn)行試點，制定地方關(guān)于境外國有企業(yè)檔案方面的規(guī)章制度。[26]

第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應(yīng)堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負(fù)責(zé)的運行機制；應(yīng)確立駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作由主管單位的檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督的原則。[27]許多學(xué)者提出，境外企業(yè)檔案管理應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)并與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任及經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。中石油明確了各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案業(yè)務(wù)管理職責(zé)，公司建立了以國內(nèi)總部檔案室、海外單位檔案機構(gòu)為業(yè)務(wù)管理主線，以各專業(yè)系統(tǒng)和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。[28]中國交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)定由駐外辦事處總經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構(gòu)工程項目歸檔情況作為年終獎金發(fā)放的依據(jù)之一。[29]中原油田對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易總公司規(guī)定，項目經(jīng)理為境外項目檔案管理的第一責(zé)任人，實行檔案“一票否決”權(quán)，將檔案歸檔情況與項目經(jīng)理工作業(yè)績和經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。[30]

第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內(nèi)容加入到對下屬境外企業(yè)的內(nèi)部審計工作中。[31]宋瑩認(rèn)為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制’是最好的辦法，以項目經(jīng)理為主，如何操作則由其根據(jù)工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理?！盵32]許多企業(yè)針對境外企業(yè)檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規(guī)章制度。例如，中原油田對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易總公司修訂了《關(guān)于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業(yè)（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發(fā)有限公司制定了《關(guān)于加強海外檔案管理工作的意見》《關(guān)于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細(xì)則》和《中國石油海外勘探開發(fā)公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設(shè)集團(tuán)制定了《駐外機構(gòu)工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]

第五，創(chuàng)新檔案管理機構(gòu)。一者建立信息中心。鄧達(dá)宏認(rèn)為：“境外國有企業(yè)應(yīng)建立起檔案信息資料中心，統(tǒng)一、動態(tài)地管理本企業(yè)的文件信息，并定期地傳送給境內(nèi)企業(yè)總部，以便總部的監(jiān)督?！盵36]任鳳仙認(rèn)為，要以企業(yè)檔案工作為依托，成立海外市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)搜集情報，提供咨詢服務(wù)。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當(dāng)?shù)匦抛u度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構(gòu)代為保存?！盵38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認(rèn)為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務(wù)性的檔案托管機構(gòu)保管企業(yè)檔案資源。

第六，應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)。境外機構(gòu)與境內(nèi)機構(gòu)相距遙遠(yuǎn)，使得境內(nèi)母公司對境外子公司的指導(dǎo)和監(jiān)督比較困難，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區(qū)的中央企業(yè)的檔案工作進(jìn)行調(diào)研后，認(rèn)為要“確立中央企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息化的關(guān)系，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，通過技術(shù)手段推動境外中央企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和制度化?！盵41]中國中化集團(tuán)公司在集團(tuán)公司 IT 部的支持下，通過全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內(nèi)外機構(gòu)的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識等方面的內(nèi)容，并與集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。[42]中國石油海外勘探開發(fā)公司總部機關(guān)搭建了檔案資源管理遠(yuǎn)程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統(tǒng)，各境外單位可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程把數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理。[43]中原油田外經(jīng)貿(mào)總公司的檔案人員用內(nèi)部管理系統(tǒng)登錄公司網(wǎng)站，在“業(yè)務(wù)往來”中對境外公司進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。[44]

第七，多種收集方法相結(jié)合。田巧玲認(rèn)為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內(nèi)主管部門移交當(dāng)年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應(yīng)將復(fù)印件或備份件報國內(nèi)主管部門統(tǒng)一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認(rèn)為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結(jié)合的辦法進(jìn)行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質(zhì)文件進(jìn)行接收。[46]楊琦認(rèn)為，對于境外企業(yè)檔案的管理，要有適當(dāng)?shù)撵`活性，重點要求境外企業(yè)做到重要文件，如企業(yè)注冊登記、業(yè)務(wù)檔案、法律文書、合同協(xié)議、資產(chǎn)權(quán)屬證明、業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)的批準(zhǔn)文件等重要文件予以歸檔。[47]

三、總體評價

（一）研究不足

總體上，國內(nèi)在本領(lǐng)域已取得一定成果，但仍存在如下不足：

第一，視野高度不夠。多數(shù)學(xué)者僅從企業(yè)檔案部門的自身業(yè)務(wù)或者從本行業(yè)，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發(fā)，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務(wù)企業(yè)整體經(jīng)營戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展的角度出發(fā)進(jìn)行研究；亦未能順應(yīng)全球化趨勢，從國家推進(jìn)“走出去”的戰(zhàn)略高度出發(fā)，立足于維護(hù)國家與企業(yè)權(quán)益和安全進(jìn)行審視。

第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題和應(yīng)對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學(xué)有效的境外檔案管理體系。

第三，思想理念陳舊。多數(shù)學(xué)者未運用現(xiàn)代檔案管理理論來指導(dǎo)實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學(xué)理論分析新出現(xiàn)的境外企業(yè)檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。

（二）研究方向

筆者認(rèn)為，將來可從著重以下幾個方面進(jìn)行探索：

第一，加強境外國家或地區(qū)企業(yè)檔案法律研究。跨國企業(yè)檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區(qū)的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區(qū)的檔案法律。因此，我國應(yīng)加強對“走出去”的重點國家或地區(qū)檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區(qū)對于其管轄范圍內(nèi)企業(yè)的檔案管理有哪些具體的規(guī)定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。

第二，運用先進(jìn)的管理理念。應(yīng)該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業(yè)檔案作為企業(yè)核心信息資源、重要知識資產(chǎn)，作為內(nèi)部控制、國有資產(chǎn)監(jiān)管重要工具的角度出發(fā)開展研究。

第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領(lǐng)域內(nèi)宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業(yè)“走出去”的重點國家或地區(qū)的幾家具有代表性的境外企業(yè)作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業(yè)檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進(jìn)而探索我國如何建立境外企業(yè)檔案管理體系。

本文為國家社會科學(xué)基金項目“國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究”（批準(zhǔn)號：12CTQ036）階段性研究成果之一。

注釋：

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[2]羅亞利.跨國企業(yè)檔案的價值體現(xiàn)[J].浙江檔案，2012（2）：64.

[3][16][19][38]張斌.企業(yè)境外檔案的跨區(qū)域和跨文化管理[J].檔案管理， 2008（3）：13-15.

[5][41] 李向群.港澳地區(qū)中央企業(yè)檔案工作調(diào)研報告[J].機電兵船檔案，2011（4）：10-11.

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[7]高衍. 談境外企業(yè)檔案工作[J]. 中國檔案，1993，（6）.

[8][10][13][27]郭潤華.企業(yè)境外機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對策[J].北京檔案，2011（7）：31-33.

[9]林阿娜.淺談境外企業(yè)的檔案工作[J].山西檔案，1995（5）：34-35.

[12][21][26][36]鄧達(dá)宏.新“走出去”戰(zhàn)略下境外國有企業(yè)檔案監(jiān)管工作探略[J].蘭臺世界，2006（1）：14-16.

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[17]王勤.不應(yīng)忽視境外企業(yè)的檔案管理[J].上海檔案，2010（11）：32-33.

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[24][28][34][43]潘艷敏，楊松萍，唐振華.跨國企業(yè)檔案管理的探索與實踐[J].中國檔案，2011（5）：54-55.

[25]吳廣平.論國有境外企業(yè)檔案的管理[J].中國檔案，2003（12）：24-25.

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[45]田巧玲.如何做好有天境外項目檔案工作[J].檔案管理，2009（5）：80.

篇9

20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)(以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu))，管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。

第三條本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。

第五條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。

第六條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或年度險種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時進(jìn)行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。

第十一條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

第十二條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。

未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：

(一) 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

篇10

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，任務(wù)明確

同志曾指出“檔案工作是各項工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們是要負(fù)歷史責(zé)任的”、“我對檔案工作重要認(rèn)識的加深，是從市政建設(shè)中的管道問題開始的”。馬鞍山市的各屆領(lǐng)導(dǎo)也對城建檔案工作，尤其是城市管網(wǎng)檔案管理工作十分重視，早在1983年市領(lǐng)導(dǎo)就兩次參加了市建委、檔案局聯(lián)合召開的城建檔案工作會議，并在會上明確強調(diào)“城市要實行科學(xué)管理，管網(wǎng)搞不清怎么行，三年不行，五年行不行？我們在兩年內(nèi)能否理個頭緒出來。”為此市政府專門頒發(fā)文件，下達(dá)了主要管網(wǎng)單位補測補繪任務(wù)，對做好補測補繪資料整理、歸檔等工作提出了具體要求，責(zé)任到單位領(lǐng)導(dǎo)，并規(guī)定了完成任務(wù)的期限。從此，馬鞍山市的管網(wǎng)管理工作開始逐步走上正軌。接到市政府下達(dá)的任務(wù)，市煤氣公司、自來水公司、郵電局和馬鋼自控所、動力廠等有關(guān)單位立即進(jìn)行布置，制定計劃，并付諸實施。為進(jìn)一步推動這項工作的開展，市政府又于1984年10月19日在市煤氣公司召開了全市管網(wǎng)補測補繪現(xiàn)場匯報會，檢查文件貫徹落實情況和主要管網(wǎng)單位半年來工作開展情況。會上市領(lǐng)導(dǎo)肯定了煤氣公司管網(wǎng)補測補繪的經(jīng)驗，并對各單位的工作再次提出了具體要求和希望。1985年11月省建設(shè)廳、省檔案局還專門在我市召開了全省城市管網(wǎng)檔案管理工作會議，對我市開展管網(wǎng)補測補繪，給予高度評價。從而，有力地推動了我市管網(wǎng)檔案管理工作的開展。

二、確立城市規(guī)劃的權(quán)威性，

做到審批一支筆，管理一盤棋

城市規(guī)劃既要加強和改善對全市有影響的給排水、供熱、煤氣、通訊、人防和供電等主要管網(wǎng)的宏觀管理，也要注意各住宅小區(qū)和單位內(nèi)部的支線、支管的微觀管理。凡在我市行政區(qū)域內(nèi)興建的各項管線工程（包括坑道工程），無論中央和省屬單位等都應(yīng)按市規(guī)劃局做出的統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局地上地下管線工程，城市建設(shè)部門和負(fù)責(zé)該項工程的建設(shè)單位嚴(yán)格按照先地下、后地上的原則，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、組織施工。不斷提高管網(wǎng)檔案的準(zhǔn)確性，各管網(wǎng)單位對于地面構(gòu)筑物的變化，地下管網(wǎng)調(diào)整以及實際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的錯漏，要隨時糾正，力求管網(wǎng)檔案與實際相符。要盡快將管網(wǎng)竣工圖標(biāo)到1/1000市航測新地形圖紙上，統(tǒng)一將相對位置，修正為坐標(biāo)位置，絕對高程，加快全市綜合管網(wǎng)圖的繪制。

三、管網(wǎng)檔案管理要逐步做到

制度化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化

管網(wǎng)管理爭取做到一路一卡，既要有比較詳細(xì)的1/1000的管網(wǎng)拼圖，又要有1/10000管網(wǎng)概況圖。在各種數(shù)據(jù)調(diào)查準(zhǔn)確后，推廣應(yīng)用縮微、錄像、電子計算機等現(xiàn)代化新技術(shù)，把管網(wǎng)管理工作提高到一個新的水平。還要根據(jù)我市的實際情況，制定《馬鞍山市城市管線工程管理辦法》、《實行建設(shè)工程規(guī)劃審批前查詢城建檔案制度》，對不按章辦事，亂破馬路，亂接管網(wǎng)，應(yīng)加倍處罰，由此而造成的損失，由責(zé)任單位承擔(dān)，情節(jié)嚴(yán)重者，追究個人責(zé)任。確保我市建設(shè)工程不受損壞，保證城市建設(shè)和城市生產(chǎn)、人民生活的正常進(jìn)行，保護(hù)建設(shè)工程所有者、使用者的合法權(quán)益，使管網(wǎng)管理工作逐步做到法制化。認(rèn)真貫徹落實《安徽省城市建設(shè)檔案管理辦法》和《馬鞍山市城市建設(shè)檔案管理試行辦法》，充分運用經(jīng)濟(jì)的、行政的、法律的手段來確保管網(wǎng)竣工檔案及時交城建檔案館歸檔。對凡列入基建計劃項目管網(wǎng)工程，沒有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的管網(wǎng)竣工檔案，不能評為全優(yōu)工程，不得驗收。

四、堅持集中統(tǒng)一管理的原則，

積極做好管網(wǎng)檔案的歸檔利用

1. 分級管理，多套制保存，做好城市管網(wǎng)檔案的歸檔工作。考慮城市的開發(fā)開放，經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展，以及戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害等因素，一個城市必須要有一套較完整、準(zhǔn)確的管網(wǎng)檔案。全市主要管網(wǎng)單位經(jīng)過補測補繪建立健全的管網(wǎng)測繪資料，進(jìn)行復(fù)核、整理后，首先，將管網(wǎng)檔案交本單位檔案室立卷歸檔，保證管網(wǎng)檔案齊全，完整、準(zhǔn)確。其次，按要求及時向市城建檔案館移交一套，實行多套制保存，并形成制度。市煤氣公司、自來水公司、郵電局等單位檔案室還要按規(guī)定將每年新鋪設(shè)的煤氣、給水、電訊等管線改建和擴(kuò)建的管網(wǎng)竣工圖移交一套給市城建檔案館保存。現(xiàn)在有的單位保存了部分管網(wǎng)檔案，視其為本單位資本，而不把它看成是國家的財富，不愿意集中歸檔，這是不對的。

2. 積極做好管網(wǎng)檔案的開發(fā)利用。馬鞍山市城建檔案館是接收和保管城市管網(wǎng)檔案的重要基地，對管網(wǎng)檔案管理應(yīng)從封閉型向開放型、從保管型向智能型轉(zhuǎn)化，主動提供利用。該館自1992年以來主動將《城市地下管網(wǎng)檔案目錄》送一份給市規(guī)劃局，為規(guī)劃部門提供第一手城市地下管網(wǎng)檔案材料，積極為城市規(guī)劃管理服務(wù)。

同時，該館正在逐步實現(xiàn)管網(wǎng)檔案工作的重心從傳統(tǒng)的實體管理向管網(wǎng)檔案信息開發(fā)加工轉(zhuǎn)移。開發(fā)城市管網(wǎng)檔案信息資源，掌握城市建設(shè)動態(tài)，正確地處理保密與利用的關(guān)系，編制出管網(wǎng)檔案各種各區(qū)域、容量、分布和綜合專題目錄介紹等等，提供領(lǐng)導(dǎo)決策，為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。