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檢察機(jī)關(guān)公文處理淺談

檢察機(jī)關(guān)公文處理屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作范疇，屬于辦公室文秘工作的一部分，也是檢察機(jī)關(guān)內(nèi)勤人員年復(fù)一年、日復(fù)一日的“必修課”。因此，從這個(gè)意義上講，深入了解、掌握這方面的知識(shí)與技巧對(duì)我們而言就顯得非常必要。談公文處理之前，首先要搞清楚幾個(gè)概念，如大家經(jīng)常談到的應(yīng)用文、機(jī)關(guān)應(yīng)用文、文件、文書(shū)、公文等等。不認(rèn)真辯析清楚這幾個(gè)概念，也不利于我們對(duì)這方面知識(shí)的理解、掌握和運(yùn)用。事實(shí)上，它們主要有兩方面的差異：一是稱(chēng)呼上的差異，應(yīng)用文=文書(shū)，機(jī)關(guān)應(yīng)用文=公務(wù)文書(shū)，公文=文件；二是外延上的大小差異，應(yīng)用文＞機(jī)關(guān)應(yīng)用文＞公文，文書(shū)＞公務(wù)文書(shū)＞文件。比如我們談到的公文處理與信息調(diào)研這兩塊工作，它就屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文范疇，只不過(guò)“公文處理”，也就是我們平常所說(shuō)的“文件”，有點(diǎn)近似于以前常講的“八股文”，其格式、用語(yǔ)均非常講究；而信息調(diào)研，大體上等同于我們平常所說(shuō)的“簡(jiǎn)報(bào)”和“調(diào)研文章”，它屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的事務(wù)文書(shū)這一個(gè)范疇，其版面格式、行文用語(yǔ)等相對(duì)“法定公文”而言，要簡(jiǎn)單一些，但也有它自身的一些規(guī)定和要求。

一、公文的分類(lèi)

這里談到的“公文”，就是我們通常意義上講的“文件”，或者說(shuō)是黨政公文、法定公文，也就是指黨中央、國(guó)務(wù)院分別批準(zhǔn)頒布的黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)公文。其法定依據(jù)分別是中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）、國(guó)務(wù)院辦公廳2000年8月24日的《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）?！稐l例》中規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文文種有14種，《辦法》中規(guī)定國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文有13種，其中有9種公文屬于共有文種（決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要和函），黨的機(jī)關(guān)公文有5種特有文種（公報(bào)、決議、指示、條例、規(guī)定），行政機(jī)關(guān)公文有4種特有文種（命令、公告、通告、議案）。

（一）按使用范圍：分為通用公文、專(zhuān)用公文兩種。通用公文指的便是黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)公文；專(zhuān)用公文指的是特定行業(yè)、部門(mén)使用的具有特定內(nèi)容、特定格式的公文，如外交公文、司法文書(shū)等;

（二）按行文方向：分為上行文（典型的如請(qǐng)示、報(bào)告等）、下行文（典型的如決定、指示、批復(fù)等）、平行文（典型的如函、議案等）;

（三）按涉密程度：分為對(duì)外公開(kāi)件、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)件、內(nèi)部使用件、普通公文、秘密公文、機(jī)密公文、絕密公文;

（四）按處理時(shí)限：分為平件、急件、特急件三類(lèi)。如以電報(bào)方式傳送，則分為平急、加急、特急、特提四類(lèi);

（五）按公文性質(zhì)：分為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文（如命令、指示等）、規(guī)范性公文（如條例、規(guī)定等）、報(bào)請(qǐng)性公文（如請(qǐng)示、報(bào)告等）、知照性公文（如公告、通告等）、商洽性公文（如函）、會(huì)議公文（如決議、會(huì)議紀(jì)要等）。

二、公文的規(guī)范

（一）文種規(guī)范。就是要求我們?cè)跀M制公文時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)權(quán)限、行文關(guān)系、發(fā)文目的等正確選用文種，確保公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、權(quán)威性和有效性。目前，就我院而言，大家在寫(xiě)作過(guò)程中，混用、錯(cuò)用或生造文種的現(xiàn)象非常突出。比如，分不清楚行文關(guān)系，有用“通報(bào)”形式為上行文的，有向平級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)用“請(qǐng)示”文種的，有發(fā)文時(shí)直接套用計(jì)劃、要點(diǎn)、總結(jié)等事務(wù)文書(shū)名稱(chēng)的，甚至有用“匯報(bào)”為文種等不倫不類(lèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。事實(shí)上，只要是套用了文件版頭的，就必須在18類(lèi)文種中選用。

（二）行文規(guī)范。首先要了解行文關(guān)系，主要有四種類(lèi)型：隸屬關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系、不相隸屬關(guān)系。凡有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)、有指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)部門(mén)，向上級(jí)機(jī)關(guān)和部門(mén)行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；屬于平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的行文，一律采用平行文。比如我們向市院、區(qū)委的正式行文，只能是請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的上行文；向區(qū)政府的行文，因?yàn)槭瞧叫嘘P(guān)系，就應(yīng)當(dāng)使用平行文。再假如我們向市高級(jí)法院行文，雖然它級(jí)別比我們高得多，但由于兩者不屬于同一組織系統(tǒng)，是不相隸屬關(guān)系，所以也應(yīng)當(dāng)使用“函”之類(lèi)的平行文。

（三）辦理規(guī)范。公文辦理分為收文（一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序），發(fā)文（一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、催辦、查辦等程序）和辦結(jié)文（一般包括立卷、歸檔、清退、銷(xiāo)毀等程序）。公文辦理規(guī)范就是指的在辦文過(guò)程中要遵守每個(gè)程序的具體規(guī)定和要求。鑒于該方面的內(nèi)容太多，此處也不一一敘說(shuō)。僅舉發(fā)文階段中“用印”一例作一說(shuō)明：“用印”即在正式公文上加蓋公章，公文用印之后即可生效，整個(gè)撰制公文的過(guò)程也到此結(jié)束。

三、公文的格式

公文的文面格式，可分為三個(gè)部分，即文頭、主體和版記。

（一）文頭部分。文頭部分位于公文首頁(yè)紅色間隔線(xiàn)之上，主要有6個(gè)項(xiàng)目：份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、公文版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。其中，公文版頭和發(fā)文字號(hào)屬于必要項(xiàng)目，其余4項(xiàng)屬于選擇項(xiàng)目。重點(diǎn)談?wù)剝蓚€(gè)必要項(xiàng)目：⑴公文版頭。公文版頭即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，也叫公文名稱(chēng)，居中套紅排印于公文首頁(yè)上方，一般來(lái)說(shuō)有三種形式：《××人民檢察院文件》，俗稱(chēng)“大版頭”，主要用于作出重要工作部署，重要決定、指示，轉(zhuǎn)發(fā)重要文件等；《××人民檢察院（）》，俗稱(chēng)“中版頭”，主要用于通知重要事項(xiàng)、任免干部，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作；《××人民檢察院》，俗稱(chēng)“小版頭”，主要用于制發(fā)函件。⑵發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號(hào)構(gòu)成，如渝中檢〔2005〕1號(hào)，重要文件后面應(yīng)加上“發(fā)”字，如渝中檢發(fā)〔2005〕1號(hào)；若機(jī)關(guān)發(fā)文太多，還可以在“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”后面加上公文性質(zhì)或文種，如渝府人〔2005〕1號(hào)、渝府批〔2005〕1號(hào)等。去年的競(jìng)賽中，多數(shù)參賽干警使用中括符［］或小括符（），也有在文號(hào)中出現(xiàn)了“第XX號(hào)”字樣的錯(cuò)誤用法等。

（二）主體部分。主體部分也稱(chēng)行文部分，公文的內(nèi)容和主要生效標(biāo)志都安排在這一部分，主要有7個(gè)項(xiàng)目：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注。其中公文標(biāo)題、正文、成文時(shí)間為必要項(xiàng)目，主送機(jī)關(guān)、印章多數(shù)狀況下為必要項(xiàng)目，其余2項(xiàng)為選擇項(xiàng)目。⑴公文標(biāo)題。位于公文首頁(yè)間隔線(xiàn)之下，用2號(hào)小標(biāo)宋體字居中排印。公文標(biāo)題一般則發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文事由和文種名稱(chēng)組成，前面常冠以介詞“關(guān)于”，如《渝中區(qū)人民檢察院關(guān)于召開(kāi)內(nèi)勤工作會(huì)議的通知》，此種三要素齊全的標(biāo)題也稱(chēng)之為“完全式”標(biāo)題。當(dāng)然，也有采用省略式標(biāo)題的，如《渝中區(qū)人民檢察院公告》（略事由）、《通知》（略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由），但任何情況下都不能省略文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加《》外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。但在我院日常工作中，標(biāo)題寫(xiě)作十分不規(guī)范，有的不按要求使用“完全式”標(biāo)題，也有使用文章式標(biāo)題的，有的在標(biāo)題中用頓號(hào)或逗號(hào)，甚至有使用“正副標(biāo)題式”的奇異現(xiàn)象發(fā)生；⑵主送機(jī)關(guān)。俗稱(chēng)“臺(tái)頭”。一般公文均應(yīng)標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但公布性、周知性公文，如通告、公告等，可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，但上行文尤其是請(qǐng)示、報(bào)告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不應(yīng)多頭主送。⑶正文。位于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，用3號(hào)防宋字（目前多數(shù)干警好用宋體字）。其外在結(jié)構(gòu)一般為開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成，其內(nèi)在模式則是“憑”（發(fā)文的緣由、依據(jù)）—“事”（發(fā)文的事由、事項(xiàng)）—“斷”（發(fā)文的要求、希望）。⑷成文時(shí)間。通常以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。行政公文成文時(shí)間用小寫(xiě)漢字標(biāo)識(shí)，黨的公文成文時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，法規(guī)性文件或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，如決議、決定、條例、規(guī)定等，其成文時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，括入圓括號(hào)中置于標(biāo)題之下。此時(shí)，正文后便不再標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。

（三）版記部分。版記部分共有3個(gè)項(xiàng)目：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，均屬于選擇項(xiàng)目。⑴主題詞?！爸黝}詞”是揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，用3號(hào)黑體字，左頂格標(biāo)注。正式公文一般都應(yīng)標(biāo)注主題詞。一份公文的主題詞至少2個(gè)，最多不超過(guò)5個(gè)，主題詞之間不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，空一格為距。標(biāo)引主題詞時(shí)，應(yīng)先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞，最后標(biāo)識(shí)文種。如文件《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檢察文化工作的意見(jiàn)》，其主題詞應(yīng)為：政法檢察文化意見(jiàn)。⑵抄送。指除主送機(jī)關(guān)以外的其它需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)。位于主題詞下1行，左空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。

四、語(yǔ)言要求

公務(wù)文書(shū)的語(yǔ)言運(yùn)用與一般文章相比，既有相同之處，更有其獨(dú)特的要求。具體表現(xiàn)為：

（一）準(zhǔn)確。這是對(duì)公文語(yǔ)言的第一要求，是公文語(yǔ)言的生命。俗話(huà)說(shuō)的“一字入公文，九牛撥不出”、“字字珠璣”等，便極其形象地說(shuō)明了公務(wù)文書(shū)語(yǔ)言的準(zhǔn)確性特點(diǎn)。那么，如何來(lái)把握“準(zhǔn)確”這個(gè)第一要求呢？首先，要做到用詞準(zhǔn)確。要注意區(qū)別詞語(yǔ)的不同含義，尤其是要嚴(yán)格辯析同義詞之間的細(xì)微差別，務(wù)求詞義準(zhǔn)確，在此基礎(chǔ)上做到造句合乎語(yǔ)法邏輯，數(shù)據(jù)圖示準(zhǔn)確無(wú)誤；注意區(qū)別詞語(yǔ)的感情色彩和語(yǔ)體色彩；注意區(qū)別詞義在不同語(yǔ)境中的不同變化；注意掌握公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特定用詞：如“遵照、茲有”等開(kāi)端用語(yǔ)，“鑒于、基于”等承啟用語(yǔ)，“本、貴、該”等稱(chēng)謂用語(yǔ)。其次，要正確使用句式。要將長(zhǎng)句和短句交替運(yùn)用，使行文鏗鏘有力；要將整句和散句結(jié)合起來(lái)，使行文錯(cuò)落有致；要注意把握好幾種常見(jiàn)的特定句式，如以“為、為了”開(kāi)頭的目的句式、以“必須、嚴(yán)禁”等強(qiáng)調(diào)語(yǔ)為特征的祈使句式、以“將”字結(jié)構(gòu)組成的賓語(yǔ)前置句式等；要注意表意的準(zhǔn)確性，不用含混不清似是而非的句式，如類(lèi)似于“我被青春撞了一下腰”、“像霧像雨又像風(fēng)”或“天不刮風(fēng)天不下雨天上有太陽(yáng)”等莫名其妙、暈天眩地的句子。

（二）簡(jiǎn)潔。言約意豐，精煉明快，意思表達(dá)清楚而不累贅冗長(zhǎng)，達(dá)到“句中無(wú)余字，篇內(nèi)無(wú)贅語(yǔ)”，這就是簡(jiǎn)潔。做到簡(jiǎn)潔的關(guān)鍵是：一要?jiǎng)h除一切套話(huà)、空話(huà)、意思重復(fù)的話(huà)；二要注意語(yǔ)句的提煉，杜絕堆砌修飾語(yǔ)現(xiàn)象；三要適當(dāng)使用縮略語(yǔ)；四要恰當(dāng)使用文言詞語(yǔ)及短句。從去年開(kāi)展的競(jìng)賽活動(dòng)情況來(lái)看，許多干警恰恰沒(méi)有遵從上述要求，在行文中較多使用描寫(xiě)性、抒情性語(yǔ)言，堆砌一些花里胡俏的修飾性語(yǔ)句，寫(xiě)作的公文如同催人淚下的“人物通訊”一般，與公文“簡(jiǎn)潔明快”的特點(diǎn)大相徑庭。再比如，有一份反映公路上發(fā)生重大交通事故的簡(jiǎn)報(bào)：“……大客車(chē)翻下公路邊的深溝里，如墜萬(wàn)丈深淵……車(chē)內(nèi)鬼哭狼嚎，滾作一團(tuán)”，大家可以讀讀看，是否有點(diǎn)刻意渲染的感覺(jué)。

（三）平實(shí)。公文重在“實(shí)用”，用語(yǔ)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直陳其事，通俗易懂，淺顯流暢；不搞“曲筆”，不作夸飾，不故弄玄虛，不嬌揉造作。如一般政府工作報(bào)告，用語(yǔ)看似平淡，實(shí)際上寓意深遠(yuǎn)，概括力很強(qiáng)，雖然樸實(shí)無(wú)華，但并非隨意道來(lái)，而是深思熟慮、獨(dú)具匠心的結(jié)果。同時(shí)，公文還應(yīng)盡量使用大眾化語(yǔ)言，不用冷僻詞語(yǔ)。、鄧小平等老一輩革命家歷來(lái)提倡寫(xiě)文章、作報(bào)告要通俗易懂，使用“群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的的語(yǔ)言”。他們寫(xiě)的文章親切自然，生動(dòng)活潑。如《鄧小平文選》第三卷，語(yǔ)言樸實(shí)無(wú)華，說(shuō)理清晰明朗，既沒(méi)有深?yuàn)W的典故，也沒(méi)有華麗的辭藻，讀來(lái)朗朗上口，聽(tīng)來(lái)句句實(shí)在。

（四）適體。公文的適體是指用詞、語(yǔ)氣、語(yǔ)體風(fēng)格應(yīng)符合特定的文體要求。如決定、決議、指示宜莊重；調(diào)查報(bào)告、總結(jié)須平實(shí)；規(guī)定、條例應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)；感謝信、慰問(wèn)信、悼詞需情真意切等。