導語：如何才能寫好一篇機關檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1檔案員隊伍建設十分薄弱

當前，縣級機關往往安排即將退休的老同志或剛入職的年輕人擔任檔案員，檔案員年齡呈現(xiàn)“兩頭化”趨勢。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動鉆研業(yè)務知識；剛入職的年輕人缺乏工作經(jīng)驗，且大多不具有檔案學專業(yè)背景，開展工作困難重重。大多數(shù)單位缺乏開展檔案工作“傳幫帶”機制，檔案工作質(zhì)量難以保證；少數(shù)單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔檔案保管員的工作，不能勝任新時期機關檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。

1.2檔案信息資源開發(fā)利用水平低下

當前，機關單位檔案信息資源以提供本單位內(nèi)部利用為主，一般不對外公開提供利用，檔案面向全社會提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開發(fā)利用，使得檔案的價值難以得到充分體現(xiàn)，檔案工作的重要性也無法體現(xiàn)。

1.3檔案庫房和設施設備浪費嚴重

以舟山市普陀區(qū)為例，全區(qū)在商務中心集中辦公的機關單位有51家，每家單位都設置了檔案庫房，并配備了空調(diào)、去濕機等檔案工作設施設備。然而，各單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量普遍較少，庫藏檔案存放量占庫房面積的一半還不到，檔案設施設備的使用率也較低，存在嚴重的資源浪費現(xiàn)象。

2改革縣級機關檔案管理體制的若干設想

2.1改革檔案管理機構

改革傳統(tǒng)的各機關綜合檔案室門戶獨立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機構編制的實體機構統(tǒng)一管理機關檔案工作，即把縣級機關綜合檔案室整編起來，成立機關文件檔案管理機構，可暫命名為“機關文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級檔案行政部門領導的獨立機構，其工作職能是貫徹執(zhí)行有關法律法規(guī)和國家有關方針政策，建立健全單位檔案工作規(guī)章制度，指導各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統(tǒng)一管理各單位形成的檔案，并按規(guī)定向國家檔案館移交。

2.2改革檔案管理機制

建立機關文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理機制并沒有將文件材料的前端監(jiān)控涵蓋進去。事實上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標準規(guī)范、組成是否齊全完整，將會直接影響到檔案的齊全完整與規(guī)范管理。為此，需改革傳統(tǒng)的文件檔案收集整理和保管模式，實現(xiàn)機關檔案由傳統(tǒng)的后端收集整理保管變?yōu)榍岸吮O(jiān)控和后端保管同步進行，真正實現(xiàn)文檔管理一體化。

2.3建立檔案信息資源共享與利用制度

建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息一體化的目標；建立中心現(xiàn)行文件和檔案信息資源開發(fā)利用制度，整合現(xiàn)有室藏檔案信息資源，利用檔案數(shù)字化成果，最大限度地向各機關單位和全社會提供現(xiàn)行文件和檔案信息資源利用服務，全面提升檔案工作的社會地位。

2.4改革檔案員管理體制

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關鍵詞：檔案；記載；創(chuàng)新

檔案管理工作是機關重點工作之一，繁瑣復雜，需要在創(chuàng)新上下功夫。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓創(chuàng)新，提高機關檔案管理水平，促進機關檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在機關中不可替代的地位。近幾年來，機關的檔案取得了可喜得成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進，現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用，我國機關的檔案管理工作也發(fā)生啦很大的變化，做為傳統(tǒng)文獻的機關檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。

1 檔案管理工作的“軟件”創(chuàng)新

機關檔案管理的研究工作可以在多個方向和角度上展開，如果從檔案管理與基礎建設之間的關系層面上說，我們可以把檔案建設分為“硬件”和“軟件”兩大類。就前者而言，主要指的是檔案館舍、資料設備、計算機網(wǎng)絡、配置設施等基礎設施建設。就后者而言，又可以分為兩個方面，其一是就檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作能力等等，其二是就檔案管理在整個機關工作中的影響力、輻射力和創(chuàng)造力而言的，主要指的是檔案管理為實踐工作提供了具w的幫助、支持和促進作用，樹立良好的機關部門形象，提升機關的影響力等等。從理論上說，機關檔案管理建設中的硬件和軟件具有同等重要的作用，二者不可偏廢，一般而言，硬件是軟件的基礎，軟件是硬件的目的。但是，長期以來，在檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向，一個非常普遍的例子是，在檔案管理部門更重視硬件設施建設，普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力，這些固然是檔案管理發(fā)展所必需的，但是，由此忽視了軟件建設，則對于檔案管理發(fā)展無疑是有害的。

按照美國學者約瑟夫?奈的軟實力理論，一個國家或地區(qū)僅僅依靠經(jīng)濟、科技、資源等“硬實力”建設，很難在未來競爭中勝出，未來的國家或區(qū)域經(jīng)濟的競爭主要手段在于文化教育、意識形態(tài)、制度觀點等等“軟實力”。雖然這個思想最初產(chǎn)生于國際政治關系領域，但是，由于其對于文化教育重要性的深刻認識，特別是對于各個學科領域具有的普遍的借鑒意義或者說普適性原則，因而迅速被國內(nèi)各個學科領域吸收和借鑒，這一點已經(jīng)被學界所公認。同樣，對于機關檔案管理工作而言，我們也可以而且應該充分借鑒他的軟實力發(fā)展戰(zhàn)略思想，認識到檔案管理中的軟件建設所具有的不可替代的作用，以及在檔案管理工作領域未來發(fā)展中的前瞻性?；诖?，我們可以把檔案管理建設中的“軟件”，稱之為一種“軟實力”，而檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新，就可以被表述為“軟件”的創(chuàng)新。

那么，就檔案管理的“軟件”建設而言，如何實現(xiàn)在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新呢？筆者認為，根據(jù)我國檔案管理的客觀情況，至少可以在如下兩個方面進行創(chuàng)新：其一，在檔案管理人員的文化素養(yǎng)提升上，改變當前“一單、兩低、兩缺”的管理現(xiàn)狀，即檔案管理人員知識結構單一，業(yè)務素質(zhì)偏低、工作積極性偏低；缺乏復合型管理人才、缺乏對其針對性的培訓指導。造成這種狀況的原因固然是多方面的，但是，檔案管理者認識觀念上偏好“硬實力”、輕視“軟實力”的誤區(qū)有不可推卸的責任。針對這種狀況，在文化軟實力發(fā)展戰(zhàn)略下，亟待實現(xiàn)檔案館工作人員文化素質(zhì)的提升。在用人機制上，應該加強引進高素質(zhì)人員，而且，針對現(xiàn)有人員素質(zhì)的低下，加強針對性的業(yè)務培訓，尤其是加強對人員成為知識型、復合型人才的培養(yǎng)。其二，在檔案管理工作的形象提升上，亟待實現(xiàn)檔案館從“養(yǎng)老院”、“清水衙門”向?qū)I(yè)教育平臺的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。這需要機關檔案管理部門改變傳統(tǒng)工作思路，積極把檔案工作與機關整體工作聯(lián)系起來，除了保存職工檔案這一基本工作之外，還應該擴寬工作思路，創(chuàng)造檔案館舍為企業(yè)服務的新型知識平臺，以此改變?nèi)w職工心目中檔案管理工作專門為安排家屬工作的養(yǎng)老院形象，以此提升檔案管理部門以及整個機關的文化軟實力。

2 從保存守護職能向開放職能的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)管理觀念中，檔案管理工作的主要內(nèi)容在于如何保存、保護重要資料。相對于機關要處理各種繁雜的日常工作而言，二者的本質(zhì)區(qū)別在于，檔案部門偏重于被動性的保護和收藏，而整個機關工作則偏重于主動性的解決問題。在文化軟實力戰(zhàn)略上升為全球性潮流之后，企業(yè)檔案管理職能中的被動性收藏保護工作面臨著向主動性教育轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新任務。

在這個意義上，機關檔案管理工作的文化軟實力提升，可以被表述為吸引力的提升。而在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作無疑是缺乏吸引力的，導致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性質(zhì)的枯燥乏味，但是，還與機關檔案工作被人為地與機關工作割裂有直接的關系。簡言之，一旦實現(xiàn)了讓檔案管理部門成為機關職工的“第二課堂”，檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個機關部門工作中，并且為全體員工提供教育實踐中獲得巨大的吸引力、影響力，從而提升文化軟實力。具體來說，就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理職能的不斷延伸和擴展，甚至向承擔某些文獻資料查找、信息處理等任務的方向積極發(fā)展，或者創(chuàng)造條件為企業(yè)日常工作實踐服務。例如，檔案管理部門除了為開設員工開設檔案管理、檔案保護、檔案查詢等教學內(nèi)容之外，可以把檔案館舍作為員工參與實踐的基地，特別是對于承擔文獻資料查詢、信息傳播、通訊宣傳等工作任務的員工而言，充分利用檔案部門這個教育平臺，為培養(yǎng)和提升員工綜合文化素質(zhì)和多種實踐能力，無疑是一個非常寶貴的機會。當然，最重要的作用還不在于此，就文化軟實力的影響力和吸附力因素來看，檔案管理工作積極參與、融入到企業(yè)日常工作中，就會增加自身對于全體員工的吸引力和影響力，這對于改善檔案管理部門與企業(yè)其他各個部門之間的疏遠冷漠關系，無疑是具有十分積極的現(xiàn)實意義。

3 管理方式創(chuàng)新

通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)和利用。

機關檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新，并不僅僅局限于上文所說的三個方面，但是，就當前我國機關檔案管理工作中存在的主要問題而言，在檔案管理的“軟件”創(chuàng)新上，以及從保存守護職能向?qū)ν忾_放的職能轉(zhuǎn)型，無疑是最基本的文化軟實力提升之策，其不僅對于提升檔案管理部門的文化軟實力，也對于整個機關的文化軟實力，都將發(fā)揮重要的意義，這正是筆者以此為選題進行研究的現(xiàn)實意義。 總之，檔案工作者應該不斷的更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化。

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機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。自1983年《機關檔案工作條例》以來，機關檔案工作取得了輝煌的業(yè)績，縣級機關檔案工作也取得了長足的進步。以西部地區(qū)某縣為例，該縣各機關共設立了檔案室65個，其中59個實行了目標管理，達標率為90．8％，機關檔案工作處于“小而全”的管理模式，達標后檔案工作滑坡現(xiàn)象較為突出，在實際工作中存在著不少問題。

1．檔案服務意識薄弱，檔案信息開發(fā)利用工作開展不力

按照1987年的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的規(guī)定，機關檔案工作的基本任務如下：1．對機關各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導； 2．作為集中統(tǒng)一管理機關各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務；3．在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機關對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導； 4．按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案；5．辦理領導交辦的其他有關的檔案業(yè)務工作①。然而在實際工作中大部分機關檔案室僅僅只是發(fā)揮了歸檔和保管兩項職能，機關檔案工作人員對檔案工作的服務主題認識不足，只是開展了簡單的借閱工作，工作很被動。此外，由于各機關檔案室處于獨立保管狀態(tài)，檔案管理分散，檔案信息資源的開發(fā)利用一般只局限于本單位，外界沒有機會利用，檔案信息利用率十分低下。仍以某縣為例，2003年該縣機關檔案室共保存檔案35096卷，本年度利用檔案2502卷，檔案利用率僅為7．1％。

2．檔案接收滯后，機關檔案室?guī)炜蛧乐乇瑵M

根據(jù)有關規(guī)定，永久和長期保存的機關檔案，要在立檔單位檔案室保存10年后才能向縣級檔案館移交。但在通常情況下，機關工作利用較為頻繁的是形成5年以內(nèi)的檔案材料，其余檔案長期處于閑置狀況，不僅造成機關檔案室?guī)烊莸膰乐乇瑵M(如某縣2003年機關檔案室所保存的永久、長期檔案就多達8382卷之巨)，還導致檔案人員對這部分檔案管理工作的忽視。

3．機關檔案人員結構不合理

機關檔案人力資源狀況決定著機關檔案管理水平的好壞，縣級機關地處城鄉(xiāng)結合帶，具有城市和農(nóng)村的兩重特點，其人力資源結構呈現(xiàn)著明顯的“三多二少”現(xiàn)象。

“三多”是指縣級機關檔案人員中女性多、中青年多、非檔案專業(yè)學歷人員多?！岸佟笔侵缚h級機關檔案人員中高學歷人員少、檔案專職人員少。

4．受縣級機關經(jīng)費緊張、辦公條件差等因素影響，檔案設施欠缺，保管條件差

現(xiàn)實情況下縣級機關有限的財力和辦公條件不可能有過多的房屋單獨作為檔案專用庫房，它們多與貯藏室合并使用，相當一部分單位只能設立單獨的檔案柜，而檔案“八防”工作所需的檔案保護設施也屈指可數(shù)。如某縣機關檔案室共有辦公用房1224．8平方米，其中80％是一室多用，雖然擁有溫濕度計48個、去濕機6臺、滅火器55個等設施，但并不能滿足檔案保護工作的需要，加之部分檔案人員責任心不強，相當一部分設施閑置。這些不僅造成檔案保管條件差，還使本來就有限的財力和物資遭到浪費。

5．機關檔案人員更換頻繁，文件材料收集不及時，檔案工作仍處于手工管理階段

縣級機關檔案人員身兼多職，不能夠及時、全面地收集文件，加之檔案人員更換頻繁，檔案業(yè)務部門的培訓無法跟上，相當一部分新任檔案人員不能獨立按質(zhì)完成案卷整理工作，盡管《歸檔文件整理規(guī)則》施行后，這一問題得到一定解決，但相當數(shù)量的縣級機關檔案工作基本上仍處于手工整理、手工抄寫目錄、手工調(diào)控溫濕度等手工管理階段。

二、建立縣級機關檔案管理中心的必要性和可行性

1．建立縣級機關檔案管理中心的必要性

(1)符合檔案工作均衡發(fā)展的需求。檔案工作是一個“非均衡發(fā)展均衡發(fā)展非均衡發(fā)展均衡發(fā)展”的循環(huán)過程，其最終目標是實現(xiàn)檔案工作的全面均衡發(fā)展。目前縣級機關因職權不同，財力分配差異較大，導致了檔案工作各項投入的差異。建立機關檔案管理中心可以最大限度實現(xiàn)檔案軟硬件資源的共享，促進機關檔案工作的均衡發(fā)展。

(2)符合檔案管理專業(yè)化、服務社會化的需求。檔案管理專業(yè)化、服務社會化是當今社會機關檔案管理工作的必然趨勢。以專業(yè)化的隊伍，先進的管理技術和手段，實現(xiàn)機關檔案服務工作現(xiàn)代化，對于縣級各機關粗放式的檔案管理方式，其困難程度不言而喻。建立縣級機關檔案管理中心或許是解決這一問題的最佳途徑。

(3)符合檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化發(fā)展趨勢的需求。無論是檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡化，還是社會化的發(fā)展趨勢，其基礎都是必須擁有強大的檔案信息資源作為支撐。而現(xiàn)行的機關檔案管理工作中存在的檔案移交滯后和手工管理等問題在很大程度上制約了檔案館的發(fā)展。如果要求縣級各機關都配備檔案專業(yè)軟件開展檔案管理工作，在現(xiàn)行財力狀況下也是不切實際的，建立縣級機關檔案管理中心，這一難題就迎刃而解了。

2．建立縣級機關檔案管理中心的可行性

縣級機關檔案管理中心作為一個機關檔案管理的專業(yè)機構，它的建立有利于機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范標準的推廣執(zhí)行和管理；有利于加強各機關檔案工作的均衡發(fā)展；有利于整合現(xiàn)有資源，改善縣級機關檔案管理軟硬件條件；有利于縣級綜合檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化發(fā)展目標的實現(xiàn)，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的共享；有利于克服現(xiàn)階段縣級現(xiàn)行文件閱覽中心普遍存在的現(xiàn)行文件時效性、有效性差，現(xiàn)行文件移交滯后，重復收入等問題。綜上所述，建立縣級機關檔案管理中心切實可行。

三、縣級機關檔案管理中心的定位

1．縣級機關檔案管理中心的性質(zhì)

縣級機關檔案管理中心是介于縣級國家綜合檔案館和各機關之間的過渡性檔案管理機構，是服務于機關工作的管理實體，管理著各機關未到進館年限的檔案?？h級機關檔案管理中心可因地制宜地設在綜合檔案館內(nèi)，為縣檔案局直接管理的下屬機構。

2．縣級機關檔案管理中心的任務

縣級機關檔案管理中心負責對縣轄各機關形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的未到期進館的檔案進行集中統(tǒng)一保管和提供利用，并實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。與此同時，還可以視實際情況開展檔案整理、檔案價值評估、檔案業(yè)務咨詢、檔案技術服務、檔案寄存保管等工作。

3．縣級機關檔案管理中心的優(yōu)點

縣級機關檔案管理中心的優(yōu)點：一是縣級機關檔案管理中心人員相對穩(wěn)定，專業(yè)性和專職性較強，便于機關檔案工作的長效管理，同時大大減輕了縣級檔案局基礎業(yè)務培訓工作的強度。二是符合精簡、高效、統(tǒng)一原則，實現(xiàn)資源的有效配置。建立縣級機關檔案管理中心，各機關檔案室可自然撤銷，緩解了機關辦公用房壓力，各機關檔案人員的工作量也可大大減少。同時實行各機關檔案的集中統(tǒng)一管理，既可避免領導認識、財力投入、檔案人員素質(zhì)等對檔案工作的影響，又可將財力分散投入轉(zhuǎn)為集中投入，從根本上實現(xiàn)檔案軟硬件設施的有效配置，使之實現(xiàn)效益最大化。三是符合檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢，最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的共享?？h級機關檔案管理中心可利用計算機等現(xiàn)代化管理手段，對各機關產(chǎn)生的檔案信息進行分析、綜合、歸納、提煉，建立檔案信息庫，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，最大限度實現(xiàn)共享，從而為檔案編研、經(jīng)濟社會建設等提供有效服務。

注釋：

①《機關檔案工作建設規(guī)范》，《檔案工作政策法規(guī)選編》第93頁

參考文獻：

1．張希功，檔案館利用服務工作分析，《中國檔案》2003年第1期

2．王志才，檔案館的功能與發(fā)展趨勢，《中國檔案》2003年第12期

3．郭紅解，開放、親民、文化、服務――未來城市檔案館的發(fā)展方向，《中國檔案》2004年第8期

4．鄧小軍，市場需要文檔管理業(yè)務――訪上海信安達檔案文件管理有限公司。《中國檔案》2004年第10期

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1進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發(fā)展的良好環(huán)境

電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創(chuàng)新意識和前瞻意識，按電子政務建設的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標準和電子文件形成、運轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設計原則；二要樹立市場意識，根據(jù)現(xiàn)狀，預測未來信息市場經(jīng)濟的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫”建設中的作用，為市場經(jīng)濟服務；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經(jīng)濟效益為前提，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識?！八街梢怨ビ瘛?，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規(guī)范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯(lián)通，盡早實現(xiàn)政務信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。

2創(chuàng)新機關檔案管理體制，與電子政務建設協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要改變目前政府機關檔案部門被排斥于電子政務建設之外的狀況，將機關檔案管理作為電子政務建設的組成部分，統(tǒng)一領導、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務信息的價值取向和流向。機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識產(chǎn)權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協(xié)調(diào)的各項業(yè)務程序，以及各相關環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。

3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機關檔案工作行為

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關鍵詞：機關事業(yè)單位專門檔案管理

專門檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。它是個群體概念，不特指某個檔案種類的實體。專門檔案類別很多，涵蓋內(nèi)容也很廣泛，如藝術檔案、工程檔案、審計檔案、訴訟檔案等等。機關事業(yè)單位中形成的專門檔案是本單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。機關事業(yè)單位專門檔案包括財會檔案、科研成果檔案、基建工程檔案、學籍檔案、聲像檔案和出版刊物檔案等。由于專門檔案具有特定的形成規(guī)律，其收集和管理工作就要有別于文書檔案而具有相對獨立性。

一、專門檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關某些專業(yè)方面的工作活動情況，其形成檔案的規(guī)律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項目完成時間歸檔，一項科研項目根據(jù)科技立項、擬定方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時間?；üこ虣n案要以工程竣工時間歸檔，基建工程從項目報批、圖紙設計、動土施工到項目竣工也不是一年時間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時間歸檔。如果研究項目或工程竣工時間過長，也可以按照研究程序和工程進度，分階段歸檔。

聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。為了避免以年度歸檔時間太長造成影像數(shù)據(jù)的丟失，聲像檔案要掌握及時歸檔的原則，根據(jù)某項工作的完成、重要活動的結束隨時歸檔。

二、專門檔案收集要重視完整性

由于專門檔案形成的規(guī)律和特點具有特殊性，一是各專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同造成在歸檔時間上不統(tǒng)一；二是某些檔案形成的時間過長，如果專業(yè)工作人員歸檔意識淡薄，就容易造成檔案內(nèi)容缺失。因此在收集各類專門檔案時，要特別注意檔案內(nèi)容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性和成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設計、審批、招投標、施工、監(jiān)理到竣工等多項程序。由于基建工程人員流動性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對工程檔案管理的專業(yè)知識不甚了解，極易造成工程項目管理和技術檔案存在分散、損壞或內(nèi)容丟失等問題。在收集基建工程檔案時，要特別強調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設形成規(guī)律收集、整理和保存，確?；üこ虣n案齊全、完整、準確和系統(tǒng)。

聲像檔案的收集工作存在同樣的問題，從客觀上看，影像存儲隨意性很強，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對聲像檔案的歸檔監(jiān)督極為重要。在收集工作中，既要重視對某項工作和重大活動形成聲像檔案的完整性，又要強調(diào)單張影像歸檔的全面性，如時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動名稱，都要注有詳細的說明，便于日后的查閱和利用。

三、專門檔案管理要強調(diào)實效性

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1 目前電子檔案管理存在的問題

1.1 電子文件保密性受限制。當前，我國電子檔案安全法規(guī)還沒有形成完整的體系，況且電子文件內(nèi)容易于變化、易于修改，改動后不留任何痕跡。雖然已有一些技術可禁止傳遞電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們很難把握其內(nèi)容原貌。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴格的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難做到絕對保密。

1.2 對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質(zhì)提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，要有現(xiàn)代化的人才。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足一般的計算機操作水平。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能完全發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

2 電子檔案安全管理方法

2.1 建立電子檔案管理法規(guī)制度。相關部門應在我國現(xiàn)有電子檔案安全法規(guī)制度基礎上借鑒國外先進經(jīng)驗，結合本單位、本地區(qū)實際情況，制定出具有可操作性的電子檔案法規(guī)制度，健全安全管理機制。主要包括：①人員安全管理機制：崗位責任制、安全審查制度、離崗人員身份撤銷制度等；②系統(tǒng)安全運行機制：機房管理制度、定期維護和定期檢測制度、運行管理制度等；③災害管理機制：災害預警制度、突發(fā)事件應急制度、常規(guī)備份制度、災害搶救制度等。同時，還要強化落實各項安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。

2.2 運用合適的電子檔案安全技術。①辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全最主要，同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務，可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型的防火墻，從總體上看，都應具有五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。②做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改成“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。而且，對長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

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關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；制度；現(xiàn)代化；服務

1 機關事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進機關事業(yè)單位發(fā)展

在機關事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作已經(jīng)成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標準之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領導能否清楚了解本單位的具體運行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強機關事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時，加強機關事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，如實高效地將本單位的發(fā)展狀況反映出來，不僅能促進社會經(jīng)濟的健全發(fā)展，而且對于提高機關事業(yè)單位的市場競爭力，促進機關事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。

（二）可以為機關事業(yè)單位的后期管理提供參考依據(jù)

機關事業(yè)單位的檔案資料不僅包含員工的各項信息，而且包含了單位發(fā)展中所取得的成果和總結，以及單位發(fā)展的全過程，是對單位集中管理的體現(xiàn)。通過對機關事業(yè)單位檔案信息的查詢和應用，能夠為機關事業(yè)單位后期的管理工作提供參考依據(jù)。同時，機關事業(yè)單位的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設的重要記錄資料，是機關事業(yè)單位信息材料的總體匯總，對機關事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展有重要的促進作用，因此，加強機關事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要。

2 機關事業(yè)單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分機關事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時整檔人員來應對檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應付的態(tài)度，缺乏責任心和崗位自豪感，導致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機關事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學規(guī)范的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機關事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機關事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業(yè)管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設備還存有不足。

（三）機關事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡技術的應用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機關事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設上還有待加強。

3 加強機關事業(yè)單位檔案管理工作的對策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

首先，機關事業(yè)單位要依據(jù)自身發(fā)展的狀況建立一套完善詳細的檔案管理制度，合理劃分各個崗位人員的職責，嚴格依據(jù)檔案管理的制度進行檔案管理工作，嚴禁杜絕違法違紀行為。

其次，機關事業(yè)單位檔案管理人員要遵循“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，

遵守領導的安排，對檔案信息進行分級管理，依據(jù)制度要求進行分類管理，保證檔案管理的規(guī)范化。同時要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內(nèi)部建立專門的檔案規(guī)范化管理小組，制定健全詳細的工作計劃，明確依據(jù)工作計劃開展工作，保證檔案規(guī)范化管理的有序進行。

（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識，還要有很高的責任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，機關事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。機關事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動，使檔案管理隊伍具有很強的穩(wěn)定性。此外，機關事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進，所以，機關事業(yè)單位對工作者進行培訓和考核，促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽感，這些均能夠從本質(zhì)上提升機關事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對檔案管理工作進行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。

首先，要求事業(yè)單位的領導層要高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設施等，一旦設施出現(xiàn)損壞，必須要及時上報，申請維修。

（四）充分運用現(xiàn)代化的設備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

隨著社會經(jīng)濟和科技的發(fā)展，計算機技術已經(jīng)逐漸普及，通過計算機進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進檔案分類，為單位發(fā)展提供更加全面的資料信息。機關事業(yè)單位可以建立檔案共享平臺，通過檔案共享平臺進行檔案的查詢和登記工作，可以方便對檔案資料的利用。還可以通過計算機加強檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強對單位檔案管理人員的現(xiàn)代化知識培訓，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現(xiàn)代化的設備進行檔案信息的完善，提升工作的效率和質(zhì)量。

（五）開展檔案管理的創(chuàng)新服務，提升檔案管理的服務意識

檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和服務理念，積極開展新形勢下的創(chuàng)新理念，提高服務意識?？梢砸罁?jù)目前網(wǎng)絡方便、快捷的優(yōu)勢進行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對檔案信息進行及時的更新和補充，充分發(fā)揮檔案信息的有效性和準確性，為領導決策提供參考依據(jù)。也可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用與單位發(fā)展相符的檔案管理模式，將單位發(fā)展的實際狀況融合進檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創(chuàng)新服務意識，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進檔案管理工作更上一層樓。

4 結語

綜上，機關事業(yè)單位要依據(jù)本單位具體的發(fā)展狀況建立全面的檔案管理體系，并針對目前檔案管理工作中存在的問題找出相對應的解決辦法，同時要提升檔案管理人員的素質(zhì)和積極性，積極推進機關事業(yè)單位檔案管理的標準化和規(guī)范化進程，為機關事業(yè)單位高效發(fā)展提供保障。

參考文獻

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[關鍵詞]檔案管理;機關事業(yè)單位;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.120

[中圖分類號]G270.7;D630.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）22-0-01

隨著國家信息化水平的不斷發(fā)展與進步，機關事業(yè)單位也在不斷進行著改革。信息化進程的加快，使得現(xiàn)代社會很多管理工作都建立在信息技術的基礎上。在這樣的背景下，機關事業(yè)單位的檔案管理工作也在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的以手工登記為主的管理模式已經(jīng)逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個單位的基礎性工作，尤其是機關事業(yè)單位，科學完善的檔案管理工作更是單位取得長足發(fā)展的基石。因此，以科學化和信息化的手段，不斷完善機關事業(yè)單位檔案管理，已成為現(xiàn)代社會檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機關事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒有合理利用信息化手段進行檔案管理、檔案文書內(nèi)容不夠完善等。如何有效利用信息技術的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結合自身的檔案管理經(jīng)驗，分析在信息技術背景下機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

1 機關事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 檔案管理信息化有利于提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關事業(yè)單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書、文件通常是數(shù)以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節(jié)省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

1.2 檔案管理信息化有利于促進信息的交流和共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，無論是在搬運或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時也極為不便。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個問題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書的保管或者查詢、共享，都可通過網(wǎng)絡的方式進行，不僅方便快捷，而且安全無誤。大大提高了機關事業(yè)單位各部門之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質(zhì)量。

1.3 檔案管理信息化有利于促進檔案保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環(huán)境的影響。相對于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩(wěn)定性，還可節(jié)省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

2 機關事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng)新策略

對于機關事業(yè)單位來講，采用信息化的手段進行檔案管理工作，就已經(jīng)是管理工作的進步和創(chuàng)新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創(chuàng)新，來完善單位的檔案管理工作呢？

2.1 加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機關事業(yè)單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現(xiàn)代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機關事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質(zhì)和技術水平，促進單位檔案管理的信息化建設。

2.2 完善檔案管理制度

就目前我國的檔案管理工作來講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現(xiàn)不重視檔案管理工作的情況。出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，主要在于管理人員思想觀念落后，單位主管領導不重視，缺乏相應的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應的檔案管理制度，完善管理體系，規(guī)范單位的檔案信息管理工作，對檔案管理工作定期考核，建立相應的獎懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問題。

2.3 不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)

對于檔案管理工作而言，管理者的基本素質(zhì)是軟件，而信息化系統(tǒng)則是硬件。因此，要加強機關事業(yè)單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統(tǒng)。只有信息化系統(tǒng)水平提高了，檔案管理工作的各環(huán)節(jié)才能發(fā)揮應有的作用。只有系統(tǒng)的運行不出現(xiàn)問題，才能保證機關事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行。因此，任何一個機關事業(yè)單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設施的水平。

3 結 語

不斷完善機關事業(yè)單位的檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢。各級部門應充分利用信息技術所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進單位檔案管理工作信息化的長足進步。筆者結合自身管理經(jīng)驗，闡述了信息化技術在機關事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢以及相應的管理策略，希望為機關事業(yè)單位檔案的信息化管理提供借鑒。

主要參考文獻

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一、切實加強領導，是做好檔案管理鞏固提高工作的關鍵

據(jù)了解，有的單位在檔案管理升級后，產(chǎn)生了滿足現(xiàn)狀的思想，只求過得去，不求過得硬，致使檔案工作止步不前；還有的單位由于人員變動和內(nèi)部機構調(diào)整，使檔案工作的組織機構和檔案工作人員出現(xiàn)了缺口，致使檔案工作很少有人問津。上述驕傲自滿情緒和組織上的不健全，削弱了檔案工作的力度，制約了檔案工作的開展。因此，切實加強領導，就成了做好檔案管理升級后鞏固提高工作的關鍵。要解決好這個問題，必須抓住如下幾個環(huán)節(jié)：

（一）宣傳、貫徹《檔案法》，增強檔案意識

從社會的角度來說，《檔案法》是全民的單項法律，要求任何一個公民都要認真遵守和執(zhí)行。所以，機關檔案管理升級后，仍要通過各種形式，繼續(xù)宣傳貫徹《檔案法》，使《檔案法》深入人心，進而增強全民的檔案意識。

做為一個單位，至少要把《檔案法》普及到本單位的全體工作人員當中去，使全體工作人員都能掌握這項法律，理解檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、意義，重視本單位的檔案工作，把檔案工作作為本部門整體工作的重要組成部分，增強保護檔案、利用檔案、支持檔案工作的自覺性和責任感，調(diào)動各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，這樣才有做好檔案管理鞏固提高工作的堅實基礎，進而推動檔案工作不斷發(fā)展。

做為一個檔案工作者，更要堅持不懈地學習《檔案法》，同時還要學習《檔案法實施辦法》、《檔案管理規(guī)定》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標準化和科學化的方向發(fā)展。

（二）調(diào)整充實力量，完善組織機構

調(diào)整和充實檔案管理人員，不斷完善組織機構，是做好檔案管理升級后鞏固提高工作的又一必要前提。在人員調(diào)整時，要注意專業(yè)素質(zhì)的考核，做到配置的合理性。從這一點來講，綏化市道路運輸管理處的做法是很值得借鑒的。幾年來，這個單位主管常務和檔案工作的副處長因組織調(diào)動和工作需要先后調(diào)整了三人次，具體負責檔案工作的秘書科長調(diào)整了兩人次；還培養(yǎng)選撥了兩名專職檔案員，使檔案工作沒有因為人員的變化而受到影響。通過這些努力，不但保證了檔案工作組織機構的穩(wěn)定性與連續(xù)性，而且還較好地適應了行業(yè)管理工作的需要。從而，使檔案管理升級后的鞏固提高工作有了可靠的組織保證。

（三）加強制度建設，做到有章可循

對于機關各立檔單位來說，根據(jù)檔案工作的需求，結合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中，要批評有章不循的現(xiàn)象，處理嚴重違章人員，維護制度的嚴肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機關檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

（四）舍得資金投入，加強陣地基礎設施建設

加強陣地基礎設施建設，主要目的是改善檔案室的管理條例。促進檔案工作的進一步發(fā)展。在這方面，綏化市道路運輸管理處已取得了成功的經(jīng)驗。他們采取統(tǒng)籌規(guī)劃，逐年投入，不斷完善的方法，在新建的辦公樓內(nèi)建立綜合檔案室1個，建立業(yè)務檔案室共6個，設備都是先進的密集架，還增設了錄音機、電視機、照像機、吸塵器、電風扇、電話和干濕溫度計等一系列設備，為檔案工作的發(fā)展提供了必要的物資保證，使陣地基礎設施建設不斷得到加強。

（五）加強隊伍建設，努力提高業(yè)務素質(zhì)

培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀的檔案工作人才，是加強檔案工作隊伍建設，提高檔案工作人員素質(zhì)，做好檔案管理鞏固提高工作的重要措施。只有建設一支過硬的檔案工作隊伍，才能創(chuàng)造過硬的檔案工作質(zhì)量。因此，各立檔單位要采取各種形式培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀人才。通?？梢圆扇∫韵聨追N方式：

1、普及檔案知識、開展全員培訓。檔案工作是一項事業(yè)性很強且涉及面較廣的工作。通過開展全員培訓，可以全面普及檔案知識。同時，也給檔案工作人員提供了深造的機會，進而可以全面提高檔案工作人員的素質(zhì)。

2、送出去學習，培養(yǎng)骨干力量。主要是選送骨干力量到外地學習，開拓視野，吸收先進的管理辦法和經(jīng)驗。

3、開展崗位練兵，提高業(yè)務技能，科學管理，精益求精。使檔案工作人員達到五會（會收集、會立卷、會整理、會編檢索工具、會利用）的要求。

二、不斷豐富檔案內(nèi)容，是做好檔案管理鞏固提高工作的基礎

檔案工作的根本目的是有效利用。收集門類齊全、結構合理、內(nèi)容豐富、數(shù)量充足的檔案資料，是實現(xiàn)檔案利用工作的重要基礎。也只有滿足各項工作對檔案提供利用的要求，才能使檔案工作在現(xiàn)有的基礎上進一步升級。豐富檔案內(nèi)容，應該注意以下兩點：

（一）做好各種資料的收集和征集工作，保證檔案資料收集齊全。每一個立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務特點，全面地、分門別類地收集相關的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅實基礎。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。

（二）檔案類型變單一型為多種類型。根據(jù)單位業(yè)務性質(zhì)的不同，可以把特點較鮮明，較集中的檔案分離出來，設立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負責，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標準”的原則指導下，實行專門管理，滿足不同崗位對檔案利用的需要。

三、注重開發(fā)利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

我們黨所確定的檔案工作的方針是，檔案工作必須為黨的中心工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會的文明建設服務。搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對經(jīng)濟建設和社會發(fā)展至關重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，檔案工作人員在單位檔案管理工作升級以后，要把加強管理和開發(fā)利用緊密結合起來，在繼續(xù)提高管理水平的同時，應把檔案工作的落腳點及時轉(zhuǎn)到開發(fā)利用上來，充分發(fā)揮檔案的綜合效用。所以，檔案工作人員要積極發(fā)揮主觀能動性，切實做好工作，為機關工作提供良好服務。

一是要變“看堆守攤”的封閉式被動服務為開放式服務。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準確地提供檔案資料。同時，還應根據(jù)實際工作需要，有針對性地進行相關檔案資料的編研工作，使這種服務更直接，更條理，更有效。此外，還應按規(guī)定，開放檔案目錄，讓大家都了解檔案室所藏檔案，以方便各行業(yè)對檔案資料的利用。

二是要抓好年度立卷歸檔工作，對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。

三是要結合本部門本行業(yè)的特點，認真開展編研工作，對于現(xiàn)有檔案史料，進行挑選、加工、編排和評價，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

利用的側重點，應從以下三個方面加以把握：

1、為部門和領導宏觀決策提供必要的依據(jù)。實踐證明，任何一項決策，要想達到科學和正確，只憑主觀良好的愿望是不行的，除了要對現(xiàn)實情況作必要的調(diào)查分析外，還必須參考相當?shù)臄?shù)據(jù)和以往的經(jīng)驗教訓，而這些只有在檔案資料里才能找到。因此，作為檔案工作者，就應當在領導決策重大問題時，提供必要的檔案資料和信息方面的服務。

2、為部門進行重大生產(chǎn)經(jīng)營活動和業(yè)務工作服務。實踐證明，一個企業(yè)要想把生產(chǎn)經(jīng)營活動搞得紅紅火火、生機勃勃；一個工作部門要想把部門的工作搞得井井有條，卓有成效，除了其他因素外，必須有必要的、豐富的檔案資料作參考、作依據(jù)。檔案資料就是企業(yè)和工作部門的重要財富，它與我們各項事業(yè)的命運息息相關。檔案工作只有在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中和部門的工作中充分發(fā)揮作用，才會有作為、有生命。

3、為解決各種糾紛和問題、落實黨和國家的政策服務。在市場經(jīng)濟條件下，尤其是處理各種經(jīng)濟糾紛，時時處處離不開經(jīng)濟合同檔案、票據(jù)檔案、勞動工資檔案等等。檔案工作者應當通過檔案資料在這些方面發(fā)揮作用。

篇10

一、機關檔案室人本管理模式

在現(xiàn)代信息管理中，檔案管理系統(tǒng)始終作為一個獨立系統(tǒng)，主要是由檔案信息、檔案設施、檔案管理人員、檔案管理目標和任務等相關要素組成。其中，機關檔案管理人員是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)各個要素中最活躍和最重要的因素，因此在機關檔案管理模式中，必須把管理的視角和關注點從“檔案”向“人”進行轉(zhuǎn)變，要樹立“以人為本”的管理理念，在工作設計和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對人充分尊重和關心，對機關檔案管理人員的工作積極性進行充分調(diào)動，積極思考和主動學習，從而實現(xiàn)機關檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化功能。首先，現(xiàn)代檔案服務知識性新特點，要求機關檔案室管理必須充分重視知識和人才?，F(xiàn)代信息化管理是當前經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，這種信息管理服務的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務的知識性特點，要求機關檔案室工作人員必須具備更高的計算機網(wǎng)絡知識與技能、現(xiàn)代信息技術開發(fā)與應用能力，必須從觀念上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的服務意識，要能夠根據(jù)現(xiàn)代信息管理和檔案知識性特點要求，對機關檔案管理工作進行重新規(guī)劃，更好地適應現(xiàn)代信息管理和服務要求。其次，現(xiàn)代檔案的服務社會理念的建立，要求機關檔案室管理必須具備更強的服務意識，以用戶為中心。以用戶為中心，是機關檔案管理事業(yè)存在和發(fā)展的關鍵所在。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠，導致一部分檔案管理人員的思想意識仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中。在現(xiàn)代檔案管理中，強調(diào)“一切為了用戶”的服務意識，要以檔案用戶為中心，積極開展各種檔案服務活動。特別是隨著我國檔案管理體制改革的深入，對于檔案服務有了更為全面的要求，檔案用戶對于檔案管理部門的服務質(zhì)量要求也更高，要求檔案管理部門不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫其所需要的相關參考資料，開展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機關檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，樹立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機關檔案室“人本管理”模式構建策略

1.積極開展機關檔案深層次檔案信息服務。機關檔案室人本管理模式構建，就是要以檔案用戶為中心，通過各種現(xiàn)代信息技術的應用，積極開展深層次機關檔案信息服務工作。社會管理需要是機關檔案管理開展的前提。機關作為非盈利社會組織，其所有工作的開展都要以為社會提供服務作為基礎和前提，檔案管理工作也必須更好地服務社會。機關檔案室只有在對自身價值和定位有準確認識的基礎上，堅持服務社會和服務機關的宗旨，并在為社會和機關提供檔案服務中不斷發(fā)展，在不斷提升檔案服務質(zhì)量中獲取檔案管理工作的長足發(fā)展。因此，機關檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會和機關檔案需求，盡可能更多地參與社會管理和服務活動，從而使機關檔案室工作人員對機關檔案重要性和價值有更加清醒的認識，認識到機關檔案是機關服務社會的重要組成部分。機關檔案使用需求是機關檔案室開展機關檔案管理工作的前提和基礎，機關檔案室是否能夠為使用者提供優(yōu)質(zhì)檔案服務，是衡量機關檔案管理工作的主要標準。首先，機關檔案室要做到自我加壓，練好內(nèi)功，自覺接受檔案使用人員的監(jiān)督。機關檔案室作為機關檔案使用者查檔唯一場所，檔案管理人員的服務態(tài)度、服務質(zhì)量、對館藏資源熟悉度，都是體現(xiàn)機關檔案室服務質(zhì)量和形象的重要方面，因此機關檔案管理人員在提供檔案服務中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺機關檔案室并不“神秘”。其次，機關檔案室要采取各種措施加強與檔案使用者之間的溝通與聯(lián)系，如設立機關檔案室意見建議箱，在機關檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來、滿意而歸。

2.充分尊重機關檔案管理人員的工作興趣。國內(nèi)心理學家在研究中發(fā)現(xiàn)，在人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾耘判蚍矫?，晉升機會、工作滿足感和成就感、責任感等非物質(zhì)激勵因素占據(jù)比較重要的地位與作用。因此，機關檔案室在人本管理模式建設中，必須為機關檔案室工作人員提供更多的發(fā)展機會，使他們可以向著既定的目標和方向發(fā)展，同時也要根據(jù)檔案管理人員的個人興趣與性格特點，為其提供更多的晉升與發(fā)展機會，并配合機關檔案管理人員培訓，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機關檔案日常管理和服務工作中。通過機關檔案技能培訓，大大縮減機關檔案管理人員和機關檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機關檔案室人本管理模式轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要資源。

3.建立健全機關檔案室人本管理激勵機制。第一，要建立機關檔案室人本管理物質(zhì)激勵機制。機關檔案室在人本管理模式建立過程中，必須充分認識到物質(zhì)激勵的重要性，特別是針對機關檔案室的地位和機關檔案管理人員物質(zhì)收入，采取相應的物質(zhì)激勵手段，如獎金、福利待遇等方面，給予相應的補償，使其能夠充分感受到自身價值所在，從而以更加積極的態(tài)度投身于機關檔案管理工作中。第二，要建立機關檔案室人本管理精神激勵機制。對于機關檔案管理人員而言，物質(zhì)激勵雖然比較重要，成就感和認同感的精神激勵發(fā)揮的作用也是不可忽視的。機關檔案室要為機關檔案管理人員提供更多的晉升和發(fā)展機會，使他們對自身的工作成就感更加認可。第三，要建立機關檔案室人本管理領導行為激勵機制。對于機關檔案室人本管理模式的建立，領導者發(fā)揮的作用是十分明顯的，機關單位領導要以身作則，以自身良好職業(yè)操守引導機關檔案管理人員的行為，穩(wěn)定機關檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發(fā)他們的工作積極性，使機關檔案管理人員更加真切地感受到領導行為的感召力，從而更加自覺地增強自身工作的責任感。