一、機關(guān)單位檔案文化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國各大小機關(guān)單位當(dāng)中出現(xiàn)了各種各樣的檔案管理問題，不僅與時展的潮流相違背，而且對于機關(guān)單位本身的發(fā)展產(chǎn)生了很大的制約作用，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）檔案管理意識淡薄。從目前我國機關(guān)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，一般的機關(guān)單位存在完善的檔案管理機構(gòu)，有專人對這項工作全權(quán)負責(zé)，工作開展的過程也符合相關(guān)的規(guī)范。但是這些工作都停留在表面上，只能適應(yīng)一般的檔案管理工作，檔案管理意識表現(xiàn)出淡薄的特點，使得對檔案文化建設(shè)的思考嚴重不足。首先，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)欠缺相應(yīng)的法律知識，對于檔案文化建設(shè)的重視力度不夠。其次，普通的單位成員檔案管理意識不夠，不能積極配合檔案管理部門的工作，比如沒有及時將本部門的檔案資料進行上交，對于檔案管理部門工作的開展造成了不同程度的影響。最后，檔案管理部門的工作缺乏細致性，不能做到完全符合相關(guān)規(guī)范。這些內(nèi)容對于在全機關(guān)單位形成一種良好的檔案管理風(fēng)氣相當(dāng)不利。（二）檔案管理制度參照標準不統(tǒng)一。目前，很多機關(guān)單位都按照既定的標準，對于檔案的歸檔、保管、利用以及保密等工作制定了相關(guān)的制度，使得檔案的目錄相對比較完善。還有一些單位明確制定了檔案的借閱、參考等標準，使得檔案管理工作在開展的過程中阻力相對較小。但是這些管理制度具有個體性，不同的單位，或者是同一單位的不同部門難以形成全面的、統(tǒng)一的標準，間接加大了制度的隨意性以及差異性，不利于今后統(tǒng)一化管理工作的開展，久而久之，也就會對檔案管理文化建設(shè)的進程產(chǎn)生不同程度的制約。（三）檔案資料的收集不全面。機關(guān)單位的不同部門都能按照相關(guān)規(guī)范上的細則要求開展相關(guān)的檔案管理工作，對于檔案收集、整理、分類以及后續(xù)其他方面的工作進行全面的管理，但是在工作當(dāng)中仍然會出現(xiàn)資料收集不全面的問題，對于良好的檔案文化建設(shè)造成了不同程度的影響。一般而言，檔案管理工作中文書檔案、會計檔案以及相關(guān)人事檔案資料都比較全面，但是設(shè)備、歷史、慶典等方面的資料卻十分欠缺，使得后續(xù)工作在進行的過程中會面臨較大的難度，讓文化建設(shè)面臨著較大的阻礙。（四）檔案管理當(dāng)中硬件設(shè)施不足。目前，隨著科技水平的不斷提高，我國的檔案不再僅僅依靠手寫、紙質(zhì)化的模式進行管理，而是相繼引入相關(guān)的檔案管理軟件，將檔案錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，實現(xiàn)無紙化管理。這樣的工作對于檔案分類、管理以及查閱等工作都帶來了很大的便利。但是從工作現(xiàn)狀仍然可以看出不同機關(guān)單位檔案管理的軟件設(shè)施不健全，沒有完善的防火機制，也沒有做好備份工作，使得檔案的安全性受到了很大的挑戰(zhàn)，對于檔案文化建設(shè)的發(fā)展步伐產(chǎn)生了很大的制約作用。

二、推進機關(guān)單位檔案文化建設(shè)的策略

改革開放對于檔案文化建設(shè)工作也提出了新的要求，它希望檔案文化建設(shè)應(yīng)該秉承開放、包容以及辯證的態(tài)度，從而使得本機關(guān)的檔案文化對于全社會的影響力大大提升，進而使得檔案在促進單位本身發(fā)展上真正發(fā)揮出它應(yīng)有的價值。（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強機關(guān)檔案文化的傳播力。在新時代的今天，機關(guān)檔案文化的建設(shè)需要不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)時代的要求，單位本身也才能更加具有核心競爭力。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該進行思想觀念的轉(zhuǎn)變，使得檔案管理工作實現(xiàn)常態(tài)化。要在為全單位灌輸新型檔案管理理念的前提下實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化，實現(xiàn)檔案文化傳播力度的大大提升。其次，應(yīng)該實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化。在創(chuàng)新型理念的制約下，不斷利用數(shù)字化的檔案管理模式進行文化和資源的整合，使得相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫能夠形成，為檔案文化的共享奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，要不斷豐富檔案文化的內(nèi)涵，從而使得檔（下轉(zhuǎn)第69頁）案文化的底蘊真正發(fā)揮出其自身的價值，在機關(guān)單位形成一種良好的檔案管理氛圍，為后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。（二）加強宣傳，提高檔案文化的服務(wù)力。長期以來，機關(guān)的檔案管理工作都停留在自身狹小的范圍內(nèi)，使得其他非檔案管理部門的人員對于這一管理工作的認識相當(dāng)片面，意識不到這項工作的重要性，因此檔案管理工作就很難發(fā)揮出其自身的價值。這主要是由于缺乏對于這項工作的宣傳而造成的。因此檔案管理部門要改變自己的工作姿態(tài)，以一種全新的機制開展檔案文化宣傳工作，提升檔案文化的服務(wù)能力。首先，可以通過編制一些檔案的精品資料，擴大檔案的影響力。其次，也可以成立一個檔案服務(wù)平臺，形成多品種、成系列的檔案文化，為后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。（三）培養(yǎng)人才，建立專業(yè)化的檔案管理隊伍。檔案管理人才在檔案文化建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮出來的作用是巨大的，是基礎(chǔ)性的，管理人員的專業(yè)化水平對于檔案文化建設(shè)進程起著極大的影響作用。因此機關(guān)單位首先應(yīng)該加大對于檔案管理人員的培養(yǎng)力度，不斷提升這些人的文化意識以及專業(yè)修養(yǎng)，從而為檔案文化建設(shè)取得實效打下堅實的基礎(chǔ)。其次，應(yīng)該保障檔案管理人員工作的連續(xù)性。最后，要對檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，讓他們及時更新自己的頭腦，跟上時代的需求，不斷完善檔案文化建設(shè)工作機制。（四）加強機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)。電子檔案的引進對于提高檔案管理水平、加快工作效率具有十分重要的作用，但是一旦沒有做好后續(xù)保障工作，那么對檔案文化建設(shè)造成的影響將是深遠的。因此首先應(yīng)該做好電子檔案的引進工作，將傳統(tǒng)的資料錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，為實現(xiàn)文化建設(shè)打下基礎(chǔ)。其次，應(yīng)該積極引進相關(guān)的檔案管理軟件，使得電子化的檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要積極發(fā)揮檔案管理工作的引領(lǐng)作用，使得機關(guān)單位的檔案文化建設(shè)在整個地區(qū)政治文明建設(shè)當(dāng)中都能發(fā)揮出實際的價值，為實現(xiàn)文化強國而不斷努力，這對于整個中華民族的意義都將是深遠的。

【參考文獻】

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根據(jù)《中共市紀委市監(jiān)察局關(guān)于印發(fā)<市直黨政機關(guān)、事業(yè)單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>的通知》和《關(guān)于對<市直黨政機關(guān)、事業(yè)單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>貫徹執(zhí)行情況開展專項檢查的通知》文件精神，市檔案局高度重視，認真貫徹執(zhí)行文件精神。現(xiàn)將我局自查有關(guān)情況報告如下：

一、加強學(xué)習(xí)，提高認識

為提高領(lǐng)導(dǎo)干部特別是主要領(lǐng)導(dǎo)對黨政正職“四個不直接分管”工作的認識，切實把領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認識統(tǒng)一到省、市紀委的工作部署上來，進一步建立健全懲治和預(yù)防腐敗體系，加強對權(quán)利運行的監(jiān)督制約，特別是加強對黨政主要領(lǐng)導(dǎo)干部的監(jiān)督，從源頭上預(yù)防腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。我局利用局長辦公會、局務(wù)交辦會和全體干部會，以及學(xué)習(xí)會等多種形式，對《中共市紀委市監(jiān)察局關(guān)于印發(fā)<市直黨政機關(guān)、事業(yè)單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>的通知》等文件進行了學(xué)習(xí)，并結(jié)合開展腐敗風(fēng)險預(yù)警防控活動，召開民主生活會，強化對領(lǐng)導(dǎo)干部尤其是單位主要領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，增強領(lǐng)導(dǎo)干部尤其是單位主要領(lǐng)導(dǎo)腐敗風(fēng)險預(yù)警防控意識。要求全體干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部務(wù)必做到立黨為公，執(zhí)政為民，堅持在是非面前有辨別能力、在誘惑面前有自控能力、在警示面前有自省能力，清清白白做人，干干凈凈做事，堅持自重、自警、自省、自勵，筑牢黨性原則、思想道德和法律法規(guī)三道防線，堅持做到不正之風(fēng)不染、不法之事不為、不義之財不貪、不德之事不干。任何時候耐得住寂寞，守得住清貧，頂?shù)米≌T惑，經(jīng)得起考驗；任何時候，以身作則、率先垂范，謹言慎行，珍惜黨和人民的信任。珍惜自己的政治榮譽，永葆共產(chǎn)黨員的高尚情操和革命氣節(jié)。

二、理清職責(zé)，細化分工

根據(jù)文件要求，我局以腐敗風(fēng)險預(yù)警防控為契機，對領(lǐng)導(dǎo)班子成員進行了分工，建立崗位責(zé)任制，規(guī)范單位財務(wù)、人事、工程招標和物資采購等程序，定期召開局長辦公會對單位財務(wù)、人事、工程招標和物資采購等工作進行研究。黨政“一把手”在領(lǐng)導(dǎo)班子分工中，不直接分管財務(wù)、人事、工程建設(shè)招標和物資采購事項，而由班子其他成員分管。凡涉及財務(wù)、干部人事、工程招標和物資采購的工作事項，由職能科室提出意見建議，經(jīng)分管副職審核，報局長辦公會集體研究后，按程序運行。物資采購統(tǒng)一由辦公室負責(zé)，發(fā)票需有經(jīng)手人、審核人、證明人簽字后，再由分管領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”簽字報銷。工作用車由辦公室主任統(tǒng)一調(diào)度，個人特殊情況需要用車須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意。形成了“副職分管、正職監(jiān)管、集體領(lǐng)導(dǎo)、民主決策”的工作機制，有效預(yù)防了“一把手”腐敗行為的發(fā)生。

三、建章立制，規(guī)范管理

為加強本局檔案庫房管理，確保庫存檔案的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和自治區(qū)檔案工作有關(guān)規(guī)定，制定本管理制度。

一、檔案庫房是保存檔案的重要場所，由局辦公室負責(zé)管理。除檔案管理工作人員外，其他人員不能隨意進入檔案庫房，如工作確實需要，由檔案管理工作人員陪同進出。

二、檔案進出庫房，要履行登記手續(xù)，包括檔案收進入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。

三、做好庫房的防蟲、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入庫的檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫。

四、庫房內(nèi)安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度控制在14-24℃之間，相對濕度控制在45-60％之間。超出標準范圍時，要及時采取自然通風(fēng)或機械除濕、降溫等措施進行調(diào)控。

五、定期清點庫存案卷，核實帳、物是否相符，發(fā)現(xiàn)案卷短缺或長期借出未歸還的，及時追查。

2011年局社會治安綜合治理工作要緊緊圍繞黨的十七大精神，以鄧小平理論和“三個代表”為指導(dǎo)，深入貫徹落實《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進一步加強社會治安綜合治理的意見》，按照市政法委社會治安綜合治理工作具體部署，圍繞花園街道2011年目標管理要求，扎實做好今年的綜治工作，全面完成責(zé)任書的各項任務(wù)，確保檔案安全，營造穩(wěn)定和諧的社會治安環(huán)境。

一、增強領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識，全力維護社會穩(wěn)定

1、要牢固樹立“穩(wěn)定壓倒一切”的思想，實行“一把手負總責(zé)”的原則，建立和落實維護穩(wěn)定工作機制和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；穩(wěn)定形勢分析會制度；重特大案（事）件報告制度。定期分析我局社會穩(wěn)定和社會治安形勢，研究部署維護穩(wěn)定工作，化解矛盾，解決問題切實負起“保一方平安”的政治責(zé)任。

2、全面落實綜治領(lǐng)導(dǎo)工作責(zé)任。健全完善矛盾糾紛排查調(diào)處工作機制、信息報送、督促檢查等制度，開展經(jīng)常和集中相結(jié)合的排調(diào)工作，確保問題及時解決。認真制訂處置各種突發(fā)事件的預(yù)案。發(fā)生影響穩(wěn)定的重大矛盾糾紛和群體事件，局主要領(lǐng)導(dǎo)要在第一時間親臨現(xiàn)場，靠前指揮，依法妥善處置。

3、嚴密防范危害國家安全的境內(nèi)外敵對勢力的滲透破壞，打擊“”、“東方閃電”等邪教組織的非法活動。

二、采取有力措施，狠抓綜治各項措施的落實

摘要：推進數(shù)字檔案建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的必然要求，但同時也面臨著新的安全風(fēng)險。文章分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)數(shù)字檔案安全管理的重要性，闡述了機關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容，并提出了機關(guān)數(shù)字檔案安全管理具體策略與路徑。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機關(guān)檔案管理；數(shù)字檔案；安全管理；大數(shù)據(jù)技術(shù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用對機關(guān)檔案管理產(chǎn)生重要影響，特別是機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，更是面臨著巨大挑戰(zhàn)[1]。因此，要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全風(fēng)險進行系統(tǒng)研究，根據(jù)機關(guān)數(shù)字檔案安全風(fēng)險特點與問題，制定和實施有針對性的解決措施。機關(guān)檔案數(shù)字化帶來新的問題，涉及新的載體安全、內(nèi)容安全、過程安全等諸多問題，是機關(guān)檔案管理傳統(tǒng)模式所不曾遇到的，必須以新的思想、技術(shù)、方法與路徑，對機關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開展安全管理[2]。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案存儲和查詢利用時空分離，更要對機關(guān)數(shù)字檔案的安全性進行實時動態(tài)管理，避免機關(guān)數(shù)字檔案在查詢利用各個環(huán)節(jié)中受到外在侵害。加強機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，可以有效保障機關(guān)檔案信息的安全。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，內(nèi)容涵蓋了數(shù)字檔案管理各個環(huán)節(jié)，主要包含了機關(guān)數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施和運行環(huán)境安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的人員安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的授權(quán)和審計安全管理等方面內(nèi)容[3]。1.機關(guān)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和運行環(huán)境安全管理。機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要投入大量資金，購置專門檔案管理設(shè)備和專業(yè)檔案管理系統(tǒng)。由于資金投入的限制，一定程度上導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案主機系統(tǒng)安全等級較低問題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機關(guān)數(shù)字檔案簡單地存儲在一臺未加密、未備份的普通電腦中，給機關(guān)數(shù)字檔案帶來很大的安全隱患。2.機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理。載體與介質(zhì)安全、檔案數(shù)據(jù)訪問安全、檔案數(shù)據(jù)完整性和可用性、檔案數(shù)據(jù)存儲備份等，都是機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理主要內(nèi)容[4]。在機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理中，介質(zhì)損壞、電腦病毒、硬盤損壞等，都可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數(shù)據(jù)是機關(guān)數(shù)字檔案的核心，機關(guān)檔案數(shù)據(jù)一旦發(fā)生上述問題，將給機關(guān)數(shù)字檔案帶來無法估量的損失。3.機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理。機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理，主要是對網(wǎng)絡(luò)竊取、網(wǎng)絡(luò)非法接入、網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)ARP攻擊（地址解析協(xié)議）和DDOS攻擊（分布式拒絕服務(wù)）等進行安全防護。這些網(wǎng)絡(luò)安全問題，不僅可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)無法正常使用，甚至可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)外泄問題，特別是網(wǎng)絡(luò)ARP攻擊，會導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)被非法侵入和非法控制。4.機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理。檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，是機關(guān)數(shù)字檔案管理的重要支撐保障。由于技術(shù)本身的不完善，系統(tǒng)在運行過程中存在各種安全隱患，如數(shù)字檔案的平臺故障、網(wǎng)絡(luò)故障和設(shè)備故障等。這些故障的出現(xiàn)將會直接影響機關(guān)數(shù)字檔案的安全和機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)正常運行。因此，機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理，主要承擔(dān)了降低運行安全隱患，快速解決運行安全問題，以最快速度恢復(fù)檔案管理系統(tǒng)運行的責(zé)任。5.機關(guān)數(shù)字檔案的應(yīng)用安全管理。由于機關(guān)數(shù)字檔案自身價值較高，從而引發(fā)許多非法用戶以各種非正常手段入侵機關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，非法獲取系統(tǒng)操作權(quán)限，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)外泄、數(shù)據(jù)損毀、非法篡改等；或者合法用戶以不合法手段實施了超越權(quán)限的操作，非法獲取機關(guān)檔案信息、篡改檔案數(shù)據(jù)等；檔案管理系統(tǒng)設(shè)計缺陷，導(dǎo)致查詢利用不規(guī)范或不合理等。這些都可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案應(yīng)用安全風(fēng)險，只有加強機關(guān)數(shù)字檔案的應(yīng)用安全管理，才能為用戶提供穩(wěn)定的檔案信息服務(wù)。6.機關(guān)數(shù)字檔案的人員安全管理。在機關(guān)檔案管理中，由于編制緊張，未能配備專門檔案管理人員，無法有效保障機關(guān)數(shù)字檔案的運行維護工作；或者是由于人員培訓(xùn)不足，導(dǎo)致機關(guān)檔案管理人員專業(yè)技能缺乏，很難勝任新形勢下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理工作；檔案安全意識薄弱，甚至個別機關(guān)檔案管理人員在外在誘惑之下，對機關(guān)檔案數(shù)據(jù)進行非法篡改或竊取，產(chǎn)生機關(guān)檔案數(shù)據(jù)的“安全風(fēng)險”；機關(guān)數(shù)字檔案管理中，缺乏規(guī)范性操作流程和要求，導(dǎo)致管理漏洞。人是機關(guān)數(shù)字檔案安全管理最為活躍的影響因素，應(yīng)加強對機關(guān)數(shù)字檔案工作人員的安全管理，形成安全風(fēng)險防范第一道防線。7.機關(guān)數(shù)字檔案的授權(quán)和審計安全管理。主要對機關(guān)數(shù)字檔案管理中的授權(quán)和審計過程進行管理。由于機關(guān)數(shù)字檔案管理中的授權(quán)機制不完善，導(dǎo)致權(quán)限混亂、亂授權(quán)和過度授權(quán)等問題；由于系統(tǒng)審計日志缺失，從而導(dǎo)致無法對非法入侵及時阻止、有效跟蹤、快速追查等問題。機關(guān)檔案的授權(quán)和審計管理，需要建立完善的授權(quán)管理機制和系統(tǒng)的審計日志，對非法入侵進行提前防控。

二、加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)數(shù)字檔案安全管理策略與路徑

摘要：數(shù)字化建設(shè)，是機關(guān)檔案管理更好地適應(yīng)信息化建設(shè)，提升檔案管理能力和服務(wù)水平的現(xiàn)實要求。文章分析了新時期開展機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設(shè)施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的對策建議。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；管理；信息化檔案；數(shù)字化

數(shù)字化已經(jīng)成為機關(guān)檔案室建設(shè)的必然趨勢，可以有效提高機關(guān)檔案信息資源開發(fā)水平和利用效率[1]。但是，機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，涉及建設(shè)規(guī)劃、信息化技術(shù)、檔案管理等諸多環(huán)節(jié)與內(nèi)容。因此，機關(guān)檔案管理人員必須要充分認識檔案室數(shù)字化建設(shè)的重要性，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)特點和規(guī)律，探索建設(shè)新路徑。

一、機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)實意義

隨著各類信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字檔案這種新型的檔案信息形態(tài)出現(xiàn)。因此，機關(guān)檔案數(shù)字化主要是指通過對數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的應(yīng)用，把機關(guān)各類檔案資料電子化處理，使其成為系統(tǒng)組織，形成有序結(jié)構(gòu)的機關(guān)數(shù)字檔案信息庫[2]。機關(guān)檔案數(shù)字化主要包含了兩個方面內(nèi)容：第一，對傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料，使用高速掃描技術(shù)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化；第二，對以電子文件形式存儲的機關(guān)各類檔案資料進行結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)化。機關(guān)檔案數(shù)字化包含了兩個階段：第一，為了對機關(guān)檔案信息著錄標引加以規(guī)范，需要建立機關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；第二，將機關(guān)檔案資料全文轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案資料。機關(guān)檔案數(shù)字化包含了數(shù)字化檔案資料的收集與轉(zhuǎn)化、機關(guān)數(shù)字檔案的存儲、機關(guān)數(shù)字檔案的檢索利用三個過程。從機關(guān)檔案數(shù)字化內(nèi)涵、內(nèi)容和階段的分析可以發(fā)現(xiàn)，機關(guān)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義主要體現(xiàn)在以下三個方面。1.機關(guān)檔案數(shù)字化是提升機關(guān)檔案管理水平的現(xiàn)實需要。當(dāng)前，各類信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)層出不窮，并在社會方方面面廣泛應(yīng)用，推動了人類社會向網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的邁進。機關(guān)檔案數(shù)字化更是把機關(guān)在服務(wù)社會發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)中形成的各類檔案資料，更加完整、系統(tǒng)、高效地呈現(xiàn)給社會，也是建設(shè)陽光政府、提高行政效能的重要內(nèi)容。因此，機關(guān)檔案數(shù)字化是行政機關(guān)適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的必然要求。2.機關(guān)檔案數(shù)字化是機關(guān)創(chuàng)新社會治理的現(xiàn)實要求。當(dāng)前，為了提高行政服務(wù)效能，行政機關(guān)中大量的行政許可業(yè)務(wù)和行政審批業(yè)務(wù)都是在網(wǎng)絡(luò)中完成的。公共權(quán)力網(wǎng)絡(luò)化運行、公共資源市場化交易等過程，都數(shù)字化建設(shè)，是機關(guān)檔案管理更好地適應(yīng)信息化建設(shè)，提升檔案管理能力和服務(wù)水平的現(xiàn)實要求。文章分析了新時期開展機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設(shè)施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的對策建議。3.機關(guān)檔案數(shù)字化是提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的現(xiàn)實要求。

二、機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

摘要：推進檔案數(shù)字化管理是機關(guān)檔案管理發(fā)展必然趨勢。在共享視域下推進機關(guān)檔案數(shù)字化管理，必須牢固樹立共享服務(wù)理念，建立共享服務(wù)標準，整合共享服務(wù)資源，強化共享服務(wù)安全，提升人員素質(zhì)能力。

關(guān)鍵詞：共享視域；機關(guān)檔案；數(shù)字化管理；共享

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的深度融合和應(yīng)用，機關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)已成為時代潮流。機關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)主要目的是提高檔案服務(wù)的效率，共享是提高檔案服務(wù)效率的重要途徑[1]。機關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)，可以更好地實現(xiàn)機關(guān)檔案資源的社會價值和經(jīng)濟價值。

一、共享視域下機關(guān)檔案數(shù)字化管理的意義

機關(guān)檔案數(shù)字化管理的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面[2]。1.機關(guān)檔案數(shù)字化管理，有助于提高檔案管理效率。在機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理工作程序煩瑣、流程冗長、效率低下，特別是在檔案資料利用過程中，僅對于檔案信息資料的收集就可能會耗費大量的人力、物力和財力，如果檔案資料歸檔不規(guī)范、不完整、不準確，還會降低檔案信息查詢準確性，影響檔案管理人員的工作積極性。機關(guān)檔案數(shù)字化管理的實施可以優(yōu)化檔案信息查詢流程，簡化檔案信息利用程序，減少檔案資料丟失損毀，明顯提高機關(guān)檔案管理人員工作積極性。因此，機關(guān)檔案數(shù)字化管理具備檔案管理的高效性、便捷性、準確性等優(yōu)勢，有助于提高機關(guān)檔案管理效率。2.機關(guān)檔案數(shù)字化管理有助于提高檔案利用率。機關(guān)單位在開展業(yè)務(wù)工作過程中積累了大量檔案資料。這些檔案資料對于不同階段的業(yè)務(wù)開展具有很強的參考借鑒價值。如果機關(guān)檔案管理還是繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理模式，需要檔案資料的時候還要到檔案管理部門調(diào)取信息，不僅利用程序煩瑣、效率低下，還可能造成檔案資料的丟失。機關(guān)檔案數(shù)字化管理，可以把檔案信息儲存在檔案管理系統(tǒng)中，需要調(diào)取相關(guān)檔案的時候，可以直接通過檔案管理系統(tǒng)查閱，大大提高了機關(guān)檔案利用效率。由此可見，機關(guān)檔案數(shù)字化管理可以為檔案用戶共享使用創(chuàng)造條件，檔案用戶可以多人異地同時查閱，快速查找檔案信息，減少檔案查詢時間，提高機關(guān)檔案利用效率。3.機關(guān)檔案數(shù)字化管理有助于提高檔案管理效益。機關(guān)檔案管理，社會性應(yīng)該是要放在第一位的，但是在確保機關(guān)檔案管理社會性的基礎(chǔ)上，還要提高機關(guān)檔案管理的經(jīng)濟性，盡可能減少檔案管理的人力、物力與財力投入[3]。在機關(guān)檔案傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理人員所從事的檔案工作挑戰(zhàn)性較小，以重復(fù)性勞動為主，長此以往導(dǎo)致他們在工作中存在一定的反感心理，可能導(dǎo)致工作質(zhì)量和工作效率、機關(guān)檔案服務(wù)水平的下降，甚至對機關(guān)社會形象產(chǎn)生負面影響。因此，推進機關(guān)檔案數(shù)字化管理可以提高檔案管理人員工作積極性。電子檔案存儲節(jié)約了大量辦公用房，減少了實體檔案存儲維護費用，不僅提高了機關(guān)檔案管理效率和服務(wù)水平，還可以大大降低機關(guān)的資源投入，提高機關(guān)檔案管理效益。

二、共享視域下機關(guān)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與問題

摘要：檔案工作作為機關(guān)真實樣貌的客觀記錄，其目的大多是為了提高機關(guān)單位的工作質(zhì)量和效率，借助機關(guān)檔案有效地預(yù)測機關(guān)單位的未來工作任務(wù)情況。而伴隨機關(guān)單位的日益發(fā)展，其中檔案管理工作逐步暴露出一些問題，需要進一步加以改革與創(chuàng)新，建立規(guī)范化的管理體系和制度，才有助于促進機關(guān)單位的整體全面發(fā)展。本文基于機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀研究，探討提高檔案管理規(guī)范化的策略。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施

1引言

在機關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關(guān)檔案，它具有重要的保存價值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關(guān)單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理進行深入思考。

2機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊伍建設(shè)與管理任務(wù)等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細記錄了機關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進機關(guān)單位工作的進步和發(fā)展。第一，機關(guān)檔案忠實反映了機關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關(guān)單位的一筆可貴財富，有利于推動機關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機關(guān)單位發(fā)展的主要歷史脈絡(luò)，及時跟進工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項機關(guān)工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機關(guān)單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關(guān)單位的各項工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結(jié)經(jīng)驗，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時，也為其進一步發(fā)展帶來了機遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機關(guān)單位各項工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

摘要：檔案管理是機關(guān)工作的一項重要內(nèi)容，涉及事項很多，工作較為繁雜，需要不斷提升規(guī)范化水平。對此，檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變思想理念，跟上時展步伐，創(chuàng)新機關(guān)檔案管理工作方法，加快信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升機關(guān)檔案管理工作效率，為今后的查詢與利用提供便利，確保真正發(fā)揮出機關(guān)檔案的應(yīng)有價值。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；檔案管理；規(guī)范化

機關(guān)檔案具有較高的保存價值，需要不斷提升管理工作的標準化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。但是從現(xiàn)階段情況來看，很多單位仍然采取手工方式管理機關(guān)檔案，在檔案存儲過程中，也以手工擺放為主，查找時會浪費大量時間與精力，甚至部分單位對一些業(yè)務(wù)性檔案的管理，基本上由相應(yīng)科室負責(zé)，這樣不利于機關(guān)檔案的集中保存。對此，我們要充分認識到機關(guān)檔案管理工作的重要性，積極探索更加有效的方法，讓機關(guān)檔案得到規(guī)范化管理，為機關(guān)單位的發(fā)展作出貢獻。

一、機關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

當(dāng)前很多機關(guān)檔案主要通過手工操作的方式來管理，除了要做大量的整理、歸檔工作以外，也為今后的檢索帶來不便。一些單位為讓重要檔案得到有效保護，會實行兩套檔案管理制度，導(dǎo)致在財力、人力和物力上的浪費。隨著時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新時期要求，機關(guān)檔案管理工作也更加注重速度與效率，這點需要盡快改進。對檔案管理人員而言，必須具備較高專業(yè)能力，才能將機關(guān)檔案管理做好。但是很多檔案管理人員一般身兼數(shù)職，在機關(guān)檔案管理工作上投入的時間與精力不足，加之人員變動比較頻繁，也讓這項工作無法穩(wěn)定、持續(xù)開展。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致歸檔文件發(fā)生各種各樣的問題，不能讓機關(guān)檔案得到規(guī)范化管理。個別檔案管理人員對機關(guān)檔案認識還停留在保密層面上，認為只有管理好機關(guān)檔案即可，從而忽視了整理與分類工作。這使機關(guān)檔案管理工作非?；靵y，既不利于今后的查詢與利用，也很難真正體現(xiàn)出機關(guān)檔案的價值。

二、加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理的策略

機關(guān)檔案室在我國普遍地存在，其基本任務(wù)是集中管理本機關(guān)各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉(zhuǎn)變其利用模式適應(yīng)電子政府和政務(wù)公開的需要，是我們面臨的現(xiàn)實問題。

一、傳統(tǒng)機關(guān)檔案利用模式及其成因分析

我國機關(guān)檔案室長期以來處于封閉狀態(tài)，只是對機關(guān)內(nèi)部提供利用。盡管在檔案法規(guī)中，也規(guī)定了經(jīng)過本級或者上級機關(guān)的同意，機關(guān)檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續(xù)的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數(shù)量有限。

這種傳統(tǒng)機關(guān)檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關(guān)單位（文件形成者）→←機關(guān)檔案室→檔案館

如圖所示，各機關(guān)把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環(huán)節(jié)直接轉(zhuǎn)變成檔案，保存在檔案室：機關(guān)檔案只對機關(guān)內(nèi)部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內(nèi)容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內(nèi)。由“歸檔”這個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換來的檔案，有許多仍然是現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，但也被看成非現(xiàn)行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。